ITT-AD-FO-03 INSTRUCTIVO DE COMPRAS by INSTITUTO TECNOLOGICO de TIJUANA

Nombre del Documento: Formato para Selección de Proveedores

Código: ITT-AD-FO-01 Revisión 4

Referencia a la norma ISO 9001:2008 7.4.1 Hoja: 1 de 2

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA SELECCIÓN DE PROVEEDORES Nombre de la Empresa:

(1)

Domicilio: (2) Teléfono: (4) Propietario o representante legal:

fecha: Ciudad: (3) Correo electrónico (5) (6)

RFC: (7)

PUNTO S

CALIFICACIÓN (8)

CRITERIOS

1. Cumple con requisitos fiscales (No cumple 0 Pts., Si cumple 20 Pts.)

20 16

2. Porcentaje de descuento ofertado en compras de mayoreo (5% 7 Pts., 10% 14 pts, 15% o más 20 Pts.)

4. Horario de servicio (Vespertino 8 Pts., Matutino 12 Pts., Mixto 16 Pts.)

5. Medios de comunicación para solicitar productos (teléfono 5 Pts.,y fax 7 Pts.,e Internet 10 Pts.).

10 8

6. Transporte para entrega de productos a domicilio (No cuenta 0 Pts., Si cuenta 10 Pts.)

3. Ofrece crédito (No 0 Pts., 15 días 8 Pts., 30 días 12 Pts., 45 días o más 16 Pts.)

7. Tiene interés en ser proveedor del Instituto (No tiene 0 Pts., Si tiene 8 Pts.) TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS (9)

COMENTARIOS: (10)

Nota: El proveedor se considera seleccionado, si totaliza un mínimo de 70 puntos. Nombre y Firma (11)

Nombre y Firma Propietario o Representante Legal de la Empresa

INSTRUCTIVO DE LLENADO ITT-AD-FO-01

Rev.4

Nombre del Documento: Formato para Selección de Proveedores

Código: ITT-AD-FO-01 Revisión 4

Referencia a la norma ISO 9001:2008 7.4.1 Hoja: 2 de 2

NÚMERO 1 2 3 4 5

DESCRIPCIÓN Anotar el nombre de la empresa a seleccionar y la fecha del llenado del formato. Anotar el domicilio de la empresa a seleccionar. Anotar el nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la empresa. Anotar el número telefónico de la empresa. Anotar el correo electrónico.

Anotar el nombre del propietario o representante legal.

Anotar el Registro Federal de Causantes.

Anotar la Calificación obtenida en cada criterio.

Anotar el total de puntos obtenidos.

Anotar cualquier comentario u observación pertinente.

Anotar el nombre y la firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.

ITT-AD-FO-01

Rev.4

Nombre del Documento: Formato para Evaluación de Proveedores

Código: ITT-AD-FO-02 Revisión 4

Referencia a la norma ISO 9001:2008 7.4.1 Hoja: 1 de 2

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Nombre de la Empresa: (1) Domicilio: (2) Teléfono: (4) Propietario o representante legal(6)

PUNTOS

Fecha:(12)

Ciudad: (3) Correo electrónico (5) RFC: (7)

CRITERIOS

CALIFICACIÓN (8)

1. Calidad de productos comprados. (Mala 0 Pts, Buena 10 Pts., Excelente 21 Pts.)

2. Precio de productos comparados comparado con proveedores similares. (Mayor 0 Pts., Igual 10 Pts. Menor 21)

3. Tiempo máximo de entrega de los productos comprados (más de 5 días 8 Pts., de 2 a 5 días 12 Pts., el mismo día 16 Pts.)

10 10

4. Ofrece tiempo de garantía en productos que la requieran (No ofrece 0 Pts., Si ofrece 10 Pts.)

6. Atención y servicio al cliente (Mala 0 Pts., Buena 5 Pts., Excelente 10 Pts.)

7. Existencia (stock) de los productos que ofrece (No tiene 0 Pts., Insuficiente 4 Pts, Suficiente 7 Pts.)

8. Actualiza su existencia (stock) de acuerdo a los nuevos productos que salen al mercado. (No 0 Pts., Esporádicamente 2 Pts., Siempre 5 Pts.)

5. Proporciona catálogo de productos y servicios comprados (No proporciona 0 Pts., Si proporciona 10 Pts.)

TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS (9) COMENTARIOS: (10)

Nota: 1.El proveedor se considera evaluado y aprobado, si totaliza un mínimo de 70 puntos. 2. La re-evaluación de proveedores debe hacerse anualmente, utilizando los criterios de este mismo formato.

Nombre y Firma Propietario o Representante Legal ITT-AD-FO-02

( 11 ) Nombre y Firma

Rev. 4

Nombre del Documento: Formato para Evaluación de Proveedores

Código: ITT-AD-FO-02 Revisión 4

Referencia a la norma ISO 9001:2008 7.4.1 Hoja: 2 de 2

INSTRUCTIVO DE LLENADO

NÚMERO 1

Anotar el nombre de la empresa.

Anotar el domicilio de la empresa.

Anotar el nombre de la ciudad donde se localiza la empresa.

Anotar el número telefónico de la empresa.

Anotar el correo electrónico.

Anotar el nombre del propietario o representante legal.

Anotar el Registro Federal de Causantes.

Anotar la Calificación obtenida en cada criterio.

Anotar el total de puntos obtenidos.

Anotar cualquier comentario u observación pertinente.

Anotar el nombre y la firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Fecha en la que se evalúa al proveedor.

ITT-AD-FO-02

DESCRIPCIÓN

Rev. 4

Nombre del Documento: Formato para Requisición de Bienes y Servicios.

Referencia a la norma ISO 9001:2008

Código: ITT-AD-FO-03 Revisión. 7

7.4.2, 7.4.3

Hoja: 1 de 3

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA: ________(1)____________

FOLIO No.______(2)_______

NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DEL ÁREA SOLICITANTE: FECHA Y ÁREA SOLICITANTE: (4)

(3)

¿Los Bienes o Servicios están contemplados en el Anteproyecto del Programa Operativo Anual o en el Programa Operativo Anual? CLAVE PARTIDA CANTIDAD UNIDAD PRESUPUESTAL

(5)

(6)

(7)

(8)

LO ANTERIOR PARA SER UTILIZADO EN LA ACCIÓN:

NOMBRE Y FIRMA DEL (12)

ITT-AD-FO- 03

SÍ

DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS

COSTO ESTIMADO TOTAL + IVA

(9)

(10)

(11)

Vo. Bo. NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE DEPTO. DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN (13)

Vo. Bo. NOMBRE Y FIRMA (14)

Rev. 7

Nombre del Documento: Formato para Requisición de Bienes y Servicios.

Referencia a la norma ISO 9001:2008

7.4.2, 7.4.3

Código: ITT-AD-FO-03 Revisión. 7 Hoja: 2 de 3

1. INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO 1 2 3 4

6 7 8 9 10 11

ITT-AD-FO- 03

DESCRIPCIÓN Anotar la fecha de elaboración de la requisición. El jefe de la oficina de adquisiciones, anota el número de folio para su control. Anotar el nombre del jefe del área solicitante y firma la requisición. Anotar la fecha en que se requiere el bien o servicio y el área solicitante. El área solicitante anotar el número de clave presupuestal correspondiente declarada en el APOA o POA vigente del Instituto Tecnológico. Por ejemplo: 2 0 03 005 E008 03.1.32 2 Desarrollo Social 20 Educación 2 0 03 Educación Superior 2 0 03 005 Educación Superior de Calidad 2 0 03 005 E008 Provisión de Servicios de Educación Técnica 2 0 03 005 E008 03. Proceso Estratégico de Planeación 2 0 03 005 E008 03.1 Proceso Clave Programación Presupuestal e Infraestructura Física 2 0 03 005 E008 03.1.32 Meta (número 32) Para simplificar, se podrá operar desde el Proceso Estratégico: 03.1.32 (Proceso Estratégico. Proceso Clave. Meta) EL área solicitante anota el número partida que corresponda al bien o servicio solicitado. El área solicitante anota la cantidad de bienes o servicios requeridos. El área solicitante anota la unidad de medida de los bienes o servicios requeridos. El área solicitante anota la descripción completa y a detalle, con las características o condiciones correspondientes, del bien o servicio solicitado. El área solicitante anota el costo estimado total de cada bien o servicio solicitado considerando el IVA. EL área solicitante anota el uso o justificación del bien o servicio solicitado para llevar a cabo la acción de la meta correspondiente.

Rev. 7

Nombre del Documento: Formato para Requisición de Bienes y Servicios.

Referencia a la norma ISO 9001:2008

12 13 14

ITT-AD-FO- 03

7.4.2, 7.4.3

Código: ITT-AD-FO-03 Revisión. 7 Hoja: 3 de 3

El área solicitante anota el nombre del Subdirector de Área solicitante y recaba firma. El solicitante anota el nombre del Jefe del Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación y recaba firma. El área solicitante anota el nombre del Director en el Instituto Tecnológico y recaba firma después de la del punto 13

Rev. 7

Nombre del Documento: Formato para Catalogo Proveedores Aprobados.

C贸digo: ITT-AD-FO-04 Revisi贸n 6

Referencia a la norma ISO 9001:2008: 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3 Hoja: 1 de 2

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

CATALOGO DE PROVEEDORES APROBADOS No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Nombre del proveedor

R.F.C.

Domicilio

No. telef贸nico

No. de fax

Actividades comerciales

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

ELABORA

ITT-AD-FO-04

FECHA (1) __________________

AUTORIZA

(8)

(9)

NOMBRE Y FIRMA

Rev. 6

Nombre del Documento: Formato para Catalogo Proveedores Aprobados.

Código: ITT-AD-FO-04 Revisión 6

Referencia a la norma ISO 9001:2008: 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3 Hoja: 2 de 2

INSTRUCTIVO DE LLENADO

NÚMERO 1

DESCRIPCIÓN El Departamento de Recursos Materiales o la oficina de adquisiciones anota la fecha de elaboración o actualización del catálogo de proveedores.

El Departamento de Recursos Materiales o la oficina de adquisiciones anota el nombre del proveedor.

El Departamento de Recursos Materiales o la oficina de adquisiciones anota el Registro Federal de Contribuyentes del proveedor.

El Departamento de Recursos Materiales o la oficina de adquisiciones anota el domicilio, donde se encuentra ubicado el proveedor.

Anotar el número telefónico del proveedor.

Anotar el número de fax del proveedor.

El Departamento de Recursos Materiales o la oficina de adquisiciones anota la actividad comercial del proveedor.

Anotar el nombre del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios del Instituto Tecnológico , y lo firma

Anotar el nombre del Instituto Tecnológico, el Subdirector de Servicios Administrativos y recabar firma.

ITT-AD-FO-04

Rev. 6

Nombre del Documento: Formato para Orden de Compra del Bien o Servicio. Referencia a la norma ISO 9001:2008

Código: ITT-AD-FO-05 Revisión 5

7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

Hoja: 1 de 2

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS OFICINA DE ADQUISICIONES ORDEN DE COMPRA DEL BIEN O SERVICIO PROVEEDOR:___________________________________(1)___________________________________ ____(2)_____

No. DE ORDEN DE COMPRA:

FECHA:_____(3)________ No.

CANT

UNIDAD

DESCRIPCIÓN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

(4)

(5)

(6)

AREA SOLICITENTE (7)

AUTORIZA

NO. REQUISICIÓN (8)

PRECIO UNITARIO (9)

IMPORTE TOTAL: Vo. Bo.

(12)

(13)

(14 )

NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE OFICINA DE ADQUISICIONES

NOMBRE Y FIRMA

ITT-AD-F-05

IMPORTE PARCIAL (10)

(12)

Rev. 5

Nombre del Documento: Formato para Orden de Compra del Bien o Servicio. Referencia a la norma ISO 9001:2008

7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

Código: ITT-AD-FO-05 Revisión 5 Hoja: 2 de 2

INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO 1

2 3 4

6 7 8 9

10 11

ITT-AD-F-05

DESCRIPCIÓN La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota el nombre del proveedor que va a suministrar los Bienes o Servicios. La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota el número consecutivo de la orden de compra. La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota la fecha en que levanta el pedido. La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota la cantidad de Bienes o Servicio que se solicitan. La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anotar la unidad de medida del Bien o Servicio que se solicita. La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota la descripción del Bien o Servicio que se va a adquirir. La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota el nombre del área solicitante a la que corresponde el Bien o Servicio que se va a adquirir. La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota el número de requisición a la que corresponde el Bien o Servicio que se va a adquirir; lo anterior permite que en una sola orden de compra se surtan varias requisiciones con un solo proveedor. La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota el precio unitario del Bien o Servicio a adquirir, considerando el IVA La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota el importe parcial de los Bienes o Servicios a adquirir, considerando el IVA La Oficina de Adquisiciones y/o el Departamento de Recursos Materiales anota el importe total de los Bienes o Servicios

Rev. 5

Nombre del Documento: Formato para Orden de Compra del Bien o Servicio. Referencia a la norma ISO 9001:2008

7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

C贸digo: ITT-AD-FO-05 Revisi贸n 5 Hoja: 3 de 2

a adquirir, considerando el IVA

ITT-AD-F-05

Anotar nombre del jefe de oficina de adquisiciones o jefe del Departamento de Recursos Materiales y firma.

Anotar el nombre del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios y lo firma

Anotar el nombre del Subdirector de Servicios Administrativos y recabar firma para Vo.Bo.

Rev. 5

Nombre del Documento: Instructivo de Código: ITT-AD-IT-01 Trabajo para la realización de Compras Revisión: 3 Directas Referencia a la Norma ISO 9001:2008 Página 1 de 2 7.4

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS DIRECTAS 1. La compra de bienes y servicios para el instituto tecnológico lo realiza la Oficina de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. 2. Las áreas solicitantes, llenan el Formato para Requisición de Bienes y Servicios ITT-AD-FO-03, especificando claramente los requisitos de compra, recaban las firmas correspondientes y lo entregan a la oficina de adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios del Instituto Tecnológico. 3. La Oficina de Adquisiciones solicita cotizaciones a proveedores registrados en el Catálogo de Proveedores ITT-AD-FO-04, previamente evaluados, seleccionados y/o revaluados por la oficina de adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios en el Instituto Tecnológico, en los registros para selección de proveedores ITT-AD-FO-01 y para evaluación de proveedores ITTAD-FO-02. 4. La oficina de adquisiciones o el Departamento de Recursos Materiales y Servicios en el Instituto Tecnológico asigna la compra al proveedor del bien o servicio en función del monto de la compra, calidad, precio y servicio. 5. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios y la Subdirección de Servicios Administrativos en el Instituto Tecnológico deben asegurarse de que todas las compras se realicen conforme a la normatividad vigente (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público). 6. La Oficina de Adquisiciones realiza la compra al proveedor seleccionado del Catálogo de Proveedores Aprobados ITT-AD-FO-04, utilizando el formato para Orden de Compra de Bienes o Servicios ITT-AD-FO-05. 7. La Oficina de Adquisiciones y Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico, recibe del proveedor los bienes comprados y verifica el cumplimiento de los requisitos de compra especificados en la Requisición de Bienes y Servicios ITTAD-FO-03 y la Orden de Compra de Bienes o Servicios ITT-AD-FO-05 comparándola con la factura y bienes recibidos.

CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Lic. Mario Elias Jacobo Ing. J. Ricardo Palma Valdez Jefe del Depto. De Recursos Materiales y Subdirector de Servicios Ing. Enriqueta González Aguilar de Servicios. Administrativo Director Firma: Firma: Firma: 4 de Septiembre de 2009 11 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

Nombre del Documento: Instructivo de Código: ITT-AD-IT-01 Trabajo para la realización de Compras Revisión: 3 Directas Referencia a la Norma ISO 9001:2008 Página 2 de 2 7.4

8. La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico hace la Entrada y Salida Simultánea de Almacén y entrega los bienes a las áreas solicitantes, quienes firman de recibido el documento. 9. La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico integra expediente (Entrada y Salida de Almacén, factura del proveedor así como registros ITT-AD-FO-03 y ITT-ADFO- 05) y lo envía mediante memorando al Departamento de Recursos Financieros en el Instituto Tecnológico para que programe o realice el pago correspondiente. 10. En el caso de servicios en el Departamento de Recursos Materiales y Servicios en el Instituto Tecnológico, es quien recibe del proveedor, para que con el Jefe del área solicitante determinen si cumplen con las especificaciones registradas en la Orden de Compra de Bienes o Servicios ITT-AD-FO-05. Solo si cumple con las especificaciones, se notifica al Departamento de Recursos Financieros en el Instituto Tecnológico, para que realice el pago de la factura con apego a la normatividad vigente. Registros

Tiempo de retención

Responsable de conservarlo

Selección de Proveedores.

1 año