VAREJO
Fevereiro/2012
O USO SEGURO DAS TECNOLOGIAS DIGITAIS EM EMPRESAS
Oportunidades & Negócios Todo mundo reconhece os avanços da tecnologia da informação e os inúmeros benefícios que ela traz em todos os processos empresariais. Com a criação da internet, pessoas e empresas passam a estar interconectadas, abrindo um mundo de oportunidades. Mas a mesma tecnologia que ajuda o empresário abre as portas para pessoas que a usam para o mal, ou seja, para roubar, causar danos às informações, inocular vírus nas máquinas, etc. Por isso, a tecnologia deve ser usada com mecanismos de proteção, quando conectada à internet.
Outro aspecto muito importante a ser ressaltado é que, apesar de ser um tema relacionado à tecnologia, com um viés eminentemente de gestão de negócios, a sua adoção traz também grandes impactos sob o ponto de vista de mercado. Isso porque o conceito elementar da certificação está relacionado com a garantia e a credibilidade que a empresa passa não só ao consumidor, como também com todas as instâncias de seu relacionamento com o mundo exterior: fornecedores, órgãos governamentais, entre outros. Tudo isso afeta diretamente a imagem da empresa no mercado. Você já parou para pensar nas seguintes perguntas? •O que garante a um banco, quando alguém acessa o seu site, que a pessoa que está realizando a transação é efetivamente quem tem autorização para fazê-lo? •Uma empresa vai emitir uma nota fiscal eletrônica. O que garante ao governo que a pessoa que está operando essa transação é de fato quem tem autorização para isso?
Senha não é garantia de segurança total! É bem possível que você tenha respondido que a garantia está na senha digitada. Porém, uma senha não oferece total segurança para se afirmar que se trata da pessoa correta. Os hackers conseguem capturar a senha de uma pessoa e usá-la indevidamente. Foi pensando nessa insegurança que a indústria do software e do hardware criou o certificado digital. Se você usa o serviço de internet banking, por exemplo, deve lembrar que antes de acessar a sua conta e fazer transações, o banco pede que instale um aplicativo no seu computador. Esse recurso é o certificado digital, que vai garantir autenticidade do acesso à conta pelo seu verdadeiro dono e que as transações, por mais que possam ser interceptadas, tenham poucas chances de serem lidas ou de terem seu conteúdo alterado.
Oportunidades & Negócios
O QUE É A CERTIFICAÇÃO DIGITAL? Os computadores e a Internet são largamente utilizados para o processamento de dados e para a troca de mensagens e documentos entre cidadãos, governos e empresas. No entanto, estas transações eletrônicas necessitam da adoção de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. A certificação digital é a tecnologia que provê estes mecanismos.
QUEM VIABILIZA UM CERTIFICADO DIGITAL? Um Certificado Digital normalmente apresenta as seguintes informações: Nome da pessoa ou entidade a ser associada à chave pública Período de validade do certificado Chave pública Nome e assinatura (senha) da entidade que assinou o certificado Número de série.
O certificado digital é um documento eletrônico que contém o nome, um número público exclusivo denominado chave pública e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação. Todas as informações a serem transmitidas pela certificação digital passam por um processo chamado de criptografia, uma espécie de código que torna a mensagem incompreensível para quem não tem a chave de decodificação. Assim, mesmo que a mensagem seja interceptada, ela não conseguirá ser lida, pois está codificada. A codificação não é infalível, mas ela garante que o tempo que se precisa para abrir o código é insuficiente para interferir na transação, ou seja, ela já terá sido concluída quando o hacker chegar a decodificar a mensagem. A certificação digital no Brasil surgiu de uma parceria entre o Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais (Encat) e a Receita Federal do Brasil, em um programa chamado Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). A partir disso, surgiram três subprojetos para fins de controle fiscal e contábil: o de escrituração contábil (SPED contábil), o de escrituração fiscal (SPED fiscal) e a nota fiscal eletrônica (NF-e).
Essas informações são gravadas no dispositivo de certificação digital e são controladas por empresas denominadas de Autoridades Certificadoras (ACs). Para as pessoas jurídicas é gerado um e-CNPJ (veja a figura ao lado), ou seja, o cartão que carrega os dados da empresa a ser usado na comunicação digital. Se desejar, acesse o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) do Governo Federal, órgão que regula a certificação digital no Brasil, para buscar mais informações sobre quem são as ACs. O site está em http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Main/WebHome .
Oportunidades & Negócios QUAIS SÃO AS RESPONSABILIDADES NA CERTIFICAÇÃO DIGITAL? A certificação digital traz diversas facilidades, porém seu uso não retira a responsabilidade da empresa sobre as transações feitas com ela. Isso significa dizer que o empresário deve ser cauteloso para que somente pessoas autorizadas tenham acesso às senhas de uso do certificado da empresa.
EMPRESAS TÊM OBRIGAÇÃO DE TER UM CERTIFICADO DIGITAL? Sim, o uso do certificado digital pela maior parte das empresas, inclusive as micro e pequenas, tornou-se obrigatório a partir de dezembro de 2010. No setor do comércio, todas as empresas do segmento atacadista estão obrigadas a adotar a certificação digital, pelo menos para emitir NF-e. No comércio varejista, a obrigatoriedade só surge quando a empresa fizer alguma transação com a Administração Pública Direta ou Indireta ou quando houver uma negociação com outro estado. O mesmo se aplica ao segmento de venda direta e comércio eletrônico. Para saber se sua empresa está enquadrada nessas exigências consulte o site da Receita Federal no anexo do link http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Protocol os/ICMS/2009/PT042_09.htm
“A certificação digital traz diversas facilidades, porém seu uso não retira a responsabilidade da empresa sobre as transações feitas com ela.”
QUAIS SÃO AS APLICAÇÕES DE UM ECPF OU UM E-CNPJ? Eles servem para reconhecer a validade de documentos eletrônicos, como se você estivesse assinando um documento em papel e reconhecendo a sua firma. Veja o que mais pode fazer com esses certificados: •Emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e); •Assinar contratos digitais; •Acompanhar processos legais junto aos órgãos governamentais; •Consultar e regularizar a situação cadastral e fiscal; •Emitir certidões; •Fazer a retificação de DARF´s; •Parcelar débitos fiscais; •Verificar a autenticidade de informações no Diário Oficial online; •Entregar o IRPJ, a DCTF, a DIPJ e a PER/DCOMP.
UM CERTIFICADO DIGITAL TEM CUSTO? Sim. O valor depende da utilização por pessoa jurídica ou física e pode variar de R$ 80 a R$ 3.000, com validade de um a três anos.
Oportunidades & Negócios O QUE AS EMPRESAS GANHAM COM O CERTIFICADO DIGITAL? Há algumas grandes vantagens quando se adota o certificado digital, além da segurança: •A redução de custos ; •Maior agilidade nas transações; •Aumento da credibilidade da marca perante o consumidor, o elo anterior e seguinte de sua cadeia de valor e os órgãos públicos.
O envio de documentos para fornecedores e clientes passa a ter uma assinatura eletrônica da empresa, que dá garantia da sua autenticidade, principalmente no caso da realização de um contrato digital (fechamento de um acordo comercial em que as partes assinam o documento digitalmente). Em princípio, pode parecer que apenas o Governo ganha com essa tecnologia. Porém, com uma análise mais atenta sobre o assunto, percebe-se que as vantagens são maiores do que as desvantagens, onde uma das mais evidentes e fortes trabalha no plano intangível da imagem da empresa.
O certificado digital torna possível a emissão de notas fiscais sem o uso do papel (não é o caso de lojas do comércio varejista, que precisam do ECF – Emissor de Cupom Fiscal). A certificação digital também permite que processos que antes eram realizados pessoalmente ou por meio de inúmeros documentos em papel, possam ser feitos por via eletrônica. Com isso, os processos tornam-se menos burocráticos, mais rápidos e como consequência, mais baratos. As micro e pequenas empresas que, periodicamente, precisam emitir certidões negativas de débito, podem usar a internet para tal fim, sem a necessidade de deslocamento aos órgãos públicos. Isso significa economia de tempo e de gastos. Se a empresa tem algum processo legal tramitando em um órgão governamental, seu acompanhamento pode ser efetuado pela internet. Porém, o maior ganho está no aumento da credibilidade imposta pelo uso da tecnologia, uma vez que a empresa estará se relacionando dentro de sua cadeia de valor de uma maneira mais segura, demonstrando estar atualizada com a tecnologia. BOLETIM DE OPORTUNIDADES DE NEGÓCIOS é uma publicação da Unidade de Acesso a Mercados e Serviços Financeiros SEBRAE – Serviço Brasileiro de Apoio as Micro e Pequenas Empresas Presidente do Conselho Deliberativo Nacional: Roberto Simões Diretor-Presidente: Luiz Barretto Diretor-Técnico: Carlos Alberto dos Santos Diretor de Administração e Finanças: José Claudio dos Santos UAMSF - NIM - Núcleo de Inteligência de Mercados UACC- Unidade de Atendimento Coletivo Comércio - Carteira de Comércio varejista Consultor Conteudista: Marcos Rabstein Diagramação: Amanda Rodrigues Endereço: SGAS 604/605, módulos 30 e 31, Asa Sul, Brasília/DF, CEP: 70.200-645