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MANUAL LICITACIÓN BS SERVICIOS OBRAS ENTIDAD CONTRATANTE

MANUAL LICITACIÓN BIENES, SERVICIOS Y OBRAS ENERO 2011

MANUAL LICITACIÓN BS SERVICIOS OBRAS ENTIDAD CONTRATANTE

LICITACIÓN BIENES Y SERVICIOS

INDICE 1.

ENTIDAD CONTRATANTE Introducción ……………………………………………………… Creación del Proceso ………………………………………….. Paso 1. Información básica ………………………… Paso 2. Registro del producto …………………… Paso 3. Parámetros de calificación ……………… Paso 4. Plazos y fechas ……………………………… Paso 5. Anexos ………………………………………… Consulta del proceso …………………………………………..

3 3 7 14 16 17 18

PROVEEDOR Búsqueda de procesos e Invitación ……………………… Preguntas …………………………………………………………

20 21

ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y Aclaraciones ……………………………….

PROVEEDOR Entrega de propuesta ……………………………………….

ENTIDAD CONTRATANTE Convalidación de errores ………………………………….

PROVEEDOR Convalidación de errores …………………………………..

ENTIDAD CONTRATANTE Calificación de ofertas …………………………………….. Adjudicación ………………………………………………….. Resultados de Licitación …………………………………. Registro del contrato y Finalización del proceso ……

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LICITACIÓN BIENES, SERVICIOS Y OBRAS 1. ENTIDAD CONTRATANTE Introducción Licitación es un procedimiento de contratación que se utilizará en los siguientes casos: 1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos de Compras de Catálogo o Subasta Inversa Electrónica o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen sido declarados desiertos; y siempre que el presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; (Año 2011 : $ 359.253,74) 2. Para contratar la adquisición de bienes o servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría, cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y 3. Para contratar la ejecución de obras, cuando su presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00003 por el monto del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; (año 2011: $ 718.507,49). Ingreso al sistema

Imagen 1.1 Al hacer clic en “Ingresar al Sistema”, se desplegará la pantalla donde permitirá ingresar el RUC, Usuario y Contraseña, como se indica a continuación:

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Imagen 1.2 Creación del proceso de Licitación La creación del proceso de Licitación de bienes, servicios u obras consta de cinco pasos, cuyas características de describen a continuación.

Paso 1: Información básica Para ingresar un proceso de Licitación al sistema, se tiene que ingresar a la pestaña “Entidad Contratante” y luego a “Nueva Contratación”, o también se hace clic en “Crear Procesos”, como se indica en la Imagen 1.3

Imagen 1.3 Como se puede visualizar en la Imagen 1.4, la parte concerniente a “Entidad Contratante” y al “Representante Legal” no se ingresa, ya que dicha información la coloca el sistema automáticamente, en base a la información proporcionada por la Entidad al momento de registrarse; el ingreso de información se efectúa a partir del campo establecido para el “Código del Proceso”.

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Imagen 1.4 Una vez complementada la información y pulsado “Continuar” el sistema despliega una pantalla en la que nos indica que al hacer en clic ya no se podrá modificar ni el tipo de compra ni el tipo de contratación, como se indica en la Imagen 1.5.

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Imagen 1.5 Paso 2: Registro del producto En el siguiente Paso que se refiere a “Productos”, debemos localizar en el Clasificador Central de Productos, el bien o servicio objeto de la adquisición pulsando “Buscar Producto”, como se indica a continuación:

Imagen 1.6 La búsqueda o selección del bien o servicio, se la puede realizar de dos formas, a través de la palabra clave o del código, en la pantalla siguiente lo realizamos utilizando el “Código”, luego haciendo clic en “Buscar”, y posteriormente haciendo clic en el “Servicio de Construcción de Hospitales”, como se indica a continuación:

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Imagen 1.7 Una vez seleccionado el bien o servicio, automáticamente esta información se registra el Código del bien o servicio en una fila que debe procederse a complementar la información requerida tal como: Unidad, Cantidad, Valor y Características, una vez complementada la información en referencia se pulsa el botón “Añadir”, tal como se visualiza a continuación:

Imagen 1.8 Siguiendo este procedimiento, se procede a subir todos los bienes, servicios u obras objeto de la Licitación, digitando nuevamente “Buscar Producto”.

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Al pulsar el botón “Añadir”, se vería la pantalla como la que se indica a continuación, debiéndose verificar que el valor del presupuesto referencial sea igual al valor desplegado en la columna “subtotal”; luego pulsar el botón “Continuar”, de conformidad como se indica en la Imagen 1.9

Imagen 1.9 Paso 3: Parámetros de calificación Al digitar “Continuar” nos permitirá ingresar al Paso 3 que corresponde a “Parámetros de Calificación”, donde debemos seleccionar por lo menos dos parámetros, pulsando el botón “Agregar Parámetro” como se indica a continuación:

Imagen 1.10 Al pulsar el botón “Agregar Parámetro”, el sistema despliega los diferentes parámetros que se pueden seleccionar, como por ejemplo “Equipo Propuesto”, como se indica en la Imagen 1.11

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Imagen 1.11 Siguiendo un proceso continuo de selección, se debe complementar mínimo dos parámetros y máximo los que la Entidad así lo considere necesario, luego se debe colocar la ponderación a cada parámetro, de tal manera que el total llegue a 100%, realizada esta actividad digitar “Continuar”, para ir al siguiente paso

Imagen 1.12 Una vez que se coloque el porcentaje de cada parámetro, cuya sumatoria total debe ser igual a 100%, se debe pulsar el botón “Continuar”

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Imagen 1.13

Paso 4: Plazos y fechas Al digitar “Continuar”, nos permite ir al Paso 6, que corresponde a programar la ejecución del proceso, que una vez complementados todos los campos debemos hacer clic en “Continuar”, como se indica en la Imagen 1.14

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Imagen 1.14 En la complementación de este formulario, hay que tomar en cuenta que no se debe ingresar las fechas y horas manualmente, hay que utilizar el calendario del sistema. Una vez complementada la programación se debe digitar “Continuar”

Paso 5: Anexos En el siguiente Paso, se podrá ingresar los documentos relacionados con el proceso, tales como: los pliegos, el estudio de desagregación tecnológica para el caso de Licitación de Obras (para Licitación de Bienes y Servicios no se requiere este estudio) y otros archivos adicionales, luego digitaremos “Finalizar”, con lo que habríamos terminado la subida del proceso por parte de una Entidad, tal como se puede visualizar en la Imagen 1.15

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Imagen 1.15 Al hacer clic en “Finalizar”, el sistema despliega una pantalla en la que nos indica si estamos seguros la finalización de la creación del proceso, en caso de estar seguro hacemos clic en “Aceptar”, como se indica en la Imagen 1.16

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Imagen 1.16 Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema desplegará un mensaje que indica que el proceso fue finalizado exitosamente, como se indica a continuación:

Imagen 1.17 Una vez que el proceso se haya publicado, el proceso se localizará en forma directa, como se indica en la imagen 1.18

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Imagen 1.18 Consulta del Proceso La Entidad para localizar el proceso haría lo siguiente: ingresa a la pestaña de “Consulta” y luego “Mis Procesos”, como se indica en la Imagen 1.19

Imagen 1.19 Se nos despliega la pantalla que se indica a continuación, cuya búsqueda se la puede realizar a través de la Palabra Clave, el Tipo de Contratación, el código del proceso, o por las fechas, y luego se hace clic en el botón “Buscar”

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Imagen 1.20 Inmediatamente se nos despliega la pantalla que se indica a continuación, donde se visualiza el código del proceso, al que debemos digitar para poder visualizar nuestro proceso, pudiéndose realizar cambios en caso de haberlos, hasta antes de que se publique el proceso.

Imagen 1.21 Al hacer clic en el “Código” se desplegará una pantalla como la que se indica en la Imagen 1.22

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Imagen 1.22

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2. PROVEEDOR Búsqueda de Procesos e Invitaciones El proveedor para ingresar al sistema, ingresará su RUC, Usuario y Contraseña, y hará clic en “Entrar”, como se indica a continuación:

Imagen 2.1 El Proveedor una vez que ingresa al sistema, puede realizar la búsqueda de los procesos a los cuales ha sido invitado, en base a su categorización, para lo cual podrá visualizar en la pantalla principal las “Invitaciones Recibidas el último Mes”, y si quiere ver las invitaciones realizadas anteriormente, hace clic en la pestaña “Consultar” y luego en “Invitaciones Recibidas”, o simplemente hace clic en “Mis Procesos”, y automáticamente se desplegarán las invitaciones formuladas por las Entidades Públicas.

Imagen 2.2 En la pantalla anterior, el Proveedor selecciona a través del código el proceso al cual quiere posiblemente participar, o simplemente ver en que consiste la invitación. Localizado el proceso y haciendo clic sobre él, se puede visualizar “Ver Preguntas y Aclaraciones”, tal como se indica en la Imagen 2.3

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Imagen 2.3 Preguntas Al digitar “Ver Preguntas y/o Aclaraciones” Se visualiza la pantalla que se indica a continuación, en la cual tiene la opción de realizar preguntas a la Entidad Contratante.

Imagen 2.4 Al digitar “Agregar Pregunta”, aparece la pantalla de dialogo que se visualiza a continuación, en la que puede insertar las preguntas sobre el proceso. Cabe señalar que el Proveedor puede realizar tantas preguntas fuesen necesarias, en una misma opción o en varias ocasiones diferentes. En la pantalla siguiente se indica como el sistema nos presenta el cuadro de dialogo, donde se insertan las preguntas, luego de lo cual se hace clic en “Enviar Preguntas”

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Imagen 2.5 Al hacer clic en “Enviar Pregunta”, las preguntas formuladas se pueden visualizar como a continuación se indica:

Imagen 2.6 Cuando el tiempo asignado al Proveedor, para realizar preguntas termina, el botón de “Agregar Pregunta” desaparece de la pantalla. 3. ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y Aclaraciones La información del proceso se visualiza en la pantalla siguiente, donde se puede ingresar a ver las preguntas y/o aclaraciones

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Imagen 3.1 Al hacer clic en “Responder”, le permite a la Entidad Contratante responder una a una las preguntas formuladas por los Proveedores, de la forma que se indica a continuación:

Imagen 3.2 En esta etapa la Entidad deberá responder a todas las preguntas generadas por los proveedores, y también podrá realizar Aclaraciones.

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Imagen 3.3 Al hacer clic en “Agregar Aclaraciones”, el sistema habilita el cuadro de dialogo para insertar la aclaración la misma que llega a todos los proveedores registrados en esa categoría.

Imagen 3.4 Al hacer clic en “Enviar”, el sistema desplegara la pantalla donde se podrá visualizar la Aclaración realizada y todas las preguntas que hayan formulado los Proveedores, subir los archivos que fuesen del caso

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Imagen 3.5

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4. PROVEEDOR Entrega de la Propuesta Para la entrega de las propuestas, se tiene que ingresar al sistema, y localizar el código del proceso y hacer clic sobre él, como se indica en la Imagen 4.1

Imagen 4.1 Cuando llega la fecha y hora para presentar las ofertas, al Proveedor se le activa la opción de “Entregar Oferta”, como se visualiza en la Imagen 4.2

Imagen 4.2 Al hacer clic en “Entregar Oferta”, el sistema desplegará una pantalla, donde digitará la acción “Enviar Oferta”, como se indica en la Imagen 4.3

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Imagen 4.3 Al hacer clic en “Enviar Oferta”, podrá ingresar los datos que se indican, en cuanto al precio, tiempo de entrega y garantía, y observaciones, como se indica en la Imagen 4.4

Imagen 4.4 Al digitar “Guardar Temporalmente la Oferta”, el sistema desplegará la opción de subir los archivos correspondientes a su oferta.

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Imagen 4.5 Al hacer clic en “Guardar temporalmente”, el sistema le permitirá enviar un archivo de la propuesta, luego de lo cual se deberá hacer clic en “Enviar Oferta”, como se indica en la Imagen 4.6

Imagen 4.6 Al hacer clic en “Enviar Oferta”, el sistema le preguntará si está seguro de enviar su propuesta, en el caso de estarlo se deberá hacer clic en “Aceptar”, como se indica en la Imagen 4.7

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Imagen 4.7 Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema le indicará que su oferta ha sido enviada exitosamente, y le recordará que la impresión de la propuesta enviada por el sistema debe adjuntar a su oferta técnica.

Imagen 4.8 Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema lo invita a realizar la impresión de la propuesta enviada

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Imagen 4.9

5. ENTIDAD CONTRATANTE Convalidación de Errores En base a la programación establecida, por la Entidad, el sistema activa la opción de “Convalidación de Errores”, la cual se utiliza para cuando se presentaren errores de forma, que son aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficas, de foliado, sumilla o certificación. En el caso de que se requiera solicitar a un proveedor presente un documento complementario objeto de la convalidación de errores, se pulsa el botón “Convalidación de Errores”, donde se despliega los campos para el dialogo.

Imagen 5.1 Al hacer clic en “Convalidación de Errores”, el sistema nos preguntará si deseamos hacer la convalidación de errores, en el caso de no hacerlo tenemos que señalar el NO, y pulsar el botón “Guardar”, como se indica en la Imagen 5.2

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Imagen 5.2 Al hacer clic en “Guardar”, el sistema nos pregunta si estamos seguros de continuar, ya que al hacer clic en “Aceptar” no se podrá modificar más tarde.

Imagen 5.3 Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema desplegará una pantalla indicándonos que en el proceso no se realizará Convalidación de Errores, tal como se indica en la Imagen 5.4

Imagen 5.4 En el caso de que si se requiera efectuar la “Convalidación de Errores”, se tiene que hacer clic en SI y luego pulsar el botón “Guardar”, como se indica en la Imagen 5.5

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Imagen 5.5 Al hacer clic en “Guardar”, el sistema desplegará un mensaje donde nos recuerda que al hacer clic en “Aceptar” no se podrá modificar

Imagen 5.6 Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema nos permitirá ingresar el Acta de Convalidación de Errores, como se indica en la Imagen 5.7

Imagen 5.7 Al hacer clic en “Subir”, el sistema permitirá que visualicemos a los proveedores que ingresaron su oferta, y escoger al proveedor que hay que solicitarle la convalidación

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Imagen 5.8 Al hacer clic en “Convalidar”, el sistema desplegará el cuadro de dialogo. Por donde se podrá realizar la convalidación

Imagen 5.9 Una ves escrita la razón de la convalidación se tendrá que pulsar el botón “Enviar”, con lo que el sistema permitirá que se visualice el dialogo que se sostiene con los Proveedores, permitiendo que se remite el Oficio personalizado al Proveedor haciéndole el requerimiento de convalidación, una vez realizada esta acción se hace clic en “Regresar”, como se indica en la Imagen 5.10

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Imagen 5.10 Al hacer clic en “Regresar”, permite que se pueda localizar a otros Proveedores objeto de la convalidación de errores, y una vez que se haya concluido con todas las convalidaciones tenemos que hacer clic en “Finalizar Convalidación”

Imagen 5.11 Al pulsar el botón “Finalizar Convalidación”, el sistema despliega una pantalla donde solicita que se le ingrese la fecha Límite de Respuesta de Convalidación, y la Fecha Estimada de Adjudicación, en los campos que se señalan a continuación:

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Imagen 5.12 Ingresadas estas fechas hay que hacer clic en “Realizar Convalidación” como se indica en la Imagen 5.13

Imagen 5.13 Al hacer clic en “Realizar Convalidación”, el sistema despliega un aviso en el que nos recuerda que luego pulsar el botón “Aceptar”, ya no se podrán modificar las fechas definidas anteriormente.

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Imagen 5.14 Al hacer clic en “Aceptar” el sistema nos despliega una pantalla en la que nos informa que las fecha fueron ingresadas exitosamente, y que se enviaron las convalidaciones requeridas.

Imagen 5.15 Al hacer clic en “Regresar”, el sistema nos permite ir a la espera de que se ejecuten las convalidaciones para iniciar la fase de calificación. Terminada la fecha y hora establecida para la convalidación de errores, se hace clic en la pestaña “Ver Convalidación”, donde se podrá visualizar las convalidaciones realizadas por los Proveedores.

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Imagen 5.16

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6. PROVEEDOR Convalidación de Errores En el caso de que la Entidad haya requerido que el Proveedor realice una convalidación de errores, en la pantalla se le activará la opción “Convalidación de Errores” donde podrá visualizar como se indica en la pantalla la convalidación pulsando el botón “Realizar Convalidación” y enviar la información solicitada incluyendo si fuese el caso el documento a través del sistema.

Imagen 6.1 Al hacer clic en “Convalidación de Errores”, el sistema despliega una pantalla en la que permite responder la pregunta formulada por la Entidad, haciendo clic en el link “Revisar/Responder Pregunta”, como se indica en la Imagen 6.2

Imagen 6.2 Una vez que se conteste la pregunta de convalidación de errores, el sistema despliega una pantalla como la siguiente:

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Imagen 6.3

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7. ENTIDAD CONTRATANTE Calificación de las ofertas La Entidad con la información de la convalidación de errores y las ofertas técnico económicas, procede a la calificación de las ofertas, para lo cual en su pantalla visualizará que se le activa la opción “Calificación” Luego de verificar las convalidaciones, se inicia el proceso de “Calificación”, como se indica en la Imagen 7.1

Imagen 7.1

Al digitar la opción “Calificación” se desplegará una pantalla donde se visualizará los ítems ofertados por cada uno de los proveedores, donde se deberá hacer clic en “Calificar”, uno por uno, como se indica en la Imagen 7.2

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Imagen 7.2 Al hacer clic en “Calificar” se desplegara el ítem de la oferta propuesta por cada Proveedor, donde se ingresara la calificación en base a los parámetros definidos para el efecto y la razón de la calificación, luego se pulsa el botón “Guardar Calificación”

Imagen 7.3 Una vez realizada la complementación de los campos de calificación y de Razón Social, se deberá hacer clic en “Guardar Calificación”

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Imagen 7.4 Al hacer clic en “Guardar Calificaciones”, el sistema activa un botón para “Confirmar Calificaciones”. Eso implica que si no se activa el botón “Confirmar Calificaciones”, las evaluaciones pueden ser editadas y hacer los cambios pertinentes.

Imagen 7.5 Al hacer clic en “Confirmar Calificaciones”, el sistema despliega un aviso en el que nos indica si queremos confirmar definitivamente las evaluaciones, como se indica en la Imagen 7.6

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Imagen 7.6 Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema despliega una pantalla en la que se activa el botón “Finalizar Calificación”.

Imagen 7.7 Al pulsar el botón “Finalizar Calificación”, el sistema despliega un aviso, que indica si se esta seguro de finalizar las evaluaciones del proceso, como se indica en la Imagen 7.8

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Imagen 7.8 Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema dará por terminada la fase de calificación, sin opción a modificación alguna. A continuación se debe proceder a la adjudicación de la mejor propuesta tanto técnica como económica, haciendo clic en “Adjudicar” Adjudicación

Imagen 7.9 Al hacer clic en “Adjudicar” aparecerá una pantalla como la que se indica a continuación, en la que se debe seleccionar el ítem, el Proveedor, e insertar las observaciones que justifiquen la adjudicación

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Imagen 7.10 Complementados los campos en referencia se procede a pulsar el botón “Adjudicar Proveedor”

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Imagen 7.11 Luego de digitar el botón “Adjudicar Proveedor”, nos aparecerá una pantalla donde se visualiza el Estado, y para terminar esta fase se debe pulsar el botón “Finalizar Adjudicación”

Imagen 7.12 Ver Resultados de Licitación

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Una vez terminado el proceso de adjudicaciรณn se tiene la posibilidad de ver resultados de licitaciรณn y registrar los contratos dando clic en los enlaces correspondientes, tal como lo indica en la Imagen 7.13

Imagen 7.13 Si pulsamos sobre el enlace Ver Resultados de Subasta se despliega la pantalla a continuaciรณn donde se observaren las calificaciones y adjudicaciรณn a los proveedores.

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Resultados de Licitación.

Imagen 7.14

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Registro de Contratos

Imagen 7.15 Si hacemos clic en “Registro de Contratos” el sistema despliega una pantalla en la que permite completar la información sobre el contrato y adjuntar el documento correspondiente, como se indica en la Imagen 7.16

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Imagen 7.16 En la pantalla siguiente se ingresa la Fecha de inicio, la fecha de término y se sube el archivo del contrato, luego de lo cual se pulsa el botón “Guardar” como se indica a continuación:

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Imagen 7.17 Al hacer clic en “Guardar”, el sistema despliega un aviso en el que indica si se desea finalizar el registro de contrato, como se indica en la Imagen 7.18

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Imagen 7.18

Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema permite ingresar las Actas de Entrega Recepción Provisional, definitiva y cualquier contrato complementario que existiere, para lo cual tiene que ir al final de la página donde encontrará la opción de ingreso de los archivos correspondiente, como se indica en la Imagen 7.19

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Imagen 7.19 Es importante indicar que no se debe hacer clic en “Finalizar”, si no hasta que se haya ingresado toda la información correspondiente a este proceso.

Imagen 7.20 Al hacer clic en “Finalizar”, el sistema despliega un aviso, en el que indica si se esta seguro la finalización, como se indica en la Imagen 7.21

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Imagen 7.21

Finalización del Proceso. Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema despliega una pantalla en las que indica que el Estado del proceso esta Finalizada, como se indica en la Imagen 7.22

Imagen 7.22