Backoffice Manuale d’uso
Sommario:
Accesso
4
Principale
5
Attività
6
Città
10
News
11
ADV
12
Background
13
Admin
14
Gestione Immagini
17
Posta
18
Revisione Gennaio2013
Accesso
Inserire username e password in caso queste siano state smarrite scrivete a info@conceptstudio.it e vi verranno di nuovo recapitate.
Comunicazioni dal network informazioni su eventuali modifiche nel sistema di gestione (backoffice), correzioni e altro.
PS: Le sezioni delle “descrizioni” di tutto il sistema di gestione, quella in cui è possibile apportare modifiche visive in stile WYSIWYG (whatyouseeiswhatyouget), ovvero inserire ipertesti, immagini e molto altro (stile WordProcessor per capirci), sono visualizzabili solo con i seguenti browser: MOZILLA FIREFOX, INTERNET EXPLORER e non compatibili con GOOGLE CHROME e SAFARI. Dunque scaricate uno dei primi due browser (disponibili sia per PC che MAC) per usare il nostro backoffice.
Principale
Gestione delle immagini (uguale per tutte le sezioni) Istruzioni a pagina 17
Nella sezione “Principale” è possibile apportare qualche modifica alle principali voci del menù di testa. NON È POSSIBILE aggiungere o togliere voci dal menù (contattare il network per eventuali modifiche) ne modificare i titoli di queste voci. È POSSIBILE apportare modifiche nella sezione della “descrizione”. In quest’area le uniche modifiche riguardano l’inserimento di un inserzione pubblicitaria, un’inserzione che sarà visualizzata nella lista della categoria scelta (menu principale). L’inserzione (testo o immagini o insieme) va inserita al posto dell’immagine illustrativa.
Attività
Gestione delle immagini (uguale per tutte le sezioni) Istruzioni a pagina 17
Cerca Attività (N.B.: Prima di inserire una nuova attività siate sicuri che questa non sia già presente! Testa funzionamento coordinate GPS
Nella sezione “Attività” è possibile aggiungere, modificare o cancellare le informazioni su un’attività, una struttura, un luogo o monumento da visitare o una scheda di una città. CONSIGLIO: Evitate (valido per tutte le sezioni) di cancellare un record inserito. In caso di necessità sostituitelo con uno nuovo (così da non interrompere la numerazione del sistema ed evitare problemi di visualizzazione).
SEZIONI: Titolo: il nome della struttura o dell’attività (aggiungere la categoria a cui fa parte, per meglio aiutare l’indicizzazione, es: BB Le Rose, Ristorante La Grotta, Autonoleggio ect..) Non inserire caratteri speciali come “ & ‘ ? ! @ perché causerebbero errore nell’inserimento! Per inserire un B&B usare semplicemente BB. In caso si verifichi un ERRORE al momento della conferma di una scheda (in questa e in qualunque altra sezione), basta tornare indietro nel browser e fare le opportune correzioni.
Ordine: in questa sezione specificare il tipo di inserimento per le strutture: NORMAL specifica un inserimento “gratuito”. SILVER e GOLD invece si usano per i partner che hanno acquistato uno dei due servizi Partner. IMPORTANTE: l’opzione SILVER va utilizzata anche per le schede dei monumenti, delle città e simili, visto che l’opzione SILVER (in pratica) attiva la visualizzazione della scheda sottostante. Sezione: scegliere la sezione a cui appartiene la scheda che state compilando. Città: scegliere la città a cui appartiene l’attività, la struttura o il monumento che state inserendo. Se la città non è presente nella lista, andare sulla sezione CITTÀ e aggiungerla (istruzioni a pagina 10). E-mail: inserire l’e-mail dell’attività o della struttura. E’ un elemento importante per i gestori perché tramite questo potrete contattare l’attività/struttura. Coordinate GPS: cliccando sul pulsante “trova” arriverete su una pagina in cui poter ricavare “latitudine” e “longitudine” dell’indirizzo dell’attività/struttura. Inserite un indirizzo tipo “Via Colombo, 134 - Roma”, in caso non riusciate a ricavare le corrette coordinate potete cliccare manualmente sulla mappa (i siti delle strutture vi possono aiutare per capire la loro ubicazione) e prelevare i valori. Sono 2 valori numerici che vanno inseriti nei singoli spazi (sono uno di fianco all’altro). Il test di funzionamento di questi elementi lo trovate cliccando sull’icona che trovate appena completate la scheda (pulsante sulla destra). Miniatura: qui va inserito il nome del file che costituisce l’immagine in miniatura che verrà visualizzata sulle liste. IMPORTANTE: il file DEVE ESSERE ESATTAMENTE di dimensioni 100x100 pixel. IMPORTANTE: il nome non deve essere “foto.jpg” o simili, ma più specifico possibile. Es: “trattoria_ilponte_roma.jpg”, “hotel_excelsior_pisa.jpg” “bb_ilgirasole_milano.jpg”. NON USARE caratteri particolari (” ‘ % & @) ne spazi vuoti e possibilmente caratteri minuscoli. Questo vi permetterà, in caso di ricerca, di ritrovare velocemente il file richiesto. Per caricare il file potete utilizzare il pulsante che trovate appena sotto, sulla barra degli strumenti insieme a tutti gli altri pulsanti atti a modificare testi, colori, ed altro. Tramite questo pulsante si possono caricare e gestire le immagini che compariranno all’interno dello spazio “descrizione” (spazio sotto la barra degli strumenti). Per le miniature potete caricate (upload) un file e poi chiudere la finestra di inserimento. Così avrete caricato il file sul server ma non lo avrete inserito nella descrizione (in quello spazio non serve!). Dovrete riportare soltanto il nome del suddetto file nello campo “miniatura”. COME SI FA? Alla finestra che si apre cliccare su “sfoglia”, scegliere il file dal vostro computer e cliccare su “carica immagine sul server”. Attendere qualche secondo finche la finestra non si ricarica e poi chiuderla; il file è stato caricato sul server. Per controllare potete scorrere la lista a lato, dovreste trovarlo li.
Descrizione in breve: in questo spazio inserire solamente l’indirizzo dell’attività/struttura in un unica riga. Es. “Via Marconi, 15 - Roma” In caso sia necessario andare a capo scrivere <br> continuando a scrivere sulla stessa riga e non andando a capo con il tasto “invio” della tastiera. Se avete commesso eventuali errori quando cliccherete sull’icona della “mappa” (icona che appare nella pagina successiva appena confermate l’inserimento della scheda) non vedrete comparire nessuna mappa. Cliccate sul pulsante “modifica” ed effettuate le opportune correzioni. Nello spazio “descrizione in breve” per monumenti e città utilizzare una breve frase per descrivere il monumento o la città (trovate comunque degli esempi tra quelli già inseriti). Telefono: inserire un numero di telefono dell’attività/struttura senza spazi ne punti. TripAdvisor: se l’attivià o la struttura è inserita sul noto portale TripAdvisor potete aggiungere il codice che ne mostra la popolarità. Se non è presente lasciare lo spazio vuoto. Per prelevare il codice seguire questi passi: 1) 2) 3) 4) 5)
sul sito TripAdvisor visualizzare la pagina della struttura. scorrere in fondo alla pagina e cliccare sulla riga "Gestione profilo" (in basso a sx). sulla destra tra i "link veloci" cliccare su "Stimola le recensioni dei clienti". sulla sinistra tra gli "strumenti di marketing gratuiti" cliccarere su "Esponete le vostre recensioni.." al centro della pagina tra i tanti oggetti trovare "Estratti della recensione". Cliccare sul pulsante verde "Seleziona". 6) in questa pagina DESELEZIONARE l’opzione dei "5 Titoli delle recensioni recenti", spostarsi in basso e copiare il codice che trovate nello spazio "codice". 7) incollare questo codice sul sistema di gestione del portale nel capo "TripAdvisor".
Descrizione: questo campo verrà usato solo in caso l’attività/struttura diventerà partner Silver o Gold o nel caso stiate inserendo un monumento, qualcosa appartenente alla sezione “cosa visitare” o “informazioni” su città e luoghi. IN CASO SI TRATTI DI QUESTE TIPOLOGIE DI INSERIMENTI non dimenticate si selezionare l’opzione “Silver” alla voce “Ordine” (più in alto). La barra dei comandi di questa sezione vi permette di apportare ogni tipo di modifica al testo e alle immagini che inserirete. Funziona come un normale word processor, dunque troverete pulsanti per “testo in grassetto”, allineamento, colori ect. (non funziona su Chrome e Safari!) I pulsanti più particolari sono questi: tabelle, immagini e collegamenti (link).
che vi permetteranno di inserire/gestire
IMMAGINI: per inserire un immagine cliccare prima su “sfoglia” (in caso questa non sia ancora stata caricata sul server), cercare l’immagine sul vostro computer e premere “Carica Immagine sul Server”. Appena caricata, selezionarla dall’elenco a lato e poi cliccare su “Conferma Inserimento Immagine” così da farla comparire sullo schermo. Per modificare un immagine basta selezionarla e premere l’icona Si possono impostare manualmente i valori di larghezza, altezza e bordo. L’allineamento invece permette all’immagine di avere testo tutto a sinistra o a destra (per capire basta fare qualche prova) Lo spazio orizzontale o verticale distanzia l’immagine dalle altre immagini o dal testo.
Collegamenti: in caso vi servisse legare un immagine o del testo ad 1 un indirizzo esterno o interno al sito seguire queste indicazioni: 1) Selezionare il testo o l’immagine 2) cliccare sull’icona 3) indicare il link (per non sbagliare copiare ed incollare per intero il link della pagina a cui questo si riferisce, iniziando per “http://” esempio corretto: “http://www.tiscali.it” esempio sbagliato: “www.tiscali.it”
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per aggiungere una tabella, cliccare sull’icona e indicare quante righe e quante colonne questa debba avere. Poi potrete riempire le singole caselle.
Piccolo appunto è da fare per il pulsante “html” che si trova in fondo alla barra degli strumenti. Un opzione da utilizzare solo se si ha familiarità con la programmazione html, in caso si debbano inserire elementi extra come un video (da youTube) o altro. In caso sia necessario scrivete al network che vi fornirà una guida extra.
DOPO AVER RIMEPITO TUTTI (O QUASI) I CAMPI, per inserire la scheda nell’archivio del Portale, cliccare sul pulsante “INSERISCI” che trovate alla fine della pagina. Se avrete inserito correttamente tutti i dati verrete rimandati sul menù principale in cui potrete visualizzare immediatamente la scheda. Troverete a fianco del nome la “miniatura” e cliccando sull’icona della mappa potrete confermare la posizione dell’attività/struttura.
Città
Gestione delle immagini (uguale per tutte le sezioni) Istruzioni a pagina 17
Prima di inserire una qualsiasi attività dovrete registrare (se non lo si è fatto prima) la città di appartenenza. A questo “contenitore” saranno legate tutte le schede della sezione “attività”. Se la città non è presente cliccare su “inserisci”. Se si vuole modificare qualcosa cliccare su “modifica”. Stesso discorso valido per ogni sezione. A destra è presente il tasto “cancella”, ma se è possibile non utilizzarlo. Se proprio necessario sostituire ciò che si vuole cancellare con una nuova città. Se la città in questione è di grandi dimensioni, per meglio organizzare le attività/strutture (se le strutture inserite sono diverse centinaia - il che genera un alto numero di pagine negli elenchi) è meglio organizzare delle zone o quartieri. Es. “Firenze est”, “Roma zona Termini” ect.
Inserire il nome della città, l’icona da visualizzare (mare, montagna, parco, ect) e le coordinate GPS (per questo discorso vale quanto scritto a pagina 7). Le coordinate della città sono intese come un punto al centro della città, così da poterla visualizzare nel migliore dei modi sul portale. Lo spazio inferiore invece è utilizzato solo ed esclusivamente ad uso pubblicitario, per un inserzione (stesso discorso che trovate a pag. 5). Un inserzione in questo spazio la farà visualizzare in tutte le sezioni del portale, “Dove Dormire”, “Cosa Visitare” ect relative a questa città. Per inserire un immagine in questo spazio seguire le indicazioni a pag.8
News
Gestione delle immagini (uguale per tutte le sezioni) Istruzioni a pagina 17
In questa sezione si inseriscono notizie ed eventi. Una sezione importante che alimenta la news letter e mantiene un contatto costante con i visitatori (tramite anche social media) e proprietari delle attività/strutture. Come le precedenti sezioni per aggiungere una notizia o evento cliccare su “inserisci”, per modificarla su “modifica”. Il tasto “cancella” qui è quasi superfluo, infatti non sarà (quasi) mai necessario cancellare un inserimento. Ogni nuovo inserimento fa slittare gli altri più in basso. In questa sezione non troverete la classica barra degli strumenti. Questo lascia intendere che una notizia o un evento sia costituito per la maggior parte di “testo”. Inserite il titolo, la data la trovate già compilata in automatico (ma è modificabile) mentre i click indicano il numero di accessi effettuati (modificabili anche questi!). La parte inferiore è composta dal testo della notizia/evento. Per inserire un immagine è necessario qualche espediente in html. Esempio per inserire un immagine di 300 pixel allineata al centro usare: <div align=”center”><img src=”http://sito/immagine.jpg” width=”300”></div> Per capire quello che si è realizzato è presente il tasto “preview” che genera una pagina d’esempio prima di confermare l’inserimento della notizia/evento.
ADV
Gestione delle immagini (uguale per tutte le sezioni) Istruzioni a pagina 17
In questa sezione si gestiscono gli spazi pubblicitari. Il colore “verde” indica che lo spazio è al momento attivo. Quello “rosso” che è inattivo.
Il titolo è soltanto indicativo e a vostro uso. La sezione indica il tipo di spazio a scelta tra “Spazio 200x200” “Spazio Home 300x100” e “Spazio 600x100” Quello più utilizzato e visibile in tutte le versioni del portale (desktop e mobile) è il 200x200 che indica anche la grandezza in pixel consigliata per il banner, valore che può di poco variare in caso di necessità. Lo spazio Home 300x100 è un piccolo spazio che si trova in home page in basso a destra (di solito uno spazio di servizio e poco utilizzato!). Lo spazio 600x100 è uno dei più importanti (visivamente), ovvero lo spazio a lato del logo in alto nel portale principale. Uno spazio visibile in tutte le pagine, dunque quello più remunerativo. Anche questo può essere gestito sia con testo che con immagini o con entrambe. Inserimento e modifica sono illustrati a pag. 8 Spazio attivo indica se quel banner è visibile o no. La sua messa online è infatti modificabile scegliendo “si” o “no”, evitando così di doverlo cancellare se lo si vuole momentaneamente disattivare.
Background
Gestione delle immagini (uguale per tutte le sezioni) Istruzioni a pagina 17
In questa sezione si gestiscono gli sfondi. Questi non sono altro che immagini di grande dimensione (almeno 1400x700 pixel) caricati tramite la sezione “immagini” (pulsante a destra). Per realizzare immagini da utilizzare come sfondo è bene capire come sono realizzati quelli già presenti, ovvero foto la cui parte inferiore degrada (sfumatura lineare) verso il bianco, il colore di default del portale. Se volete cimentarvi nella realizzazione di sfondi potete farlo seguendo le istruzioni a seguire, altrimenti potete inviare le immagini al nostro studio e penseremo noi a renderle idonee e aggiungerle sul portale.
Sono solo 2 gli spazi da gestire: il titolo rappresenta la piccola didascalia che sarà visualizzata insieme allo sfondo sul portale, e il nome del file (esempio: sfondo_chiesa_sangiovanni.jpg).
Admin
Nell’admin si raccolgono tutte le informazioni sui gestori, sulle pagine delle informazioni e gli strumenti che servono per gestire le scadenze e le mailing list. Il pulsante “modifica” conduce alla pagina in cui poter effettuare alcuni cambiamenti come “login”, “password”, “email di riferimento”, ma anche alcune sezioni come “info”, “social”, “ringraziamenti” ect. Da “info” in poi sono spazi di testo in cui non è presente la barra degli strumenti (testo semplice come le news, per capirci), ecco perché potreste trovarvi codici particolari come <b>Casa</b> (che indica che la parola “casa” è in grassetto) o il tag <img> che mostra un immagine. Sono comunque spazi già completi. Se avete l’esigenza di effettuare qualche piccolo cambiamento al testo potete inserire o modificare qualsiasi cosa (eccetto lo spazio “info”) e poi vedere il risultato di queste modifiche sulle rispettive pagine del sito.
Nello spazio “lista e-mail attività” trovate tutte le e-mail delle attività/strutture al momento presenti sul Portale, lista divisa per attività partner e non, così da poterle prelevare in qualsiasi momento tutte in blocco, per una comunicazione da fare tramite la vostra mail. Ma per questo uso è possibile sfruttare il modulo “mailing”.
MODULO MAILING Qui potrete comporre velocemente una mail (comunicare un evento o una news o una promozione ect.) da inviare a tutti i contatti (attività) che hanno una mail, separati sempre per “partner” e “non partner”. Dunque in caso vogliate inviare una mail a tutti dovrete farlo 2 volte” (esempio: aggiungere una promozione diretta ai “non affiliati”, cosa che disturberebbe chi affiliato lo è già). L’e-mail è compilata già con una testata decorativa e la firma in basso con logo e contatti, proprio come la visualizzate.
La sezione “scadenze programma partner” vi permette di avere una comoda agenda online con le scadenze di partner e inserzionisti. Il programma in pratica non cambia di anno in anno ma è ciclico (gennaio è lo stesso ogni anno!), dunque pronto a mostrare le affiliazioni in scadenza puntualmente ogni mese.
Per inserire una nuova sottoscrizione basta aggiungere un nuovo record cliccando su “+new”. All’interno basta indicare e la data di scadenza. IMPORTANTE la data deve essere inserita in gg-mm, ovvero giorno-mese. Esempio: 18 Marzo diventa “18-3” 4 Novembre diventa “4-11”. (Il mese non va scritto con lo zero “02” ma solo “2”)
Gestione immagini
Ogni sezione (città, attività, news, ect) ha la sua cartella delle immagini a cui la sezione fa riferimento. In questa pagina potrete dare un’occhiata alle immagini già presenti, cancellare un’immagine o inserirne una nuova (niente modifiche - in caso vogliate modificare il nome di un’immagine questa va prima cancellata e poi caricata nuovamente con il nome corretto). Per inserire una nuova immagine utilizzare il modulo in alto, cliccando su “sfoglia” per cercare l’immagine sul vostro computer e cliccando poi su “carica il file” per confermare. Se l’operazione andrà a buon fine sarete riportati su una pagina in cui verrà confermato l’inserimento. Per cancellare un’immagine cliccate sulla “x” rossa a fianco dell’immagine stessa. IMPORTANTE: l’inserimento di un immagine (come avrete capito dalle precedenti pagine) può essere fatta anche tramite l’icona della barra degli strumenti di ogni sezione. L’operazione di “upload” è la stessa (ovvero caricare un file sul server), ma in caso si cerchi di effettuare una “riscrittura” di un file (se avete effettuato un cambiamento ad un immagine e la volete caricare sempre con lo stesso nome affinché quella nuova vada a sostituire quella vecchia) l’unico modo per fare ciò è caricarla da questa sezione utilizzando sempre il tasto sfoglia in alto (il gestore delle immagini della barra degli strumenti non effettua “riscrittura”).
Posta
L’icona presente in alto nel menù principale del backoffice, rimanda al sistema di gestione della mail in uso dal gestore del portale. Per potervi accedere inserire l’indirizzo e-mail completo nel primo spazio e la password nel secondo. All’interno il sistema è tutto in italiano, con tutte le funzioni di una normale mail, molto semplice da usare. Se si accede a questa pagina per leggere le e-mail da uno smartphone, si viene indirizzati alla versione “mobile” del servizio.
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