Revista excel

“Revista Excel”

Inicio: A continuación, procedemos a conocer nuestra segunda pestaña en Excel, no es otra más que la pestaña “Inicio”, conocerás cada uno de los elementos que la componen (en lo que a definición y uso), más adelante, los utilizaremos en ejercicios prácticos, para que te familiarices con ellos.

Como puedes observar, tiene muchos “botones” que llaman nuestra atención y que nos serán muy, pero muy útiles al momento de elaborar cada uno de nuestros documentos en Excel.

Ahora, te detallaré cada uno de ellos:

Estos son los botones del Portapapeles:  Pegar: Pega el contenido copiado o cortado.

 Copiar: Copia el contenido de una o varias celdas seleccionadas a otro lugar de destino (conserva original y la copia)

 Cortar: Mueve el contenido de una o varias celdas seleccionadas a otro lugar de destino (Borra lo que tengas en las celdas seleccionadas para pegarlo en otro lado)

 Pegar formato: Copia el formato establecido en una celda en otras celdas.

Sección “FUENTE”: En esta sección de la pestaña inicio, podemos cambiar el tipo de letra, tamaño de la misma, cursiva, ponerla en negrita, subrayarla, resaltar, crear bordes y cambiar el color de la letra.

Como puedes ver en la imagen, el cuadro verde, representa la opción de “Crear Bordes” que nos permite dar el efecto de “Tabla” dentro de Excel, muy útil para casi todo lo que vayas a elaborar en Excel y, en el recuadro azul, podemos subrayar una o varias celdas, dependiendo de nuestros intereses, muy útil al momento de resaltar uno o varios resultados obtenidos luego de los cálculos aplicados en una tabla, pues, nos permite ubicarlos de manera rápida con la vista y así encontrar las respuestas a los resultados que estábamos buscando.

Sección “Alineación”:

En esta sección, podemos “Alinear” el texto dentro de la o las celdas que deseemos, podemos centrarlo, llevarlo a la izquierda, arriba o debajo de la celda, incluso a la derecha, también podemos cambiar el sentido de la dirección del texto, colocarlo a 90º grados, 45º grados, y en cualquier dirección que deseemos.

También podemos “Ajustar el Texto”, porque a veces el contenido de una celda es mayor a su tamaño, al ajustar el texto, modificaremos la celda para que todo lo que hayamos escrito en ella, quepa en ella. Y por último, pero no menos importante, podemos “Combinar y Centrar” varias celdas, toma todo el contenido en varias celdas y las convierte en una sola celda, centrado el contenido de la misma, en la imagen anexada, podrás apreciar cada una de estas opciones que nos ofrece la sección de “Alinear” el texto.

Sección “Número”: Acá podemos ver una sección bastante interesante, que nos permite darle “valor” a nuestras celdas, dependiendo en qué sistema necesitemos trabajar ya sea contablemente, de manera porcentual para gráficos y cálculos estadísticos, también podemos darle formato de hora, fecha y fracciones, es bastante interesante, ya que nos permitirá expresar en valores monetarios alfanuméricos nuestras tablas y ejercicios en Excel.

Sección “Estilos”: Estilos, es aquella sección, que nos permite dar colores a nuestras celdas, para personalizarlas un poco, dependiendo de gustos y colores, es muy útil para hacer una presentación de tabla mucho más aceptable y llamativa, acá en las imágenes, se procederá a explicarte cada uno de las posibilidades que nos regala Excel, y podrás observar, qué tan útil nos puede resultar.

Sección “Modificar”: Modificar nos presenta una herramienta de acceso rápido que es la “Autosuma”, es un “acceso directo” a algunas de las fórmulas que Excel nos ofrece, es para “acelerar” algún proceso y adelantar y obtener resultados más rápido, dentro de algunas líneas explicaré un poquito más sobre esta función, también tenemos la opción de filtros, que también más adelante, cuando aprendamos a hacer tablas, la explicaré con más detalle, ya que es una gran herramienta. También tenemos la opción de Borrar, para limpiar las celdas que necesitamos borrar, aunque para esto, también nos sirve la tecla de nuestro teclado “Supr”.

Acá en las imágenes, trataré de explicarte cada una de las opciones que “Modificar” nos ofrece.

AUTOSUMA: He creado otra tabla, con datos aleatorios, para explicar la opción de autosuma, que no es otra que un acceso directo a las fórmulas más usadas (comúnmente) en Excel.

AUTOSUMA: SUMA: Tenemos que tocar el botón de suma, y Excel nos seleccionará automáticamente los elementos a sumar, luego le damos a “enter” y obtendremos el resultado enseguida.

AUTOSUMA: PROMEDIO: También tenemos la opción directa de hacer el promedio a través de la opción “autosuma”, simplemente clickeamos en la flecha, para que nos desplegue el menú de “fórmulas rápidas” que nos ofrece Excel y encontraremos la de promedio y otras más.

AUTOSUMA: CONTAR NÚMEROS: Esta opción, simplemente cuenta cuantos números hay en la tabla (no los suma ni los resta, no realiza ninguna operación aritmética con ellos), simplemente, cuenta la cantidad de elementos que conforman un rango de celdas en la hoja.

AUTOSUMA: MÁX: Esta opción, nos permite encontrar el número más alto dentro de un rango de datos en la tabla.

AUTOSUMA: MIN: Si podemos buscar el dato más alto dentro de un rango, obviamente Excel, nos permitirá buscar aquel que sea el más pequeño, dentro del mismo rango.

Luego, en nuestra sección de “Modificar”, tenemos la opción de rellenar, podemos rellenar hacia arriba, abajo, izquierda, derecha.

Ejemplos de Rellenado aplicados en la tabla anterior: Rellenar Hacia la Derecha: Como podemos observar, el primer número es “65” al rellenar a la derecha, todas las celdas seleccionadas se han “rellenado” con el número 65, que es el dato de la primera celda OPCIÓN BORRAR: Nos permite borrar elementos dentro de un rango seleccionado, podemos sustituir fácilmente esta opción, con la tecla “Supr” del teclado de nuestro ordenador.

Ordenar y Filtrar: Más adelante, aprenderemos a “filtrar”, mientras tanto, conozcan un poco esta herramienta que podrá ser muy útil en el futuro, en esta opción, podemos ordenar los datos seleccionados (ya sea en una tabla de datos o en un rango de celdas cualquiera) de forma alfabética, de mayor a menor, de menor a mayor, ascendente o descendente, entre otras.

Buscar y Seleccionar: Es un buscador más que nos ofrece Excel, podemos buscar palabras, fórmulas, formatos, elementos en específico dentro de nuestro documento a través de esta herramienta.

Pues, hemos finalizado con la pestaña Inicio, ahora conoces cada una de las funciones y oportunidades que ésta tiene para ofrecerte!.

Insertar:

Tablas:

Tablas Dinámicas:

El primer elemento a conocer, son las “Tablas Dinámicas”, es una herramienta muy útil en Excel, recuerda que primeramente, estamos conociendo cada parte de él, luego más adelante, te explicaré como hacer una tabla dinámica, son muy sencillas de utilizar y muy útiles cuando se trabaja con una gran cantidad de datos, ya que “dinámicamente” tu eliges los datos que necesitas. Acá una muestra de la estructura de una tabla dinámica.

Tablas Dinámicas Recomendadas: Si tienes dudas de que tabla utilizar o cual sería la más adecuada, Excel te ofrece la opción de ayudarte a decidir, con esta opción de “Tablas Dinámicas Recomendadas”.

Tabla:

La opción de crear “Tablas” es una de las más utilizadas, aclaro, -por mi persona-, ya que te permite crear directamente una tabla de datos, y si ves los recuadros verdes que coloqué dentro de la tabla, esos son los filtros (que más adelante aprenderemos a utilizar), es decir, que Excel te crea directamente una tabla con filtros, solamente utilizando ésta opción. lustraciones:

Imágenes:

Excel, nos permite ingresar imágenes dentro de nuestros documentos, ya sean por ejemplo el logo de la empresa o escudo de una compañía, en la sección de “Ilustraciones”, encontraremos esa opción, al clickear en Imágenes, nos llevará directamente a “Imágenes” dentro de nuestro ordenador y nos permitirá insertar la imagen que deseemos. Ejemplo:

Supongamos que estamos elaborando una tabla de datos “X” para una empresa de reciclaje, por motivos de presentación del documento, necesitaríamos el logo de la empresa, así que vamos a la pestaña “Ilustraciones” y luego en “Imágenes”: Seleccionamos la images que deseamos y le damos a insertar: Y listo, ya tendremos nuestra imagen en la hoja de cálculo.

Al seleccionar una imagen, podemos observar que se nos “crea” una décima pestaña “Formato”; esta pestaña nos permite editar la imagen, Voltearla, ajustarla, Organizarla y cambiarle el tamaño dependiendo de qué necesitamos, Excel está allí para ayudarnos.

Imágenes en Línea:

Si no tienes la imagen que necesitas en tu ordenador, no te preocupes, puedes buscarla en internet y guardarla en tu ordenador, luego vas y la insertas.

Pero, Excel también nos ofrece la opción de “Imágenes en Línea”, que no es más, que buscar a través de internet, pero, sin salirte de Excel y sin guardar imágenes en tu ordenador, la imagen que necesitas. En éste ejemplo, decidí buscar nuevamente del Reciclaje, a través de “Bing” que simplemente es otro buscador (así como google, yahoo, entre otros), Excel me hizo la búsqueda, seleccioné la imagen que más se ajustaba a mi necesidad e insertar.

Formas:

Tenemos la función de “Formas”, es un botón pequeñito al lado de “Imágenes en Línea”, que nos permite insertar formas predeterminadas, como flechas, signos, entre otras cosas, acá en la imagen, puedes apreciar todas las formas que puedes insertar.

Gráficos SmartArt:

Son otro botón pequeño al lado de Imágenes en Línea y debajo del de “Formas”.

Son gráficos predeterminados por Excel, en la imagen puedes observar la cantidad de estilos que nos ofrecen: Lista, Proceso, Ciclo, jerarquía, Relación, Matriz, Pirámide e Imagen, puedes verlos todos clickeando en “todos”, seleccionar el que más te guste o que más se ajuste a tu necesidad y luego aceptar.

Tomar una Captura de Pantalla:

El es último de los “botones pequeños” ubicado al lado de “Imágenes en Línea”, y nos permite tomar una captura de nuestra pantalla, (así como cuando lo haces con el móvil).

Gráficos:

Excel, nos ofrece la elaboración de gráficos para la representación de datos, generalmente numéricos, a través de recursos gráficos, como líneas, vectores, círculos, superficies, símbolos, entre otros.

Nos ofrece una gran variedad de tipos de gráficos, como gráficos de barra, circulares, histograma entre otros muchos más.

Para elaborar un gráfico, siempre es necesario tener algunos datos, para que el gráfico pueda elaborarse, y la forma más recomendable, es ordenarlos en forma de “Tabla”.

Mini gráficos:

Así como su nombre lo indican, son gráficos muy pequeños, que ocupan una sola celda en la hoja de cálculos, estos vienen muy bien a utilizar, cuando queremos representar en una sola tabla, el dinamismo o movimiento de los datos.

Línea:

Son minigráficos de Línea, más adelante veremos ejemplos más claros de estos, por ahora, son elaborados dentro de la misma tabla de datos. Aquí un ejemplo de como elaborarlos.

Columna:

Pasa lo mismo que en el anterior, más adelante nos concentraremos en esto, por ahora, te dejo ejemplos de como utilizarlos (de manera muy vaga).

Ganancias y Pérdidas.

Recuerda que Excel, es una hoja de cálculo financiera, también nos ayuda a determinar Ganancias y Pérdidas, y los minigráficos, también están presentes en esta opción, donde el color azul representa las ganancias y el rojo las pérdidas en el ejercicio.

Filtros:

Es una herramienta, que nos permite “Filtrar” los datos, por órdenes específicos, nuevamente, más adelante iremos conociendo cómo aplicarlos.

Vínculos:

Hipervínculos:

Crea un vínculo en el documento para ir a acceso rápido a una página web o ubicación del archivo dentro de

tu ordenador, dependiendo de a dónde tu quieres que te redirija.

Texto y Símbolos: exto:

Esta opción, nos permite ingresar textos en Excel, ya sea por cuadros de textos o por WordArts.

Símbolos:

Simbolos se divide en dos partes, “Ecuaciones” y “Símbolos”.

Ecuaciones:

Son ecuaciones matemáticas predeterminadas que ya trae Excel, para que las insertes sin tener que elaborarlas tu mismo.

Diseño de página: Ahora procederemos a conocer la viñeta o pestaña “Diseño de Página”, que nos sirve para confígurar el tamaño del tipo de hoja que vamos a utilizar (A4, Carta, Oficio, entre otros), para definir los márgenes de nuestros documentos, también podemos determinar el tipo de letra a utilizar, entre otras cosas más.

Sección “Temas”:

Temas: Nos permite darle “temas” de fondos a nuestros documentos, solo para decorar y hacerlos más agradable a la vista.

Colores: Nuevamente, nos encontramos con otra función para “decorar” y hacer más “bonitos” visiblemente nuestros documentos Excel, no es una función que nos ayude a elaborar documentos, simplemente hacerlos menos “aburridos”.

Fuentes: Es la función que nos permite seleccionar la fuente (tipo de letra) a utilizar durante todo nuestro documento Excel, puedes utilizar cuantas fuentes desees dentro del mismo documento.

Efectos: Como su nombre lo indica, podemos también ponerle “efectos” a los documentos, nuevamente, para hacerlos más agradables a la vista y no tan aburridos.

Sección “Configurar Página”:

Márgenes:

Acá, podemos definir los márgenes que se van a pautar en nuestro documento, los que trae Excel por predeterminado, son 1,91cm x 1,78cm …

Recuerda que todo esto, es para hacer agradable tus documentos a la vista, a menos que sea obligatorio utilizar cierto márgen dentro de las páginas, no es necesario que los cambies, puedes utilizar los que ya tienes.

Orientación: Es el sentido direccional que le daremos a nuestros documentos, en “orientación” cambiamos el sentido en que utilizaremos la hoja de cálculo, puede ser sentido vertical o en sentido horizontal.

Tamaño: Acá podemos decidir el tamaño de nuestra hoja (Oficio, Carta, Ejecutivo, Postal, entre otros más). Área de Impresión: Esta sección nos ayuda a “imprimir un segmento de la página”, no siempre, necesitamos imprimir la hoja completa del documento, entonces, utilizando el “área de impresión”, seleccionamos sólo aquello que deseemos imprimir, así no tenemos que estar haciendo marañas para poder imprimir un segmento.

Saltos: Esta parte, nos permite dar “Saltos” al momento de impresión, cuando necesitamos imprimir varios segmentos de la página, omitiendo aquellos que estén en medio de éstos, utilizamos esta opción para así facilitar el trabajo de impresión.

Fondo: Podemos colocar fondos a nuestros documentos, como el logo de la empresa o el escudo de una institución, simplemente para decorar, pero, a veces necesarios para identificar cierto tipos de documentos.

Al seleccionar “Fondos”, Excel nos da la oportunidad de buscar la imagen que deseemos, ya sea a través de nuestro ordenador o de la web, a través del buscador “Bing”.

Imprimir Títulos: Como su nombre nos indica, nos sirve para imprimir solamente los títulos o encabezados de cada una de nuestras páginas del documentos Excel.

Ajustar Área de Impresión: Sirve para determinar que parte del documento quieres imprimir y en cuantas páginas deseas que se divida.

Opciones de Hoja: Sirve para ver las líneas divisorias entre cada hoja, también se pueden ver la líneas que forman las celdas, puedes ver desde acá los encabezados o imprimirlos directamente desde aquí.

Organizar: Sirve para ordenar el orden de las hojas, desde acá puedes colocar la última hoja como la primera y así, ir moviendo poco a poco, como desees, el orden de las páginas.

Formulas:

Vamos a conocer esta pestaña, es muy importante, ya que como su nombre indica (Fórmulas) es la pestaña que posee todas las fórmulas de Excel (aunque no es necesario acceder a ella cada vez que vayamos a utilizar una fórmula), podemos recurrir a ella cada vez que olvidemos una de esas fórmulas.

Excel, como una hoja de cálculo, posee muchísimas fórmulas, vamos a proceder a conocer un poco sobre ellas.Más adelante, trataré de explicar las más “comunes” mucho más a fondo a través de algún ejemplo práctico.

Biblioteca de Funciones: Como su nombre indica, posee todas las funciones o fórmulas de Excel.

Insertar Función:

Es la opción que nos permite ir al menú de todas las funciones de Excel.

Acá nos muestra en la parte de “seleccionar una categoría” las fórmulas “usadas recientemente”, podemos cambiar a “Todas” u otra opción si no encontramos la que estamos buscando o necesitamos.

Autosuma: Esta ya la conocemos, si, es exactamente la misma función que está en la pestaña de “inicio”.

Recientes: Nos muestra todas las fórmulas usadas recientemente, para acceder más rápido a ellas.

Financieras: Son las fórmulas de carácter financiero que nos presenta Excel, te sorprenderías de ver la cantidad de maravillas que Excel nos hace posible hacer.

Lógicas: Son fórmulas de carácter lógico, se manejan los conectores, preposiciones, conjunciones, disyunciones y entre otras cosas. Nuevamente, más adelante aprenderemos a usarlas todas o casi todas ellas, nada de qué asustarse.

Texto: Si, fórmulas de texto, esto nos ofrece funciones como “Hallar”, “Encontrar”, “Mayúsculas”, “Minúsculas” y entre muchas otras cosas.

Fecha y Hora: Son fórmulas que nos permiten, como su nombre indica, colocar fecha, hora, días y entre otras cosas, estas fórmulas se van actualizando a diario, más adelante veremos como se usan.

Búsqueda y Referencia: Pues, no creo que necesite mucha explicación, esta pestaña nos permite realizar búsquedas dentro de nuestro libro de Excel.

Matemática y Trigonométrica: Excel nos ofrece muchas fórmulas, como lo he mencionado tantas veces ya. Y las fórmulas matemáticas no escapan de él, ni mucho menos las trigonométricas.

Más Funciones: Además de las funciones matemáticas y trigonométricas, Excel nos da más fórmulas para trabajar, cubriendo así también el área estadística y probabilística, de ingenería y entre otras más, como puedes observar en la imagen, inclusive, si no consigues una fórmula, puedes buscarla en la Web.

Nombres Definidos: Esta función, nos permite asignarle nombres a nuestras fórmulas, ordenarlas y entre otras cosas.

Asignar Nombre: Podemos ponerles nombres a nuestras fórmulas, para acceder más cómodamente a ellas, por ejemplo, en una tabla de datos sobre ventas, podríamos llamar al “Total General”, como “Total General” y no “=SUMA(A:B)”, para así diferenciarlo de otros totales u otras sumas Utilizar en la Fórmula: Es el “acceso directo” que tenemos a cada una de las fórmulas que hayamos decido nombrar dentro de nuestra hoja de Excel.

Crear desde la Selección: Nos permite crear nuestra fórmula y asignarle un nombre, desde la selección de celdas que hagamos con nuestro cursor dentro de la hoja.

Administrador de Nombres: Nos permite “administrar” nuestros nombres, cambiarlos, ordenarlos alfabéticamente, entre otras cosas.

Auditoría de Fórmulas: Su principal función, es que nos permite encontrar el “origen” de algunas fórmulas.

Rastrear Precedentes: Nos muestra (a través de flechas) de dónde proviene el valor de una celda deseada, dicha celda, debe estar compuesta por una función o fórmula.

Como se puede observar en el ejemplo, el número “25” está conformado por la suma de las celdas que contienen el 12 y 13.

Rastear Dependientes: Esta es la contraria de Rastrear Procedentes, ya que te permite cuales son las celdas que afectan a una sola celda.

Quitar Flechas: Es la opción que nos permite quitar las flechas creadas por “Rastrear Precedentes” y “Rastrear Dependientes”, sin la necesidad de tener que borrar el contenido de las celdas.

Cálculo:

Opciones de Cálculo: Esta “opción” nos permite “deshabilitar” los cálculos automáticos de Excel, es decir, nosotros mismos tendríamos que proceder a realizar los cálculos.

Y por último, tenemos estos pequeños “botones” que sólo se pueden utilizar si decides desactivar los cálculos automáticos de Excel.

El primero, es “calcular ahora”, que es el botón que utilizaremos para hacer el cálculo de forma manual.

El segundo, es “Calcular Hoja”, que es para aplicar todos los cálculos realizados en toda la hoja de trabajo.

Procedemos ahora, a conocer y explicar para qué sirve cada una de las posibilidades que la pestaña “Datos” nos ofrece, recuerda, sólo conoceremos su función, más adelante, trabajaremos con algunos de sus elementos en ejemplos prácticos.

Datos:

Sección “Obtener y Transformar”: Obtener Datos Externos: Como su nombre nos indica, nos permite obtener datos de la información externa al documento, ya sea a través de la web o de otros libros Excel, también a través de plataformas, servidores y otros programas.

Nueva Consulta: Desde aquí puedes detectar, combiar y conectar los datos de un modo sencillo, desde varios orígenes, puedes darles otra forma y redefinirlos para que se ajusten a tus propias necesidades.

Nueva Consulta: “Desde un Archivo”: Te permite buscar los datos desde un archivo o libro Excel, un archivo de texto, XML, entre otros.

Desde una Base de Datos: Como su nombre lo indica, Excel nos permite buscar los datos a trabajar, dentro de una base de datos ya elaborada.

Mostrar Consultas: Como su nombre nos indica, nos enseña todas las consultas que se han hecho en el Libro de Excel. Se despliega un menú en el lado derecho del libro y desde allí podemos ver las consultas.

Desde una Tabla: Nos permite crear una nueva consulta vinculada a la tabla de Excel seleccionada.

Fuentes Recientes: Acá se administra y se conecta a fuentes recientemente utilizadas.

Actualizar Todo: Actualiza todas las fuentes dentro del libro de Excel y permite obtener los últimos datos.

Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Se entiende por conexiones que son vínculos a datos externos al libro, que se pueden actualizar, si los datos de origen cambian.

Propiedades: Nos permite administrar nuestras conexiones.

Editar Vínculos: Como su nombre nos dice, nos permite modificar/editar los vínculos que estamos utilizando.

Ordenar y Filtrar: Esta sección nos permite ordenar de manera ascendente/descendente nuestra información y también nos permite filtrarla, explicaré un poco mejor con un breve ejemplo: Ordenar: Para ilustrar un ejemplo, he decido crear una tabla con datos aleatorios y cargos aleatorios, simplemente para ejemplificar las funciones “Ordenar” y “Filtrar”.

Se observa la tabla, que está desordenada.

Esta función nos permite trabajar con los datos ubicados en las celdas.

Texto en Columnas: Nos permite separar el texto que se encuentra en una sola columna en diferentes columnas, procederé a explicar con un ejemplo: Ejemplo: Paso Nº1: Selesccionamos la celda que deseamos separar en varias columnas. Damos click en “Siguiente” Relleno Rápido: Excel_RellenoEste pequeño cuadro, se llama “Relleno Rápido” y nos permite (como su nombre nos indica) rellenar las celdas “vecinas”, es decir, las que estén al lado, con información que sea semejante, lo ejemplificaré de la siguiente manera: Quitar Duplicados:

Excel_QuitarDuplicados Nos permite eliminar datos duplicados o que estén repetidos dos veces o más, seleccionamos un rango deseado y tocamos éste botón, Excel hará el resto.

Validación de Datos: Nos permite ratificar, revisar y corroborar datos dentro de una tabla o varias tablas Consolidar:

Excel_HerramientaConsolidarResume y agrupa los datos que se encuentren en diferentes hojas de cálculos o distintas tablas, más adelante conoceremos con un ejercicio práctico esta función, muy útil.

Relaciones: relaciones entre distintas tablas y agrupa los datos que consideres necesarios.

Agrupar: Agrupa filas o columnas.

Desagrupar: Separa/Desagrupa las filas o columnas.

Subtotal: Calcula (sumando) de manera rápida y automática las celdas del rango seleccionado, creando totales y subtotales.

Revisar: En esta entrada, conoceremos la Pestaña Revisar, es una pestaña muy importante, que está para ayudarnos con ciertos errores en nuesta hoja de cálculo, pero, no son errores matemáticos, no, son aquellos errores gramaticales, todos somos humanos y podemos confundirnos, saltarnos una tílde o confundir el uso de algunas letras, es totalmente normal.

Con esta opción, Excel nos tiende una mano, para ayudarnos a evitar ese momento vergonzoso.

Empecemos con “Revisión”:

Compuesta por dos ítems de ayuda, que sería la corrección de ortografía y los sinónimos.

Ortografía: Pues, no hay mucho que explicar en ésta parte, ya que Excel te revisará automáticamente todo el texto contenido en el libro y te dará las sugerencias o revisiones en las palabras mal escritas.

Sinónimos: No es fácil evitar el repetir las palabras y caer en redundancia, Excel, nos tiende una mano amiga, para buscar los sinónimos de la palabra deseada y así evitar algún tipo de error en la redacción.

Búsqueda Inteligente: Excel nos ofrece esta excelente herramienta, es como un “MiniGoogle” (un buscador, dentro del Excel), que nos permite encontrar imágenes, conceptos, deficiniciones, usos y entre otras cosas sobre la palabra o frase seleccionada, a través de Internet.

Idioma: Traducir: También podemos traducir nuestros textos de nuestro idioma a cualquier otro o viceversa.

Excel nos permite dejar comentarios en nuestras celdas, son como pequeñas etiquetas para recordarnos cosas o advertirnos sobre alguna celda que pudiera contener algún error, es una herramienta perfecta, para cuando trabajas con varias personas y necesitan comentar sobre el contenido de una tabla, por ejemplo.

El comentario simplemente aparecerá al darle Click a la Celda que lo contenga, ahora, ¿Cómo sabemos que una celda contiene un comentario?, sencillo, cada celda que tenga una pequeña marca roja en la esquina superior derecha, quiere decir que contiene un comentario.

Para agregar un “Nuevo Comentario”, en una celda cualquiera, simplemente vamos al botón de “Nuevo Comentario”.

Anterior y Siguiente: Si una hoja de cálculo de Excel, contiene varios comentarios, podemos utilizar esta opción, Excel nos llevará automáticamente al comentario siguiente o al anterior, para así poder observarlo, es importante destacar que, Excel nos llevará en el orden en el cual fueron creados los comentarios.

También tenemos este grupos de tres opciones más, que nos permite, como sus nombres indican, nos muestran u ocultan los comentarios, nos puede mostrar todos los comentarios al mismo tiempo.

La sección “Cambios”, no se refiere necesariamente a que tu cambies la hoja de trabajo, sino, es para proteger el documento y autorizar a otras personas a realizar Cambios dentro del mismo.

Proteger Hoja: Como su nombre indica, protege la hoja y el contenido de cada una de las celdas utilizadas dentro del libro de Excel. Podemos proteger nuestra hoja, utilizando una contraseña (cualquier que desees, puedes crearla en el primer recuadro), y nos da todas las opciones o permisos que le vamos a permitir a terceros, si la persona no ingresa la contraseña, sólo podrá (en este caso) seleccionar las celdas bloquedas y las desbloquedas, pero, no podrá modificarles contenido ni agregar contenido en celdas nuevas, a menos que, introduzca la contraseña.

Proteger Libro: No tan sólo podemos bloquear y proteger una sola hoja, podemos también proteger el libro completo, bajo el mismo modelo que en el ítem anterior, esto evitará que terceros, ingresen nuevas hojas de cálculos, creen columnas o filas y entre otras cosas y, bajo la misma metodología, una persona que no posea la contraseña, no podrá hacerle ninguna modificación al documento Compartir Libro: Como su nombre nos indica, nos permite compartir libros con otras personas que estén conectadas en la misma red, dando prioridad de “Exclusividad” al autor del libro, nuevamente, una persona sin contraseña y, mucho menos si no está autorizada, no podrá ingresar en el libro.

Proteger y compartir libro: Esto es básicamente la segunda y tercera función, combinadas en una sola, debido a que, no todos los libros que quieras proteger, no necesariamente signifique que los quieras compartir y viceversa, pero, si necesitas o deseas compartir y proteger tu libro, en ésta herramienta podrás hacerlo en un solo paso.

Permitir a usuarios modificar rangos: Esta opción, permite a cada usuario, modificar una serie de rangos o elementos, en los que el autor les haya dado permiso, puede modificar partes de la hoja o del libro, más no todo el contenido del mismo, a menos que, el autor le haya permitido modificarlo todo. Es importante saber que, para activar esta opción, hay que ir a la parte de “Proteger Hoja”, para activar esta función.

Control de Cambios: Esta herramienta, te permite supervisar, revisar, observar los cambios realizados en el libro u hoja de Excel, te da la opción para resaltar todos los cambios y así observarlos y ubicarlos de manera rápida.

También puedes “Aceptar o rechazar cambios”, es la función que permite que los cambios realizados anteriormente, se queden fijos o, si los rechazas, el documento vuelve a su punto de partida original, como si no se fuera realizado ningún cambio.

Vista:

La pestaña Vista, nos permite como su nombre indica, ver de una manera “mejor” o más cómoda nuesta hoja de trabajo.

Empezaremos con “Vistas de Libro”. Acá nos ofrecen cuatro formatos de hoja para ver dentro de nuestro libro, estos formatos, no alterarán el contenido de la misma, sino que, será más cómodos visualmente para quién esté trabajando.

Normal: Esta es la opción que viene predeterminada, veremos nuestra hoja de Excel tal cual como es, como viene al abrir el Excel.

Ver Saltos de Página (Ver salt. Pág): Esta opción (en mi opinión personal) es muy agradable y de gran ayuda, ya que nos muestra cuando inicia una hoja y cuando termina, al decir esto, me refiero al momento de imprimir, podremos saber qué irá en cada hoja. Se verán limitadas por unas líneas punteadas que son las que indican cada hoja (en papel) que va a ocupar la información.

Diseño de Página: Nos permite ver las páginas separadas una por una, agregar un encabezado (nombre de la empresa, por ejemplo) o un pie de página (una firma comercial, un mensaje reflexivo, por ejemplo).

Vistas Personalizadas: Como su nombre indica, Excel también nos da la opción de crear nuestra propia vista, dependiendo de nuestras necesidades. Nos aparecerá un cuadro de diálogo así:

Mostrar: Esta pequeña opción no merece mucha explicación, ya que los nombres hablan por sí solos, todas vienen “activadas” porque es como Excel considera que es más cómodo trabajar.

Líneas de Cuadrícula: Son todas esas líneas que se encuentran en la hoja de cálculo, las que van de forma horizontal y vertical, que al interceptarse, crean una celda, esto no quiere decir que, si desactivas “Líneas de Cuadrícula” las celdas dejarán de existir, no, sino que simplemente no serán visibles. Un ejemplo de esta opción desactivada: Barra de Fórmulas: Elimina la barra que se encuentra arriba, entre las letras que nos indican las columnas y las pestañas.

Encabezados: Elimina los encabezados de la hoja, los números (1,2,3,4…..N) y las letras (A,B,C….N) han desaparecido, siguen estando allí pero, no son visibles.

Zoom: Su nombre habla por sí sola, nos permite hacer un acercamiento o alejarnos de la hoja de trabajo.

Zoom: Nos aparecerá una ventana de diálogo, donde nos indica que ampliación deseaamos aplicar, cabe destacar que, el Zoom Máximo es de 400% y el Mínimo es de 10% Este pequeño “botón” nos lleva al 100% predeterminadamente.

Ampliar Selección: Nos amplía solamente el rango de celdas seleccionado, esta ampliación dependerá de cuántas celdas has incluído dentro del rango.

Barra de Zoom Manual: Esta pequeña barrita, está ubicada en la esquina inferior derecha del Excel, nos permite hacer el Zoom de manera manual.

Ventana: Esta herramienta nos permite abrir, modificar, borrar, crear, inmovilizar y organizar nuevas ventanas, entiendase ventanas, como nuevas hojas de cálculo, sin cerrar la anterior.

Nueva Ventana: Es la herramienta que nos abrirá un nuevo libro de Excel, manteniendo el anterior, el número encerrado en el recuadro azul, indica el número de la ventana del libro.

Organizar Todo: Nos permite ordenar las ventanas, al darle click aquí, nos saldrán varias opciones de como deseamos ordenar las ventanas.

Macros: Una herramienta MUY importante, más adelante la utilizaremos y aprenderemos a manejarla con ejercicios, mientras tanto, basta con saber que es una herramienta que te permite “grabar” procedimientos, supongamos que mensualmente te ves en la obligación de realizar una tabla con un salario cambiante de trabajadores, pero, que éstos tienen unas bonificaciones constantes, utilizando macros, sólo tendrás que hacer la tabla con los cálculos una sola vez, luego, gracias a la macros, las demás tablas se realizarán de manera prácticamente automática.