Verslag Workshop PIW – 30 juni 2010 Datum: Tijd: Locatie:
30 juni 2010 9.30 - 12.00 uur Regardz De Eenhoorn, Amersfoort
Aanwezig:
Daniël Schaap, Wetterskip Fryslân Henk Flikkema, Wetterskip Fryslân Klaas Klaassens, Provincie Groningen Kampe Lentz, Waterschap Hunze en Aa’s Sjors Dekker, Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Meindert van Dijk, Waterschap Hollandse Delta Arie Breeman, Waterschap Hollandse Delta Henk van der Kaa, Waterschap Hollandse Delta Jeroen van de Nadort, Hoogheemraadschap Schieland en Krimpenerwaard Johan Elshof, Waterschap Groot Salland Jan Boezeman, Waterschap Zuiderzeeland Ad Rutters, Waterschap Brabantse Delta Ruud Bastiaanssen, Waterschap Brabantse Delta Peter Boone, Waterschap Vallei en Eem Reindert Stellingwerff, Waterschap Vallei en Eem Hans Knotter, Waterschap Rivierenland Jaap Bronsveld, Waterschap Rivierenland Wilbert van Maren, Rijkswaterstaat Zuid-Holland Arthur Lievens, Rijkswaterstaat Utrecht Ludolph Wentholt, opdrachtgever STOWA Hoite Detmar, opdrachtgever RWS Waterdienst Bart van der Roest, voorzitter Stuurgroep Herman Graaff, Projectsecretaris PIW Wout de Vries, Deelprojectleider Pilots Inspectiecyclus Franklin Thijs, Pilots Inspectiecyclus Gerard Moser, Deelprojectleider Digispectie
Algemeen De workshop PIW heeft op 30 juni plaatsgevonden bij Regardz in Amersfoort. De workshop stond in het teken van de pilots Inspectiecyclus die in het kader van het programma PIW hebben plaatsgevonden. Deelnemers waren de deelnemers aan de pilots, de leden van de stuurgroep en geïnteresseerde inspecteurs, beleidsmedewerkers en afdelingshoofden. Tijdens de workshop is teruggeblikt op de regionale pilots die zijn gehouden. Deze regionale pilots hadden ieder in principe de volgende doelstellingen: - De verschillende onderdelen van de “groene” Handreiking te bespreken; - Leren van elkaars werkwijze en ervaringen; - Helder krijgen welke doelen elke beheerder heeft met zijn inspecties. Daarnaast zijn tijdens de workshop de plannen gepresenteerd voor het vervolg. Er is stilgestaan bij de overige deelprojecten van het programma PIW (Digispectie en LiveDijk) en er is vanuit de stuurgroep toegelicht welke plannen bestaan voor de Handreiking Inspecties Waterkeringen. Ook is een eerste voorstel gedaan voor de inhoudelijke pilots die in aanvulling op de regionale pilots zullen plaatsvinden. Daarbij zijn de volgende vier pilots voorgesteld: - Uitwerking inspectieplannen; - Risico-gestuurde inspectiestrategie;
-
Effectieve Data-handling; Diagnose in de praktijk – het beoordelen van casussen.
Na de presentatie van deze plannen volgde het interactieve gedeelte van de workshop. Deelnemers konden aan de hand van een aantal vragen hun ideeën inbrengen voor het vervolg. Uit de reacties is goede feedback gekomen voor de gepresenteerde plannen. Aanvullend zijn een aantal goede suggesties gekomen om ervoor te zorgen dat zowel de pilots als de Handreiking tot het gewenste resultaat zullen leiden. Een gedetailleerde uitwerking is te vinden in onderstaand verslag. In onderstaand kaartje is weergegeven welke waterkeringbeheerders hebben deelgenomen aan de pilots en hoeveel deelnemers inmiddels een plan van aanpak hebben opgesteld.
Noord NL: 4 x Inspectieplan Oost NL: 1 x Inspectieplan Zuid NL:
1 x Inspectieplan 1 x Digispectie
West NL: 2 x Inspectieplan 1 x Update insp plan
1. Opening De workshop wordt geopend door Bart van der Roest. Hij heet iedereen welkom en gaat kort in op het programma PIW en de positie van de workshop daarbinnen. 2. Terugkoppeling Regionale pilots Wout de Vries geeft een algemene terugkoppeling van de gevoerde regionale pilots. De pilots zijn door de deelnemers overwegend positief ontvangen. Een gedeelte van de deelnemers heeft inmiddels een plan van aanpak opgesteld waarin staat beschreven welke ambities zij hebben met inspecties. Na de presentatie van Wout volgt een korte terugmelding per pilot. Vanwege de afwezigheid van Pieter Bosch van RWS Noord-Holland vindt geen terugmelding plaats van de pilot West. Pilot Oost: Jan Boezeman (Waterschap Zuiderzeeland) In de pilot Oost zijn vier bijeenkomsten georganiseerd. Iedere pilot is afgesloten met een veldbezoek, waar praktijkvoorbeelden zijn besproken. De vijf oostelijke waterschappen verschillen sterk qua type keringen. Daarom wordt verschillend omgegaan met inspecties. Het varieert van waterschappen die inspecties zeer nauwgezet uitvoeren tot aan waterschappen die (de inspecties van) waterkeringen “erbij doen”. De meeste waterschappen hebben geen inspectieplan, maar hebben hier wel behoefte aan. Het blijkt lastig om een inspectieplan op te stellen. De werkvloer wil dit graag, maar is daarvoor afhankelijk van anderen binnen de organisatie / management. Het initiatief van het opstellen van een inspectieplan wordt veelal omarmd, maar er komen veelal geen tijd en/of middelen beschikbaar. Dat betekent dat het opstellen naast de reguliere werkzaamheden uitgevoerd dient te worden, waardoor het initiatief veelal strandt in de eerste fase.
Pilot Zuid: Jaap Bronsveld (Waterschap Rivierenland) De verwachtingen waren vooraf vooral gericht op kennisdelen en het helder krijgen van mogelijkheden en doelstellingen voor het professionaliseren van inspecties. Er zijn door de deelnemers vier verschillende ambities opgesteld om de eigen werkwijze te professionaliseren. De sessies zijn goed gebruikt om zaken uit te wisselen en na te denken over de doelstellingen van ieders organisatie. Kritische punten zijn dat er een duidelijke kloof blijkt te bestaan management en werkvloer, er door de organisatie van de pilot relatief veel gezonden wordt en men vaak al een paar stappen verder denkt, terwijl op praktisch en organisatorisch niveau vaak nog een paar stappen gezet moeten worden. Jaap Bronsveld eindigt met de oproep om vooral met elkaar door te gaan met dit proces. Pilot Noord: Klaas Klaassens (Provincie Groningen) Pilot Noord is gericht op de uniformering en standaardisering van rapportages. De Handreiking was hiervoor een goede aanleiding. Er is nagedacht over een format voor de presentatie van de resultaten. Gedurende het proces is ervoor gekozen om eerst de focus te leggen op de stroomlijning van het inspectieplan en op basis daarvan tot een rapportageformat te komen. Op 1 juli zal vanuit Provincie Groningen een brief worden verzonden met het verzoek om op 1-1-2011 een inspectieplan te overleggen. Ten aanzien van de Handreiking 2012 geldt dat deze vooral praktisch dient te zijn. Een rapportagestandaard zou gewenst zijn. Digispectie:Hans Knotter (Waterschap Rivierenland) Hans Knotter geeft een presentatie met toelichting op het programma Digispectie. Veel waterkeringbeheerders gaan er nu mee werken. Men hoopt dat dit ook zal leiden tot meer beschikbare foto’s voor schadecatalogus. Uitdagingen op het gebied van ICT is dat er een open source basis komt voor Digispectie. Hiermee kunnen een paar van de huidige drempels om met Digispectie te werken worden weggenomen. 3. Presentatie Handreiking Inspecties Waterkeringen Door Herman Graaff wordt een toelichting gegeven op de plannen die de stuurgroep heeft opgesteld voor de Handreiking. Er is voor gekozen om van de naam “Blauwe” Handreiking af te stappen, omdat de term blauw voor veel mensen niet herkenbaar is. In plaats daarvan wordt vanaf nu gesproken over de Handreiking Inspecties Waterkeringen 2012. Uitgangspunt is dat de Handreiking 2012 aansluit op bijvoorbeeld de cyclus van het WTI en met een bepaalde regelmaat wordt herzien. De Handreiking 2012 zal uit twee onderdelen bestaan; een procesgedeelte en een technisch gedeelte. Het procesgedeelte zal gericht zijn op de wijze waarop inspecties dienen te worden georganiseerd, hoe aangesloten kan worden op de overige processen in de eigen organisatie en hoe inspectieresultaten onderdeel kunnen uitmaken van de toetsing. Het technische gedeelte gaat in op de relatie die kan worden gelegd tussen inspectieresultaten, faalmechanismen en toetssporen. 4. Interactief gedeelte aan de hand van zeven vragen Na de presentatie van de verschillende onderdelen begint het interactief gedeelte van de workshop. Dit gebeurt aan de hand van de volgende zeven vragen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Welke kansen zie je voor je organisatie? Welke muren en drempels kom je tegen om je doel te bereiken? Hoe kan PIW je helpen? Waar worstel je inhoudelijk het meest mee? Welke antwoorden wil je terugvinden in de Handreiking 2012? Voor welke pilot loop je warm? a. “Uitwerking inspectieplannen” b. “Risicogestuurde inspectiestrategie” c. “Effectieve data-handling” d. “Diagnose in de praktijk: het beoordelen van casussen” e. Andere, nl: … 7. Welke prioriteit zie je?
De deelnemers krijgen de gelegenheid om bij iedere vraag reacties op te schrijven. Vervolgens worden de opgeschreven reacties plenair besproken. Onderstaand is per vraag een overzicht opgenomen van de opgeleverde antwoorden. Ook is aangegeven tot welke conclusies de discussie heeft geleid. Vraag 1: Welke kansen zie je voor je eigen organisatie? Reacties: - Inhoud geven aan de provinciale verantwoordelijkheid met betrekking tot het toezicht op de waterkeringen. - Meer (landelijke) uniformering - Meer planmatige aanpak - Betere rapportages en input beheer- en onderhoudsplannen - Dat inspecties op gezette tijden uniform uitgevoerd worden en vervolgacties worden uitgezet en uitgevoerd. - Het naar een hoger niveau tillen van de huidige inspecties en de inspecteurs. - Uniforme inspectie - Een landelijk gelijke beoordeling - Het maken van betere rapportages - Het inzichtelijk maken vanaf de werkvloer naar directie en bestuur wat er werkelijk voor nodig is om jezelf een volwaardig waterkeringbeheerder te kunnen noemen. - Beter inzicht in je waterkeringen in breder verband - Transparantie in de organisatie. Niet alleen afhankelijk van kennis in de hoofden. - Inspectie van waterkeringen als voorbeeld voor andere processen in de organisatie - Inspectie van waterkeringen net zo gestandaardiseerd als schouw waterlopen. - Beter inzicht in de kwaliteit van waterkeringen - In beeld brengen van diverse processen binnen de organisatie - De interacties benoemen - RTB helder krijgen Algemene conclusie: Bij vrijwel alle waterkeringbeheerder bestaat een duidelijke behoefte om meer uniform en transparant te werken. Vraag 2: Welke muren en drempels kom je tegen in de poging om inspecties te professionaliseren? Reacties: - Kwaliteitsborging; kwaliteit niet alleen afhankelijk van uitvoerders maar ook bij besturing - Organisatorische wijzigingen - Tariefdiscussies; beschikbare budgetten voor professionalisering - Geld / tijd en organisatie om afdelingen mee te krijgen. Ieder heeft nog teveel zijn eigen toko / belang. - Geld, IT-ondersteuning en gewenste rapportage door bestuur waterschap - Inzicht in risico’s - Er wordt vanuit management weinig belangstelling getoond - Moeizame IT-ondersteuning - Middelen voor inspecties (met name menskracht) - Verbeteringen worden nu vooral door individuele personen getrokken, daardoor te weinig tijd om echt grote stappen te maken (bijvoorbeeld ten aanzien van data-verwerking) - De bestuurlijke prioriteit en aandacht is laag. - De organisatie is groot en het plan veelomvattend; waar begin je? - Houding van “klanten” en “leveranciers” - De huidige inspecteurs en de leiding daarvan; algemene houding “we doen het al 30 jaar zo, dit is goed genoeg” - De opzet PvA. Hier wordt te eenvoudig over gedacht (“Een A4 ingevuld op een regenachtige middag moet voldoende duidelijkheid kunnen geven”) - “Oude” werkwijze in combinatie met diverse betrokken afdelingen - Beleid ten aanzien van nieuwe apparatuur, software, machtigingen, geld - Toenemende tijdsbesteding in relatie tot andere activiteiten. - Geen duidelijke juridische basis (vanuit toezichthouder of wettelijke verplichting) Algemene conclusie:
De huidige werkwijze is niet meer toereikend, maar de omslag naar een nieuwe werkwijze vergt tijd, geld en organisatie. In iedere organisatie zijn er mensen die niet overtuigd zijn van het feit dat deze omslag nodig is of dat deze prioriteit dient te krijgen. Budgetten staan onder druk en een goede ITondersteuning is vaak moeilijk. Ook ontbreekt een duidelijke noodzaak van bovenaf. Vraag 3: Hoe kan het programma PIW je helpen? Reacties: - Het creëren van een groter draagvlak binnen de organisatie - Landelijk kader bieden voor professionalisering inspecties - Platform om druk op de ketel te houden (motor voor jezelf) - Draagkracht / nut en noodzaak bij management en bestuur bevorderen (promo) en lobby - Snellere uitwisseling met andere beheerders - Het inspectieplan vanuit toezichthouder laten stimuleren - Ontwikkelen van modulaire bouwstenen die generiek zijn (risico-analyse, juridische context etc.) - Verschaft landelijke eenduidigheid en geeft transparantie - Lessons learned Wilnis en Stein; wat ging er precies fout. Kan noodzaak worden verbreed om bestuurlijke aandacht te verwerven? - Interviews hebben coachende rol. Daarom zou een nieuwe serie interviews van pas kunnen komen. Ook benchmark kan nuttig zijn. - Trigger om te professionaliseren - Onderlinge kennisuitwisseling - Door landelijk karakter beter uit te leggen aan management - Rapportage aan toezichthouder - Inspecties staan in kinderschoenen. Kennis verdwijnt door vergrijzing. Hopelijk geeft PIW aangrijpingspunten Algemene conclusie: De inbreng laat zien dat er duidelijke verwachtingen / wensen bestaan over de rol van het programma PIW om van bovenaf aandacht te creëren voor inspecties. Het landelijke karakter van het programma geeft een duidelijke stimulans om met inspecties bezig te gaan. Nieuwe suggesties die zijn ingebracht zijn benchmarking en een nieuwe serie interviews. Vraag 4: Met welke aspecten van inspecties worstel je / jouw organisatie het meest? Reacties: - Volledigheid en relatie met juridische aantoonbaarheid van inspectie / staat van onderhoud (wanneer is iets goed genoeg) - We hebben de tools en opleiding nog niet. Een en ander wordt nu opgepakt. - Diagnose van de waarnemingen (schadebeelden) en rapporteren over processen. - Constateringen blijven hangen in de organisatie. Melding wordt niet afgehandeld, omdat er een andere prioritering wordt gemaakt door een andere afdeling. Hierdoor wordt onvoldoende in de organisatie geborgd dat risicovolle situaties worden aangepakt. - Inspectie gedaan, en dan? - Gebruik mogelijk inspectieresultaten voor onderhoudsplanning en begroting - Inspectiefrequenties en eenduidigheid van de inspectieresultaten tussen de verschillende opzichters. - Het verwerken van de inspecties en vertalen naar de meerjaren onderhoudsprogramma’s - Condimeten NEN 2767 kwaliteit / omvang / risico - Hoe krijg ik aspecten / zaken eenduidig en duidelijk, zodat je kunt vergelijken - Databeheer en overzicht houden naast de andere taken - Tijdsbesteding - Cultuuromslag - Weinig aandacht op agenda management en bestuur - Bezuinigingen - Foto’s koppelen in Digispectie Algemene conclusie: Duidelijk is dat met diverse onderdelen van het inspectieproces nog wordt geworsteld. Veelvoorkomende problemen zijn het maken van een goede diagnose en het vinden van aansluiting op andere processen binnen de eigen organisatie.
Vraag 5: Op welke vragen hoop je dat de Handreiking Inspecties antwoorden kan geven? Reacties - Hoe kan het inspectieproces zo goed mogelijk ingebed worden in het beleids- en beheersproces bij de beheerder - Eenheid / structuur van inspecteren, op een professionele manier. Hoe op te pakken en tot goede uitwerking / oplossing van schade of andere constateringen te komen? - Kan de Handreiking wel bepaalde antwoorden geven? - Eenduidige schadebeelden en de verslaglegging hiervan - Uniforme rapportage voor management en bestuur (systematiek / tool gedragen door IPO) - Diagnosevragen - Soort checklist van elementen die in een inspectieplan moeten zitten (must-have, shouldhave, could-have) - Bouwstenen voor uitvoeringsplan inspecties (actievere formulering dan inspectieplan) - Aansluiting bij toetsing - Aansluiting bij beheerregister Algemene conclusie: Op basis van de reacties lijkt de gekozen insteek van de Handreiking goed te zijn. Benadrukt wordt de behoefte om Handreiking 2012 concreet te maken en praktisch / compact te houden. Vraag 6: Voor welke van de voorgestelde pilots loop je warm? Reacties - “Uitwerking inspectieplannen” 7x - “Risicogestuurde inspectiestrategie” 4x - “Effectieve data-handling” 3x - “Diagnose in de praktijk: het beoordelen van casussen” 2x - Suggestie: Pilot “Opleidingsplan + vereisten” Algemene conclusie: Reacties laten zien dat voor alle onderwerpen animo bestaat. Er moet worden bezien of onderwerp 3 en 4 separaat kunnen worden georganiseerd of wellicht in combinatie. Voor wat betreft het opleidingsplan bestaan plannen om inspectiecursussen op te zetten bij RWS. Het lijkt het meest effectief om hier aansluiting te zoeken bij Stichting Wateropleidingen. Vraag 7: Wat zou wat jou betreft prioriteit moeten krijgen binnen PIW? Reacties: - Minimale standaard voor inspectieplan - Aansluiting Inspectie en toetsing; dit moet in elkaars verlengde liggen - Rapportageformat - Interpretatie van inspectiegegevens en prioriteiten - Goede aansluiting bij huidige processen binnen de waterschappen - Niveau inspecteurs - Standaard rapportage - Centrale (landelijke) opzet opleiden en trainen - Communicatie naar managers en bestuur van waterschappen - Inspecties en relatie met (vereenvoudiging) toetsing - Uitwerking inspectieplannen niet laten wachten, maar nu starten tot een versie 0.9. Na oplevering van de (concept) Handreiking kan vervolgens worden doorgewerkt tot een versie 1.0 - Hoe krijg je de bestuurlijke prioriteit en bewustzijn? Algemene conclusie: Op basis van de reacties blijkt dat de communicatie richting managers en bestuur meer aandacht verdient te krijgen. Het rapportageformat, de aansluiting op de toetsing en het niveau van inspecteurs lijken de drie gewenste speerpunten.
5. Conclusies en vervolgacties
Tot slot worden enkele conclusies en vervolgacties vastgelegd: - De eerste ronde regionale pilots heeft zijn vruchten afgeworpen; - De deelnemers willen graag hun verdere professionalisering van inspecties van waterkeringen ondersteund zien met vervolgpilots; - Om PIW naar management / bestuurlijk niveau te tillen zal een artikel over de workshop worden gepubliceerd in Het Waterschap en Geel (blad van RWS); - Vanuit de stuurgroep zal meer aandacht worden gegeven aan het onderdeel communicatie; - Een verslag van de workshop zal naar alle deelnemers en overige betrokkenen worden toegestuurd. Ook zal een nadere uitwerking en uitnodiging voor de vervolgworkshops volgen. Bart van der Roest bedankt iedereen voor zijn inbreng en beĂŤindigt daarmee de workshop.