PTA by INSTITUTO TECNOLOGICO de TIJUANA

Nombre del documento: Procedimiento del Código: ITT-PL-PO-001 SGC para la Elaboración, Evaluación y Seguimiento del Programa de Trabajo Anual PTA. Revisión: 7

1. Propósito Contar con un documento normativo de corto plazo donde se programan las metas de forma anualizada y las actividades se realizan mensualmente, a dicha programación debe dársele seguimiento y la evaluación correspondiente en el cumplimiento de las metas, con la finalidad de elevar la calidad en el Servicio Educativo.

2. Alcance Este procedimiento aplica a todos los Instituto Tecnológicos, y la DGEST del Sistema Nacional de Educación Superior Tecnológica.

3. Políticas de operación 3.1 Para la elaboración del Programa de Trabajo Anual se deben tomar como base las metas del Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Instituto Tecnológico, y/o los lineamientos establecidos por la DGEST. 3.2 Para la elaboración del Programa de Trabajo Anual se toma como base el Sistema Integral de Planeación del Procedimiento para la Elaboración y Seguimiento del Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Sistema Nacional de Educación Superior Tecnológica 3.3 El Programa de Trabajo Anual se presentará en los formatos vigentes del SGC y entregarse de acuerdo al calendario establecido por la DGEST 3.4 Los Institutos Tecnológicos y Centros deben elaborar, dar seguimiento y evaluar su Programa de Trabajo Anual de acuerdo a la normatividad vigente 3.5 El Director del Instituto Tecnológico o Centro es el responsable de gestionar la autorización del Programa de Trabajo Anual ante la instancia correspondiente 3.6 El Subdirector de Planeación y Vinculación de cada Instituto Tecnológico o Centro es el responsable de asesorar y analizar el Programa de Trabajo Anual 3.7 El Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación en cada Instituto Tecnológico o Centro es el responsable de la integración, seguimiento y evaluación del Programa de Trabajo Anual. No se autorizará el Programa de Trabajo Anual si no se cuenta con el Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Instituto Tecnológico o Centro editado y difundido a la comunidad tecnológica 3.8 La Coordinación Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema, a través del Director de Desarrollo del Sistema de la DGEST, establece el seguimiento en la entrega, revisión y autorización del Programa de Trabajo Anual y retroalimenta la comunicación con el Instituto Tecnológico o Centro por medio del Formato de Seguimiento de Documentos ITT-PL-PO-004 3.9 Es responsabilidad de los Directores de Áreas de la DGEST la elaboración, seguimiento y evaluación de su Programa de Trabajo Anual, así mismo validar el seguimiento de las metas afines establecidas en el Programa de Trabajo Anual de los Institutos Tecnológicos y Centros.

ELABORÓ Ing. Raúl Elizondo Ríos Jefe del Depto. de Planeación y Presupuestación 18 de Septiembre de 2009.

CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Ing. Guillermo Cárdenas López Subdirector de Planeación y vinculación 18 de Septiembre de 2009

AUTORIZÓ Ing. José Guerrero Guerrero Director 18 de Septiembre de 2009

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4. Diagrama del procedimiento Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST

Dirección del Instituto Tecnológicos o Centro

Subdirección de Planeación y Vinculación

Direcciones de Área de la DGEST

Subdirecciones y Jefes de departamento

Departamento de Plan., Prog. y Presupuestación

Inicio

Convoca a Reunión y Solicita PTA a Jefes de Departamento, División o Centro.

Recibe oficio de la DGEST y e instruye al Subdirector para Elaborar el PTA

1 Comunica los lineamientos generales para Elaborar el PTA

Recibe y analiza el PTA de Direcciones de Área de DGEST

Recibe oficio y procede a Elaborar el PTA de su Dirección de Área.

Recibe, analiza e integra el PTA del Instituto Tecnológico o Centro.

Recibe y atiende las observaciones a las Metas del PTA 6

Elabora el PTA del Departamento, División o Centro

Atiende las Observaciones a su PTA

Procede el PTA

Recibe Oficio de Autorización del PTA, y lleva el seguimiento.

Si 11

Procesa Informe Anual

Procede en el IT

Procedimiento REPRO

Término

22 12

13 Recibe y Analiza PTA del Instituto o Centro 14

Formaliza solicitud de Autorización del PTA a la DGEST

Recibe Autorización de la REPRO y Procede a Ajustar las Metas del PTA

Analiza PTA del Instituto o Centros.

Procede en DGEST

15 No Remite por correo al Depto de PPP del Instituto o Centro, las observaciones para su atención.

Recibe Autorización del PTA, y define el seguimiento.

18 Establecen Estrategias para reforzar el cumplimiento de las metas.

Valida estrategias para el logro de Metas

Implementa estrategias para el logro de Metas

21 La Dirección de Prog. Presup. E Infraestructura Física recibe Autorización del PTA de los Institutos y Centros

Realiza seguimiento y evaluación de las Metas e informa a la Dir. Des. del Sistema de la DGEST

Procedimiento POA

Evaluación de Metas. Procede Si

Término

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5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas

Actividad

1.1 Emite oficio con los lineamientos y recomendaciones generales para la elaboración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos y Centros del SNEST. 1.2 Emite memorando con los lineamientos y recomendaciones generales para la elaboración del Programa de Trabajo Anual de las Direcciones de Área de la DGEST. 2.1 Recibe solicitud por parte de la DGEST, y da instrucciones 2. Recibe oficio de la al Subdirector de Planeación y Vinculación sobre las DGEST y e instruye estrategias para la formulación del Programa de Trabajo al Subdirector para Anual con base en las metas del PIID del Instituto Elaborar el PTA. Tecnológico o Centro y/o en los lineamientos y recomendaciones emitidas por la DGEST. 3. Convoca a Reunión 3.1 Convoca a reunión de trabajo a los directivos y jefes de y Solicita PTA a departamento, división o centro, para dar a conocer las Jefes de normas, lineamientos y el mecanismo de trabajo para la Departamento, elaboración del PTA del Instituto Tecnológico o Centro División o Centro. utilizando el formato ITT-PL-PO-001-01. 4.1 Elabora el PTA del Departamento, División o Centro a su 4. Elabora el PTA del cargo, acordando las metas con el Director de Área afín de la Departamento, DGEST. División o Centro 4.2 Envía el PTA para su análisis y aprobación correspondiente al Jefe del Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación para su revisión. 5.1 Recibe y analiza el PTA de las Subdirecciones y 5. Recibe, analiza e Departamentos: Si procede: lo valida e integra el PTA de Instituto Tecnológico integra el PTA del Instituto Tecnológico o Centro. No procede: Regresa el PTA con las observaciones o Centro. pertinentes, de acuerdo a los lineamientos establecidos, para su corrección. 6.1 Recibe el PTA con las observaciones producto del análisis 6. Atiende las y procede a atenderlas. Observaciones a su 6.2 Remite nuevamente el PTA al Departamento de PTA Planeación, Programación y Presupuestación para su evaluación y análisis. Pasa al punto 5. 7.1 Recibe memorando con los lineamientos y recomendaciones para proceder a elaborar el PTA de su Dirección de Área. 7. Recibe memorando y 7.2 Atiende las solicitudes de los Jefes de Departamento afines procede a Elaborar a su Dirección de Área para acordar las metas. el PTA de su 7.3 Recibe y analiza las metas afines a su Dirección a partir del Dirección de Área. PTA de los Institutos Tecnológicos y Centros. 7.4 Formula e informa de las observaciones a las metas del PTA de los Institutos Tecnológicos y Centros. 7.5 Envía su PTA a la Coordinación Sectorial de Planeación para su revisión en el formato ITT-PL-PO-001-05. 1. Comunica los lineamientos generales para Elaborar el PTA.

Responsable

Director de Desarrollo del Sistema de la DGEST

Director del Instituto Tecnológico

Subdirector de Planeación y Vinculación.

Subdirectores y Jefes de Departamento

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación

Subdirectores y Jefes de Departamento

Director de Área de la DGEST.

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Nombre del documento: Procedimiento del Código: ITT-PL-PO-001 SGC para la Elaboración, Evaluación y Seguimiento del Programa de Trabajo Anual PTA. Revisión: 7 8.1 Recibe y analiza el PTA de las Direcciones de Área de la DGEST. 8. Recibe y analiza el Si procede: lo valida y emite oficio de autorización. Pasa al PTA de las punto 10. Direcciones de Área No procede: Regresa el PTA a los Directores de Área con las de la DGEST. observaciones pertinentes, de acuerdo a los lineamientos establecidos, para su corrección. Pasa al punto 9. 9.1 Recibe el PTA con las observaciones producto del análisis 9. Atiende las y procede a atenderlas. Observaciones a su 9.2 Remite nuevamente el PTA a la Dirección de Desarrollo del PTA Sistema para su evaluación y análisis. Pasa al punto 8. 10.1 Recibe oficio de Autorización del PTA y desarrolla la evaluación y seguimiento de las metas de acuerdo a los lineamientos establecidos. 10.2 Integra informe de la evaluación y seguimiento de las metas de su programa de trabajo en las fechas programadas de acuerdo con la periodicidad establecida. La captura se efectuará en línea en la dirección y con la contraseña que le será notificada, para acceder seleccione el nombre de la Dirección de Área, ingrese la contraseña y proceda a capturar la evaluación y seguimiento de las 10. Recibe autorización metas de su PTA (formato de referencia ITT-PL-PO-001del PTA y lleva el 03). seguimiento. 10.3 Identifica las causas que originaron el incumplimiento, Implementa estrategias y acciones para corregir las desviaciones y reforzar el cumplimiento de las metas. 10.4 Informa a su jefe inmediato acerca de las estrategias y acciones para reforzar el cumplimiento de las metas, gestiona su autorización y solicita valide electrónicamente la liberación del formato. 10.5 Al final del año, y después de realizar la última captura de la evaluación y seguimiento, se valida electrónicamente por los tres niveles involucrados. 11.1 Verifica el llenado y la validación electrónica, autorizados 11. Procesa Informe por la autoridad correspondiente. Anual 11.2 Integra el informe anual de la gestión de la DGEST. 12. Analiza el PTA del 12.1 Recibe y analiza el PTA del Instituto Tecnológico o Instituto Tecnológico Centro y prepara su envío a la DGEST. o Centro 13. Recibe y remite el 13.1 Firma el PTA del Instituto Tecnológico o Centro y lo envía PTA del Instituto para su revisión y autorización a la DGEST. Tecnológico o Centro 14.1 Recibe y revisa el cumplimiento de los lineamientos generales. 14.2 Turna las metas del PTA del Instituto Tecnológico o Centro a las Direcciones de Área afines en la DGEST para 14. Recibe y analiza el analizar la congruencia de las metas. PTA del Instituto Si procede: Lo valida y emite oficio de autorización. Pasa al Tecnológico o Centro punto 16. No procede: Formula las observaciones pertinentes para su corrección. Pasa al punto 15.

Director de Desarrollo del Sistema

Director de Área de la DGEST.

Dirección de Desarrollo del Sistema Subdirector de Planeación y Vinculación. Director del Inst. Tecnológico

Director de Desarrollo del Sistema

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Nombre del documento: Procedimiento del Código: ITT-PL-PO-001 SGC para la Elaboración, Evaluación y Seguimiento del Programa de Trabajo Anual PTA. Revisión: 7 15. Envía al Instituto o 15.1 Remite anexo al formato de seguimiento de documentos Centro las ITT-PL-PO-001-04, las observaciones al PTA, para su observaciones al atención. PTA para su atención 16.1 Recibe autorización del PTA del Instituto Tecnológico o Centro 16.2 Da instrucciones al Subdirector de Planeación y 16. Recibe autorización Vinculación para comunicar el documento final y establecer del PTA y define el estrategias de cumplimiento, Evaluación y Seguimiento de seguimiento. las metas del PTA mediante la captura en línea (formato de referencia SNEST-PL-PO-001-02).

17. Realiza seguimiento y evaluación e informa a la DGEST.

18. Establecen Estrategias para el cumplimiento de las metas.

19. Valida las estrategias para el logro de las metas.

17.1 Realiza la evaluación y seguimiento de las metas del PTA: Si procede: Informa al Director y Subdirectores para validar y registrar el avance de las metas a la Coordinación Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema de la DGEST. La captura se efectuará en línea en la dirección y con la contraseña que le será notificada, para acceder seleccione el nombre del Instituto Tecnológico ingrese la contraseña y proceda a capturar la evaluación y seguimiento de las metas de su PTA (formato de referencia SNEST-PL-PO001-02). No procede: la pasa al punto 18. 18.1 Diseña las estrategias para reforzar el cumplimiento de las metas del PTA. 18.2 Notifica a la Dirección de Área de la DGEST afín a la meta a reforzar, las estrategias a implementar para su validación electrónica. 19.1 Analizar en línea el formato ITT-PL-PO-001-02, y evaluar el impacto de las acciones para atender las causas de rezago. 19.2 Valida electrónicamente si las acciones a implementar son congruentes para abatir el rezago. 19.3 En caso de inconsistencia o poco impacto de las acciones a implementar para abatir el rezago, emite documento que envía por email con las recomendaciones y sugerencias.

20. Implementa estrategias para el logro de la metas.

20.1 Recibe validación electrónica de las estrategias por parte de la Dirección de Área de la DGEST afín y procede a implementarlas para abatir el rezago de las metas. 20.2 Recibe si es el caso, las recomendaciones y sugerencias por parte de la Dirección de Área afín, y procede a incorporarlas en las estrategias para reforzar el cumplimiento de las metas. Pasa al punto 17.

21. La Dirección de Prog. Presup. e Infraestructura Física recibe Autorización del PTA de los

21.1 La Dirección de Programación Presupuestal e Infraestructura Física, recibe copia del oficio de autorización del Programa de Trabajo Anual de los Institutos Tecnológicos, el cual, será utilizado para evaluar la congruencia y pertinencia de los recursos programados en el POA con

Dirección de Desarrollo del Sistema.

Director del Instituto Tecnológico

Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación.

Director, Subdirector de Planeación y Vinculación.

Director de Área de la DGEST.

Subdirectores y Jefes de Departamento

Director de Programación Presupuestal e Infraestructura Física.

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Nombre del documento: Procedimiento del Código: ITT-PL-PO-001 SGC para la Elaboración, Evaluación y Seguimiento del Programa de Trabajo Anual PTA. Revisión: 7 Institutos y Centros

22. Recibe Autorización de la REPRO y Procede a Ajustar las Metas del PTA

respecto a las Metas. 21.2 El Programa de Trabajo Anual representa un insumo de referencia para el análisis y evaluación del Programa Operativo Anual en el Procedimiento ITT-PL-PO-002 22.1 Recibe copia del oficio de autorización de la Reprogramación del Programa Operativo Anual de los Institutos Tecnológicos, e informa vía correo electrónico al Jefe del Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación para proceder al ajuste de las metas de PTA de los Institutos Tecnológicos, 22.2 Recibe de los Institutos Tecnológicos la propuesta de ajuste de Metas a sus Programa de Trabajo Anual procede a analizar y de proceder el ajuste, modifica la meta en el formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual de los Institutos Tecnológicos y Centros (ITTPL-PO-001-02. 22.3 Procede al ajuste de las Metas del Programa de Trabajo Anual de las Direcciones de Área de la DGEST en el formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual de la DGEST (ITT-PL-PO-001-03)

Director de Desarrollo del Sistema

6. Documentos de referencia Documentos Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos. Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Instituto Tecnológico o Centro. Manual de Organización de la Dirección General de Institutos Tecnológicos. Manual de Organización del Instituto Tecnológico o Centro.

7. Registros Registros

Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos Formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de los Institutos Tecnológicos o Centros. Formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de la DGEST. Formato de Seguimiento de documentos Formato para la Elaboración del

Tiempo de retención 1 año

1 año

1 año 1 año 1 año

Responsable de conservarlo Departamento de Planeación Programación y Presupuestación. Departamento de Planeación Programación y Presupuestación. Dirección de Desarrollo del Sistema Dirección de Desarrollo del Sistema. Directores de Área y

Código de registro

ITT-PL-PO-001-01

ITT-PL-PO-001-02

SNEST-PL-PO-001-03 ITT-PL-PO-001-04 SNEST-PL-PO-001-05

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Programa de Trabajo Anual (PTA), para la DGEST.

Director de Desarrollo del Sistema

8. Glosario PTA: Programa de Trabajo Anual

9. Anexos 9.1 Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos y Centros. 9.2 Formato para el Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de los Institutos Tecnológicos o Centros. 9.3 Formato para el Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de la DGEST. 9.4 Formato de seguimiento de documentos 9.5 Formato para la Elaboración del Programa de Trabajo (PTA) para la DGEST

ITT-PL-PO-001-01

ITT-PL-PO-001-02 ITT-PL-PO-001-03 ITT-PL-PO-001-04 ITT-PL-PO-001-05

10. Cambios de esta versión Número de versión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

8 de Octubre de 2007

22 de marzo de 2007

Se actualiza cambiando el nombre del Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos y Centros. (ITT-PL-PO-001-01) Se incorpora al Procedimiento la participación activa de las Direcciones de Área de la DGEST, para apoyar el proceso de acuerdo de las Metas con los Jefes de Departamento, División o Centro afín. A partir del análisis de las Metas de los Institutos Tecnológicos se integra el Programa de Trabajo de las Direcciones de Área de la DGEST. Se incorporan en el procedimiento los elementos de interrelación con los procedimientos del POA y del REPOA para atender la No Conformidad derivada de la Auditoria Interna. Se incorpora como una política de operación, que la DGEST no recibirá el PTA de los Institutos y Centros que no cumpla con los requisitos del llenado conforme al instructivo y en la versión vigente del SGC. La incorporación de esta política coadyuvara a resolver la No Conformidad derivada de la Auditoria Interna, relacionada con la versión de los formatos del PTA 2007. Se Cambio logo, cambio el termino ORGANIZACIÓN por Instituto Tecnológico o Centro, se cambian los formatos de los anexos los cuales empezaran aplicarse para el 2do periodo del 2007. Se actualiza el formato para la elaboración del Programa de

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Nombre del documento: Procedimiento del Código: ITT-PL-PO-001 SGC para la Elaboración, Evaluación y Seguimiento del Programa de Trabajo Anual PTA. Revisión: 7

21 de agosto de 2006

16 de junio de 2005

11 de octubre de 2004

Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos y Centros. (ITT-PL-PO-001-01) Se actualiza el formato Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de los Institutos Tecnológicos y Centros (ITT-PL-PO-001-02). Captura en Línea. Se anexa el formato Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de la DGEST (ITT-PL-PO-001-03). Captura en Línea. Se actualiza el Formato de Seguimiento de documentos (ITTPL-PO-001-04) Se anexa el formato para la elaboración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de la DGEST (SNEST-PL-PO-001-05) Se anexa la política 3.8 donde la Coordinación Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema retroalimenta la entrega y recepción de documentos de esa Coordinación al Instituto Tecnológicos o Centros Se modifica el tiempo de informe de avance del PTA de 6 meses a 3 meses Se incorporan los formatos de Justificación del seguimiento de metas 2006 ITT-PL-PO-003 y el de seguimiento de documentos ITT-PL-PO-001-04 Se hace revisión del formato de seguimiento de metas ITTPL-PO-001-02 y cambia a rev. 4 para dar seguimiento trimestral a las metas. Cambio el logo de la SEP, en el texto en donde decía DGIT se cambio por DGEST. En el punto 3.7 de las políticas de operación se agrego la palabra semestral en el seguimiento del PTA. Se cambiaron los códigos del procedimiento y los formatos. Se modifico la descripción del procedimiento. Se modifico el punto 8 del diagrama del procedimiento. Se elimino la columna de código en el punto 6 documentos de referencia. Total

24 de mayo de 2004

Total

Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

Nombre del documento: Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos .

Código:ITT-PL-PO-001-01 Revisión 7

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.1

Página 1 de 2

PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL 20__ (1) INSTITUTO TECNOLÓGICO DE :

TIJUANA

HOJA (2):

PROCESO ESTRATÉGICO (4):

DE (3):

PROCESOS PROGRAMATICOS QUE IMPACTA (6) 1

PROCESO CLAVE (5):

METAS AL 20__ (1) META DEL PIID ( 7 )

PORCENTAJE PROGRAMADO (9)

PORCENTAJE ALCANZADO (10)

20__

DESCRIPCIÓN DE LA META DEL INSTITUTO O CENTRO (8)

PORCENTAJE A ALCANZAR (11) EN EL 20__ (12)

UNIDAD DE MEDIDA (13)

TIPO DE INDICADOR (15)

METAS DE LOS NIVELES JERARQUICOS (17) 1.- Subdirector(es) de:

CANTIDAD (14)

FORMULA (16)

2.- Jefe(s) de Depto. de:

3.- Jefe(s) de Oficina de:

4.- Personal Operativo

5.- Personal Operativo

Nombre(s):

DESCRIPCIÓN (18)

RESPONSABLE(S) (19)

Nombre(s): E

F M A M J

J A S O N D

F M A M J

J A S O N D

F M A M J

J A S O N

F M A M J

J A S O N D

F M A M J

A S O N D

PERIODO DE EJECUCIÓN (20)

ELABORACIÓN Y/O EJECUCIÓN (21)

SEGUIMIENTO Y/O COORDINACIÓN (22)

AUTORIZÓ (23)

ITT-PL-PO-001-01 PTA.xlsx

Nombre(s) de(l) (los) Jefe(s) del Departamento, Divisi贸n Identificaci贸n de(l) (los) Puesto(s):

Nombre(s) de(l) (los) Subdirector(es): Identificaci贸n de(l) (los) Puesto(s)

Nombre del Director Identificaci贸n del Puesto

ITT-PL-PO-001-01 PTA.xlsx

Nombre del documento: Formato para el Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual (PTA) 2010 de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST)

Código: SNEST-PL-PO-001-03

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.1

Página 1 de 1

1.- COORDINACIÓN SECTORIAL DE:

Revisión 6

Hoja:

2.- DIRECCIÓN DE:

3.- PROCESO ESTRATÉGICO:

5.- VALOR DEL INDICADOR

4.- PROCESO CLAVE:

6.- DESCRIPCION DE LA META SEXENAL DEL SNEST:

de:

7.- PERIODO ALGORITMO (FORMULA)

TIPO DE INDICADOR

Bimestral (X), Trimestral ( ), Semestral ( ), Anual ( ). PRIMERO

SEGUNDO

TERCERO

CUARTO

QUINTO

SEXTO

16.67

16.67 % Programado en el Periodo

16.67

RESULTADO

8.-CONCEPTOS A ATENDER POR META EFICACIA ( )

Cantidad Programada en el Periodo

EFICIENCIA ( )

Cantidad Real en el Periodo 6 a.-Para el 2010 se contará con 6 manuales de procedimientos autorizados a cada institución

% Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual Cantidad de Rezago en el Periodo % de Rezago en el Periodo

PERTINENCIA ( )

PRODUCTIVIDAD ( )

Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo % de Ajuste para el siguiente Periodo % del nivel de Desempeño en el Periodo 10.- CAUSAS DEL NIVEL DE DESEMPEÑO POR PERIODO:

9.-NIVEL DE DESEMPEÑO SOBRESALIENTE

SATISFACTORIO

MINIMO ACEPTABLE

90-100%

75-89.9%

60-74.9%

11- ACCIONES CORRECTIVAS POR CAUSA Y POR PERIODO PARA NIVEL DE DESEMPEÑO

MEJORAR EL

PRIMERO SEGUNDO TERCERO CUARTO QUINTO SEXTO 12.- IMPLEMENTA LAS METAS

13.- SUPERVISA LA IMPLEMENTACION DE LAS METAS

14.- AVALA LA SITUACION DE LAS METAS

Nombre y Firma DIRECTOR DE:

Nombre y Firma COORDINADOR SECTORIAL DE:

ING. HECTOR ARREOLA SORIA DIRECTOR GENERAL

SNEST-PL-PO-001-03

Rev 6

Nombre del documento: Formato para el Cรณdigo: SNEST-PL-PO-001-04 Seguimiento de documentos Revisiรณn 6 Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.1 Pรกgina 1 de 1

%! + - -+ 22/22222/5322

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0 1222222222222222222222222222+ ( ( ( ( + 0 1 222 0 1 22222222222 53 0 122+ + ( , 4- ""! " ( 22222222 222222222 5322 " ( + ( 222222222 5322 . # ( - 5- 0221 ( 222 & $ " ( 22222222 222222222 5322 " ( + ( 222222222 5322 . # ( - 6- 0221 ( " ( 22222222 222222222 5322 " + 222222222 5322 . + + 22222222 222222222 5322 " " (+ ( 222222222 5322 . # ( - 7- 0221 222 & " & $ ( " " + $ ) -

- 0221 ( 222 & $ # + " ( 22222222 222222222 5322 " + 2222222222 5322 . + + 22222222 222222222 5322 " " (+ ( 222222222 5322 . # ( - - 0221 ( # + " ( 22222222 222222222 5322 " + 2222222222 5322 . + + 22222222 222222222 5322 " + 222222222 5322+ ( . ( 222222222 2222222222

" # ( - - 0221 ( 222 & $ # + " ( 22222222 222222222 5322 " + 2222222222 5322 . + + 22222222 222222222 5322 " + 222222222 5322+ ( . ( 222222222 2222222222 " # ( - + " " + + & + - + - c.c.p.-

Coordinador Sectorial de Planeaciรณn y Desarrollo del Sistema. Director de la Instituciรณn.

SNEST-PL-PO-001-04 Av. Patriotismo 711 Edif. B 2o Piso, Col. San Juan, Deleg. Benito Juรกrez, C.P. 03730, Mรฉxico, D.F., Tels. Conmut. 30-03-10-97, 30-03-10-00 Ext. 28624 E-mail: dirds@sep.gob.mx, www.dgest.gob.mx

Rev. 7

para la DGEST de Trabajo Anual (PTA)para parala laDGEST DGEST

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICA PROGRAMA DE TRABAJO 20__ GESTIÓN DE PROCESOS COORDINACIÓN SECTORIAL DE (1): DIRECCIÓN DE (2):

HOJA:

DE:

PROCESO ESTRATÉGICO (3): PROCESO CLAVE (4): PROCESO ESPECÍFICO (5) : METAS AL 20 META DEL PIID (

) (6)

PORCENTAJE PROGRAMADO (8)

PORCENTAJE ALCANZADO

20__

(9)

PORCENTAJE A ALCANZAR EN EL 20__ (10)

UNIDAD DE MEDIDA (11)

CANTIDAD (12)

20__

DESCRIPCIÓN DE LA META (7) TIPO DE INDICADOR (13)

PRINCIPALES METAS POR NIVEL JERARQUICO (15)

1.-

2.-

FORMULA (14)

3.-

4.-

5.-

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

(16) E F M A M J

PERIODO DE EJECUCIÓN

J A S O N D E F M A M J

ELABORACIÓN Y/O EJECUCIÓN (18)

SNEST-PL-PO-001-05

J A S O N D E F M A M J

J A S O N D

(17)

SEGUIMIENTO Y/O COORDINACIÓN (19)

AUTORIZÓ (20)

Rev. 6

SNEST-PL-PO-001-05 FORM PTA DGEST.xls

Nombre del documento: Instructivo para capturar en línea el Formato de Seguimiento y Evaluación de las metas del PTA del Instituto Tecnológico.

Código: ITT-PL-IT-01

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INSTRUCTIVO PARA LA CAPTURA EN LINEA DEL FORMATO PARA LA PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE METAS DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL DEL INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA 1. Para acceder al sistema de captura, ingresar a la dirección:

http://apps.dgest.gob.mx/dds/pta/ Seleccionar en el campo de Usuario: al Instituto Tecnológico, en el campo de Password: teclear la clave que le será asignada por la Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST, la cual corresponde únicamente al Instituto Tecnológico, es intransferible y de uso exclusivo para el Instituto; en caso de extravío o mal uso favor de solicitar una nueva clave mediante oficio a la DGEST en la citada Dirección de Área. Con el botón izquierdo del Mouse dar click en Ingresar al Sistema, si es la primera vez que ingresa, aparecerá una pantalla con la opciones de Nuevo Formato y otra de Logout, cuando ya se han capturado las metas correspondientes al PTA del Instituto Tecnológico aparecerán listadas y un icono donde se permite editarlas. Importante: Para guardar el formato o cualquier modificación no olvide dar clic en el botón de Guardar Formato localizados en la parte superior e inferior derecha de la pantalla. Proceda a realizar la captura de: 2. JEFATURA DE DEPARTAMENTO, DIVISIÓN O CENTRO DE: Anotar el nombre de la Unidad Orgánica que corresponda. 3. PROCESO ESTRATÉGICO: Seleccionar el nombre del proceso estratégico en donde impacta la meta. 4. PROCESO CLAVE: Seleccionar el nombre del proceso clave que corresponda al proceso estratégico.

ELABORÓ Ing. Raúl Elizondo Ríos Jefe del Depto. de Planeación y Presupuestación Firma: 27 de julio de 2007.

CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ Ing. Guillermo Cárdenas López Subdirector de Planeación y Vinculación Firma: 31 de julio de 2007

AUTORIZÓ Ing. Enriqueta González Aguilar Directora Firma: 02 de agosto de 2007

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RELACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS Y CLAVE DEL SNEST CENTRAL

ESTRATÉGICO

Académico

CLAVE Formación Profesional Investigación y Estudios de Posgrado Desarrollo Profesional

Vinculación

Vinculación Institucional

Planeación

Programación Presupuestal e Infraestructura Física Planeación Estratégica y Táctica y de Organización Soporte Técnico en Cómputo y Telecomunicaciones Difusión Cultural y Promoción Deportiva Aseguramiento de la Calidad

Educativo Calidad

Gestión de la Calidad Capacitación y Desarrollo Servicios Escolares Administración de Recursos Financieros

Administración de Recursos

Administración de Recursos Humanos Apoyo Jurídico Administración de Recursos Materiales y Servicios Difusión y Divulgación Asistencia Académica, Técnica y Pedagógica

•

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Indicador de Eficacia: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido). Indicador de Eficiencia: Se refiere a la relación entre el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). Indicador de pertinencia o efectividad: Se refiere a la capacidad de entregar los resultados planeados, con impacto y beneficio social. Se mide por los resultados (cantidad producida) y las necesidades (cantidad requerida) de la sociedad. Indicador de productividad: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). Formula: Es la forma establecida para expresar como se calcula el valor del indicador. Se recomienda su descripción mediante un índice. Ejemplo: Eficacia Manuales Actualizados / Tiempo Programado Eficiencia Presupuesto Ejecutado / Presupuesto Disponible Pertinencia Matrícula Atendida / Matrícula Requerida Productividad Programa Reconocido / Presupuesto Disponible Resultado: Anotar el resultado de la formula multiplicado por 100 % (Debe expresarse en porcentaje). Nota: Podrá usarse uno o varios de los indicadores, conforme a lo que se pretenda medir en la meta.

6. DESCRIPCIÓN DE LA META ANUAL DEL SNEST. 6..a Escribir la meta anual del SNEST por objetivo estratégico, establecida en acuerdo entre el Jefe de Departamento, División o Centro con el Director de Área afín de la DGEST 7. DESCRIPCIÓN DE LA META ANUAL DEL INSTITUTO O CENTRO. ..a. Escribir la meta anual del Instituto o Centro que el Jefe de Departamento, División o Centro se propone lograr y que fue acordada con el Director de Área de la DGEST afín al mismo. 8. PERIODO: Seleccionar con una “X” la periodicidad de evaluación de la meta planteada. Solo se justificará acordar mayor frecuencia en el seguimiento de metas, si se va a tomar alguna decisión con esa información. 9. CONCEPTOS A ATENDER POR META: Anotar solo números absolutos o porcentajes en la tabla de periodicidad de acuerdo con los conceptos siguientes: Cantidad Programada por Periodo: Anotar con número absoluto, el valor parcial o total de la meta programada para cada periodo, con base en la periodicidad de Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

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programación y evaluación establecida, ver Cuadro No. 1, (Esta información deberá ser entregada durante la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando) Cuadro No. 1 Periodo Seleccionado Cuadros para Evaluación y Capturar Seguimiento Anual

Primero Primero Segundo Primero Segundo Tercero Cuarto Primero Segundo Tercero Cuarto Quinto Sexto

Semestral

Trimestral

Bimestral

% Programado por Periodo: Este valor se calcula automáticamente al capturar Cantidad Programada por Periodo, el porcentaje parcial o total que corresponda con base en la cantidad programada anual para cada periodo, tomando como base la periodicidad de evaluación y seguimiento establecida, ver ejemplos del Cuadro No. 2. Cuadro No. 2 Periodo Anual

Primero Segundo Tercero Cuarto

Quinto

Sexto

30%

10%

100%

Semestral 40%

60%

Trimestral 25%

25%

Bimestral

10%

20%

10%

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% Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual: Se obtiene como resultado de dividir la Cantidad Real lograda en el periodo entre la Cantidad Anual Programada, y multiplicarlo por el % Programado por Periodo (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). Cantidad de Rezago en el Periodo: Se obtiene de restar la Cantidad Programada menos la Cantidad Real de un mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). % de Rezago en el Periodo: Se obtiene como resultado de restar el % Programado por Periodo menos el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo) Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el rezago acumulado de la meta que no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como ajuste a la Cantidad Programada en el siguiente periodo, resulta de sumar la Cantidad de Rezago hasta el periodo anterior mas la Cantidad de Rezago en el Periodo, lo que resulta deberá considerarse como adicional a la Cantidad Programada para el periodo siguiente (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). % de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el % acumulado de la meta que no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como % de Ajuste al % Programado en el siguiente periodo, resulta de sumar el % de Rezago hasta el periodo anterior mas el % de Rezago en el periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). % del nivel de Desempeño en el Periodo: Se obtiene como resultado de dividir el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual entre el % Programado en el periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). 10. NIVEL DE DESEMPEÑO: Identificar a que nivel corresponde el % del nivel de Desempeño en el Periodo resultado del cumplimiento de la meta y anotar en el recuadro de acuerdo a la escala siguiente:

•

SOBRESALIENTE: 90-100%

Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

• •

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SATISFACTORIO: 75-89.9% MÍNIMO ACEPTABLE: 60-74.9 %.

11. CAUSAS DEL NIVEL DE DESEMPEÑO EN EL PERIODO: Anotar los motivos que ocasionaron el nivel de desempeño en el cumplimiento de las metas. 12. ACCIONES CORRECTIVAS POR CAUSA Y POR PERIODO PARA MEJORAR EL NIVEL DE DESEMPEÑO: Anotar las acciones requeridas para eliminar el rezago, las cuales se implementarán con el Programa de Trabajo Anual de la Institución. 13. IMPLEMENTA LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Jefe de Departamento, División o Centro. 14. SUPERVISA LA IMPLEMENTACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Subdirector. 15. AVALA LA SITUACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Director del Instituto Tecnológico o Centro. Nota: La información autorizada (formato) por la Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST, es requisito indispensable para autorizar el Programa Operativo Anual.

Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de la DGEST.

Código: SNEST-PL-PO-001-03

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INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO PARA LA PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE METAS DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA 1. COORDINACIÓN SECTORIAL DE: Anotar el nombre completo de la Coordinación Sectorial que corresponda. 2. DIRECCIÓN DE: Anotar el nombre completo de la Dirección de Área que corresponda. 3. PROCESO ESTRATÉGICO: Anotar el nombre completo del proceso del cual es líder la Coordinación Sectorial. 4. PROCESO CLAVE: Anotar el nombre completo del proceso del cual es líder la Dirección de Área. RELACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS Y CLAVE DEL SNEST CENTRAL

ESTRATÉGICO

Educativo Académico

CLAVE Formación Profesional Investigación y Estudios de Posgrado Desarrollo Profesional

Vinculación

Vinculación Institucional

Planeación

Calidad

Gestión de la Calidad Capacitación y Desarrollo Servicios Escolares

Administración de Recursos

Administración de Recursos Financieros

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de la DGEST.

Código: SNEST-PL-PO-001-03

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Administración de Recursos Humanos Apoyo Jurídico Administración de Recursos Materiales y Servicios Difusión y Divulgación Asistencia Académica, Técnica y Pedagógica

5. VALOR DEL INDICADOR: Se deberá definir el tipo indicador, el algoritmo para evaluarlo (fórmula) y el resultado de la formula expresado en porcentaje: • Tipo de Indicador.- Marcar con una X según el tipo de indicador: Indicador de Eficacia: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido). Indicador de Eficiencia: Se refiere a la relación entre el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). Indicador de pertinencia o efectividad: Se refiere a la capacidad de entregar los resultados planeados, con impacto y beneficio social. Se mide por los resultados (cantidad producida) y las necesidades (cantidad requerida) de la sociedad. Indicador de productividad: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). • Formula: Es la forma establecida para expresar como se calcula el valor del indicador. Se recomienda su descripción mediante un índice. Ejemplo: Eficacia Manuales Actualizados / Tiempo Programado Eficiencia Presupuesto Ejecutado / Presupuesto Disponible Pertinencia Matrícula Atendida / Matrícula Requerida Productividad Programa Reconocido / Presupuesto Disponible

•

Resultado: Anotar el resultado de la formula multiplicado por 100 % (Debe expresarse en porcentaje). Nota: Podrá usarse uno o varios de los indicadores, conforme a lo que se pretenda medir en la meta.

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de la DGEST.

Código: SNEST-PL-PO-001-03

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6. DESCRIPCIÓN DE LA META SEXENAL DEL SNEST. 6..a Escribir la meta sexenal por objetivo estratégico, establecida en el PIID 2007-2012 del SNEST 7. PERIODO: Marcar con una “X” en el espacio correspondiente a la periodicidad de evaluación de la meta planteada. Solo se justificará acordar mayor frecuencia en el avance de metas, si se va a tomar alguna decisión con esa información. 8. CONCEPTOS A ATENDER POR META: Anotar solo números absolutos o porcentajes en la tabla de periodicidad de acuerdo con los conceptos siguientes: Cantidad Programada por Periodo: Anotar con número absoluto, el valor parcial o total de la meta programada para cada periodo, con base en la periodicidad de programación y evaluación establecida, ver Cuadro No. 1, (Esta información deberá ser entregada durante la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando) Cuadro No. 1 Periodo Seleccionado para Evaluación y Seguimiento

Cuadros a Capturar

Anual

Primero

Semestral

Trimestral

Bimestral

Primero Segundo Primero Segundo Tercero Cuarto Primero Segundo Tercero Cuarto Quinto Sexto

% Programado por Periodo: Anotar el porcentaje parcial o total que corresponda con base en la cantidad programada anual para cada periodo, tomando como base la periodicidad de evaluación y seguimiento establecida, ver ejemplos del Cuadro No. 2, (Esta información deberá ser entregada durante la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando).

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de la DGEST.

Código: SNEST-PL-PO-001-03

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Cuadro No. 2 Periodo Anual

Primero Segundo Tercero Cuarto 100%

Semestral

40%

60%

Trimestral

25%

Bimestral

10%

20%

Quinto

Sexto

30%

10%

Cantidad Real por Periodo: Anotar la cantidad real de la meta que se logró en el periodo, tomando como base la periodicidad establecida, (Esta información deberá capturarse en la segunda semana al finalizar cada periodo). % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual: Se obtiene como resultado de dividir la Cantidad Real lograda en el periodo entre la Cantidad Programada por Periodo en el periodo, y multiplicarlo por el % Programado por Periodo (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). Cantidad de Rezago en el Periodo: Se obtiene de restar la Cantidad Programada menos la Cantidad Real de un mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). % de Rezago en el Periodo: Se obtiene como resultado de restar el % Programado por Periodo menos el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo) Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el rezago acumulado de la meta que no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como ajuste a la Cantidad Programada en el siguiente periodo, resulta de sumar la Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo hasta el periodo anterior mas la Cantidad Programada por Periodo, menos la Cantidad Real por Periodo, lo que resulta deberá considerarse como adicional a la Cantidad Programada por Periodo para el periodo siguiente (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). % de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el % acumulado de la meta que no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como % de Ajuste al % Programado en el siguiente periodo, resulta de sumar el % de Ajuste para el siguiente Periodo hasta el periodo anterior mas el % Programado por Periodo en el periodo, menos % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el periodo de análisis. (Esta información se obtiene de manera automática al capturar

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de la DGEST.

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la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). % del nivel de Desempeño en el Periodo: Se obtiene como resultado de dividir el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual entre el % Programado en el periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). 9. NIVEL DE DESEMPEÑO: Identificar a que nivel corresponde el % del nivel de Desempeño en el Periodo resultado del cumplimiento de la meta y anotar en el recuadro de acuerdo a la escala siguiente: • SOBRESALIENTE: 90-100% • SATISFACTORIO: 75-89.9% • MÍNIMO ACEPTABLE: 60-74.9 %. 10. CAUSAS DEL NIVEL DE DESEMPEÑO EN EL PERIODO: Anotar los motivos que ocasionaron el nivel de desempeño en el cumplimiento de las metas. 11. ACCIONES CORRECTIVAS POR CAUSA Y POR PERIODO PARA MEJORAR EL NIVEL DE DESEMPEÑO: Anotar las acciones requeridas para eliminar el rezago, las cuales se implementarán por parte de la Dirección de Área Correspondiente. 12. IMPLEMENTA LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Director de Área líder del Proceso Clave. 13. SUPERVISA LA IMPLEMENTACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Coordinador Sectorial líder del Proceso Estratégico. 14. AVALA LA SITUACION DE LAS METAS: Firma del Director General de Educación Superior Tecnológica. Nota: La información del formato debidamente validada y autorizada (formato) por la Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST, es requisito indispensable para autorizar el Programa Operativo Anual.

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de los Institutos Tecnológicos.

Código: ITT-PL-PO-001-02

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INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO PARA LA PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE METAS DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS 1. 2.

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TIJUANA JEFATURA DE DEPARTAMENTO, DIVISIÓN O CENTRO DE: Anotar el nombre completo de la Unidad Orgánica que corresponda.

PROCESO ESTRATÉGICO: Anotar el nombre completo del proceso estratégico en donde impacta la meta.

PROCESO CLAVE: Anotar el nombre completo del proceso clave que corresponda al proceso estratégico. RELACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS Y CLAVE DEL SNEST CENTRAL

ESTRATÉGICO

Educativo Académico

CLAVE Formación Profesional Investigación y Estudios de Posgrado Desarrollo Profesional

Vinculación

Vinculación Institucional

Planeación

Calidad

Gestión de la Calidad Capacitación y Desarrollo Servicios Escolares

Administración de Recursos

Administración de Recursos Financieros

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de los Institutos Tecnológicos.

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Administración de Recursos Humanos Apoyo Jurídico Administración de Recursos Materiales y Servicios Difusión y Divulgación Asistencia Académica, Técnica y Pedagógica

VALOR DEL INDICADOR: Se deberá definir el tipo indicador, el algoritmo para evaluarlo (fórmula) y el resultado de la formula expresado en porcentaje: • Tipo de Indicador.- Marcar con una X según el tipo de indicador: Indicador de Eficacia: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido). Indicador de Eficiencia: Se refiere a la relación entre el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). Indicador de pertinencia o efectividad: Se refiere a la capacidad de entregar los resultados planeados, con impacto y beneficio social. Se mide por los resultados (cantidad producida) y las necesidades (cantidad requerida) de la sociedad. Indicador de productividad: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). • Formula: Es la forma establecida para expresar como se calcula el valor del indicador. Se recomienda su descripción mediante un índice. Ejemplo: Eficacia Manuales Actualizados / Tiempo Programado Eficiencia Presupuesto Ejecutado / Presupuesto Disponible Pertinencia Matrícula Atendida / Matrícula Requerida Productividad Programa Reconocido / Presupuesto Disponible • Resultado: Anotar el resultado de la formula multiplicado por 100 % (Debe expresarse en porcentaje). Nota: Podrá usarse uno o varios de los indicadores, conforme a lo que se pretenda medir en la meta.

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de los Institutos Tecnológicos.

Código: ITT-PL-PO-001-02

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. DESCRIPCIÓN DE LA META ANUAL DEL SNEST. 6..a Escribir la meta anual del SNEST por objetivo estratégico, establecida en acuerdo entre el Jefe de Departamento, División o Centro con el Director de Área afín de la DGEST

DESCRIPCIÓN DE LA META ANUAL DEL INSTITUTO O CENTRO. 7..a. Escribir la meta anual del Instituto o Centro que el Jefe de Departamento, División o Centro se propone lograr y que fue acordada con el Director de Área de la DGEST afín al mismo.

PERIODO: Marcar con una “X” en el espacio correspondiente a la periodicidad de evaluación de la meta planteada. Solo se justificará acordar mayor frecuencia en el seguimiento de metas, si se va a tomar alguna decisión con esa información.

CONCEPTOS A ATENDER POR META: Anotar solo números absolutos o porcentajes en la tabla de periodicidad de acuerdo con los conceptos siguientes: Cantidad Programada por Periodo: Anotar con número absoluto, el valor parcial o total de la meta programada para cada periodo, con base en la periodicidad de programación y evaluación establecida, ver Cuadro No. 1, (Esta información deberá ser entregada durante la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando) Cuadro No. 1 Periodo Seleccionado para Evaluación y Seguimiento

Cuadros a Capturar

Anual

Primero

Semestral

Trimestral

Bimestral

Primero Segundo Primero Segundo Tercero Cuarto Primero Segundo Tercero Cuarto Quinto Sexto

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de los Institutos Tecnológicos.

Código: ITT-PL-PO-001-02

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% Programado por Periodo: Anotar el porcentaje parcial o total que corresponda con base en la cantidad programada anual para cada periodo, tomando como base la periodicidad de evaluación y seguimiento establecida, ver ejemplos del Cuadro No. 2, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Programada por Periodo en la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando). Cuadro No. 2 Periodo Primero Segundo Tercero Cuarto Anual

100%

Semestral

40%

60%

Trimestral

25%

Bimestral

10%

20%

Quinto

Sexto

30%

10%

Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de los Institutos Tecnológicos.

Código: ITT-PL-PO-001-02

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.1

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% de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el % acumulado de la meta que no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como % de Ajuste al % Programado en el siguiente periodo, resulta de sumar el % de Ajuste para el siguiente Periodo hasta el periodo anterior mas el % Programado por Periodo en el periodo, menos % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el periodo de análisis. (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). % del nivel de Desempeño en el Periodo: Se obtiene como resultado de dividir el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual entre el % Programado por Periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo). 10. NIVEL DE DESEMPEÑO: Identificar a que nivel corresponde el % del nivel de Desempeño en el Periodo resultado del cumplimiento de la meta y anotar en el recuadro de acuerdo a la escala siguiente: • SOBRESALIENTE: 90-100% • SATISFACTORIO: 75-89.9% • MÍNIMO ACEPTABLE: 60-74.9 %. 11. CAUSAS DEL NIVEL DE DESEMPEÑO EN EL PERIODO: Anotar los motivos que ocasionaron el nivel de desempeño en el cumplimiento de las metas. 12. ACCIONES CORRECTIVAS POR CAUSA Y POR PERIODO PARA MEJORAR EL NIVEL DE DESEMPEÑO: Anotar las acciones requeridas para eliminar el rezago, las cuales se implementarán con el Programa de Trabajo Anual de la Institución. 13. IMPLEMENTA LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Jefe de Departamento, División o Centro. 14. SUPERVISA LA IMPLEMENTACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Subdirector. 15. AVALA LA SITUACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Director del Instituto Tecnológico o Centro. Nota: La información autorizada (formato) por la Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST, es requisito indispensable para autorizar el Programa Operativo Anual.

Nombre del documento: Instructivo de llenado para la Integración del Programa de Trabajo Anual del Instituto Tecnológico de Tijuana

Código: ITT-PL-PO-001-01

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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL DEL INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA

Año del Programa: Anotar el año correspondiente al ejercicio de integración del Programa de Trabajo Anual (Ej. 08,09,…,12).

Instituto Tecnológico de Tijuana.

Hoja: Número consecutivo de la hoja actual (Hoja por Meta).

De: Número total de hojas del Programa de Trabajo Anual (Máximo 60).

Proceso Estratégico: El nombre completo del proceso estratégico derivado del proceso central.

Proceso Clave: Anotar el nombre del proceso clave que corresponda al proceso estratégico. RELACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS Y CLAVE DEL SNEST CENTRAL

ESTRATÉGICO

Educativo Académico

CLAVE Formación Profesional Investigación y Estudios de Posgrado Desarrollo Profesional

Vinculación

Vinculación Institucional

Planeación

Calidad

Gestión de la Calidad Capacitación y Desarrollo Servicios Escolares

Nombre del documento: Instructivo de llenado para la Integración del Programa de Trabajo Anual del Instituto Tecnológico de Tijuana

Código: ITT-PL-PO-001-01

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Administración de Recursos Financieros Administración de Recursos

Administración de Recursos Humanos Apoyo Jurídico Administración de Recursos Materiales y Servicios Difusión y Divulgación Asistencia Académica, Técnica y Pedagógica

7. Proceso Programático que impacta: Marcar con una “X” el(los) Proceso(s) de la estructura programática que están relacionados con la Meta. Procesos de la Estructura Programática

Administración y planeación

Atención a la demanda de educación superior tecnológica

Mejoramiento de los recursos humanos

Fortalecimiento de los planes y programas de estudio

Servicios de apoyo a la docencia

Mejoramiento de la infraestructura física

Fomento cultural y deportivo

Vinculación con el sector productivo

Atención a la demanda de posgrado

Investigación tecnológica industrial y de servicios

Nombre del documento: Instructivo de llenado para la Integración del Programa de Trabajo Anual del Instituto Tecnológico de Tijuana

Código: ITT-PL-PO-001-01

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.1

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8. Meta del PIID: Anotar el número con el que se identifica la Meta en el Programa Institucional de Innovación y Desarrollo 2007-2012, en ausencia de este documento rector, anotar el número consecutivo de la Meta del PTA (1,2,3,4,…, n) con este número se relacionara la meta en el Programa Operativo Anual. 9. Descripción de la meta del Instituto o Centro: Establecer y describir la Meta del Instituto del Instituto Tecnológico de Tijuana que es responsabilidad del Director, esta acción de definir la meta institucional representa la actividad más importante de este procedimiento, debe responder a los lineamientos emitidos por la DGEST, cumplir con las cualidades que caracterizan a las Metas y ser el resultado de un proceso de planeación participativa. 10. Porcentaje Programado: En el caso de Metas que tengan antecedentes programáticos en el PTA del año anterior, deberá anotar el porcentaje que fue programado ese año. (Ej. Si se esta integrando el PTA 2008, se anotará en Porcentaje Programado de la Meta en el 2007). 11. Porcentaje Alcanzado: En el caso de Metas que tengan antecedentes programáticos en el PTA del año anterior, deberá anotar el porcentaje que se logró ese año. (Ej. Si se esta integrando el PTA 2008, se anotará en Porcentaje logrado de la Meta en el 2007). 12. Porcentaje a alcanzar: Anotar el porcentaje de la Meta que se pretende alcanzar en el PTA. Si la meta es acumulativa, anotar el porcentaje de incremento o decremento programado, si la meta se proyecta alcanzar en un periodo mayor de un año, se anotará el porcentaje correspondiente al año de programación, y finalmente en el caso de las metas programas para lograrse en el año de programación anotar el 100%. 13. Unidad de Medida: Anotar el producto o resultado final ha que hace referencia la meta (Ej. documento elaborado, carrera autorizada, programa diseñado, alumno atendido, etc.). 14. Cantidad: Anotar en número absoluto la cuantificación de la unidad de medida. 15. Tipo de Indicador: Se refiere a los 4 tipos de indicadores como son los de pertinencia, eficacia, eficiencia y productividad. Indicador de Eficacia: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido).

Nombre del documento: Instructivo de llenado para la Integración del Programa de Trabajo Anual del Instituto Tecnológico de Tijuana

Código: ITT-PL-PO-001-01

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Indicador de Eficiencia: Se refiere a la relación entre el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). Indicador de pertinencia o efectividad: Se refiere a la capacidad de entregar los resultados planeados, con impacto y beneficio social. Se mide por los resultados (cantidad producida) y las necesidades (cantidad requerida) de la sociedad. Indicador de productividad: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). 16. Formula: Es la expresión matemática del algoritmo que ilustra como se calcula el valor del indicador. Se recomienda su descripción mediante un índice. Ejemplo: Eficacia Manuales Actualizados / Tiempo Programado Eficiencia Presupuesto Ejecutado / Presupuesto Disponible Pertinencia Matrícula Atendida / Matrícula Requerida Productividad Programa Reconocido / Presupuesto Disponible 17. Metas por Niveles Jerárquicos: Una vez definida la Meta institucional, deberán establecerse la(s) Meta(s) de los niveles jerárquicos inferiores (desde Subdirectores hasta el Personal Operativo), este proceso debe promover una amplia y extensa participación hacia en interior de cada uno de los departamentos. Busca reconocer e incorporar las aportaciones de los diferentes niveles en la organización y que el personal identifique la importancia de su participación en el logro de las Metas Institucionales y como impactan éstas en el crecimiento y desarrollo institucional. 18. Descripción: Anotar la meta(s) que los subdirectores proyectan alcanzar para contribuir al logro de la meta institucional, de la misma manera, la meta(s) de los jefes de departamento para coadyuvar al logro de la(s) metas(s) de los subdirectores y así hasta el personal operativo. 19. Responsable: Anotar el(los) nombre(s), cargo y firma del Subdirector(es), Jefe(s) de departamento, División o Centro responsable(s) de las metas de los niveles jerárquicos para la consecución de la meta institucional.

Nombre del documento: Instructivo de llenado para la Integración del Programa de Trabajo Anual del Instituto Tecnológico de Tijuana

Código: ITT-PL-PO-001-01

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20. Periodo de Ejecución: Marcar con “X” los meses en el que se proyecta(n) ejecutar las acciones para el logro de las Metas de los diferentes niveles jerárquicos. 21. Elaboración y/o Ejecución: Anotar el nombre completo y recabar la firma de(l) (los) Jefe(s) de Departamento, División o Centro que coadyuvan con el logro de la meta. 22. Seguimiento y/o coordinación: Anotar el nombre completo de(l) (los) Subdirector(es) y recabar la firma(s), será(n) responsables de dar seguimiento o coordinación de la meta. 23. Autorizó: Anotar el nombre completo del Director del Instituto Tecnológico o Centro. El Director deberá avalar con su firma el formato, formaliza el compromiso y la responsabilidad del cumplimiento de la meta institucional.

Nombre del documento: Instructivo de llenado de formato de PTA para la DGEST.

Código:SNEST -PL-PO-001-05

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Coordinación Sectorial de: Se deberá anotar el nombre completo de la Coordinación Sectorial que corresponda.

Dirección de Área: Se deberá anotar el nombre completo de la Dirección de Área que corresponda.

Proceso Estratégico: Se deberá anotar el nombre completo del proceso del cual es líder la Coordinación Sectorial.

Proceso Clave: Se deberá anotar el nombre completo del proceso del cual es líder la Dirección de Área.

Proceso Específico: se deberá anotar el nombre completo del proceso que corresponda a la Meta Programada. RELACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS, CLAVE Y ESPECÍFICOS DEL SNEST ESTRATÉGICO Académico

CLAVE Formación Profesional

Investigación y Estudios de Posgrado

Desarrollo Profesional

Vinculación

Vinculación Institucional

Planeación

Programación Presupuestal e Infraestructura Física Planeación Estratégica y Táctica y de Organización Soporte Técnico en Cómputo y Telecomunicaciones Difusión Cultural y Promoción Deportiva

ESPECÍFICO Elaboración del Currículum Instrumentación del Currículum Implantación de Programas de Licenciatura Evaluación del Currículum Elaboración del Currículum Instrumentación del Currículum Implantación de Programas de Posgrado Evaluación del Currículum Fomento y Desarrollo de la Investigación Desarrollo del Personal Académico Estímulo al Desempeño Docente y Año Sabático Eventos Académicos Promoción Profesional de Alumnos y Egresados Prestación de Servicios Tecnológicos Activos Intelectuales Programación Presupuestal Articulación Estructura Programática y Organización Infraestructura Física Planeación Operativa Administración de la Información Modelos de Organización, Sistemas y Procedimientos Desarrollo de Sistemas Informáticos Mantenimiento y Asistencia Técnica Servicios de Telecomunicaciones Servicios de Internet e Intranet Difusión Cultural Promoción Deportiva Difusión de la Obra Pictórica, Escultórica y Muralista

Nombre del documento: Instructivo de llenado de formato de PTA para la DGEST.

Código:SNEST -PL-PO-001-05

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.1

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ESTRATÉGICO Calidad

CLAVE Aseguramiento de la Calidad

ESPECÍFICO Propuestas de Nombramiento de Directivos y Funcionarios Docentes Requerimientos de Carácter Laboral, Sindical y Estudiantil Supervisión y Seguimiento al Interior de las Instituciones Evaluación y Reconocimiento a la Calidad en el SNEST Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad Capacitación y Desarrollo del Personal Directivo y Funcionario Docente del SNEST Capacitación y Desarrollo del Personal de Apoyo y Asistencia a la Educación del SNEST Seguimiento Escolar de Alumnos Expedición de Títulos y Grados y Registro y Expedición de Cédula Expedición de Certificados, Constancias y Diplomas Revalidación y Equivalencia de Estudios Gestión de Becas SEP Control y Ejercicio del Presupuesto Verificación Documental del Ejercicio del Presupuesto Ingresos Propios Trámites de Movimientos de Personal

Trámite de las Prestaciones al Personal

Pago y Conciliación de Nómina

Servicios al Personal

Banco de Categorías y Puestos Seguridad Jurídica Gestión de los Juicios en Materia Laboral Asesoría Jurídica a Unidades Orgánicas, Institutos y Centros de la DGEST Apoyo Jurídico en la Formulación de Contratos y Convenios Suministro de Materiales y Servicios Inventario de Activo Fijo Administración de Archivo Producción Editorial Producción en Medios Electrónicos Comunicación Social e Imagen Institucional Actualización del Acervo Bibliográfico y de la Biblioteca Virtual Implantación de Programas Educativos Participación de la SEP en las Sesiones de Juntas Directivas Seguimiento y Evaluación del Cumplimiento de Acuerdos y Convenios 62

Gestión de la Calidad

Capacitación y Desarrollo

Servicios Escolares

Administración de Recursos

Administración de Recursos Financieros

Administración de Recursos Humanos

Apoyo Jurídico

Administración de Recursos Materiales y Servicios Difusión y Divulgación

Asistencia Académica, Técnica y Pedagógica

Total: 5

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Nombre del documento: Instructivo de llenado de formato de PTA para la DGEST.

Código:SNEST -PL-PO-001-05

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6. Metas del PIID: Se deberá anotar el número progresivo del 1 a la 150, si la meta se mantiene vigente y corresponde a una meta del PIID 2001-2006 del SNEST (según el “Catálogo de Metas” anexo a este instructivo), si la meta surge del análisis del PTA 2007 de los Institutos y no tiene ninguna correspondencia con el PIID, o es producto de las atribuciones de la coordinación a su cargo, no deberán numerarse. 7. Descripción de las metas: Escribir las metas que se mantengan vigentes del PIID del SNEST de acuerdo al “Catálogo de Metas”, así mismo, deberá agregar las metas que son producto del análisis del PTA 20__ de los Institutos, así como aquellas producto de las funciones que tiene encomendadas la unidad orgánica a su cargo. En este rubro, se deberán incluir las metas programadas para el año anterior que por alguna razón no se cumplieron. 8. Porcentaje programado 20__: Se deberá anotar el porcentaje de avance de la meta estimado para al inicio del año anterior al de programación. 9. Porcentaje alcanzado 20__: Se deberá anotar el porcentaje logrado en el año anterior al de programación. 10. Porcentaje a alcanzar en el 20__: Se deberá anotar el porcentaje de avance de la meta que se espera alcanzar en el año de programación. 11. Unidad de Medida: Se deberán anotar el producto o resultado final ha que hace referencia la meta (ejemplo, documento elaborado, carrera autorizada, programa diseñado, alumno atendido, etc.) 12. Cantidad: Se deberá anotar en números absolutos la cuantificación de la unidad de medida. 13. Tipo de indicador: Un indicador es un punto de referencia que permite comparar una situación real con un escenario. En este apartado se deberá plasmar si el indicador es de eficacia, eficiencia, productividad y pertinencia, conforme a las siguientes definiciones: Indicador de Eficacia: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido). Indicador de Eficiencia: Se refiere a la relación entre el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible). Indicador de productividad: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible).

Nombre del documento: Instructivo de llenado de formato de PTA para la DGEST.

Código:SNEST -PL-PO-001-05

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Indicador de pertinencia: Se refiere a la capacidad de entregar los resultados planeados, con impacto y beneficio social. Se mide por los resultados (cantidad producida) y las necesidades (cantidad requerida) de la sociedad. 14. Formula: Es la forma establecida para expresar el resultado del indicador. Se recomienda su descripción mediante un índice. Ejemplo: Meta: Para el año 2007 se contará con una matrícula de 3000 alumnos. Porcentaje a alcanzar en el 2006: 75% Unidad de medida: Alumno atendido Cantidad: 2,250 Tipo de Indicador: Pertinencia Fórmula: Alumnos inscritos / 3000 15. Principales Metas por Nivel Jerárquico: Se deberán anotar las metas escalonadas desde el coordinador sectorial hasta el personal de apoyo. 16. Responsable: Se deberá anotar el nombre de las unidades orgánicas responsables de la actividad hasta el tercer nivel jerárquico (Coordinadores de Área). El responsable de la actividad podrá pertenecer a otra Coordinación Sectorial, cuando en el desarrollo del proceso participe en la consecución de la Meta. 17. Periodo de Cumplimiento: De acuerdo a la meta programada para el 20__, deberá sombrear el bimestre, trimestre, semestre o el año en que se alcanzará la meta. 18. Elaboración y/o ejecución: Se deberán anotar el nombre completo, cargo y firma del Coordinador de Área líder del Proceso Especifico. 19. Seguimiento y/o coordinación: Se deberán anotar el nombre completo, cargo y firma del Director de Área líder del Proceso Clave.

20. Autorizó: Se deberán anotar el nombre completo y firma del Coordinador Sectorial líder del Proceso Estratégico.