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Institut d'enseignement de promotion sociale de la Fédération Wallonie-Bruxelles Arlon - Athus - Musson - Virton

Word 2010 Théorie

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

Dominique Lieffrig

 Word 2010

TABLE DES MATIERES L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL .................................................................................................................................. 1 1 PRÉSENTATION .................................................................................................................................................................. 2 2 PERSONNALISATION DE L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ............................................................................................................. 2 2.1 La barre d'outils "Accès rapide" ................................................................................................................................................ 2 2.1.1 Déplacer la barre d'outils "Accès rapide" ......................................................................................................................... 2 2.1.2 Ajouter une commande à la barre d'outils "Accès rapide" ............................................................................................... 3 2.1.3 Supprimer une commande de la barre d'outils "Accès rapide" ........................................................................................ 5 2.2 Le ruban .................................................................................................................................................................................... 5 2.2.1 Présentation ..................................................................................................................................................................... 5 2.2.2 Réduire le ruban ............................................................................................................................................................... 5 2.2.3 Réafficher le Ruban en entier ........................................................................................................................................... 6 2.3 Les règles .................................................................................................................................................................................. 6 2.4 La barre d'état .......................................................................................................................................................................... 6 2.5 Modifier la police de caractères, la taille de caractères,… utilisées par défaut ........................................................................ 7 2.6 L’affichage des documents à l’écran ......................................................................................................................................... 8 2.6.1 Les différents modes d’affichage ...................................................................................................................................... 8 2.6.2 Les options d'affichage ..................................................................................................................................................... 8 2.6.3 La fonction Zoom .............................................................................................................................................................. 9 2.6.4 Fractionner la fenêtre d'affichage..................................................................................................................................... 9

3 L'AIDE DE WORD 2010 .................................................................................................................................................... 10 FONCTIONS DE BASE ET UN PEU PLUS … .................................................................................................................... 12 1 ACTIONS DE BASE: DÉPLACEMENTS, SÉLECTIONS, MISES EN FORME DE BASE (CARACTÈRES ET PARAGRAPHES), ENREGISTREMENT, …........ 13 2 ENREGISTRER, OUVRIR UN DOCUMENT ................................................................................................................................. 15 2.1 Enregistrer un document ........................................................................................................................................................ 15 2.1.1 Fonction "Enregistrer" .................................................................................................................................................... 15 2.1.2 Fonction "Enregistrer sous" ............................................................................................................................................ 15 2.1.3 Enregistrement automatique.......................................................................................................................................... 15 2.1.4 Choix du format d'enregistrement utilisé par défaut ..................................................................................................... 18 2.1.5 Incorporer les polices ...................................................................................................................................................... 19 2.2 Protéger un document ............................................................................................................................................................ 19 2.3 Ouvrir un document ................................................................................................................................................................ 21 2.3.1 Ouvrir un document au choix ......................................................................................................................................... 21 2.3.2 Ouvrir un document récemment utilisé.......................................................................................................................... 22 2.4 Intéressons-nous à l'option "Enregistrer et envoyer".............................................................................................................. 22 2.4.1 Envoyer à l'aide de la messagerie ................................................................................................................................... 22 2.4.2 Enregistrer dans le site Web ........................................................................................................................................... 25 2.4.3 Enregistrer dans Sharepoint ........................................................................................................................................... 29 2.4.4 Publier en tant que billet de blog.................................................................................................................................... 30

3 IMPRIMER UN DOCUMENT ................................................................................................................................................. 34 4 LES BORDURES................................................................................................................................................................. 35 5 LES PUCES ...................................................................................................................................................................... 38 6 LES COLONNES ET LES LETTRINES ......................................................................................................................................... 41 7 LA NUMÉROTATION DES PAGES ........................................................................................................................................... 44 7.1 Numérotation simple .............................................................................................................................................................. 44 7.2 Numérotations particulières ................................................................................................................................................... 44

8 LES EN-TÊTES .................................................................................................................................................................. 50 9 LES NOTES DE BAS DE PAGE ET LES NOTES DE FIN..................................................................................................................... 51 9.1 Insertion de notes ................................................................................................................................................................... 51 9.2 Modification du format........................................................................................................................................................... 52 9.3 Modification du contenu d'une note ....................................................................................................................................... 53 9.4 Suppression de notes .............................................................................................................................................................. 53 9.5 Modifier le style des notes ...................................................................................................................................................... 53 9.6 Modifier les séparateurs de notes ........................................................................................................................................... 54 9.7 Parcourir les notes .................................................................................................................................................................. 54

10 LES TABULATIONS........................................................................................................................................................... 55 Réf.: D-F04-20d (09_2013)

Dominique Lieffrig

 Word 2010

11 INSERTION ET MANIPULATION DES IMAGES .......................................................................................................................... 58 11.1 Insérer une image dans un document ................................................................................................................................... 58 11.1.1 Insérer une image clipart .............................................................................................................................................. 58 11.1.2 Insérer une image à partir d'un fichier ......................................................................................................................... 59 11.2 Redimensionner une image .................................................................................................................................................. 60 11.3 Déplacer une image .............................................................................................................................................................. 61 11.4 Faire tourner une image ....................................................................................................................................................... 61 11.5 Rogner une image ................................................................................................................................................................. 62 11.6 Modifier une image (luminosité, contraste, styles, …) .......................................................................................................... 65 11.6.1 Corrections d'une image ............................................................................................................................................... 65 11.6.2 Modifier les couleurs .................................................................................................................................................... 65 11.6.3 Appliquer des effets artistiques .................................................................................................................................... 65 11.6.4 Compresser une image, remplacer une image par une autre, rétablir une image ....................................................... 66 11.6.5 Les styles d'image ......................................................................................................................................................... 66 11.6.6 Les bords d'image ......................................................................................................................................................... 67 11.6.7 Appliquer des effets sur les images .............................................................................................................................. 67 11.6.8 Supprimer l'arrière-plan d'une image ........................................................................................................................... 68 11.7 Insérer une capture d'écran .................................................................................................................................................. 70

12 LES GRAPHIQUES SMARTART ............................................................................................................................................ 71 13 LES ZONES DE TEXTE, … ................................................................................................................................................... 75 13.1 Insérer une zone de texte ...................................................................................................................................................... 75 13.2 Sélectionner une zone de texte ............................................................................................................................................. 76 13.3 Redimensionner une zone de texte ....................................................................................................................................... 76 13.4 Déplacer une zone de texte ................................................................................................................................................... 76 13.5 Appliquer une rotation à une zone de texte .......................................................................................................................... 76

14 INSERTION DE DIFFÉRENTS TYPES D'OBJETS ET DE SYMBOLES ................................................................................................... 77 14.1 Insertion de caractères spéciaux ........................................................................................................................................... 77 14.2 Insertion de formes dans un document................................................................................................................................. 78 14.3 Insertion d'un objet WordArt ................................................................................................................................................ 78 14.4 Insertion d'une équation ....................................................................................................................................................... 80

15 LES TABLEAUX ............................................................................................................................................................... 82 15.1 Créer un tableau ................................................................................................................................................................... 82 15.1.1 La barre d'outils Accès rapide ....................................................................................................................................... 82 15.1.2 Le ruban ........................................................................................................................................................................ 82 15.2 Se déplacer et sélectionner ................................................................................................................................................... 84 15.2.1 Se déplacer ................................................................................................................................................................... 84 15.2.2 Sélectionner .................................................................................................................................................................. 84 15.3 Insérer et supprimer des colonnes ........................................................................................................................................ 85 15.3.1 Insérer des colonnes/lignes .......................................................................................................................................... 85 15.3.2 Supprimer des colonnes/lignes ..................................................................................................................................... 87 15.4 Redimensionner les éléments d'un tableau .......................................................................................................................... 88 15.4.1 Modifier la largeur des colonnes .................................................................................................................................. 88 15.4.2 Modifier la hauteur des lignes ...................................................................................................................................... 89 15.4.3 Ajuster la largeur du tableau ........................................................................................................................................ 89 15.5 Définir l'alignement du contenu des cellules ......................................................................................................................... 89 15.6 Fusionner des cellules ........................................................................................................................................................... 90 15.7 Déplacer, redimensionner, définir l'habillage d'un tableau .................................................................................................. 90 15.7.1 Déplacer un tableau ...................................................................................................................................................... 90 15.7.2 Redimensionner un tableau .......................................................................................................................................... 90 15.7.3 Définir l'habillage d'un tableau ..................................................................................................................................... 91 15.8 Mise en forme d'un tableau .................................................................................................................................................. 92 15.9 Actions diverses au niveau des tableaux ............................................................................................................................... 92 15.9.1 Scinder un tableau ........................................................................................................................................................ 92 15.9.2 Répéter les lignes d'en-tête .......................................................................................................................................... 92

16 LES STYLES .................................................................................................................................................................... 93 16.1 Personnaliser un style existant ............................................................................................................................................. 97 16.1.1 Utilisation de l'option "Modifier" .................................................................................................................................. 97 16.1.2 Utilisation de l'option "Mettre à jour ………….. pour correspondre à la sélection" ..................................................... 101 16.2 Créer un nouveau style ....................................................................................................................................................... 102 16.3 Appliquer les styles ............................................................................................................................................................. 105 16.4 Numéroter les titres ............................................................................................................................................................ 106 16.5 Le volet de Navigation ........................................................................................................................................................ 108 16.6 Exercice th-11 ..................................................................................................................................................................... 109 Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

17 CRÉER UNE TABLE DES MATIÈRES ..................................................................................................................................... 112 17.1 Créer une table des matières .............................................................................................................................................. 112 17.2 Mettre à jour une table des matières ................................................................................................................................. 113 17.3 Exercice th-12 ..................................................................................................................................................................... 114

18 LÉGENDES ET TABLES DES ILLUSTRATIONS .......................................................................................................................... 116 18.1 Les légendes ........................................................................................................................................................................ 116 18.2 La table des illustrations ..................................................................................................................................................... 118

19 CRÉER UN INDEX .......................................................................................................................................................... 120 20 MISE EN PAGE AUTOMATIQUE ........................................................................................................................................ 122 20.1 Annuler ponctuellement la mise en forme automatique .................................................................................................... 122 20.2 Activer ou désactiver les options de mise en forme automatique lors de la frappe ............................................................ 123 20.3 Activer ou désactiver les options de mise en forme automatique ...................................................................................... 126 20.4 Lancer la mise en forme automatique d'un document (exercice th-13) .............................................................................. 127

21 LES INSERTIONS AUTOMATIQUES ..................................................................................................................................... 130 21.1 Les insertions automatiques prédéfinies ............................................................................................................................. 130 21.2 Créer et utiliser ses propres insertions automatiques ......................................................................................................... 131

22 COMPLÉMENTS ........................................................................................................................................................... 134 22.1 Le presse-papiers ................................................................................................................................................................ 134 22.1.1 Visualiser le contenu du presse-papiers ..................................................................................................................... 134 22.1.2 Coller un élément du presse-papiers .......................................................................................................................... 134 22.1.3 Coller l'ensemble des éléments du presse-papiers ..................................................................................................... 134 22.1.4 Supprimer un élément du presse-papiers................................................................................................................... 135 22.1.5 Vider tout le presse-papiers ........................................................................................................................................ 135 22.2 Numérotations de lignes, de champs et de cellules ............................................................................................................ 135 22.2.1 Numéroter des lignes.................................................................................................................................................. 135 22.2.2 Numéroter en utilisant des champs ............................................................................................................................ 137 22.2.3 Numéroter des cellules dans un tableau .................................................................................................................... 139 22.3 Imprimer en mode livret ..................................................................................................................................................... 140 22.4 Fusionner des documents ................................................................................................................................................... 141 22.4.1 Insérer le texte d'un autre fichier ............................................................................................................................... 141 22.4.2 Les documents maîtres ............................................................................................................................................... 143 22.5 Trier .................................................................................................................................................................................... 151 22.5.1 Trier des paragraphes ................................................................................................................................................. 151 22.5.2 Trier des données présentes dans un tableau ............................................................................................................ 152

ALLONS PLUS LOIN ................................................................................................................................................... 154 1 LES MODÈLES ................................................................................................................................................................ 155 1.1 Utilisation de modèles prédéfinis dans Word ....................................................................................................................... 155 1.1.1 Les modèles locaux ....................................................................................................................................................... 155 1.1.2 Les modèles en ligne (Office.com) ................................................................................................................................ 156 1.2 Créer un modèle personnalisé............................................................................................................................................... 158 1.3 Utiliser ses propres modèles ................................................................................................................................................. 159

2 LES FORMULAIRES .......................................................................................................................................................... 160 2.1 Introduction .......................................................................................................................................................................... 160 2.2 Les contrôles ......................................................................................................................................................................... 161 2.3 Exemples d'utilisation des contrôles ActiveX ........................................................................................................................ 165 2.4 Limiter la protection à certaines parties d'un document ...................................................................................................... 169

3 LE PUBLIPOSTAGE ........................................................................................................................................................... 170 3.1 Introduction .......................................................................................................................................................................... 170 3.2 Présentation générale d'une opération de publipostage. ..................................................................................................... 170 3.3 En pratique – Exercice th-14 (lettres) .................................................................................................................................... 171 3.4 En pratique – Exercice th-15 (étiquettes) .............................................................................................................................. 176 3.5 Publipostage avec formatage des champs ........................................................................................................................... 181

4 LES MACROS ET LA PERSONNALISATION DU RUBAN ................................................................................................................ 184 4.1 Les macros ............................................................................................................................................................................ 184 4.1.1 Présentation ................................................................................................................................................................. 184 4.1.2 L'onglet "Développeur" ................................................................................................................................................. 184 4.1.3 Créer une macro ........................................................................................................................................................... 185 4.1.4 Visualiser les macros créées ......................................................................................................................................... 186 4.1.5 Supprimer une macro ................................................................................................................................................... 187 4.2 La personnalisation du ruban ............................................................................................................................................... 188

5 LES FONCTIONS DE RÉVISION ............................................................................................................................................ 193 Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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5.1 Les commentaires ................................................................................................................................................................. 193 5.1.1 Insérer un commentaire ............................................................................................................................................... 193 5.1.2 Modifier un commentaire ............................................................................................................................................. 194 5.1.3 Supprimer un commentaire .......................................................................................................................................... 195 5.1.4 Supprimer tous les commentaires ................................................................................................................................ 196 5.1.5 Relecture du document de commentaire en commentaire .......................................................................................... 196 5.2 Marques de révision.............................................................................................................................................................. 196 5.2.1 Activation du suivi des modifications............................................................................................................................ 196 5.2.2 Modification du document ........................................................................................................................................... 197 5.2.3 Suivi des modifications ................................................................................................................................................. 199 5.3 Comparer deux documents ................................................................................................................................................... 201 5.4 Envoyer un document aux relecteurs .................................................................................................................................... 203 5.5 Comment lire et modifier un document Word 2010 sans Word 2010................................................................................... 203 5.5.1 Modifier un document Word 2010 dans SkyDrive ........................................................................................................ 204 5.5.2 Travailler à plusieurs via SkyDrive ................................................................................................................................. 205

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L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

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1 Présentation Lors du premier démarrage de Word 2010, si vous êtes des utilisateurs réguliers de Word 2003 (ou d'une version antérieure), vous serez peut-être quelque peu perdu(e) face à l'interface proposée. En effet, les barres de menus et d'outils auxquelles nous sommes habitués depuis bien longtemps ne sont plus présentes. Commençons donc par examiner cette nouvelle interface graphique. Barre d'outils "Accès rapide"

Ruban

Groupe "Police"

Barre de titre

Onglet "Affichage"

Lanceur de boîte de dialogue

Barre d'état

2 Personnalisation de l'environnement de travail 2.1 La barre d'outils "Accès rapide" Cette barre d'outils permet, comme son nom l'indique, d'accéder rapidement à certaines fonctions couramment utilisées et ce sans passer par les onglets du ruban. Par défaut, seules trois commandes sont présentes dans cette barre d'outils: Enregistrer, Annuler et Rétablir. 2.1.1 Déplacer la barre d'outils "Accès rapide" Deux positions sont possibles pour la barre d'outils "Accès rapide": soit au-dessus soit en-dessous du ruban. Pour choisir la position voulue, cliquez sur le bouton puis choisissez "Afficher en dessous du ruban" ou "Afficher au-dessus du ruban". L'option disponible dépend de la position actuelle de la barre d'outils. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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2.1.2 Ajouter une commande à la barre d'outils "Accès rapide" 1er cas: Cliquez sur

puis sélectionnez la commande à ajouter dans la barre d'outils "Accès rapide".

2ème cas: 1°) Au niveau du ruban, sélectionnez l'onglet où se trouve la commande ou le groupe de commandes que vous souhaitez ajouter à la barre d'outils "Accès rapide". Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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2°) Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la commande ou sur le nom du groupe que vous souhaitez ajouter et sélectionnez l'option "Ajouter à la barre d'outils Accès rapide" dans le menu contextuel. N.B.: il faut donc constater qu'il est possible d'ajouter tout un groupe de commandes.

3ème cas: 1°) Si la commande à ajouter n'est pas disponible au niveau du ruban, cliquez sur le bouton présent à droite de la barre d'outils "Accès rapide" puis sélectionnez "Autres commandes…".

2°) Sélectionnez la catégorie de commandes, puis la commande voulue et cliquez sur "Ajouter".

3°) Validez en cliquant sur OK. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Dans le cas présent, nous ajouterons les commandes suivantes à la barre d'outils "Accès rapide".

Groupe "Mise en page" 2.1.3 Supprimer une commande de la barre d'outils "Accès rapide" Pour supprimer une commande de la barre d'outils "Accès rapide", effectuez un clic avec le bouton droit de la souris sur la commande à supprimer puis sélectionnez "Supprimer de la barre d'outils Accès rapide".

2.2 Le ruban 2.2.1 Présentation Le ruban constitue un élément de l'interface graphique qui a fait son apparition avec la version 2007 de Microsoft Office. Nombreux furent les utilisateurs qui se sont trouvés quelque peu perdus face à ce nouvel élément. On retrouve quatre éléments essentiels au niveau du ruban:  les onglets de commandes;  les groupes de commandes;  les commandes;  les lanceurs de boîte de dialogue. Onglets de commandes

Groupes de commandes

Commandes

Lanceurs de boîte de dialogue

2.2.2 Réduire le ruban Si vous souhaitez réduire le ruban, une technique simple consiste à effectuer un double-clic sur l'onglet actif. Aperçu du ruban une fois réduit:

D'autres techniques existent: Ctrl + F1, le bouton suivant

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présent à droite du ruban, …

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2.2.3 Réafficher le Ruban en entier Si vous souhaitez réafficher entièrement le ruban, une technique simple consiste à effectuer un double-clic sur l'onglet actif. D'autres techniques existent: Ctrl + F1, le bouton suivant

présent à droite du ruban, …

2.3 Les règles Les règles horizontale et verticale sont très utiles lors de la mise en page des documents. Si elles ne sont pas affichées, il est possible de les activer soit en utilisant l'option "Règle" présente dans l'onglet "Affichage" soit en utilisant le bouton suivant

présent dans la partie droite de l'écran.

2.4 La barre d'état La barre d'état contient des informations très intéressantes: numéro de la page active, nombre de pages du document actif, section active, … Pour définir les informations devant apparaître dans la barre d'état, il suffit d'effectuer un clic droit dans celle-ci puis de cocher les options voulues dans le menu contextuel.

clic droit

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2.5 Modifier la police de caractères, la taille de caractères,… utilisées par défaut 1°) Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue dans la partie "Police" de l'onglet "Accueil".

2°) Dans la fenêtre suivante, sélectionnez la police de caractères, la taille de caractères, …

3°) Cliquez sur "Définir par défaut". 4°) Confirmez que vous souhaitez appliquer les modifications pour tous les documents.

N.B. Vous pouvez procéder de la même manière pour la mise en forme à appliquer par défaut aux paragraphes. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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2.6 L’affichage des documents à l’écran 2.6.1 Les différents modes d’affichage Un document peut être visualisé à l’écran de différentes manières. Le passage d’un mode d’affichage à un autre peut se faire soit via les boutons présents à droite de la barre d'état soit via l'onglet Affichage du ruban.

Les différents modes d'affichage sont:  mode Web;  mode Page;  mode Lecture plein écran;  mode Plan;  mode Brouillon. Le mode que nous utiliserons principalement est le mode Page qui permet de visualiser tous les éléments du document: en-tête, pied de page, marges de gauche et de droite, texte en colonnes, … De plus ce mode donne une présentation fidèle à ce qui sera obtenu lors de l'impression. 2.6.2 Les options d'affichage Différentes options d'affichage sont disponibles via Fichier/Options. Dans la fenêtre qui apparaît, activez le volet "Affichage". Il est alors possible de choisir les éléments qui seront affichés à l'écran ou non. Dans la même fenêtre, vous trouvez quelques options relatives à l'impression.

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2.6.3 La fonction Zoom Pour rappel, la fonction Zoom permet de déterminer la grandeur des caractères, … à l'écran sans modifier la taille des caractères à l'impression. Il est possible de modifier le zoom via l'onglet "Affichage" du ruban. Il est cependant très pratique d'utiliser les fonctions liées au zoom présentes à droite de la barre d'état.

La réglette permet de modifier la grandeur d'affichage. De plus, en cliquant sur le pourcentage affiché, vous obtenez la fenêtre suivante qui propose des options intéressantes, notamment "Largeur de la page".

2.6.4 Fractionner la fenêtre d'affichage Pour visualiser simultanément deux endroits différents d'un même document, vous pouvez utiliser le curseur de fractionnement:

Il suffit de cliquer puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, il faut glisser celle-ci afin de définir le fractionnement voulu.

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Pour annuler le fractionnement, le plus simple consiste à effectuer un double-clic sur la barre de fractionnement.

N.B. pour gérer les actions liées au fractionnement, une autre possibilité consiste à utiliser certaines options proposées dans l'onglet "Affichage" du ruban. 3 L'Aide de Word 2010 Pour accéder aux rubriques d'aide: 1°) Cliquez sur le bouton suivant situé dans la partie supérieure droite de l'écran: (ou appuyez sur F1). 2°) La fenêtre suivante apparaît. Le contenu de la fenêtre diffère suivant le mode d'utilisation: connecté ou non à l'aide en ligne. En effet, dans la partie inférieure droite de la fenêtre figure une zone indiquant l'état de connexion: soit afficher un contenu à partir du site "Office.com" soit "à partir de l'ordinateur uniquement".

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3°) Soit vous pouvez parcourir les rubriques d'aide en cliquant sur les liens proposés dans la fenêtre soit vous pouvez encoder un critère de recherche dans la zone prévue à cet effet dans la partie supérieure de la fenêtre puis lancez la recherche en appuyant par exemple sur Enter/Return.

Voici un exemple de résultat obtenu:

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FONCTIONS DE BASE ET UN PEU PLUS …

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1 Actions de base: déplacements, sélections, mises en forme de base (caractères et paragraphes), enregistrement, … Exercice th-01

Objectifs:     

Encoder un texte. Utiliser différentes techniques de déplacement et de sélection au sein d'un texte. Effectuer des mises en forme de base: gras, italique, soulignement. Appliquer un alignement centré, à droite, … au niveau des paragraphes de son choix. Enregistrer, fermer, ouvrir un document.

A réaliser: a) Encodez le texte suivant. Les images produites peuvent être visualisées sur l'écran arrière de l'appareil photo et supprimées au besoin ou exportées vers un ordinateur, retouchées grâce à des logiciels, publiées sur Internet, imprimées, stockées sur CD-ROM ou DVD,… REMARQUE Au niveau du clavier, certains caractères sont plus difficilement accessibles (ex.: @, #, ], {, [). Autres types de caractères: %; *; £. Texte centré Texte aligné à droite

 Toujours encoder tout le texte brut puis ensuite effectuer la mise en forme du début à la fin.  Ne pas appuyer sur Enter/Return à la fin de chaque ligne mais uniquement en fin de paragraphe. b) Faites afficher, disparaître puis réapparaître les caractères non imprimables présent dans l'onglet "Accueil").

(bouton

c) Réalisez les actions suivantes (utilisez toujours la méthode la plus rapide).  Cliquer au milieu de la cinquième ligne.  Revenir le plus vite possible au début de la cinquième ligne (touche Home).  Se positionner au début du document (Ctrl + Home).  Se déplacer le plus rapidement possible à la fin du document (Ctrl + End).  Sélectionner le mot "ordinateur" figurant dans la deuxième ligne (double-cliquer dans le mot).  Sélectionner les deux premières lignes (cliquer-glisser dans la marge de gauche).  Sélectionner tout le document (triple-cliquer dans la marge de gauche ou Ctrl + clic dans la marge de gauche).  Sélectionner la portion de phrase "Au niveau du clavier" (cliquer-glisser). Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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d) Enregistrez le document

e) Fermez le document

(ou Fichier/Fermer).

f) Ouvrez le document

On suppose que les boutons suivants ont été ajoutés dans la barre d’outils "Accès rapide" (dans la partie supérieure gauche de l'écran):

g) Réalisez la mise en forme afin d'obtenir le résultat figurant ci-dessous. Les images produites peuvent être visualisées sur l'écran arrière de l'appareil photo et supprimées au besoin ou exportées vers un ordinateur, retouchées grâce à des logiciels, publiées sur Internet, imprimées, stockées sur CD-ROM ou DVD,…

REMARQUE Au niveau du clavier, certains caractères sont plus difficilement accessibles (ex.: @, #, ], {, [). Autres types de caractères: %; *; £.

Texte centré Texte aligné à droite Les outils concernés se trouvent dans l'onglet "Accueil" du ruban:

Il faut sélectionner avant d'effectuer l'action voulue. Notes:  Il ne faut pas oublier l'existence des outils suivants présents dans le coin inférieur droit de l'écran et qui permettent des déplacements très efficaces dans un document.  Augmentation proportionnelle de la taille des caractères:  Modifier la casse:  Appliquer des effets sur du texte:  Le bouton suivant peut s'avérer très intéressant pour supprimer une mise en forme: Il est également possible d'obtenir le même résultat en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Espace.  Par défaut, Word 2010 affiche une mini barre d'outils lors des sélections.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

Dominique Lieffrig

 Word 2010

2 Enregistrer, ouvrir un document 2.1 Enregistrer un document 2.1.1 Fonction "Enregistrer" Pour enregistrer un document, vous pouvez:  soit cliquer sur le bouton suivant présent dans la barre d'outils d'Accès rapide:

;

 soit ouvrir le menu "Fichier" puis choisir "Enregistrer";  soit former le raccourci-clavier Ctrl + S. 2.1.2 Fonction "Enregistrer sous" Il est courant que des utilisateurs se demandent quelle est la différence entre "Enregistrer" et "Enregistrer sous". Voici quelques mots d'explication. Si le document actif n'a jamais été enregistré, les fonctions "Enregistrer" et "Enregistrer sous" sont équivalentes. Elles entraîneront toutes les deux l'affichage de la boîte de dialogue "Enregistrer sous".

Si le document actif a déjà été enregistré précédemment:  La fonction "Enregistrer" entraînera l'écrasement de la version précédente du document qui sera remplacée par la dernière. Word ne vous demande alors rien, il utilise le même nom, le même emplacement, et le même format pour le fichier.  La fonction "Enregistrer sous" présente dans le menu "Fichier" fera toujours apparaître la boîte de dialogue "Enregistrer sous", ce qui vous permet de modifier le nom, l'emplacement, le format du fichier. 2.1.3 Enregistrement automatique Par défaut, Word 2010 conserve au fur et à mesure de votre saisie des versions de votre document. Un enregistrement automatique est réalisé toutes les 10 minutes par défaut. De plus, lorsque vous fermez un document sans le sauvegarder, malgré la question rituelle posée par Word, Word ne vous écoute qu'à moitié et enregistre quand même votre document.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

Dominique Lieffrig

 Word 2010

2.1.3.1 Mais où se trouvent ces sauvegardes ? Pour retrouver ou modifier le dossier où se trouvent les fichiers de récupération automatique, vous pouvez suivre la procédure suivante: 1°) Ouvrez le menu "Fichier" puis sélectionnez "Options". 2°) Cliquez sur "Enregistrement".

3°) La zone indiquant l'emplacement des fichiers de récupération automatique est facilement accessible. 2.1.3.2 Retrouver les différentes versions d'un document enregistré Lorsqu'un document est ouvert, vous pouvez vérifier rapidement s'il existe des versions enregistrées automatiquement: 1°) Ouvrez le menu "Fichier". Normalement, l'option "Informations" est sélectionnée, si ce n'est pas le cas, sélectionnez celle-ci. 2°) Sous la rubrique "Versions", vous pouvez voir les différentes versions enregistrées automatiquement. Il suffit de cliquer sur une des versions pour ouvrir celle-ci.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

Dominique Lieffrig

 Word 2010

2.1.3.3 Récupérer un document non enregistré Supposons que vous ayez créé un document, vous fermez ce document et vous n'en avez réalisé aucun enregistrement. A la fermeture, Word vous a demandé si vous souhaitiez enregistrer mais ultime distraction, vous avez cliqué sur "Ne pas enregistrer". Tout n'est pas perdu. Pour récupérer un document non enregistré: 1°) Cliquez sur "Fichier" puis "Récent".

2°) Cliquez sur "Récupérer des documents non enregistrés". 3°) La fenêtre suivante permet de sélectionner le document à récupérer.

N.B.: il est également possible de passer par "Fichier/Informations/ Gérer les versions". Réf.: D-F04-20d (09_2013)

Dominique Lieffrig

 Word 2010

2.1.3.4 Modifier la fréquence des enregistrements Par défaut les enregistrements de récupération automatique se font toutes les 10 minutes. Ceci signifie notamment que si vous créez un nouveau document et que vous fermez celui-ci après 7 minutes sans enregistrer, vous ne récupérerez rien. Pour modifier la fréquence des enregistrements: 1°) Cliquez sur "Fichier" puis sélectionnez "Options". 2°) Sélectionnez "Enregistrement".

3°) Vous pouvez modifier le nombre de minutes définissant la fréquence des enregistrements. 2.1.4 Choix du format d'enregistrement utilisé par défaut Par défaut les documents sont enregistrés au format "docx" (format xml ouvert). Si vous souhaitez modifier ce format, vous pouvez: 1°) Cliquez sur "Fichier" puis sélectionnez "Options". 2°) Sélectionnez "Enregistrement".

3°) Vous pouvez modifier le format utilisé par défaut lors des enregistrements. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

Dominique Lieffrig

 Word 2010

2.1.5 Incorporer les polices Si vous créez un document en utilisant des polices de caractères qui n'appartiennent pas aux polices de caractères habituellement installées sur les ordinateurs et que vous envoyez ce document à une personne ne possédant pas ces polices, il y aura un problème de présentation lors de l'ouverture du document. Il peut donc être particulièrement intéressant de demander d'incorporer les polices de caractères dans le fichier. 1°) Cliquez sur "Fichier" puis sélectionnez "Options". 2°) Sélectionnez "Enregistrement".

3°) Cochez la case "Incorporer les polices dans le fichier". Ensuite, deux autres options permettent d'affiner votre choix. 2.2 Protéger un document Procédure pour protéger un document: 1°) Ouvrez le document à protéger. 2°) Cliquez sur "Fichier" puis sélectionnez "Enregistrer sous".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

3°) Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton "Outils" puis sélectionnez "Options générales".

(a) si vous souhaitez protéger le document pour la lecture, définissez un mot de passe pour cette fonction. (b) si vous souhaitez protéger le document pour la modification, définissez un mot de passe pour cette fonction.

(a) (b)

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2.3 Ouvrir un document 2.3.1 Ouvrir un document au choix Pour ouvrir un document existant, les fonctions disponibles sont semblables à celles des versions précédentes de Word:  soit cliquer sur le bouton suivant

présent dans la barre d'outils "Accès rapide".

 soit activer l'onglet "Fichier" puis sélectionner "Ouvrir".  soit former la combinaison de touches Ctrl + O Il faut noter la présence d'une véritable barre d'adresse dans la partie supérieure de la boîte de dialogue "Ouvrir". Les éléments du chemin présents dans cette barre sont réactifs. Ceci permet de se déplacer facilement dans l'arborescence par de simples clics (uniquement avec Windows 7).

Note Dans la partie supérieure droite de la boîte de dialogue "Ouvrir" se trouve une zone permettant de lancer des recherches.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

2.3.2 Ouvrir un document récemment utilisé Pour ouvrir un document récemment utilisé, vous pouvez utiliser l'option "Récent" présente dans l'onglet "Fichier".

2.4 Intéressons-nous à l'option "Enregistrer et envoyer" 2.4.1 Envoyer à l'aide de la messagerie 2.4.1.1 Envoyer une copie du document en pièce jointe dans le format original Procédure: 1°) Enregistrez le document en suivant la procédure habituelle. 2°) Activez l'onglet "Fichier" puis cliquez sur "Enregistrer et envoyer". 3°) Cliquez ensuite sur "Envoyer à l'aide de la messagerie" puis "Envoyer en tant que pièce jointe".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

4°) Le système lance automatiquement le logiciel de messagerie défini par défaut au niveau de l'ordinateur. Un message est créé et le fichier voulu est inséré en pièce jointe.

5°) Définissez les éléments voulus du message puis cliquez sur "Envoyer". 2.4.1.2 Envoyer une copie du document en pièce jointe dans le format PDF Procédure: 1°) Enregistrez le document en suivant la procédure habituelle. 2°) Activez l'onglet "Fichier" puis cliquez sur "Enregistrer et envoyer". 3°) Cliquez ensuite sur "Envoyer à l'aide de la messagerie" puis "Envoyer en tant que PDF".

4°) Le système lance automatiquement le logiciel de messagerie défini par défaut au niveau de l'ordinateur. Un message est créé et le fichier voulu est inséré en pièce jointe au format PDF.

5°) Définissez les éléments voulus du message puis cliquez sur "Envoyer". Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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2.4.1.3 Envoyer une copie du document en pièce jointe dans le format XPS Le XML Paper Specification (XPS) (anciennement Metro) est un langage de description de pages, développé par Microsoft, destiné à concurrencer en partie le PDF pour la description de documents fixes et destinés à l'archivage et à l'impression. Le document ainsi généré est fidèle au fichier source avec toutes les polices et autres informations contenues dans celui-ci. C'est un format aussi bien d'archive qu'un document de partage indépendant des applications bureautiques. Procédure: 1°) Enregistrez le document en suivant la procédure habituelle. 2°) Activez l'onglet "Fichier" puis cliquez sur "Enregistrer et envoyer". 3°) Cliquez ensuite sur "Envoyer à l'aide de la messagerie" puis "Envoyer en tant que XPS".

4°) Le système lance automatiquement le logiciel de messagerie défini par défaut au niveau de l'ordinateur. Un message est créé et le fichier voulu est inséré en pièce jointe au format XPS.

5°) Définissez les éléments voulus du message puis cliquez sur "Envoyer".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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2.4.2 Enregistrer dans le site Web

 Word 2010

Les informations figurant sur cette page ont été extraites du site officiel de Microsoft.

Tout d'abord quelques mots concernant Windows Live SkyDrive. Avec Windows Live SkyDrive, vous pouvez stocker et partager 25 Go de photos, documents, vidéos ou musiques avec des amis, des collègues et votre famille. Pour y accéder, il suffit d'un PC doté d'une connexion internet. Windows Live SkyDrive, c'est:  Un large espace de stockage : 25 Go qui vous permettent de partager ou sauvegarder en toute sécurité tout ce qui a de l'importance à vos yeux. Un peu comme un disque dur gratuit en ligne.  Protection par mot de passe: c'est vous qui définissez les mots de passe et attribuez les autorisations de consultation. Ainsi, vos données sont totalement contrôlées.  Dossiers partagés: vous travaillez sur un projet avec des amis, des collègues ou votre famille ? Les dossiers partagés permettent à ces personnes de télécharger et de collaborer avec vous sur les documents et d'autres fichiers. Possibilités supplémentaires:  Dossiers publics: rendez vos fichiers publics pour partager des informations avec tout le monde sans restriction.  Dossiers personnels: avec les dossiers personnels, vous pouvez conserver vos fichiers en ligne et y accéder depuis presque n'importe quel PC connecté au web, que ce soit le vôtre, celui d'un ami ou un ordinateur public.  Liens directs: chaque dossier sur SkyDrive comporte une adresse Web unique, de sorte que vous pouvez enregistrer le lien comme favori ou le copier dans un message électronique ou d'autres documents pour y accéder directement. Lorsque vous enregistrez un document sur Windows Live SkyDrive, votre document est stocké à un emplacement central auquel vous pouvez accéder à partir de pratiquement n’importe quel endroit. Même si vous n’êtes pas devant votre ordinateur, vous pouvez travailler dans votre document chaque fois que vous disposez d’une connexion au Web. L’enregistrement d’un document sur SkyDrive facilite également le partage du document avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez envoyer un lien au lieu d’envoyer une pièce jointe. Ainsi, vous conservez une seule copie du document. Si des utilisateurs doivent effectuer des corrections, ils le font dans leur propre copie, sans avoir à synchroniser plusieurs versions et copies du document. L’enregistrement de documents Word, Excel, PowerPoint et OneNote sur SkyDrive vous permet à vous et à d’autres utilisateurs d’afficher et de modifier les documents dans un navigateur Web, à l’aide d’Office Web Apps. Cela signifie que vous pouvez partager votre document avec d’autres sans avoir à vous préoccuper de l’application qu’ils ont installée, parce qu’ils pourront afficher et modifier les documents dans leur navigateur. Procédure pour enregistrer dans Windows Live SkyDrive: 1°) Cliquez sur l’onglet "Fichier", puis cliquez sur "Enregistrer et envoyer". 2°) Cliquez sur "Enregistrer dans le site Web". 3°) Cliquez sur "Connexion", entrez votre identifiant Windows Live ID et votre mot de passe, puis cliquez sur OK.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

N.B.: si vous utilisez Hotmail, Messenger ou Xbox Live, vous disposez déjà d’un identifiant Windows Live ID. Dans le cas contraire, cliquez sur "S’inscrire à un Windows Live SkyDrive" pour créer un nouveau Windows Live ID.

4°) Sélectionnez un dossier dans SkyDrive et cliquez sur "Enregistrer sous". Encodez un nom pour votre fichier et cliquez sur "Enregistrer".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Le document est à présent enregistré sur SkyDrive. Sur SkyDrive, vous pouvez autoriser les utilisateurs à afficher et modifier le contenu de vos dossiers. Lorsque vous voulez partager un document, vous pouvez envoyer un lien vers le dossier. Comment ouvrir un document enregistré dans SkyDrive ? Voici une technique polyvalente mais il y en a d'autres. 1°) Atteignez l'adresse suivante: http://explore.live.com/windows-live-skydrive 2°) Cliquez sur "Connexion".

3°) Encodez vos données de connexion puis cliquez sur "Se connecter".

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 Word 2010

4°) Cliquez sur le dossier voulu.

5°) Glissez au niveau du document voulu puis choisissez entre "Modifier dans le navigateur" et "Ouvrir dans Word". N.B.: les modifications dans le navigateur sont permises grâce aux "Office Web Apps".

6°) Le système vous redemande de vous authentifier.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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7°) Une fois le document modifié dans Word par exemple, vous pouvez enregistrer les modifications.

2.4.3 Enregistrer dans Sharepoint

Les informations figurant sur cette page ont été extraites du site officiel de Microsoft.

Vous pouvez facilement enregistrer vos fichiers Microsoft Office 2010 directement dans une bibliothèque Microsoft SharePoint à partir de votre fichier ou dans un espace de travail SharePoint en vue d’une synchronisation ultérieure. Les bibliothèques SharePoint sont des emplacements sur un site SharePoint où vous pouvez enregistrer et gérer les fichiers que vous partagez avec les membres d’une équipe. Une fois les fichiers ajoutés à la bibliothèque, les autres sont en mesure de les lire et de les modifier, selon les autorisations dont ils bénéficient. Un espace de travail SharePoint est une copie du site SharePoint ou des sections choisies que vous avez téléchargées sur votre ordinateur pour pouvoir y accéder en mode hors connexion. La synchronisation de votre espace de travail avec le site SharePoint vous permet de télécharger les documents que vous avez utilisés en mode hors connexion, ainsi que de télécharger les fichiers mis à jour par vos collègues. Procédez comme suit pour enregistrer un document Word 2010 dans une bibliothèque SharePoint: 1°) Cliquez sur l’onglet "Fichier". 2°) Cliquez sur "Enregistrer et envoyer", puis cliquez sur "Enregistrer dans SharePoint". 3°) Accédez à l’emplacement SharePoint où vous voulez effectuer l’enregistrement, puis cliquez sur "Enregistrer sous". 4°) Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous", cliquez sur "Enregistrer".

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2.4.4 Publier en tant que billet de blog Procédure pour créer et publier un billet: 1°) Activez l'onglet "Fichier" puis sélectionnez "Nouveau". 2°) Dans la fenêtre suivante, cliquez sur "Billet de blog".

3°) Complétez le titre du message et encodez celui-ci. Cliquez sur le bouton "Publier".

4°) Si vous n'avez pas encore défini de comptes de blog, Word vous propose d'effectuer cette action. Si le compte de blog voulu est défini vous pouvez passer au point 6. 5°) Complétez les différentes boîtes de dialogue suivantes de manière adéquate. Les informations dépendent évidemment du blog que vous souhaitez alimenter.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Si plusieurs blogs existent au niveau d'un même compte, Word vous propose de sélectionner le blog voulu.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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6°) Word vous propose de vous connecter afin d'effectuer la publication voulue.

7°) Vous obtenez un message confirmant que la publication a été correctement réalisée.

Aperçu du résultat pouvant être obtenu:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Notes Note 1 Si plusieurs comptes de blogs sont configurés, une liste déroulante permet de sélectionner le blog vers lequel le billet doit être publié.

Note 2 Pour créer un nouveau compte de blog, modifier un compte existant ou en supprimer un, vous pouvez utiliser le bouton "Gérer les comptes".

Note 3 Il est possible d'utiliser un document classique et de le publier sous forme d'un billet de blog. Pour ce faire, il suffit d'activer l'onglet "Fichier" puis de cliquer sur "Enregistrer et envoyer" puis "Publier en tant que billet de blog" et enfin le bouton du même nom.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

3 Imprimer un document Pour imprimer un document: 1°) Activez l'onglet "Fichier" puis cliquez sur "Imprimer".

2°) Un aperçu du document apparaît à droite. Vous disposez de nombreuses options (étendue de l'impression, impression recto-verso, …) juste à gauche de l'aperçu. 3°) Une fois les choix voulus effectués, cliquez sur "Imprimer".

Note Un bouton "Impression rapide" peut être ajouté dans la barre d'outils "Accès rapide".

Ce bouton permet de lancer l'impression sans passer par la fenêtre reprenant l'Aperçu avant impression, … Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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4 Les bordures Exercice th-02

Objectifs:    

Créer des bordures. Définir des retraits de paragraphes. Appliquer une couleur d'arrière-plan au niveau d'un paragraphe. Réaliser la mise en forme qui suit.

Procédure: 1°) Encodez les différents éléments de texte:

2°) Sélectionnez les paragraphes voulus, augmentez la taille des caractères (16), appliquez une mise en gras et centrez le texte.

Outils concernés:

3°) Désélectionnez le texte en cliquant par exemple plus bas dans la partie blanche de la feuille. 4°) Sélectionnez la portion de texte "UTILISATION DES BORDURES". Attention de ne pas sélectionner le paragraphe vide situé en dessous.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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5°) Cliquez sur la flèche à droite du bouton "Bordure et trame" et sélectionnez l'option "Bordure et trame…" (en fin de liste).

6°) Dans la fenêtre qui apparaît, au niveau de l'onglet "Bordures", définissez le type, le style, l'épaisseur de la bordure,…

Dans le cas présent, nous supposons que la bordure sera appliquée au paragraphe.

N.B.:  L'onglet "Bordure de page" peut s'avérer très intéressant pour créer des bordures entourant toute la page. Cette option sera utilisée dans une partie de l'exercice th-03.  L'onglet "Trame de fond" permettra de définir l'arrière-plan voulu pour l'intitulé "INFORMATIQUE" dans le présent exercice. 7°) Ensuite, définissez les retraits voulus afin que la bordure ne soit pas trop large. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les indicateurs de retraits.

8°) Appliquez le même type de démarche pour la portion de texte "INFORMATIQUE".

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Exercice th-03

Objectifs:  Créer des bordures.  Définir des retraits de paragraphes.  Appliquer une couleur d'arrière-plan au niveau d'un paragraphe.

Réaliser la mise en forme suivante:

Etude de marché Bilan annuel Analyse marketing  Créer une bordure de page telle que celle-ci:

Note L'onglet "Mise en page" met à votre disposition trois boutons qui peuvent s'avérer très utiles: "Filigrane", "Couleur de page" et "Bordures de page".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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5 Les puces Exercice th-04

Objectifs:  Créer des puces dans un texte.  Numéroter les paragraphes de son choix.  Personnaliser les puces.

 Effectuer la mise en forme du texte suivant.

Procédure: 1°) Encodez les différents éléments de texte:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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2°) Effectuez la mise en forme du titre et des intitulés "Logiciels utilisés" et "Procédure". 3°) Sélectionnez les éléments "Photoshop", "Photofiltre", ... "Internet Explorer". 4°) Cliquez sur la flèche présente à droite du bouton "Puces" dans l'onglet "Accueil" puis cliquez sur "Définir une puce…" car dans le cas présent, la puce voulue n'est pas proposée par défaut.

5°) Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur "Symbole".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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6°) Dans la fenêtre suivante, sélectionnez la police "Wingdings" puis le symbole voulu, confirmez ensuite par OK.

7°) Sélectionnez les éléments "Analyser le contexte", "Elaborer une charte graphique", … 8°) Cliquez sur la flèche présente à droite du bouton "Numérotation" dans l'onglet "Accueil" puis cliquez sur le type de numérotation voulu.

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6 Les colonnes et les lettrines Exercice th-05

Objectifs:  Réaliser un exercice de synthèse concernant les notions vues jusqu'à présent.  Créer des colonnes dans un texte.  Créer une lettrine.  Effectuer la mise en forme du texte qui figure ci-après.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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---------------------------------------------

Procédure pour créer des colonnes: 1°) Sélectionnez le texte devant être disposé en colonnes. 2°) Activez l'onglet "Mise en page" puis cliquez sur "Colonnes". Sélectionnez "Autres colonnes".

N.B.: dans le cas présent, nous utilisons "Autres colonnes" car nous souhaitons des lignes séparatrices entre les colonnes.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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3°) Sélectionnez "Trois", cochez "Ligne séparatrice" et validez par OK.

Procédure pour créer une lettrine: 1°) Placez le curseur dans la ligne dont la première lettre doit être mise sous forme de lettrine. 2°) Activez l'onglet "Insertion", puis dans le groupe "Texte", cliquez sur "Lettrine" puis "Dans le texte". N.B.: si vous souhaitez définir une hauteur de lettrine personnalisée, … utilisez l'option "Options de lettrine…".

N.B.: lorsque vous cliquez sur "Lettrine", vous pouvez constater la présence d'une option "Aucun" (il devrait être indiqué "Aucune") permettant de supprimer une lettrine existante.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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7 La numérotation des pages 7.1 Numérotation simple Par numérotation simple, nous envisageons la numérotation de toutes les pages du document actif.

Procédure pour numéroter les pages d'un document: 1°) Placez le curseur dans le document (ou la section) à numéroter. 2°) Activez l'onglet "Insertion" puis dans le groupe "En-tête et pied de page", cliquez sur "Numéro de page". 3°) Une liste apparaît, sélectionnez la position et le type de numérotation.

Notes:  L'option "Marges de la page" permet d'appliquer une numérotation d'un style différent de ce que l'on avait l'habitude d'utiliser avec Word.  L'option "Format des numéros de page…" est intéressante pour choisir une numérotation en chiffres arabes, romains, … mais aussi déterminer le début de la numérotation, … 7.2 Numérotations particulières

Objectif: Soit un document dans lequel une table des matières a été insérée au début de ce celui-ci. L'objectif est de démarrer la numérotation après la table des matières et que la(les) page(s) contenant celle-ci ne soi(en)t pas numérotée(s).

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Procédure: 1°) Placez le curseur dans un paragraphe suivant immédiatement la table des matières.

2°) Activez l'onglet "Mise en page" puis cliquez sur "Sauts de pages" et "Sauts de section/Page suivante".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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3°) La table des matières se trouve alors dans la section 1 et le reste du document dans la section 2. Veillez à ce que le curseur soit bien placé dans la section 2.

4°) Activez l'onglet "Insertion" puis cliquez sur "Numéro de page" puis "Format des numéros de page…".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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5°) Demandez une numérotation à partir de 1 puis cliquez sur OK.

6°) Toujours dans l'onglet "Insertion", cliquez sur "Numéro de page" puis "Bas de page" et sélectionnez le type de numérotation souhaité.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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7°) La numérotation voulue apparaît en bas de page. Il faut à présent casser la liaison de pied de page qui existe entre les sections 1 et 2. Pour ce faire, désactivez l'option "Lier au précédent".

Aperçu de ce qui est obtenu après la désactivation.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

8°) Placez-vous au niveau du pied de page de la section 1.

9°) Effacez la numérotation de page au niveau de la section 1 puisque l'objectif est de ne pas numéroter la(les) page(s) de cette section.

L'objectif est atteint. Il serait également possible de demander une numérotation des pages de la section 1 dans un autre format, par exemple, en chiffres romains, … Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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8 Les en-têtes Exercice th-06

Objectif:  Dans un nouveau document, encoder le texte suivant en en-tête de page. Les nouveautés Windows

Procédure pour insérer du texte en-tête: 1°) Activez l'onglet "Insertion" au niveau du ruban puis cliquez sur "En-tête".

2°) Sélectionnez le type d'en-tête voulu. 3°) Il ne reste plus qu'à encoder le texte voulu dans l'en-tête et à effectuer la mise en forme.

Note: Via l'onglet "Outils En-têtes et pieds de page/Création", il est possible d'insérer rapidement différentes informations: "Date et Heure", nom de l'auteur, nom du fichier, …

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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9 Les notes de bas de page et les notes de fin Dans les pages qui suivent, nous allons découvrir comment gérer des notes de bas de page et des notes de fin. Une note de bas de page s'affichera en bas de la page où se trouve l'appel de note, alors que les notes de fin se trouveront toutes groupées sur la dernière page de la section ou du document. 9.1 Insertion de notes Procédure pour insérer une note: 1°) Placez le point d'insertion à l'endroit où vous souhaitez insérer l'appel de note. 2°) Sous l'onglet "Références", groupe "Notes de bas de page", cliquez sur le bouton "Insérer une note de bas de page" ou "Insérer une note de fin" selon ce que vous souhaitez.

3°) Un appel de note est automatiquement inséré, et le point d'insertion se déplace en bas de page (ou en fin de section ou de document). Saisissez la note.

4°) Une fois la note saisie, appuyez sur les touches Shift + F5 pour retourner à l'endroit où vous vous étiez arrêté. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Notes:  Si vous passez le curseur sur un appel de note, le pointeur prend l'aspect d'un petit mémo et le contenu de la note apparaît dans une info-bulle.  En cas d'insertion ou de suppression de notes dans le document, la numérotation se mettra automatiquement à jour. 9.2 Modification du format Pour modifier le format par défaut des notes, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue situé en bas à droite du groupe "Notes de bas de page".

Via la boîte de dialogue ci-dessus, vous pouvez:  choisir entre notes de bas de page et notes de fin (fin de section ou de document);  convertir des notes de bas de page en notes de fin et réciproquement;  choisir le type de numérotation ou définir un symbole;  définir une valeur de départ;  appliquer une numérotation continue ou demander que la numérotation recommence à chaque page ou à chaque section… Le bouton "Insérer" permet de créer une nouvelle note. Le bouton "Appliquer" permet de modifier des notes existantes.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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9.3 Modification du contenu d'une note Pour modifier le texte d'une note, il suffit de cliquer dans celle-ci en bas de page puis d'appliquer les modifications souhaitées.

Si vous travaillez en mode "Brouillon", effectuez un double-clic sur un appel de note afin de faire apparaître le volet des notes dans la partie inférieure de l'écran.

9.4 Suppression de notes Pour effacer une note de bas de page ou de fin, supprimez simplement l'appel de note dans le texte. 9.5 Modifier le style des notes Pour modifier la présentation des notes, il suffit de modifier les styles correspondants: "Note de bas de page", "Note de fin".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

Dominique Lieffrig

 Word 2010

9.6 Modifier les séparateurs de notes 1°) Passez en mode d'affichage "Brouillon" (coin inférieur droit).

2°) Activez l'onglet "Références", cliquez sur "Afficher les notes".

3°) Dans le menu déroulant, sélectionnez "Séparateur de note de bas de page".

4°) Vous pouvez modifier le séparateur: style du trait, épaisseur…

Il est également possible de modifier:  Le séparateur de continuation de note de bas de page. Par défaut, il s'agit d'un trait plus long qui indique que toutes les notes qui auraient dû tenir sur une seule page sont réparties sur deux pages par manque de place sur la première.  L'indicateur de continuation de note de bas de page. Il s'agit d'un élément de texte que vous pouvez définir afin d'indiquer que toutes les notes qui auraient dû tenir sur une seule page sont réparties sur deux pages par manque de place sur la première. Il pourrait par exemple être indiqué: "Suite des notes:" 9.7 Parcourir les notes Pour accéder rapidement aux différentes notes figurant dans un document, il suffit de cliquer sur la flèche présente à droite du bouton "Note de bas de page suivante" et vous pouvez parcourir les notes de bas de page ou de fin aisément.

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 Word 2010

10 Les tabulations Exercice th-07

Objectifs:    

Effectuer une mise en forme en utilisant des tabulations dans un texte. Choisir les types de taquets de tabulation adéquats. Déposer des taquets de tabulation dans la règle. Déplacer, supprimer des taquets de tabulation.

a) Reproduisez ce qui figure dans l'encadré ci-dessous.

Procédure: 1°) Encodez le texte suivant en n'oubliant pas d'insérer les caractères de tabulation voulus:

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2°) Sélectionnez le premier groupe d'éléments, veillez à bien choisir le taquet de tabulation gauche. Déposez le taquet dans la règle à l'endroit voulu. 2

3°) Sélectionnez le deuxième groupe d'éléments, veillez à bien choisir le taquet de tabulation droite. Déposez le taquet dans la règle à l'endroit voulu. 3 2 1

4°) Sélectionnez le troisième groupe d'éléments, veillez à bien choisir le taquet de tabulation décimale. Déposez le taquet dans la règle à l'endroit voulu. 2

b) Déplacez les 4 premières lignes de 3 cm vers la droite et cela en modifiant la position du taquet de tabulation. c) Supprimez le taquet de tabulation relatif au pays suivant: France. (il suffit de cliquer puis de faire glisser le taquet en dehors de la règle). --------------------------------------------Exercice th-08 Objectifs:    

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 Réalisez la mise en forme suivante. Tabulation droite: Adams satisfaction Dupond distinction Valdez échec Tabulation gauche: Adams satisfaction Dupond distinction Valdez échec Tabulation centrée: Adams satisfaction Dupond distinction Valdez échec Tabulation décimale: Adams 10,1 Dupond 14,3 Valdez 8,9

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Hubert Grégoire Vilet ---------------------------------------------

17,4 18,9 5,7

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11 Insertion et manipulation des images Word 2010 permet d'appliquer des effets artistiques intéressants et diverses manipulations au niveau des images. L'objectif est d'éviter de recourir à un logiciel d'imagerie pour des fonctions de base. Word 2010 permet également de réaliser des captures d'écran instantanées avec la possibilité de sélectionner une partie d'écran sans passer par un logiciel intermédiaire. 11.1 Insérer une image dans un document 11.1.1 Insérer une image clipart

1°) Activez l'onglet "Insertion", dans le groupe 'Illustrations", choisissez "Images clipart".

2°) Encodez le thème de la recherche dans la zone prévue à cet effet et sélectionnez le(s) type(s) de fichiers multimédia.

3°) Lancez la recherche en cliquant sur OK ou en appuyant sur Enter/Return. 4°) Placez le curseur à l'endroit voulu dans le texte puis effectuez un double-clic sur l'image voulue pour insérer celle-ci dans le document. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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11.1.2 Insérer une image à partir d'un fichier

1°) Activez l'onglet "Insertion", dans le groupe 'Illustrations", choisissez "Image".

2°) Sélectionnez le dossier contenant l'image souhaitée puis effectuez un double-clic sur celle-ci.

Note: le bouton "Insérer" peut également être utilisé. Via celui-ci, il est possible de définir une liaison vers le fichier utilisé.

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11.2 Redimensionner une image Pour modifier les dimensions d'une image: 1°) Sélectionnez l'image. 2°) Positionnez la souris au niveau d'une des poignées. Les poignées situées dans les coins seront privilégiées afin de conserver les proportions de l'image.

3°) Cliquez puis tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, glissez afin de redimensionner.

Note: Une autre possibilité pour redimensionner une image consiste à utiliser les zones situées à droite de l'onglet "Format". Cette technique permet un dimensionnement très précis.

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11.3 Déplacer une image Il est possible de définir la position et l'habillage de l'image en sélectionnant celle-ci puis en utilisant le bouton "Position" présent dans l'onglet "Format".

N.B.: une autre solution parfois plus intéressante, consiste à utiliser le bouton "Renvoyer à la ligne automatiquement" (à droite de "Position") puis à sélectionner le type d'habillage voulu. Pour déplacer une image à un endroit librement choisi, cliquez dans celle-ci (pas au niveau des poignées) puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser l'image à l'endroit voulu.

11.4 Faire tourner une image Procédure pour faire tourner une image: 1°) Sélectionnez l'image. 2°) Positionnez la souris au niveau de la poignée de couleur verte.

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3°) Cliquez puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites tourner l'image.

11.5 Rogner une image Procédure pour supprimer une partie d'image: 1°) Sélectionnez l'image. 2°) Activez l'onglet "Format" puis cliquez sur le bouton "Rogner" (dans la partie supérieure).

3°) Différents indicateurs présents sur le contour de l'image permettent de définir le rognage voulu. Il s'agit des poignées de rognage.

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4°) Positionnez le pointeur de la souris sur une poignée de rognage puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez cette poignée.

Note: Si vous cliquez dans la partie inférieure du bouton "Rogner", vous obtenez bien d'autres possiblités. Rogner à la forme Cette option très intéressante permet de rogner à une forme spécifique.

Exemple de résultat obtenu:

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Rapport hauteur-largeur Il est possible de rogner l’image pour l’adapter à des proportions de photos courantes de façon à pouvoir l’insérer facilement dans un cadre. De cette façon, vous pouvez également voir les proportions de l’image lorsque vous la rognez.

Résultat obtenu en "Paysage 5:4".

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11.6 Modifier une image (luminosité, contraste, styles, …) En activant les onglets "Outils Image/Format", vous accédez à de très nombreuses fonctions permettant de modifier la luminosité, le contraste, les couleurs, … d'appliquer différents styles, … au niveau des images insérées. 11.6.1 Corrections d'une image

11.6.2 Modifier les couleurs

11.6.3 Appliquer des effets artistiques

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11.6.4 Compresser une image, remplacer une image par une autre, rétablir une image Compresser la(les) image(s) Remplacer l'image par une autre tout en conservant la mise en forme et le format Rétablir l'image Voici la boîte de dialogue obtenue en cas de demande de compression:

11.6.5 Les styles d'image 1°) Cliquez sur le bouton suivant afin d'obtenir différents styles.

2°) Sélectionnez le style voulu.

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11.6.6 Les bords d'image Le bouton "Bord de l'image" présent dans l'onglet "Format" permet de choisir une couleur, une épaisseur, un style … pour la bordure éventuellement définie autour de l'image sélectionnée.

11.6.7 Appliquer des effets sur les images Différents effets d'ombre, de réflexion, de lumière, … peuvent être appliqués à l'image sélectionnée via le bouton "Effets des images" présent dans l'onglet "Format".

N.B.: la commande "Options d'ombres" permet d'affiner ses choix. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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11.6.8 Supprimer l'arrière-plan d'une image Soit l'image suivante insérée dans un document.

Objectif: L'objectif consiste à conserver uniquement la fleur et à supprimer l'arrière-plan.

Procédure: 1°) Sélectionnez l'image. 2°) Au niveau de "Outils Image/Format" cliquez sur le bouton "Supprimer l'arrière-plan".

3°) Word propose une suppression d'arrière-plan que nous pourrons éventuellement modifier.

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4°) Dans le cas présent, nous allons étendre légèrement la zone de travail vers le bas afin que l'extrémité du pétale inférieur ne soit pas coupée.

5°) Dans certains cas, il est nécessaire de marquer manuellement les zones à conserver et les zones à supprimer et ce grâce aux deux boutons suivants: 6°) Une fois que l'aperçu du résultat vous convient, cliquez sur le bouton "Conserver les modifications".

Résultat obtenu:

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11.7 Insérer une capture d'écran

Procédure pour insérer une capture d'écran: 1°) Faites apparaître la fenêtre que vous souhaitez capturer. 2°) Placez le curseur dans le document à l'endroit où la copie d'écran doit être insérée. 3°) Activez l'onglet "Insertion", cliquez sur "Capture". 4°) Pour insérer une capture de fenêtre entière, cliquez sur la miniature voulue. N.B.: on part de l'hypothèse que la fenêtre souhaitée a été préalablement affichée.

Procédure pour insérer une capture d'une partie d'une fenêtre: 1°) Faites apparaître la fenêtre dont vous souhaitez capturer une partie. 2°) Placez le curseur dans le document à l'endroit où la capture doit être insérée. 3°) Cliquez sur "Capture" puis sur "Capture d'écran".

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4°) La fenêtre de Word se réduit automatiquement, sélectionnez la zone à capturer

5°) Dès que vous relâchez le bouton de la souris, la capture de la zone sélectionnée est insérée dans le document.

12 Les graphiques SmartArt Les illustrations aident à mieux comprendre le sens d’un texte et stimulent la mémoire. La création d’illustrations d’aspect professionnel n’est pas une tâche aisée, et particulièrement si vous n’êtes pas graphiste. Avec les versions de Microsoft Office antérieures à Office 2007, vous pouviez perdre beaucoup de temps à donner la même taille à toutes les formes, à les aligner, à placer correctement votre texte et à mettre en page manuellement les formes pour qu’elles s’adaptent au style global du document. Grâce aux graphiques SmartArt, vous pouvez créer des illustrations de qualité professionnelle avec seulement quelques clics de la souris. Exercice th-09

Objectif: créer l'objet SmartArt suivant.

Procédure: 1°) Activez l'onglet "Insertion" puis cliquez sur le bouton "SmartArt".

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2°) Sélectionnez le type de graphique SmartArt souhaité. Dans le cas présent, vous pouvez choisir la catégorie "Processus" puis "Processus simple en chevrons".

3°) Encodez les différents éléments de texte.

4°) Sélectionnez les différentes formes (avec la touche Shift + clics successifs). Sélectionnez la police de caractères, la taille des caractères, … Dans l'onglet "Format", vous pouvez également sélectionner la couleur de contour de la forme, …

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5°) Pour redimensionner le graphique SmartArt, vous pouvez utiliser les indicateurs de redimensionnement figurant sur le contour, au milieu des côtés et dans les angles.

Résultat obtenu:

6°) Sélectionnez le graphique SmartArt en cliquant sur son contour. Activez l'onglet "Format" puis cliquez sur "Remplissage de forme" et sélectionnez la couleur voulue.

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7°) Afin de pouvoir déplacer librement le graphique SmartArt sur le document, sélectionnez l'objet SmartArt puis activez l'onglet "Format", cliquez sur "Organiser" puis "Renvoyer à la ligne automatiquement" et enfin sélectionnez le type d'habillage voulu.

Les onglets "Création" et "Format" contiennent de nombreuses fonctionnalités intéressantes.  Onglet "Création": ajout d'une forme, affichage ou non du volet "Texte" à gauche, déplacer des formes, modifier les couleurs, changer le style de graphique SmartArt, …

 Onglet "Format": modifier la forme, changer le style, définir la taille, aligner les formes, …

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13 Les zones de texte, … Les zones de texte sont particulièrement intéressantes pour placer librement du texte sur un document, dans les marges par exemple ou pour des présentations comportant de nombreux éléments de texte disposés de manière disparate sur la page. Avant tout, il faut noter que si vous souhaitez éviter qu'une zone de dessin soit insérée chaque fois que vous dessinez une zone de texte ou une forme, … il faut cliquer sur "Fichier" puis "Options". Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur "Options avancées". Dans la partie "Options d'édition", désactivez la case "Créer automatiquement des zones de dessin lors de l'insertion de formes automatiques". 13.1 Insérer une zone de texte Procédure: 1°) Activez l'onglet "Insertion" puis cliquez sur le bouton "Zone de texte".

2°) Sélectionnez le type de zone de texte. Dans le cas présent, nous choisirons soit "Zone de texte simple" soit "Dessiner une zone de texte". Dans le premier cas, une zone de texte est automatiquement créée, dans le deuxième cas, nous pouvons cliquer puis glisser tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé pour dessiner la zone de texte à l'endroit voulu avec les dimensions souhaitées.

3°) Encodez le texte dans la zone. Note: il est également possible de sélectionner du texte déjà encodé au préalable puis de demander l'insertion d'une zone de texte. Dans ce cas, le texte sélectionné est automatiquement placé dans la zone.

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13.2 Sélectionner une zone de texte Pour sélectionner une zone de texte, il suffit de cliquer dans celle-ci (ou sur son contour).

13.3 Redimensionner une zone de texte Procédure: 1°) Sélectionnez la zone de texte. 2°) Pointez sur une des poignées. 3°) Cliquez et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, redimensionnez la zone.

13.4 Déplacer une zone de texte Procédure: 1°) Pointez sur l'un des côtés de la zone de texte en prenant soin de ne pas se placer sur une des poignées. 2°) Cliquez et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez la zone.

13.5 Appliquer une rotation à une zone de texte Procédure: 1°) Sélectionnez la zone de texte. 2°) Pointez sur la poignée verte, cliquez et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites tourner la zone.

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14 Insertion de différents types d'objets et de symboles 14.1 Insertion de caractères spéciaux Pour insérer un caractère spécial dans un paragraphe: 1°) Placez le curseur à l'endroit où l'insertion doit être réalisée. 2°) Activez l'onglet "Insertion" puis cliquez sur "Symbole". Word vous propose quelques symboles, si vous souhaitez un autre caractère, cliquez sur "Autres symboles…".

3°) En cliquant sur "Autres symboles…", vous obtenez la fenêtre suivante. Deux onglets sont proposés: le premier permet d'accéder aux différents symboles de la police de caractères sélectionnée, le second permet d'obtenir des caractères spéciaux tels que le caractère copyright, …

4°) Effectuez un double-clic sur le caractère voulu pour insérer celui-ci puis fermez la fenêtre. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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14.2 Insertion de formes dans un document Pour dessiner des formes (rectangle, cercle, flèches, …) dans un document, activez l'onglet "Insertion" puis cliquez sur "Formes". Vous obtenez un grand choix de formes classées dans différentes catégories. Il vous suffit de sélectionner la forme voulue puis de dessiner celle-ci par un simple cliquer-glisser. La forme dessinée peut être redimensionnée, déplacée, …

14.3 Insertion d'un objet WordArt La fonction WordArt permet d'accéder à une galerie de styles de texte que vous pouvez ajouter à vos documents afin de créer des effets décoratifs, par exemple un texte avec une ombre ou en miroir (reflété), … Procédure: 1°) Activez l'onglet "Insertion", cliquez sur "WordArt" et sélectionnez un effet.

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2°) Vous obtenez un élément semblable à ce qui suit.

3°) Encodez le texte voulu.

4°) Via l'onglet "Outils de dessin/Format", vous pouvez modifier la présentation obtenue, changer de style, … Note: Il est également possible d'appliquer de tels effets sur du texte déjà encodé dans un document. Il suffit de sélectionner celui-ci puis d'utiliser le bouton "Effets de texte" présent dans l'onglet "Accueil". Dans ce cas, le texte garde son statut et ne donne pas lieu à la création d'un objet.

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14.4 Insertion d'une équation L'éditeur d'équations a beaucoup évolué depuis la version 2003 de Word. Le nouvel outil offre plus de clarté et d'efficacité. Pour insérer une équation: 1°) Placez le curseur à l'endroit voulu dans le document. 2°) Activez l'onglet "Insertion" puis cliquez sur "Equation". Vous avez le choix entre des équations prédéfinies ou vous pouvez créer une équation de manière personnalisée.

3°) Cliquez par exemple sur "Insérer une nouvelle équation". 4°) Créez l'équation dans la zone prévue à cet effet. L'onglet "Conception" met de nombreux outils à votre disposition.

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N.B. si vous souhaitez intégrer l'équation dans un paragraphe comme étant du "texte normal", cliquez sur la flèche présente à droite de l'équation puis sélectionnez l'option "'Basculer En ligne".

Pour supprimer une équation: 1°) Cliquez dans le coin supérieur gauche de l'équation.

2°) Appuyez sur la touche "Delete".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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15 Les tableaux 15.1 Créer un tableau Plusieurs possibilités existent pour créer un tableau dans un document Word. 15.1.1 La barre d'outils Accès rapide

Il est possible d'ajouter un bouton dans la barre d'outils Accès rapide. Il suffit ensuite de cliquer sur ce bouton puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, définissez le nombre de colonnes et de lignes.

15.1.2 Le ruban

1°) Dans le ruban, activez l'onglet nommé "Insertion". 2°) Cliquez sur le bouton "Tableau".

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3°) Vous pouvez choisir une des techniques suivantes.  Soit vous pouvez, comme cela a été expliqué dans le point précédent, cliquer puis glisser afin de définir le nombre de colonnes et de lignes.

 Soit vous pouvez utiliser la fonction "Dessiner un tableau".

Le pointeur de la souris prend la forme d'un crayon, à l'aide de celui-ci vous pouvez tracer le tableau.

Appuyez sur la touche Esc pour arrêter le traçage.  Soit vous pouvez utiliser la fonction "Insérer un tableau".

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Encodez le nombre de colonnes, de lignes, effectuez les choix voulus puis validez.

15.2 Se déplacer et sélectionner 15.2.1 Se déplacer Pour déplacer le point d'insertion dans un tableau, vous pouvez utiliser:  la souris;  la touche de tabulation;  les touches directionnelles;  Alt + Home: première cellule de la ligne;  Alt + End: dernière cellule de la ligne;  Alt + Page Up: première cellule de la colonne;  Alt + Page Down: dernière cellule de la colonne. 15.2.2 Sélectionner 15.2.2.1 En utilisant exclusivement la souris Sélectionner une ligne d'un tableau Placez le pointeur de la souris à gauche de la ligne (le pointeur doit prendre la forme d'une flèche blanche) puis cliquez.

Sélectionner une colonne d'un tableau Placez le pointeur de la souris à la limite supérieure de la colonne, le pointeur de la souris prend la forme d'une petite flèche noire pointant vers le bas. Cliquez afin de sélectionner la colonne.

N.B.: Pour sélectionner un groupe de colonnes, dès que le pointeur de la souris a pris la forme d'une petite flèche noire, cliquez et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé faites glisser celle-ci sur les colonnes à sélectionner. N.B.: pour une sélection discontinue, utilisez la touche Ctrl. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Sélectionner une cellule Placez le curseur à l'extrémité gauche de la cellule en veillant bien à être à l'intérieur de celle-ci. Cela demande une certaine précision. Lorsque le pointeur de la souris prend la forme d'une petite flèche inclinée, cliquez afin de sélectionner la cellule.

Sélectionner un tableau Pour sélectionner un tableau dans son entièreté, cliquez dans le symbole suivant qui apparaît dans le coin supérieur gauche du tableau lorsque vous glissez la souris sur celui-ci.

15.2.2.2 En utilisant les options du ruban Pour information, il est également possible d'effectuer des sélections dans un tableau via l'onglet "Disposition". Pour que cet onglet soit visible, il faut cliquer dans le tableau. En cliquant sur "Sélectionner", vous obtenez différentes options permettant de sélectionner la colonne, la ligne, …

15.3 Insérer et supprimer des colonnes 15.3.1 Insérer des colonnes/lignes Pour insérer une ligne: 1°) Cliquez dans la ligne avant ou après laquelle l'insertion doit être réalisée. 2°) Au niveau de l'onglet "Disposition", cliquez soit sur le bouton "Insérer au-dessus" soit "Insérer en dessous" afin d'obtenir une nouvelle ligne.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Exemple de résultat obtenu:

Note Le menu contextuel peut également être utilisé.

Pour insérer une colonne: 1°) Cliquez dans la colonne avant ou après laquelle l'insertion doit être réalisée. 2°) Au niveau de l'onglet "Disposition", cliquez soit sur le bouton "Insérer à gauche" soit "Insérer à droite" afin d'obtenir une nouvelle colonne.

Exemple de résultat obtenu:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Note Le menu contextuel peut également être utilisé.

15.3.2 Supprimer des colonnes/lignes Pour supprimer une ligne ou une colonne: 1°) Sélectionnez la(les) ligne(s) ou colonne(s). 2°) Dans l'onglet "Disposition", cliquez sur le bouton "Supprimer" et sélectionnez l'option adéquate.

Note Le menu contextuel peut également être utilisé.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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15.4 Redimensionner les éléments d'un tableau 15.4.1 Modifier la largeur des colonnes 15.4.1.1 Utilisation du ruban 1°) Sélectionnez la(les) colonne(s) concernée(s). 2°) Au niveau de l'onglet "Disposition", une zone permet de modifier la largeur de la(des) colonne(s) sélectionnée(s).

15.4.1.2 Utilisation de la souris 1°) Déplacez le pointeur de la souris à proximité de la bordure droite de la colonne jusqu'au moment où il prend la forme suivante: 2°) Cliquez et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser la ligne séparatrice de la colonne à l'endroit voulu.

Il est important de constater que la largeur totale du tableau reste inchangée. Ceci signifie que si vous réduisez par exemple la largeur de la colonne "PRENOM", la colonne "RUE-NUM" s'élargit. Si vous souhaitez modifier la largeur d'une colonne sans modifier la largeur des autres colonnes, il faut utiliser les petits "pavés gris" présents dans la règle. Ceux-ci permettent de délimiter les colonnes d'un tableau.

Note Pour ajuster automatiquement la largeur d'une colonne au contenu le plus long: 1°) Déplacez le pointeur de la souris à proximité de la bordure droite de la colonne jusqu'au moment où il prend la forme suivante: 2°) Effectuez un double-clic. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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15.4.2 Modifier la hauteur des lignes 15.4.2.1 Utilisation du ruban 1°) Sélectionnez la(les) ligne(s) concernée(s). 2°) Au niveau de l'onglet "Disposition", une zone permet de modifier la hauteur de la(des) ligne(s) sélectionnée(s).

15.4.2.2 Utilisation de la souris 1°) Déplacez le pointeur de la souris à proximité de la bordure inférieure de la ligne jusqu'au moment où il prend la forme suivante: 2°) Cliquez et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser la ligne séparatrice de la ligne à l'endroit voulu.

15.4.3 Ajuster la largeur du tableau Différentes options d'ajustement des tableaux sont disponibles. 1°) Cliquez dans le tableau. 2°) Au niveau de l'onglet "Disposition" présent dans le ruban, cliquez sur "Ajustement automatique". Ce bouton permet notamment d'ajuster la largeur des colonnes sélectionnées en fonction de la taille du texte qui s'y trouve ou d'ajuster le tableau entre les marges du document. Effectuez le choix voulu.

15.5 Définir l'alignement du contenu des cellules Pour modifier l'alignement du contenu des cellules mais également l'orientation du contenu, les marges des cellules, vous pouvez utiliser les différentes options présentes dans le groupe de commandes "Alignement" de l'onglet "Disposition".

N.B.: le taquet de tabulation décimale peut également être utilisé dans les tableaux afin d'aligner des valeurs numériques. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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15.6 Fusionner des cellules Pour fusionner un ensemble de cellules: 1°) Sélectionnez les cellules. 2°) Dans l'onglet "Disposition", cliquez sur "Fusionner". N.B.: le menu contextuel peut également être utilisé.

15.7 Déplacer, redimensionner, définir l'habillage d'un tableau 15.7.1 Déplacer un tableau Pour déplacer un tableau: 1°) Glissez le pointeur de la souris sur le tableau. 2°) Le symbole suivant apparaît dans le coin supérieur gauche: 3°) Cliquez très précisément dans le symbole et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser le tableau à l'endroit voulu.

15.7.2 Redimensionner un tableau Pour redimensionner un tableau de manière proportionnelle: 1°) Glissez le pointeur de la souris sur le tableau. 2°) Le symbole suivant apparaît dans le coin inférieur droit: 3°) Cliquez très précisément dans le symbole enfoncé, redimensionnez le tableau.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

et tout en maintenant le bouton gauche de la souris

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15.7.3 Définir l'habillage d'un tableau Il est possible de disposer du texte autour d'un tableau si la largeur de celui-ci le permet. Pour ce faire, il faut définir l'habillage voulu. 1°) Cliquez dans le tableau. 2°) Au niveau de l'onglet "Disposition", cliquez sur "Propriétés".

3°) La boîte de dialogue suivante permet via l'onglet "Tableau", de définir l'habillage voulu. Le bouton "Position" permet de disposer d'options supplémentaires.

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15.8 Mise en forme d'un tableau Pour définir la mise en forme d'un tableau, il faut tout d'abord noter l'existence de styles prêts à l'emploi. Il suffit de cliquer dans le tableau, d'activer l'onglet "Création", puis vous pouvez sélectionner le style voulu. Généralement, vous serez amené à également utiliser les options de style.

Cette technique permet une mise en forme très rapide. Si vous souhaitez personnaliser la présentation d'un tableau, vous pouvez sélectionner les cellules concernées puis travailler avec les outils "Trame de fond", "Bordures", "Style du stylo", …

15.9 Actions diverses au niveau des tableaux 15.9.1 Scinder un tableau Pour scinder un tableau: 1°) Cliquez dans la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez scinder le tableau. 2°) Dans l'onglet "Disposition", cliquez sur le bouton "Fractionner le tableau".

15.9.2 Répéter les lignes d'en-tête La fonction "Répéter les lignes d'en-tête" permet d'afficher les lignes voulues au-dessus de chaque page si le tableau se répartit sur plusieurs pages. 1°) Sélectionnez la(les) ligne(s) à répéter. 2°) Dans l'onglet "Disposition", cliquez sur "Données" puis "Répéter les lignes d'en-tête".

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16 Les styles Exercice th-10 Réalisez la mise en forme du texte figurant dans les pages suivantes. Quelques notes Marges: Haut: 1,9 cm Gauche: 2,5 cm Bas: 2,5 cm Droite: 1,7 cm En-tête: 0,9 cm Pied de page: 1,8 cm Styles: Titre1: Arial + 14 pts + Gras – Espacement avant: 12 pt – espacement après: 6 pt Titre2: Arial + 12 pts + Gras – Espacement avant: 12 pt – espacement après: 6 pt Retrait avant le texte: 0,7 cm PARA1: Retrait avant le texte: 0,7 cm – Espacement après: 6 pt Style utilisé pour les paragraphes qui dépendent directement d'un titre Titre1 PARA2: Retrait avant le texte: 1,6 cm – Espacement après: 6 pt Style utilisé pour les paragraphes qui dépendent d'un titre Titre2 Format de numérotation:

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16.1 Personnaliser un style existant

Objectif: Modifier les styles "Titre 1" et "Titre 2". 16.1.1 Utilisation de l'option "Modifier"

Procédure: 1°) Faites apparaître la fenêtre "Styles" en cliquant sur le lanceur de boîte de dialogue du groupe "Style".

NB: lorsque cela s'avère suffisant, vous pouvez également travailler dans la galerie des styles rapides au lieu de la fenêtre "Styles". 2°) Cliquez sur le lien "Options" dans le bas de la fenêtre "Styles" puis demandez que tous les styles soient affichés.

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3°) Effectuez un clic avec le bouton droit de la souris sur le style que vous souhaitez modifier, dans le cas présent, il s'agira de "Titre 1". Sélectionnez l'option "Modifier" dans le menu contextuel.

4°) Choisissez la police de caractères, la taille voulue. Appliquez une mise en gras.

5°) Pour accéder aux options de mise en forme des paragraphes, cliquez sur "Format" puis sélectionnez "Paragraphe".

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6°) Dans le cas présent, la personnalisation portera sur l'espacement avant et après le paragraphe.

7°) Appliquez une procédure semblable pour le style "Titre 2".

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Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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16.1.2 Utilisation de l'option "Mettre à jour ………….. pour correspondre à la sélection" Supposons que vous souhaitiez personnaliser le style "Titre 1". Procédure: 1°) Appliquez la mise en forme voulue à un des titres de ce niveau d'importance.

2°) Effectuez un clic droit sur le style "Titre 1" dans la galerie des styles rapides puis sélectionnez l'option "Mettre à jour Titre 1 pour correspondre à la sélection".

3°) Ensuite si vous souhaitez activer la mise à jour automatique au niveau du style, effectuez un clic droit sur le style puis sélectionnez "Modifier".

4°) Dans la boîte de dialogue suivante, activez l'option "Mettre à jour automatiquement".

NB: cette technique peut également être utilisée dans le volet "Styles".

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Caractéristiques de PARA1:

16.2 Créer un nouveau style

Procédure pour créer le style PARA1:

Retrait avant le texte: 0,7 cm Espacement après: 6 pt Style utilisé pour les paragraphes qui dépendent directement d'un titre ayant le style "Titre 1".

1°) Cliquez sur le bouton "Nouveau style" dans la fenêtre des styles.

N.B.: si la fenêtre des styles n'est pas présente, utilisez le lanceur de boîte de dialogue.

2°) Nommez le style, choisissez le type de style, puis attribuez les caractéristiques voulues à celui-ci.

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Caractéristiques de PARA2:

Procédure pour créer le style PARA2:

Retrait avant le texte: 1,6 cm Espacement après: 6 pt Style utilisé pour les paragraphes qui dépendent d'un titre ayant le style "Titre 2".

1°) Cliquez sur le bouton "Nouveau style" dans la fenêtre des styles. N.B.: si la fenêtre des styles n'est pas présente, utilisez le lanceur de boîte de dialogue.

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3°) Nommez le style, choisissez le type de style, puis attribuez les caractéristiques voulues à celui-ci.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

16.3 Appliquer les styles Une fois que les styles sont créés ou personnalisés, il suffit de les appliquer. Pour ce faire, sélectionnez par exemple le premier titre qui doit recevoir le style "Titre 1" puis effectuez un double-clic sur "Titre 1" dans la fenêtre des styles. D'autres techniques existent, il est notamment possible de passer par le ruban. D'autre part, plusieurs titres de même niveau peuvent être sélectionnés en utilisant la touche Ctrl et ensuite le style voulu sera appliqué.

Les styles de paragraphe (PARA1, PARA2) peuvent être appliqués de la même manière. Note: Indépendamment de la gestion personnalisée des styles qui a été abordée dans les pages qui précèdent, il faut noter l'existence d'un bouton "Modifier les styles" (onglet "Accueil") permettant d'utiliser des jeux de styles prédéfinis, …

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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16.4 Numéroter les titres

Procédure pour numéroter des titres marqués par des styles: 1°) Cliquez dans un titre du document (ou sélectionnez un titre).

2°) Cliquez sur le bouton "Liste à plusieurs niveaux" présent dans l'onglet "Accueil" puis sélectionnez l'option "Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux…".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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3°) Définissez la numérotation voulue pour les titres de niveau 1 et de niveau 2. Sélectionnez le niveau 1 puis effectuez les choix voulus.

Sélectionnez le niveau 2 puis effectuez les choix voulus.

Sélectionnez "Niveau 1" pour reprendre la numérotation du niveau précédent. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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16.5 Le volet de Navigation Lorsque vous utilisez des styles de titre et que vous souhaitez vous déplacer dans le document en passant de titre en titre, … il est très intéressant de demander l'affichage du volet de navigation. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet "Affichage" puis cochez la case "Volet de navigation". Une nouvelle zone apparaît à gauche. Il suffit alors de cliquer sur un titre pour atteindre cette partie du document.

Note: Le mode d'affichage Plan peut également s'avérer intéressant. Via l'onglet "Affichage", vous pouvez basculer dans ce mode. Vous pouvez également utiliser les boutons présents dans la partie droite de la barre d'état pour basculer d'un mode d'affichage à un autre.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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16.6 Exercice th-11

Réalisez la mise en forme du texte qui suit.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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17 Créer une table des matières 17.1 Créer une table des matières Procédure pour créer une table des matières reprenant des titres auxquels des styles ont été appliqués: 1°) Placez le point d'insertion à l'endroit où la table des matières doit figurer. 2°) Activez l'onglet "Références" puis cliquez sur "Table des matières". Vous pouvez alors sélectionner un des modèles proposés dans la liste ou si vous souhaitez disposer de plus d'options, sélectionnez "Insérer une table des matières…" en fin de liste.

Voici un aperçu de la boîte de dialogue obtenue si vous sélectionnez "Insérer une table des matières".

3°) Effectuez les choix voulus puis validez par OK.

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17.2 Mettre à jour une table des matières Procédure pour demander la mise à jour d'une table des matières: 1°) Cliquez dans la table des matières. 2°) Cliquez sur l'option "Mettre à jour la table…".

3°) Effectuez le choix voulu puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également accéder aux options de mise à jour via le ruban ou en utilisant le menu contextuel relatif à la table des matières.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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17.3 Exercice th-12

Objectif:  Effectuer la mise en page du document suivant en utilisant des styles de titre et une numérotation automatique des titres. Il est également envisageable de créer des styles de paragraphe afin d'appliquer les retraits voulus par rapport aux titres. Cela n'a pas été fait ci-dessous.

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 Partant du même texte, modifiez le type de numérotation pour obtenir ce qui suit.

 Ajoutez un titre juste avant "II. Le rôle des autorités". Attribuez le style de titre adéquat à ce nouveau titre et observez la renumérotation automatique de tous les titres.

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18 Légendes et tables des illustrations 18.1 Les légendes Procédure pour insérer une légende sous une image: ATTENTION: dans les explications qui suivent, nous partons de l'hypothèse qu'un habillage (par exemple de type "Carré") a été défini pour les images. 1°) Effectuez un clic droit dans l'image puis sélectionnez l'option "Insérer une légende…". Une autre possibilité consiste à passer par l'onglet "Références" du ruban.

2°) Encodez la légende voulue, effectuez les choix souhaités puis validez par OK

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3°) Voici le résultat obtenu. Si vous le souhaitez, vous pouvez centrer la légende par rapport à l'image.

4°) Sélectionnez l'image et la légende (en utilisant par exemple la touche Shift + clics successifs).

5°) Effectuez un clic droit dans l'image par exemple, puis sélectionnez "Grouper/Grouper".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Ensuite pour déplacer ou redimensionner l'ensemble, il faut bien prendre soin d'agir en utilisant le rectangle de sélection qui comprend l'image et la légende.

18.2 La table des illustrations Procédure pour insérer la table des illustrations: 1°) Placez le curseur à l'endroit voulu dans le document. 2°) Activez l'onglet "Références" puis cliquez sur le bouton "Insérer une table des illustrations".

3°) Choisissez le format de la table, … puis validez par OK.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Aperçu du résultat obtenu:

N.B.: pour demander la mise à jour de la table des illustrations, effectuez un clic droit dans la table puis cliquez sur l'option "Mettre à jour les champs".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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19 Créer un index Supposons que l'on veuille effectuer un marquage automatique des entrées d'index dans le document. Procédure: 1°) Dans un nouveau document créez le tableau d'indexation (Insertion/Tableau). Enregistrez le fichier puis fermez celui-ci. Dans la colonne de gauche, figurent les termes tels qu'ils doivent être recherchés dans le document et dans la colonne de droite, ce sont les termes tels qu'ils doivent apparaître dans l'index.

2°) Ouvrez le document à indexer. 3°) Activez l'onglet "Références" puis cliquez sur le bouton "Insérer l'index".

4°) Dans la fenêtre qui suit, cliquez sur le bouton "Marquage auto…".

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5°) Effectuez un double-clic sur le fichier d'indexation contenant le tableau précédemment créé.

Word marque tous les mots devant figurer dans l'index

6°) Placez le curseur à l'endroit où l'index doit apparaître dans le document. 7°) Activez l'onglet "Références" puis cliquez sur le bouton "Insérer l'index".

8°) Choisissez le format de l'index, … puis cliquez sur le bouton OK.

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Exemple de résultat obtenu:

Note: Le bouton "Entrée" permet de marquer manuellement des termes devant figurer dans l'index.

20 Mise en page automatique Vous pouvez mettre en forme automatiquement un document, soit en même temps que vous tapez votre texte, soit après. Dans les deux cas, vous pouvez contrôler les changements automatiques qui sont opérés par Word. Vous pouvez également désactiver la mise en forme automatique. 20.1 Annuler ponctuellement la mise en forme automatique Lorsque Word applique la mise en forme automatique, vous pouvez cliquer sur le bouton "Options de correction automatique" qui apparaît, puis choisir d'(de):  annuler la mise en forme (et choisir de l’appliquer de nouveau après l’avoir annulée) pour cette instance uniquement;  modifier globalement les options de mise en forme automatique en cliquant sur l’option d’interruption afin que Word cesse d’appliquer cette modification;  modifier les options pour Word en cliquant sur "Contrôle des options de mise en forme automatique…". Exemple dans le cas de l’insertion automatique d’une puce:

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20.2 Activer ou désactiver les options de mise en forme automatique lors de la frappe Lorsque vous définissez les options sous l’onglet "Lors de la frappe" comme expliqué ci-après, Word peut mettre en forme du texte automatiquement en même temps que vous le saisissez dans votre document. Par exemple, si vous encodez un numéro suivi d’une virgule ou d’un tiret, puis d’un espace ou d’une tabulation, et enfin par du texte, Word transforme le texte en liste numérotée. Procédure pour activer ou désactiver les options de mise en forme automatique lors de la frappe: 1°) Cliquez sur "Fichier" puis sélectionnez "Options".

2°) Activez le volet "Vérification", cliquez sur le bouton "Options de correction automatique…".

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3°) Cliquez sur l’onglet "Lors de la frappe".

4°) Activez/désactivez les options souhaitées. Ci-après figure une description de celles-ci. Catégorie "Remplacer" 



Guillemets ' ' ou " " par des guillemets ‛ ’ ou « » Remplace les guillemets droits doubles ( " " ) et simples ( ' ' ) par des guillemets ouvrants et fermants ( « » ) et des guillemets arrondis ( ‛ ’ ). Fractions (1/2) par caractère de fraction (½) Remplace les fractions saisies (1/2) par un simple caractère de fraction (½). NB: cette option remplace uniquement les fractions suivantes : 1/4, 1/2 et 3/4. *Gras* et _italique_ par les attributs correspondants Applique une police gras à tout texte mis entre astérisques (*); applique une police italique à tout texte mis entre traits de soulignement (_). Par exemple, *ordinateur* devient ordinateur et _ordinateur_ devient ordinateur. Adresses Internet et réseau par des liens hypertexte Remplace les adresses Internet, les adresses réseau et les adresses de messagerie saisies par des liens hypertextes. Ordinaux (1er) en exposant Remplace les nombres ordinaux indiquant la position relative d’un élément dans une séquence (par exemple, 1er, 2ème ou 3ème) en exposant. Exemple: 1er Traits d’union (--) avec tiret demi-cadratin (—) Remplace un trait d’union double (--) par un tiret demi-cadratin (—).

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Catégorie "Appliquer"  Listes à puces automatiques Crée une liste à puces lorsqu’une ligne de texte commence par un caractère *, - ou > suivi par un espace ou une tabulation. NB: pour terminer une liste à puces, appuyez deux fois sur Enter/Return.  Bordures Dessine une ligne lorsque vous tapez trois fois de suite les caractères ~, #, *, -, _ ou = sur une nouvelle ligne, et que vous appuyez sur Enter/Return. Par exemple, la frappe de ~~~ sur une nouvelle ligne suivie de la touche Enter/Return dessine une ligne ondulée sur la page.  Styles de titres intégrés Applique des styles de titres à des paragraphes de 5 mots ou moins (minimum 2) ne se terminant pas par un signe de ponctuation après avoir appuyé deux fois sur Enter/Return. Pour Titre 1, tapez une nouvelle ligne ; pour Titre 2, insérez une tabulation avant la nouvelle ligne ; pour Titre 3, insérez une double tabulation avant la nouvelle ligne. NB: vous devez appuyer deux fois sur Enter/Return après le paragraphe précédent pour appliquer automatiquement les styles de titres.  Listes numérotées automatiques Crée une liste numérotée lorsqu’une ligne de texte commence par le chiffre 1 suivi d’un point ou d’une tabulation. NB: pour terminer une liste numérotée, appuyez deux fois sur Enter/Return.  Tableaux Crée un tableau sur une seule ligne lorsque vous insérez une séquence de signes plus (+) et de tirets (-) au début d’une ligne de texte, et appuyez sur Enter/Return. La séquence doit commencer et se terminer par un signe plus. Par exemple, +---+---+------+ crée un tableau sur une seule ligne avec trois colonnes. La largeur de la colonne correspond au nombre de tirets tapés entre les signes plus. Pour ajouter des lignes n’importe où dans le tableau, positionnez le curseur à la fin de la ligne d’où vous souhaitez insérer la nouvelle ligne, puis appuyez sur Enter/Return. Catégorie "Mise en forme automatique en cours de frappe"  Appliquer au début de liste le même format que celui de la liste précédente Applique le même format au texte de début de liste que celui du texte de début de la liste précédente. La mise en forme en début de liste se répète jusqu’au premier caractère de ponctuation de début de liste. Il s’agit généralement d’un point, d’un signe deux-points, d’un trait d’union, d’un point d’interrogation ou d’un caractère équivalent. NB: seule la mise en forme qui s’applique à tout le texte de début se répète sur l’élément de liste suivant. La mise en forme qui s’applique à une section du texte de début ne se répète pas sur le texte de début des éléments de liste suivants. 



Définir les retraits à gauche et de 1re ligne à l’aide des touches TAB et RET. ARR. Mettez la première ligne d’un paragraphe en retrait en plaçant le curseur avant la première ligne, et en appuyant sur la touche TAB. Mettez un paragraphe complet en retrait en plaçant le curseur avant toute ligne du paragraphe (à l’exception de la première), et en appuyant sur la touche TAB. Pour supprimer un retrait, placez le curseur avant la première ligne du paragraphe, et appuyez sur la touche RET. ARR. Définir des styles à partir de vos mises en forme Applique un style intégré au texte mis en forme manuellement lorsque la mise en forme du texte est identique à celle d’un style intégré.

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20.3 Activer ou désactiver les options de mise en forme automatique La mise en forme automatique "fait de son mieux" pour appliquer un style à chaque paragraphe (corps du texte, retrait 1re ligne...), supprimer les marques de paragraphe superflues, et remplacer les retraits créés avec des espaces/tabulations par des retraits de paragraphe. Elle insère des puces à la place des astérisques (*), des traits d’union (-) ou de tout autre caractère utilisé pour mettre en forme les listes : > -> => suivi d’un espace ou d’une tabulation. Procédure pour activer ou désactiver les options de mise en forme automatique: 1°) Cliquez sur "Fichier" puis sélectionnez "Options".

2°) Activez le volet "Vérification", cliquez sur le bouton "Options de correction automatique…".

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3°) Activez l’onglet "Mise en forme automatique".

4°) Activez/désactivez les options souhaitées. Ces options sont expliquées dans le point précédent. 20.4 Lancer la mise en forme automatique d'un document (exercice th-13) Soit le document suivant:

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L'outil "Mise en forme automatique" n'est pas dans le ruban de Word 2010, vous devez l'ajouter à la barre d'outils "Accès rapide". Pour ce faire, cliquez sur la flèche présente à droite de la barre d'accès rapide puis sélectionnez "Autres commandes…".

Sélectionnez la catégorie "Commandes non présentes sur le Ruban" puis vous pouvez ajouter la commande "Mise en forme automatique".

Vous obtenez le bouton suivant dans la barre d'outils "Accès rapide".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Procédure pour lancer la mise en forme automatique: 1°) Cliquez sur l'outil "Mise en forme automatique" ajouté dans la barre d'outils "Accès rapide":

2°) Cliquez sur OK pour effectuer la mise en forme automatique.

Résultat obtenu:

Si vous avez choisi l'option "Mettre en forme automatiquement et réviser les modifications" le système vous propose d'accepter ou de refuser les modifications proposées.

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21 Les insertions automatiques Les insertions automatiques permettent de gagner du temps lorsque nous souhaitons régulièrement insérer des portions de texte ou des images identiques. 21.1 Les insertions automatiques prédéfinies Dans Word, des insertions automatiques sont prédéfinies: nom de l'auteur, date de publication, chemin et nom du fichier, … Pour y accéder, activez l'onglet "Insertion" puis cliquez sur "QuickPart". Dans la liste qui apparaît, deux options notamment peuvent s'avérer intéressantes: "Propriété du document" et "Champ". Option "Propriété du document":

Option "Champ":

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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21.2 Créer et utiliser ses propres insertions automatiques Procédure pour créer une nouvelle insertion automatique: 1°) Encodez le texte faisant l'objet de la création de cette nouvelle insertion. 2°) Sélectionnez le texte.

3°) Dans l'onglet "Insertion", cliquez sur "QuickPart" puis sur "Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart…" (ou Alt + F3).

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4°) Définissez une abréviation, définissez les options voulues puis validez par OK.

N.B.: La procédure à suivre pour une image est identique. Procédure pour utiliser une insertion automatique personnalisée:  Le plus simple pour faire appel à une insertion automatique consiste à encoder l'abréviation puis à appuyer sur la touche de fonction F3.

 Si l'insertion appartient à la catégorie "Général", vous pouvez également passer par le bouton "QuickPart" (onglet "Insertion") puis "Insertion automatique".

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 Enfin, il est également possible de passer par l'onglet "Insertion" puis il faut cliquer sur "QuickPart" puis "Organisateur de blocs de construction…" (dans le bas de la liste). Word vous propose la fenêtre suivante dans laquelle on retrouve toutes les insertions définies, il est alors possible de les utiliser, en modifier, ou en supprimer.

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22 Compléments 22.1 Le presse-papiers Pour rappel, le presse-papiers permet de conserver temporairement des données (textes ou images) afin de les copier ou de les déplacer. Le presse-papiers Office peut contenir jusqu'à 24 éléments. Généralement, on se contente d'effectuer de simples opérations de "copier-coller" en récupérant le dernier élément stocké dans le presse-papiers. Il est cependant possible de gérer différents éléments mémorisés dans le presse-papiers. C'est ce qui est abordé ci-après. 22.1.1 Visualiser le contenu du presse-papiers Pour faire apparaître une zone permettant de visualiser le contenu du presse-papiers, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue du groupe "Presse-papiers" (onglet "Accueil").

22.1.2 Coller un élément du presse-papiers Pour coller un élément du presse-papiers: 1°) Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez coller un élément du presse-papiers. 2°) Cliquez sur l'élément voulu dans le volet "Presse-papiers" présent à gauche de l'écran. 22.1.3 Coller l'ensemble des éléments du presse-papiers Pour coller tous les éléments du presse-papiers: 1°) Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez effectuer le collage. 2°) Cliquez sur "Coller tout".

3°) Les éléments sont alors insérés dans le document dans l'ordre inverse de leur apparition dans le volet de gauche. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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22.1.4 Supprimer un élément du presse-papiers Pour supprimer un élément du presse-papiers: 1°) Glissez sur l'élément sans cliquer. 2°) Cliquez sur la flèche à droite puis sélectionnez "Supprimer".

22.1.5 Vider tout le presse-papiers Pour vider tout le presse-papiers: Cliquez sur "Effacer tout".

22.2 Numérotations de lignes, de champs et de cellules 22.2.1 Numéroter des lignes Soit le document suivant:

Procédure pour numéroter les lignes dans la marge (il ne s'agit pas de puces): 1°) Activez l'onglet "Mise en page". 2°) Cliquez sur "Numéros de lignes" puis sélectionnez le type de numérotation voulu.

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Notes:  Il y aura un numéro par ligne, peu importe la définition des paragraphes.  Il est possible de supprimer la numérotation appliquée sur certains paragraphes via l'option "Supprimer pour le paragraphe actuel".  Pour numéroter certaines parties du document et pas d'autres, il est souvent intéressant de travailler en définissant différentes sections.  Pour disposer de plus d'options pour numéroter les lignes, vous pouvez utiliser la procédure suivante. Cliquez sur "Numéros de lignes", sélectionnez "Options de numérotation de ligne…" puis suivez la démarche illustrée ci-après.

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22.2.2 Numéroter en utilisant des champs Il est possible d'insérer dans un document des champs de type numérotation. Supposons que l'on souhaite numéroter différentes rubriques au sein d'un document. Procédure à suivre: 1°) Placez le curseur à l'endroit voulu dans le document. 2°) Activez l'onglet "Insertion" puis cliquez sur "QuickPart" et sélectionnez "Champ…".

3°) Sélectionnez le champ "Séq", complétez le code du champ puis validez en cliquant sur OK.

4°) Vous obtenez ce qui suit.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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5°) Insérez ce type de champs aux différents endroits voulus.

6°) Pour basculer des codes de champs aux valeurs, formez la combinaison de touches Alt + F9

7°) Afin d'obtenir les valeurs voulues, il faut demander une mise à jour des champs. Pour ce faire, sélectionnez tout le document (Ctrl + A) puis appuyez sur la touche F9.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

22.2.3 Numéroter des cellules dans un tableau Soit le tableau suivant:

L'objectif est de numéroter les cellules dans la première colonne. Procédure: 1°) Sélectionnez les cellules à numéroter.

2°) Activez l'onglet "Accueil", dans le groupe "Paragraphe", utilisez le bouton "Numérotation".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Dominique Lieffrig

 Word 2010

22.3 Imprimer en mode livret Pour imprimer un document sous forme de livret (page A4 pliée en deux, mode paysage), vous pouvez suivre la procédure suivante: 1°) Activez l'onglet "Mise en page" puis cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue du groupe "Mise en page".

2°) Choisissez l'orientation "Paysage " puis "Disposition Livre" dans la liste "Afficher plusieurs pages".

3°) Vous devez ensuite lancer une impression en mode recto-verso.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Dominique Lieffrig

 Word 2010

22.4 Fusionner des documents Plusieurs techniques existent pour fusionner des documents. Dans les pages qui suivent, deux techniques sont présentées soit l'insertion de texte venant d'autres fichiers soit l'utilisation des documents maîtres. Mais pourquoi utiliser ces techniques ? Deux raisons parmi d'autres: la gestion de documents particulièrement volumineux (des centaines, des milliers de pages), le travail collaboratif sur des documents. 22.4.1 Insérer le texte d'un autre fichier Procédure pour insérer le texte d'un autre fichier: 1°) Placez le curseur à l'endroit voulu du document qui correspondra au document principal. 2°) Activez l'onglet "Insertion", cliquez sur la flèche à droite du bouton "Objet" puis sur "Texte d'un fichier…".

3°) Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez le fichier dont vous souhaitez importer le texte. Cliquez sur la flèche présente à droite du bouton "Insérer" et sélectionnez "Insérer comme Lien".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Dominique Lieffrig

 Word 2010

4°) Vous obtenez ceci.

Il suffit de répéter cette procédure pour les différents documents à importer. Si vous effectuez un clic droit sur le document importé et que vous choisissez "Basculer les codes de champs", vous pourrez voir le code du champ et par la même occasion le lien qui a été défini.

Pour revoir le contenu du fichier, il vous suffit de faire un clic droit puis de sélectionner "Basculer les codes de champs".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

22.4.2 Les documents maîtres L'utilisation d'un document maître permet le travail en groupe sur un même document volumineux. Chaque personne peut travailler de manière autonome sur ses documents et le document maître rassemble le tout. Même si vous travaillez seul sur un document très volumineux, la technique des documents maîtres est intéressante car lorsque vous apportez des modifications, cela permet de limiter l'enregistrement aux sous-documents modifiés. Il est vivement conseillé de s'assurer que les styles utilisés dans les différents sous-documents correspondent parfaitement sinon cela devient ingérable. Procédure à suivre pour disposer des outils nécessaires pour les explications qui suivent: 1°) Placez-vous dans le document qui correspondra au document maître puis basculez en mode plan en cliquant sur le bouton voulu dans le coin inférieur droit de l'écran.

2°) Cliquez sur "Afficher le document".

3°) Des boutons supplémentaires apparaissent.

22.4.2.1 Créer un sous-document Procédure pour créer un sous-document au sein d'un document maître: 1°) Encodez le titre de plus haute importance du nouveau sous-document et attribuez à celui-ci le niveau voulu.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Dominique Lieffrig

 Word 2010

2°) Cliquez sur le bouton "Créer".

3°) Le sous-document est créé et vous pouvez encoder le texte dans celui-ci.

Pictogramme marquant le sous-document

Lors de l'enregistrement, vous obtiendrez deux fichiers: un fichier correspondant au document maître (dont vous pouvez définir le nom) et un fichier correspondant au sous-document (qui est automatiquement nommé par Word).

Lorsque cela est possible, créez un dossier contenant les sous-documents et le document maître. 22.4.2.2 Ajouter un sous-document Pour ajouter un sous-document existant à un document maître: 1°) Placez le curseur à l'endroit voulu dans le document maître puis cliquez sur "Insérer".

2°) Effectuer un double-clic sur le document à insérer.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

NB: il est possible que vous obteniez un message relatif à un éventuel conflit de styles. Si vos styles sont identiques dans le document maître et dans les sous-documents (ce qui est vivement conseillé), vous pouvez cliquer sur le bouton "Non pour tout".

3°) Vous obtenez ce qui suit:

4°) Répétez l'action pour importer vos différents sous-documents dans le document maître.

NB: Ensuite pour travailler au niveau du contenu des sousdocuments le mode Plan peut être fermé et vous pouvez passer en mode Page. 22.4.2.3 Supprimer des liens Il est important de noter que supprimer un lien ne correspond pas à une suppression du sousdocument. Ceci signifie simplement que le contenu du sous-document subsiste dans le document maître mais qu'il n'y a plus de liaison avec le fichier correspondant au sous-document. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Concrètement, si on effectue des modifications dans le document maître, le sous-document n'est pas modifié et inversement. Procédure pour supprimer un lien: 1°) Cliquez dans le sous-document concerné:

2°) Cliquez sur le bouton "Supprimer le lien". 22.4.2.4 Supprimer un sous-document présent dans un document maître Procédure pour supprimer un sous-document présent dans un document maître: 1°) Sélectionnez le sous-document en cliquant sur le pictogramme voulu.

2°) Appuyez sur la touche Delete de votre clavier.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

22.4.2.5 Fractionner un sous-document Si un sous-document devient trop volumineux par exemple, il vous est possible de le fractionner. 1°) Sélectionnez le titre à partir duquel le fractionnement sera réalisé.

2°) Cliquez sur le bouton "Fractionner", vous obtenez alors un nouveau sous-document.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Lors de l'enregistrement, vous obtenez un nouveau fichier correspondant au nouveau sous-document.

22.4.2.6 Fusionner des sous-documents Procédure pour fusionner des sous-documents: 1°) Sélectionnez les sous-documents concernés en cliquant sur le pictogramme caractéristique des sous-documents tout en maintenant la touche Shift multiple puis cliquez sur le bouton "Fusionner".

enfoncée pour effectuer une sélection

2°) Vous obtenez ce qui suit.

NB: Il faut noter que le fichier correspondant à l'ancien sous-document "2. Développement" existe toujours mais ne sera plus utilisé.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

22.4.2.7 Réduire ou développer les sous-documents Procédure pour réduire les sous-documents: 1°) Cliquez sur le bouton "Réduire les sous-documents".

Résultat obtenu:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Procédure pour développer les sous-documents: Il faut noter que lorsque l'on ouvre un document maître, généralement il se présente avec les sous-documents réduits, il faut donc en demander le développement. 1°) Cliquez sur le bouton "Développer les sous-documents".

Résultat obtenu:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

22.5 Trier 22.5.1 Trier des paragraphes Soit les données suivantes:

Procédure pour trier les paragraphes: 1°) Sélectionnez les paragraphes à trier.

2°) Cliquez sur le bouton "Trier" présent dans l'onglet "Accueil".

3°) Définissez les critères de tri puis validez en cliquant sur OK.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Résultat obtenu:

22.5.2 Trier des données présentes dans un tableau Soit le tableau suivant:

Procédure pour trier les données en fonction des critères suivants: DEPARTEMENT, NOM, PRENOM: 1°) Cliquez dans le tableau. 2°) Cliquez sur le bouton "Trier" présent dans l'onglet "Accueil". NB: le bouton "Trier" présent dans l'onglet "Disposition" des outils de tableau peut également être utilisé.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

3°) Définissez les critères de tri puis validez par OK.

Résultat obtenu:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

ALLONS PLUS LOIN

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

1 Les modèles Il est très fréquent que l'on utilise le même type de document à de nombreuses reprises: ex. factures, lettres de rappel, lettres d'invitation,... Au sein de tels documents on retrouve alors la même structure, des portions de texte identiques et il n'y a que quelques zones qui diffèrent. Il serait par conséquent dommage de devoir à chaque fois recréer le document dans son entièreté. C'est pourquoi, grâce à un traitement de texte, on peut concevoir des documents "Modèles" dans lesquels on devra simplement compléter quelques zones susceptibles d'être modifiées. 1.1 Utilisation de modèles prédéfinis dans Word 1.1.1 Les modèles locaux Procédure pour utiliser les modèles locaux prédéfinis: 1°) Cliquez sur l'onglet "Fichier" puis sélectionnez "Nouveau". Cliquez sur "Exemples de modèles".

2°) Sélectionnez le modèle voulu, marquez l'option "Document" puis cliquez sur "Créer".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Aperçu du document obtenu:

1.1.2 Les modèles en ligne (Office.com) Procédure pour utiliser les modèles disponibles en ligne: 1°) Cliquez sur l'onglet "Fichier" puis sélectionnez "Nouveau". Choisissez une catégorie de modèles sous "Modèles Office.com".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

2°) Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton "Télécharger".

Aperçu du document obtenu:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

1.2 Créer un modèle personnalisé Objectif: Créer le modèle suivant:

Procédure: 1°) Créez un nouveau document. 2°) Encodez les éléments devant être repris dans le modèle et réalisez la mise en forme voulue.

3°) Demandez l'enregistrement du document. ATTENTION: hormis le fait de nommer le modèle, il faut bien penser à sélectionner "Modèle Word (*.dotx)" dans la liste "Type" et veiller à sélectionner le dossier relatif aux modèles (avec Windows 7, il s'agit de "Templates").

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

1.3 Utiliser ses propres modèles

Objectif: Créer un document basé sur le modèle précédemment créé. Procédure: 1°) Cliquez sur l'onglet "Fichier" puis sélectionnez "Nouveau". Cliquez sur "Mes modèles".

2°) Sélectionnez le modèle voulu puis confirmez par OK (ou effectuer un double clic sur le modèle).

3°) Un document basé sur le modèle est alors créé, il ne reste plus qu'à le compléter.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

2 Les formulaires 2.1 Introduction Vous pouvez créer un formulaire dans Microsoft Word en commençant avec un modèle et en ajoutant des contrôles de contenu, y compris des cases à cocher, des zones de texte, des sélecteurs de date et des listes déroulantes. D’autres personnes peuvent utiliser Word pour compléter le formulaire sur leur ordinateur. Dans un scénario évolué, tous les contrôles de contenu que vous ajoutez dans un formulaire peuvent aussi être liés à des données. Pour la suite des explications, il faut activer l'onglet "Développeur" dans Word. Pour ce faire: 1°) Cliquez sur "Fichier" puis sur "Options".

2°) Activez le volet "Personnaliser le Ruban" puis cochez "Développeur".

3°) Validez par OK. Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

2.2 Les contrôles Il faut avant tout remarquer que nous pouvons distinguer trois catégories de contrôles pour les formulaires Word. Ces trois catégories sont disponibles via l'onglet "Développeur" de Word.

Contrôles disponibles depuis la version 2007

Il faut donner priorité à ces contrôles. Si des fonctionnalités supplémentaires sont nécessaires, vous pouvez opter pour les catégories qui suivent. Contrôles de type "Formulaires hérités"

Ces contrôles hérités des anciennes versions de Word peuvent être intéressants si vous devez imposer des contraintes du type: accepter au maximum 20 caractères dans un champ, accepter uniquement des valeurs numériques, des dates… Contrôles ActiveX

Ces contrôles sont extrêmement intéressants si vous souhaitez gérer vos formulaires en insérant de la programmation en Visual Basic Application.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Prenons l'exemple du formulaire qui suit:

Effectuez un double-clic sur la zone permettant l'encodage du numéro de TVA. Définissez le type de données, la longueur maximale autorisée.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Effectuez un double-clic sur la liste déroulante permettant de sélectionner l'année des opérations.

Définissez les différents éléments devant figurer dans la liste déroulante.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Ajoutez les autres contrôles voulus.

Ensuite, il ne faut pas oublier de protéger le formulaire. Pour ce faire, cliquez sur "Restreindre la modification".

Cochez la case "Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document:" puis sélectionnez "Remplissage de formulaires".

Cliquez sur "Activer la protection".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Éventuellement, définissez un mot de passe puis validez par OK.

Enregistrez le formulaire en tant que modèle puis testez l'utilisation de celui-ci

2.3 Exemples d'utilisation des contrôles ActiveX Exemple n°1

Les données seront envoyées vers la feuille de calcul suivante:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Les différents contrôles doivent être renommés:

txtIdChassis txtMarque txtModele txtAnnee

cmdReinitialiser cmdEnvoyer

Code VBA Private Sub cmdEnvoyer_Click() Dim excl As New Excel.Application Dim nom_fichier As String Dim i As Integer nom_fichier = "C:\temp\Vehicules.xlsx" excl.Workbooks.Open (nom_fichier) i=1 Do Until excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 1) = "" i=i+1 Loop excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 1) = Me.txtIdChassis.Text excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 2) = Me.txtMarque.Text excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 3) = Me.txtModele.Text excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 4) = Me.txtAnnee.Text excl.ActiveWorkbook.Save excl.Quit Set excl = Nothing End Sub Private Sub cmdReinitialiser_Click() Me.txtIdChassis.Text = "" Me.txtMarque.Text = "" Me.txtModele.Text = "" Me.txtAnnee.Text = "" End Sub

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Exemple n°2 Soit le tableau Excel suivant:

Ce tableau doit permettre d'alimenter le formulaire Word suivant:

Les différents contrôles doivent être renommés: cboIdDossier

txtDateCreation txtIdClient txtNatureDuDossier

Code VBA Private Sub cboIdDossier_Change() Dim excl As New Excel.Application Dim nom_fichier As String Dim i As Integer

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

nom_fichier = "C:\temp\Dossiers.xlsx" excl.Workbooks.Open (nom_fichier) Me.txtDateCreation.Text = "" Me.txtIdClient.Text = "" Me.txtNatureDuDossier.Text = "" i=1 Do Until excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 1) = "" i=i+1 If excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 1) = Me.cboIdDossier Then Me.txtDateCreation.Text = excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 2) Me.txtIdClient.Text = excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 3) Me.txtNatureDuDossier.Text = excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 4) End If Loop excl.Quit Set excl = Nothing End Sub Private Sub cboIdDossier_GotFocus() Dim excl As New Excel.Application Dim nom_fichier As String Dim i As Integer nom_fichier = "C:\temp\Dossiers.xlsx" excl.Workbooks.Open (nom_fichier) For i = Me.cboIdDossier.ListCount - 1 To 0 Step -1 Me.cboIdDossier.RemoveItem (i) Next i i=1 Do Until excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 1) = "" i=i+1 Me.cboIdDossier.AddItem excl.ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(i, 1) Loop excl.Quit Set excl = Nothing End Sub

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

2.4 Limiter la protection à certaines parties d'un document Pour protéger uniquement certaines parties d'un document, il faut définir différentes sections via des sauts.

Une fois les sections définies, au niveau du volet "Restreindre la mise en forme et la modification", cliquez sur "Sélectionner des parties…".

Sélectionnez les sections à protéger.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

3 Le publipostage 3.1 Introduction Au sein d'une entreprise, il est très fréquent que l'on doive envoyer un ensemble de lettres ayant un corps commun et ce à différentes personnes ou que l'on doive créer des étiquettes pour un envoi de nombreux courriers ou encore imprimer directement les adresses sur des enveloppes, … Chaque personne reçoit une lettre au niveau de laquelle il n'y a que quelques portions de texte qui sont personnalisées: adresse, montant à payer, références de produits commandés, ... 3.2 Présentation générale d'une opération de publipostage.

Source de données       

Document principal Lettre type. Message électronique type. Enveloppe type Etiquette type. Répertoire.

FUSION (totale ou sélective)

    

Tableau Word. Carnet d'adresses Outlook. Données Excel. Données Access. Données SQL Server. Données Oracle. …

Résultat de la fusion orienté vers un nouveau document, vers l'imprimante ou vers une messagerie électronique

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

3.3 En pratique – Exercice th-14 (lettres)  Soit le tableau suivant qui servira de source de données. Supposons que ce tableau ait été créé avec Excel.

Objectif:  Créer la lettre type suivante, et réaliser une opération de fusion pour toutes les personnes.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

Procédure: 1°) Créez un nouveau document. 2°) Dans l'onglet "Publipostage", cliquez sur "Démarrer la fusion et le publipostage" puis sur "Lettres".

3°) Dans l'onglet "Publipostage", cliquez sur "Sélection des destinataires"/"Utiliser la liste existante".

4°) Effectuez un double-clic sur le fichier correspondant à la source de données.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

5°) Sélectionnez la feuille dans laquelle le tableau (source de données) se trouve.

6°) Encodez le courrier, insérez les champs et fusion et réalisez la mise en forme voulue. Pour insérer les champs de fusion, utilisez la flèche située à droite du bouton "Insérer un champ de fusion".

7°) Enregistrez la lettre type.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

8°) Le bouton "Aperçu des résultats" permet de visualiser le résultat obtenu lorsque les champs de fusion sont remplacés par les valeurs issues du tableau.

N.B.: avant de lancer la fusion, il est possible de simuler la fusion via le bouton "Rechercher les erreurs" présent dans la partie droite de l'onglet "Publipostage". 9°) Afin de demander la fusion, cliquez sur le bouton "Terminer & fusionner" puis sur "Modifier des documents individuels…".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

10°) Confirmez la fusion pour tous les enregistrements.

Résultat obtenu: Dans le cas présent, vous obtenez un document de 11 pages car la fusion est complète et la source de données contient 11 personnes.

IMPORTANT Si vous souhaitez définir des critères de sélection afin que la fusion ne se fasse que pour certaines personnes ou si vous souhaitez trier les données, vous pouvez utiliser le bouton "Modifier la liste de destinataires" présent dans l'onglet "'Publipostage".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

La fenêtre suivante permet de trier, de sélectionner les données avant de lancer la fusion.

3.4 En pratique – Exercice th-15 (étiquettes)

Objectif: En utilisant la même source de données que dans l'exercice th-14, créez des étiquettes de format L7159 pour toutes les personnes.

Procédure: 1°) Créez un nouveau document. 2°) Dans l'onglet "Publipostage", cliquez sur "Démarrer la fusion et le publipostage"/"Etiquettes".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

3°) Sélectionnez la référence des étiquettes voulues puis validez par OK.

4°) Vous obtenez une page d'étiquettes.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

5°) Dans l'onglet "Publipostage", cliquez sur "Sélection des destinataires"/"Utiliser la liste existante".

6°) Effectuez un double-clic sur le fichier correspondant à la source de données.

7°) Sélectionnez la feuille dans laquelle le tableau (source de données) se trouve.

8°) En utilisant la flèche située à droite du bouton "Insérer un champ de fusion", insérez les champs de fusion voulus dans la première étiquette qui sert de modèle.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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9°) Dans l'onglet "Publipostage", cliquez sur le bouton "Mettre à jour les étiquettes" afin de reproduire le contenu de la première étiquette sur l'ensemble de la page.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

10°) Enregistrez le modèle d'étiquettes. 11°) Le bouton "Aperçu des résultats" permet de visualiser le résultat obtenu lorsque les champs de fusion sont remplacés par les valeurs issues du tableau.

N.B.: avant de lancer la fusion, il est possible de simuler la fusion via le bouton "Rechercher les erreurs" présent dans la partie droite de l'onglet "Publipostage". 12°) Afin de demander la fusion, cliquez sur le bouton "Terminer & fusionner" puis sur "Modifier des documents individuels…".

13°) Confirmez la fusion pour tous les enregistrements.

Résultat obtenu:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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 Word 2010

La fenêtre suivante permet de trier, de sélectionner les données avant de lancer la fusion.

3.5 Publipostage avec formatage des champs Soit la source de données suivante:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Objectif Obtenir le résultat suivant après fusion:

Aperçu des champs de fusion formatés: Pour basculer des champs de fusion vers les codes de ces champs et inversement, utilisez Alt + F9

Publipostage avec utilisation des règles Soit la source de données suivante:

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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Objectif Obtenir le résultat suivant après fusion:

Règle: N° séquence de fusion

Règle: Si … Alors … Sinon …

Notes Code permettant d'inclure une image: Ce champ peut également être inséré via l'onglet "Insertion", bouton "QuickPart", option "Champ…".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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4 Les macros et la personnalisation du ruban 4.1 Les macros 4.1.1 Présentation Une macro est une série de commandes que vous utilisez pour automatiser une tâche répétitive comportant généralement différentes opérations et qui peut être exécutée lorsque vous devez effectuer cette tâche. Une macro peut être appelée via un raccourci-clavier, un bouton figurant dans la barre d'outils "Accès rapide" ou un bouton figurant dans le ruban. Dans les explications qui suivent notre préférence ira à l'ajout d'un bouton dans le ruban. 4.1.2 L'onglet "Développeur" L'onglet "Développeur" est nécessaire pour exécuter les tâches expliquées ci-après. Si cet onglet n'est pas encore affiché, vous pouvez suivre la procédure suivante. 1°) Effectuez un clic droit sur le ruban puis sélectionnez l'option "Personnaliser le Ruban".

2°) Dans la fenêtre qui suit, cochez "Développeur" à droite puis validez par OK.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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4.1.3 Créer une macro

Objectif: Créer une macro permettant d'automatiser l'exécution des trois actions suivantes: mise en gras, en italique et application d'un soulignement simple.

Procédure: 1°) Encodez un texte quelconque qui servira de base pour créer la macro. Sélectionnez le texte encodé.

2°) Cliquez sur le bouton "Enregistrer une macro". 3°) Définissez le nom de la macro (ne peut pas comporter d'espace) puis validez par OK.

4°) Effectuez les tâches devant être reprises dans la macro.

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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5°) Cliquez sur le bouton "Arrêter l'enregistrement".

4.1.4 Visualiser les macros créées Procédure pour afficher les macros: 1°) Activez l'onglet "Développeur" puis cliquez sur le bouton "Macros".

2°) La fenêtre suivante affiche la(les) macro(s).

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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4.1.5 Supprimer une macro Procédure pour supprimer une macro: 1°) Activez l'onglet "Développeur" puis cliquez sur le bouton "Macros".

2°) La fenêtre suivante affiche la(les) macro(s).

3°) Sélectionnez la macro à supprimer puis cliquez sur le bouton "Supprimer".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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4.2 La personnalisation du ruban

Objectif: Créer un nouvel onglet nommé "Mes commandes" dans le ruban. Dans cet onglet, créer un groupe nommé "Macros" et dans ce groupe, ajouter un bouton permettant d'exécuter la macro précédemment créée.

Procédure: 1°) Effectuez un clic droit sur le ruban puis cliquez sur "Personnaliser le Ruban".

2°) Cliquez sur le bouton "Nouvel onglet".

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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3°) Word crée deux entrées: "Nouvel onglet" et "Nouveau groupe".

4°) Effectuez un clic droit sur "Nouvel onglet", sélectionnez l'option "Renommer" dans le menu contextuel et encodez le nom voulu pour l'onglet. Faites de même pour "Nouveau groupe".

Mes commandes Macros

Réf.: D-F04-20d (09_2013)

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5°) Pour ajouter au ruban la macro précédemment créée, sélectionnez "Macros" dans la liste déroulante "Choisir les commandes dans les catégories suivantes", sélectionnez la macro voulue puis cliquez sur "Ajouter".

6°) Effectuez un clic droit sur la macro (dans la liste de droite) puis sélectionnez "Renommer" dans le menu contextuel. Définissez le nom et le pictogramme voulus.

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7°) Vous pouvez modifier l'ordre des onglets en utilisant les flèches situées à droite.

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Notes:  Il peut être fort intéressant d'ajouter dans un onglet personnalisé des commandes déjà prédéfinies dans Word mais pas toujours rapidement accessibles. Pour ce faire il suffit de sélectionner la catégorie voulue dans la liste "Choisir les commandes dans les catégories suivantes" puis d'ajouter les commandes voulues comme cela a été fait pour la macro.

 Pour faire disparaître temporairement un onglet, vous pouvez décocher la case située en vis-à-vis.

 Si vous souhaitez supprimer un onglet personnalisé, il suffit d'effectuer un clic droit sur le nom de l'onglet puis de cliquer sur "Supprimer" dans le menu contextuel (tout cela dans la fenêtre de personnalisation du ruban).

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5 Les fonctions de révision 5.1 Les commentaires Lorsque l'on écrit un document, il est souvent difficile d'avoir un œil critique sur son contenu. Pourquoi ne pas le confier à une ou plusieurs autres personnes qui pourront donner leur avis? D'autant plus que Word 2010 rend cette tâche particulièrement simple via l'insertion de commentaires. Cette situation se présente notamment lors de la création des travaux de fin d'études. 5.1.1 Insérer un commentaire 1°) Assurez-vous que le mode d'affichage Page est sélectionné. Si nécessaire, cliquez sur l'icône Page, dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de Word.

2°) Sélectionnez le texte, l'image, la forme ou tout autre élément pour lequel vous désirez insérer un commentaire. 3°) Activez l'onglet "Révision" du Ruban et cliquez sur l'icône "Nouveau commentaire" du groupe "Commentaires".

4°) Entrez votre commentaire dans la bulle affichée à droite de la page.

5°) Poursuivez la lecture du document et insérez un ou plusieurs autres commentaires si cela est nécessaire.

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5.1.2 Modifier un commentaire Selon les goûts de chacun, la modification d'un commentaire peut se faire dans la bulle du commentaire ou dans le volet "Vérifications". Si le document est affiché en mode Page, il suffit de cliquer dans la bulle du commentaire à modifier. Un point d'insertion apparaît. Déplacez-le à l'endroit souhaité et faites la modification.

Si le document comporte de nombreuses pages et/ou si les commentaires sont peu nombreux, vous pouvez utiliser le volet "Vérifications" pour modifier un commentaire. Basculez sur l'onglet "Révision" du Ruban puis cliquez sur l'icône "Volet Vérifications" du groupe "Suivi". L'icône "Volet Vérifications" est comparable à un bouton poussoir. Cliquez dessus pour faire apparaître le volet "Vérifications". Cliquez à nouveau pour le faire disparaître.

Le volet "Vérifications" est affiché à gauche du document. Cliquez sur le commentaire à modifier et faites vos modifications.

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5.1.3 Supprimer un commentaire La suppression d'un commentaire se fait en trois étapes. 1°) Cliquez sur le commentaire à supprimer, dans la bulle du commentaire ou dans le volet "Vérifications".

2°) Activez l'onglet "Révision" du Ruban. 3°) Cliquez sur la partie supérieure de l'icône "Supprimer", dans le groupe "Commentaires".

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5.1.4 Supprimer tous les commentaires Il est possible de supprimer en une seule fois tous les commentaires insérés dans le document. Activez l'onglet "Révision" du Ruban, cliquez sur la partie inférieure ou sur la flèche à gauche de l'icône "Supprimer" et choisissez "Supprimer tous les commentaires du document" dans le menu.

5.1.5 Relecture du document de commentaire en commentaire Le plus simple consiste à utiliser le volet "Vérifications". Cliquez tour à tour sur chaque commentaire. Vous pouvez alors:  faire les modifications qui s'imposent dans le document, puis supprimer le commentaire,  supprimer purement et simplement le commentaire,  ajouter un commentaire… en réponse au commentaire ! 5.2 Marques de révision Lorsque plusieurs personnes insèrent des commentaires dans un document, ce dernier devient vite illisible. Heureusement, il existe une alternative qui consiste à insérer des marques de révision. Plus complètes, moins invasives et facilement dissimulables, les marques de révision deviennent vite incontournables dès que deux ou plus de deux correcteurs sont impliqués dans la mise au point d'un document. 5.2.1 Activation du suivi des modifications Pour pouvoir utiliser des marques de révision dans un document, il faut au préalable activer le suivi des modifications. Activez l'onglet "Révision" dans le Ruban puis cliquez sur la partie supérieure de l'icône "Suivi des modifications", dans le groupe "Suivi".

L'icône "Suivi des modifications" est comparable à un bouton poussoir. Cliquez dessus pour activer le suivi des modifications. Cliquez à nouveau pour le désactiver.

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5.2.2 Modification du document Une fois le suivi des modifications activé, vous allez pouvoir apporter des corrections au document. Dans la copie d'écran qui suit, une lettre a été supprimée, une autre ajoutée, et un mot a été remplacé par un autre.

Comme vous pouvez le voir:  les éléments supprimés apparaissent en caractères (rouges) barrés,  les éléments ajoutés apparaissent en caractères (rouges) soulignés. Tout ceci est très intéressant, mais comment faire mes modifications dans le document ? Procédez comme vous le faites habituellement. Les caractères barrés et soulignés seront automatiquement ajoutés en fonction de vos actions. Si plusieurs correcteurs effectuent des modifications dans un document, est-il possible de les différencier ? Oui, à plusieurs niveaux. Les différences apparaissent dans: 

la couleur des révisions



les info-bulles associées aux révisions

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

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le volet Vérifications

Est-ce qu'un correcteur peut modifier autre chose que du texte ? Oui bien sûr. Les éléments modifiés sont repérés par un trait vertical dans la marge gauche du document et par une entrée dans le volet "Vérifications". Ici, par exemple, une image a été insérée :

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Et ici, les dimensions de la page ont été modifiées. En pointant l'info-bulle correspondante, des renseignements complémentaires sont affichés.

5.2.3 Suivi des modifications Un de vos collègues vient de vous transmettre un document dans lequel figurent des marques de révision. Vous allez devoir les passer en revue, les accepter ou les refuser. Voyons comment procéder. Ouvrez le document comme vous le faites habituellement. Si vous voulez accepter ou refuser les révisions sans en apporter de nouvelles, assurez-vous que l'icône "Suivi des modifications" (onglet "Révision", groupe "Suivi") n'est pas enfoncée. Par contre, si vous souhaitez apporter des modifications aux révisions, l'icône "Suivi des modifications" doit être enfoncée.

Pour vous déplacer de marque de révision en marque de révision, vous pouvez:  vous déplacer manuellement dans le document à l'aide de la barre de défilement verticale,  automatiser le processus en utilisant le volet "Vérifications". La première technique est envisageable dans les documents de quelques pages. Mais, dès que le document à corriger prend de l'embonpoint, la dernière technique devient vite indispensable! Pour vous déplacer manuellement dans le document, vous pouvez utiliser la barre de défilement verticale de Word ou les touches "Page Suivante" et "Page Précédente". Pour vous déplacer facilement de révision en révision, le plus simple consiste à afficher le volet "Vérifications" en cliquant sur l'icône "Volet Vérifications" (onglet "Révision", groupe "Suivi"). Double-cliquez ensuite dans l'intitulé de chaque révision. L'élément révisé est automatiquement affiché dans la partie supérieure du document et le point d'insertion vous laisse le modifier comme vous l'entendez.

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Pour accepter ou refuser une révision, pointez-la dans le document ou dans le volet "Vérifications", cliquez avec le bouton droit et choisissez (respectivement) "Accepter la modification" ou "Refuser la modification" dans le menu.

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Si vous trouvez cette technique peu pratique, vous préférerez peut-être utiliser les icônes du groupe "Modifications", sous l'onglet" Révision" du Ruban. Cliquez sur:  Suivant ou Précédent pour vous déplacer de marque de révision en marque de révision;  Accepter ou Refuser pour accepter ou refuser la révision;  La flèche située sous les icônes Accepter et Refuser pour accéder à des options complémentaires. Vous pouvez en particulier accepter/refuser la révision courante et passer à la suivante, ou encore accepter/refuser toutes les révisions du document.

5.3 Comparer deux documents L’option "Mode révision" permet de comparer deux documents et d’afficher uniquement ce qui a changé entre les deux. Les documents comparés ne sont pas modifiés. Dans ce mode, la comparaison est affichée par défaut dans un troisième document. Si vous souhaitez comparer les modifications de plusieurs relecteurs, ne sélectionnez pas cette option. Sélectionnez plutôt "Combiner les révisions de plusieurs auteurs dans un même document". Procédure pour comparer deux versions d'un même document: 1°) Ouvrez les documents que vous souhaitez comparer (cela peut être fait plus tard). 2°) Sous l’onglet "Révision", cliquez sur "Comparer" puis "Comparer".

3°) Stipulez les documents à comparer puis cliquez sur OK.

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Résultat obtenu:

Notes: 

Dans la boîte de dialogue qui suit, si vous cliquez sur "Plus >>", vous obtenez différentes options permettant de personnaliser la comparaison des versions.

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

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Il faut également rappeler que si vous souhaitez comparer deux documents simplement d'une manière visuelle sans utiliser les outils précédemment présentés, il vous est possible d'utiliser l'option "Afficher côte à côte" présente dans l'onglet "Affichage".

5.4 Envoyer un document aux relecteurs Vous avez rédigé un document et vous voulez le soumettre à vos relecteurs ? Vous pouvez: a) le copier sur une clé USB, un CD-ROM ou un DVD-ROM et leur faire parvenir ce média, b) le placer dans un dossier partagé accessible sur le réseau de votre entreprise, c) l'envoyer par e-mail, dans une pièce jointe, d) le placer dans votre espace SkyDrive et indiquer son emplacement à vos relecteurs. Les deux premiers points ont été vus dans des cours précédents. Le point c) est expliqué à la page 24 du fascicule de théorie relatif à Word (D-F04-20c). Le point d) est expliqué aux pages 27 à 30 du fascicule de théorie relatif à Word (D-F04-20c). Dans le cas où le document est mis à disposition des relecteurs via SkyDrive, ils pourront télécharger le document en cliquant sur "Plus" puis sur "Télécharger" (une fois connecté à l'espace SkyDrive).

5.5 Comment lire et modifier un document Word 2010 sans Word 2010 Il est possible de lire et de modifier un document Word 2010 en ligne grâce à Word Web App. Il s'agit d'une version réduite de Word capable de fonctionner dans un navigateur Web! Une restriction cependant: le document à éditer doit être stocké dans un dossier SkyDrive. Il peut s'agir d'un dossier de votre propre SkyDrive, ou d'un dossier accessible via un e-mail de partage.

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5.5.1 Modifier un document Word 2010 dans SkyDrive Pour accéder à un document sauvegardé dans votre espace SkyDrive, voici comment faire: 1°) Ouvrez votre navigateur et rendez-vous sur https://skydrive.live.com/ 2°) Entrez vos identifiants. 3°) Ouvrez le dossier dans lequel se trouve le document. 4°) Pointez le document à modifier et cliquez sur "Modifier dans le navigateur".

Quelques instants plus tard, le document est ouvert dans le navigateur (ici, Internet Explorer 9):

Bien que très minimaliste, l'interface de Word Web App est suffisamment puissante pour autoriser les modifications les plus classiques (polices, paragraphes, styles, insertion d'images, de tableaux et de liens). Lorsque le document a été modifié, sauvegardez-le en cliquant sur l'icône qui représente une disquette, dans la partie supérieure gauche de la fenêtre. Vous pourrez le rouvrir sur un autre ordinateur tel qu'il a été modifié, via Word Web App ou Word 2010. Les documents qui contiennent des macros et/ou des marques de révision ne peuvent pas être ouverts dans Word Web App.

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5.5.2 Travailler à plusieurs via SkyDrive Word 2010 innove en permettant le travail collaboratif simultané sur un même document. En d'autres termes, en utilisant Word 2010, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document et les modifications faites par chacune d'entre elles sont visibles par les autres coéditeurs. Pour parvenir à ce tour de force, les personnes qui participent à l'aventure doivent: 1. Avoir accès au compte SkyDrive dans lequel est stocké le document. 2. Utiliser Word 2010 pour éditer le document. Voici les étapes à respecter par chacune des personnes qui veulent coéditer le document : 1. Se connecter à Word Web App sur le dossier dans lequel se trouve le document. 2. Pointer le document et cliquer sur le lien "Ouvrir dans Word".

3. Un des coéditeurs fait des modifications puis sauvegarde le document, par exemple avec le raccourci Ctrl + S. 4. Les autres coéditeurs sont informés qu'une modification a été faite.

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5. Ils cliquent alors sur "Mises à jour disponibles" (dans la barre d'état) puis sur "Enregistrer" (dans l'écran Backstage), et la modification est répercutée sur leur document.

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