REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO «SANTIAGO MARIÑO» DEPARTAMENTO DE ING. DE SISTEMAS EXTENSIÓN SAN CRISTÓBAL
Manuales Administrativos I’efersón Navarro C.I. 25.169.307
Enero del 2017
Manuales Administrativos
Es una herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal.
Son documentos guía eminentemente dinámicos, de fácil lectura y manejo que transmiten
de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización.
En ellos se indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.
Manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información.
Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna
¿Cuáles son los objetivos de los manuales? - Presentar una visión de conjunto de la organización. - Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. - Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos. - Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal. - Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo. - Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones. - Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.
¿Cómo se clasifican los manuales? Por su contenido - De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa. - De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. - De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa. - De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc. Por su ámbito: Generales: que contienen información de la totalidad de la organización. Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma: - Recopilación de información. - Interpretación y diseño de la información. - Elaboración del manual. - Aprobación y actualización del manual.
Recopilación de información La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento. Interpretación y diseño de la información La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.
Elaboración del manual La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico. Aprobación y actualización del manual La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.