Guía completo para dejar el papel by Inocua Peru

GuĂa completo para dejar el papel

Los documentos son parte integral de hacer negocios, pero el papel físico no lo es. De hecho, la dependencia de los documentos en papel resulta en millones de dólares de desperdicio, que podrían eliminarse o, al menos, reducirse radicalmente al no utilizar papel. A medida que se acumula la documentación física, también lo harán sus problemas:

El valor de la transición de su empresa a un mundo digital y cómo hacerlo

• Más tiempo para completar tareas rutinarias que dependen del papel como entrada • Mayor riesgo de violación de seguridad por documentos perdidos o robados • Posibilidad de cometer errores tipográficos por la manipulación manual de los sistemas de información • Desperdicio de dinero en el espacio de almacenamiento de la oficina o fuera del sitio solo para guardar copias en papel Por estas y otras razones, todo tipo de empresas y agencias públicas están trabajando para lograr realizar sus procesos sin papel. El cambio puede ocurrir de arriba hacia abajo mediante políticas corporativas, o de abajo a arriba desde los individuos que gestionan los procesos y dependen del papel, que ven grandes oportunidades para optimizar sus operaciones. Cualquiera que sea el modelo de su organización, o si está pensando en futuros cambios, siga leyendo para obtener información sobre formas prácticas para comenzar a dejar de utilizar el papel.

El esfuerzo mundial para dejar de utilizar el papel

AIIM, la Asociación para la gestión de información e imágenes, lidera la carga en el esfuerzo para dejar de utilizar el papel. Su Día mundial sin papel anual alienta a las empresas a dejar de utilizar papel por un día para reducir la cantidad de papel generado por las personas en su trabajo diario y en su vida personal.

O esforço mundial para abolir o uso de papel

“Poco a poco, las organizaciones se están volcando con la idea de que la digitalización de gran parte del contenido y la información que fluye a través de sus negocios puede tener beneficios tanto financieros como operativos”, dijo el evangelista jefe de AIIM, John Mancini, en una encuesta en 2016. “Nunca vamos a eliminar el papel por completo, pero cuando sea evidente que no producir papel ofrece un retorno de la inversión y se puede mejorar la productividad general, las empresas estarán más dispuestas a invertir en tecnologías que les permitan funcionar sin papel.”

Un breve resumen de la oficina sin papel Era el 30 de enero de 1975 cuando Bloomberg Businessweek propuso por primera vez la oficina digital, sin papel. Más de 40 años después, claramente, todavía no estamos allí. En 2012 la demanda mundial de papel superó las 400 millones de toneladas por primera vez. Nuestro día a día está tan impregnado de papel que ni siquiera lo pensamos. Sin embargo, para muchas empresas, hay maneras de minimizar el uso del papel o digitalizar los documentos comerciales al recibirlos. Los documentos digitales son más fáciles de acceder, almacenar y compartir.

Entonces, ¿por qué seguimos utilizando el papel? A pesar del optimismo de los años 70 y la abundancia de formas de reducir el uso del papel, la mayoría de las empresas y agencias públicas aún tienen un largo camino por recorrer.

Incluso quienes están realizando profundos esfuerzos de transformación digital todavía tienen muchas oportunidades para optimizar sus métodos de pasar todo aquello impreso en papel al formato digital lo más rápido posible. La firma de investigación KeyPoint Intelligence exploró el estado de los negocios sin papel en una encuesta en diciembre de 2016. Cuando se les preguntó si pensaban que era posible avanzar hacia una oficina sin papel, solo el 15 % de los encuestados pensó que era algo que podían lograr y el 23 % pensó que era imposible. En muchos sentidos, las empresas que están en el proceso de dejar de utilizar el papel, están navegando a través de diferentes «edades» digitales; esto está lejos de ser un paso sencillo de la administración de la información analógica a la digital debido a la complejidad de esta transición.

Por qué el papel sigue siendo tan frecuente Conveniencia: Trabajar con documentos en papel es una práctica habitual en la mayoría de las oficinas, así como también en las transacciones entre empresas y entre empresa y cliente. Los miembros del equipo pueden presentar muchas justificaciones, como «es más fácil de leer», «tengo que rellenarlo», «tenemos que archivarlo», o «siempre lo hemos hecho así». Los formatos como JPEG y PDF están en camino para sobrevivir a muchas de las diferentes empresas que los utilizan. Es cierto que algunos registros informáticos más antiguos pueden ser difíciles de acceder por el momento, pero con los esfuerzos estándar de migración y los procesos de conservación a largo plazo, se pueden manejar como parte de la gestión del ciclo de vida del documento.

Cumplimiento

regulaciones:

Durante muchos años, se han requerido documentos en papel para completar ciertos tipos de transacciones comerciales, especialmente aquellas que implicaban una firma para ser vinculantes o aquellas usadas para probar algo frente a un tribunal. Muchos momentos importantes en la vida de un consumidor requieren papel, a menudo para firmarlo. Grandes eventos como vender un negocio, solicitar un préstamo o cerrar la compra de un coche son algunos ejemplos. Los requisitos específicos para que los documentos digitalizados o creados digitalmente sean aceptados ante un tribunal varían según el país y el tipo de documento, pero las regulaciones gubernamentales a menudo implican requisitos que solo pueden cumplirse en un proceso digital que mantiene una cadena de custodia completa.

Asequibilidad percibida: A simple vista, el papel parecer ser una opción más asequible. Caer en la aceptación de esta creencia es un error con un alto coste. El coste total de operar una oficina principalmente enfocada en el papel viene con una lista de externalidades que incluyen impresoras, conexiones de red, tinta, tóner, el propio papel, y el mantenimiento de todo ello. A medida que su negocio crece, también lo hacen estos costes. A nivel empresarial, estos costes se amplían hasta terminar creando residuos. Cuando el papel forma parte de una aportación comercial, como un formulario de reclamación o una encuesta en papel, sigue habiendo costes de trabajo significativos para procesar manualmente la información que entra en el negocio.

• Organización: No más pilas de papeles en la mesa o las

Los beneficios de dejar el papel

estanterías. No más archivadores voluminosos. Esto evita documentos mal archivados o extraviados que le hacen consumir un tiempo valioso para encontrarlos y que debería gastar en servir a los clientes o trabajar en otras prioridades comerciales. Podrá encontrar, acceder y compartir de forma mucho más rápida y sencilla los archivos y documentos.

• Eficiencia: Los documentos digitales son mucho más fáciles de administrar, almacenar y recuperar que los de papel. Tendrá los documentos disponibles para enviar y compartir con los clientes, independientemente de la ubicación, mejorará la productividad del equipo y brindará una mejor experiencia al cliente. La extracción de los datos requeridos de un documento (a través del reconocimiento automático de la escritura a mano, a máquina o las marcas ópticas) es mucho más rápida y menos propensa a errores que la manipulación del papel.

• Escalabilidad: Sin filas de archivadores que se elevan por toda la oficina, una operación sin papel requiere mucho menos espacio. El personal requerido para manejar grandes volúmenes de entradas comerciales durante las horas punta o durante una expansión comercial es difícil de escalar, mientras que es una tarea sencilla en un entorno digital.

• Respetuoso con el medio ambiente: La reducción de la impresión también significa que se talarán menos árboles para producir papel. El papel también consume mucha energía tanto en la producción como en el transporte. El aspecto ecológico de dejar de utilizar el papel es un concepto popular y relativamente fácil con el cual obtener el apoyo de sus empleados.

• Comunicación más rápida: A menos que esté pagando la tarifa de entrega al día siguiente, como cuando los reclamos de seguros deben procesarse rápidamente y el agente necesita enviar rápidamente la documentación a un experto en reclamaciones, los documentos en papel tardarán al menos un día en llegar del punto A al punto B. E incluso entonces puede haber retrasos, extravíos o pérdidas. Una vez digitalizado, un documento está disponible donde se necesita, al instante.

• Copia de seguridad y recuperación de los documentos: Es costoso y consume tiempo, o en muchos casos, es imposible reemplazar un documento en papel cuando está dañado o fuera de su lugar. Es posible que las partes interesadas nunca puedan acceder a los documentos importantes porque alguien extravió un archivo, o debido a un desastre natural, como un incendio, inundaciones que dañan documentos de más de 200 años. Con la oficina sin papel, los documentos se almacenan electrónicamente, guardados en copias de seguridad en servidores remotos o en la nube.

• Menos costoso: Almacenar documentos es costoso, especialmente para negocios en ubicaciones principales. La impresión también cuesta dinero, debe pagar por el papel en sí, la tinta, el envío y el mantenimiento del equipo de impresión. Las empresas pueden eliminar los gastos de almacenamiento pasando a los documentos digitales. Con la necesidad reducida o eliminada del almacenamiento de las copias en papel, su empresa podrá mudarse a un lugar más pequeño y con un alquiler más bajo, para ahorrar aún más sin utilizar papel.

Los beneficios de dejar el papel

Cómo le ayudan estas ventajas

Más allá de las ventajas generales de no usar papel, existen ventajas específicas a sacar el papel de los flujos de trabajo lo más rápido posible para algunas de las aplicaciones comerciales que requieren más papel.

Cuentas por pagar La emisión de facturas cuesta dinero; eliminar el papel del proceso reduce los costes. El procesamiento de las facturas es una de las aplicaciones más avanzadas con soluciones digitales disponibles para la gestión de extremo a extremo, en muchos casos sin interacción humana. La digitalización de las entradas en papel en un proceso de cuentas por pagar permite: • Un procesamiento más rápido y un control más rápido del tiempo de pago para aprovechar los descuentos o evitar penalizaciones. • Evitar el esfuerzo costoso y lento de hacer coincidir facturas y pedidos • Reducir los esfuerzos manuales que requieren mucho tiempo para rastrear y buscar aprobaciones

Cómo le ayudan estas ventajas

Automatización del departamento de correspondencia Una sala de correo empresarial puede ser un obstáculo clave para una empresa, o la aceleración de muchos procesos comerciales. El manejo de picos de cargas de trabajo es posible con una sala de correo digital en un grado que la sala de correo de operación manual nunca podrá alcanzar. • Elimina el tiempo de espera para documentos en las funciones y departamentos respectivos • Garantiza que los empleados tengan acceso a tiempo real a los datos y a los documentos • Aumenta la satisfacción del cliente y la lealtad mediante un tiempo de respuesta más rápido

Cómo le ayudan estas ventajas

Procesamiento de formularios Los formularios se usan a menudo en aplicaciones comerciales, donde los clientes esperan una respuesta instantánea. Presentan una oportunidad clave para ofrecer a los clientes una alternativa digital única (por ejemplo, formularios electrónicos) o para digitalizarlos y procesarlos automáticamente. • Agiliza el proceso de entrada de datos para acelerar todo el proceso comercial • Reduce la tasa de error en comparación con la considerable reentrada de datos manual • Libera a los trabajadores para centrarse en tareas con mayor valor

Cómo le ayudan estas ventajas

Incorporación La incorporación de clientes requiere menos trabajo cuando se digitaliza. Usando la plataforma adecuada, una organización puede atraer nuevos clientes de manera más rápida y sin problemas. La incorporación digital es más personal. Por contradictorio que pueda parecer, es verdad. Al reducir el tiempo que lleva incorporar a un nuevo cliente mediante la reducción del papeleo, hay más tiempo disponible para la interacción cara a cara, haciendo que el nuevo cliente se sienta más valorado. • Reduce el tiempo de procesamiento y aumenta la satisfacción del cliente • Dedica menos tiempo a las tareas administrativas de menor valor y aumenta la satisfacción de los empleados • Reduce significativamente los errores

Cómo le ayudan estas ventajas

Gestión de registros Muchas industrias reguladas deben seguir procesos y reglas claramente definidos para manejar y almacenar documentos comerciales. Las nuevas reglamentaciones requieren ajustes de procesos, validación adicional y documentación que hacen que la administración de registros sea un objetivo móvil y particularmente difícil de lograr en un entorno basado en papel. • Eliminar las ineficiencias, el tiempo desperdiciado y los costes adicionales de un sistema basado en papel. • Proteger los datos personales confidenciales; la información digital se puede almacenar de forma más segura con funciones como la protección con contraseña, el cifrado de datos y la autenticación de dos factores. • Mejora el cumplimiento de las reglamentaciones obligatorias

Su lista de verificación para convertir la reducción del papel en una realidad

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Evaluar los obstáculos derivados del papel • Inventariar los procesos de su negocio que son más críticos, como los que detienen o perjudican a la empresa si se detienen • Revisar la documentación existente o establecer una descripción general paso a paso y rápida que indique dónde se utiliza el papel y el proceso o la tarea involucrada • Evaluar el número de entradas de negocios de papel requeridas para los procesos elegidos en un mes típico y el tiempo involucrado en la gestión manual del documento en papel • Identificar los pasos del proceso que proporcionan una oportunidad significativa para digitalizarlos

Su lista de verificación para convertir la reducción del papel en una realidad

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Establecer procesos sin papel donde sea factible • Identificar los procesos que se basan en las entradas en papel y que se pueden cambiar fácilmente a digital, como por ejemplo, ofrecer un formulario electrónico en lugar de uno en papel. • Garantizar que los procesos digitales y convencionales se pueden gestionar en paralelo y están completamente integrados para permitir una transición sin problemas a medida que los volúmenes de papel cambian a digital.

Su lista de verificación para convertir la reducción del papel en una realidad

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Escaneo y conversión de los archivos de respaldo • Todos los documentos que lleguen en papel deben convertirse a formato electrónico tan pronto como sea posible después de la recepción. No puede obligar a sus clientes, proveedores o contactos de licencia que dejen de utilizar el papel, y es probablemente que siga recibiendo documentos y archivos en papel durante algún tiempo. La clave es digitalizar esos archivos tan pronto como lleguen a su empresa o agencia. • Puede ser valioso convertir los archivos existentes en digitales, pero esto requiere altas tasas de recuperación o la frecuente integración en el procesamiento de nuevas entradas de negocios. Una evaluación del negocio debe confirmar el valor comercial.

Actualizar a los clientes

Su lista de verificación para convertir la reducción del papel en una realidad

• Una vez que haya aplicado el cambio a totalmente electrónico o digitalizado, debe informar a sus clientes sobre los cambios y cómo estos les afectan. Es posible que desee emitir un aviso por correo electrónico destacando las ventajas que obtendrán y resolver cualquier inquietud que pueda existir sobre la seguridad y privacidad. • Donde corresponda, explique cómo funcionan las firmas electrónicas a sus clientes.

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• Asegúrese de ofrecer y comunicar los incentivos para que sus clientes cambien, como tarifas más bajas, una bonificación adicional, etc. para facilitar el obstáculo de la conveniencia.

Finalmente, ¡disfrute de los beneficios! Las recompensas en tiempo y ahorro empezarán a sumarse rápidamente y el rendimiento en satisfacción y lealtad de los clientes es enorme.

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