/060601_concept_rappo by Inspectiewaterkeringen.nl

Procesbeschrijvingen inspecties waterkeringen Standaardbeschrijvingen inspecties

OPDRACHTGEVER: STOWA/DWW PROJECTNUMMER: KT-09/05i082 VERSIE: 4 01-06-2006

Projectgegevens

â&#x20AC;˘ Titel: Versie:

Procesbeschrijvingen inspecties waterkeringen 4

Opdrachtgever:

STOWA/DWW

Projectnummer:

KT-09/05i082

Partners:

Waterschap Hunze en Aa's, Waternet, Hollandsche Delta, Rijkswaterstaat dienst Limburg

Omschrijving project:

ader in te vullen>

Uitgevoerd door:

Henk van der Leij, waterschap Hunze en Aa's Ruud Dekker waterschap Hollandse Delta Sybren Boukema, Waternet Pascal Weerts, Rijkswaterstaat, directie Limburg, Franklin Thijs, Projectteam Methoden en Technieken/Infram

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Inhoudsopgave

Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Doelstelling 1.3 Gehanteerde werkwijze 1.4 Leeswijzer

1 1 1 1 2

Context: procesmatig en instrumentaal 2.1 Waterschaps Informatie Architectuur (WIA)

3 3

2.1.1 2.1.2 2.1.3

2.2

2.3 2.4

Introductie WIA-project Procesbeschrijving WIA Conclusie

3 3 6

Uniforme Primaire Processen (Rijkswaterstaat)

2.2.1 2.2.2

6 6

Prcesbeschrijving Conclusie

Kwaliteitszorg Beheer context

6 7

2.4.1 2.4.2

7 8

Uitvoering Inspectieproces: input en output Inspectieplan

Elementen Procesbeschrijving 3.1 Basis-procesbeschrijving 3.2 Stroomschema

9 9 10

Standaardprocesbeschrijving inspectieproces 4.1 Inleiding 4.2 Waarnemen 4.3 Diagnosticeren 4.4 Prognosticeren 4.5 Operationaliseren

11 11 11 12 13 15

Audits

Conclusies en aanbevelingen

Bijlage 1 Procesuitwerking cf. UPP

Bijlage 2 Toelichting soorten inspecties

Bijlage 3 Audit Hunze en Aaâ&#x20AC;&#x2122;s

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Inleiding

1.1

Aanleiding Als voortvloeisel van de kadeverschuiving bij Wilnis en Terbregge en de afschuiving van de kanaaldijk bij Stein, hebben STOWA en DWW een plan van aanpak (juli 2004) opgesteld voor onderzoek naar verbetering van inspecties van waterkeringen. Conform dit plan is een inventarisatie en analyse (oktober 2005) uitgevoerd naar de inrichting en uitvoering van huidige inspecties van waterkeringen. Vervolgens is de mogelijk gewenste inrichting van de uitvoering van inspecties beschreven. Vergelijking van huidige situatie met de mogelijk gewenste situatie heeft een vijftiental verbeterpunten opgeleverd. Hieraan gekoppeld is een programma opgesteld voor de korte, middellange en lange termijn. Voorliggend rapport is de uitwerking van één project voor de korte termijn: KT-10 Procesbeschrijving Inspecties. Meer informatie over het onderzoeksprogramma is te vinden op www.inspectiewaterkeringen.nl. Het onderzoeksprogramma gaat zowel in op de Wat-vraag als op de Hoe-vraag. Dit project bevat het instrument om de Wat-vraag te beantwoorden. Het bevat een toetskader voor waterkeringbeheerders om de Wat-vraag te beantwoorden. Hierop volgend kan de Hoe-vraag beantwoord worden in de overige projecten binnen het onderzoeksprogramma.

1.2

Doelstelling Doel van het project ‘procesbeschrijving inspecties’ is te komen tot een uniforme beschrijving van de processtappen en proces resultaten (output) van een gestandaardiseerd inspectieproces, waarmee het mogelijk wordt inspectieprocessen te vergelijken en het proces verder te optimaliseren richting kwaliteitsborging en systeem integratie. Door het beschrijven van het (basis)proces inspectie waterkeringen beschikken de waterkeringbeheerders over een uniforme leidraad voor het inrichten van het inspectieproces. Een procesbeschrijving bestaat typisch uit een workflow van activiteiten welke per processtap beschreven resultaten oplevert welke input zijn in de volgende processtap.

1.3

Gehanteerde werkwijze Het rapport is opgesteld door een werkgroep bestaande uit de volgende deelnemers: • Henk van der Leij waterschap Hunze en Aa’s • Ruud Dekker waterschap Hollandse Delta • Sybren Boukema Waternet • Pascal Weerts Rijkswaterstaat, Dienst Limburg, waterdistrict Maastricht-Maas • Franklin Thijs Projectteam Methoden en Technieken/Infram De gehanteerde werkwijze bestaat uit 5 stappen1: 1 Voorbereiden en opstarten Definieren aanpak, werkwijze, deelnemers, te hanteren methodiek en verkennen van aanverwante trajecten.

Stap 3-5 dienen op het moment van schrijven van dit concept-rapport nog uitgevoerd te worden.De

toesting Bij Hunze en Aa’s is uitgevoerd. 1

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

4 5

1.4

Opstellen standaard procesbeschrijving Gedurende 3 bijeenkomsten is een procesbeschrijving opgesteld. Eerste input en bijstellingen zijn vanuit het projectteam gefaciliteerd. Toetsen bij 2 waterkeringbeheerders (Hunze en Aaâ&#x20AC;&#x2122;s en waterdistrict Maastricht-Maas) Vergelijken van de huidige en feitelijke situatie bij de beheerder aan de hand van de procesbeschrijving, resulterend in een verbeter-analyse en een bijstelling van de procesbeschrijving. Evaluatie Evalueren van de procesbeschrijving op basis van de 2 audits. Opstellen gedetailleerde/specifieke procesbeschrijvingen

Leeswijzer

Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 3: Hoofdstuk 4: Hoofdstuk 5: Hoofdstuk 6:

verkenning naar aanverwante processen, procesbeschrijvingen en de instrumentele context van het inspectieproces. Opbouw procesbeschrijving Standaard procesbeschrijving Toetsen van de van de standaardprocesbeschrijving aan de praktijk Conclusies en aanbevelingen

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Context: procesmatig en instrumentaal Het inspectieproces voor waterkeringen sluit aan op andere processen in het beheer. Deze processen zijn binnen enkele projecten beschreven. In deze paragraaf wordt ingegaan op 3 belangrijkste procesbeschrijvingen. Dit zijn: • Waterschap Informatie Architectuur (WIA) • Uniforme Primaire Processen Rijkswaterstaat (UPP-RWS) • Kwaliteitszorg <nog niet verwerkt>

2.1

Waterschaps Informatie Architectuur (WIA)

2.1.1

Introductie WIA-project

Het WIA-project was een initiatief van Hoofden I&A van een aantal waterschappen. Zij constateerden in gezamenlijkheid dat de informatievoorziening van het gemiddelde waterschap niet goed genoeg aansluit bij de wensen en eisen die management en bedrijfsvoering eraan stellen (onvoldoende ‘business alignment’). Belangrijke constatering daarbij was dat de waterschappen daarin op hoofdlijnen dezelfde knelpunten kennen. Vanuit de idee dat waterschappen op hoofdlijnen dezelfde bedrijfsprocessen uitvoeren was de gedachte dat het mogelijk moest zijn om hulpmiddelen te ontwikkelen waarmee de waterschappen dit soort knelpunten in gezamenlijkheid de baas konden worden. Dit hulpmiddel is gevonden in het concept ‘Informatiearchitectuur’ . Een en ander heeft ertoe geleid dat een 11-tal samenwerkende waterschappen eind 2003 een project heeft ingericht met als doel het ontwikkelen van een Waterschaps Informatie Architectuur (WIA). Aan het eind van het project participeerden 21 waterschappen in het project In de eerste fase van het WIA-project is een Business Architectuur opgesteld. In de Business Architectuur zijn op het hoogste aggregatieniveau de functies benoemd die door het waterschap worden uitgevoerd met het doel de missie te behalen (de Bedrijfsfuncties), gecombineerd met de bijbehorende informatiekant (de Bedrijfsgegevens). In de tweede fase van het WIA-project is de Functionele Architectuur opgesteld. De Functionele Architectuur is een nadere uitwerking van de Business Architectuur. In de fase van de Functionele Architectuur zijn de Hoofdprocessen definitief vastgesteld en beschreven, en zijn ze gedetailleerd uitgewerkt in subprocessen, ook weer met de bijbehorende informatiekant (objecten en subobjecten). 2.1.2

Procesbeschrijving WIA

In het kader van het WIA zijn 14 bedrijfsfuncties onderkend, waarvan waterkeringbeheer er één is. Het hoofdproces waterkeringbeheer is onderverdeeld in 3 subprocessen (zie Figuur 1): 1 In stand houden waterkeringen 2 Uitvoeren veiligheidstoets 3 Plannen, ontwerpen en realiseren waterkeringen

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Figuur 1 Schematisering hoofdproces Waterkeringbeheer

Het subproces “In stand houden waterkeringen”, waarbinnen het inspectieproces valt, is geschematiseerd weergegeven in Figuur 2.

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Figuur 2 Schematisering proces In stand houden waterkering

Het subproces Inspectie waterkeringen is in onderstaande tabel uitgewerkt. Beschrijving Het plannen en periodiek uitvoeren van inspecties aan waterkeringen en kunstwerken die onderdeel uitmaken van de waterkering. Ook inspecties t.b.v. de muskusrattenbestrijding maken hier onderdeel van uit. Inspecties vinden planmatig plaats, maar kunnen ook worden uitgevoerd op basis van externe invloeden, zoals een ontvangen melding. Constateren of er zaken zijn die afwijken van het normale/toegestane, Doel of van de gewenste of vereiste situatie. Voorbeelden Najaars- en voorjaarsinspectie. Inspecties t.a.v. erosiebestendigheid, stabiliteit, waterspanning.

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

2.1.3

Conclusie

De gehanteerde procesbeschrijving is toegankelijk. Het inspectieproces valt volledig binnen de bedrijfsfunctie Waterkeringbeheer en binnen het subproces In Stand Houden Watekeringen. De voorgestane procesbeschrijving van het inspectieproces voor waterkeringen is een verdere aanvulling/detaillering van de procesbeschrijving binnen het WIA.

2.2

Uniforme Primaire Processen (Rijkswaterstaat)

2.2.1

Prcesbeschrijving

Rijkswaterstaat heeft in het project Uniforme Primaire Processen (UPP) haar primaire en ondersteunende processen uniform beschreven. Het betreft de volgende processen: 1. Netwerkmanagement: daar waar alle processen samenkomen 2. Verkeersmanagement droog 3. Verkeersmanagement nat Inspectie / schouw 4. Watermanagement 5. Beheer, Onderhoud en Ontwikkeling 6. Aanleg 7. Beleid, Ondersteuning en Advies Inspectie / 8. Vergunning Verlening en schouw Handhaving Het inspectieproces voor waterkeringen is ondergebracht in het proces Beheer, Onderhoud en Ontwikkeling. Het inspectieproces is uitgewerkt in Figuur 3. De elementen van deze procesbeschrijving zijn verder uitgewerkt en opgenomen in Bijlage 1. 2.2.2

Conclusie

De procesbeschrijving is generiek opgesteld voor alle objecten in beheer bij Rijkswaterstaat, waaronder waterkeringen. Het is dus niet expliciet opgesteld voor waterkeringbeheer. De procesbeschrijving bevat verwijzingen naar andere processen en benamingen, welke specifiek voor Rijkswaterstaat zijn. De toegankelijkheid van de procesbeschrijving is beperkter dan het WIA.

2.3

Voorbereiden werkplanning Inspectie / schouw

Uitvoeren inspectie / schouw & vastleggen van gegevens

Uitvoeren technische inspecties en vastleggen van gegevens

Verzamelen / verspreiden van gegevens

Kwaliteitszorg <nog toevoegen>

Figuur 3 Schematisering proces Inspectie/Schouw in UPP-RWS

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

2.4

Beheer context De procesbeschrijving van het inspectieproces beperkt zich tot een beschrijving van de uitvoering van de inspecties. Het inspectieproces vindt plaats binnen de context van het beheer van de waterkeringen. Deze context bepaalt enerzijds de uitgangspunten en doelstellingen van het inspectieproces en is tegelijkertijd ook de gebruiker van de resultaten van het inspectieproces. Dit is weergegeven in Figuur 4. Het beheer van waterkeringen bestaat naast de activiteiten in het figuur ook nog meer generieke activiteiten als communicatie en financiën. Deze zijn niet beschreven, aangezien ze afgeleiden zijn van het directe beheer en dus een afgeleide kader vormen. Aangezien de inspecties in geval van calamiteuze situaties buiten het kader van het onderzoeksprogramma (zie § 1.1), is de calamiteitenzorg eveneens niet in het figuur opgenomen.

Figuur 4 Context inspectieproces

2.4.1

Uitvoering Inspectieproces: input en output

Input De input voor het inspectieproces is afkomstig uit 2 bronnen: • het inspectieplan: planmatige en gestructureerde inspecties • meldingen: incidentele inspecties n.a.v. meldingen2 Output De output van het inspectieproces is input voor:

Deze inspecties worden niet behandeld in dit rapport. 7

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

1 2 3 4 5

2.4.2

Beheer, vergunningverlening en handhaving: gesignaleerde overtredingen/afwijkingen van vergunningen en beleidsregeles worden gebruikt voor naleving/handhaving. Onderhoudsplan(ning): bijsturing van onderhoudsactiviteiten op basis van actuele kwaliteit van de waterkering. Inspectieplan: evaluatie van de uitvoering en/of resultaten kan leiden tot bijstelling van de inspectieplanning. Beheerplan waterkeringen: inspectieresultaten kunnen leiden tot bijstelling van beleid, planning van het realiseren van beleidsdoelen. Beheersregister: inspectieresultaten zijn directe input voor het bijhouden van de actuele kwaliteit in het beheersregister.

Inspectieplan

Het inspectieplan vormt de basis voor de uitvoering van het inspectieproces. Het inspectieplan vormt hiermee een belangrijke schakel in het beheer. Het inspectieplan dient minimaal de volgende vragen te beantwoorden: 1 Welk areaal aan waterkeringen wordt beschouwd? 2 Welke indeling is aangebracht in deze waterkeringen op basis van risicoâ&#x20AC;&#x2122;s, functiehomogeniteit, type constructie (met gekoppelde beheerstrategieĂŤn)? 3 Wat zijn de relevante faalprocessen per categorie kering, de visueel waar te nemen aspecten (per onderdeel van de waterkering) en de normen? 4 Wat zijn de in te zetten inspectiemethoden? 5 Wat zijn de in te zetten inspectievormen en hun frequentie? 6 Wat is de inspectiestrategie? 7 Welke eisen worden er gesteld aan de inrichting, uitvoering (methodieken en periode) en vastlegging van de inspecties? 8 Hoe wordt het inspectieproces uitgevoerd?

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Elementen Procesbeschrijving Dit rapport bevat een standaard procesbeschrijving . Deze wordt als basis gebruikt om de onderscheiden soorten inspecties te beschrijven.

3.1

Basis-procesbeschrijving Iedere inspectie, groot, klein, planmatig of incidenteel zal altijd uit de volgende 4 deelprocessen bestaan: 1 Waarnemen 2 Diagnosticeren 3 Prognosticeren 4 Operationaliseren Ieder deelproces bestaat uit weer een aantal subprocessen (zie Figuur 5).

Figuur 5 Schematische weergave inspectieproces

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

De beschrijving van de gewenste uitvoering en inrichting van het inspectieproces is beschreven aan de hand van een standaard voor de inrichting van elk proces. In Figuur 1is de standaard voor de inrichting schematisch is afgebeeld. De te verrichten activiteiten zijn expliciet beschreven, ook de voorwaarden waaraan elke handeling of activiteit moet voldoen is vooraf gedefinieerd. Het schema kan als volgt worden toegelicht. Het proces start met de invoer. Invoer en daarmee de start van het proces, zijn aan voorwaarden gebonden. Via een bewerking die aan de gestelde voorwaarden voldoet wordt uitvoer gegenereerd. De uitvoer wordt volgens voorwaarden opgeleverd. Activiteiten en processen zijn gepland en gestructureerd. Voor de deelprocessen waarnemen, diagnosticeren, prognosticeren zijn conform het schema de activiteiten in hoofdstuk 4 beschreven.

Figuur 6 Standaard beschrijving processtap

3.2

Stroomschema Ter ondersteuning van de gedetailleerde procesbeschrijving is er ook een stroomschema van iedere procesbeschrijving opgesteld. Hantering van het stroomschema bevordert de leesbaarheid en toegankelijkheid van de procesbeschrijving. Dit stroomschema zal in de definitieve versie van het rapport opgesteld worden conform onderstaande suggestie (zie ook ยง 2.1). Hiermee wordt aangesloten op de procesbeschrijving zoals in die in het WIA wordt gehanteerd.

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Standaardprocesbeschrijving inspectieproces

4.1

Inleiding Dit hoofdstuk bevat een standaard beschrijving van het inspectieproces. Deze standaard kan gebruikt worden voor het beschrijven van iedere soort inspectie. De volgende soorten inspecties zijn door de werkgroep onderscheiden: 1 2 3 4

5 6

Dagelijkse inspecties (ad hoc signalen van alle medewerkers) Dagelijkse inspecties – planmatig Periodieke inspecties – planmatig Voorjaar/najaars inspectie, waaronder: 4.1 Specifieke/niet-visueel meetwerk: hoogte, dieptepeilingen, vegetatie onderzoek 4.2 Controle afsluitmiddelen 4.3 Schouw (bestuurlijk, signaal richting derden die eigendom hebben) Inspectie onder bijzondere omstandigheden (hoogwater, extreme neerslag, droogte) Inspecties in calamiteuze situaties.3

De werkwijze van de werkgroep heeft zich met name georiënteerd op het opstellen van een procesbeschrijving voor de typen 2, 4 en 5. Type 2 en 4 betreffen de gestructureerde en planmatige inspecties. Type 5 (inspecties onder bijzondere omstandigheden) kunnen eveneens planmatig en gestructureerd uitgevoerd worden, met dien verstande dat de directe aanleiding hiertoe zich niet laat plannen. Per deelproces (zie § 3.1) wordt in dit hoofdstuk het inspectieproces beschreven.

4.2

Waarnemen Processtap Invoer

Beschrijving Inspectieplanning uit het inspectieplan.

Bewerking

Conform de actieplanning uit het inspectieplan zichtbare aspecten van de waterkering objectief en concreet waarnemen, aspectgegevens verzamelen en vastleggen. Daarnaast is er bij de waarneming oog voor bijzondere details die mogelijk relevant kunnen zijn voor de status van de waterkering. Het waarnemen, verzamelen en het vastleggen van de aspectgegevens verloopt zoveel mogelijk volgens een vast stramien (alle aspecten worden afgevinkt). Vooraf is helder aangegeven wat tot normale en afwijkende situaties kan worden gerekend. Informatie over de feitelijke (onderhouds- en beheer) toestand (afwijkingen en normaal) van

Uitvoer

Checklist o Aanwezigheid vastgesteld inspectieplan o Vastgestelde werkwijze van uitvoering inspectie. o Eenduidige waarden (normaal en afwijkend) van parameters o Eenduidige, gestructureerde en geautomatiseerde wijze 4 van vastleggen

o Vastgestelde verwerkingsprocedure

Deze inspecties vallen buiten de scope van het onderzoeksprogramma!

Hieraan wordt gewerkt in het deelproject KT05-Digitaal Vastleggen Visuele Waarnemingen. 11

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

4.3

Processtap

Beschrijving de waterkering is gestructureerd en uniform vastgelegd in een informatiesysteem en voor zover relevant (=structureel/langdurig afwijkende situatie) opgenomen in het beheersregister.

Checklist o Vastgestelde overdrachtsprocedure voor data

Voorwaarde:

Het uitvoerend personeel is goed opgeleid (kennis van waterbouw, waterkeringen en faalmechanismen), heeft kennis van het gebied en de ondergrond, ze beschikt over alle (hulp)middelen om tot een objectieve waarneming en vastlegging te komen en ze heeft kennis van het vervolg van haar taken. Ervaringen worden uitgewisseld en vastgelegd (betreft zowel inhoud als proces). Er is bekendheid met de mogelijkheden om externe specialisten in te zetten. Er is ruimte om twijfel en/of opmerkingen vast te leggen.

o Opleiding personeel is goed. o Personeel beschikt over alle hulpmiddelen. o Personeel heeft kennis van het inspectieproces o Ervaringen worden uitgewisseld. o Er is bekendheid om andere (dan visuele) technieken in te zetten. o Ruimte voor opmerkingen/twijfel

Diagnosticeren

Processtap Invoer

Bewerking

Objectief analyseren van de informatie, met als doel een waardeoordeel te krijgen over de toestand van de waterkering. De verkregen informatie wordt, eventueel na een bewerkingsslag, vergeleken met vastgestelde technische normen. Deze technische normen zijn een vertaling van de veiligheidseisen en overige functionele eisen, potentiele gevolgschade en het onderdeel van de waterkering.

Checklist o Gestructureerde aanlevering van informatie o Beheersregister is: o Actueel o Toegankelijk o Afgestemd op behoefte o Vastgestelde werkwijze en methodiek voor het waarderen van de 5 schade . o Vastgestelde eenduidige normering o Vastlegging werkwijze

Inschakelen specialisten in bijzondere 5

Hieraan wordt gewerkt in het deelproject KT07-Beoordelingssysteem Schades 12

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Processtap

Uitvoer

Voorwaarde:

4.4

Beschrijving omstandigheden of bij meldingen waarvoor twijfel of onzekerheid is over de diagnose. Een en ander kan leiden tot inzet van speciale technieken waarmee aanvullende informatie over de staat van de waterkering kan worden ingewonnen, waardoor een betrouwbaardere diagnose kan worden gesteld. Waardering van de vastgelegde toestand van de waterkering, in vooraf bepaalde 6 classificatie . Overzicht van uit te voeren klein onderhoud. Resultaten worden vastgelegd in het geschikte informatiesysteem. Algemene terugkoppeling naar waarnemer. Personeel beschikt over goede areaalinformatie (gegevens over gebruik, ondergrond en opbouw van de waterkering), een volledig beheerregister (o.a. overzicht van uitgevoerde en uit te voeren onderhoudsmaatregelen) en heeft goede kennis van de processen die relevant zijn voor de beoordeling van de waterkeringen. Er is bekendheid met de mogelijkheden om externe specialisten in te zetten. .

Checklist

o Vastgestelde classificatie en definitie van opvolging. o Gestructureerde vastlegging in informatiesysteem o Personeel kan beschikken/beschikt over goede areaalinformatie. o Idem volledig beheerregister. o Idem goede waterbouwkennis.

Prognosticeren Processtap Invoer

Beschrijving Waardering van de toestand van de vastgelegde toestand van de waterkering, in 7 vooraf bepaalde classificatie .

Bewerking

Stap naar prognose is wenselijk en nodig om een uitspraak te krijgen over hoe een afwijkende staat van de kering zich in de tijd kan ontwikkelen. Op basis van kennis over geschiedenis of historische ontwikkeling van aan de orde zijnde fenomenen, kennis van faal- en

Checklist o Resultaten diagnose gestructureerd vastgelegd, toegankelijk, en reproduceerbaar. o Personeel dient te beschikken over historische gegevens. o Vastgestelde werkwijze en methodiek voor het prognotiseren8. o Beschikken over actuele onderhoudsplanning.

Voorbeeld van een dergelijke classificatie is, in toenemende ernst: Monitoren, Verbeteren,

Reconstrueren. 7

Voorbeeld van een dergelijke classificatie is, in toenemende ernst: Monitoren, Verbeteren,

Reconstrueren. 8

Het verbeteren van prognostische systemen wordt opgepakt in project <LT?> voor de Lange Termijn. 13

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Processtap

Uitvoer

Voorwaarde:

Beschrijving verouderingsprocessen uitspraak doen over de verwachte ontwikkeling. Er dient antwoord te worden gegeven op de volgende 3 vragen: • Functioneel: wanneer komt de veiligheid in het geding? • Technisch: wanneer dient er vanuit bedrijfseconomisch oogpunt onderhoud gepleegd te worden? • Overig: wanneer dient er vanuit overige belangen (esthetiek, veiligheid gebruikers, recretatie, etc.) onderhoud gepleegd te worden? Toestand van de waterkering in de tijd. Mogelijke maatregelen en aandachtspunten voor volgende inspecties: • Er moeten terstond maatregelen worden getroffen om verdere ongewenste ontwikkelingen te voorkomen; • Geen maatregelen vereist, ontwikkeling via reguliere inspecties volgen; • Binnen 5 jaar maatregelen uitvoeren in het kader van groot onderhoud -> opnemen in meerjarenplanning groot onderhoud. • Over meer dan 1 jaar maatregelen uitvoeren in het kader van klein onderhoud -> opnemen als aandachtspunt voor volgende inspectie. Personeel beschikt over goede areaalinformatie (gegevens over gebruik, ondergrond en opbouw van de waterkering), een volledig beheerregister (o.a. overzicht van uitgevoerde en uit te voeren onderhoudsmaatregelen) en over goede kennis van de relevante processen en mechanismen. Er wordt beschikt over historische data. Er is bekendheid met het bedrijfseconomisch optimaliseren van onderhoud. Er is bekendheid met de mogelijkheden om voor aanvullend onderzoek externe specialisten in te zetten. .

Checklist

o Vastlegging van prognose in beheersregister. o Terugkoppeling naar inspectieplanning?

o Personeel kan beschikken/beschikt over goede areaalinformatie. o Idem volledig beheerregister. o Idem goede waterbouwkennis. o …

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

4.5

Operationaliseren Processtap Invoer

Bewerking

Uitvoer

Voorwaarde:

Beschrijving Gesignaleerde behoefte in de tijd aan maatregelen: klein en groot onderhoud en beheersmaatregelen. Vanuit de vorige deelprocessen is de behoefte gedefinieerd aan maatregelen. De definitieve bepaling van de maatregelen (vorm, wijze van uitvoering, planning, kosten, etc.) valt primair onder het proces onderhoud. De bewerking bestaat uit het kenbaar maken aan andere werkproceseigenaren van de behoefte en het gestructureerd overdragen ervan. Behoefte aan maatregelen ingebed in verwante processen.

Checklist o Gestructureerde werkwijze, met heldere overdrachtsmomenten. o Vastlegging proceseigenaren en/of verantwoordelijkheden. o

o Gedeeld informatiesysteem o Uniforme wijze van beschrijven

Kennis van overige werkprocessen .

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Audits Op basis van de procesbeschrijving in hoofdstuk 4 is er een audit uitgevoerd op de feitelijke en huidige situatie bij de waterkeringbeheerder Hunze en Aa’s9. De verslaglegging van deze audit is niet in dit rapport opgenomen voor de inhoudelijke resultaten maar voor het toetsen van de procesbeschrijving zelf. Algemene bevindingen audit Hunze en Aa’s • De audit is uitgevoerd op de voor- en najaarsinspectie. • De audit zelf is succesvol uitgevoerd. Er blijkt voldoende kennis en documentatie te zijn voor het kunnen toetsen van het inspectieproces. • Hunze en Aa’s heeft de eerste stappen gezet in het vastleggen van het inspectieproces zelf en de tussentijdse resultaten. Dit vindt plaats door eenvoudige hulpmiddelen als papieren inspectieformulieren maar ook door het inzetten van INTWIS. • Een groot gedeelte van het inspectieproces wordt uitgevoerd op basis van jarenlange maar niet vastgelegde ervaring. • De invulling van het waarnemen is afhankelijk van de interpretatie van de waarnemer. • Een helder onderscheid tussen de 4 fasen ontbreekt. • Het inspectieproces bevindt zich in een verbeterfase. Er zijn veel initiatieven om het gehele inspectieproces te professionaliseren. Deze zijn niet in een plan verwoord, maar als wel deels in uitvoering.

Conclusies en aanbevelingen Dit rapport bevat een concept-rapportage. Op basis van deze concept-rapportage zijn de volgende voorlopige conclusies en aanbevelingen opgesteld. 1 2

Aansluiting bij de procesbeschrijving van het WIA biedt een herkenbaar en toegankelijk uitgangspunt. Eén standaardbeschrijving van het inspectieproces kan toegepast worden voor het beschrijven van alle typen inspecties. De inhoudelijke verschillen tussen de inspecties dienen te worden vastgelegd in een inspectieplan. Het is cruciaal om een gestructureerd inspectieplan op te stellen. Het biedt een kapstok voor het vastleggen van alle relevante aspecten van het inspectieproces. Op termijn kan het integreren in andere instrumenten. De audit vormt de eerste stap in een gestructureerde/planmatige implementatie van de verbetering van het inspectieproces. De audit dient vertaald te worden in verbeter-analyse en vervolgens in een actieplan. De kennis opgedaan bij het opstellen van de procesbeschrijving en de audit kan ingezet worden voor de begeleiding van waterkeringbeheerders voor het opzetten van een implementatie-actie-plan. Het zou wenselijk zijn om ondersteuning vanuit de projectgroep aan te bieden aan waterkeringbeheerders in/buiten de werkgroep. Het uitvoeren van een audit vergt ca 2 dagen per waterkeringbeheerder, inclusief vastlegging.

In deze concept-rapportage is 1 audit opgenomen. In de definitieve rapportage zullen er mogelijk

meerdere beknopte rapportages van audits opgenomen worden. 16

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

BIJLAGEN

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Bijlage 1 Procesuitwerking cf. UPP

Opstellen werkplanning inspectie / schouw

Relatie proces opstellen / beheren instandhoudingen inspectieplannen

Vastgesteld inspectieplan district

Relatie met proces Juridische zaken

Relatie met proces Bijstellen en vaststellen uitvoeringsplan district

Vastgesteld handhavingsplan

Vastgesteld uitvoeringsplan district

Opstellen en vaststellen werkplanning Inspectie / schouw per onderdeel

Vastgestelde werkplanning per wegvak/vaarweg/ watersysteem

Relatie met proces Uitvoeren Inspectie / schouw en vastleggen gegevens

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Uitvoeren inspectie / schouw & vastleggen gegevens

Relatie met proces Voorbereiden werkplanning inspectie / schouw

Vastgestelde werkplanning per wegvak/vaarweg/ watersysteem

Uitvoeren Inspecties

Uitvoeren algemene schouw

En/Of

Geen afwijkingen geconstateerd

Schade geconstateerd

Gegevens ontvangen over kwaliteit & kwantiteit van het areaal

Calamiteit geconstateerd

Overtreding geconstateerd

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Vervolg

Geen afwijkingen geconstateerd

Gegevens ontvangen over kwaliteit & kwantiteit van het areaal

Schade geconstateerd

Calamiteit geconstateerd

Overtreding geconstateerd

Spoedschade geconstateerd

Geen spoedschade geconstateerd

Opdracht voor uitvoeren spoedschadeherstel (afroep binnen contract)

Opdracht voor herstellen schade

Relatie met proces Incidentmanagement

Relatie met proces handhaving niet-milieu wetgeving en milieuwetgeving

EN Opdrachtverlening nodig

Relatie met proces Inkoop Of

Vastleggen schadegegevens

En/Of Schade kan verhaald worden

Juridisch proces schade verhalen

En/Of

Vastleggen schouwen functionele inspectiegegevens in inspectierapport

Inspectie / schouw uitgevoerd en areaalgegevens beschikbaar En

Relatie met proces Beheren areaal gegevens

Relatie met proces Verzamelen en verspreiden gegevens

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Uitvoeren technische inspecties en vastleggen van gegevens

Relatie met proces opstellen / beheren / instandhoudingen inspectieplannen

Vastgesteld inspectieplan voor functionele en technische inspecties

Opdracht geven voor uitvoeren technische inspectie En Opdracht verlening nodig

Ontvangen en vastleggen gegevens technische inspecties

Relatie met proces Inkoop

Technische inspectie uitgevoerd en rapport opgeleverd aan PBO En

Relatie proces Opstellen / beheren instandhoudingsen inspectieplannen

Relatie met proces Beheren areaal gegevens

Relatie met proces Verzamelen / verspreiden van gegevens

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Uitvoeren technische inspecties en vastleggen van gegevens

Relatie met proces opstellen / beheren / instandhoudingen inspectieplannen

Vastgesteld inspectieplan voor functionele en technische inspecties

Opdracht geven voor uitvoeren technische inspectie En Opdracht verlening nodig

Ontvangen en vastleggen gegevens technische inspecties

Relatie met proces Inkoop

Technische inspectie uitgevoerd en rapport opgeleverd aan PBO En

Relatie proces Opstellen / beheren instandhoudingsen inspectieplannen

Relatie met proces Beheren areaal gegevens

Relatie met proces Verzamelen / verspreiden van gegevens

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Verzamelen / verspreiden van gegevens

Relatie met proces Uitvoeren Inspectie / schouw en vastleggen gegevens

Relatie met proces uitvoeren technische inspecties En

Gegevens inspectie / schouw vastgelegd

Verzamelen, rubriceren en verspreiden van inspectie gegevens

Overdragen van inspectie / schouw gegevens

Relatie met proces beheren areaal gegevens

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Bijlage 2 Toelichting soorten inspecties Dagelijkse planmatige inspectie: Definitie: Frequentie: Gericht op het vergaren van welke informatie/doel: Wordt uitgevoerd op welke wijze: Voor- en najaarsinspectie: Definitie: Frequentie: Gericht op het vergaren van welke informatie/doel: Wordt uitgevoerd op welke wijze: Inspectie onder bijzondere omstandigheden Definitie: Frequentie: Gericht op het vergaren van welke informatie/doel: Wordt uitgevoerd op welke wijze:

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Bijlage 3 Audit Hunze en Aaâ&#x20AC;&#x2122;s

Waarnemen Processtap

Beschrijving

Checklist

Resultaat audit

Invoer

Inspectieplanning uit het inspectieplan.

o Aanwezigheid vastgesteld inspectieplan

Bewerking

o Vastgestelde werkwijze van uitvoering inspectie. o Eenduidige waarden (normaal en afwijkend) van parameters o Eenduidige, gestructureerde en geautomatiseerde wijze van vastleggen

o De basis voor het inspectieplan is generiek voor de provincie Groningen aanwezig, maar een concrete vertaling naar het eigen areaal ontbreekt. o De bestaande afspraken (o.a. dijkvak heeft vast inspecteur) zijn niet vastgelegd.10 o Er zijn geen eenduidige normen aanwezig. De parameters zijn wel vastgesteld, maar de waarden ervan niet. o De papieren inspectieformulieren worden per dijkvak verwerkt in INTWIS.

De waarnemening vindt in 2 stappen plaats. Eerst voert de inspecteur de waarneming uit. Bij twijfel en/of grensgevallen voert de opzichter een nadere inspectie uit. Deze

nadere inspectie is tevens gericht op het stellen van een diagnose.

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Processtap

Beschrijving

Checklist

Resultaat audit

Uitvoer

Informatie over de feitelijke (onderhouds- en beheer) toestand (afwijkingen en normaal) van de waterkering is gestructureerd en uniform vastgelegd in een informatiesysteem en voor zover relevant (=structureel/langdurig afwijkende situatie) opgenomen in het beheersregister.

o Vastgestelde verwerkingsprocedu re o Vastgestelde overdrachtsprocedu re voor data

o Er is 2006 een vast stramien bepaald voor de verwerking en melding naar INTWIS. o Idem

Voorwaarde:

o Opleiding personeel is goed.

o Deze is onvoldoende. Het waterschap gaat zelf een training Leren inspecteren verzorgen voor betrokken medewerkers. o Ja.

o Personeel beschikt over alle hulpmiddelen. o Personeel heeft kennis van het inspectieproces o Ervaringen worden uitgewisseld. o Er is bekendheid om andere (dan visuele) technieken in te zetten. o Ruimte voor opmerkingen/twijfel

o Onvoldoende.

o Dit vindt in kleinere groepen verticaal in het proces plaats. Dit wordt uitgebreid naar ook horizontaal. o Ja.

o Ja

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Diagnosticeren

Processtap Invoer

Bewerking

Beschrijving Informatie over de feitelijke beheer- en onderhoudstoestand (afwijkingen en normaal) van de waterkering wordt gestructureerd aangeleverd en is afkomstig uit een daartoe geĂŤigend informatiesysteem. Objectief analyseren van de informatie, met als doel een waardeoordeel te krijgen over de toestand van de waterkering. De verkregen informatie wordt, eventueel na een bewerkingsslag, vergeleken met vastgestelde technische normen. Deze technische normen zijn een vertaling van de veiligheidseisen en overige functionele eisen, potentiele gevolgschade en het onderdeel van de waterkering. Inschakelen specialisten in bijzondere omstandigheden of bij meldingen waarvoor twijfel of onzekerheid is over de diagnose. Een en ander kan leiden tot inzet van speciale

Resultaat audit o 11 Ja o Eind 2006 is deze gereed.

o Op hoofdlijnen, niet in detail.

o Op hoofdlijn, direct gekoppeld aan te nemen actie (Laag: regulier onderhoud, Middel: nader onderzoek, Hoog: actie). Het ontbreekt aan een eenduidige normering voor het bepalen of er iets moet gebeuren. Kleine gesignaleerde onderhoudsbehoeften blijven buiten het verdere inspectieproces en worden direct binnen het klein onderhoudproces opgelost.

Zoals in het deelproces waarnemen al is geconstateerd vindt er een gecombineerde waarneming/diagnose plaats.

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Processtap

Uitvoer

Voorwaarde:

Beschrijving technieken waarmee aanvullende informatie over de staat van de waterkering kan worden ingewonnen, waardoor een betrouwbaardere diagnose kan worden gesteld. Waardering van de vastgelegde toestand van de 12 waterkering, in vooraf bepaalde classificatie . Overzicht van uit te voeren klein onderhoud. Resultaten worden vastgelegd in het geschikte informatiesysteem. Algemene terugkoppeling naar waarnemer. Personeel beschikt over goede areaalinformatie (gegevens over gebruik, ondergrond en opbouw van de waterkering), een volledig beheerregister (o.a. overzicht van uitgevoerde en uit te voeren onderhoudsmaatregelen) en heeft goede kennis van de processen die relevant zijn voor de beoordeling van de waterkeringen. Er is bekendheid met de mogelijkheden om externe specialisten in te zetten. .

Checklist

Resultaat audit

o Vastgestelde classificatie en definitie van opvolging. o Gestructureerde vastlegging in informatiesysteem

o Ja, maar niet eenduidig afgegrensde classificatie o Het resultaat van de diagnose wordt vastgelegd. De overwegingen/werkwijze van de diagnose zelf niet. o Ja, deze is beschikbaar via INTWIS.

o Personeel kan beschikken/beschikt over goede areaalinformatie. o Idem volledig beheerregister. o Idem goede waterbouwkennis.

o Ja o Ja

Prognosticeren Processtap 12

Beschrijving

Checklist

Resultaat audit

Voorbeeld van een dergelijke classificatie is, in toenemende ernst: Monitoren, Verbeteren, Reconstrueren.

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Processtap Invoer

Beschrijving Waardering van de toestand van de vastgelegde toestand van de waterkering, in vooraf bepaalde classificatie.

Bewerking

Stap naar prognose is wenselijk en nodig om een uitspraak te krijgen over hoe een afwijkende staat van de kering zich in de tijd kan ontwikkelen.

Uitvoer

Op basis van kennis over geschiedenis of historische ontwikkeling van aan de orde zijnde fenomenen, kennis van faal- en verouderingsprocessen uitspraak doen over de verwachte ontwikkeling. Er dient antwoord te worden gegeven op de volgende 3 vragen: • Functioneel: wanneer komt de veiligheid in het geding? • Technisch: wanneer dient er vanuit bedrijfseconomisch oogpunt onderhoud gepleegd te worden? • Overig: wanneer dient er vanuit overige belangen (esthetiek, veiligheid gebruikers, recretatie, etc.) onderhoud gepleegd te worden? Toestand van de waterkering in de tijd. Mogelijke maatregelen en aandachtspunten voor volgende

o Beschikken over actuele onderhoudsplanning.

o Vastlegging van prognose in beheersregister.

Resultaat audit o Er wordt een lijst opgesteld met alle resultaten van de diagnose.13

o Het personeel beschikt over analoog vastgelegde gegevens. Dit staat gepland om digitaal beschikbaar te stellen. o Ja, de opzichter en Henk van der Leij bepalen het moment van ingrijpen. De risicoparagraag is belangrijk onderdeel van de prognotisering. Het risico wordt bepaald in het MT van de sector op basis van ervaring o Ja.

o Nee, deze gaat direct het begrotingsproces in. Op termijn zal

De diagnose vindt gecombineeerd met de prognose en operationalisatie plaats. Hiervoor zijn geen strikt gescheiden processen te onderkennen.

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Processtap

Voorwaarde:

Beschrijving inspecties: • Er moeten terstond maatregelen worden getroffen om verdere ongewenste ontwikkelingen te voorkomen; • Geen maatregelen vereist, ontwikkeling via reguliere inspecties volgen; • Binnen 5 jaar maatregelen uitvoeren in het kader van groot onderhoud -> opnemen in meerjarenplanning groot onderhoud. • Over meer dan 1 jaar maatregelen uitvoeren in het kader van klein onderhoud -> opnemen als aandachtspunt voor volgende inspectie. Personeel beschikt over goede areaalinformatie (gegevens over gebruik, ondergrond en opbouw van de waterkering), een volledig beheerregister (o.a. overzicht van uitgevoerde en uit te voeren onderhoudsmaatregelen) en over goede kennis van de relevante processen en mechanismen. Er wordt beschikt over historische data. Er is bekendheid met het bedrijfseconomisch optimaliseren van onderhoud. Er is bekendheid met de mogelijkheden om voor aanvullend onderzoek externe specialisten in te zetten. .

Checklist o Terugkoppeling naar inspectieplanning?

o Personeel kan beschikken/beschikt over goede areaalinformatie. o Idem volledig beheerregister. o Idem goede waterbouwkennis.

Resultaat audit dit opgenomen worden in INTWIS. o De inspectieplanning wordt niet bijgesteld. Alle dijkvakken worden sowieso frequent geïnspecteerd.

o Ja (via INTWIS)

o Ja o Ja

PROCESBESCHRIJVINGEN INSPECTIES WATERKERINGENWATERKERINGEN- 4- 0101-0606-2006

Operationaliseren Processtap Invoer

Bewerking

Uitvoer

Voorwaarde:

Checklist o Gestructureerde werkwijze, met heldere overdrachtsmomenten. o Vastlegging proceseigenaren en/of verantwoordelijkheden. o

Resultaat audit14 o

o Gedeeld informatiesysteem o Uniforme wijze van beschrijven

Kennis van overige werkprocessen .

Vanwege de eerder geconstateerde verwevenheid van met name de fasen Diagnose-Prognotiseren-Operationaliseren is deze fase niet verder ge-audit.