Escaneo de documentos
Direcci贸n General de Modernizaci贸n y Administraci贸n Electr贸nica
Recomendaciones para el escaneo de documentos
Los pasos a seguir para completar el escaneo de un documento vienen determinadas por el tipo de escáner y el software asociado a dicho escáner. No obstante, es objeto de este documento dar unas sencillas indicaciones aplicables a todos los tipos de escáner. Las recomendaciones se centrarán en conseguir que los documentos digitales obtenidos ocupen el menor espacio posible, ya que tienen como fin ser adjuntos a solicitudes on-line, cuyo tamaño total máximo no debe superar los 4Mb. Si bien más adelante se citarán los pasos que deben darse para escanear un documento, los puntos críticos en los que debemos centrarnos para reducir el peso de los documentos obtenidos son los siguientes (COLOR, RESOLUCIÓN, TAMAÑO, FORMATOS).
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Recomendaciones para el escaneo de documentos
Color Optar preferiblemente por el Blanco y Negro, en lugar de Color.
Resolución Se recomienda utilizar una resolución aproximada de 72 dpi.
72 dpi 144 dpi 300 dpi
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Recomendaciones para el escaneo de documentos
Tamaño No debe aumentarse el tamaño original del documento si no es necesario. Por ejemplo, digitaliza el DNI a tamaño real, sin aumentar la imagen.
Formatos Optar preferiblemente por formatos JPEG y GIF, que ocupan menos espacio manteniendo la calidad de la imagen. Si fuera posible, se recomienda trasformar el documento escaneado a formato PDF, ya que reduce considerablemente el tamaño de éste.
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Pasos a seguir para escanear
Un escáner es un dispositivo que permite capturar imágenes, dibujos y documentos para convertirlos en formato digital y posteriormente editarlos, imprimirlos o enviarlos por vía electrónica. Generalmente, los pasos a seguir para escanear un documento son los siguientes:
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Verificar que nuestro escáner está conectado.
Acceder al menú Inicio, opción Todos los Programas. Identificar el software asociado a nuestro escáner (Previamente, conviene leer el Manual de Uso o la Ayuda que trae incorporado nuestro Programa de Escaneo).
Colocar en el escáner la imagen o documento que deseamos escanear en la posición adecuada.
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Pasos a seguir para escanear
Una vez colocada la imagen o documento pasaremos a digitalizarlo. En general, todos los programas del mercado tienen las siguientes opciones a la hora de
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digitalizar
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Tipo de imagen: opción que nos permite elegir entre escanear en color, en escala de grises o en blanco y negro (que es la recomendada). Resolución: indica cuántos píxeles captura el escáner y se traduce en imágenes de mayor o menor calidad. Se mide en dpi. El tamaño del archivo que genera una imagen digitalizada es proporcional a su resolución. Tamaño: permite elegir el tamaño en píxeles o en centímetros. Un buen tamaño es aquel que no sobrepasa los límites de la pantalla del monitor y de la resolución de pantalla que se use. No obstante, para el fin que nos ocupa, no se recomienda aumentar el tamaño original del documento si este es inferior al tamaño del monitor. Peso: mide el espacio que ocupa la imagen o documento digitalizado.
Pasos a seguir para escanear
JPEG o GIF Habitualmente, una vez concluida la digitalización, el documento
JPEG (Joint Photographic Experts Group) o GIF (Graphics Interchange Format) son
obtenido se nos muestra automáticamente mediante el
formatos que reducen drásticamente el peso sin perder mucha calidad.
programa de edición, que permite modificar y/o guardar la imagen o documento. A la hora de guardar la imagen existen numerosos formatos; éstos tienen una relación directa con el peso de los documentos digitalizados:
TIFF o BMP TIFF (Tagged Image File Format) o BMP (BitMap o Mapa de Bits) son formatos que se utilizan para obtener imágenes de gran calidad pero consumen mucho espacio en disco, es decir producen documentos de gran peso.
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Pasos a seguir para escanear
Finalmente, es conveniente etiquetar los archivos guardados con nombres simples que permitan identificarlos fácilmente a la hora de enviarlos. Es importante señalar que los nombres de los archivos no deben contener caracteres especiales, tales como “, -, /, ¡, +, *, etc. Los archivos se nombrarán utilizando únicamente letras (a-z A-Z) y números (0-9)1.
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