INFRAESTRUCTURA by INSTITUTO TECNOLOGICO de TIJUANA

Nombre del Documento: Procedimiento Código: ITT-AD-PO-001 para el Mantenimiento Preventivo y/o Revisión: 7 Correctivo de la Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.3, Página 1 de 7 6.4 1. Propósito Mantener la Infraestructura y equipo del Instituto Tecnológico de Tijuana en condiciones para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo.

2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la Infraestructura y equipo del Instituto Tecnológico.

3. Políticas de Operación 3.1 Los Jefes de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios, Mantenimiento de Equipo y/o Centro de Computo en el Instituto Tecnológico, junto con el Jefe del Área, realizan la verificación de la Infraestructura y equipo semestralmente. 3.2 Los Jefes de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios, Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo en el Instituto Tecnológico, reciben de los Departamentos correspondientes, la solicitud de mantenimiento que éstos requieran. 3.3 Los Jefes de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios, Mantenimiento de Equipo, y/o Centro de Computo en el Instituto Tecnológico, elaborará un Programa de Mantenimiento Preventivo de la Infraestructura y Equipo, que será considerado en el respectivo PTA, APOA y POA Departamental para la administración de los recursos correspondientes. 3.4 Los Jefes de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios, Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo en el Instituto Tecnológico, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles de la Institución, realiza internamente o a través de proveedores evaluados y seleccionados, el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo según sea el caso, de la infraestructura y Equipo que lo requiera de manera inmediata, usando la solicitud de mantenimiento ITT-AD-PO001-02. 3.5 Se considerará Mantenimiento Preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al Programa de Mantenimiento Preventivo, y Mantenimiento Correctivo todo aquel que se realice de acuerdo a una solicitud de servicio de mantenimiento debido a una contingencia fuera del Programa correspondiente que requiere atención inmediata y que afecta la prestación del servicio.

ELABORÓ Lic. Mario Elias Jacobo Jefe del Depto. De Recursos Materiales y de Servicios. Firma: 4 de Septiembre de 2009

CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Ing. J. Ricardo Palma Valdez Subdirector de Servicios Administrativos Firma:

AUTORIZÓ Ing. Enriqueta González Aguilar Director Firma:

11 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

3.6 Conforme a la estructura orgánica del Instituto Tecnológico es facultad de la Dirección del Instituto Tecnológico reasignar este procedimiento al Departamento que considere preste el servicio. En el caso de no contar con los Departamentos correspondientes para la realización del mantenimiento por área especifica.

3.7 Al elaborar el programa de mantenimiento preventivo y atender los mantenimientos correctivos que se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los recursos, para aquellas áreas que impactan directamente en el logro de la conformidad con los requisitos del servicio educativo, por ejemplo: aulas, laboratorios, talleres, salas y equipos audiovisuales, Centro de Información, sanitarios entre otros.

3.8 En el caso de hardware, material y equipo didáctico del Instituto Tecnológico deberán realizar sus solicitudes de mantenimiento a los CRODES.

3.9 Es responsabilidad del Instituto Tecnológico cubrir los gastos de operación para realización del mantenimiento prestado por los CRODES.

ELABORÓ Lic. Mario Elias Jacobo Jefe del Depto. De Recursos Materiales y de Servicios. Firma: 4 de Septiembre de 2009

CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Ing. J. Ricardo Palma Valdez Subdirector de Servicios Administrativos Firma:

AUTORIZÓ Ing. Enriqueta González Aguilar Director Firma:

11 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

4. Diagrama del procedimiento Departamento de Recursos Materiales y Servicios y/o Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo del Instituto Tecnológico

Jefe de Departamento o Área Mantenimiento Preventivo

Mantenimiento Correctivo

inicio 1

Detecta Falla o Contingencia

Verifica Infraestructura y equipo 2

Elabora Programa de Mantenimiento Preventivo

Solicita Mantenimiento Correctivo

¿Es un Mantenimiento Interno?

Aplica Instructivo del Sgc Para la Identificación y Control de Procesos Externos ITT-AD-IT-003

Verifica y Evalúa el Servicio de Mantenimiento

Asigna Orden de Trabajo Realiza Requisición de Bienes y/o Servicios y Supervisa

¿Libera? Registra Mantenimiento Realizado

Termino ELABORÓ Lic. Mario Elias Jacobo Jefe del Depto. De Recursos Materiales y de Servicios. Firma: 4 de Septiembre de 2009

CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Ing. J. Ricardo Palma Valdez Subdirector de Servicios Administrativos Firma:

AUTORIZÓ Ing. Enriqueta González Aguilar Director Firma:

11 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

5. Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas.

Actividad

Responsable

1. Verifica Instalaciones.

1.1 Los Jefes de los departamentos con el jefe del área responsable de realizar el mantenimiento realizan un recorrido con el fin de verificar las instalaciones. 1.2 Evalúan los espacios y equipos que necesitan mantenimiento. 1.3 Las áreas responsables de realizar el mantenimiento requisita en formato ITT-AD-PO001-01 los hallazgos encontrados.

2. Elabora Programa de Mantenimiento.

2.1

A. Detecta falla o contingencia

A1 En la operación del equipo detecta la necesidad de mantenimiento correctivo al presentarse una falla contingente A2 detecta necesidad de mantenimiento a la infraestructura derivadas del deterioro o factores no considerados.

B. Solicita Mantenimiento.

B1 Elabora solicitud de mantenimiento ITT-AD-PO001-02. Jefe de Departamento de B2 Entrega la solicitud de mantenimiento al Recursos Materiales y Departamento de Recursos Materiales y Servicios Servicios. para que se programe el servicio de mantenimiento B3 pasa al punto 2.

Con base en la lista de verificación de Infraestructura y equipo, y las solicitudes recibidas elabora su Programa de Mantenimiento ITT-ADPO-001-03 y 2.2 Determina si el mantenimiento es interno o externo. SI es Interno pasa a la etapa 3. NO es Interno pasa a la etapa 4

3. Asigna Orden de 3.1 Considerando el recurso humano disponible asigna Trabajo , realiza Orden de Trabajo ITT-AD-PO-001-04. en base al requisición de Bienes Programa de mantenimiento Preventivo ITT-ADy/o servicios y PO-001-03, en el caso del mantenimiento Supervisa Trabajos preventivo. 3.2 En el caso del mantenimiento correctivo la Orden de trabajo se elaborara en base a la solicitud de mantenimiento ITT-AD-PO-001-02

ELABORÓ Lic. Mario Elias Jacobo Jefe del Depto. De Recursos Materiales y de Servicios. Firma: 4 de Septiembre de 2009

CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Ing. J. Ricardo Palma Valdez Subdirector de Servicios Administrativos Firma:

Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y/o Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo en el Instituto Tecnológico

Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y/o Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo en el Instituto Tecnológico.

Jefe de Departamento o Área

Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y/o, Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo en el Instituto Tecnológico.

AUTORIZÓ Ing. Enriqueta González Aguilar Director Firma:

11 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

Nombre del Documento: Procedimiento Código: ITT-AD-PO-001 para el Mantenimiento Preventivo y/o Revisión: 7 Correctivo de la Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.3, Página 5 de 7 6.4 3.4 Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios ITTAD-RC-003 y aplica el Instructivo de Compras Directas ITT-AD-IT-001 para abastecer los insumos requeridos en el mantenimiento. 3.2 Supervisa la realización del Mantenimiento. 4. Solicita servicio externo

4.1 Aplica Instructivo para la realización de compras Departamentos de directas ITT-AD-IT-01 Recursos Materiales y Servicios y/o Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo en el Instituto Tecnológico.

5. Verifica y Evalúa el Servicio de Mantenimiento.

5.1 El encargado de realizar el servicio reporta el Jefe de Departamento o servicio realizado al jefe del área solicitante. Área. 5.2 El jefe del área solicitante verifica el servicio de mantenimiento SI es Satisfactorio firma de Vo.Bo. el formato ITT-ADPO-001-04 y libera el trabajo, pasa a la etapa 6 NO es satisfactorio informa al área prestadora del servicio quien verifica si es un mantenimiento interno o externo y regresa a la etapa 4.

6. Registra Mantenimiento Realizado.

6.1 Cierra Orden de Trabajo de Mantenimiento, con fecha y firma en el registro correspondiente ITTAD-PO-001-04. 6.2 Envía copia al Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación para control de POA y PTA.

Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y/o, Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo en el Instituto Tecnológico.

6. Documentos de referencia DOCUMENTO Programa de Trabajo Anual Vigente del Plantel Programa Operativo Anual Vigente del Plantel Anexo 8 Servicios Externos del Manual de Calidad

7. Registros ELABORÓ Lic. Mario Elias Jacobo Jefe del Depto. De Recursos Materiales y de Servicios. Firma: 4 de Septiembre de 2009

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AUTORIZÓ Ing. Enriqueta González Aguilar Director Firma:

11 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

Tiempo de retención

Responsable de conservarlo

Código de registro

1 año

Departamento Responsable de realizar mantenimiento.

ITT-AD-PO-001-01

Solicitud de Mantenimiento Correctivo.

1 año

Departamento Responsable de realizar mantenimiento

ITT-AD-PO-001-02

Programa de Mantenimiento Preventivo

1 año

Departamento Responsable de realizar mantenimiento

ITT-AD-PO-001-03

Orden de Trabajo de Mantenimiento

1 año

Departamento Responsable de realizar mantenimiento

ITT-AD-PO-001-04

Registros Lista de Verificación Infraestructura y equipo

8. Glosario Verificación de Instalaciones. Actividad de inspección de la infraestructura de los espacios educativos . Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento del Instituto Tecnológico. Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material y equipo didáctico

en los

laboratorios y demás objetos similares para la prestación del servicio educativo

9. Anexos 9.1 Formato para la Lista de Verificación de Infraestructura y equipo.

ITT-AD-PO-001-01

9.2 Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo.

ITT-AD-PO-001-02

9.3 Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo.

ITT-AD-PO-001-03

9.4 Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento

ITT-AD-PO-001-04

ELABORÓ Lic. Mario Elias Jacobo Jefe del Depto. De Recursos Materiales y de Servicios. Firma: 4 de Septiembre de 2009

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AUTORIZÓ Ing. Enriqueta González Aguilar Director Firma:

11 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

10 Cambios de esta versión Número de

Fecha de

revisión

actualización

Descripción del cambio

31 de Agosto de 2009

Se desincorpora de mutisitios a individual. En el punto 3.1 dentro de la política de calidad se agrega y/o para que las actividades se realicen ya sea por el departamento de recursos materiales o de mantenimiento. En el punto 3.9 se elimina Se personifica el 3.10

22 de marzo 2007

Se cambia el procedimiento de mantenimiento de la infraestructura a mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura y equipo. Se anexan las políticas de la 3.5 a la 3.10 Se hace presente la participación de los CRODES en las políticas 3.9. y 3.10 Se modifica el mapa del procedimiento haciendo un apartado entre mantenimiento preventivo y correctivo, consecuentemente se modifica la descripción de actividades. Se elimina en el apartado 7 la conservación de los registros requisición de bienes y/o servicios y el de orden compra ya que esos registros tienen un control en el Instructivo de Compras directas. Al glosario se agrega el concepto de equipo.

ELABORÓ Lic. Mario Elias Jacobo Jefe del Depto. De Recursos Materiales y de Servicios. Firma: 4 de Septiembre de 2009

CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Ing. J. Ricardo Palma Valdez Subdirector de Servicios Administrativos Firma:

AUTORIZÓ Ing. Enriqueta González Aguilar Director Firma:

11 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

Nombre del Documento: Formato para la Lista de Verificación de Infraestructura y equipo Referencia a punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4

Código: ITT-AD-PO-001-01

Revisión 7 Página 1 de 2

Anexo 9.1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE (1)

(1)

JEFE DEL ÁREA VERIFICADA

(2) FECHA: ( 3 )

ESPACIO REVISADO

HALLAZGO

(4)

(5 )

ATENDIDO (6)

REALIZÓ:

DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Y/O MANTENIMIENTO DE EQUIPO JEFE DEL AREA VERIFICADA

ITT-AD-PO-001-01

( 7) (8)

Rev. 7

Nombre del Documento: Formato para la Lista de Verificación de Infraestructura y equipo Referencia a punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4

Código: ITT-AD-PO-001-01

Revisión 7 Página 2 de 2

INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO

DESCRIPCIÓN

Anotar el Departamento responsable del mantenimiento y el nombre del Jefe (Recursos Materiales y Servicios, Cómputo o Mantenimiento) según sea el caso, que realiza la verificación de instalaciones.

Anotar el nombre del Jefe del área, que realiza la verificación de instalaciones.

Anotar la fecha en que se realiza la verificación de las instalaciones.

Relacionar los espacios de las instalaciones que se van a verificar

Anotar el hallazgo encontrado.

Marcar con una X en SI, si el mantenimiento se atenderá inmediatamente y NO en caso de que se requiera programar o contratar.

Escribir el nombre y firma de la persona del Jefe del Departamento de Recursos Materiales,

Escribir el nombre y firma del jefe del área que se verifica.

ITT-AD-PO-001-01

Rev. 7

Nombre del Documento: Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo

Código:ITT-AD-PO-001-02

Referencia al punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4

Revisión: 7 Página 1 de 1

SOLICITUD MANTENIMIENTO CORRECTIVO (0) Recursos Materiales y Servicios Mantenimiento de Equipo Centro de Cómputo

Folio:___(1)_____

Área Solicitante: (2)

Nombre y Firma del Solicitante: (3)

Fecha de Elaboración: (4) Descripción del servicio solicitado o falla a reparar: (5)

c.c.p. Departamento de Planeación Programación y Presupuestación c.c.p. Área Solicitante.

ITT-AD-PO-001-02

Rev. 7

Nombre del Documento: Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo

Código:ITT-AD-PO-001-02

Referencia al punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4

Revisión: 7 Página 2 de 2

INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO

DESCRIPCIÓN

0 1

Marcar con una X el Departamento a quien se dirige la solicitud El Departamento a quien va dirigida la solicitud asigna número de folio a la solicitud recibida. El solicitante anota nombre del área correspondiente, (Dirección, Subdirección, Departamento ó División). La solicitud puede ser llenada por cualquier trabajador de la institución.

2 3 4 5

ITT-AD-PO-001-02

El Jefe del área anota su nombre y firma en la solicitud de mantenimiento. El solicitante anota la fecha en la que se elabora y entrega la solicitud en el Departamento al que va dirigida la solicitud El solicitante anota la descripción de las modificaciones o reparación de fallas en los equipos identificadas o requeridas y su ubicación.

Rev. 7

Nombre del Documento: Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo

Código: ITT-AD-PO-001-03

Referencia a punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4

Revisión: 7 Página 1 de 2

Programa de Mantenimiento Preventivo Semestre: ____ (1) _____________________ NO.

SERVICIO

(3)

(4)

TIPO (5)

Año: ___ (2) _____________ E (6) P R O P R O P R O P R O P R O P R O

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO SEPT

OCT

NOV

NOTA: En la columna de servicio, en caso de requerir mayor espacio anexar información en otra hoja.

FECHA DE ELABORACIÓN:________( 7) ___________

ELABORÓ: _______________(8)__________________

FECHA DE APROBACIÓN: _________ (9) ____________

APROBÓ: _______ (10) __________________________

ITT-AD-PO-001-03

REV. 7

DIC

Nombre del Documento: Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo

Código: ITT-AD-PO-001-03

Referencia a punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4

Revisión: 7 Página 2 de 2

INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO

DESCRIPCIÓN

Anotar el Semestre correspondiente ejem: Ene/Jun o Ago/Dic.

Anotar el año correspondiente.

Anotar el número consecutivo de las actividades de mantenimiento a realizar

Anotar la descripción de los servicios de mantenimiento a realizar.

Anotar una X, la letra “I” cuando se realiza con personal del propio plantel o sea con recursos humanos internos y la letra “E” cuando se contrate el servicio. En la fila de “P” registrar en la columna correspondiente al mes, el día en que se programa el mantenimiento, en fila con la letra “R” registrar en la columna correspondiente al mes, el día en que se realizó el mantenimiento. En la fila de “O”, en la columna de servicios, se anotará la causa de la reprogramación del mantenimiento y en la columna de los meses, la fecha en que se reprograma.

Anotar la fecha de elaboración del programa de mantenimiento.

Anotar el nombre y firma del jefe del departamento de Recursos Materiales, Centro de Cómputo o Mantenimiento de Equipo.

Anotar la fecha de Aprobación.

Anotar el nombre y firma del Subdirector de Servicios Administrativos.

(NOTA: cuando en la verificación de infraestructura se detecta algún equipo o instalación con evidente daño, no se enlistará en éste programa de mantenimiento, se atenderá con la solicitud de mantenimiento ITT-AD-PO-001-02)

ITT-AD-PO-001-03

REV. 7

Nombre del Documento: Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento

Código:ITT-AD-PO-001-04

Referencia al punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4

Revisión: 7 Página 1 de 2

ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO Número de control:___(1)_____

Mantenimiento (2)

Interno

Externo

Tipo de servicio: (3) Asignado a: (4)

Fecha de realización:(5) Trabajo Realizado: (6)

Verificado y Liberado por:(7)

Fecha y Firma: (8)

Aprobado por: (9)

Fecha y Firma: (10)

C.c.p. Departamento de Planeación Programación y Presupuestación C.c.p. Área Solicitante.

ITT-AD-PO-001-04

Rev. 6

Nombre del Documento: Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento

Código:ITT-AD-PO-001-04

Referencia al punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4

Revisión: 7 Página 2 de 2

INSTRUCTIVO DE LLENADO

NUMERO 1. 2. 3.

4. 5. 6.

DESCRIPCIÓN Anotar número de control de la orden de trabajo asignado por el Jefe del Departamento de Rec. Materiales y Servicios o de Mantenimiento y/o centro de computo según sea el caso. Anotar una X interno o externo según e tipo de servicio de que se trate. Anotar la clase de mantenimiento a realizar, por ejemplo, eléctrico, plomería, herrería, pintura, obra civil, entre otros si es interno y si es externo revisar el anexo 8 del MSGC. Anota el nombre del trabajador de mantenimiento y/o servicios generales al que se le asigna el trabajo a realizar o a supervisar. Anotar la fecha durante la cual se realizó el servicio de mantenimiento. Anotar la descripción del trabajo desarrollado, (en caso de ser necesario utilizar hojas adicionales).

Anotar el nombre del Jefe del Área que solicito el trabajo y quien verifica, acepta y libera.

Anotar la fecha y firma del jefe que libera el trabajo.

10.

ITT-AD-PO-001-04

Anotar el nombre del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios y/o Mantenimiento y/o centro de computo según sea el caso, quien aprueba el trabajo liberado. Anotar la fecha y firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y/o Mantenimiento y/o centro de computo, quien aprueba el trabajo liberado. .

Rev. 6