POWERPOINT
PowerPoint for grafikere Få styr på PowerPoints muligheder, så du kan designe flotte præsentationer
Du arbejder måske dagligt i InDesign, Photoshop og Illustrator – og så sker det: Du bliver bedt om at kreere en skabelon i PowerPoint! På dette kursus sætter vi fokus på hvordan du håndterer baggrunde, farver, logoer, grafik, typografi – og ender med en samlet PowerPoint-fil, du eller andre kan arbejde videre med. Du får også tips til både opbygningen af indholdet – og til når du skal præsentere.
Forudsætning: Dette kursus giver dig et dybdegående kendskab indenfor udvalgte kerneområder. Softworld anbefaler, at du som minimum har grundniveau i Illustrator og Photoshop. Har du spørgsmål, så ring på telefon 7020 8055.
InDesign Kreativitet & Layout
Hele tre ting! M
ange PowerPoint præsentationer kan blive meget bedre. Ikke kun selve dine slides – om der skal skygger på teksten, forløb i baggrunden eller ej.
Tre opslag værd at google: »Death by PowerPoint« »Zen of presentation« »Edward R. Tufte«
Laver du Slideuments? Der en nemlig en tendens til at slides ofte ender med at kunne betegnes – som Nancy Duarte* så rammende betegner det – som et ’Slideument’. Altså en mellemting mellem en slide og et dokument. Og sætter man sig mellem to stole, så er det som bekendt ikke det mest det mest optimale. Hele sætninger, mange pointer og budskaber, illustrationer – oftest på een eneste slide kan risikere at udvande og måske helt miste sin primære opgave – nemlig at understøtte den talende persons synspunkter og argumenter. Når først dit publikum eksempelvis opdager at du bare læser op, hvad der står på skærmen, så læser de det selv (vi kan jo ikke lade
være) – og endnu værre – man kan ikke både lytte og læse samtidigt! Så bedst som du fortæller om den første sætning og uddyber den, så sidder publikum og læser næste argument, eller overvejer hvorfor du sagde ’som’ og ikke ’der’ når det er dét, præsentationen viser! Find kernebudskabet i selve sætningen – og gør en ære ud af den. Kan den visualiseres i ét billede, en enkel graf eller tegning? Hvad kan pilles ud? Men, men, men? Men hvad så, hvis den, der præsenterer bliver i tvivl om hvad der skal siges? Og hvad skal deltagerne med printede/tilsendte slides, hvor der eksempelvis bare står 75 % på? Derfor er det vigtigt at skelne mellem de situationer, der også er foruden din enkle og visuelt indbydende fremvisning. Du skal nemlig lave to ting mere til ’før- og efter-situationen’:
syv syv tyve TOMMELFINGERREGLEN – og så måske alligevel ikke ... Har du hørt om maksimum 7 sætninger (bullets) med maksimum 7 ord i hvert – sat i en punktstørrelse på minimum 20 punkt? Den kan være en første ’rettesnor’ at begynde at barbere ned efter. Men færre elementer og gerne vist større er altid bedre! Vær ikke bange for evt. at bruge mange slides i stedet. Kan teksten stå oven på billedet som fylder hele skærmen ud – i stedet for at stå ved siden af - småt ved siden af småt?
LAV NOTER – dine egne – som giver mening for dig – understreg, lav web–links, markér med farver, brug post-it notes – hvad der nu kan understøtte budskabet – alt sammen lavet til den, der præsenterer kun. Skal der vises vareprøver? Eller ting, der skal vises/sendes rundt? Andre sanser end syn og hørelse kan være stærke brugt rigtigt. Hvordan føles dit produkt, eksempelvis?
Kom budskabet igennem? Hvad kan deltagerne huske bagefter?
LAV ’HANDOUTS’ – et printet dokument, eller pdf, der kan distribueres/downloades. Mange talere bliver
LIDT� GODE� TIPS
ofte bedt om at aflevere deres materiale til deltagernes kursusmapper/usb–stick og lignende – inden eller efter en konference. Her er måske dine enkelte slides, men uddybet, så en udenforstående kan sætte sig ind i det. I et format og med farver der kan nemt udskrives. Her kan noterne måske integreres og give mening. Husk at sætte links ind, evt.
Hvor stor punktstørrelse bruger du?
Og ja, sammen med dine ’Speaker Support’ slides er det jo hele tre ting! God arbejdslyst!
Grafik, billeder og animation er ikke dekoration – de skal understøtte og forstærke – ikke ’underholde’ for underholdningens skyld. Det skal taleren ;-)
det er TEKSTEN, der lyser op – ikke baggrunden. Derimod egner mørk tekst på lys baggrund sig bedst til hand-outs/prints og sparer printer-toner!
Lys tekst på mørk baggrund egner sig rigtig godt til en skærm i et mørkt lokale –
Begynd en præsentation med at give overblikket over hvad man vil sige/vise.
Afslut med at summe op, og igen forklare kort, hvad man har været igennem. Det allerførste/-sidste der blev vist/sagt er oftest det, der sætter sig ’fast’ i modtagernes hukommelse – så udnyt det!
Inspiration – kan fjerne farver i billeder ◊ – kan tone billeder, så de kan fremstå ens The Presentation Secrets of Steve Jobs, Carmine Gallo ’Oh, and one more thing ...’ Slide:ology, Nancy Duarte* Hun har bla. stået bag Al Gores Oscar-vindende ’An Inconvenient Truth’. Kend de simple virkemidler’ Gode eksempler også. Presentation Zen, Garr Reynolds ’clear your mind, clear your message’.
◊ – kan fjerne en ensartet baggrund ◊ – kan komprimere billeder ◊ – kan beskære billeder ◊ – kan ’nulstille’ grafik til 100 %
PowerPoint kan lægge skygger på, beskære, farvelægge, rotere og skalere + påføre diverse effekter. Her er så tricket til at lave
Partiel Transparens
Protips
INDESIGN PHOTOSHOP
ILLUSTRATOR
Forbered din grafik inden PowerPoint: Photoshop kan lave delvis transparens ved hjælp af en gråtonebaseret lagmaske. Illustrator kan på objekt- (og gruppe-) niveau også vise partiel gennemsigtighed styret af gråtoner. InDesign arbejder lidt anderledes. Med effekter og eventuelt afmaskninger (Paste Into), kan du opnå gennemsigtighed. Alle tre programmers form for transparens er redigérbar og ikke destruktiv – så du kan altid ’vende tilbage’. Gem som png-fil, og placér i PowerPoint.
Fordele og ulemper ved formaterne
jpg
egner sig rigtigt godt når disk-plads og overførsel via nettet er en prioritet. Jpg fylder væsentligt mindre end png som fil, men kræver en smule computerkraft for at ’blive pakket ud’ når det åbnes. Det bruges oftest til fotos da millioner af farver bliver bibeholdt. Desværre er det et ’lossy’ format, så for hver gang der gemmes mistes der kvalitet og data. Brug det endelig ikke til jævne ensartede flader som ved logoer, pictogrammer og tekst – så bliver komprimeringen alt for tydelig – der opstår ’urenheder’ ved de kontrastfyldte steder. Men jpg duer ikke til fritlagte billeder: Jpg kan ikke indeholde transparens – det fremstår altid i et firkantet format (evt. med en neutral baggrund), hvilket gør formatet mindre interessant i forhold til:
png
(udtales ’ping!’) – simpelthen vinderen! Her kan du gemme i 24 bit som ved jpg-formatet (millioner af farver) + du kan inkludere transparens, også kaldt alpha-kanal. Modsat gif-formatets klodsede 1-bit transparens (enten ’hul’ eller ej), så har png mulighed for 8-bit gennemsigtighed – 256 nuancer.
Forbered din grafik inden PowerPoint:
PHOTOSHOP
Alt-dobbeltklik på hængelåsen for at give mulighed fra gennemsigtighed.
Før: ’Fladt’ billede aggrund – produkt på hvid b Select > All, Edit > Copy. Klik på maske-knappen. Alt-klik på den nye tomme maske, og Edit > Paste. Image >Adjustments > Invert for at ’vende’ hvad der skal være gennemsigtigt af vasen.
ort Efter: Fritlagt og gj gråtonetransparent med en som png lagmaske – og gemt
Du kan også male med Photoshops Brushes: Sort skjuler pixels, hvid farve får pixels i billedet frem igen. Sålænge det er masken du maler på!
Photoshop kan lave delvis transparens ved hjælp af en gråtonebaseret lagmaske – og i dette eksempel er der brugt penværktøjet til at lave en skarp fritlægning også.
PHOTOSHOP
Bladet er gjort delvis transparent med en ’kopi af sig selv’ på et maskelag, og justeret til. Stadig med masken valgt, Image > Adjustmens > Levels. Ved at justere i gråtonerne i masken bestemmer du hvor halvgennemsigtig vasen skal være. Image > Trim … giver mulighed for at beskære billedet ’til kant’.
Tegn med penværktøjet rundt om bladet. Cmd (Mac) Ctrl klik på Maskesymbolet, for at få en skarp fritlægning af bladet. (En Path-mask). Skjul eventuelt en maskes virkning ved at Shiftklikke på selve masken. File > Save for Web, og vælg png 24 bit og placér i PowerPoint.
Opgaven: Lav er prikkerne, så de fad ud – klar til at blive lagt i PowerPoint
Før
Efter
som baggrund
For at lave et objekt partielt gennemsigtigt skal du tegne et gråtone objekt, som skal ligge oven på og dække af. Her en cirkel med et forløb, der toner ud i sort – lagt ovenpå prikkerne. Sort laver helt gennemsigtig, og hvid ’gør ikke noget’ – ligesom lag-maskerne i Photoshop. Markér både det, der skal afmaskes og selve gråtone-objektet, der skal blive til maske og vælg fra Transparency-panelets undermenu > Make Opacity Mask.
ILLUSTRATOR
Baggrunden er lavet som forløb i PowerPoint, og de svage prikker farvelagt hvide og er tonet ud ved hjælp af Illustrators Opacity Mask. Prikkerne er gjort generelt gennemsigtige via Effects-panelet > Opacity. Når du vælger File > Save for Web, så vælg png 24 og sæt kryds i Transparency. Illustrator har også File > Save for Microsoft Office, men der får du ikke mulighed for at styre eksempelvis Image Size som vist her.
InDesign arbejder lidt anderledes end Photoshop og Illustrator, når du ønsker partiel gennemsigtighed. Her er ingen synlige grå-toneafmaskninger. Den hvide bjælke er gjort generelt halvgennemsigtig via Effectspanelet. Desuden er der påført Directional Feather i begge sider for at skabe en delvis udtoning. Prøv eventuelt også Directional Feather på placerede billeder. For at isolere den gennemsigtige bjælke fra andet, så læg den på en tom side inden du vælger File > Export > PNG. Vælg hvilke sider, kvaliteten og ikke mindst, kryds af at du ønsker ’Transparent Background’.
INDESIGN
Grafik fremstillet i InDesign kan også filer eksporteres som png
Vælger du ’den nemme’, har du mulighed for ’den originale’ – eller er du mere til ’design selv’?
Tre slags skygger
Den ene udgave får en blød skygge der er længere end …
DEN NEMME
SKYGGER I POWERPOINT
Vælg din grafik, højreklik og vælg Format Shape … I venstre side af dialogboksen kan du vælge Shadow og rette indstillingerne som du ønsker.
Bemærk forskellen!
Protip
… den anden udgave som får en hårdere skygge, der er kortere.
POWERPOINTSKYGGER – MED ET TWIST
Objektet til venstre er lavet ved at vælge Format Shape (højreklik) og vælge standardskyggen. Enkelt, men lidt ’fladt’. Eksemplet til højre er lavet ved at lægge to ens objekter ovenpå hinanden – med to forskellige skygger.
Placér dem ovenpå hinanden til sidst.
MASKER I PHOTOSHOP:
DEN ORIGINALE
Denne teknik forudsætter at du kender til pixelog kurve-baserede masker i Photoshop. Du kan lære mere på Softworlds Photoshop kurser
Klik her for at lave en pixel-maske. Cmd (Mac) Ctrl-klik på Maskesymbolet for at konvertere din tegnede path (kurve) til en path-maske.
Før: Hvid baggrund:
Efter: Fritlagt objekt + original transparent skygge:
Lås laget op, så det ikke længere er ’Background layer’. Markér alt, kopiér, lav en pixel-maske, Alt-klik på den hvide tomme maske for at vælge den – og sæt så en kopi af billedet ind her.
Invertér, så masken bliver ’negativ’. Alt-klik på masken for at vende tilbage til produktbilledet. Klon laget, slet pixelmasken i det nye lag. Med Path-værktøjet tegner du produktbilledet op og Cmd (Mac) Ctrl-klikker på Maskeknappen for at fritlægge.
Det øverste lag er fritlagt med en path-mask. Det nederste lag er gjort transparent med en inverteret gråtonekopi ’af sig selv’ – en pixelmaske.
File > Save for Web. Vælg PNG-24. Så forbliver det nederste lag halvgennemsigtigt når du placerer filen i PowerPoint.
Ikke snyd, bare håndværk: Skyggerne er tegnede!
TEGN SELV I INDESIGN, ILLUSTRATOR OG PHOTOSHOP:
DESIGN SELV
Simpelthen – frem med pen-værktøjet, tegn kontur på din egen skygge – brug Blur / Uskarphed og arrangér.
Illustrator: Bogstaverne er gjort tredimensionelle og skyggen er en oval med Blur-filter på, lagt nederst. Gemt som png-fil, klar til brug i PowerPoint.
GENBRUG: Når først du har lavet dit eget bibliotek af objekter med dine ’egne’ skygger, så er det nemt at forberede til en ny præsentation.
INSPIRATION Bliv opdateret, få input, inspiration og nye idéer – undervejs på kurset kommer der små guldkorn og smarte genveje, som enhver grafiker vil sætte pris på.
G ørtlervej 4 København NV
2400
B ødker Balles G ård 19 8 0 0 0 A arhus C R ing til os på
7020 8055 og besøg os på w w w. softworld.dk
: med PowerPoint er er nt se æ pr Når du Skifter til sort skærm. B Skifter til hvid skærm. W turgenveje. Giver en liste med tasta F1 n Ændrer curseren til en Pe Ctrl P st, Brug Enter, Mellemrumsta wn Pil op, højrepil og Page Do ste slide. tasterne for at gå til næ , Page Up og Brug Pil ned, venstrepil gå til forrige slide. Backspace taster for at
r til første Home- og End-taster gå tionen. og sidste slide i præsenta en bestemt slide. Tast nummer for at gå til
Når du arbejder med PowerPo int: Ctrl M Indsætter en ny slide efter den valgte. Crtl D Dublerer den valgte slide. F5
Skifter til Slideshow-visning og begynder på første slide.
Shift F5
Skifter til Slideshow-visning med den nuværende slide.
Shift F9
Skifter mellem at vise og skjule grid.
Ctrl D
Dublerer et valgt objekt. Flyt objektet til et nyt sted – og stadig med objektet valgt, kan samme genvej bruges til at gentage dubleringen med samme afstand gentage t. Pile-taster Flytter objekter. Hold Ctrl tasten nede for at flytte med piletasterne endnu mere præcist .