34 noções de arquivologia questões

ARQUIVOS – CONCEITOS E DEFINIÇÕES 1. (Cespe/TSE 2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem a) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisual. b) Papel, papel fotográfico, película videográfica. c) Plantas, mapas, fotografias. d) Mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico 2. Cespe Anvisa 2007) caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos.

3. (Cespe– MPE/AM 2008) O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento de apoio à administração, constitui, com o decorrer do tempo, base do conhecimento da história da instituição a que pertence.

4. (Cespe TRE/GO 2009) Considera-se arquivo a informação textual gerada oficialmente no decurso de ação administrativa ou judicial de órgão público, fixada ou não em suporte.

5. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como função principal (A) eliminar os documentos sem valor, que dificultam a busca das informações importantes.

(B) tornar disponível as informações contidas no acervo documental.

(C) colecionar documentos históricos.

(D) instruir, informar e entreter.

6. Assinale a alternativa incorreta: a) (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como função principal tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental. b) (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos. c) (Cespe-Min Meio Ambiente 2003) Os arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte papel. d) (Cespe - PRG 2005) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda.

1. F

2. V

3. B

4. V

5. V

6. V

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 7. (Cespe - CREA 2003) Os arquivos de engenharia são considerados especializados.

8. (Cesgranrio - ANP 2005) Considerando-se o ponto de vista da abrangência de sua atuação, há dois tipos de arquivos: os gerais e os centrais.

9. (Cespe - PMRB 2007) São considerados documentos públicos aqueles produzidos e recebidos por instituições de caráter público, e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades 10. (Cespe – TJDFT 2008) Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais.

11. (Cespe-ANAC 2009) Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

–

7. V

8. F

9. V

10. V

11. F

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 12. (Cespe – STJ 2005) Quanto ao gênero, na categoria de documentos iconográficos inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras.

13. (Cespe - TREAL 2004) Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

14. (Esaf Aneel 2006) Assinale a única opção que se refere ao gênero dos documentos de arquivo. a) Tridimensional. b) Notarial. c) Ostensivo. d) Sonoro. e) Privado.

15. (Cespe – MI 2006) Ata de reunião, relatório de atividades, cronograma, plano de ação e projeto são exemplos de tipologias documentais 16. (Cesgranrio – ANP/2008) O gerente do Grupo “Petróleo e Gás”, durante uma reunião com sua secretária, solicita que seja contratado um técnico em arquivo para a realização de tarefas específicas de organização dos documentos do Departamento Jurídico. Alerta para que na organização sejam evidenciadas as espécies documentais, pois elas têm muita importância como subdivisões auxiliares. Estas espécies documentais são (A) cartas, contratos e acordos.

(B) estantes, arquivos e pastas.

(C) cópias, inventários e acervo.

(D) caixas, amarrados e volumes.

(E) fotografias, discos e coleções.

17. (Cesgrario - BNDES 2008) Um arquivista de uma empresa multinacional trabalhava identificando os documentos iconográficos, filmográficos, textuais, informáticos etc. O trabalho que está sendo desenvolvido relaciona-se com a(o) (A) espécie documental.

(B) natureza do documento.

(C) tipologia documental.

(D) gênero do documento.

(E) sistema documental.

18. (FCC - DNOCS 2010) Documentos iconográficos são aqueles (A) com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.

(B) em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.

(C) em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante a utilização de técnicas específicas.

(D) em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

(E) produzidos, tratados ou armazenados em computador.

12. V 16. A

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13. V 17. D

14. D 18. B

Página 1

15. F

TEORIA DAS TRÊS IDADES 19. (Cespe – Unb – TST 2003) Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente de uma instituição que possua uma política de avaliação.

20. (Funiversa - Caesb 2005) Sobre a teoria das três idades documentais, assinale a alternativa correta referente à idade intermediária.

(A) ela é formada por documentos com mais de dez anos de existência e que não têm mais valor administrativo que justifique sua guarda nos arquivos correntes (B) ela é formada por documentos que não possuem mais valor primário ou mediato.

(C) ela é composta por documentos que aguardam o cumprimento dos prazos para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente (D) ela é uma fase em que o acesso aos documentos é irrestrito. Desta forma, ele será aberto à consulta pela sociedade (E) ela é também conhecida como massa documental acumulada ou arquivo morto 21. (Cespe/Unb - PRG 2005) Todos os documentos de terceira idade possuem valor secundário.

22. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) Os documentos considerados de valor secundário são eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediária.

23. (Cespe/Unb - FUNAG 2005) A produção e a tramitação de documentos são atividades inerentes a fase corrente do ciclo documental.

24. (Cespe/Unb - TRE/MT 2005) Segundo a teoria arquivística, os documentos produzidos pelo TRE/MT que reflitam a origem da instituição são de guarda permanente.

25. (Cesgranrio BNDES 2006) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a: (A) permanente.

(B) corrente.

(C) especializada. (D) empresarial.

(E) pública.

26. (Cespe - MI 2006) O acesso aos documentos na fase intermediária é aberto ao público em geral.

27. (Cetro – Liquigás – 2007) Assinale a afirmativa incorreta a respeito dos arquivos (A) Devem ser eliminados todos os documentos de valor histórico ou que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.

(B) Os documentos e papéis que são consultados com menor freqüência devem ser arquivados separadamente daqueles de uso contínuo.

(C) Os documentos em curso ou de uso freqüente devem ser conservados na sede da empresa que os produziram ou em dependências próximas.

(D) De acordo com a freqüência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos e, para cada um deles, há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.

(E) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

–

28. (Unb/Cespe - TJPA 2006) Em arquivos denominados intermediários, devem ser mantidos sob guarda documentos consultados com pouca freqüência, mas que ainda podem ser solicitados por quem os emitiu.

29. (ESAF – ANEEL/2006) As atividades realizadas nos arquivos correntes são as seguintes, exceto: A) Preservação de documentos históricos.

B) Expedição de documentos.

C) Empréstimo e consulta.

D) Arquivamento.

E) Protocolo.

30. (Cesgranrio - BNDES 2007) Um grupo de pesquisadores, auxiliados por um Técnico de Arquivo do Banco Nacional Social, trabalha na análise do acervo histórico. O coordenador do grupo explica que, conforme orientação do arquivista, é importante destacar, nesta empreitada, o valor secundário dos documentos, que devem evidenciar características de documentos (A) eventuais e sigilosos.

(B) classificatórios e informacionais.

(C) circunstanciais e custodiais.

(D) probatórios e informativos.

(E) correntes e intermediários.

31. (Cespe - INSS 2008) Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

32. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Para que possam desempenhar suas funções, os arquivos são dispostos em fases. Quanto às fases arquivísticas, assinale a opção correta.

(A) As fases são definidas pela espécie do documento.

(B) A segunda idade, ou fase intermediária, é formada, exclusivamente, por documentos financeiros e contratuais de longo prazo de guarda..

(C) A terceira idade conserva os documentos de valor administrativo que, por questões legais e fiscais, possam, esporadicamente ser consultados..

(D) A primeira idade é constituída de documentos em curso ou consultados frequentemente.

33. (CESGRANRIO FUNASA/2009) Durante uma visita a uma instituição federal, são apresentados vários setores, e um deles chama a atenção dos visitantes por manter características de conjuntos documentais vinculados, especificamente, aos fins imediatos para os quais foram criados, mantendo-se nas mesmas áreas em que foram produzidos ou acumulados. De acordo com a terminologia arquivística, esses arquivos estão vinculados à idade (A) permanente (B) científica (C) corrente (D) custodial (E) especializada.

34. (Cespe – MMA/2009) O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição.

35. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos correntes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.

36. (Cespe TRE/GO 2009) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente,

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A arranjo e classificação.

B arquivamento e acondicionamento.

C avaliação e seleção.

D transferência e recolhimento.

37. (Cesgranrio BNDES 2006) A secretária da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia: (A) física.

(B) especial.

(C) subsidiária. (D) dentro.

(E) fora.

19 - V 25. A 31. V 37 E

20. C 26. F 32. D

21. V 27. A 33. C

22. F 28. V 34. V

23. V 29. A 35. V

24. V 30. D 36. D

TABELA DE TEMPORALIDADE 38. (Vunesp - BNDES 2001) A tabela de temporalidade organiza a transferência de documentos ao arquivo permanente 39. Sobre a tabela de temporalidade assinale a alternativa incorreta. a) (Cespe - TRT 6ª Região 2002) A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase corrente. b) (Cespe - TRT 6ª Região 2002) A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase intermediária. c) (Cespe - STJ 2004) A tabela de temporalidade visa atribuir os prazos de guarda para os documentos da terceira idade. d) (Cespe - TRT 6ª Região 2002) A tabela de temporalidade indica a destinação final dos documentos 40. (Cespe/Unb - TRE//AL 2004)O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

41. (Cespe-CLDF/2006) A tabela de temporalidade é o resultado do processo de avaliação e contém a determinação de prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente.

42.

(Cesgranrio BNDES 2008) A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar (A) plano de descarte.

(B) plano de prescrição.

(C) tabela de descarte.

(D) quadro de arquivo.

(E) prazos de guarda.

43.

(Cesgranrio FUNASA 2009)

A representação denominado

acima

corresponde

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

–

ao

instrumento

(A) plano de classificação.

(B) instrumento de pesquisa.

(C) tabela de equivalência.

(D) tabela de temporalidade.

(E) lista de descarte.

44. (Cesgranrio BACEN 2010) O Banco Central do Brasil, assim como muitos órgãos públicos, constitui comissões permanentes de avaliação de documentos, visando a determinar os prazos de retenção de documentos e a destinação após esse prazo. Elabora-se, portanto, a tabela de temporalidade, que vai estabelecer critérios para a migração do suporte e a destinação final. A destinação final, elemento importante da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que são: (A) eliminação ou recolhimento.

(B) digitalização ou microfilmagem.

(C) arquivo corrente ou arquivo intermediário.

(D) conservação ou restauração.

(E) proteção ou sigilo.

45. (Cespe TRE/GO 2009) A destinação dos documentos é indicada A pelo plano de classificação.

B pelos instrumentos de pesquisa.

C pela tabela de temporalidade.

D pela tipologia documental.

46. (Cesgranrio BNDES 2008) Corroborando seu papel, o arquivo desenvolve procedimentos que culminam com a eliminação de documentos que estão destituídos de valor. Sendo assim, um processo efetivo para destruição de documentos de arquivo sem valor é a: (A) incineração.

(B) fragmentação.

(C) compactação.

(D) desintegração.

(E) acidificação.

38. F 44. A

39. C 45. C

40. F 46. B

41. V

42. E

43. D

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 47. (Cespe - STJ 2004) plano de classificação visa possibilitar o arquivamento e a recuperação de documentos.

48. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) O plano de classificação é o instrumento que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança dos suportes dos documentos.

49. (TRE/RN – FCC 2005) Na administração de documentos correntes tem-se a preocupação de conservá-los de maneira ordenada e acessível. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam bem (A) classificados e manuseados.

(B)) classificados e arquivados.

(C) selecionados e arquivados.

(D) selecionados e classificados.

50. (CESGRANRIO FUNASA/2009) No Código de Classificação de Documentos, as espécies documentais, as funções, os tipos e as atividades, ou seja, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções desempenhadas pelos órgãos. Isto quer dizer que os assuntos recebem códigos numéricos que refletem uma hierarquia funcional que parte sempre do: a) individual para o grupo b) inteiro para o decimal

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responsabilidade do setor de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.

c) simples para o composto d) geral para o particular. e) permanente para o temporário 47. V

48. F

49. B

50. D

PROTOCOLO 51. (HFA – FUNIVERSA/2009) As chamadas atividades de controle da documentação, que têm como objetivo facilitar o fluxo de informações no órgão, geralmente são exercidas por setores de protocolo. Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades de controle. a) recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. b) recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, intermediários e permanentes. c) aquisição, catalogação, distribuição, controle da movimentação e expedição dos documentos. d) armazenamento, classificação, seleção e disseminação de toda a informação. e) criação, coleta, classificação, conservação e divulgação.

52. (PF CESPE/2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

53. (Cespe IBRAM 2009) O serviço de protocolo é responsável pelas atividades de recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição de documentos.

54. (Cespe MPS 2010) Toda correspondência recebida na sextafeira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo.

55. (Cespe-TSE 2007) As atividades típicas do protocolo não incluem o(a) (A) distribuição de documentos.

(B) preparação de instrumento de descrição.

(C) recebimento de correspondência.

(D) abertura de processo.

56. (Cespe - PMRB 2007) protocolo é uma das atividades do arquivo corrente.

57. (Cespe – MI 2006) Todos os documentos produzidos ou recebidos pelo órgão público devem ser registrados pelo protocolo, inclusive os confidenciais e os particulares.

58. (Cespe-TRE/PA 2005) Assinale a opção em que todas as atividades apresentadas são de responsabilidade do setor de protocolo: (A) autuação, encaminhamento e arquivamento (B) recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição (C) classificação, descrição, arquivamento e expedição (D) registro, classificação, destinação e avaliação (E) autuação, registro, organização e descrição 59. (Esaf-MPU 2004 Arquivista) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços de protocolo.

(A) Registro (B) Avaliação (C) Autuação (D) Expedição (E) Recebimento 60. (Cespe MI 2009) O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis pela condução dos assuntos tratados nos processos é de

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 61. (Cespe/Unb TSE 2007) Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação significa (A) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes à atividade-meio.

(B) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relativas a um mesmo interessado.

(C) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

(D) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto 62. (Cespe STJ 2008) Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

63. (Funiversa Terracap 2010) Assinale a alternativa que apresenta o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender às formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão de assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as folhas apontadas. a) desmembramento b) desapensação c) despacho d) diligência e) distribuição 64. em um ministério pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

65. (CESPE – MI/2009) O ato pelo qual um processo é devolvido para cumprir as formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição.

66. (Cespe MPS 2010) Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formação do processo.

67. (CESPE – MI/2009) O desentranhamento de peças de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.

68. (Cespe ME 2008) A autuação ou formação do processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento original.

69. (Cespe ANATEL 2009) O processo desaparecido ou extraviado não poderá ser reconstituído. O desaparecimento ou extravio de processo deverá ser comunicado à respectiva chefia, que terá de promover a sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.

70. Assinale a alternativa incorreta: a) (Cespe MPS 2010) Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.

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b) (Cespe MEC 2009) Ao se proceder à abertura do envelope de uma correspondência,deve-se observar se ele contém o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devolução desse documento ao remetente. c) (Cespe ME 2008) Correspondência é toda espécie de comunicação escrita que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Quanto à sua natureza, a correspondência classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. d) (Cespe HEMOBRAS 2008) Se uma correspondência oficial é encaminhada para destinatário que não mais ocupa o cargo, ela deverá ser devolvida ao remetente com justificava da sua devolução.

51. A 57. F 63. D 69. F

52. V 58. B 64. V 70. D

53. V 59. B 65. F

54. F 60. V 66. F

55. B 61. D 67. V

56. V 62. V 68. F

GRAUS DE SIGILO 71. (Cespe - TJDFT 2008) Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.

72. (Cespe - TJDFT 2008) Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria.

73. (Cespe TST 2008) Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.

74. (Cetro – Câmara Mun. Araçatuba - 2008) Na expedição e tramitação dos documentos ultra-secretos e secretos serão observadas as seguintes prescrições, dentre outras: I. os documentos a expedir serão acondicionados em envelopes duplos.

II. o envelope externo conterá apenas o nome ou a função do destinatário e seu endereço, sem qualquer anotação que indique o grau de sigilo do conteúdo.

III. é aconselhada a expedição de documento ultrasecreto pelo correio.

IV. no envelope interno serão inscritos o nome e a função do destinatário, seu endereço e, claramente indicado, o grau de sigilo do documento, de modo a ser visto logo que removido o envelope externo. É correto o que se afirma apenas em (A) I, III e IV. (B) I, II e III. (C) I, II e IV. (D) I e IV. (E) III e IV. 75. (Cespe - SEAD/UEPA 2008) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultra-secretos não podem ser expedidos por meio postal.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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76. (Cesgranrio BNDES 2008) O ato pelo qual a autoridade competente libera para consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos denomina-se (A) avaliação.

(B) eliminação.

(C) desclassificação.

(D) classificação.

(E) descrição 77. (Cesgranrio - FUNASA 2009) De acordo com a legislação vigente, é assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. No entanto, serão restritos, por um prazo de até cem anos, documentos sigilosos relacionados com (A) segurança e risco da sociedade.

(B) legitimidade e força do estado.

(C) resistência e capacidade do povo.

(D) honra e imagem das pessoas.

(E) intelectualidade e produção científica.

71. V 77. D

72. V

73. F

74. C

75. F

76. C

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 78. (Cespe – ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe.

79. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.

80. (Cespe ANTAQ 2009) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.

81. (Cetro – Liquigás – 2007) O objetivo da classificação por assuntos é agrupar documentos em arquivos segundo o (a) (A) tema.

(B) valor cultural.

(C) organização.

(D) período.

(E) suporte.

82. (Cespe TRE/AL 2004) No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento a ser adotado para a recuperação da informação é o assunto.

83. (Cetro Liquigás - 2007) Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são: (A) alfabético; ideológico; seletivo e paralelo.

(B) direto; geográfico; alfabético e essencial.

(C) essencial; numérico simples; indireto e ideológico.

(D) ideográfico; seletivo; numérico simples e paralelo.

(E) alfabético; geográfico; numérico simples e ideográfico.

84. (Cesgranrio - ANP 2005) Assinale a opção que traz subclasses do método de arquivamento ideográfico numérico.

(A) Básico e padronizado.

(B) Duplex, decimal e unitermo.

(C) Enciclopédico e dicionário.

(D) Geográfico, cronológico e dígito-terminal.

(E) Variadex, automático, soundex, rôneo e mnemônico.

85. (Cespe-TRE/MT 2005) O método de arquivamento geográfico é considerado um método indireto de arquivamento.

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86. (Cesgranrio - IBGE 2010) A organização de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de métodos.

Quando o elemento principal a ser considerado é a procedência ou o local, o melhor método para organização é o geográfico. A esse respeito, nas correspondências trocadas com outros países, como Portugal, aparecem os seguintes nomes: 1 - José de Oliveira – Lisboa 2 - Maria Albuquerque – Coimbra 3 - Manoel Ferreira – Aveiros 4 - Augusto Silveira – Porto Por meio do método geográfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: (A) 1 , 2 , 3 , 4 (B) 1 , 3 , 2 , 4 (C) 2 , 3 , 1 , 4 (D) 3 , 1 , 2 , 4 (E) 3 , 2 , 1 , 4 87. (Cespe DFTRANS 2008) Considere-se que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organização de seu acervo.

PESSOAL CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes / de Gonçalves até Lima / de Miranda até Oliveira GAMA: de Abreu até Ferreira / de Garcia até Maciel VEÍCULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquivamento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos secundários, o geográfico e o alfabético.

88. (Cesgranrio BNDES 2009) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o número como elemento principal, orientou o surgimento do método dígito terminal, em que os documentos são numerados sequencialmente, e os números dispostos em três grupos de dois dígitos cada um (grupos: primário, secundário e terciário). Nesse método, os dossiês com os números (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem (A) 1,3,4,2,5 (C) 3,2,1,5,4 (E) 4,5,3,1,2

78. V 84. B

79. V 85. F

(B) 2,4,3,5,1 (D) 3,5,4,2,1

80. F 86. B

81. A 87. V

82. E 88. B

83. D

REGRAS DE ALFABETAÇÃO 89. (Cespe SESPA/PA 2004) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes.

90. (Cesgranrio - BNDES 2004) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa são compostos e não se separam.

91. (Cesgranrio - BNDES 2004) Os nomes orientais são organizados alfabeticamente exatamente como se apresentam.

92. (Cespe/Unb - TRE/MT 2005) Considere que o TRE adotará o método de arquivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Assinale a opção cujo nome está representado corretamente. a) Neto, Antonio Pereira de Souza b) De Camargo, Luísa Maria Pontes

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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c) Branco, Solange Ribeiro Castelo d) Sato, Akiko Yamamoto e) Muller, Paul 93. (Cesgranrio - IBGE 2010) Segundo PAES (2004), o arquivamento de nomes obedece a treze regras chamadas de alfabetação. Em uma dessas regras aparece a orientação para arquivamento de nomes orientais, como: 1 - Lin Yin 2 - Al Ben Hur 3 - Chan Chen Xitong 4 - Mao Tse-Tung A ordenação correta é: (A) 1 , 2 , 3 , 4 (B) 2 , 3 , 1 , 4 (C) 2 , 3 , 4 , 1 (D) 3 , 2 , 1 , 4 (E) 4 , 1 , 3 , 2

94. (Cespe SEBRAE/BA 2008) Quando os sobrenomes dos clientes/pessoas físicas são formados por um substantivo e um adjetivo ou são ligados por hífen, eles devem ser separados.

95. (Cespe STJ 2008) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.

96. Cespe SEBRAE/BA 2008) A ordenação de pastas no arquivo por nome de empresa deve ser feita como no exemplo abaixo.

Barateiro (O) Capital Picanhas HEMOBRAS PETROBRAS 97. (Cespe - TJDFT 2008) Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir estão corretamente apresentados.

Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundação Getúlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do 98. (Cespe-TSE 2007)A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse sentido, a ordenação abaixo está correta: I Conferência de Gestão de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliação Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos 99.

(Cespe SEBRAE/BA 2008) No caso de nomes de clientes/pessoas físicas ingleses, franceses, espanhóis e norteamericanos, a ordenação abaixo está correta.

Cox, Richard Duchein, Michel Hererra, Antonia Heredia Schellenberg, Theodore Roosevelt 89. V 95. F

90. V 96. V

91. V 97. V

92. E 98. F

93. B 99. F

94. F

RECORTE DA LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

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CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988 Título II DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS Capítulo I DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS "Art. 5º. Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País, a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes: X - são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação; XXXIII - todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado; Art. 216. § 2º - Cabem a administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem."

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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públicos no exercício de suas atividades. § 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. § 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo

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máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Capítulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Capítulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991 DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL Seção I Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.

CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde tramitam.

CAPÍTULO II DO SIGILO E DA SEGURANÇA Seção I Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos. § 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. § 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. § 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. § 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades: I - Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) II - Vice-Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004) § 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004) § 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo único pelo Decreto nº 5.301, de 2004) I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

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Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) II - secreto: máximo de vinte anos;(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004) CAPÍTULO III DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS Seção I Dos Procedimentos para Classificação de Documentos Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Seção IV Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições: I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente público autorizado, sendo vedada a sua postagem.

Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomática.

CAPÍTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido: I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e

II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente.

PORTARIA NORMATIVA DEZEMBRO DE 2002.

Nº

05

,

DE

19DE

Ementa: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG. AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO - É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.

CORRESPONDÊNCIA - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Quanto à natureza: A correspondência classificase em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.

DESAPENSAÇÃO - É a separação física de processos apensados DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS - É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

DESMEMBRAMENTO – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado.

DILIGÊNCIA – É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

DESPACHO – Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.

JUNTADA - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

JUNTADA POR APENSAÇÃO - É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.

NUMERAÇÃO DE PEÇAS – É a numeração atribuída às partes integrantes do processo PROCESSO – É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

PROCESSO ACESSÓRIO - É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

PROCESSO PRINCIPAL – É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

REGISTRO - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS – É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE DESAPENSAÇÃO – É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE ENCERRAMENTO – É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA – É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEÇA – É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE RESSALVA – É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TRAMITAÇÃO - É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSOS

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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AUTUAÇÃO OU FORMAÇÃO DE PROCESSO I. As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão se constituir em peças de processo.

II. Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.

III. A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes.

IV. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizandose uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

V. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário. Utilizar somente a frente da folha de despacho, não permitido-se a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo “Em branco”.

VI. É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

VII.O encerramento dos processos será: a) Por indeferimento do pleito; b) Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; c) Pela expressa desistência do interessado; d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

VIII. Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume.

IX. Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes.

X. Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume.

Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 folhas.

XI. O encerramento e a abertura de novos volumes erão efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem solução de continuidade, no volume subseqüente. (...) 4. PROCEDIMENTOS CORRESPONDÊNCIA

COM

RELAÇÃO

À

a) Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua identificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da emissão.

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• A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio do protocolo central do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de correios, ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega; • A correspondência oficial interna será encaminhada por intermédio do protocolo setorial; Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e endereço do remetente, a fim de, em caso de devolução, a empresa de correios o localize, conforme modelo a seguir: Ex.:

• Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatário que não ocupe mais o cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis. b) A correspondência particular não será expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.

A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao destinatário. c) Correspondência Recebida e expedida Correspondência Recebida A correspondência recebida será entregue no protocolo central de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal, para posterior distribuição.

O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devolução. As unidades de protocolo central remeterão a correspondência lacrada, ao protocolo setorial da unidade à qual pertença o destinatário, controlando por meio de sistema próprio. d) Correspondência Expedida O controle da expedição de correspondência caberá ao respectivo protocolo setorial, responsável pela numeração, que deverá ser seqüencial, numérico-cronológica e iniciada a cada ano.

O protocolo central do órgão ou da entidade manterá um controle da expedição de correspondência, a fim de informar aos usuários, sua localização, em tempo real.

5. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSOS 5.1 AUTUAÇÃO OU FORMAÇÃO DE PROCESSO A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina: a) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto; b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo; c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo; d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva; f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado; g)Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade; h) Conferir o registro e a numeração das folhas; i) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica correspondente, do órgão ou entidade; A8840229090919 j) O envelope encaminhando a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente.

A correspondência não autuada seguirá as regras desta norma para ser registrada em sistema próprio e encaminhada à unidade de destino.

A autuação de documentos classificados como “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” ou “RESERVADO” será processada por servidor com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a autuação, lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.

A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes.

O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizandose uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

5.2 NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1.

O documento não encadernado receberá numeração em seqüência cronológica e individual para cada peça que o constituir.

A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo não será numerada.

Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.

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Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

Carimbo de Numeração de Peças Pequenas

Aquisição de Material Licença sem vencimentos

Prestação de Contas Cancelamento de Licença

Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo acessório.

Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “TERMO DE RETIRADA DE PEÇA”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no “TERMO DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o “TERMO DE JUNTADA”.

Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta; não havendo falhas, prosseguir com a seqüência numérica existente; Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário. Utilizar somente a frente da folha de despacho, nãopermitido-se a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo “Em branco”.

Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência.

Exemplo:

5.3 JUNTADA A juntada de processos será executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente.

5.3.1 JUNTADA POR ANEXAÇÃO A juntada por anexação será feita somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados.

A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

Exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

Processo Principal Inquérito Administrativo Auto de Infração

Processo Acessório Recurso contra decisão de Inquérito Defesa contra Auto de Infração

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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5.3.2 JUNTADA POR APENSAÇÃO Observar, na juntada por apensação, a seguinte metodologia: a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada; b) manter as folhas de cada processo com sua numeração original; c) lavrar o ‘TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO’ na última folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar; d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado; e) Registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação.

5.4 DESAPENSAÇÃO Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem.

A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.

A metodologia para a desapensação será: a) separar os processos; b) lavrar o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO’ no processo que solicitou a juntada; c) tornar sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação; d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; e) registrar em sistema próprio, a desapensação.

A desapensação, bem como a juntada de processos, serão executadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho de seu dirigente.

5.5 DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.

Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último despacho, o “TERMO DE DESENTRANHAMENTO”.

Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar o carimbo de desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada.

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo 5.6 DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS

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A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”, conforme metodologia a seguir: a) Retirar os documentos que constituirão outro processo; b) Apor o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram retirado os documentos; c) Proceder à autuação dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas páginas.

5.7 DILIGÊNCIA Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à Administração Pública Federal, será devolvido ao protocolo central do órgão ou da entidade, para que convoque o interessado afim de, no prazo máximo de trinta dias, cumprir a exigência.

A convocação do interessado para cumprir diligência não pertencente à Administração Pública Federal e será feita através de correspondência expedida pelo setor de comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.

Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o órgão responsável anexará ao processo cópia da convocação expedida e o remeterá à instituição que determinou a diligência.

5.8 ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQÜÊNTE 5.8.1 O encerramento dos processos será: a) Por indeferimento do pleito; b) Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; c) Pela expressa desistência do interessado; d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm.

Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes.

Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume.

Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 folhas.

O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem solução de continuidade, no volume subseqüente.

A abertura do volume subseqüente será informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma: No volume anterior, após a última folha do processo, incluirse-á “TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME”, devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme abaixo.

5.8.2 ABERTURA DO VOLUME SUBSEQÜÊNTE No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á “TERMO DE ABERTURA DE VOLUME” devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume anterior.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

–

A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que deverão providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc.

Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo contendo o número do processo e a palavra “anexo”.

5.9 RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará, à sua chefia, o ocorrido.

A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.

Independentemente das ações adotadas anteriormente, o servidor responsável pela reconstituição do processo observará o seguinte procedimento: a) Ordenar a documentação que caracterize a busca de localização do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo; b) Fazer representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição do processo; c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias de documentos que o constituíam; d) Apor uma folha inicial informando que aquele processo está sendo reconstituído constando o número do processo, procedência, interessado e assunto e outras informações julgadas necessárias; e) Atribuir nova numeração ao processo reconstituído; f) Registrar, no sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual. (...)

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Princípios Arquivísticos: a) Princípio da proveniência/Respeito aos fundos: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. b) Princípio do respeito à ordem original / santidade: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu; Respeitar o arranjo interno, a organicidade dos documentos (Registraturprinzip). “Respeitar a organicidade, isto é, a observância do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes ordenatórios de seu primeiro arquivamento.”

c) Principio da territorialidade: os documentos devem permanecer no local em que foram produzidos. ”Para que os arquivos permaneçam vivos e sejam utilizados e melhor entendidos, eles devem o mais possível, ser conservados nos meios donde emanam, ou que influenciaram a sua produção”. d)

Principio da Integridade: determina a preservação dos fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilação e tampouco destruições indevidas e não autorizadas.

e)

Unicidade: cada registro arquivístico tem lugar único na estrutura documental à qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

Atividades no Arquivo Corrente: Segundo Marilena Leite Paes, nos arquivos correntes são realizadas as seguintes atividades: a) protocolo: ações de recebimento, classificação, registro e movimentação. b) expedição: encaminhamento do documento ao seu destinatário; c) arquivamento: baseado em métodos que visam à organização dos acervos arquivísticos e em rotinas. d) empréstimo e consulta: transferência física temporária de documentos para locação interna ou externa com fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição. Aconselha-se a utilização de guia-fora1 em substituição do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado. e) destinação: está relacionado à guarda e a eliminação dos documentos, que varia de acordo o valor (primário ou secundário) e a freqüência de uso desses documentos Atividades no Arquivo Intermediário Arquivo Intermediário que deverá estar subordinado técnica e administrativamente ao Arquivo Permanente, a fim de evitar a proliferação de depósitos e para manter uma política arquivística uniforme.

• A economia é o motivo principal para a criação desse arquivo.

Nessa fase, os responsáveis desenvolvem as seguintes atividades: a)

conferência da documentação transferida e limpeza e desinfestação;

b)

atendimento às consultas feitas pelas unidades depositantes;

c)

coordenação das transferências de novos documentos aos seus depósitos;

d)

aplicação da Tabela de Temporalidade e seleção documentos para eliminação ou recolhimento;

e)

coordenação do recolhimento de documentos permanentes para o Arquivo Permanente

Atividades no Arquivo Permanente O Arquivo Permanente é resultado dos documentos remanescentes da avaliação realizadas nas fase corrente e intermediária. As atividades desenvolvidas nesta fase são: a) arranjo: (reunião e ordenação de documento; estrutural ou funcional) resumidamente, pode-se dizer que o Arranjo é a reunião e ordenação adequada dos documentos.

1

Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar sua remoção temporária.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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Para Heloísa Liberalli Bellotto é “ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (na fase corrente e na intermediária, em obediência à Tabela de Temporalidade), obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente”.

O arranjo nada mais é que a ordenação feita nos arquivos permanentes, quando realmente os conjuntos de documentos produzidos/recolhidos por unidades administrativas/pessoas físicas passam a conviver uns com os outros.

O arranjo tem seu início com o recolhimento e é o resultado da organização nos seguintes níveis: arquivo, fundo, grupo ou seção, série, conjunto lógico dentro da série e documento. b)

referência: política de acesso e uso dos documentos.

c) descrição: A descrição leva em conta tanto os elementos formais quanto os de conteúdo do documento. A partir das informações subtraídas pode-se elaborar os instrumentos de pesquisa, que, por sua vez, tornam o acervo mais acessível e divulgam o conteúdo e as características dos documentos.

d)

conservação: são as medidas de proteção aos documentos e ao seu local de guarda.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Classe 000 – Administração Geral 010 – Organização e Funcionamento 020 – Pessoal 030 – Material 040 – Patrimônio

050 – Orçamento e Finanças 060 – Documentação e Informação 070 – Comunicações 080 – (Vaga) 090 – Outros Assuntos Referentes à Administração Geral

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

030 MATERIAL - Incluem-se Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou decisões de caráter geral.

033 Aquisição (Inclusive Licitações) 033.1 Material Permanente - incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte.

033.11 Compra (inclusive compra por importação) 033.2 Material de Consumo 033.21 Compra

003 Relatórios de Atividades 004 Acordos. Ajustes. Contratos. Convênios - Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, implementados ou não, tais como projetos, relatórios técnicos, prestações de contas e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo.

MODELO DE TABELA DE TEMPORALIDADE

ASSUNTO

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES

004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS 033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR IMPORTAÇÃO)

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

PRAZOS DE GUARDA FASE FASE INTERCORRENT MEDIÁRIA E 5 anos 9 anos

Guarda permanente

5 anos

9 anos

Guarda permanente

Enquanto vigora

10 anos

Guarda permanente

Até aprovação das contas

–

DESTINAÇÃO FINAL

5 anos a contar da data de aprovação das contas

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OBSERVAÇÕES

São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.

Eliminação

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LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

GESTÃO / AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 100. (Cetro – Liquigás - 2007) São consideradas as três fases básicas da gestão de documentos: (A) recuperação; destinação e eliminação.

(B) destinação; gestão e produção.

(C) produção; guarda e destinação.

(D) produção; utilização e destinação.

(E) utilização; recuperação e eliminação.

101. A elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.

102. (Cespe-MI/2006) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem o aumento do índice de recuperação da informação e a conquista de espaço físico.

103. (Cespe/Unb - TST 2003) A gestão de documentos não inclui o (a): a) produção de documentos b) avaliação de documentos c) permuta de documentos d) arquivamento de documentos 104. (Cespe/Unb – ANATEL 2006)A gestão de documentos envolve operações e procedimentos na fase corrente, mas não faz referências às atividades na fase intermediária.

105. (Cespe- PMRB 2007) A gestão de documentos impõe, pelas suas próprias características, a avaliação dos documentos na fase permanente.

106. (TRT 17ª – FCC / 2004) Os documentos eletrônicos são distintos dos documentos em suporte-papel, pois (A) não alcançam valor histórico.

(B) são desprovidos de autenticidade.

(C) têm espécies e tipos indeterminados.

(D))demandam diferentes métodos de leitura e de conservação.

(E) só podem ser analisados por cientistas da informação.

107. (Cespe – MTE / 2008) O MTE tem total autonomia para lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, não existe ainda uma política nacional que oriente os órgãos e entidades da administração pública federal com relação a arquivos.

108. (Cespe MCT 2008) A avaliação tem um objetivo muito simples: identificar o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de retenção nas fases corrente e permanente, definindo, assim as possibilidades de eliminação, microfilmagem ou guarda permanente.

109. (Cespe - TRE/MG 2009) A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

110. (Cespe – MMA/2009) Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes da atividade de um órgão ou setor e contribui para que sejam

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.

111. (Cespe – MMA/2009) Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.

112. (Cespe – MMA/2009) A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.

113. (Cespe – MTE / 2008) O programa de gestão de documentos, quando implantado em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma série de atividades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo permanente.

114. (FUNASA 2009 – CESGRANRIO) Com o objetivo de manter sigilo das informações dos documentos, a escrita utilizada com abreviaturas, códigos ou cifras, visando à comunicação secreta, é denominada: (A) paleografia.

(B) crisografia.

(C) heliografia.

(D) sigilografia.

(E) criptografia 115. (Cespe TRE/MG 2009) A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.

116. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente.

100. D 106. D 112. F

101. V 107. F 113. F

102. V 108. F 114. E

103. C 109. F 115. F

104. F 110. V 116. V

105. F 111. V 117.

LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. §1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.

DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução.

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§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original. § 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. § 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor MICROFILMAGEM / DIGITALIZAÇÃO 117. (Cespe – TRE/MA – 2009) O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil.

118. (Cespe – TRE/GO – 2009) Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

119. (Cespe – TRE/GO – 2009) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

120. (Cespe – TRE/GO – 2009) As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.

121. (CESPE – PF / 2009) A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.

122. (Cespe/Unb Anatel 2006) Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, podem ser eliminados após a microfilmagem.

123. (Cespe - Unb ANA 2006) A legislação autoriza a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados em órgãos federais, estaduais ou municipais em todo o território nacional. Entretanto, os microfilmes não possuem valor jurídico e, portanto, não produzem efeitos legais.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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124. (Cespe - Unb ANA 2006) Para garantir a segurança, é obrigatória a confecção de uma cópia do microfilme, que deve ser armazenada em local diferente do original.

125. (PF CESPE/2009) A digitalização e o gerenciamento eletrônico permitem que (A) documentos, originalmente em papel, sejam armazenados em arquivos de aço acessíveis em computador.

(B) todos os documentos de uma empresa sejam copiados e disponibilizados somente em arquivos manuais.

(C) documentos, originalmente digitais, sejam convertidos em arquivos manuais acessíveis em computador.

(D) documentos em papel sejam copiados para outro papel para facilitar a busca.

(E) documentos, originalmente em papel, sejam convertidos em arquivos digitais acessíveis em computador.

117.F 123.F

118. F 124.V

119. F 125. E

120. F

121.V

122.F

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS 126. (Cespe - Ancine 2006) Na elaboração de um plano de arquivo, a definição quanto a centralização ou descentralização dos serviços de arquivo tem como foco a fase corrente de arquivamento.

127. (Cespe - TJDFT 2008) A descentralização dos serviços de arquivo caracteriza-se pela manutenção, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenação, de orientação e normativas.

128. (Cesgranrio FUNASA 2009) Sabendo-se que arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituição no decorrer de suas atividades, é lógico que o conhecimento dessa instituição, seus objetivos, funções e estrutura, com suas alterações, é fundamental para o entendimento da própria documentação. Nesse sentido, uma efetiva organização de arquivos deve-se iniciar pelo exame dos estatutos, regulamentos, regimentos, normas e organogramas, além de outros documentos constitutivos da instituição. Esta fase da organização dos arquivos é denominada (A) avaliação.

(B) seleção.

(C) triagem.

(D) planejamento.

(E) levantamento.

129. (HFA 2009 / FUNIVERSA) Segundo Marilena Leite Paes, (2007), a organização de arquivos, como qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Essas fases constituem-se em: (A) identificação da natureza da documentação, escolha do método de arquivamento, treinamento dos funcionários e arquivamento da documentação.

(B) análise do gênero dos documentos, análise das espécies documentais, análise dos tipos documentais e arquivamento da documentação.

(C) criação do setor de protocolo, criação do setor de arquivo, organização da documentação e promoção da gestão documental.

(D) levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento, implantação e acompanhamento.

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(F) extinção do setor de protocolo, criação de protocolos setoriais, criação do setor de comunicação administrativa e promoção da gestão documental.

126. V

127. F

128. E

129. D

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 130. (Cespe – TRE/MA – 2009) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda.

131. (Cespe – TRE/MA – 2009) A higienização dos documentos consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina.

132. (CESPE – TRE/MG / 2009) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

133. (Cespe – ANAC/2009) A higienização mecânica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação importante para a conservação dos documentos em papel.

134. (CESPE – PF / 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos.

135. (CESGRANRIO – FUNASA/2009) Alguns fatores degradam o documento, devendo o técnico de arquivo estar atento a esses fatores que podem ser: agentes físicos, como iluminação, temperatura e umidade relativa; agentes químicos, como a poluição atmosférica. Além destes, deve estar atento a alguns agentes biológicos, como insetos, roedores e: (A) poeiras.

(B) climas.

(C) infiltrações.

(D) colas.

(E) fungos 136. (CESGRANRIO – FUNASA/2009) O trabalho de conservação de documentos é fundamental para a preservação do acervo e manutenção da memória informacional. O técnico de arquivo que desenvolve ações específicas de restauro em documentos danificados realiza a conservação: (A) preventiva.

(B) corretiva.

(C) primária.

(D) corrente.

(E) autêntica 137. (Cespe-STM 2004) No caso de ocorrerem rasgos, é indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restaurações dos documentos em suporte papel.

138. (Cespe - TJDFT 2008) Para uma correta conservação do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento de umidade.

139. (Unb/Cespe-TRE/MA 2005) Na preservação de documentos, devem-se manter os índices de umidade relativa do ar e de temperatura idênticos para os documentos em suporte de papel e para os rolos de microfilmes.

140. Cespe-TRE/PA 2005) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, é indicado o uso de cola plástica comum.

141. (Unb/Cespe - TRT 10ª Região 2004) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da inserção freqüente de novos documentos, é indicado o uso de hastes plásticas.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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142. (Esaf/ANEEL 2004) Deve-se preencher os espaços vazios dentro das caixas com calços, evitando que os documentos se dobrem dentro delas.

143. (Cespe - TRE/MA 2005) No manuseio dos documentos fotográficos incluindo-se os negativos e as reproduções, é indicado o uso de luvas de borracha.

144. (TCMSP – 2006) Agindo em conformidade com os princípios e as práticas geralmente reconhecidas, o primeiro dever do arquivista é o de manter a integridade dos documentos que são valorizados por seus cuidados e sua vigilância. A conservação deve ser medida preventiva consistindo, sobretudo, na higienização ambiental. Assim sendo, para melhor conservar os documentos, o arquivista deve I. lavar as mãos antes de tocá-los.

II. amarrar os documentos com barbante, antes de colocar nas caixas.

III. grampear os documentos para evitar perda.

IV. limpá-los com pano úmido em álcool ou produto químico similar.

V. acondicionar adequadamente os documentos e colocá-los em caixas previamente identificadas.

Analisando-se as proposições anteriores, conclui-se que está(ão) correta(s): (A) apenas a proposição IV. (B) apenas as proposições II e V. (C) apenas as proposições III e IV. (D) apenas as proposições I e V. (E) apenas as proposições I, II e III.

130. F 136. B 142. V

131. F 137. F 143. F

132. V 138. F 144. D

133. V 139. F

134. V 140. F

135. E 141. V

ARQUIVO X BIBLIOTECA 145. (Cespe – PRG 2005) A literatura apresenta algumas semelhanças e diferenças entre as bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais.

146. (Cespe – PRG 2005) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos.

147. (Cespe-MEC 2005) As formas de ingresso dos documentos nos arquivos das instituições públicas são, preferencialmente, a compra, a doação ou a permuta.

148. (Cespe - TSE 2007) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assinale a opção correta.

(A) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

(B) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais.

(C) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.

(D) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.

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149. (Cespe MPE/RR 2008) Uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo.

150. (Cespe - MPE/AM 2008) As coleções de documentos de outras instituições adquiridas por órgãos públicos, por instituições de caráter público e por entidades privadas são consideradas arquivo.

151. (Cespe ANTAQ 2009) Os documentos de arquivo não são objeto de coleção, mas produtos e subprodutos das funções e das atividades de uma organização pública ou privada e das atividades de uma pessoa física.

152. (Cespe TRE/MT 2010) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleção de manuscritos históricos colecionados por uma pessoa física não é considerada arquivo.

153. (Cespe TRE/MT 2010) Os documentos de arquivo são produzidos em exemplares múltiplos e inexiste uma significação orgânica entre esses documentos.

145. V 151. V

146. F 152. V

147. F 153. F

148. B

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

149. F

–

150. F

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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