WSMAGAZINE
DISTRIBUCIÓN GRATUITA
AÑO 2 NÚMERO 5
JULIO - AGOSTO 2010
REVISTA INSTITUCIONAL DE WORLDSYS S.A. CASOS DE ESTUDIO
Corpbanca: De una planilla de Excel a una solución integral CONTEXTO
El Talón de Aquiles de la Administración de Proyectos PARTNERS
Precodata: Un socio para la gestión consolidada
Llega Envío legal La tecnología informática es empleada en muchos terrenos por las entidades bancarias y financieras menos en
Además: Mundo WS Agenda
uno: la notificación a sus clientes. SysWorld presenta una herramienta que revolucionará esa práctica.
Operaciones GRANDE$ Riesgo ALTO
Herramientas DIFERENCIALES Lo invitamos a conocer nuestros Informes Dinámicos de gestión personalizada para evaluar clientes y proveedores, provistos de una fórmula de Scoring adaptable a la política de cada Cliente, recomendados para operaciones de mediano y alto riesgo.
+
Información Comercial
+
Información Patrimonial y Financiera
Monitoreo contínuo
+ Scoring
= Informe Dinámico Fidelitas Incluye » Inmuebles, Rodados, Bienes de Uso y Dotación de Personal » Principales Proveedores, referencias Comerciales y principales Clientes » Análisis del balance mediante 18 coeficientes estáticos y dinámicos » Scoring (credit rating) customizado por cada cliente Y mucho más
¡AHORA INFORMES DE EMPRESAS DE TODO EL PAÍS AL MISMO PRECIO!
Tel.: (011) 4393-2599/2505 ventas@fidelitas.com.ar www.fidelitas.com.ar
EDITORIAL
Estimados clientes STAFF WORLDSYS Desde hace 30 años creando soluciones jóvenes Gerente General
Ricardo Piñeiro Gerente de Desarrollo
Diego Martín Fontenla Gerente Comercial
Hernán Piñeiro Gerente de Calidad
Fernando Rey Merodio Representantes de Ventas
Patricia Scagliotti Marcelo Vitullo
Un nuevo logro nos enorgullece en esta edición. Es de nuestro agrado compartir con todos nuestros lectores la exitosa conclusión del gran proyecto Banco Estado de Chile. En el mes de agosto 2009, nos embarcamos en un proyecto de gran magnitud en nuestro cliente chileno, con el objetivo de implementar un sistema para el monitoreo de operaciones Sensibles (Sistemas SOS) que cubriera las necesidades de esta entidad, acompañado de la implementación de Listas de informados para el control de su cartera de más de 11 millones de clientes.
WS Magazine es la revista institucional de Worldsys S.A., empresa de origen argentino que brinda soluciones de tecnología para entidades financieras de América Latina.
El proyecto se dividió en dos instancias. La primera, que consistió en la implementación de nuestros sistemas incorporando el módulo KYC, Matriz de Riesgo y desarrollos especiales como Alertas DOF; y una segunda etapa que comenzó con la aplicación de Reportes de Gestión, estructuraciones y el desarrollo de interfaces de error, finalizando el proyecto íntegro en el mes de junio del año en curso.
Producción integral www.Rmarketing.com.ar Tel. (54-11) 5235-3268 Edición
Italo Daffra Diseño
Irene Fernández / AgenciaBlog Colaboradores
Clarisa Herrera
WS Magazine es una publicación de Worldsys S.A. Belgrano 624 piso 4to. Ciudad de Buenos Aires - Argentina Tel. (54 11) 5032-9804/07 4342-5221 / 4342-8585 E-mail: marketing@worldsys.com.ar
Todas estas tareas fueron realizadas por nuestros consultores y como es habitual con nuestros clientes en el exterior, se llevaron a cabo visitas regulares a la ciudad de Santiago de Chile, destinando recursos exclusivamente abocados a este proyecto. Esto por un lado permitió un tratamiento personalizado y puntualizado de cada una de las tareas, y por otro lado, otorgó gran experiencia a nuestra empresa, reafirmando nuestra posición en el mercado latinoamericano y las ventajas de haber incorporado WS Chile como una nueva empresa en el país transandino. Agradecemos la colaboración de todos los involucrados en el proyecto, testing, desarrolladores y consultores, como así también la participación de todos los implicados por parte del Banco que con gran esfuerzo y dedicación hicieron posible que el mismo concluyera con éxito. Además, queremos agradecer a los usuarios del sistema que con mucho criterio hicieron sugerencias de mejora que posibilitaron que el sistema SOS –standard en el marcado latinoamericano de software para PLD– continúe evolucionando. Encontrarnos con desafíos como este nos motiva a continuar en la búsqueda constante de una mejora en nuestros servicios. Existen contratiempos, siempre los hay. Se presentan imprevistos, como es lógico en proyectos de tal envergadura. El éxito en este caso, está en haber sorteado todos los obstáculos, para obtener como resultado un producto dinámico, potente y amigable que resulta fundamental para que esta entidad pueda controlar y monitorear operaciones, para así poder cumplir con la normativa vigente y por supuesto también con las necesidades del negocio.
Hernán Piñeiro Gerente Comercial
WSMAGAZINE
4
TENDENCIAS
Envío Legal: notificar en tiempos digitales Surge una nueva solución que utiliza el e-mail para enviar toda clase de comunicaciones de manera expeditiva, económica y con respaldo notarial. ¿Por qué esta herramienta puede ayudar a simplificar y agilizar las comunicaciones de las organizaciones? Aún en la era de la digitalización de la información, muchas empresas invierten diariamente cantidad de recursos para el manejo de sus comunicaciones, no sólo en dinero, sino también en un proceso que involucra tiempo y personal en el envío de comunicados, constancias de recorrido, procesamiento y archivo de la información y medición de resultados.
víos realizados, lo que permite ahorrar en costos, tiempos y además contar con un archivo ordenado de cada uno de sus documentos. Muchas empresas entienden lo positivo del archivo digitalizado cuando necesitan revisar o pre-
SYSWORLD detectó esta necesidad y desarrolló “Envío Legal”, una solución informática para expedir cualquier tipo de comunicación a través de e-mails, de forma rápida, económica y ordenada. Con la colaboración del estudio jurídico A, S & G, el desarrollo de la solución tiene como finalidad brindar un servicio para empresas y organizaciones de todo tipo. La herramienta permite enviar notificaciones a través de correos electrónicos con respaldo notarial y con las garantías suficientes, sin necesidad de recurrir a los complejos procesos implicados en la manipulación de documentos en papel.
“El costo de un Envío Legal es ínfimo comparado con el de las cartas que se envían por correo simple y sin embargo, estas últimas cuentan con poca eficacia y ninguna prueba de resultado”
“‘Envío Legal’ es de utilidad para todas las personas físicas o jurídicas que necesiten dirigir notificaciones que deban ser constatados notarialmente. Esta solución les otorga la posibilidad de contar con un registro completo de los en-
sentar documentación, y con los sistemas tradicionales que tienen no pueden hallarla fácilmente”, indica el licenciado Marcelo Franconeri, del departamento comercial de Sysworld.
El uso del e-mail, no sólo reduce los costos de envío por correo (simple o certificado) sino que ahorra los tiempos del proceso, reemplazando en buena parte los llamados de seguimiento que se realizan para constatar la recepción de comunicaciones. “El costo de un “Envío Legal” es ínfimo comparado con el de las cartas que se despachan por correo simple y sin embargo, estas últimas cuentan con poca eficacia y ninguna prueba de resultado”, relata Franconeri. La masividad de los envíos es otra de sus fortalezas, ya que la herramienta da la posibilidad de generar envíos uno a uno o paquetes de envíos masivos mediante interfaces Excel, APIS y/o web services.
Carrera digital “Nada puede competir con la inmediatez de Internet y la disponibilidad de envío todos los días las 24 horas”, apunta Franconeri. Es que la rapidez de Internet facilita la distribución de comunicados y permite analizar las estadísticas de la acción –como los niveles de apertura y respuestas de mensajes- en cualquier momento que sea necesario. “Envío Legal” se inscribe adicionalmente en el marco de una tendencia mun-
WSMAGAZINE
quiera de los casos, el emisor es notificado, y se conservan la fecha, hora y hasta lugar geográfico en que se realizó la apertura. Además, todos los clics que el destinatario realice en los links que se incluyan en el mail quedarán auditados por la herramienta, manteniendo estos registros en archivos prodial hacia la sustentabilidad que se refleja en la racionalización de recursos; en este sentido, reducir el uso se papel se vuelve central.
Tan sólo a un clic La plataforma, comercializada por la marca Sysworld, es de sencilla implementación. El usuario de “Envío Legal” prepara el comunicado y lo envía desde dicho entorno a el/los usuarios seleccionados, con la ventaja de contar con su primera constancia de recepción ni bien el destinatario abre el mensaje. Para legitimar la transparencia de todo el circuito, la empresa desarrolladora del producto Worldsys, cuenta con certificaciones ISO 9001:2000 e ISO 27001:2005 que garantizan, respectivamente, la eficiencia del proceso y la seguridad y confidencialidad de la información. “Los envíos que se realicen desde la plataforma están firmados digitalmente y cuentan con certificados internacionales que permiten altos índices de efectividad en la entrega”, asegura Franconeri. En el cuerpo del mail, el destinatario podrá confirmar su recepción, o realizar una respuesta gratuita. En cual-
5
pios a los que el usuario tiene acceso cuando desee. “Toda esa información queda auditada y de cada envío, el usuario podrá solicitar un acta de constatación notarial, que actuará como respaldo a su favor”, destaca Franconeri.
El plus: SMS Otra posibilidad que ofrece “Envío Legal” es acompañar las notificaciones opcionalmente con un SMS de carácter informativo. “El objetivo del SMS es comunicar al usuario que recibió información de “Envío Legal”, sin mencionar el contenido ni el objeto del mismo, sólo un aviso que mantiene la confidencialidad del mail todo el tiempo”, relata Franconeri.
El aspecto legal Por el doctor José Martín Schapira, de A, S & G.
Es importante diferenciar el respaldo notarial de la validez jurídica de la herramienta, que hoy por hoy es discutible. Hay una corriente que puede aceptar un e-mail dentro de la jurisprudencia y otra corriente que directamente que no lo reconoce como válido, por lo tanto no sirve como carga probatoria. No podemos decir que hay una doctrina unánime respecto de esto, porque no existe. Se trata de un cambio cultural que a esta altura de la evolución en las comunicaciones digitales no tardará en llegar. La idea es que la comunicación sea lo más certera posible, para lo cual hay un escribano que constata todo el camino que recorre el e-mail. La pregunta sería: con una innovación como ésta, ¿cuánto tardará en aceptarse su presentación como prueba fehaciente?
WSMAGAZINE
6
MUNDO WS
La evolución como método de trabajo De una necesidad de un cliente puede crearse una solución a medida de las compañías. En Worldsys, siempre se busca la forma de mejorar cada proceso. Marcelo Vitullo, del área comercial, cuenta su experiencia. En diciembre de 2008, cuando me incorporé a Worldsys para dar soporte comercial de los productos de la compañía, nada hacía pensar que un módulo que desarrollamos para la planificación de auditorías de planta de YPF sería la semilla de uno de los principales productos de la empresa: SARO. Hagamos historia: cuando comencé a trabajar en Worldsys, el objetivo estaba puesto en las soluciones sobre “Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo” y “Gestión de Riesgo Operacional”. En 2008, para realizar sus auditorías, YPF requería completar unos formularios específicos donde cada usuario tenía que poner ciertos valores auditados.
manera ilustrativa para comprender de qué manera trabajamos en Worldsys, donde no desarrollamos productos individuales sino soluciones a medida del cliente.
Con esta potencia en soluciones, resultó más sencillo comenzar a concebir los primeros frutos de una gestión comercial en la Argentina durante el 2009.
Con SARO se pueden gestionar los riesgos de cualquier compañía, así como con SOS se puede monitorear transacciones de cualquier sector de mercado.
En la actualidad, los clientes que buscan estos productos no son únicamente bancos, financieras y casas de cambio; se agregaron transportadoras
El comportamiento de todos los valores que se volcaran a través de una fórmula final, daría el resultado definitivo de la auditoría en cada sector y en cada planta. En aquel momento, aún cuando el cliente había entregado los diseños de cada formulario, se optó por realizar un módulo específico de creación dinámica, totalmente parametrizable. Es decir, el usuario podía crear el diseño que necesite. En Worldsys fuimos perfeccionando ese modelo, hasta llegar al producto que hoy se conoce como SARO, donde cada usuario de una empresa que requiera gestionar riesgos, puede bosquejar formularios propios de autoevaluación. Obviamente, la descripción es solamente una parte de SARO, pero sirve a
Marcelo Vitullo
WSMAGAZINE
de caudales, compañías de seguros y planes de ahorro. También estamos consolidando nuestra presencia en un nuevo destino: Chile, donde extendemos la gestión local hacia las compañías que operan allí. La experiencia en este país aún está en sus comienzos pero con un crecimiento más que prometedor en todos
Los clientes que buscan estos productos no son únicamente bancos, financieras y casas de cambio: se agregaron transportadoras de caudales, compañías de seguros y planes de ahorro.
7
y cada uno de los rubros comerciales que abarcamos. También hay que considerar a las cooperativas, con quienes tenemos diálogo constante para asesorarlos en las soluciones que necesitan implementar. La presencia en Chile, con seis clientes activos, es respaldada por la experiencia de Worldsys, tanto comercial como en el área de consultoría, y en este rumbo estamos armando una estructura acorde a la demanda. Con menos de dos años en esta nueva gestión, nuestro país junto con Chile, Uruguay y Paraguay, ya me han dado satisfacciones que me alientan a continuar apoyando el crecimiento de la empresa y a comprometerme más día a día, para seguir progresando.
WSMAGAZINE
8
CASOS DE ESTUDIO
De una planilla de Excel a una solución integral Corpbanca es el banco emblema de Chile, y con las herramientas de Worldsys logró profesionalizar sus procesos. La tecnología impulsa un cambio social y cultural al cual las empresas no son ajenas. Se vive, en los últimos 15 años, una transformación veloz que deja en el camino procesos manuales y mecánicos para sistematizarlos a través del uso de la tecnología informática. El salto tecnológico que actualmente se experimenta en esta área deja muy rezagadas a otras actividades económicas.
Cuando Guerra habla de “evidencia”, se refiere a un importante aspecto de auditoría bancaria ya que el organismo regulador de los bancos de Chile, la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, “nos exige que todas las operaciones queden debidamente registradas, de forma consistente, en un repositorio único, y de manera comprobable”.
El caso de una empresa de primera línea que elige cambiar el tratamiento de su información, tradicionalmente realizado con una simple planilla Excel, por una plataforma que integra la tecnología más sofisticada, con la consecuente reducción de los tiempos de sus procesos y el aumento de la eficiencia, ilustra sin dudas estos avances.
El área liderada por Guerra necesitaba, en suma, una herramienta que les permitiera ser más eficientes en la gestión de riesgos. Allí es donde entra en escena el Sistema Administrador de Riesgos Operativos y Administrador de Auditorías (SARO), desarrollado por Worldsys para gestionar y mitigar riesgos y realizar controles y auditorías de los procesos, estructuras, infraestructuras y activos, entre otros.
Corpbanca, entidad financiera líder del mercado chileno, es un buen ejemplo para graficar esa situación. De ello nos habla Cristian Guerra, gerente de Riesgo Operacional y Seguridad de la Información en Corpbanca, el banco más antiguo de Chile, fundado en 1871 y que desde 1998 opera bajo este nombre. Hasta diciembre del 2009, relata Guerra, la administración de riesgo operacional del banco se realizaba de forma manual con planillas Excel. “Obviamente eso no nos permitía tener una gestión descentralizada y, por otro lado, nos resultaba difícil administrar la documentación que se maneja en Excel. Por último, y no menos importante, nuestra gerencia necesitaba una herramienta que permitiese contar con la evidencia de todas las gestiones que se llevaran a cabo”, relata.
En diciembre de 2009, Guerra y su equipo decidieron re implementar esta solución de Worldsys, cuya tarea estaba hasta ese momento a cargo de los analistas de Corpbanca. “Al recurrir a esta tecnología le quitamos trabajo a esta área porque descentralizamos la gestión. Por lo tanto toda esa carga operativa que debía ser ejecutada de forma manual ahora es realizada por el SARO”, relata Guerra. De modo que, actualmente, los analistas, al ver aliviada su tarea, pueden dedicarse al análisis de riesgo operativo exclusivamente.
Usted habló de “re implementación” del SARO. ¿Podría contarnos a qué se refiere? Desde hacía unos años ya contábamos con el SARO para la gestión de prevención de financiamiento del terrorismo y
prevención del lavado de dinero. Pero en los aspectos relacionados con la gestión de riesgo, la implementación del sistema no fue finalizada y el producto se dejó de lado. Es decir, lo compramos, pero dejamos de usarlo. La verdad es que el sistema no había sido implementado adecuadamente, por eso debo de-
“Puedo decir que siguiendo las buenas prácticas que Worldsys nos entregó, hoy el sistema está funcionando exitosamente.” cir que se trata de una responsabilidad compartida. Pero en el 2009, decidimos re implementar esta misma plataforma de Worldsys, apelando a todos nuestros recursos y esfuerzos para que el sistema funcionara. No se trata de una nueva versión sino de una re implementación del software, el cual funciona un poco a gusto del consumidor. Es decir, Worldsys entrega la solución, y uno debe amoldarla a la realidad y necesidades de la empresa en cuestión, en este caso Corpbanca, cuyas exigencias son muy concretas. Decía recién que el SARO trabaja “a medida”, y yo agregaría que es como ir al sastre, que hace lo que uno le pide. Por eso, en el caso de la primera experiencia con Worldsys, repito, hubo responsa-
WSMAGAZINE
bilidades compartidas. Si el sastre te dice “Este traje puede quedarte chico”, bueno, evidentemente es hora de hacer cambios.
¿Qué tuvo que hacer Corpbanca para re implementar el SARO? Re implementar el sistema nos llevó cuatro meses, trabajando de forma full-time en nuestra oficina de consultores de Worldsys y codo a codo con la Gerencia de Riesgo Operacional. Hoy puedo decir que siguiendo las buenas prácticas que Worldsys nos entregó, el sistema está funcionando exitosamente.
El hecho de que el producto elegido fuera argentino ¿les jugó a favor o en contra?
No, esto no tuvo ninguna relevancia. La verdad es que tenemos mucha confianza en Worldsys a partir de la implementación del sistema para prevención de lavado de activos y dinero, que es el mismo software utilizado para la gestión de riesgo, pero orientado a esas necesidades. Nos parecía entonces que era adecuado abordar la re implementación de la solución junto a Worldsys. Al ser un sistema sumamente flexible, SARO permite que múltiples sectores de la entidad puedan ser usuarios de la herramienta. Corpbanca no fue la excepción: la solución de Worldsys fue aplicada para la gestión de riesgo operacional integral, que cubre áreas tan diversas como los riesgos de seguridad
9
de la información, riesgos de continuidad de negocios, la administración de proveedores críticos y pérdidas e incidentes de RO. “Debo decir que actualmente, todos estos ámbitos son cubiertos de manera eficiente por el proyecto”, afirma Guerra, cuya gerencia enfrenta hoy varios desafíos. “Nuestra gran misión es administrar de forma adecuada los riesgos relativos a los negocios en los que se desenvuelve Corpbanca. Por otra parte, debemos dar cumplimiento a los requerimientos regulatorios y normativos de la legislación, que justamente sirven para administrar de forma eficiente los riesgos operacionales inherentes a todos los procesos de un banco”, agregó.
10
WSMAGAZINE
PARTNERS
Precodata: Un socio para la gestión consolidada Una empresa uruguaya que nació en 1981 con el claro objetivo de brindar los servicios más innovadores en el área de medios de pago, con la seguridad, respaldo y confianza como compromiso básico, describe sus productos. Precodata es una empresa con origen en Uruguay que tiene más de ocho áreas de trabajo. Coincide con Worldsys en el desarrollo de sistemas empleando herramientas avanzadas y con soluciones de calidad orientadas a las instituciones financieras. La compañía desarrolló una gran cantidad de aplicaciones, siempre con un objetivo claro: lograr que sus clientes aumenten su eficiencia, reduzcan riesgos y consoliden la gestión de su empresa. Algunas de las aplicaciones son FACPOD (análisis de firmas, facultades y poderes) y PRODEP (procesamiento de documentos). Precodata tiene 20 años de trayectoria, y sus principales miembros aseguran que ha demostrado “la máxima seguridad y confidencialidad en los servicios prestados, con el cumplimiento en los plazos establecidos y sin interrupciones”. Entre sus valores resaltan la superación y desarrollo constante, con el fin de implementar servicios que se adecúen a las necesidades de crecimiento en áreas que requieran seguridad y tecnología. Además del área de desarrollo de software, Precodata ofrece a sus clientes una amplia gama de productos y servicios: procesamiento y emisión de documentos de pago (cheques, letras de cambio, certificados), emisión de pagos mediante tickets (alimentación, restaurant, transporte), desarrollo de soluciones que incluyen fabricación y personalización de tarjetas con banda
magnética o chip, digitalización y procesamiento de documentos de pago. Además, se destacan soluciones como esquema de seguridad lógica, autenticación de la información contenida en el documento de pago utilizando algoritmos de verificación, entrega de chequeras a domicilio y tarjetas de crédito para el pago a comercios.
Socio confiable Precodata se considera como una empresa que ofrece soluciones innovadoras para convertirse en un “socio estratégico de confianza que brinda la mayor seguridad, eficiencia y confidencialidad”. Cuenta con certificación ISO 9001:2000 desde fines de 2003 aplicando el Sistema de Gestión de Calidad que abarca todos los aspectos operativos y administrativos. Su solidez y confiabilidad permitieron consolidar su posición de liderazgo en su área de acción. De esta manera, la compañía logró entre sus clientes a la totalidad de las entidades financieras de Uruguay, a los operadores de las principales tarjetas de crédito y otras instituciones que emiten y reciben instrumentos o información vinculada a pagos tanto físicos como electrónicos.
Los productos FACPOD (Firmas, facultades y poderes) está diseñado para administrar firmas, facultades y poderes asociados a una cuenta, y permite definir diferentes operaciones para las cuales se verificará el uso de las firmas. Tiene capacidad
para interactuar con sistemas preexistentes y solicitar asesoramiento desde la Web de facultades y poderes, además de ofrecer interfaces de consulta con Sistemas Externos. Sus funcionalidades permiten trabajar con dependencias, con cuentas operadas con todos los sistemas, con facultades, con personas, con usos de firma y con imágenes de las firmas. Como consulta puede mostrar la lista de firmantes, hacer una verificación de uso de firmas y obtener el detalle de definición de facultades y poderes. Por otra parte, PRODEP, la herramienta para procesamiento de cheques, abarca el ciclo de captura de documentos -depósitos y cheques-, su procesamiento vía imágenes -cámara enviada, recibida, cheques pagos por caja-, y la generación de información en formatos compatibles con los requerimientos del Banco Central. El módulo enviado, en tanto, permite el ingreso de datos del depósito, la captura de cheques, imágenes frente y dorso, banda CMC7, los controles de validez y el endoso de código de unidad receptora. Se suman a estas funcionalidades el ingreso de importes de cheques, el balanceo, el control y registro de diferencias, posmarcaje y el cierre, y la generación de archivos. El módulo recibido genera la recepción de documentos físicos, digitalización y creación de un archivo de imágenes de
WSMAGAZINE
todos los documentos procesados y la impresión al dorso del cheque de un endoso numérico. A su vez, el módulo “cheques devueltos “posibilita la generación de archivo electrónico de cheques devueltos de otros bancos a ser compensados y crea una copia automática del archivo electrónico en la carpeta. A partir de ello, hace la impresión de listines de cheques devueltos, admite el envío e
impresión de imágenes de cheques en la modalidad de “lote”, registra motivo de devolución y habilita búsquedas. Por último, el módulo cheques pagados por caja puede controlar el ingreso de totales de cheques e importes por moneda, capturar y digitalizar cheques, completar bandas, balancear lotes, generar archivos y facilitar la integración con visualizador.
Resaltan entre sus valores la superación y desarrollo constante, con el fin de implementar servicios que se adecúen a las necesidades de crecimiento en áreas que requieran seguridad y tecnología.
11
12
WSMAGAZINE
CONTEXTO
El Talón de Aquiles de la Administración de Proyectos La experiencia muestra una generalizada pobreza de performance en los proyectos: mucha gente cree que es inherente a los mismos el no cumplir los objetivos de plazo y costo comprometidos. por Ing. Alejandro Saravia * Cuando revisamos en nuestros clientes las razones más frecuentes que llevan a atrasos en los proyectos, la causa más común, por mucha distancia, es la falta de coordinación de los recursos humanos. Al momento en que se debía comenzar una tarea, todos o parte de los RRHH no están disponibles o son interferidos con actividades fuera de lo planificado -reuniones, conferencias telefónicas, presentaciones, reportes y otros. El segundo factor de peso, es el incumplimiento de los proveedores: al momento donde se necesitan determinados recursos físicos o materiales, los mismos no están disponibles. Como tercer factor aparecen los cambios al proyecto, cuyo análisis de impacto y proceso de aprobación insumen muchos recursos. Por último, y a mucha distancia, apare-
cen las dificultades técnicas no previstas, y los rechazos de calidad (reworking). Cuando se analizan las causas que conducen a sobrecostos, el segundo factor de peso está constituido por las ineficiencias en las asignaciones de RRHH. Esto podría llevarnos a concluir que el principal problema de los proyectos estaría pasando por los RRHH, su coordinación y eficiencia. Para lograr entonces mejores niveles de cumplimiento en los proyectos, resulta necesario introducir metodologías y técnicas cuyos objetivos deberían incluir: a. asignación unívoca de actividades a los RRHH b. gerenciamiento de la carga de trabajo de los recursos humanos c. seguimiento de la performance de actividades, y activación para anticipar demoras en la liberación de los RRHH a tiempo para trabajar en nuevas asig-
naciones d. seguimiento y activación de los proveedores del proyecto Si tomamos ahora bajo análisis las dificultades que enfrentan las personas a cargo de los proyectos (Project Managers (PM) y equipo de administración del proyecto), las mismas principalmente giran alrededor de pocos factores: a. planificación suficientemente profunda para que incorpore la identificación apropiada de todos los aspectos que requerirán recursos y tiempos. b. seguimiento permanente de todas las actividades del proyecto (Time Activation) c. gerenciamiento de la carga de trabajo de los RRHH (workload management) y generación permanente de las To-do List (TDL). d. eficaz comunicación con la totalidad de stakeholders (participantes) del proyecto e. eficaz coordinación de actividades.
WSMAGAZINE
13
Desde el punto de vista del costo inicial, los valores son equivalentes al umbral de los precios de mercado. Sin embargo, al ser una herramienta compartida con el seguimiento de observaciones de auditorias, y la gestión de los riesgos operativos, el costo agregado por su utilización como gestor de proyectos, es insignificante. Los otros tres factores, dificultad de implementación, plataforma y recursos requeridos y soporte local, están suficientemente cubiertos por el proveedor.
¿Se debe organizar la Administración de Proyectos? ¿Como debería ser el herramental para gestión de proyectos? A la luz de los puntos señalados, podemos indicar las características que debería presentar cualquier herramienta de administración de proyectos que decidiéramos utilizar: a. alimentarse en forma automática desde los productos de planeamiento (p.ej. Project, WBS, etc.). b. Estructurar un esquema de gerenciamento del pool de recursos (humanos, físicos) c. Cruzar en forma natural el pool de recursos con las tareas del proyecto, (Matriz de Responsabilidades), permitiendo asignar unívocamente actividades y decisiones a individuos, y tomando en cuenta el marco temporal de cumplimiento d. Realizar en forma automática la activación del trabajo (alertas de comienzo de actividades, alertas de vencimiento, reporte de desvíos, requerimiento de acciones correctivas, etc.). e. Integrar las herramientas típicas de gestión y colaboración (e-mail, explorador, buscador, procesadores de texto y planillas, presentaciones, etc.). f. Contar con un portal de colaboración, con tecnología Web, donde las personas involucradas puedan obtener los datos
necesarios para su labor g. Contar con un repositorio de información del proyecto, donde además de los planes actualizados, se vaya almacenando la información de avance, entregables, archivos requeridos, documentación varia, etc. h. Contar con la actualización automática del planeamiento reflejando los avances y los cambios. Como sabemos, existen en el mercado una serie de herramientas que en mayor o menor medida cubren los items anteriores. Ahora bien, aquí cabe considerar algunos aspectos primordiales: a. costo de ownership (TCO) b. dificultad de implementación c. plataforma y recursos requeridos d. soporte local. Es aquí donde los productos que se ofrecen en el mercado difieren sustancialmente. Dado que no es el objeto de esta nota, no haremos una comparación producto por producto. Hay firmas dedicadas a la elaboración y publicación de estos estudios. Sí podemos referirnos a nuestra experiencia con la herramienta SA-RO (Worldsys), que hemos implantado en ocasión en algún cliente de nuestra firma.
No cabe duda que, más allá de lo considerado, deberíamos indicar que gran parte de la culpa por la magra performance de los proyectos, está producida por su falta de gerenciamiento adecuado. Si bien es cierto que en los últimos diez años se han ido graduando más y más profesionales en los distintos cursos de postgrado que existen en nuestro medio, la cantidad de PMP (Project Management Professional) certificados es aún muy baja. Es evidente que aquellas empresas de gran porte y que poseen una cantidad significativa de proyectos en curso simultáneo, no tienen otra alternativa que implantar robustas estructuras humanas y metodológicas para su eficaz administración. No obstante, cada vez más, empresas que abordan proyectos de menor envergadura, se van moviendo rápidamente hacia la implementación de estructuras para la gestión de sus proyectos, beneficiándose con las drásticas mejoras que las mismas conllevan. * El autor es Ingeniero Electrónico, Project Management Professional (PMI- USA) y se desempeña como Presidente de la firma de consultoría Russell&Drexler S.A.
WSMAGAZINE
14
AGENDA
Agenda ABA - Asociación de Bancos de la Argentina LUNES 19 Y MARTES 20 DE JULIO
VIERNES 30 DE JULIO
TÁCTICAS Y TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN EN COBRANZAS
EL IMPUESTO SOBRE LOS INGRESOS BRUTOS EN LA ACTIVIDAD BANCARIA
Expositor: Julio Marolla MIÉRCOLES 21 DE JULIO
TÉCNICAS PARA LA DETECCIÓN DEL FRAUDE DOCUMENTAL Expositor: Diego Plachetko LUNES 26 Y MARTES 27 DE JULIO
NORMATIVA DE IMPORTACIÓN Expositora: Carmen Carballeiro MIÉRCOLES 28 DE JULIO
ACTUALIZACIÓN DE LA SEGURIDAD BANCARIA EN EL SISTEMA FINANCIERO ARGENTINO Expositor: Héctor Alberto Muzzio
Expositores: Lionel Ignacio Battiato, Lisandro Martín López y Nicolás Remmer MÓDULOS DÍAS LUNES DEL 14 DE JUNIO AL 23 DE AGOSTO
SEMINARIO INTEGRAL INTRODUCTORIO DE NORMAS DEL BCRA
UCEMA Universidad del Cema MIÉRCOLES 8, JUEVES 9 Y VIERNES 10 DE SEPTIEMBRE
II CONGRESO ARGENTINO DE MERCADO DE CAPITALES: ASPECTOS JURÍDICOS Y CONTABLES Directores del Congreso: Cecilia Lanús Ocampo y Hugo R. Medina Informes e inscripción: Av. Córdoba 374, CABA Tel.: 6314 3000 www.ucema.edu.ar
Expositores: Silvia Gavilán, Oscar Diakovsky MÓDULO DÍAS MARTES Y MIÉRCOLES DESDE EL 6 Y 7 DE JULIO A 14 Y 15 DE SEPTIEMBRE
PROGRAMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Expositor: Carlos Mario Barneda
Informes e Inscripción San Martín 229,12°Piso, Capital Federal. Teléfonos: 4394-1430 int. 48 / 4394-1836 int. 188 E-mail: cursos@aba-argentina.com Web-site: www.aba-argentina.com
ICBA ADEBA Instituto de Capacitación Bancaria ADEBA (Asociación de Bancos Argentinos)
AMBA Asociación de Marketing Bancario Argentino LUNES 20, MARTES 21 Y MIÉRCOLES 22 DE SEPTIEMBRE
26º CONGRESO INTERNACIONAL DE MARKETING FINANCIERO Y 9º WORKSHOP LATIONAMERICANO Directores del Congreso: Cecilia Lanús Ocampo y Hugo R. Medina Hotel Sheraton Libertador, Av. Córdoba esq. Maipú. 13 DE JULIO DE 2010
LUNES 5, MARTES 6 Y MIÉRCOLES 7 DE JULIO
Expositor: Marcelo Fabián Zárate.
NORMATIVA DEL SISTEMA BAN- LUNES 27, MARTES 28 Y MIÉRCOLES 29 DE SETIEMBRE CARIO ARGENTINO Expositor: Daniel Gerardo Reynoso. CURSO DE FRAUDES BANCARIOS MIÉRCOLES 18, JUEVES 19 Y VIERNES 20 DE AGOSTO
RIESGO DE CRÉDITO Y RPC Expositora: Claudia Stachuk. LUNES 6, MARTES 7 Y MIÉRCOLES 8 DE SEPTIEMBRE
CAPITALES MÍNIMOS II RIESGO DE MERCADO Y RIESGO DE TASA
Expositores: Alejandro Cicardo y Daniel Alberto Chaparro. Informes e Inscripción Sede de ADEBA Tte. Gral. Perón 564 - Piso 6°.Tel.: 5238-7790 E-Mail: capacitacion@adebaargentina.com.ar
IDENTIDAD ONLINE GARANTIZADA: LA TRANQUILIDAD DEL CLIENTE PARA UTILIZAR E-BANKING Expositor: Sebastián Stranieri AMBA - Florida 336 piso 8˚. Buenos Aires
Informes e inscripción: www.ambanet.org