MANUAL DE USUARIO
VERIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN NACIONAL ADQUISICIÓN DE VEHÍCULOS PARA LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO
JUNIO 2011
VERIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN NACIONAL ADQUISICIÓN DE VEHÍCULOS PARA LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO INDICE
1. Introducción………………………………………………………………………….
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2. Sustento Legal……………………………………………………………………….
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ENTIDAD CONTRATANTE 3. Ingreso a la función transaccional del Portal……………………………
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4. Creación del proceso ……………………………………………………………. Paso 1: Información básica…………………………………………… Paso 2: Registro de productos………………………………………. Paso 3: Parámetros de Calificación……………………………….. Paso 4: Plazos y Fechas………………….…………………………..… Paso 5: Anexos …………………………………………………………
7 7 10 14 15 17
5. Consulta de procesos …………………………………………………………..
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PROVEEDOR 6. Invitaciones recibidas …………………………………………………………
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7. Preguntas ……………………………………………………………………………
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ENTIDAD CONTRATANTE 8. Respuestas y Aclaraciones……………………………………………………
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PROVEEDOR 9. Entrega de Propuestas……..…………………………………………………….
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ENTIDAD CONTRATANTE 10. Apertura de Ofertas…………….…………………………………………………
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11. Calificación de Participantes……………………………………………………..
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12. Definir Resultados…………..………………………………………………...
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13. Documentos a adjuntar al Certificado de Producción Nacional……….. 47
VERIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN NACIONAL ADQUISICIÓN DE VEHÍCULOS PARA LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO 1. Introducción Uno de los objetivos que persigue la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, LOSNCP, es el convertir a la contratación pública en un factor dinamizador de la producción nacional, dando prioridad a los productos y servicios de origen nacionales, observando los criterios de responsabilidad ambiental, en concordancia con la Constitución de la República del Ecuador. En este contexto, son aplicables las normas de la Ley de Fomento de la Industria Automotriz donde se establece que el Gobierno Nacional, las instituciones de derecho público y privado con finalidad social o pública y todas las demás que gocen de algún beneficio estatal, provincial, municipal, o que participen de fondos públicos, se abastecerán obligatoriamente con productos de la industria nacional. De conformidad con el numeral 6 del artículo 10 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el Director Ejecutivo del Instituto Nacional de Contratación Pública tiene entre sus atribuciones la de autorizar las importaciones de bienes y servicios por parte del Estado, en el ámbito de la contratación pública. Mediante el Decreto Ejecutivo No. 519, de 22 de octubre de 2010, publicado en el Registro Oficial No. 315 de 08 de noviembre de 2010, se expidió el Reglamento Sustitutivo de Adquisición de Vehículos para las Instituciones del Estado, modificado por el Decreto Ejecutivo No. 668, de 17 de febrero de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 398, de 4 de marzo de 2011. El Instituto Nacional de Contratación Pública –INCOP- ha desarrollado el presente manual con la finalidad de facilitar y capacitar a las Instituciones del Estado sobre la adquisición de vehículos. 2. SUSTENTO LEGAL LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL PÚBLICA, LOSNCP.
DE CONTRATACIÓN
• Art. 9.- Objetivos del SNCP, numeral sexto: Administrar los procedimientos para la certificación de producción nacional en los procesos precontractuales y de autorización de importaciones de bienes y servicios por parte del Estado;
• Art. 46.- Obligaciones de las entidades contratantes.- Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. RESOLUCIÓN INCOP 016-09: Certificación de producción nacional y autorización de importaciones por parte del Estado • Procedimiento de importación por parte de las Entidades Contratantes. DECRETOS EJECUTIVOS No. 519 de 2010 y No. 668 de 2011 • Reglamento sustitutivo de adquisición de vehículos para las instituciones del Estado, y su reforma.
ENTIDAD CONTRATANTE 3. Ingreso a la función transaccional de Portal Para acceder al Portal “COMPRASPUBLICAS”, www.compraspublicas.gob.ec.
ingrese
a
la
dirección
Para ingresar a la función transaccional del Portal “COMPRASPUBLICAS”, haga clic en la opción “Ingresar al Sistema”.
A continuación, deberá ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego de registrar estos datos haga clic en el botón “Entrar”.
Al ingresar a la función transaccional observará los menús Inicio - Datos Generales - Consultar- Entidad Contratante- Administración o los íconos para Acceso directo a las aplicaciones que le permitirán acceder directamente a las diferentes herramientas.
Diríjase al menú Entidad Contratante, haga clic en él, luego proceda a ingresar al submenú “Verificación de Producción Nacional”.
Para la Verificación de Producción Nacional se presentarán dos opciones: Bienes y Vehículos. Proceda a ingresar a la opción “Vehículos”.
4. Creación del Proceso Paso1: Información Básica
El sistema indicará ingresar toda la información necesaria para registrar el proceso, la parte concerniente a “Entidad Contratante” y al “Representante Legal” no se ingresa, ya que dicha información la coloca el sistema automáticamente en base a la información proporcionada por la Entidad al momento de registrarse; el ingreso de información se efectúa a partir del campo establecido para el “Código del Proceso”.
Los datos a registrar en el PASO 1 son:
Código del proceso.- Son caracteres que debe ingresar para identificar el proceso. Se recomienda seguir el siguiente formato para ingresar el código. Siglas del procedimiento- Siglas de la Entidad Contratante- Número correlativo o secuencial – Año. Ejemplo: CPN-MSP-001-2011
Descripción del proceso de contratación.Objeto de Contratación.
Breve descripción del
Dirección.- Ubicación donde será entregado el producto Objeto de Contratación.
Palabras Claves.- Palabra o palabras afines al objeto del proceso de contratación, las cuales permitirán realizar la búsqueda del proceso. Las palabras que ingrese deberán ir separadas por comas.
Funcionario Encargado del proceso.- Seleccione el nombre de la persona encargada del proceso.
En pantalla podrá observar un ejemplo de los datos a ingresar en el Paso 1.
Una vez que haya registrado los datos proceda a presionar el botón “Continuar”.
Como siguiente paso el sistema le emitirá un mensaje de Alerta, en el cual indica que si desea o no continuar, si “Acepta” los datos serán grabados y podrá continuar al siguiente paso, caso contrario haga clic en la opción “Cancelar” para realizar cualquier rectificación antes de que sea grabada la información.
Paso 2: Registro del Producto
En el siguiente paso proceda a buscar el producto que se requiere adquirir, para ello haga clic en el botón “Buscar Producto”.
A continuación busque el producto, el sistema entonces le presentará dos opciones de búsqueda, ya sea a través de la palabra clave o a través del código del producto en el CPC.
Utilice cualquiera de las 2 opciones para hacer la búsqueda, pero sólo una a la vez, posteriormente haga clic en el botón “Buscar”. En el ejemplo que a continuación se presenta podrá observar cómo se realiza la búsqueda a través de la opción “palabra clave”.
Indicando la palabra clave, se presenta una pantalla con los resultados de la búsqueda, luego deberá seleccionar el producto que se requiere adquirir.
Una vez seleccionada la categoría CPC, el sistema mostrará en pantalla el código y descripción seleccionada.
Proceda ahora a ingresar la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD Y VALOR UNITARIO, y el SUBTOTAL será calculado automáticamente por el sistema.
Finalmente en el campo CARACTERÍSTICAS podrá ingresar algún detalle técnico específico, si bien este campo no es obligatorio llenarlo para el caso que no tenga ninguna característica especial y podrá dejarlo en blanco.
Una vez ingresados los datos proceda a hacer clic en el botón “Añadir”.
Paso 3: Parámetros de Calificación A continuación, el sistema le presentará automáticamente en pantalla los parámetros de calificación obligatorios para la “Verificación de Producción Nacional”.
Los parámetros que deberá calificar obligatoriamente la Entidad Contratante son: Capacidad para Cumplir Contrato Especificaciones técnicas y de Calidad Parámetros Obligatorios Vigentes En este paso la Entidad no ingresará ningún dato adicional, solo revisará los parámetros que deberá calificar, haciendo luego clic en el botón “Continuar”.
Paso 4: Plazos y Fechas
En este paso la Entidad deberá registrar el cronograma de fechas, con el cual se efectuará el procedimiento de Verificación de Producción Nacional. Para registrar las fechas siga las siguientes instrucciones: 1. Haga clic en el ícono calendario, para seleccionar el día, mes, hora y minutos de cada fecha. 2. Verifique los tiempos que puede ingresar entre fechas. Fechas de Publicación: Fecha y hora en la se publica el proceso (mínimo 1 día – máximo 1 día). Fecha Límite de Preguntas: Fecha y hora máxima que tiene el oferente para realizar preguntas del proceso (mínimo 1 día – máximo 1 día).
Fecha Límite de Respuestas: Fecha máxima para que la entidad contratante conteste consultas y realice aclaraciones (mínimo 1 día – máximo 1 día). Fecha máxima manifestación interés: Fecha límite que tiene el oferente para confiar que puede cumplir con lo requerido por la entidad (mínimo 1 día – máximo 1 día). Fecha apertura de manifestación: Fecha en que la entidad contratante dará apertura a las manifestaciones enviadas por oferentes (mínimo 1 día – máximo 1 día). Fecha de evaluación de manifestación: Fecha en que la entidad contratante evalúa manifestaciones enviadas por oferentes (mínimo 1 día – máximo 1 día). Fecha estimada de Resultados: Fecha en la que se emitirá el certificado en el conste la existencia o no de producción nacional (mínimo 1 día – máximo 1 día). 3. Una vez que concluya el ingreso proceda a hacer clic en el botón “Continuar”.
Recuerde que el sistema no permitirá que ingrese fechas en días feriados o fines de semana, y los plazos debe referirse a días laborables, no calendario. En el ejemplo que a continuación se presenta, se puede observar que las fechas se han registrado según los tiempos máximos y mínimos de las instrucciones.
Paso 5: Anexos En este paso proceda a adjuntar al sistema el documento de Especificaciones técnicas del producto objeto de la verificación. Para subir el archivo proceda a hacer clic en el botón “Examinar”, busque el documento a subir, selecciónelo, a continuación ingrese en el campo “Descripción” el nombre del documento, y finalmente haga clic en el botón “Subir”.
Para concluir con la etapa, haga clic en el botón “Finalizar”, como se muestra a continuación.
5. CONSULTAR PROCESOS Una vez que se ha finalizado el proceso proceda a buscarlo en las opción “Mis Procesos”.
Busque el proceso con alguna de las opciones que muestra el sistema como palabra clave, Tipo de Contratación, Estado de Proceso, Código de Proceso, Fechas de Publicación Desde y Hasta.
En la siguiente pantalla podrá observar una de las opciones con el que se realizó la búsqueda.
Búsqueda a través de la opción Tipo de Contratación “Producción Nacional”, luego se procede a hacer clic en el botón “Buscar”.
Resultado de la búsqueda, para ingresar luego, haga clic en el código del proceso como se muestra a continuación.
PROVEEDOR 6. INVITACIONES RECIBIDAS El proveedor podrá revisar las invitaciones a los procedimientos de una o varias Entidades, para ello el proveedor deberá hacer clic en la invitación que le interese ingresar. A continuación en el ejemplo el proveedor procede a ingresar a una invitación haciendo clic en el código del proceso, como se muestra a continuación.
Una vez que ha ingresado procede a REVISAR la invitación, como se puede observar en pantalla, se muestra la información referente al proceso, es importante que revise todos los datos de las pestañas informativas del proceso
como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos.
En la pestaña “Archivos” podrá descargar el documento de las Especificaciones Técnicas, de esta manera podrá conocer que características requiere del producto.
7. Preguntas Para solventar inquietudes acerca del procedimiento, el sistema presentará al proveedor la opción para realizar preguntas, para ello el proveedor podrá ingresar a esta opción desde la fecha y hora de publicación hasta antes de la fecha y hora límite de preguntas, además el Estado del proceso deberá indicar que se encuentra en “Preguntas Respuestas y Aclaraciones”. Para que proceda a realizar las preguntas, ingrese al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”, el cual se encuentra en la parte superior de la pantalla.
En la siguiente pantalla proceda a hacer clic en el botón “Agregar Pregunta”.
A continuación el sistema indicará a través de una alerta que las preguntas que formule del procedimiento son su responsabilidad y que al final del proceso aparecerá el nombre de los proveedores que formularon las preguntas. Haga clic en el botón “Aceptar”.
El proveedor debe proceder a ingresar la pregunta en el campo que se muestra a continuación, y luego debe hacer clic en el botón “Enviar”.
El proveedor podrá hacer todas las preguntas que requiera, no existe un número límite de preguntas que pueda hacer, siempre y cuando se encuentre dentro del tiempo establecido.
Cada vez que vaya formulando las preguntas, podrá observar que el sistema las presentará en pantalla. Además el proveedor podrá ver las preguntas que formulan otros proveedores en el mismo procedimiento.
ENTIDAD 8. RESPUESTAS Y ACLARACIONES Una vez que el proveedor o proveedores formulen las preguntas, la Entidad Contratante deberá contestar las mismas. El tiempo para responder a las preguntas se lo tomará desde la fecha y hora límite de preguntas hasta antes de la fecha y hora límite de respuestas. La Entidad deberá ingresar al proceso y hacer clic en el link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”.
A continuación la Entidad Contratante podrá observar todas las preguntas que ha realizado el proveedor o proveedores, a lado de cada pregunta el sistema habilitará el botón para “Responder” cada una de ellas.
En la siguiente pantalla la Entidad deberá proceder a contestar las preguntas en el campo que se muestra a continuación, luego debe proceder a dar clic en el botón “Enviar”.
Las respuestas se irán agregando bajo cada pregunta, además el sistema habilitará una opción para que opcionalmente se adjunte a la respuesta algún archivo, si se lo requiere.
Al final de la pantalla donde se encuentran las preguntas, la Entidad Contratante tendrá la opción para agregar algún tipo de aclaración, para lo cual deberá hacer clic en “Agregar Aclaración” y se le presentará el campo que se muestra a continuación. Finalmente haga clic en el botón “Enviar”.
A continuación el sistema agregará la aclaración realizada por la Entidad Contratante.
El siguiente estado del proceso será la “Entrega de Propuestas”, etapa en la cual el proveedor o los proveedores enviarán la manifestación de interés para ofertar el producto que requiere la Entidad Contratante.
PROVEEDOR 9. ENTREGA DE PROPUESTAS En este estado del proceso el proveedor deberá enviar la manifestación de interés de la propuesta a través del sistema, para ello es necesario que verifique que el estado del proceso se encuentre en “Entrega de Propuestas”. Haga clic en el link “Enviar Manifestación de Interés” para enviar el documento de respuesta a las especificaciones técnicas solicitadas.
En la siguiente pantalla deberá hacer clic en el link “Enviar Manifestación”.
A continuación deberá adjuntar el documento con las especificaciones técnicas, hacer clic en el botón “Examinar”, luego seleccionar el archivo, completar la “Descripción” con el nombre del documento, y finalmente tendrá que hacer clic en el botón “Subir”.
En la pantalla que se presenta a continuación, se podrá observar el documento de manifestación agregado.
Una vez que haya guardado la propuesta proceda a “Finalizar”.
Enseguida el sistema le mostrará a través de una alerta, si desea o no finalizar el envío de su propuesta. Deberá hacer clic en “Aceptar” si está seguro del envío, caso contrario deberá hacer en el botón “Cancelar”.
Una vez que el proveedor ha enviado su propuesta, deberá proceder a “Imprimir” el envío de su oferta.
ENTIDAD 10. APERTURA DE OFERTAS La siguiente etapa en el proceso es la Apertura de Ofertas, en cuyo estado la Entidad deberá revisar las propuestas enviadas.
Para ver las propuestas enviadas, la Entidad Contratante deberá ingresar mediante la pestaña “Archivos”, lo que le permitirá observar los documentos enviados por el proveedor o los proveedores.
11. CALIFICACIÓN DE PARTICIPANTES Una vez que se abrieron las propuestas, el sistema cambiará el estado del proceso a “Calificación de Participantes”, en este estado la Entidad Contratante deberá proceder a “Evaluar las Especificaciones Técnicas” para lo cual deberá hacer clic en el link correspondiente.
En la siguiente pantalla podrá verificar si existen o no proveedores que hayan manifestado su interés a través de las propuestas. Si la situación es afirmativa
la Entidad deberá Calificar la o las propuestas recibidas, para lo cual deberá hacer clic en esta opción.
En la siguiente pantalla se aprecia que la Entidad Contratante deberá realizar la calificación de la propuesta, en base a los parámetros de calificación establecidos.
Deberá marcar el parámetro que el proveedor haya cumplido haciendo clic en el casillero correspondiente, sólo en el caso de que haya cumplido con los requerimientos solicitados. Si no cumple con los requerimientos del parámetro, no deberá marcar el casillero. No olvide ingresar la razón de calificación por cada parámetro evaluado.
Una vez que haya realizado la calificación haga clic en el botón “Guardar Calificaciones”.
Ahora proceda a “Confirmar la Calificación Guardada”, haciendo clic en este link, como se muestra a continuación.
Enseguida deberá Calificaciones”.
hacer
clic
en
el
botón
que
dice
“Confirmar
En el siguiente mensaje de alerta, el sistema le indicará si desea confirmar definitivamente las calificaciones, si “Acepta” se habrán confirmado las calificaciones, caso contrario deberá hacer clic en el botón “Cancelar”.
Una vez evaluada la oferta o las ofertas deberá hacer clic en el botón “Finalizar”.
A continuación el sistema indicará a través de un mensaje de alerta “Si está seguro de Finalizar las calificaciones”, deberá hacer clic en el botón “Aceptar” si está seguro de tal decisión, caso contrario deberá hacer clic en el botón “Cancelar”.
12. DEFINIR RESULTADOS Una vez que se ha realizado la calificación de la manifestación de interés, sea que haya recibido propuestas o no, el sistema enviará a la Entidad a verificar los resultados de si existió o no producción nacional, para lo cual deberá hacer clic en el link “Definir Resultado”.
Según la calificación que realizó la Entidad Contratante, el sistema indicará si existe o no producción nacional.
En el ejemplo que a continuación se presenta, el sistema indica que NO existe producción nacional.
La Entidad Contratante deberá proceder a adjuntar el ACTA DE CALIFICACIÓN, incorporando dicho documento mediante la aplicación del link correspondiente, como se muestra en la siguiente pantalla.
Haga clic en el botón “Subir” para que proceda a adjuntar el archivo al sistema.
En la pantalla que a continuación se presenta se podrá observar que el acta de calificación ha sido subida al sistema.
Deberá continuar el proceso haciendo clic en el botón “Guardar Oferta”, según se observa en la siguiente pantalla.
A continuación el sistema generará el CERTIFICADO DE VERIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN NACIONAL, para lo cual deberá hacer clic en el botón “Aceptar” y podrá imprimir dicho documento, según se aprecia en la pantalla que se presenta a continuación.
En la siguiente pantalla podrá ver el certificado que ha generado el sistema de la NO existencia de producción nacional, a la vez el sistema presentará la opción para “Imprimir” el documento, cuyo texto se presenta a continuación.
En el caso de que Sí existe producción nacional, cuando el oferente haya cumplido con las especificaciones técnicas, el sistema generará el certificado que anota tal hecho, según el texto que se presenta en la siguiente pantalla:
13. DOCUMENTOS A ADJUNTAR PRODUCCIÓN NACIONAL
AL
CERTIFICADO
DE
Una vez realizado el proceso de verificación de la producción nacional, en el caso que se haya determinado que NO existe producción nacional, la entidad contratante deberá solicitar al Instituto Nacional de Contratación Pública -INCOP- la autorización para la importación de vehículos, para lo cual deberá presentar los siguientes documentos: • Certificado de Producción www.compraspublicas.gob.ec,
Nacional
impreso
del
portal
• Características técnicas de los vehículos a adquirir • Precio y Procedencia •
En el caso de que el vehículo de seguridad vaya a ser blindado, deberá adjuntarse la respectiva justificación.
Recuerde que el Instituto Nacional de Contratación Pública, una vez que haya revisado los documentos solicitados para el efecto, podrá autorizar o negar la solicitud presentada.
En caso de que la entidad contratante intentara adquirir un vehículo por cualquier procedimiento sin la previa autorización del INCOP, se le desplegará la siguiente pantalla:
Para el caso que la Entidad Contratante haya calificado que SI existe Producción Nacional, con la emisión del certificado correspondiente por parte del sistema, deberá realizar el procedimiento de contratación pertinente establecido por la LOSNCP, como es la “compra por catálogo”.