Gagnez 2 heures par jour
Gagner 2 heures par jour en optimisant votre travail sous Excel, Outlook, PowerPoint, Word et OneNote ? C'est possible ! Dans votre entourage professionnel, il y a sans doute une personne qui vous épate dès qu’elle ouvre son PC : elle réfléchit, elle agit et c’est déjà fini ou presque. Vous lui confiez un document ou une modification qui vous prendrait trois heures ? Il lui en faut une. C’est à la fois impressionnant et… un peu agaçant, vous en convenez. Pour arriver aux mêmes résultats, découvrez des exemples professionnels simples et complets pour maîtriser les savoir-faire d'Excel, Outlook, PowerPoint, Word et OneNote. Pour chaque logiciel, vous sont présentées trois missions « tueuses de temps ». Pour chaque mission, sont dévoilées les étapes ou les techniques à connaître pour aller droit au but. Vous pensez bien connaître les outils du Pack Office ? Parcourez le sommaire : surprises garanties !
Collaboratrice d'un cabinet d'expertise comptable pendant dix ans, Agnès Taupin est consultante et formatrice indépendante depuis quinze ans. Elle collabore principalement avec le Groupe Cegos, Coef Continu et le site www.activassistante.com. Elle est l'auteur d'ouvrages didactiques, de fiches pratiques, de tutoriels et de documentations électroniques.
Gagnez 2 heures par jour avec Excel, Outlook, PowerPoint, Word et OneNote
LES ESSENTIELS
A. Taupin
LES ESSENTIELS
Gagnez 2 heures par jour avec Excel, Outlook, PowerPoint, Word et OneNote
avec Excel, Outlook, PowerPoint, Word et OneNote
Agnès Taupin
www.territorial-editions.fr ISSN : 2553-5803 – ISBN : 978-2-8186-1474-7
Gagnez 2 heures par jour avec Excel, Outlook, PowerPoint, Word et OneNote
LES ESSENTIELS Agnès Taupin
Formateur et coach bureautique
CS 40215 - 38516 Voiron Cedex Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 Retrouvez tous nos ouvrages sur http://www.territorial-editions.fr
Référence BK 328 Octobre 2018
Vous souhaitez être informé de la prochaine actualisation de cet ouvrage ?
C’est simple ! Il vous suffit d’envoyer un mail nous le demandant à : jessica.ott@territorial.fr Au moment de la sortie de la nouvelle édition de l’ouvrage, nous vous ferons une offre commerciale préférentielle.
Avertissement de l’éditeur : La lecture de cet ouvrage ne peut en aucun cas dispenser le lecteur de recourir à un professionnel du droit.
Il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement la présente publication sans autorisation du Centre Français d’exploitation du droit de Copie. CFC 20, rue des Grands-Augustins 75006 Paris. Tél. : 01 44 07 47 70
© Territorial, Voiron ISBN : 978-2-8186-1474-7 ISBN version numérique : 978-2-8186-1475-4 Imprimé par Reprotechnic, à Bourgoin-Jallieu (38) - Novembre 2018 Dépôt légal à parution
Sommaire Calculer & analyser Aller à l’essentiel sous Excel, et plus si affinités Vocabulaire, outils… Pour gagner du temps, ça commence ici ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13 1. Découvrir le vocabulaire d’Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13 2. Repérer les outils…. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14 3. Saisir des données dans une cellule (texte, valeur, date…) . . . . . . . p.15 4. Quelques raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16 > Sélectionner des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16 > Découvrir d’autres raccourcis utiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
Kit de survie pour saisir des chiffres et des lettres Saisir des contenus et les mettre en forme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1. Mettre en forme du texte*. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18 2. Saisir un numéro de téléphone *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19 3. Afficher une date * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20 4. Ajouter un code postal * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20 5. Encadrer des cellules *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21 6. Formater des valeurs monétaires *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21 7. Saisir une longue suite de chiffres *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
9. Créer une liste de choix **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23 10. Régler la mise en page et imprimer * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24
Ajouter des formules ? Facile ! Saisir des formules et sécuriser des cellules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25 1. Saisir les opérations de base *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26 2. Calculer une date d’échéance *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27 3. Créer des formules conditionnelles ** . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27
Sommaire
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
8. Écrire en clair sur fond coloré *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
3
4. Recopier une formule **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28 5. Protéger des cellules et la feuille **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28
Gérer une liste (ou table) de données et les analyser Analyser des données listées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 1. Figer la ligne des titres * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 2. Filtrer les titres * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32 3. Repérer les cellules vides *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32 4. Simplifier la saisie des formules ***. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33 5. Associer =SOMME.SI à des cellules non vides ** . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34 6. Associer =SOMME.SI à des cellules vides **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34 7. Associer =SOMME.SI à des cellules texte **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.35 8. Utiliser l’option Analyse rapide * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.35
Communiquer & classer Outlook, en finir avec les voleurs de temps Vocabulaire, outils… Pour gagner du temps, ça commence ici ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39 1. Découvrir le vocabulaire d’Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39 2. Quelques raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40 > Sélectionner des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
> Découvrir d’autres raccourcis utiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40
4
Kit de survie pour identifier les urgences à tout moment Trois outils pour optimiser le tri des courriels dans votre boîte de réception. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 1. Optimiser la gestion des messages Lus et Non lus *. . . . . . . . . . . . . . . . . p.42 2. Utiliser les Indicateurs et les Rappels * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.43 3. Utiliser les Catégories pour travailler en mode « projet » **. . . . . . . . p.44
Sommaire
Optimiser la rédaction de vos messages Trois astuces à connaître avant d’envoyer un courriel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 1. Utiliser les boutons de vote * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 > Paramétrer le vote et envoyer le message (Étape 1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 > Visualiser les votes (Étape 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46 > Visualiser la liste des réponses à votre vote (Étape 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46
2. Automatiser la saisie de phrases ou paragraphes longs et répétitifs… **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47 > Paramétrer une phrase automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47 > Rappeler une abréviation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48
3. Récupérer des notes dans un message *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48
Gérer un important volume de courriels Trois outils pour optimiser la gestion des courriels dans votre boîte de réception. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 1. Créer une règle de classement * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50 2. Utiliser les actions rapides **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50 3. Rechercher des mots dans l’objet, le corps d’un message et les pièces jointes *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52
Maquetter & illustrer PowerPoint, réussir de belles présentations Vocabulaire, outils… Pour gagner du temps, ça commence ici ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55 1. Découvrir le vocabulaire de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55
3. Précisions utiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
Maquetter une présentation Trois étapes pour maquetter une présentation « vite fait, bien fait » ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57 1. Vérifier/Personnaliser le Masque **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57 > Faut-il vraiment contrôler le Masque ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57 > Créer une présentation à partir d’un modèle vierge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58
Sommaire
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
2. Quelques raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
5
> Appliquer un Thème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59 > Personnaliser le Thème via le Masque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60 > Contrôler le Thème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60
2. Utiliser le mode Plan * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61 > Afficher le mode Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61 > Saisir dans le mode plan : quelques précisions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61 > Saisir les grandes idées de votre présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.62 > Optimiser l’affichage du mode Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63
3. Appliquer les dispositions *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.64 > Choisir les Dispositions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.64 > Utiliser les Espaces réservés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65
Illustrer une présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66 1. Insérer/remplacer une image*. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66 2. Maquetter un graphique SmartArt ** . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67 > Convertir une liste de mots (ou de courtes phrases) en graphique SmartArt. . . . . . . p.67 > Créer un graphique SmartArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.69
3. Créer un graphique *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.70 > Ajouter un graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.70 > Personnaliser un graphique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.72
L’art de copier-coller, ou pas, des éléments externes L’indispensable à savoir pour insérer des données externes dans vos présentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 1. Découvrir les options de collage d’un tableau * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.74 2. Explorer l’option Collage spécial associé à un tableau *. . . . . . . . . . p.75
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
3. Découvrir les options de collage d’un graphique Excel vers PowerPoint *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75
6
4. Insérer des diapositives en provenance d’autres présentations * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.76
Sommaire
Maquetter & écrire Réussir de belles mises en page sous Word Vocabulaire, outils Pour gagner du temps, ça commence ici ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.79 1. Découvrir le vocabulaire de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.79 2. Astuces & Raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80 > Sélectionner des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80 > Découvrir d’autres raccourcis utiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80
Maquetter un courrier à imprimer Cinq astuces pour mettre en page un courrier à glisser dans une enveloppe à fenêtre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.81 1. Régler les marges d’un document *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.82 2. Gérer les en-têtes et pieds de page * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.83 > Saisir un en-tête « classique ». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.83 > Maquetter un en-tête « atypique »**. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.84
3. Poser une tabulation **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85 > L’indispensable à savoir au sujet des tabulations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85 > Poser un Taquet de tabulation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85
4. Gérer les espaces entre les paragraphes *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.86 5. Activer l’aperçu avant impression *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87
Gérer des documents longs : enfin des solutions ! Cinq outils pour mettre en page un document long structuré, avec sommaire automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 > Découvrir l’intérêt des Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.90 > Repérer les Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.90 > Appliquer des styles par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.91 > Personnaliser un style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.91
2. Ajouter des illustrations * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.92 > Insérer une Image. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.93 > Capturer une fenêtre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.94 > Capturer une sélection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.95
Sommaire
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
1. Structurer un document à l’aide des Styles * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.90
7
3. Ajouter des formes sur des visuels **. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.96 > Dessiner une ou des formes sur une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.96 > Grouper les formes et l’image. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97
4. Créer un sommaire automatique (ou une table des matières) *.p.97 5. Générer un PDF interactif *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.99
Écrire sans saisir ? C’est possible ! Trois techniques pour gagner encore plus de temps !. . . . . . . . . . . . . . . . p.100 1. Utiliser des modèles types * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.100
> Découvrir dans le modèle Document vierge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.100
> Naviguer dans la fenêtre d’accueil de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.101
> Personnaliser le Document vierge de Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.102
> Trouver un modèle dans la galerie Microsoft *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.104
2. Mémoriser des paragraphes (avec ou sans mise en forme prédéfinie) ** . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.104
> Découvrir les QuickPart disponibles sous Word*. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.104
> Créer un QuickPart *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.105
> Rappeler un QuickPart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.106
> Modifier un QuickPart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.107
3. Adresser un document à plusieurs personnes en même temps à l’aide des outils Publipostage !**. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.108 > Étape 1 : vérifier une liste de contacts sous Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.108
> Étape 2 : créer un courriel sous Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.108
> Étape 3 : fusionner vers Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.110
S’organiser & partager
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
Reprendre le contrôle de vos activités grâce à OneNote
8
Vocabulaire, outils Pour gagner du temps, ça commence ici ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115 1. Découvrir le vocabulaire de OneNote. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.115
2. Astuces & Raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.116
> Sélectionner des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.116
> Découvrir d’autres raccourcis utiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.116
Sommaire
Retrouver le plaisir de toujours savoir « où vous en êtes » Trois étapes clés pour organiser votre travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 1. Créer un bloc-notes*. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.117
> Activer OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.117
> Choisir le lieu de stockage de votre futur bloc-notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.117
> Créer votre bloc-notes sous OneDrive (ou sur le serveur de votre entité) . . . . . . . . .
p.120
2. Organiser votre travail *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.121
> Organiser votre bloc-notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.121
> Optimiser la saisie des notes : insérer un tableau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.122
> Mettre en forme le contenu, utiliser les Balises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.122
> Ajouter des pages ou sous-pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.123
> Lier des éléments entre pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.123
> Lier une sélection à un fichier présent sur le serveur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.124
> Insérer des fichiers dans une page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.124
3. Partager un ou des éléments *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.125
> Partager une page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.125
> Protéger une section. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.125
> Partager un bloc-notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.127
Gérer des blocs-notes Trois astuces pour aller plus loin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.129 1. Ouvrir/Fermer un bloc-notes * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.129
2. Déplacer une Section (ou une Page)*. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.129
3. Exporter un bloc-notes (ou une section) *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.130
1. Utiliser une page modèle * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.132
2. Optimiser la gestion des comptes rendus de réunion * . . . . . . . . . . .
p.133
> Lier une page de notes à une réunion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.133
> Ouvrir une réunion sous Outlook et l’associer à une page de notes . . . . . . . . . . . . . .
p.134
> Envoyer une page de notes de réunion aux participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.134
3. Ancrer au bureau *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.135
Sommaire
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
Gagner encore plus de temps Trois astuces bonus !. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.132
9
Calculer & analyser Aller à l’essentiel sous Excel, et plus si affinités
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
Calculer & analyser
11
Vocabulaire, outils… Pour gagner du temps, ça commence ici !
1. Découvrir le vocabulaire d’Excel
(1) Barre de titre (accueille le nom du classeur Excel ouvert) (2) Feuille active (c’est-à-dire feuille affichée) (3) Feuille (et menu contextuel activé par un clic droit) (4) Colonne (16 384 colonnes sous Excel 2013 et 2016) (5) Ligne (1 048 576 lignes sous Excel 2013 et 2016) (6) Cellule active (la poignée de recopie est visible dans l’angle inférieur droit de la cellule). Sa référence s’affiche dans la Zone Nom. (7) Zone Nom (affiche la référence de la cellule active, ici A1) (8) Barre de formule (affiche le contenu de la cellule active. Ici, A1 est vide.) (9) Barres de défilement (vertical et horizontal) (10) RUBAN (accueille les onglets de commandes) Bon à savoir À chaque utilisation de fonctions spécifiques (Graphique, Tableau croisé dynamique…), des onglets contextuels s’ajoutent au RUBAN. Un clic dans ou sur l’élément (ex. : sur un graphique) active des onglets contextuels. Un clic en dehors de l’élément les fait disparaître.
Calculer & analyser
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
13
2. Repérer les outils…
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
(1) RUBAN et onglet actif (ACCUEIL sous 2013 ou Accueil sous 2016) (2) Groupe de commandes Police (3) Lanceur de boîte de dialogue (4) Flèche de choix de l’icône Styles de cellules (5) Zone nom où s’affichent les références de la cellule active ou son nom (ici F35). (6) Barre de formule dans laquelle s’affiche le contenu de la cellule active (mot, valeur, formule) (ici, formule saisie en F35). (7) Poignée de recopie (carré situé dans l’angle inférieur droit) de la cellule active (ici F35) (8) Flèches de navigation entre les feuilles (9) Modes de mise en page : Normal, Mise en page, Aperçu des sauts de page disposés sur la Barre d’état (10) Zoom
14
Codes de lecture Mot en GRAS ITALIQUE MAJUSCULES : onglet présent sur le Ruban (FICHIER, ACCUEIL…). Mot en italique gras : commande Excel (groupe de commandes, icône-bouton, boîte de dialogue). Mot en [italique gras placé entre crochets] : touche du clavier (exemple : touche [Entrée]).
Calculer & analyser
3. Saisir des données dans une cellule (texte, valeur, date…)
Bon à savoir Pour modifier le format d’une ou plusieurs cellules : sélectionner la ou les cellules et cliquer sur la flèche de choix de l’icône Format de nombre (sous l’onglet ACCUEIL et le groupe Nombre).
Calculer & analyser
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
Sous Excel, et par défaut, le format Standard s’applique à toutes les cellules, et tous les types de contenus sont désignés par le terme générique « Valeur ». En principe, Excel ne « devine » pas le format à appliquer, sauf pour les Dates quand les occurrences sont séparées par une barre de fraction [/] ou le signe [-] (tiret du 6), et les Heures quand le signe [:] sépare les heures, les minutes et les secondes. - L e Texte s’aligne toujours par défaut à gauche de la cellule active. - L es Nombres (chiffres, nombres, valeurs numériques…) s’alignent toujours à droite des cellules. - Le séparateur des Dates est la barre de fraction ou le signe moins (tiret du 6). - Le séparateur des Heures est le signe deux-points.
15
4. Quelques raccourcis
> Sélectionner des données Pour gagner du temps sous Excel, (re)découvrez les raccourcis clavier indispensables pour naviguer dans une feuille et/ou passer d’une cellule à l’autre : - Sélectionner toutes les cellules (non vides) d’un tableau : [Ctrl] [A] - Sélectionner toutes les cellules (non vides) d’une colonne : [Ctrl] [MAJ] [↓] - Sélectionner toutes les cellules (non vides) d’une ligne : [Ctrl] [MAJ] [←] - Sélectionner plusieurs cellules (ou plage de cellules) non contiguës : sélection1, [Ctrl], sélection2. - Sélectionner une colonne/une ligne : placez le pointeur de la souris sur la lettre de la colonne/le numéro de la ligne et cliquez sur le bouton gauche de la souris. - Sélectionner plusieurs lignes (ou colonnes) non contiguës : sélectionnez la première ligne ou colonne, appuyez sur la touche [Ctrl], maintenez-la enfoncée puis cliquez sur les autres lignes (ou colonnes). Bon à savoir Pour utiliser un raccourci clavier, maintenir la touche [Ctrl] enfoncée puis appuyer sur la seconde touche (ex. : [Ctrl] [A]). La touche [Shift] (également appelée [MAJ] ou majuscule flottante) est matérialisée par une flèche montante []. Elle est située sous la touche [Verrou majuscule] (cadenas).
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
> Découvrir d’autres raccourcis utiles
16
Les menus (icônes ou clic droit) c’est bien. Les raccourcis c’est mieux ! - Sauvegarder le classeur ouvert : [Ctrl] [S] - Copier une ou des cellules : sélection des données, puis [Ctrl] [C] - Coller une ou des cellules : clic dans le lieu de destination, puis [Ctrl] [V] - Couper une sélection : sélection, puis [Ctrl] [X] - Dupliquer une feuille : clic gauche sur la feuille à dupliquer, appuyer sur la touche [Ctrl] et la maintenir enfoncée, glisser la souris vers la droite ou vers la gauche.
Calculer & analyser
Kit de survie pour saisir des chiffres et des lettres Saisir des contenus et les mettre en forme
Conseil Vous pouvez, à ce stade, reproduire cet exemple sous Excel 2016, 2013 ou 2010, ou bien appliquer les conseils à vos propres classeurs.
Calculer & analyser
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
Temps estimé 10 minutes | Difficultés * et ** Dans ce pas-à-pas, vous allez découvrir 10 astuces pour optimiser la saisie de données sous Excel (Texte, Nombre, valeur Monétaire…) et mettre en forme les cellules. Cet exemple, complet, peut être utilisé pour toute saisie sous Excel. Chaque numéro situé en regard d’une cellule renvoie vers la méthodologie. Données avant mise en forme (1re étape) :
17
Saisissez les données sans aucune mise en forme (1re étape), procédez à la e mise en forme des informations (2 étape) en suivant les numéros des actions (1 à 10).
Données après mise en forme (2e étape) :
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
1. Mettre en forme du texte*
18
- Sélectionnez le nom de la société et les cellules vides situées à droite et en dessous (ici, B2:C3). - Cliquez successivement sur les icônes Fusionner et centrer (A), Aligner en haut et Aligner à gauche (B), Couleur de police (C) et Augmenter la taille (D).
Calculer & analyser
2. Saisir un numéro de téléphone *
- Une suite de #### s’est affichée ? La cellule est trop étroite. - Sélectionnez la cellule d’accueil puis la cellule adjacente (ici G3 et H3) pour Fusionner et centrer les cellules, et appliquez l’alignement Aligner à gauche.
Calculer & analyser
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
- Saisissez le numéro de téléphone (A). Excel affiche le nombre au format Scientifique (ici, 1E+08). Pourtant, dans la barre de formule, la saisie est correcte (même s’il manque le zéro de l’indicatif). - Activez la flèche de choix de l’icône Standard (B) sous l’onglet ACCUEIL et le groupe de commandes Nombre. - Cliquez, en fin de liste, sur Autres formats numériques. La boîte de dialogue Format de cellule s’affiche à l’écran. L’onglet Nombre est actif (C). - Cliquez sur Spécial (D) puis, sous Type, sur Numéro de téléphone (E). Dans la zone Exemple (F), l’affichage du numéro de téléphone est parfait. - Cliquez sur le bouton OK pour valider.
19
3. Afficher une date * - Saisissez une date en cellule D5. Astuce, pour insérer la date du jour, utilisez le raccourci clavier [Ctrl] [;]. Pour saisir une autre date, séparez le jour, le mois et l’année par le caractère « moins » (touche [-] du pavé numérique) ou un « slash » (touche [/] du pavé numérique). Par défaut, le format Date s’applique sous Excel 2016 (et Date courte sous Excel 2013 et 2010). - Si la colonne est trop étroite, agrandissez-la en sélectionnant la colonne et en double-cliquant sur la bordure droite.
4. Ajouter un code postal *
Gagnez 2 heures par jour avec Excel…
- Saisissez un numéro de code postal. Au-delà de 10000 (l’Aube), tout va bien. Entre 01000 (l’Ain) et 09000 (l’Ariège), Excel tronque le premier 0 (A) car tout chiffre (de 0 à 9) saisi dans une cellule est considéré comme un nombre (de 0 à l’infini). - Activez la flèche de choix de l’icône Standard (B) dans le groupe de commande Nombres. - Cliquez sur Autres formats numériques. La boîte de dialogue Format de cellule s’affiche. L’onglet Nombre est actif (C). - Cliquez sur Spécial (D) puis, sous Type, sur Code postal (E). Dans la zone Exemple (F), l’affichage du code postal est parfait. - Cliquez sur le bouton OK pour valider.
20
Calculer & analyser