EVENTOS
3 A pesquisa sobre o mercado de eventos no Brasil, encomendada pelo Instituto Alatur e MPI Brazil foi realizada em sua 5ª edição pelo Instituto de Pesquisa Ivani Rossi, Conhecimento Aplicado a Negócios, durante os meses de junho e julho de 2012. Nesta edição além de traçar um comparativo entre as tendências globais encontradas no estudo Future Watch realizado pela matriz global da MPI e as tendências do mercado nacional, buscamos identificar outros pontos comuns e o comportamento do setor de eventos no Brasil.
Sobre o Instituto Alatur O braço institucional do Grupo Alatur, o Instituto Alatur, tem a missão de estimular o desenvolvimento de conteúdo e difundir as melhores práticas do mundo, onde quer que elas estejam, para contribuir com o crescimento sustentável das atividades relacionadas às viagens, eventos e mobilidade corporativa no seu sentido mais amplo. O Instituto Alatur foi desenvolvido para disseminar, cada vez mais, as informações sobre o setor. Por isso, dentre suas atividades estão:
Sobre a MPI
Geração e difusão de pesquisas de mercado e estatísticas do setor; Promoção e intercâmbio de melhores práticas; Desenvolver e promover conteúdo através de publicações como livros e periódicos; Integrar gestores de viagens e eventos, por meio de programas de debates, fóruns, atividades de conteúdo e iniciativas de apoio ao desenvolvimento sustentável; Abertura para iniciativas e projetos relevantes do mercado.
MPI (Meeting Professionals International) é a maior e mais vibrante comunidade global no setor de eventos, tem o compromisso de promover conexões entre os associados para a troca de conhecimentos e ideias, estabelecimento de relações comerciais e clara compreensão do mercado. MPI conta com mais de 24.000 sócios, com 71 capítulos e clubes ao redor do mundo. MPI Brazil Chapter é entidade legalmente constituída no Brasil desde novembro de 2007, com sede em São Paulo. Para informações detalhadas, visite www. mpiweb.org e www.mpibr.org.
Sobre Ivani Rossi Conhecimento Aplicado a Negócios Realizou mais de 1700 projetos qualitativos e quantitativos, Mais de 25 anos de experiência; em praticamente todos os segmentos de negócios (serviços, Grande conhecimento do mercado Brasileiro; consumo, B2B, varejo, financeiro, serviços, imobiliário). Sócia da ex-InterScience Informação e Tecnologia Aplicada;
4
Objetivos A pesquisa sobre o Mercado de Eventos Corporativos objetiva atualizar as principais informações desse segmento de mercado sobre: Tendências Funcionamento, tendências (eventos verdes, eventos híbridos, uso da metodologia ROI) Compreender quais os tipos de eventos por setor, Identificar o principal evento de cada empresa Identificar orçamentos destinados a atividade (tamanho do budget de eventos).
Metodologia Metodologia: Quantitativa.
Universo: Dados Técnicos
Gestores , RH , Marketing, Vendas( ou seja,responsáveis por definir as políticas de eventos da empresa) das empresas pertencentes ao grupo das 1.000 Maiores e Melhores Empresas da Revista Exame.
Amostra: 82 casos
EVENTOS
5
Perfil da amostra
5% Segmento
59%
22%
Administrativo
20%
6%
Serviços Comércio Indústria
Compras
No. de funcionários Até 500
Área
7%
11%
+500 -1000
26%
RH
Experiência 67%
21%
+1000 Base: 82/48/18/16 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
57%
Comunicação
43%
57%
Entrevistado
Responsável por eventos específicos Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Responsável por todos os eventos da empresa
Dados Técnicos
51%
Menos de 5 anos
49%
Mais de 5 anos
Marketing
Sumario
6
Panorama geral do mercado de eventos e perspectivas Mudanças futuras: grandes, médios e pequenos eventos
As mudanças identificadas na pesquisa do Future Watch em 2011, encontram eco nos responsáveis pelos eventos das empresas no Brasil. Aqui há forte percepção das mudanças que já ocorreram e que devem acontecer nos próximos anos neste mercado. As maiores mudanças que virão, dizem respeito aos eventos de grande porte, mais do que nos eventos de médio e pequeno portes.
Basicamente o que está ou estará mudando, na visão dos responsáveis pelos eventos das empresas: Serão mais dirigidos a públicos específicos; Serão mais interativos, com troca de opiniões; Haverá mais uso de tecnologia avançada; Serão eventos mais dinâmicos;
Tendências Em geral | Tecnologia | Avaliação da eficácia de um evento
Crescimento dos eventos verdes, dos eventos de relacionamento, dos eventos virtuais, dos grandes eventos;
Fornecedores que resolvem as necessidades de saving dos clientes;
Crescimento do número de agências especializadas por tipo de complexidade de evento;
Necessidade de parceria entre todos os envolvidos num evento;
Maior presença de empresas com posicionamento full service, e neste caso, a entrada de empresas estrangeiras;
Uso de redes sociais para avaliar retorno do investimento;
Busca por qualidade no atendimento;
EVENTOS
Aumento da frequência de avaliação; Uso de ferramentas mais eficazes e amigáveis para o ROI.
Future Watch Aumento do número de eventos Incremento do PEGE* para tornar os eventos mais mensuráveis Eventos customizados, com definição de Standards, expectativas, orçamento e pesquisa para avaliar o sucesso Eventos cada vez mais adequados aos objetivos da empresa Grandes eventos são importantes Eventos verdes Maior envolvimento com participantes ROI sendo implementado Foco no perfil da audiência Fornecedores trabalhando juntos Uso da tecnologia de ponta demandado por palestrantes e audiência Apps essenciais Uso de rede social nos eventos Orçamentos cada vez mais enxutos Muitos eventos presenciais transferidos para tele presença * PEGE = Problema Estratégico de Gestão de Eventos
Brasil Sim Ainda não há uma forte preocupação
Iniciando Sim Sim Sim Iniciando Iniciando Em crescimento Iniciando Forte Em crescimento Em crescimento Sim Alguns
Sumario
7
Sumario
8
A Experiência com Eventos Tipos de eventos em 2012 | Budget e tempo de planejamento | ROI
As empresas pesquisadas declaram ter um planejamento, em média, para 58 eventos, que vão desde congressos, stands, confraternizações até os chamados stand alone meetings.
O principal evento do ano é também o maior em porte e budget: stands em feira/ congressos/convenções (dependendo do segmento de negócio; Cerca de 38% do budget é alocado ao maior evento; Gastam em média, 4 meses para a realização deste tipo de evento. Para 2013, a expectativa é de incremento no budget será em 12%. Os eventos deverão ser tanto para público interno (funcionários e terceirizados) como para o público externo (clientes, consumidores, distribuidores). Por outro lado, os budgets estão cada vez mais enxutos e os prazos para execução tendem a também a serem menores. Numa empresa, cerca de 38% do orçamento de eventos é destinado ao maior evento do ano. Ainda incipiente é a percepção que diferentes fornecedores deveriam trabalhar de forma integrada.
EVENTOS
Sumario
9
As inovações tecnológicas são esperadas, e o uso de todos os instrumentos da era da informática devem ser usados na complementação da experiência de um evento (mídias sociais, apps, etc). A escolha de um fornecedor de eventos deve atender aos seguintes critérios: Devem ser pró-ativos, experientes e com metodologia de trabalho; Devem conhecer o segmento de negócios do cliente para fazer recomendações pertinentes; Os fornecedores escolhidos devem oferecer toda tecnologia esperada.
O que o contratante de eventos espera dos seus fornecedores/ organizadores de eventos: Especialização para oferecer melhores serviços; Maior investimento em profissionais qualificados; Detalhar mais o andamento do evento; Cumprir o que foi acordado na contratação do serviços; Prontidão para resolver problemas; Negociar custos de espaços e taxas; Ter conhecimento sobre o negócio do cliente; Customizar eventos.
10
Mudança nos eventos Mudou / vai mudar Em geral nos ultimos anos e próximos
98% Perspectiva Futura dos Eventos
Não mudou / não vai mudar
86%
Grande porte
52%
Médio e pequeno porte
2% 14% 48%
Base: 82 Fonte: Total da amostra
O que vem mudando em geral nos Eventos (principais menções)
Os eventos têm sido direcionados a públicos especifícos
34% Os eventos são mais interativos, com mais troca de opinião
23% Uso de tecnologia avançada
22%
Indicações: Indústria: eventos mais direcionados a públicos específicos, mais interativos e com profissionais especializados Comércio: uso de tecnologia avançada e eventos mais dinâmicos
Os eventos estão mais práticos/ dinâmicos
15% Atrativos para conseguir atingir o público do evento
15% EVENTOS
Base: : 80 Fonte: Total que concorda que houveram mudanças no mercado de eventos (menções) Obs: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
11
Mudança nos eventos de Grande Porte nos próximos 5 anos
Indicações:
(86% concorda com mudança)
Indústria: eventos mais personalizados
Serviços: maior uso da tecnologia uso de tecnologia / 24% Maior apresentações mais modernas 20% Os eventos tornam-se mais personalizados
6% Um retorno maior dos eventos 8% Aumento de profissionais qualificados/profissiopnalização 16% As abordagens serão mais dinâmicas
Mudança nos eventos de Médio e Pequeno Porte nos próximos 5 anos (52% concorda com mudança)
Eventos mais focados / Palestras mais dinâmicas / Profissionais especializados
11%
Maior interação com os clientes / Eventos mais direcionados determinados públicos
11%
Maior visão tecnológica
11%
Aprimoramento sofisticado nos eventos Conseguiram atingir as metas da empresa
7% 6%
Base: 43 Fonte: Total que concorda que vai haver mudanças no mercado de eventos de médio e pequeno portes nos próximos 5 anos (menções) . Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Perspectiva Futura dos Eventos
Comércio: abordagens mais dinâmicas
12
Evolução do mercado de eventos no Brasil nos próximos 5 anos Diminuir
Aumentar
39% Eventos verdes 43% Eventos de relacionamento 50% Eventos virtuais/vídeo conferência para as questões táticas/operacionais das empresas 52% Grandes eventos 54% Eventos virtuais/vídeo conferência 60% Mesclar eventos face to face com eventos virtuais 63% Eventos com presença física para a definição e expansão das estratégias da empresa 66%
61% 57% 50% 48% 46% 40% 37% 34% 20% 17%
O mercado de eventos no Brasil
80% 83%
Os pequenos eventos Número de eventos não planejados
Tendências
Perspectivas: Crescimento do mercado Crescimento dos eventos verdes, dos eventos de relacionamento, dos eventos virtuais, dos grandes eventos
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Tipo de empresa de eventos no Brasil nos próximos 5 anos Número de agências especializadas por tipo e complexidade de evento: por ex: convenções, etc.
Foco de uma empresa de eventos nos próximos 5 anos Foco no perfil dos participantes
56%
Rede social como suporte ao acesso de conteúdo e às discussões
44%
22%
%
Número de empresas Full Service capacitadas a atender todos os tipos de eventos
34%
68%
66%
71
78% 32%
Empresas estrangeiras oferecendo Full Service para empresas do Brasil Aumentar
Diminuir
Perspectivas: Aumentar o número de agências especializadas por tipo de complexidade de evento Maior presença de empresas com posicionamento full service. Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
EVENTOS
29% Aumentar
Diminuir
Perspectivas: Foco no perfil dos participantes Uso da rede social como suporte ao conteúdo.
13
Atendimento de uma agência de eventos nos próximos 5 anos
Tendência de uso de Tecnologia de eventos nos próximos 5 anos
Qualidade do atendimento de uma agência de serviços
37%
Tecnologia de ponta para o gerenciamento dos eventos
%
Fornecedores aptos a atenderem as necessidades de Saving dos Clientes
15% 85%
Demanda dos palestrantes e participantes pelo que tem de mais atual em tecnologia
O tempo de planejamento de um evento
Perspectivas:
Aumentar
57%
43%
Diminuir
Busca por qualidade no atendimento
Demanda por aplicativos (apps) a serem usados nos eventos
Fornecedores que resolvem as necessidades de saving dos clientes Parceria entre todos os envolvidos num evento.
54%
46%
Avaliação do ROI dos eventos no Brasil nos próximos 5 anos
Tecnologia vai ser o melhor instrumento para o Saving
Aumentar
50%
Diminuir
28%
pa usadas ra avaliar o retorn sociais o do in Redes 72% vestim ento 40% a avaliação da absorção do co 60% nteúd ncia d o pósFrequê evento s 41% is eficazes para medir o impac 5 9 % to dos a evento entas m s nos n Ferram egócio s eis para avali 5 ar o RO 2 % 48% trumentos amigáv I d e um ev s ento s de in Opçõe
50%
Fornecedores habilitados em produzir e dar suporte tecnológico aos eventos virtuais
59%
41%
Tecnologia padrão que previna os possíveis problemas durante um evento
68%
Perspectivas: Uso de redes sociais para avaliar retorno do investimento
63%
37%
Parceria entre os diferentes fornecedores envolvidos
32%
Uso de Holograma (Eyeliner) nas reuniões Aumentar
Diminuir
Aumento da frequência de avaliação Uso de ferramentas mais eficazes e amigáveis para o ROI.
Perspectivas: Forte uso de tecnologia de ponta em todos os sentidos.
Tendências
54% 46%
62%
38
63%
68%
32%
14
Conceito espontâneo de agência Full Service
O conceito mencionado espontaneamente é claramente percebido em seu processo e espera-se que a agência tenha profissionais altamente qualificados.
61% 32%
Com capacidade para atender desde o planejamento, criação, logística e avaliação pós eventos
Com profissionais altamente qualificados/ Ter qualidade nos serviços oferecidos/ Profissionais qualificados
19% 14% 7% 7% 7% 4% 3% 2%
Com grande experiência no meu segmento de mercado Com credibilidade no mercado de eventos Ter um atendimento que dê suporte de uma forma geral Ter preço acessível Atender as demandas e proporções de cada evento Agilidade nos serviços prestados Renovação tecnológica/inovação Facilitar o acesso entre o contratante e o contratado
Praticidade de focar tudo em uma única empresa
Vantagens de agência Full Service
Obter saving na realização do evento
28% Agência Full Service
27% Conhecer os parâmetros e características do meu segmento de negócios
26% 23% 10% 6% 2% 2% 2%
Desenvolver efetivamente uma parceria e não ser apenas um prestador de serviços
Vantagens: Praticidade Saving Conhecimento do negócio do cliente Parceria
Desvantagens de agência Full Service
Agilidade
44%
Qualidade dos trabalhos
Retorno financeiro agregado ao valor das pessoas Contar com a expertise da empresa para realizar o evento
24%
Proximidade e confiabilidade entre cliente e agência/ Sintonia Não ter mais a noção de custos das etapas intermediárias
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
EVENTOS
18% Ficar dependente de apenas um fornecedor
12% Alto custo
4% Caso ocorra um Não sabe/ Nenhum problema, vai desencadear problemas em todo o evento
15
Intenção de contratar agência Full Service não sabe não neste momento Não sabe Eventos especiais 9%
Irá depender da demanda
18%
6%
Para todos os eventos da empresa
não
10%
2%
12%
10%
71%
63% Somente para os grandes eventos
sim
64%
53% 36% 19%
4%
2%
Intenção de contratar uma empresa full service, apenas para grandes eventos (convenções,seminários, etc.)
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Agência Full Service
Eventos institucionais
Confraternização
Eventos de incentivos
Lançamento de produtos e serviços
Eventos de relacionamento (Festivais, shows, maratonas)
68%
Seminários/ simpósios/ congressos
Convenções
Tipo de evento
16
Conhecimento de agência Full Service Baixo conhecimento de uma agência Full Service presente no mercado
Conhece alguma empresa Full Service? Outras (com 1%)
37%
Agência Full Service
63% Não conhece
Conhece empresa do mercado que poderia se Full Service? Outras (com 1%)
17%
Não conhece
83% Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas Outras: Travel Idea, Banco de Eventos, Flytour, Alatur, MC Mesquita. MG Eventos, Fabrica de Eventos, Agir Eventos, Incentivare
EVENTOS
17
Eventos Planejados para 2012 45%
até 20
30%
+20 a 50
13%
+ 50 a 100
12%
de 100
Média: 58 diferentes eventos/ano
42% Público externo
Público interno
Indicações (além de confraternizações/ festas da empresa): Indústria: stand em feiras/exposições/ salões e eventos de incentivo Comércio: treinamentos/workshops, jantares, eventos de relacionamento Serviços: convenções, jantares, eventos de relacionamento/CRM, seminários, congressos e eventos exclusivos
Confraternizações (festas da empresa/ final ano
Treinamentos/ workshops
Stand em feiras/ exposições/ salões
Convenções
Jantares/ café da manhã/ almoços
Eventos de incentivos
Reunião global da empresa/ de diretoria
Lançamento de produtos/ serviços Eventos de relacionamento/ CRM (festivais/ esportivos/ maratonas)
Seminários/ simpósios/ congressos
Eventos exclusivos (stand alone meeting)
Base: 82/48/18/16 Fonte: Total de Empresas e dos segmentos
Os Eventos da Empresa
58%
79% 74% 73% 54% 51% 41% 41% 39% 35% 32% 24%
18
Maior Evento de 2012 Stand em feiras/ exposições/ salões Indicações: Indústria: stand em feiras/exposições/ salões e eventos de incentivo Comércio: convenções
33%
Serviços: convenções, treinamentos/ workshops Reunião global da empresa/ de diretoria
Eventos de incentivos
2% 2% 4%
Eventos de relacionamento/ CRM (festivais/ show/ esportivos/ maratonas)
6%
Os Eventos da Empresa
Lançamento de produtos/ serviços
Confraternizações (festas da empresa/ final de ano)
21% 15%
6% 11%
Convenções
Seminários/ simpósios/ congressos Treinamentos/ workshops
Base: 82 Fonte: Total de Empresas
EVENTOS
19
Budget 2012 Valor declarado por 32 empresas:
R$ 20.598.000,00 % alocado ao maior evento do ano =
Média: Indicação: Serviços apresenta uma média maior
38% Expectativa de aumento do budget em 2013:
R$ 643.700,00 o segmento
12% Indústria: 14% Comércio: 17% Serviços: 13% Total:
R$ 1.080.000,00
Para o maior evento
Tempo mínimo para o planejamento de evento de Grande Porte 4 meses é o tempo médio para o planejamento de um evento de grande porte, no entanto observa-se uma tendência de encurtamento desse tempo.
25% 21%
71% 56% 49%
10%
33% 38%
8% 11% 13%
Total
Indústria
Comércio
Serviços
Até 1 mês
+ de 1 a 6 meses
+ de 6 meses
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Os Eventos da Empresa
65%
20
Critério de escolha do fornecedor Desejam fornecedores que trazem as novidades e respostas às demandas
Dá preferência a fornecedores que tragam respostas e novas sugestões
12% 49%
28% 55%
Todos os eventos da minha empresa são normatizados, controlados e aferidos
A experiência e qualificação do atendimento é um dos critérios de escolha
39% 17% 12%
27%
61%
33%
Os Eventos da Empresa
40% Ter profissionais com conhecimento no meu segmento de negócios
46%
concorda em parte
37% 15%
discorda
Fornecedores mais pró-ativos, experientes e com metodologia de trabalho. Devem conhecer o segmento de negócios do cliente.
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
EVENTOS
23%
48%
14%
concorda totalmente
44%
Dá preferência a fornecedores que padronizam os processos
21
Fornecedores e a tecnologia 5%
10% 24%
20%
71%
70% A dificuldade é sintonizar todos os envolvidos usando a mesma tecnologia
Há poucos fornecedores aptos a lidar com as inovações tecnológicas Concorda totalmente
Concorda em parte
Discorda
Os fornecedores hoje estão aptos a sintonizar todos envolvidos com a mesma tecnologia e usam tecnologia de ponta.
Concorda totalmente
45% 45%
30% 15%
73%
20% 10%
Nem todas as empresas buscam um fornecedor especializado para obter savings. Pode ou não ser especializado por tipo de evento. Concordam que há falta de fornecedores especialistas em grandes eventos. Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Discorda
Os Eventos da Empresa
55%
Concorda em parte
Há poucos especialistas em organizar grandes eventos
Dá preferência a agências especializadas por tipo de evento
Nossa política é contratar um fornecedor especializado, para obter Saving
Critérios para contratar Fornecedor de eventos
7%
22
Uso do ROI para os eventos da empresa 34%
13%
52%
Total
29%
15%
56%
Indústria
39%
22%
39%
Comércio
56%
44% Serviços Sim, em todos
Sim, somente nos maiores
Não usa
Base: 82/48/18/16 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Participação do Depto de Compras na aprovação do evento Comércio
Os Eventos da Empresa
Indústria A área de Compras tem importância para praticamente metade das empresas pesquisadas.
56%
48% 44% 6%
33% 2%
11% 25%
31% 44% Depende Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
EVENTOS
Dá a palavra final
Não se envolve
Serviços Colabora em todos os evento
23
Instituto Alatur O Instituto Alatur tem como missão estimular o desenvolvimento de conteúdos e difundir as melhores práticas do mundo, contribuindo com o crescimento sustentável das atividades relacionadas à mobilidade corporativa. Para isso, a entidade publica livros, financia pesquisas e realiza eventos que tratam sobre o setor, apontando as principais tendências do mercado.
Atividades: Lançamento dos livros (Eventos, Uma Alavanca de Negócios; O Valor Estratégico dos Eventos; Improvisação Estratégica e Corporate Mobility; Realização do Fórum Alatur desde 2008; Realização do Fórum Latino Americano HRG; Apresentou os resultados de pesquisas (TMC Ideal, em 2009 e 2010 e O Processo Decisório em eventos: ambiente high tech ou high touch? Em 2008, 2009, 2010 e 2011); Realizou diversos encontros de negócios para debater temas como: Regionalização e Globalização, Programa Estratégico de Gestão de Eventos, Fragmentação de Serviços, Expense Management e Mobilidade Corporativa.