Nombre del Documento: Procedimiento Código: ITT-AD-PO-004 para el Mantenimiento Preventivo y/o Revisión: 1 Correctivo de Centro de Cómputo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.3, Página 1 de 7 6.4 1. Propósito Mantener el equipo del Instituto Tecnológico de Tijuana en condiciones para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo.
2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Centro de Cómputo, del Instituto Tecnológico de Tijuana.
3. Políticas de Operación 3.1 El jefe del Centro de Cómputo, en el Instituto Tecnológico de Tijuana, junto con el Jefe del Área, realizan la verificación de la Infraestructura y equipo semestralmente. 3.2 El jefe del Centro de Cómputo, en el Instituto Tecnológico de Tijuana, reciben de los Departamentos correspondientes, la solicitud de mantenimiento que éstos requieran. 3.3 El jefe del Centro de Cómputo, en el Instituto Tecnológico de Tijuana, elaborará un Programa de Mantenimiento Preventivo del Equipo, que será considerado en el respectivo PTA, APOA y POA Departamental para la administración de los recursos correspondientes. 3.4 El jefe del Centro de Cómputo en el Instituto Tecnológico de Tijuana, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles de la Institución, realiza internamente o a través de proveedores evaluados y seleccionados, el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo según sea el caso, de la infraestructura y Equipo que lo requiera de manera inmediata, usando la solicitud de mantenimiento ITT-AD-PO-004-02. 3.5 Se considerará Mantenimiento Preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al Programa de Mantenimiento Preventivo, y Mantenimiento Correctivo todo aquel que se realice de acuerdo a una solicitud de servicio de mantenimiento debido a una contingencia fuera del Programa correspondiente que requiere atención inmediata y que afecta la prestación del servicio.
3.6 Conforme a la estructura orgánica del Instituto Tecnológico de Tijuana facultad de la Dirección del Instituto Tecnológico
reasignar este procedimiento al Departamento que considere preste el CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Ing. J. Ricardo Palma Valdez Lic. Sergio Contreras Hernández Subdirector de Servicios M.C. José Guerrero Guerrero Jefe del Depto. Centro de Cómputo. Administrativos Director 2 de marzo de 2009 19 marzo de 2010 19 de marzo de 2010
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Documento: Procedimiento Código: ITT-AD-PO-004 para el Mantenimiento Preventivo y/o Revisión: 1 Correctivo de Centro de Cómputo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.3, Página 2 de 7 6.4 servicio. En el caso de no contar con los Departamentos correspondientes para la realización del mantenimiento por área especifica.
3.7 Al elaborar el programa de mantenimiento preventivo y atender los mantenimientos correctivos que se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los recursos, para aquellas áreas que impactan directamente en el logro de la conformidad con los requisitos del servicio educativo, por ejemplo: aulas, laboratorios, talleres, salas y equipos audiovisuales, Centro de Información, sanitarios entre otros.
ELABORÓ Lic. Sergio Contreras Hernández Jefe del Depto. Centro de Cómputo. 2 de marzo de 2009
CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Ing. J. Ricardo Palma Valdez Subdirector de Servicios Administrativos 19 marzo de 2010
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Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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4. Diagrama del procedimiento Departamento de Centro de Computo del Instituto Tecnológico
Jefe de Departamento o Área Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento Correctivo
inicio 1
A
Detecta Falla o Contingencia
Verifica equipo 2
B
Elabora Programa de Mantenimiento Preventivo
SI
Solicita Mantenimiento Correctivo
¿Es un Mantenimiento Interno?
NO
4
Aplica Instructivo del Sgc Para la Identificación y Control de Procesos Externos ITT-AD-IT-003
5
Verifica y Evalúa el Servicio de Mantenimiento
3
Asigna Orden de Trabajo Realiza Requisición de Bienes y/o Servicios y Supervisa
NO
¿Libera? Registra Mantenimiento Realizado Termino ELABORÓ Lic. Sergio Contreras Hernández Jefe del Depto. Centro de Cómputo. 2 de marzo de 2009
6
SI
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5. Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas.
Actividad
Responsable
1. Verifica Instalaciones.
1.1 Los Jefes de los departamentos con el jefe del área responsable de realizar el mantenimiento realizan un recorrido con el fin de verificar las instalaciones. 1.2 Evalúan los espacios y equipos que necesitan mantenimiento. 1.3 Las áreas responsables de realizar el mantenimiento requisita en formato ITT-AD-PO004-01 los hallazgos encontrados.
Depto. de Centro de Computo en el Instituto Tecnológico de Tijuana
2. Elabora Programa de Mantenimiento.
2.1
A. Detecta falla o contingencia
A1 En la operación del equipo detecta la necesidad de mantenimiento correctivo al presentarse una falla contingente A2 detecta necesidad de mantenimiento al equipo derivadas del deterioro o factores no considerados.
B. Solicita Mantenimiento.
B1 Elabora solicitud de mantenimiento ITT-AD-PO002-02. Jefe de Departamento de B2 Entrega la solicitud de mantenimiento al Centro de Cómputo. Departamento de Recursos Materiales y Servicios para que se programe el servicio de mantenimiento B3 pasa al punto 2.
Con base en la lista de verificación de Departamento de Centro Infraestructura y equipo, y las solicitudes recibidas de Computo en el Instituto elabora su Programa de Mantenimiento ITT-AD- Tecnológico. PO-004-03 y 2.2 Determina si el mantenimiento es interno o externo. SI es Interno pasa a la etapa 3. NO es Interno pasa a la etapa 4 Jefe de Departamento o Área
3. Asigna Orden de 3.1 Considerando el recurso humano disponible asigna El Departamento de Trabajo , realiza Orden de Trabajo ITT-AD-PO-004-04. en base al Centro de Computo en el requisición de Bienes Programa de mantenimiento Preventivo ITT-AD- Instituto Tecnológico. y/o servicios y PO-001-03, en el caso del mantenimiento Supervisa Trabajos preventivo.
ELABORÓ Lic. Sergio Contreras Hernández Jefe del Depto. Centro de Cómputo. 2 de marzo de 2009
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Nombre del Documento: Procedimiento Código: ITT-AD-PO-004 para el Mantenimiento Preventivo y/o Revisión: 1 Correctivo de Centro de Cómputo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.3, Página 5 de 7 6.4 3.2 En el caso del mantenimiento correctivo la Orden de trabajo se elaborara en base a la solicitud de mantenimiento ITT-AD-PO-004-02 3.4 Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios ITTAD-RC-003 y aplica el Instructivo de Compras Directas ITT-AD-IT-001 para abastecer los insumos requeridos en el mantenimiento. 3.2 Supervisa la realización del Mantenimiento. 4. Solicita servicio externo
4.1 Aplica Instructivo para la realización de compras Departamento de Centro directas ITT-AD-IT-01 de Computo en el Instituto Tecnológico.
5. Verifica y Evalúa el Servicio de Mantenimiento.
5.1 El encargado de realizar el servicio reporta el Jefe de Departamento o servicio realizado al jefe del área solicitante. Área. 5.2 El jefe del área solicitante verifica el servicio de mantenimiento SI es Satisfactorio firma de Vo.Bo. el formato ITT-ADPO-004-04 y libera el trabajo, pasa a la etapa 6 NO es satisfactorio informa al área prestadora del servicio quien verifica si es un mantenimiento interno o externo y regresa a la etapa 4.
6. Registra Mantenimiento Realizado.
6.1 Cierra Orden de Trabajo de Mantenimiento, con fecha y firma en el registro correspondiente ITTAD-PO-004-04. 6.2 Envía copia al Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación para control de POA y PTA.
Departamento de Centro de Computo en el Instituto Tecnológico.
6. Documentos de referencia DOCUMENTO Programa de Trabajo Anual Vigente del Plantel Programa Operativo Anual Vigente del Plantel Anexo 8 Servicios Externos del Manual de Calidad
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7. Registros Tiempo de retención
Responsable de conservarlo
Código de registro
1 año
Departamento Responsable de realizar mantenimiento.
ITT-AD-PO-004-01
Solicitud de Mantenimiento Correctivo.
1 año
Departamento Responsable de realizar mantenimiento
ITT-AD-PO-004-02
Programa de Mantenimiento Preventivo
1 año
Departamento Responsable de realizar mantenimiento
ITT-AD-PO-004-03
Orden de Trabajo de Mantenimiento
1 año
Departamento Responsable de realizar mantenimiento
ITT-AD-PO-004-04
Registros Lista de Verificación Infraestructura y equipo
de
8. Glosario Verificación de Instalaciones. Actividad de inspección de la infraestructura de los espacios educativos . Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento del Instituto Tecnológico. Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material y equipo didáctico
en los
laboratorios y demás objetos similares para la prestación del servicio educativo
9. Anexos N/A
9 Cambios de esta versión N/A
ELABORÓ Lic. Sergio Contreras Hernández Jefe del Depto. Centro de Cómputo. 2 de marzo de 2009
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Nombre del Documento: Formato para la Lista de Verificación de equipo
Código: ITT-AD-PO-004-01
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4
Revisión 1 Página 1 de 2
Anexo 9.1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE (1)
(1)
JEFE DEL ÁREA VERIFICADA
(2) FECHA: ( 3 )
ESPACIO REVISADO
HALLAZGO
(4)
(5 )
ATENDIDO (6)
SI
REALIZÓ:
DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Y/O MANTENIMIENTO DE EQUIPO JEFE DEL AREA VERIFICADA
ITT-AD-PO-004-01
( 7) (8)
Rev. 1
NO
Nombre del Documento: Formato para la Lista de Verificación de equipo
Código: ITT-AD-PO-004-01
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4
Revisión 1 Página 2 de 2
INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO
DESCRIPCIÓN
1
Anotar el Departamento responsable del mantenimiento y el nombre del Jefe (Recursos Materiales y Servicios, Cómputo o Mantenimiento) según sea el caso, que realiza la verificación de instalaciones.
2
Anotar el nombre del Jefe del área, que realiza la verificación de instalaciones.
3
Anotar la fecha en que se realiza la verificación de las instalaciones.
4
Relacionar los espacios de las instalaciones que se van a verificar
5
Anotar el hallazgo encontrado.
6
Marcar con una X en SI, si el mantenimiento se atenderá inmediatamente y NO en caso de que se requiera programar o contratar.
7
Escribir el nombre y firma de la persona del Jefe del Departamento de Recursos Materiales,
8
Escribir el nombre y firma del jefe del área que se verifica.
ITT-AD-PO-004-01
Rev. 1
Nombre del documento: Formato solicitud de Código: ITT-AD-PO-004-02 mantenimiento correctivo Revisión: 1 Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.3.6.4 Página 3 de 2 REGISTRO DE LA SOLICITUD (2)
DATOS DEL SOLICITANTE (1)
(para ser llenado por Centro de Cómputo)
Nombre del Usuario:
Folio:
Puesto:
Fecha (dd / mm / aa):
Sub-Dirección:
/ Hora:
Nombre del Jefe Inmediato:
/ :
Hrs.
Ingeniero de soporte asignado:
INFORMACIÓN DEL SERVICIO SOLICITADO (3) (Marcar con una “X” los servicios requeridos)
EQUIPO DE CÓMPUTO: No enciende
INFORMACIÓN: Respaldar
INTERNET: Sin acceso / Falla / lento
EQUIPO DE CÓMPUTO: Configurar / Instalar
INFORMACIÓN: Acceso / Recuperar
INTERNET: Acceso a página Web / Acceso a sistema(SII)
EQUIPO DE CÓMPUTO: Reubicar
MONITOR: Sin señal / Con líneas / Inestable
DIRECCIÓN IP: Duplicada / Asignar / Configurar
CPU: Se reinicia / Está lento / Hace ruido / Se apaga / Muestra pantalla azul / No arranca sistema operativo
TECLADO: Revisión / Limpieza
IMPRESORA: Instalar / Compartir
MOUSE: Revisión / Limpieza
UNIDAD DE CD / DVD / DISCO 3 : No lee / No funciona
DICTAMEN TÉCNICO: Baja / Adquisición
CONTRASEÑA DE USUARIO: Configurar / Recuperar / Modificar
ANTIVIRUS: Instalar antivirus, Actualizar antivirus Eliminar virus y reparar virus
SOFTWARE: Instalar / Revisar / Configurar / Actualizar ( antivirus, navegador, sistema operativo)
OTROS ESPECIFICAR FALLA:
ITT-AD-PO-004-02
PORTAL tectijuana.edu.mx Actualizar directorio PORTAL tectijuana.edu.mx Publicar / actualizar información
CORREO INSTITUCIONAL ELECTRÓNICO Configurar / Revisar CORREO INSTITUCIONAL ELECTRÓNICO Crear cuenta CORREO INSTITUCIONAL ELECTRÓNICO Acceso / Contraseña CORREO INSTITUCIONAL ELECTRÓNICO Actualizar datos de usuario CARPETAS: Compartir / Problemas de acceso / Permisos
Rev. 1
Nombre del documento: Formato solicitud de Código: ITT-AD-PO-004-02 mantenimiento correctivo Revisión: 1 Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.3.6.4 Página 3 de 2
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NÚMERO
DESCRIPCIÓN
DATOS DEL SOLICITANTE: Escriba su nombre completo, el puesto que desempeña, la subdirección a la cual está adscrito y el nombre 1.
completo de su jefe inmediato.
Registro de la solicitud: asignar folio, anotar la fecha y la hora de recepción y 2.
asignar el nombre del ingeniero que atenderá esta solicitud.
INFORMACIÓN DEL SERVICIO SOLICITADO: Identificar en la lista disponible todos los servicios que requiera y marcar con una “X” Si 3.
un servicio requerido no se encuentra en el listado disponible, usar la opción “otro” para describirlo.
ITT-AD-PO-004-02
Rev. 1
Nombre del Documento: Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo
Código: ITT-AD-PO-004-03
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4
Revisión: 1 Página 1 de 2
Programa de Mantenimiento Preventivo Semestre: ____ (1) _____________________ NO.
SERVICIO
(3)
(4)
TIPO (5)
Año: ___ (2) _____________ E (6) P R O P R O P R O P R O P R O P R O
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO SEPT
OCT
NOV
NOTA: En la columna de servicio, en caso de requerir mayor espacio anexar información en otra hoja.
FECHA DE ELABORACIÓN:________( 7) ___________
ELABORÓ: _______________(8)__________________
FECHA DE APROBACIÓN: _________ (9) ____________
APROBÓ: _______ (10) __________________________
ITT-AD-PO-004-03
REV. 1
DIC
Nombre del Documento: Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo
Código: ITT-AD-PO-004-03
Referencia a punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4
Revisión: 1 Página 2 de 2
INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO
DESCRIPCIÓN
1
Anotar el Semestre correspondiente ejem: Ene/Jun o Ago/Dic.
2
Anotar el año correspondiente.
3
Anotar el número consecutivo de las actividades de mantenimiento a realizar
4
Anotar la descripción de los servicios de mantenimiento a realizar.
5
6
Anotar una X, la letra “I” cuando se realiza con personal del propio plantel o sea con recursos humanos internos y la letra “E” cuando se contrate el servicio. En la fila de “P” registrar en la columna correspondiente al mes, el día en que se programa el mantenimiento, en fila con la letra “R” registrar en la columna correspondiente al mes, el día en que se realizó el mantenimiento. En la fila de “O”, en la columna de servicios, se anotará la causa de la reprogramación del mantenimiento y en la columna de los meses, la fecha en que se reprograma.
7
Anotar la fecha de elaboración del programa de mantenimiento.
8
Anotar el nombre y firma del jefe del departamento de Recursos Materiales, Centro de Cómputo o Mantenimiento de Equipo.
9
Anotar la fecha de Aprobación.
10
Anotar el nombre y firma del Subdirector de Servicios Administrativos.
(NOTA: cuando en la verificación de infraestructura se detecta algún equipo o instalación con evidente daño, no se enlistará en éste programa de mantenimiento, se atenderá con la solicitud de mantenimiento ITT-AD-PO-004-02)
ITT-AD-PO-004-03
REV. 1
Nombre del Documento: Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento
Código:ITT-AD-PO-004-04
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4
Revisión: 1 Página 1 de 2
ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO Número de control:___(1)_____
Mantenimiento (2)
Interno
Externo
Tipo de servicio: (3) Asignado a: (4)
Fecha de realización:(5) Trabajo Realizado: (6)
Materiales utilizados:
Aprobado Por:
¿Cómo califica el servicio recibido?(7)
Excelente Regular
Muy bueno
Bueno
Malo
Verificado y Laborado Por: (8) ____________________________
Nombre: (10)__________________________________________
Fecha y Firma: (11)______________________________________
Fecha y Firma: (9)_______________________________________
C.c.p. Área Solicitante.
ITT-AD-PO-004-04
Rev.1
Nombre del Documento: Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento
Código:ITT-AD-PO-004-04
Referencia al punto de la norma ISO 9001:2008 6.3, 6.4
Revisión: 1 Página 2 de 2
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NUMERO 1. 2. 3.
4. 5. 6.
DESCRIPCIÓN Anotar número de control de la orden de trabajo asignado por el Jefe del Departamento de Rec. Materiales y Servicios o de Mantenimiento y/o centro de computo según sea el caso. Anotar una X interno o externo según e tipo de servicio de que se trate. Anotar la clase de mantenimiento a realizar, por ejemplo, eléctrico, plomería, herrería, pintura, obra civil, entre otros si es interno y si es externo revisar el anexo 8 del MSGC. Anota el nombre del trabajador de mantenimiento y/o servicios generales al que se le asigna el trabajo a realizar o a supervisar. Anotar la fecha durante la cual se realizó el servicio de mantenimiento. Anotar la descripción del trabajo desarrollado, (en caso de ser necesario utilizar hojas adicionales).
7.
Marcar con una X como califica el servicio recibido.
8.
Anotar el nombre del Jefe del Área que solicito el trabajo y quien verifica, acepta y libera.
9.
Anotar la fecha y firma del jefe que libera el trabajo.
10.
Anotar el nombre de quien aprueba el trabajo liberado.
11.
Anotar la fecha y firma de quien aprueba el trabajo liberado. .
ITT-AD-PO-004-04
Rev.1