BASES PRIMER CONCURSO NACIONAL “MEJOR DESEMPEÑO EN LA CONTRATACIÓN PUBLICA”
Introducción El Instituto Nacional de Contratación Pública, en su compromiso permanente de promover, trasparentar y mejorar la Contratación Pública, considera de suma importancia motivar la mejora continua del desempeño de las Entidades Contratantes, con eficiencia, trato justo, agilidad y trasparencia de modo que garanticen un desarrollo adecuado de la compra pública en favor de los ciudadanos al proveer mejores bienes y servicios generando amplias oportunidades de participación y crecimiento. Objetivo El concurso “Mejor Desempeño en la Contratación Pública” es una iniciativa del Instituto Nacional de Contratación Pública, que busca reconocer a las Entidades Contratantes que reflejen los mejores estándares en planificación y gestión de los procesos de contratación, efectividad de adquisiciones y amplia participación de proveedores. Proceso de Participación Todas las entidades Contratantes, podrán participar voluntariamente, a través del formulario de inscripción disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS del INCOP hasta el día domingo 22 de julio del 2012, fecha en la cual se cerrará el registro y se iniciará el proceso de evaluación. Los resultados se validarán el 26 de julio de 2012 y la premiación se llevará a cabo el 02 de agosto del mismo mes y año. Categorías del Concurso Las entidades contratantes deberán incluirse dentro de una de las siguientes categorías: Grupo A Grupo B Grupo C Grupo D Grupo E Grupo F
Gobiernos Provinciales y Municipales, con un presupuesto anual para adquisiciones mayor a 10 millones de dólares. Juntas Parroquiales y Gobiernos Municipales, con un presupuesto anual para adquisiciones menor a 10 millones de dólares. Empresas Públicas Nacionales, entidades financieras del Estado y de la Seguridad Social. Empresas Públicas regionales, provinciales y municipales. Entidades contratantes desconcentradas: delegaciones provinciales o regionales, Entidades educativas, entre otras. Demás Entidades Contratantes.
En el caso que una Entidad se inscriba en una Categoría que no le corresponda se procederá a su recategorización con el objeto de garantizar una competencia homogénea.
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Calificación La calificación será realizada por una comisión técnica del INCOP, la que contará en calidad de invitados de honor a representantes del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, la Secretaría Técnica de Transparencia de Gestión y el Instituto de Altos Estudios Nacionales, y se llevará a cabo mediante el análisis de la información disponible en el portal COMPRASPUBLICAS del período comprendido entre enero 2011 a mayo 2012, de acuerdo a los siguientes indicadores y puntaje: Nro. 1
INDICADOR Procesos de contratación exitosos.
PUNTAJE 10
2
Mayor inclusión de proveedores.
20
3
Mejor calidad de información de los expedientes contractuales.
5
4
Calidad del Plan Anual de adquisiciones.
10
5
Gestión de las observaciones en los procesos.
5
La definición de ganadores se enfocará en las entidades que demuestren el mejor desempeño en contratación pública en cada una de las categorías, siempre y cuando su puntaje total alcanzado sea superior al 65% del puntaje total. Cálculo de Indicadores A continuación se detallan los indicadores y la metodología de cálculo a utilizarse para la evaluación del desempeño de las Entidades Participantes, debiendo puntualizarse que toda la información a ser evaluada será obtenida del portal COMPRASPUBLICAS y que los valores alcanzados serán ponderados matemáticamente a fin de corregir distorsiones asociadas al tamaño de las entidades y la cantidad de procesos efectuados. 1. Procesos de contratación exitosos. Este indicador está construido por dos criterios:
Número de procesos desiertos respecto al total (2011 – Mayo 2012) Se contabilizarán: Bienes y Servicios.‐ MC, Cotización y SIE Obras.‐ MC, Cotización y Licitación Consultoría.‐ Invitación directa, Lista Corta y Concurso Público
Calificación: Se otorgará hasta 8 puntos a la Entidad con el menor número de procesos desiertos y a los demás un puntaje inversamente proporcional de acuerdo a la cantidad de procesos desiertos, aplicando para esto la siguiente fórmula. Fórmula de cálculo:
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Emplea un factor de corrección en función del número de procesos de las entidades participantes.
Número de Subastas Inversas Electrónicas “SIE” adjudicadas mediante el mecanismo de pujas
Calificación: se otorgará hasta 2 puntos a la entidad con el mayor número de subastas inversas electrónicas adjudicadas por Puja y a las demás un puntaje directamente proporcional de acuerdo a la cantidad de subastas inversas electrónicas efectuadas, aplicando para esto la siguiente fórmula. Fórmula de cálculo: Emplea un factor de corrección en función del número de procesos de las entidades participantes. Se excluirá esté criterio en las Categorías en las cuales, una o más de las entidades concursantes no presenten registros de haber realizado procesos de Subasta Inversa Electrónica, caso en el cual la calificación del criterio anterior será sobre 10 puntos. 2. Mayor inclusión de proveedores.
Promedio total de proveedores participantes por proceso (2011 – Mayo 2012) Se contabilizarán: Bienes y Servicios.‐ Cotización y SIE Obras.‐ MC, Cotización y Licitación Consultoría.‐ Lista Corta y Licitación
Calificación: Se otorgará hasta 10 puntos a la Entidad que tenga el promedio más alto de proveedores participantes en los procesos realizados por la entidad y un puntaje inversamente proporcional a los promedios menores, aplicando para esto la siguiente fórmula. Fórmula de cálculo: Emplea un factor de corrección en función del número de procesos de las entidades participantes.
Diversificación de proveedores adjudicados (2011 – Mayo 2012) Se contabilizarán: Bienes y Servicios.‐ Cotización y SIE Obras.‐ MC, Cotización y Licitación Consultoría.‐ Lista Corta y Concurso Público
Calificación: Se otorgará hasta 10 puntos a la Entidad que tenga mayor número de proveedores adjudicados diferentes y un puntaje inversamente proporcional de acuerdo a la cantidad de proveedores diferentes por proceso aplicando para esto la siguiente fórmula.
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Fórmula de cálculo: Emplea un factor de corrección en función del número de procesos de las entidades participantes. 3. Mejor calidad de información de los expedientes contractuales.
Número de procesos adjudicados y finalizados que dispongan del archivo del contrato, acta de entrega recepción o equivalente cargado en portal COMPRASPUBLICAS como demostración de integridad del expediente electrónico.
Calificación: Se otorgará hasta 5 puntos a la Entidad que tenga mayor número de expedientes completos y un puntaje inversamente proporcional de acuerdo a la cantidad de expedientes completos por Entidad, aplicando para esto la siguiente fórmula. Fórmula de Cálculo: Emplea un factor de corrección en función del número de procesos de las entidades participantes. 4. Calidad del Plan Anual de adquisiciones. Análisis del PAC 2011 en los siguientes sub indicadores:
Porcentaje de cumplimiento del PAC 2011, a través de la comparación de las partidas del PAC respecto a los procesos realmente ejecutados por la Entidad mediante la codificación de productos CPC (incluirá catálogo electrónico). Calificación: Se otorgará hasta 5 puntos a la institución que tenga la menor diferencia porcentual entre lo planificado en el PAC 2011 versus lo ejecutado en el 2011 y un puntaje inversamente proporcional de acuerdo a las diferencias porcentuales, aplicando para esto la siguiente fórmula. Fórmula de Cálculo: Emplea un factor de corrección en función del número de procesos de las entidades participantes.
Cumplimiento de la fecha de publicación del PAC 2011 y PAC 2012. Calificación: Se otorgará 1 punto a las entidades cuyos PACs 2011 y 2012 hayan sido cargados en el período estipulado, 0,5 putos por cada año.
Relación porcentual del Monto planificado en el PAC 2011, respecto a las compras ejecutadas en el mismo año. Se contabilizarán: Bienes y Servicios.‐ MC, Cotización y SIE Obras.‐ MC, Cotización y Licitación
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Consultoría.‐ Contratación directa, Lista Corta y Concurso Público Publicaciones Catálogo electrónico
Calificación: Se otorgará 4 puntos a la institución que tenga la menor diferencia porcentual en valores absolutos entre los montos planificados en el PAC 2011 versus los montos ejecutados en el mismo año y un puntaje inversamente proporcional de acuerdo a las diferencias porcentuales. Fórmula de Cálculo:
5. Gestión de las observaciones a los procesos. Evaluación de las observaciones a las Entidades para el período 2011 hasta mayo 2012, en los siguientes sub indicadores:
Cantidad de procesos observados respecto a los procesos totales. Calificación: se otorgará hasta 2 puntos a la entidad que tenga la menor cantidad de procesos con observaciones y un puntaje inversamente proporcional de acuerdo al número de observaciones, aplicando para esto la siguiente fórmula que emplea un factor de corrección en función del número de procesos de las entidades participantes. Fórmula de Cálculo:
Cantidad de procesos enviados a la Contraloría General del Estado respecto a los procesos monitoreados. Calificación: se otorgará 3 puntos a la entidad que tenga la menor cantidad de procesos enviados a la Contraloría General del Estado por no contestar las observaciones y un puntaje inversamente proporcional de acuerdo al número de observaciones remitidas a la CGE, aplicando para esto la siguiente fórmula que emplea un factor de corrección en función del número de procesos de las entidades participantes. Fórmula de Cálculo:
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INFORME TÉCNICO IT‐2012‐01
MECANISMO DE CORRECCION PARA EVITAR DISTORCIONES POR LA CANTIDAD DE PROCESOS DE CADA UNA DE LAS INSTITUCIONES PARTICIPANTES Con el objeto de evitar distorsiones en la calificación del desempeño de las Entidades según los indicadores planteados; las fórmulas encargadas de calificar a las entidades deben ser multiplicadas por un Coeficiente de Corrección que tome en cuenta posibles diferencias entre entidades que, a pesar de pertenecer a un mismo grupo evidencien realidades distintas por su misma naturaleza, por ejemplo: Sin el Coeficiente de Corrección se obtendría una misma calificación a una entidad que ha realizado un solo proceso durante un año y el mismo no fue desierto y a una entidad que ha realizado 70 procesos y ninguno fue desierto. Una institución con un solo proceso que circunstancialmente tuvo 50 oferentes tendría mejor puntaje que otra que en sus 100 procesos realizados pudo mantener un promedio de 49 ofertantes por proceso. El coeficiente de corrección propuesto (CC) toma en cuenta el número total de procesos efectuados por cada entidad, y pondera la evaluación en aquellos casos en los que más procesos hayan efectuado; esto porque, no es lo mismo ser exitoso en 1 proceso que en 70 procesos.
Coeficiente de Corrección (CC) El CC propuesto es:
Para graficar el impacto del coeficiente consideremos el caso de dos entidades que obtuvieron el mismo puntaje en uno de los indicadores: 9 puntos de 10 posibles. Pero la entidad A realizó 50 procesos y la entidad B solo 5; entonces sus respectivos CC son:
Entidad A.‐
.
Entidad B.‐
.
Las calificaciones corregidas quedarían así:
Entidad A Entidad B
∗ ∗
. .
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Fórmulas de Calificación con el Coeficiente de Corrección La nomenclatura usada es:
Pr Procesos realizados por la entidad o monitoreados por el INCOP Of Total de ofertas recibidas en esos procesos Ds Procesos desiertos Ad Proveedores diferentes adjudicados Pu Subastas Inversas efectuadas por Puja Ec Expedientes completos según el SOCE Pcpc Partidas del PAC 2011 para CPC P1 Partidas del PAC 2011 para CPC realmente ejecutadas Pcomp Monto de compras planificadas según el PAC 2011 P2 Monto de compras ejecutadas del PAC 2011 P3 Procesos Observados P4 Procesos enviados a Contraloría por no contestar la Observación P5 Procesos enviados a Contraloría por tener irregularidades maxProm (pre‐calculado) es el máximo promedio de oferentes entre todos las %dif %MinDif
entidades. Porcentaje de diferencia entre lo ejecutado y lo planificado. Es el mínimo porcentaje de diferencia entre lo ejecutado y lo planificado entre todas las entidades.
Luego de multiplicar cada una de las fórmulas por el Coeficiente de Corrección y hacer las necesarias simplificaciones estas quedan de la siguiente forma:
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