IT w Administracji | CeBIT 2013 | Wydanie specjalne by IT w Administracji

Wiedza, której nie znajdziesz w internecie Technologia i praktyka

speci

edition al



speci

www.itwadministracji.pl



WYDANIE SPECJALNE | EGZEMPLARZ BEZPŁATNY | ISSN 1898-3227

editio al

e-Government

the best

in Poland

services, platforms, projects PL 6-33

IT w Administracji / xxxxxxxxxxxxxxx 1 DE 34-61 EN 62-89

& proudly present

public administration 2.0 ★ smart governance ★ ★ social interaction ★ ★ active citizenship ★

Introducing a Citizen Relationship Management (CRM) strategy to Public Administration brings many benefits: immediate benefits cost savings through resource management shorter queues at front offices shorter times of tasks processing better service requests tracking coping with internal production peaks

The City of Wrocław (Poland) improves efficiency of its day-to-day operations while reducing waiting time and internal costs for greater Citizen Satisfaction by implementing Microsoft Dynamics® CRM.

long-term benefits improved access to public services citizen engagement improving government quality greater administration effciency potential to reuse gathered know-how citizen self-service opportunities

London Borough of Newham (England) delivers high-quality universal public services to around 250,000 people living east of the City of London using Microsoft Dynamics® CRM.

The City of Milan (Italy) established a single phone number for accessing city services, and it deployed Microsoft Dynamics® CRM, along with an advanced telephony system, to effectively process requests.

Visit Outbox exhibition stand during CeBIT at Stand A56 in Hall 5. Contact us to learn more about CRM strategies & solutions for the Public Sector.

ul. Grójecka 5 · 02-019 Warszawa · PL office@outbox.pl · www.outbox.pl

Pierwsze słowa / Editorial

jacek.orlowski@itwadministracji.pl

Technologie IT, w sektorze, publicznym.

hoć zwolennicy e-administracji często zwracają uwagę na niewystarczające tempo wprowadzania technologii informatycznych do urzędów, szkół czy placówek ochrony zdrowia, to trzeba obiektywnie powiedzieć, że w ostatnich latach Polska poczyniła w tym obszarze postęp. Dzięki takim projektom jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (patrz: s. 14) czy Elektroniczne Księgi Wieczyste (patrz: s. 20) stworzono centralne rejestry, zawierające sprawdzone informacje. Ich udostępnienie online zwiększyło sprawność państwa i podniosło bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. A to dopiero początek, bo plany informatyzacji kraju, np. dotyczące ochrony zdrowia i edukacji, mamy ambitne. Spójrzmy na to od strony rynku: rok 2010 był dla podmiotów realizujących zamówienia dla polskiego sektora publicznego wyjątkowo łaskawy – wartość 200 największych kontraktów wyniosła ok. 2,5 mld złotych i była trzykrotnie wyższa niż w 2009 r. Poprzedni rok nie był już tak obfity, ale nadal wartość „Top 200” przekroczyła wartość 2 mld złotych. Rok 2013 dopiero się rozpoczął, ale już widać „ruch w interesie” – intratne kontrakty ogłosiły np. Centrum Projektów Informatycznych oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Warto też zauważyć, że dzięki programowi naprawczemu opracowanemu przez Ministerstwo Administracji Cyfryzacji do 2015 roku na usprawnienia dla obywateli rząd wyda ok. 3,3 mld złotych (patrz: s. 8).

Informatische, Technologien im, öffentlichen Bereich.

Obwohl die Anhänger der E-Verwaltung häufig darauf hinweisen, dass das Tempo der Einführung von informatischen Technologien in Ämtern, Schulen oder Gesundheitsschutzeinrichtungen unzureichend ist, muss man objektiv feststellen, dass Polen in den letzten Jahren einen großen Fortschritt in diesem Bereich gemacht hat. Dank solchen Projekten wie die Zentrale Gewerberegister- und –informationsstelle (siehe S. 42) oder Elektronische Grundbücher (siehe: S. 48) wurden zentrale Register mit zuverlässigen Informationen ins Leben gerufen. Ihre Online-Bereitstellung hat die Effektivität des Staates und die Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs erhöht. Betrachten wir es von der Marktseite her: Das Jahr 2010 war für Unternehmen, die im Auftrag des polnischen öffentlichen Zweiges arbeiten, außerordentlich gut - der Wert von 200 größten Verträgen belief sich auf ca. 2,5 Mrd. Zloty und war dreifach höher als im Jahr 2009. Das vergangene Jahr war nicht mehr so reich, aber der Wert „Top 200“ hat immer noch 2 Mrd. Zloty überschritten. Das Jahr 2013 hat erst angefangen, aber man sieht schon „Bewegung im Geschäft“ – hohen Gewinn bringende Aufträge wurden z.B. vom Zentrum für Informatische Projekte und die Sozialversicherungsanstalt ausgeschrieben. Beachtenswert ist, dass die Regierung dank dem vom Ministerium für Verwaltung und Digitalisierung erarbeiteten Verbesserungsprogramm bis 2015 ca. 3,3 Mrd. Zloty für Optimierungen für die Bürger ausgeben wird (siehe: S. 36).

Information, technologies,. in the public sector,.

lthough the supporters of e-administration often bring attention to the insufficient pace of introduction of the information technologies to the offices, schools or health care centres, one must objectively say that within the recent years Poland has made a progress in this area. Due to such projects as the Central Registration and Information on Business (see: p. 70) or Electronic Land and Mortgage Registers (see: p. 76) there have been central registers created containing verified information. Their online availability has improved the state’s efficiency and increased safety of economic circulation. And this is only the beginning, as the plans of country informatization, e.g. those regarding health care and education, are ambitious. Let’s look at this from the market point of view: year 2010 was particularly favourable for the entities executing contracts for the Polish public sector – the value of 200 largest contracts was ca. 2.5 billion Polish zloty and it was three times higher than in 2009. The previous year wasn’t as good, but still the “Top 200” value exceeded 2 billion zloty. Year 2013 has just begun, but one can already see the “action in business” – profitable contracts have been announced by, for instance, IT Projects Centre and National Insurance Institution. It’s also worth noticing that as a result of the remedial action programme developed by the Ministry of Administration and Digitization, the government will spend ca. 3.3 billion zloty to year 2015 on improvements for the citizens (see: p. 64). There’s something worth fighting for. IT w Administracji

SPIS TREŚCI 06 Sięgamy po dobre wzorce

Rozmowa z Michałem Bonim

08 Administracja publiczna wymyślona na nowo

Eryk Chilmon

12 Bez zbędnych formalności

Rozmowa z Dariuszem Bogdanem

14 Bezpieczny obrót gospodarczy dzięki IT

Artur Pęczak

18 Informatyzacja sprawiedliwości

Rozmowa z Jackiem Gołaczyńskim

20 Władza sądownicza we władaniu IT

Wywiady

Artykuły Bezpieczny obrót gospodarczy dzięki IT 14 CEIDG jest scentralizowanym spisem przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, którzy prowadzą działalność na terenie Polski

Porozmawiaj z miastem 24 Centra obsługi obywatela będą się zmieniać, bo komunikacyjna realność wirtualnego świata ma wielkie pokłady użyteczności

KROK 1 Mieszkaniec telefonuje z zapytaniem na „jeden numer”.

MIESZKANIEC

KROK 3 Ekspert na bieżąco w trakcie przełączenia lub w ustalonym z operatorem późniejszym terminie odpowiada mieszkańcowi na zapytanie.

EKSPERT

Internet w miejskiej przestrzeni publicznej 32 Samorządy coraz chętniej inwestują w nieodpłatny dostęp do Sieci. Takie rozwiązanie funkcjonuje m.in. w Tychach

IT w Administracji

Polska jest państwem cyfrowym i analogowym jednocześnie. Chodzi nam o to, by usług cyfrowych było coraz więcej

Martyna Wilk

23 Wrocław – miasto komunikacji

Rozmowa z Rafałem Dutkiewiczem

24 Porozmawiaj z miastem

06 Michał Boni

Martyna Wilk

Powstanie portal, który będzie umożliwiał realizację procedur z perspektywy zdarzeń życiowych przedsiębiorcy

28 Nowe życie informacji

12 Dariusz Bogdan

30 Shareconomy w Poznaniu

publicznych

Alicja Bar

OPERATOR

2 linia wsparcia

KROK 2 Operator po rozpoznaniu zapytania spoza listy zapytań standardowych informuje mieszkańca o przekazaniu zapytania do eksperta lub terminie oddzwonienia.

UrbanCard to elektroniczna karta zbliżeniowa, która jest nowoczesnym i wielofunkcyjnym nośnikiem usług i produktów 23 Rafał Dutkiewicz

Nie ma odwrotu od udostępniania publicznych zasobów informacyjnych. Zresztą samorządy mogą na tym tylko zyskać 30 Ryszard Grobelny

Rozmowa z Ryszardem Grobelnym

31 Tychy możliwości

Rozmowa z Michałem Gramatyką

32 Internet w miejskiej przestrzeni publicznej

Eryk Chilmon

Inhalt

34 Wir greifen zu guten Mustern

Contents

62 We’re reaching for good examples

Gespräch mit Michał Boni

Interview with Michał Boni

36 Ein neues Gesicht der öffentlichen Verwaltung

64 Public administration conceived anew

Eryk Chilmon

40 Ohne unnötige Formalitäten

Gespräch mit Dariusz Bogdan

68 Without unnecessary formalities

42 Ein sicherer

Interview with Dariusz Bogdan

Wirtschaftsverkehr dank IT

Artur Pęczak

70 Safe economic circulation provided by IT

46 Informatisierung der Justiz

Artur Pęczak

Gespräch mit Jacek Gołaczyński

74 Informatization of justice 48 Das Gerichtswesen

Interview with Jacek Gołaczyński

in Gewalt der IT

Martyna Wilk

76 Jurisdiction under the rule of IT

51 Wrocław – eine

Martyna Wilk

Kommunikationsstadt

Gespräch mit Rafał Dutkiewicz

79 Wrocław – the city of communication

52 Sprechen Sie mit der Stadt

Interview with Rafał Dutkiewicz

Martyna Wilk

80 Talk to the city 54 Ein neues Leben öffentlicher

Martyna Wilk

Informationen

Alicja Bar

84 New life of public information

56 Shareconomy in Poznań

Alicja Bar

Gespräch mit Ryszard Grobelny

86 Shareconomy in Poznań 57 Tychy – eine Stadt guter

Interview with Ryszard Grobelny

Möglichkeiten

Gespräch mit Michał Gramatyka

87 Tychy of possibilities

Interview with Michał Gramatyka

58 Das Internet im öffentlichen Raum der Stadt

EDITORIAL OFFICE ADDRESS ul. T. Kościuszki 29/2, 50-011 Wrocław tel. +48 71 797 28 46, faks +48 71 797 28 16 INTERNET ADDRESS www.itwadministracji.pl redakcja@itwadministracji.pl CHIEF EDITOR Jacek Orłowski jacek.orlowski@itwadministracji.pl MANAGING EDITOR Martyna Wilk martyna.wilk@itwadministracji.pl EDITOR Eryk Chilmon eryk.chilmon@itwadministracji.pl TEAM OF EXPERTS dr Jan Byrski, dr hab. Paweł Fajgielski, Jarosław Feliński, dr hab. Mariusz Jabłoński, dr Sylwia Kotecka, dr Grzegorz Sibiga, Wojciech Werra, dr Krzysztof Wygoda PROOFREADING Urszula Włodarska GRAPHIC DESIGN AND TYPESETTING Marcin Szewczyk dtp@presscom.pl PUBLISHER PRESSCOM Sp. z o.o. ul. T. Kościuszki 29, 50-011 Wrocław www.presscom.pl, biuro@presscom.pl PRESIDENT OF THE MANAGEMENT BOARD Paweł Podkański PUBLISHING DIRECTOR Daniel Sokołowski ADVERTISING Mikołaj Marzec tel. +48 71 797 48 05 mikolaj.marzec@presscom.pl Katarzyna Skałecka tel. +48 71 797 48 21 katarzyna.skalecka@presscom.pl Małgorzata Dziubańska tel. +48 71 797 48 17 malgorzata.dziubanska@presscom.pl SPONSORSHIP Jacek Śmieszek-Świętalski tel. +48 71 797 28 30 jacek.smieszek@presscom.pl SUBSCRIPTION tel. +48 71 797 28 34 prenumerata@itwadministracji.pl Bank Zachodni WBK S.A. 96 1090 1522 0000 0001 0162 2418 Issue: 6000 copies Cover: Dominik Stańda Translations: Vision Jobs The publisher is a member of the Chamber of Press Publishers

88 Internet in the municipal public space

Eryk Chilmon

The publisher and editorial office do not bear liability for the content of advertisements and announcements.

IT w Administracji

Wywiad

Sięgamy po dobre wzorce „Sieć wzajemnych powiązań i uzależnień między poszczególnymi obszarami działania administracji jest na tyle złożona, że żaden z nich nie może funkcjonować w pełni samodzielnie. Dlatego chcemy podejść do informatyzacji w sposób zintegrowany”. Rozmowa z Michałem Bonim, ministrem administracji i cyfryzacji

IT w Administracji: Czy Polska jest już krajem cyfrowym, czy jeszcze analogowym? Michał Boni: Polska jest państwem cyfrowym i analogowym jednocześnie. Jako państwo mamy już wiele cyfrowych usług, takich jak księgi wieczyste, KRS, e-podatki, eWUŚ, ale też jeszcze sporo usług całkiem analogowych. Chodzi o to, by tych pierwszych było coraz więcej. Nasze społeczeństwo jako całość oraz biznes coraz lepiej wykorzystują technologie cyfrowe, a młodzi ludzie są – podobnie jak w innych europejskich krajach – „cyfrowymi tubylcami”. Nam zależy na tym, by na każdym polu wykorzystywać szanse, jakie daje cyfrowość. Obecnie pracujemy nad Programem Operacyjnym „Polska Cyfrowa”, w którym przedstawimy całościowy plan rozwoju cyfrowego. Wiemy, że bardzo ważne są postępy w e-administracji: wprowadzenie systemu eWUŚ pokazało, że informatyzacja na zasadzie sprawnych, dobrze skoordynowanych kroków przynosi efekty. To przykładowy projekt pokazujący istotę zmian, na których nam zależy – całościowy plan rozwoju e-administracji przedstawimy też niedługo w Programie Zintegrowanej Informatyzacji Państwa 2.0+. W 2011 r., inaugurując działanie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, wspomniał Pan o konieczności uprząt-

IT w Administracji

nięcia stajni Augiasza. Czy „stajnia” jest już czysta? Kiedy późną jesienią 2011 r. zaczęliśmy się przyglądać wielkim projektom e-administracyjnym, stało się jasne, że nieprawidłowości mogą stać się dla Komisji Europejskiej powodem do wstrzymania funduszy na te projekty. I tak, niestety, się stało. Ale przygotowany przez MAC raport Państwo 2.0 i plan naprawczy zaradziły temu problemowi. Po wdrożeniu zmian projekty realizowane są coraz lepiej, co potwierdziła KE, odblokowując we wrześniu ubiegłego roku ich finansowanie. Na usprawnienia dla obywateli będziemy mogli wydać do końca perspektywy finansowej, czyli do 2015 r., 3,3 mld zł. To ważne, bo oznacza możliwość realizacji konkretnych usprawnień, na które inaczej trudno byłoby znaleźć środki. Wprowadzimy np. nowe funkcjonalności CEIDG, systemu podatkowego, celnego, elektronicznego wsparcia dla opieki społecznej (Emp@tia). Jednak, jak dobrze wiemy, nie jest tak, że sprząta się stajnię raz na zawsze – to jest stały proces pilnowania porządku, którego istotny etap zakończyliśmy. Projekty informatyczne można uznać za inwestycje wysokiego ryzyka. Chodzi nie tylko o koszty, ale także o terminy. Czy trzeba się pogodzić

z tym, że większość rozwiązań będzie wchodzić w życie z opóźnieniem? Nie ma zgody na opóźnienie wdrażania rozwiązań informatycznych, ale dotychczasowe doświadczenie wskazuje, że trudno jest zrealizować – szczególnie duże – projekty na czas. Dlatego sięgamy po dobre wzorce, by pokazywać, co można robić lepiej. Dotychczas koncentrowano się na tym, czego nie wolno albo nie powinno się robić, realizując zamówienie publiczne. Czas zacząć propagować właściwe podejście, wskazywać, jak powinno się postępować, żeby osiągnąć cel. Także w krajach o długiej tradycji i utrwalonych procedurach zamówień publicznych dochodzi do opóźnień. Jako przykład można podać Wielką Brytanię, gdzie cykl zamówienia publicznego na duży system informatyczny wynosi 2,5 roku. Również dlatego Wielka Brytania idzie w kierunku mniejszych, łatwiejszych do zarządzania projektów – my też będziemy iść w tę stronę. Rząd przyjął założenia zmian w ustawie o informatyzacji. Co przyniesie ta nowelizacja? Przede wszystkim ma ułatwić kontakty obywateli z urzędami. E-usług ma być więcej, a procedury mają być szybsze. Wszyscy oszczędzimy czas i pieniądze, jeśli rzadziej będziemy musieli osobiście stawiać się w urzędzie. Nowelizacja nało-

Wydanie specjalne

Wywiad

Michał Boni jest absolwentem Uniwersytetu Warszawskiego, obronił pracę doktorską z socjologii kultury. Po 1989 r. pełnił wiele funkcji publicznych, m.in. był szefem Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej w rządzie Jana Krzysztofa Bieleckiego. Został powołany na urząd ministra administracji i cyfryzacji w listopadzie 2011 r. Wśród jego obowiązków znajduje się nadzór nad prowadzeniem działań związanych z opracowywaniem i opiniowaniem kierunków i programów strategicznych w zakresie społeczeństwa informacyjnego, a także nad sprawami związanymi z przeciwdziałaniem wykluczeniu cyfrowemu.

Fot. archiwum

ży na urzędy obowiązek posługiwania się elektroniczną skrzynką podawczą, spełniającą określone standardy (dziś zdarzają się skrzynki podawcze, które odrzucają pisma), pozwoli na wystawianie w portalu ePUAP także usług wykonywanych przez inne podmioty, o ile realizują zadania publiczne, rozszerzy sieć punktów potwierdzania profilu zaufanego ePUAP na placówki Poczty Polskiej i banki. Na podmioty publiczne zobowiązane do ustalania wzorów pism zostanie też nałożony obowiązek zgłaszania wzorów dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, a następnie przekazywania opisu usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu tego wzoru w celu umieszczenia go w katalogu usług na ePUAP oraz udostępnienia formularza elektronicznego. To pierwszy krok w stronę potrzebnych zmian – następny będzie już niedługo.

Czy jest możliwe zrealizowanie oczekiwań społecznych, np. umówienie terminu wizyty u lekarza, bez kompleksowej i zintegrowanej informatyzacji administracji państwowej? Być może to możliwe, ale trudno wówczas mówić o w pełni sprawnej i niezawodnej obsłudze, bo nieuniknione będzie stosowanie tzw. protez, czyli rozwiązań zastępczych. Sieć wzajem-

nych powiązań i uzależnień pomiędzy poszczególnymi obszarami działania administracji jest na tyle złożona, że żaden z nich nie może funkcjonować w pełni samodzielnie. Dlatego w takiej sytuacji chcemy podejść do informatyzacji w sposób zintegrowany, uwzględniający uporządkowanie rejestrów publicznych i zapewnienie sprawnego korzystania z zawartych w nich danych, zagwarantowanie interoperacyjności, przygotowanie z odpowiednim wyprzedzeniem podstaw prawnych dla wprowadzanych rozwiązań oraz zapewnienie ram organizacyjnych budowy systemu informacyjnego państwa, gdzie każdy

wewnątrz administracji państwowej: rządowej i samorządowej.

W jaki sposób wspierać rozwój komputeryzacji administracji publicznej i podnosić kompetencje cyfrowe urzędników i obywateli? Doświadczenie wskazuje, że najważniejsze jest przełamanie bariery mentalnej. Obecnie nie chodzi już o komputeryzację, rozumianą jako zastosowanie komputerów do wspomagania realizacji zadań na stanowisku pracy, bo ten etap mamy za sobą. Teraz należy w umiejętny sposób korzystać z zasobów informacji do celów zarządczych, do usprawnienia działalności gospodarczej, pogłębiania wiedzy itd. Do tego potrzebna jest informacja o zasobach informacji oraz o usługach dostępnych w Sieci i o sposobie docierania do nich. To dlatego naszym zdaniem cały proces cyfryzacji opiera się na trzech filarach – nie tylko na zapewnianiu dostępu do Sieci, tworzeniu zasobów i usług, lecz także na wspieraniu umiejętności cyfrowych obywateli. Jednak podnoszenie umiejętności cyfrowych nie może polegać wyłącznie na takich „kursach obsługi” – każdy z nas za kilka lat będzie używał programów, aplikacji i urządzeń, które dziś jeszcze nie istnieją, i do tego należy się przygotować. Wszyscy musimy się więc nauczyć, jak cały czas uczyć się nowych rzeczy. Tę wiedzę najlepiej zdobywać od pierwszych lat szkoły aż do końca aktywności zawodowej. Dlatego realizu-

Nasze społeczeństwo jako całość oraz biznes coraz lepiej wykorzystują technologie cyfrowe, a młodzi ludzie są – podobnie jak w innych europejskich krajach – „cyfrowymi tubylcami”. Nam zależy na tym, by na każdym polu wykorzystywać szanse, jakie daje cyfrowość. resort czy też jednostka będą miały określone miejsce i wyznaczony zakres odpowiedzialności. Ważna jest również budowa kompetencji cyfrowych w administracji oraz w społeczeństwie, w tym pośród przedsiębiorców. Materia, w której się poruszamy, jest złożona i wymaga ścisłej współpracy także

jemy taki program jak „Cyfrowa Szkoła”, służący rozwijaniu kompetencji uczniów i nauczycieli w zakresie stosowania technologii informacyjnych i komunikacyjnych, czy też program „Latarnicy Polski Cyfrowej” – dla osób z pokolenia 50+. Rozmawiał Eryk Chilmon

IT w Administracji

CeBIT 2013

Administracja publiczna wymyślona na nowo E-USŁUGI Realizowane przez Polskę projekty teleinformatyczne mają przenieść administrację kraju w erę cyfrowych decyzji. E-usług jest już całkiem sporo, więc teraz najważniejszym zadaniem wydaje się przekonanie obywateli do korzystania z nich.

Eryk Chilmon

nternet zrewolucjonizował życie społeczne i gospodarcze. Trudno dziś wyobrazić sobie świat np. bez elektronicznej bankowości. Nie dziwi więc to, że również administracja publiczna stale wdraża kolejne rozwiązania IT, ponieważ od nich w coraz większym stopniu będzie zależeć funkcjonowanie całego państwa. Zarówno polska władza centralna, jak i władza samorządowa zdają sobie sprawę z tego, jak wielką szansą i jednocześnie wyzwaniem jest stworzenie sprawnej e-administracji. Zbudowano już wiele narzędzi, które mają zwiększyć efektywność pracy urzędów i ułatwić życie obywatelom. Wciąż też powstają nowe rozwiązania. Niezwykle istotne z punktu widzenia uporządkowania i koordynacji wszystkich działań w zakresie informatyzacji administracji publicznej było powołanie do życia 21 listopada 2011 r. Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji (MAC). Nowy resort na samym początku działania musiał zmierzyć się z trudnym zadaniem, jakim było zażegnanie groźby

IT w Administracji

zablokowania funduszy UE na realizację projektów istotnych dla informatyzacji kraju w ramach 7. osi priorytetowej Programu Innowacyjna Gospodarka. Sukces inicjatywy MAC pod nazwą „czyszczenie stajni Augiasza” pozwolił zapewnić środki desygnowane przez Komisję Europejską na tworzenie usług cyfrowych dla obywateli. Do końca 2015 r. Polska może przeznaczyć na ten cel 3,3 mld zł. Bliższe przyjrzenie się kilku wdrożonym już rozwiązaniom pozwala ocenić, w którym miejscu na drodze do informatyzacji usług znajduje się w tej chwili polska administracja publiczna.

Platforma integrująca Kluczowym elementem całego systemu cyfrowej administracji jest Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP). System ma zapewnić komunikację między obywatelami i przedsiębiorcami a administracją oraz między instytucjami administracji publicznej. Ma również pełnić funkcję brokera dostępowego dla usług realizowanych przez inne systemy i inne instytucje, który będzie integrował zasoby in-

formatyczne i umożliwiał komunikację między systemami. Za pomocą ePUAP już dziś można załatwić wiele spraw urzędowych. Wystarczy zalogować się na stronie www.epuap. gov.pl i wypełnić wniosek. Ilość i rodzaj spraw możliwych do załatwienia drogą elektroniczną określają niezależnie poszczególne placówki. Elektroniczne podanie podpisuje się za pomocą certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP, czyli bezpłatnej metody potwierdzania tożsamości w elektronicznych kontaktach z administracją. Można więc określić ePUAP mianem scentralizowanego systemu informatycznego, pozwalającego podmiotom publicznym na udostępnianie obywatelom swoich usług przez internet. – Profil zaufany to krajowe rozwiązanie, unikatowe na skalę europejską. Jest to innowacyjne podejście do uwierzytelniania obywateli w systemach administracji (nie tylko w systemie ePUAP, lecz także m.in. w systemach PUE ZUS czy CEIDG,) w szybki i przede wszystkim bezpieczny sposób – podkreśla Agnieszka Boboli, dyrektor Centrum Projektów Informatycznych.

Wydanie specjalne

ePUAP eliminuje konieczność konstruowania przez podmioty publiczne własnych systemów kontaktu obywateli z instytucją oraz załatwiania urzędowych spraw przez Sieć. Udostępnia też funkcje elektronicznej skrzynki podawczej (ESP), dzięki czemu podmioty administracji publicznej mogą wywiązać się z ustawowego obowiązku przyjmowania dokumentów w postaci elektronicznej.

Warte wyróżnienia Rozwój publicznych e-usług w ostatnich latach w Polsce był bardzo szybki, a za sprawą funduszy unijnych będzie jeszcze szybszy. Co oczywiste, wśród systemów implementowanych w ramach polskiej administracji publicznej są zarówno innowacyjne i udane systemy, jak i takie, które wymagają korekt i dopracowania. Wojciech Cellary, kierownik Katedry Technologii Informacyjnych na Wydziale Informatyki i Gospodarki Elektronicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, a jednocześnie ekspert Komisji Europejskiej, wskazuje na trzy, wyróżniające się jego zdaniem wdrożenia, które z powodzeniem można zaliczyć do tej pierwszej grupy: system służący spisowi powszechnemu przygotowany przez Główny Urząd Statystyczny, E-sąd (patrz: s. 20) oraz system płatności międzynarodowych w Narodowym Banku Polskim (NBP). Szczególnie to ostatnie wdrożenie zasługuje na nieco więcej uwagi, ponieważ eksperci wskazują na jego wysoki poziom zaawansowania i integracji z rozwiązaniami unijnymi. W wyniku uruchomienia systemu SORBNET-EURO i systemu EuroELIXIR oraz uczestnictwa NBP najpierw w systemie TARGET, a następnie TARGET2, a także w systemie STEP2 oraz EURO1 polski system płatniczy został połączony z systemami płatniczymi funkcjonującymi w Unii Europejskiej. – NBP był pierwszym uczestnikiem systemu TARGET spośród banków centralnych 10 nowych krajów Unii Europejskiej. Dzięki przystąpieniu do systemu TARGET, a potem przejściu do systemu TARGET2 mógł udostępnić bankom rozwiązanie alternatywne wobec stosowanej dotychczas bankowości korespondenckiej oraz bezpośrednio wpływać

na efektywność rozliczeń w euro, szczególnie na skrócenie czasu realizacji płatności transgranicznych i znaczną redukcję ryzyka – mówi Adam Tochmański, dyrektor Departamentu Systemu Płatniczego w NBP. Uczestnictwo polskiego banku centralnego w systemie TARGET2 umożliwia ponadto stopniowe przygotowanie się NBP, polskich banków komercyjnych, Krajowej Izby Rozliczeniowej i Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych do zasad i procedur rozliczeniowych oraz standardów technicznych obowiązujących w strefie euro.

Deklaracje przez internet Chociaż składanie deklaracji papierowych wciąż pozostaje najpopularniejszym sposobem rozliczania się podatników, Polacy coraz chętniej rozliczają się przez internet. System e-Deklaracje to platforma internetowa uruchomiona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia podatnikom i płatnikom składanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów skar-

Nagrodzony system Podczas Europejskiego Kongresu Kardiochirurgów i Torakochirurgów (EACTS) w październiku 2012 r. w Barcelonie wyróżniony został Krajowy Rejestr Operacji Kardiochirurgicznych KROK. Europejscy liderzy kardiochirurgii uznali KROK za rozwiązanie wzorcowe i warte naśladowania. Rejestr jest najważniejszym i najrzetelniejszym źródłem informacji na temat zabiegów kardiochirurgicznych przeprowadzanych na dzieciach i dorosłych w Polsce. Gromadzi dane o liczbie wykonywanych operacji, a także o ich rodzaju i wynikach. Do wprowadzania danych do KROK zobowiązane są umową z Ministerstwem Zdrowia wszystkie polskie ośrodki kardiochirurgii. Dane przekazywane są online, podlegają zewnętrznej i wewnętrznej weryfikacji. Procedury te umożliwiają stałe monitorowanie dostępności i jakości świadczeń kardiochirurgicznych w Polsce.

bowych drogą elektroniczną. System ten daje obywatelom możliwość przekazywania do urzędu skarbowego deklaracji, zeznań, informacji, wniosków, zawiadomień, zgłoszeń związanych z podatkami PIT, CIT, VAT i innych. Łącznie naliczyć można kilkadziesiąt dokumentów. Co roku sukcesywnie rośnie liczba deklaracji składanych drogą elektroniczną. W ubiegłym roku w ten sposób zostało wysłanych ponad 2 mln zeznań podatkowych PIT. W stosunku do roku 2011 liczba deklaracji wzrosła o ok. 1 mln. Tym, co wyróżnia ten system, jest brak konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Obywatel potwierdza swoją tożsamość, podając, oprócz podstawowych danych, kwotę przychodu wynikającą z zeznania lub rocznego obliczenia podatku za rok podatkowy deklaracji o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym jest składana deklaracja. W 2015 r. ma ruszyć system „e-podatki”, znacznie rozszerzający możliwości sieciowego kontaktu z administracją skarbową. Dla obywateli największym ułatwieniem może być wstępnie wygenerowana deklaracja podatkowa. Dziś każdy sam musi zebrać dane o swoich zarobkach i odprowadzonych zaliczkach, po czym wpisać je do formularza. W nowym systemie to władze skarbowe zaproponują, jak ma wyglądać roczny PIT danej osoby.

Ułatwienia dla ubezpieczonych Jednym z najbardziej oczekiwanych przez obywateli systemów informatycznych była Platforma Usług Elektronicznych (PUE), która funkcjonuje w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) od 14 czerwca 2012 r. Jest to największe przedsięwzięcie tej instytucji w zakresie e-usług, a jego głównym założeniem jest poszerzenie dostępu klientów do usług ZUS świadczonych drogą elektroniczną. Centralnym elementem systemu jest Nowy Portal Informacyjny (NPI), w którym ZUS zamieszcza treści ogólnodostępne, przeznaczone dla wszystkich usługobiorców, oraz treści dostępne dla usługobiorców zarejestrowanych. Bez rejestracji można korzystać z wirtualnego

IT w Administracji

CeBIT 2013

doradcy i wirtualnego inspektoratu. Wirtualny doradca, czyli awatar, po wpisaniu pytania przez użytkownika w odpowiednim oknie udziela na nie odpowiedzi w czasie rzeczywistym. Natomiast wirtualny inspektorat to usługa przedstawiająca klientom, jak zorganizowana jest obsługa w jednostkach ZUS. Dostępny jest również czat z konsultantem COT oraz możliwość zadawania pytań, na które klient uzyskuje odpowiedź mailową. Zainteresowanie e-usługami ZUS stale rośnie, a w szczególności pod koniec ubiegłego roku dało się zauważyć intensywniejszy wzrost liczby użytkowników PUE. Według stanu na 16 grudnia 2012 r. założonych zostało prawie 52 tys. profili PUE.

Cyfrowa pomoc społeczna W 2008 r. został zainicjowany projekt „Emp@tia – Platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia społecznego”, stanowiący reakcję na trudności dotyczące świadczenia usług w obszarze zabezpieczenia społecznego. Podstawowe problemy jednostek administracji publicznej związane były z brakiem integracji systemów teleinformatycznych, co powodowało brak możliwości szybkiego pozyskania informacji niezbędnych do efektywnego funkcjonowania i monitorowania pracy jednostek administracji, nieefektywny przepływ informacji pomiędzy jednostkami oraz instytucjami współpracującymi. Brak współpracy systemów informatycznych powodował niewystarczającą dostępność usług świadczonych przez administrację obszaru zabezpieczenia społecznego, niejednolity poziom świadczenia tych usług i wydłużał załatwianie sprawy w urzędzie. Realizacja projektu miała ten stan rzeczy zmienić. – Jego beneficjentami są zarówno osoby korzystające ze świadczeń zabezpieczenia społecznego i rodziny, w tym osoby niepełnosprawne, których liczbę szacuje się na ponad 5 mln, jak i pracownicy instytucji zaangażowanych w dystrybucję tych świadczeń. Na rzecz osób wymagających wsparcia pracuje ponad 40 tys. urzędników z około 11 tys. jednostek na wszystkich poziomach administracji. Można również powiedzieć, że projekt

IT w Administracji

3,3 mld zł z Programu Innowacyjna Gospodarka może przeznaczyć Polska do końca 2015 r. na projekty informatyczne w administracji publicznej.

ewidencyjnych), opracowania ortofotomap lotniczych i satelitarnych, dane o przebiegu granic jednostek podziału terytorialnego państwa, a także dane z państwowego rejestru nazw geograficznych. W portalu znajdują się informacje geoprzestrzenne w formie przekierowań lub wskazań do danych zewnętrznych (dowolne serwisy z danymi przestrzennymi zarejestrowane w systemie). Może on funkcjonować również jako punkt dostępowy do danych wskazujący źródło danych (tzw. one stop).

Standaryzacja i integracja jest skierowany do przedsiębiorców. Mam na myśli dostawców usług związanych z realizacją świadczeń w obszarze zabezpieczenia społecznego – tłumaczy Katarzyna Kosiewicz z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, kierownik projektu Emp@tia.

Otwarcie danych przestrzennych Dzięki projektowi GEOPORTAL.GOV. PL urzędy, firmy i obywatele uzyskali bezpłatny dostęp do aktualnych danych przestrzennych. Za sprawą dyrektywy INSPIRE, która położyła podwaliny pod europejski system wymiany informacji o przestrzeni, Główny Urząd Geodezji i Kartografii udostępnił rządowy Geoportal zgodny z założeniami tej dyrektywy. Projekt stanowi infrastrukturę węzłów Krajowej Infrastruktury Informacji Przestrzennych (KIIP), współpracujących ze sobą i świadczących usługi – od wyszukiwania i udostępniania danych aż do ich analizy. Geoportal pełni rolę brokera, udostępniającego użytkownikom dane i usługi geoprzestrzenne poprzez wyszukanie żądanych informacji. Jednym z wymagań zbudowanego rozwiązania jest zapewnienie interoperacyjności rozumianej jako możliwość współdziałania węzłów infrastruktury niezależnie od platformy sprzętowej, systemowej i programowej. Projekt GEOPORTAL.GOV.PL udostępnia opracowania i dane geoprzestrzenne, w tym m.in. dane o charakterze katastralnym (zawierające informacje dotyczące geometrii działek

Przegląd wybranych wdrożeń uzmysławia, jak szeroki jest zakres wprowadzanych zmian i jak wielu dziedzin dotyczy. Jednak nie można tracić z pola widzenia głównego celu tej zakrojonej na ogromną skalę reformy administracji. Sensem informatyzacji jest poprawa życia obywateli, natomiast jej realną miarą są korzyści dla obywatela, a nie np. ilość zakupionego sprzętu czy wydanych pieniędzy. Tylko w ten sposób można ocenić, czy wprowadzane zmiany przynoszą efekty. Ale żeby obywatele mogli korzystać z informatyzacji, trzeba też wykonać tę mniej widoczną pracę – optymalizację procesów i procedur. Informatyzowanie prostych i użytecznych usług, które mogą ułatwić życie dużym grupom obywateli w krótkim czasie, jest jak najbardziej uzasadnione, jednak niezbędna jest standaryzacja procesów i procedur formalnych, ponieważ zdecydowana większość usług obejmuje wiele urzędów, a zwłaszcza ogromną ilość danych, jakie znajdują się w prowadzonych przez urzędy systemach ewidencyjnych i rejestrowych. Bez integracji usług i optymalizacji procesów będziemy mieli do czynienia wyłącznie z „uzupełnianiem danych” przez klienta, a także wydawaniem zaświadczeń i poświadczeń. Dobrym przykładem obszaru zintegrowanych usług jest jednolity system katastralny obejmujący Nową Księgę Wieczystą, Ewidencję Gruntów i Budynków i gminne systemy podatku od nieruchomości powiązane z rejestrami PESEL i TERYT. Zgodnie z zapowiedziami MAC właśnie w tym kierunku będzie zmierzać polska e-administracja.

Wydanie specjalne Advertorial

Technopark Pomerania – przestrzeń dla rozwoju innowacyjnego biznesu Specyfikacja techniczna Centrum Danych Obiekt: • powierzchnia użytkowa: 1.700 m2 • powierzchnia komór serwerowych: 602 m2 • instalacja 170 szaf serwerowych 47U • Powierzchnia magazynowa i techniczna • winda towarowa Zasilanie: • zasilanie średniego napięcia z 2 różnych GPZ, biegnące różnymi trasami • oddzielne trafostacje • systemy UPS, generator prądotwórczy

Szczecińskie serce nowych technologii Technopark Pomerania jest kluczową dla Szczecina i regionu organizacją, wspierającą rozwój innowacyjnych mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw. Położony w centrum miasta, wśród parków i terenów rekreacyjnych, sąsiaduje z najdynamiczniej rozwijającymi się północnymi dzielnicami Szczecina. Działalność instytucji wpisuje się w strategiczną wizję rozwoju miasta, ukierunkowaną na wspieranie innowacyjnej przedsiębiorczości oraz budowanie gospodarki opartej na wiedzy.

Dynamiczny rozwój innowacyjnych firm Dzięki nowoczesnej i rozbudowywanej infrastrukturze oraz kompleksowym programom wsparcia, w Technoparku Pomerania tworzone są najlepsze warunki dla dynamicznego rozwoju firm z branży ICT – od inkubacji dla początkujących tzw. start-up’ów, do wzmacniania funkcjonujących już na rynku przedsiębiorstw. W chwili obecnej, w zmodernizowanym w 2010 roku pierwszym budynku Technoparku Pomerania, prowadzi działalność 21 firm. Przedsiębiorcy korzystają z szeregu usług wsparcia oferowanych przez park, wśród których wymienić moż-

na m.in. programy doradcze dostosowane indywidualnie do potrzeb przedsiębiorców, organizowanie szkoleń i wydarzeń branżowych, ułatwianie nawiązywania współpracy ze środowiskiem naukowym, usługi prawne i księgowe czy pomoc w pozyskiwaniu finansowania zewnętrznego. Ponadto Technopark Pomerania przygotowuje studia wykonalności, projekty techniczne oraz biznesplany dla projektów informatycznych. Jak dotychczas zrealizowano blisko 20 projektów IT dla samorządów w całej Polsce.

Inspirująca infrastruktura W 2013 roku infrastruktura Technoparku Pomerania powiększy się o trzy nowe budynki, które obejmą przestrzeń biurową i konferencyjną dla rozwoju kolejnych kilkudziesięciu innowacyjnych firm oraz Centrum Danych. Serwerownia będzie największym tego typu obiektem w regionie oraz jednym z większych w Polsce. Świadczenie usług w modelu cloud computing umożliwi lokalnym firmom oraz instytucjom publicznym rozwijanie działalności bez konieczności inwestowania w infrastrukturę informatyczną. Instalacją szaf serwerowych oraz systemu chłodzenia serwerowni zajmie się partner technologiczny Technoparku Pomerania – firma Rittal, która jest wiodącym w skali

Chłodzenie: • energooszczędna klimatyzacja wykorzystująca technologię stand by Free Cooling plus, urządzenia o najwyższym stopniu dostępności zaprojektowane dla standardu TIER III i IV • standardowe skalowalne moce chłodnicze na szafę Rack do 5 kW, 10 kW, 15 kW, 25 kW z redundancją w tym samym zakresie mocy Ochrona przeciwpożarowa: • system detekcji pożaru z gazowym systemem gaśniczym • system wczesnej detekcji dymu oparty na detektorach laserowych Bezpieczeństwo: • centralny, całodobowy system monitoringu CCTV • system strefowej kontroli dostępu Łączność: • światłowodowe połączenia do kilku operatorów telekomunikacyjnych.

światowej dostawcą kompletnych systemów i rozwiązań modułowych efektywnych energetycznie dla centrów obliczeniowych – począwszy od szaf, rozdziału mocy i klimatyzacji, aż po innowacyjne koncepcje bezpieczeństwa fizycznego i zabezpieczania danych systemów infrastruktury IT. IT w Administracji

1111

CeBIT 2013

Wywiad

Bez zbędnych formalności „Elektroniczny obieg danych z wniosków oraz możliwość wyboru dowolnego urzędu gminy, w którym można złożyć wniosek, ograniczyły czas i zminimalizowały koszty rejestracji firmy. Ponadto zwiększone zostało bezpieczeństwo obrotu gospodarczego”. Rozmowa z Dariuszem Bogdanem, wiceministrem gospodarki

IT w Administracji: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to jeden z lepiej przygotowanych i zrealizowanych projektów informatycznych w Polsce w ostatnich latach. Co Pana zdaniem przyczyniło się do sukcesu CEIDG? Dariusz Bogdan: Za powodzeniem CEIDG stoi sama idea tego przedsięwzięcia. Projekt ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej, upraszcza stosowanie związanego z nią prawa oraz usprawnia funkcjonowanie samej administracji. Zwiększone zostało także bezpieczeństwo obrotu gospodarczego poprzez centralne udostępnianie informacji m.in. o koncesjach, licencjach, zezwoleniach i wpisach do rejestru działalności regulowanej. Myślę, że jednym z istotnych czynników składających się na niewątpliwy sukces CEIDG było z pewnością zaangażowanie i determinacja zespołu projektowego. Przy budowie CEIDG współpracowało wielu ekspertów z Ministerstwa Gospodarki oraz innych resortów centralnych, a także urzędów gmin. Podczas budowy CEIDG okazało się, że konieczna jest zmiana przepisów. Zmiana prawa to jednak proces długotrwały i w pewnym sensie ryzykowny. Czy nie bał się Pan, że wpłynie to negatywnie np. na terminowość realizacji projektu?

IT w Administracji

Aby wdrożyć sprawny system w terminie, musieliśmy udoskonalić przepisy, odzwierciedlając nowe możliwości techniczne i uwarunkowania organizacyjnoprawne tworzonego rejestru centralnego. Na szczęście parlament przyjął większość zaproponowanych zmian. Bez tych reform system nie realizowałby swoich podstawowych celów oraz misji Ministerstwa Gospodarki zmierzającej do stworzenia najlepszych warunków do prowadzenia działalności gospodarczej w Europie.

w CEIDG oraz KRS. Proces rejestracji firmy stał się transparentny dzięki zintegrowanemu formularzowi rejestracyjnemu CEIDG-1. Ponadto CEIDG jest bezpośrednio połączona z 10 różnymi instytucjami uczestniczącymi w procesie rejestracji działalności gospodarczej. Ministerstwo Gospodarki nawiązało bezpośrednią współpracę z każdą z tych instytucji, podpisując porozumienia gwarantujące zachowanie zasad wzajemnej współpracy oraz poziomu świadczonych na rzecz przedsiębiorców usług.

W jaki sposób CEIDG przyczynia się do wzrostu bezpieczeństwa obrotu gospodarczego w Polsce i Unii Europejskiej? Zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego odbywa się m.in. poprzez dostarczenie oraz transparentność informacji publikowanej na ogólnodostępnej stronie CEIDG. Wpisy publikowane w CEIDG są weryfikowane przez kilka urzędów i obrazują obecny status przedsiębiorcy. Sprawdzana jest tożsamość składającego wniosek oraz ewentualne zakazy prowadzenia działalności gospodarczej. Od 1 lipca 2012 r. w CEIDG zostały udostępnione informacje o wszystkich rejestrach działalności reglamentowanej (licencje, koncesje, zezwolenia, wpisy do rejestrów działalności regulowanej) dotyczące przedsiębiorców wpisanych

W jakim zakresie z CEIDG mogą korzystać obcokrajowcy? Jakie korzyści z funkcjonowania centralnej ewidencji mają przedsiębiorcy spoza Polski? Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej rejestracji w CEIDG bez dodatkowych formalności mogą dokonywać obywatele wszystkich państw członkowskich UE oraz obywatele Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Konfederacji Szwajcarskiej, jak również USA. W wypadku innych osób ustawa szczegółowo precyzuje dodatkowe wymagania, jakie należy spełnić – jednym z nich jest np. posiadanie Karty Polaka lub zezwolenia na osiedlenie się. Jeśli nic nie budzi wątpliwości, weryfikacja przebiega automatycznie. W sytuacjach niejednoznacznych wniosek jest analizowany przez pracowników organu rejestrowego. Zasady samej rejestracji

Wydanie specjalne

Wywiad

Dariusz Bogdan od 2007 r. pełni funkcję wiceministra gospodarki. Aktywnie działa w kilku komisjach sejmowych. Jest też przewodniczącym Zespołu Gospodarki Elektronicznej, Rady Nadzorczej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, Komitetu do Spraw Umów Offsetowych, a także współprzewodniczącym Zespołu Trójstronnego Przemysłu Zbrojeniowego. Ukończył Wydział Mechatroniki Politechniki Warszawskiej, a następnie studia podyplomowe w zakresie Telekomunikacji, Informatyki i Zarządzania na Wydziale Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej

Fot. archiwum

są jednakowe dla wszystkich – polskich i zagranicznych przedsiębiorców. Obcokrajowcy mogą również wybrać wersję angielską aplikacji. Od zakładającego firmę wymagamy podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub stawiennictwa w dowolnym urzędzie gminy lub miasta. Można też zarejestrować się listownie, ale wtedy wymagane jest notarialne potwierdzenie podpisu, tj. tożsamości przedsiębiorcy.

Uogólniony koszt jednego wpisu w CEIDG to ok. 5 zł, a więc bardzo niewiele. Jakie korzyści finansowe przyniosła CEIDG dla budżetu państwa, biorąc pod uwagę, że projekt kosztował ponad 28 mln złotych? Czy ta inwestycja się nam opłacała? Na początek ważna informacja: wpis do CEIDG jest bezpłatny. Natomiast koszt jednostkowy, wynikający z wartości wytworzenia systemu, jest niski, ale przy prowadzeniu rejestru trudno mówić o bezpośrednich korzyściach finansowych dla budżetu. Raczej jest to optymalizacja i zmniejszenie kosztów administracyjnych. A prawdziwy zysk – szybka i bezpłatna rejestracja firmy – jest po stronie przedsiębiorców. Zamiast chodzić po urzędach i załatwiać formalności, mogą się skupić na prowadzeniu biznesu. A jakie są inne, niefinansowe korzyści z uruchomienia CEIDG?

Jak już wspomniałem, przedsiębiorcy zyskują na czasie. Rejestracja działalności gospodarczej dzięki zintegrowanemu formularzowi skróciła się do kilku minut. Elektroniczny obieg danych z wniosków oraz możliwość wyboru dowolnego urzędu gminy, w którym można złożyć wniosek,

Wraz z wnioskiem o rejestrację firmy wybiera się formę opłacania podatku dochodowego. Można również zarejestrować się jako płatnik VAT. Nasze aspiracje sięgają jednak jeszcze dalej. Chcemy uprościć proces rejestracji firmy do pojedynczego kontaktu z CEIDG. Do tego nowelizacja przepisów umożliwi innym organom dopisywanie zmian danych do CEIDG oraz wyeliminuje konieczność odwiedzania ZUS-u. Ponadto po połączeniu CEIDG z rejestrami koncesji, licencji i zezwoleń przedsiębiorcy nie będą musieli informować poszczególnych rejestrów o wprowadzanych zmianach we wpisie do CEIDG.

Kolejny projekt związany z przedsiębiorczością, który realizuje Ministerstwo Gospodarki, to Pojedynczy Punkt Kontaktowy (PPK) – ma on m.in. ułatwić zakładanie działalności gospodarczej. Na czym to polega? Prowadzenie Punktu Kontaktowego jest ustawowym obowiązkiem Ministra Gospodarki. Wymóg ten jest ponadto efektem wdrożenia dyrektywy dotyczącej usług na rynku wewnętrznym w naszym kraju. Zadaniem punktów, które funk-

Projekt CEIDG ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej, upraszcza stosowanie związanego z nią prawa oraz usprawnia funkcjonowanie samej administracji. ograniczają czas i minimalizują koszty rejestracji. Innym ważnym aspektem − o nim również już była mowa − jest zwiększone bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

CEIDG stała się „interfejsem” do modyfikacji danych w innych rejestrach – GUS-u, Urzędu Skarbowego itd. Ze statystyki wynika, że z tych możliwości aktywnie korzystają przedsiębiorcy. Jakie będą kolejne kroki rozwojowe systemu? To prawda, przedsiębiorca w każdej chwili może online sprawdzić swój wpis i zgłosić potrzebę zmiany lub ewentualne niezgodności ze stanem faktycznym. Zresztą jest do tego ustawowo zobowiązany w ciągu 7 dni od daty zaistnienia zmiany. Formularz zintegrowany CEIDG-1 przekazuje informacje do innych systemów i rejestrów.

cjonują w każdym kraju UE, jest w głównej mierze udostępnianie informacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej w państwach członkowskich, a także umożliwienie realizacji procedur administracyjnych drogą elektroniczną. Zamierzamy powiązać CEIDG z Elektronicznym Punktem Kontaktowym. Dlatego w połączonym portalu ceidg+eugo pod adresem www.biznes.gov.pl powstanie portal Doing Business, który będzie pokazywał i umożliwiał realizację procedur z perspektywy zdarzeń życiowych przedsiębiorcy. Informacje w nim zawarte będą dostępne zarówno po polsku, jak i po angielsku. Liczymy, że dzięki temu narzędziu jeszcze bardziej przybliżymy się do idei Jednolitego Rynku Europejskiego. Rozmawiał Jacek Orłowski

IT w Administracji

CeBIT 2013

Bezpieczny obrót gospodarczy dzięki IT PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ 1 lipca 2011 r. Ministerstwo Gospodarki uruchomiło system CEIDG, dzięki któremu przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi mogą zarejestrować działalność gospodarczą oraz dokonać zmian we wpisie przez internet bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie.

Artur Pęczak

entralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest scentralizowanym spisem przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, którzy prowadzą działalność na terenie Polski.W ramach projektu CEIDG dokonano migracji danych z ewidencji gminnych do ogólnopolskiego rejestru prowadzonego w systemie teleinformatycznym, dzięki czemu wszystkie procedury związane z ewidencją działalności gospodarczej zostały odmiejscowione, co oznacza, że nie zależą dalej od miejsca prowadzenia działalności czy zamieszkania przedsiębiorcy. CEIDG umożliwia zarejestrowanie działalności oraz wprowadzenie zmian we wpisie drogą elektroniczną. Spis ten prowadzony jest w systemie teleinformatycznym przez Ministra Gospodarki i został sfinansowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007−2013.

Jedno okienko przez internet W ramach CEIDG prowadzony jest portal internetowy firma.gov.pl, w którym przyszli i obecni przedsiębiorcy mogą zarejestrować lub zawiesić firmę, a także wznowić albo zamknąć prowadzoną działalność gospodarczą, czy też zmienić jej rodzaj. Możliwa jest także modyfikacja danych we wpisie w rejestrze przedsiębiorców przez internet bez koniecz-

IT w Administracji

ności osobistej wizyty w urzędzie gminy. Wniosek CEIDG-1 o rejestrację działalności gospodarczej stanowi jednocześnie zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych (ZUS/KRUS), zgłoszenie do Urzędu Skarbowego oraz wniosek o nadanie numeru REGON (GUS). Od 1 stycznia 2012 r. przedsiębiorcy, którzy dysponują bezpiecznym podpisem elektronicznym, mogą dołączyć do wniosku zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne w zakresie podatku od towarów i usług (formularz VAT-R). Wprowadzono również możliwość zawarcia we wniosku o wpis do CEIDG danych pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy. W tym kontekście portal firma.gov.pl stanowi odzwierciedlenie idei jednego okienka, zgodnie z którą wszystkie czynności związane z rejestracją firmy można wykonać w jednym miejscu, w trakcie jednej wizyty w urzędzie. – Celem projektu CEIDG było umożliwienie wykonania całej procedury rejestracji działalności gospodarczej w jednym miejscu, przy minimum formalności i w możliwie krótkim czasie – wyjaśnia Sebastian Christow, dyrektor w Departamencie Gospodarki Elektronicznej Ministerstwa Gospodarki.

Cele projektu Celami ogólnymi projektu CEIDG były: centralizacja bazy ewidencji działalności gospodarczej z możliwością doko-

nywania czynności w rejestrze ewidencji drogą elektroniczną, uproszczenie procedur i skrócenie czasu potrzebnego na założenie firmy, ujednolicenie zasad obsługi przedsiębiorców oraz zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Przykładem ułatwienia wdrożonego w portalu CEIDG jest kreator wniosku. Pomaga on w wypełnieniu elektronicznego formularza CEIDG-1. – Z badań ankietowych, które analizowaliśmy, wynika, że ponad połowa polskiego społeczeństwa w wieku produkcyjnym chce prowadzić swój własny biznes. Niestety, przeważająca liczba osób z tej grupy wskazywała, że główną przyczyną zniechęcającą do założenia własnej firmy jest biurokracja – mówi Michał Pierzchalski, ekspert z Departamentu Gospodarki Elektronicznej Ministerstwa Gospodarki pracujący przy projekcie CEIDG.

Pełna ścieżka elektroniczna W celu zarejestrowania działalności gospodarczej przez internet należy wejść na stronę firma.gov.pl, a następnie wypełnić interaktywny wniosek CEIDG-1. Przygotowanie wniosku możliwe jest na dwa sposoby – przy użyciu kreatora lub przez wypełnienie standardowego formularza. Obie te metody dostępne są również wówczas, gdy chcemy zmienić dane we wpisie, zawiesić, wznowić lub zakończyć działalność gospodarczą. Złożenie wniosku drogą elektroniczną wymaga potwierdzenia swojej

Wydanie specjalne

tożsamości jedną z dwóch dostępnych form podpisów elektronicznych: za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym lub profilu zaufanego ePUAP. W tym wypadku mamy do czynienia z pełną ścieżką elektroniczną, która pozwala załatwić wszystkie sprawy związane z rejestracją działalności gospodarczej przez internet bez potrzeby udania się do urzędu. Jednocześnie autorzy projektu przewidzieli możliwość wysłania wniosku CEIDG-1 bez składania pod nim podpisu elektronicznego. Przyszły przedsiębiorca ma 7 dni na potwierdzenie swojej tożsamości pracownikowi urzędu gminy, który dopełni reszty formalności. Jest to tak zwana pośrednia ścieżka elektroniczna. – Dla tych, którzy nie mają narzędzi autentykacji elektronicznej, wprowadzono możliwość dokonania czynności w CEIDG w dowolnym urzędzie gminy w Polsce. W wypadku CEIDG mamy bowiem do czynienia z całkowitym odmiejscowieniem usług – komentuje Pierzchalski.

Wyszukiwarka przedsiębiorców Kluczowym elementem systemu CEIDG jest baza przedsiębiorców z wyszukiwarką. Dane w ewidencji są jawne, zatem każda osoba fizyczna lub instytucja może pozyskiwać informacje zawarte w rejestrze, korzystając z udostępnionej wyszukiwarki. Wydruk ze strony internetowej CEIDG stanowi zaświadczenie o wpisie w CEIDG. Jednocześnie z uwagi na to, że system jest dostępny także dla administracji publicznej, jej organy nie mogą się domagać okazywania czy załączania do wniosków zaświadczeń o wpisie do ewidencji przedsiębiorców. Wyszukiwanie przedsiębiorców może być prowadzone na podstawie wielu kryteriów, w tym numeru NIP, REGON, nazwy firmy oraz imienia i nazwiska osoby prowadzącej działalność. Z bazy można pozyskiwać szczegółowe informacje o przedsiębiorcy w zakresie rodzaju prowadzonej działalności według klasyfikacji PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności), wydanych mu uprawnień (licencji, koncesji, zezwoleń), ustanowionych pełnomocników oraz historii funkcjonowania firmy na rynku. Wgląd do tych danych jest bezpłatny.

Gminy beneficjentem projektu Głównymi beneficjentami projektu są jego użytkownicy – przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, urzędy miast i gmin, inne jednostki administracji publicznej wydające koncesje, licencje, zezwolenia oraz wszyscy obywatele i instytucje, które pozyskują informacje z ewidencji działalności gospodarczej. – Urzędnicy instytucji centralnych i jednostek samorządu terytorialnego mogą za pośrednictwem systemu administrować podziałem pracy w swoim urzędzie, sprawdzić status sprawy, generować raporty lub nawet prowadzić ewidencję właściwą dla swojego obszaru i zakresu – wylicza Pierzchalski. W ramach projektu przeniesiono dane dotyczące wpisów przedsiębiorców z blisko 2500 ewidencji gminnych do jednego centralnego rejestru. – Do migracji danych zastosowaliśmy rozwiązania informatyczne, które w ciągu niespełna 5 miesięcy pozwoliły na przeniesienie

CEIDG dla cudzoziemców Portal CEIDG został udostępniony w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej. Platforma jest dostępna 24 godziny na dobę przez internet z dowolnego miejsca na świecie i, co ważne, akceptuje podpisy elektroniczne wydane poza granicami Polski. Dzięki temu cudzoziemcy mogą zarejestrować działalność oraz dokonywać aktualizacji wpisu, korzystając z własnego podpisu elektronicznego. Jak informują przedstawiciele Ministerstwa Gospodarki, działalność w Polsce mogą prowadzić bez ograniczeń obywatele wszystkich krajów UE, całego EOG, a także obywatele innych krajów, posiadający stosowny status pobytowy. Czynności związane z podejmowaniem i wykonywaniem działalności mogą, podobnie jak obywatele Polski, wykonywać drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy zagraniczni mają możliwość sprawdzenia w CEIDG swoich kontrahentów z Polski. Nawet jeśli w którymś z krajów nie uznaje się wydruku z CEIDG jako zaświadczenia, przedsiębiorca może uzyskać w Ministerstwie Spraw Zagranicznych apostille lub legalizację tego dokumentu, co nadaje mu ważności w obrocie zagranicznym.

ok. 3 mln wpisów. Niestety, jak się okazało, dane te nie były najlepszej jakości – komentuje Pierzchalski. Wdrożenie CEIDG stało się więc istotnym impulsem do uporządkowania informacji o firmach w Polsce. Proces migracji pokazał, że lokalne (gminne) ewidencje zawierają wiele błędów i braków, np. na porządku dziennym były wpisy działalności gospodarczej bez przyporządkowanego PKD. W dużej mierze przyczyną takiego stanu rzeczy były zmieniające się na przestrzeni lat przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji przedsiębiorców. – W procesie migracji wpisów do CEIDG zastosowaliśmy weryfikację i uzupełnianie niezbędnych danych na podstawie rejestrów GUS-u (REGON) oraz Ministerstwa Finansów (CRP, KEP). Ponadto przygotowaliśmy formularze, umożliwiające przedsiębiorcom samodzielne uzupełnienie wpisów, które nie przeszły pozytywnie weryfikacji, oraz usunięcie wpisów zwielokrotnionych – informuje Marcin Szokalski, ekspert z Departamentu Gospodarki Elektronicznej Ministerstwa Gospodarki pracujący przy projekcie CEIDG.

Pojedynczy Punkt Kontaktowy Drugim projektem e-administracji prowadzonym przez Ministerstwo Gospodarki jest Pojedynczy Punkt Kontaktowy (PPK). Pod adresem www.eu-go. gov.pl udostępniono portal informacyjny zawierający szczegółowe wytyczne na temat procedur i formalności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w Polsce, dane kontaktowe instytucji publicznych wraz z zakresem ich kompetencji, informacje na temat sposobów i warunków dostępu do rejestrów publicznych i bazy danych oraz uwarunkowania prawne dotyczące prowadzenia i rozstrzygania sporów między przedsiębiorcą a organami instytucji publicznych. – Planujemy, aby CEIDG stała się częścią większego przedsięwzięcia realizowanego w ramach nowego działania, do którego w szybkim tempie przystępujemy, a mianowicie budowy, zgodnie z dyrektywą unijną, Pojedynczego Punktu Kontaktowego. Chcemy, aby w zakresie budowy PPK wszelkie

IT w Administracji

CeBIT 2013

Doing Business in Poland Sebastian Christow dyrektor w Departamencie Gospodarki Elektronicznej, Ministerstwo Gospodarki

Rejestracja firmy to dopiero początek biznesu. Przyśpieszenie i odciążenie procesu rejestracyjnego zdecydowanie usuwa barierę wejścia, ale nie jest to jedyne ograniczenie dla przedsiębiorczości. Nadal pozostają przeszkody związane ze znajomością i koniecznością przestrzegania licznych procedur wymaganych przy prowadzeniu działalności gospodarczej, w tym tych związanych z podatka-

mi, ubezpieczeniami, ewentualnymi koncesjami, licencjami, zezwoleniami czy wymogami informacyjnymi. Nie można zapomnieć o barierze dostępu do finansowania. Aby pomóc przezwyciężyć te przeszkody, portal firma. gov.pl przekształca się w portal Doing Business – biznes.gov.pl. Z założenia ma on świadczyć usługi informacyjne i transakcyjne przy rejestracji i prowadzeniu działalności

procedury związane z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej były dostępne w prosty sposób przez internet. CEIDG jako jeden z procesów będzie uzupełnieniem części tych procedur – mówi Pierzchalski. Polski Pojedynczy Punkt Kontaktowy rozwijany jest na podstawie projektu „Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei »jednego okienka«”, zwanego w skrócie UEPA, który realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) na lata 2007–2013. Jednocześnie PPK ma na celu spełnienie wytycznych Dyrektywy 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej z dnia 12 grudnia 2006 r. dotyczącej usług na rynku wewnętrznym, nakładającej na kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązek dokonania przeglądu i uproszczenia procedur administracyjnych związanych z prowadzeniem działalności usługowej, a także utworzenia Pojedynczych Punktów Kontaktowych wraz z umożliwieniem łatwego dostępu do zawartych w nich

IT w Administracji

gospodarczej. System nie obejdzie się również bez mailowej i telefonicznej linii wsparcia, które, tak jak dotychczas, będą powiązane z fizycznymi punktami obsługi, jeżeli takiego wsparcia będzie potrzebował przedsiębiorca. Wszystko to jest częścią sieci europejskich punktów kontaktowych świadczących tego typu usługi w poszczególnych państwach członkowskich na zasadach one stop shop.

informacji wszystkim usługodawcom i usługobiorcom.

Mapowanie procedur Liderem projektu UEPA jest Ministerstwo Gospodarki, a partnerami Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM) oraz Krajowa Izba Gospodarcza (KIG). Jednym z celów szczegółowych projektu jest wykonanie analizy, mapowania, przygotowania propozycji uproszczeń i elektronizacji procedur związanych z rejestracją i prowadzeniem działalności gospodarczej. Do tej pory w projekcie zidentyfikowano w tym zakresie blisko 1200 procedur administracyjnych, a ponad 600 z nich udało się już opisać i zmapować. – W ramach projektu UEPA Instytut Logistyki i Magazynowania prowadzi prace nad procedurami administracyjnymi w zakresie trzech powiązanych ze sobą procesów: mapowania, upraszczania i elektronizacji. Efektem mapowania jest opis procedury administracyjnej, publikowany w portalu www.eu-go.gov.pl, oraz schemat BPMN (Business Process Modeling Notation, Notacja i Model Procesu Biznesowego). W ramach upraszczania tworzony

jest Dokument Propozycji Uproszczeń (DPU), który zawiera przygotowane i skonsultowane propozycje uproszczeń procedur administracyjnych. Natomiast rezultatem elektronizacji są gotowe do wdrożenia formularze elektroniczne umożliwiające realizację procedur administracyjnych – informuje dr Marcin Kraska, zastępca kierownika Centrum Elektronicznej Gospodarki ILiM.

Teraźniejszość i przyszłość Od momentu uruchomienia rejestru system CEIDG przetworzył ponad 2 mln wniosków. W ubiegłym roku rozszerzono funkcjonalność o możliwość dołączenia do wniosku rejestracyjnego formularza VAT-R oraz udostępniono rejestr pełnomocnictw. – Kluczową usługą uruchomioną w 2012 r. jest również Rejestr Działalności Reglamentowanej. Wszelkie urzędy wydające uprawnienia dla przedsiębiorców zarejestrowały się w CEIDG i przenoszą informacje dotyczące wydanych licencji, koncesji, zezwoleń – mówi Pierzchalski. Nadal trwają prace nad projektem UEPA oraz wprowadzane są zmiany w funkcjonowaniu portalu CEIDG. – W 2013 r. będziemy kontynuować rozwój systemu i wzbogacanie treści informacyjnych portalu oraz zmodyfikujemy wzór wniosku o wpis do CEIDG. Udostępniona zostanie pełnomocnikom wskazanym we wpisach przedsiębiorców w CEIDG możliwość dokonywania czynności drogą elektroniczną. Planowane zmiany legislacyjne zawarte w projekcie ustawy o ułatwieniu warunków wykonywania działalności gospodarczej pozwolą na posługiwanie się pełnomocnictwami uwidocznionymi w CEIDG także w postępowaniach przed organami podatkowymi i skarbowymi. Będziemy zachęcać Ministerstwo Finansów i inne urzędy do umożliwienia pełnomocnikom uwidocznionym w CEIDG dokonywania określonych czynności również drogą elektroniczną – zapowiada Marcin Szokalski. Ekspert Ministerstwa Gospodarki liczy również na szybkie wejście w życie zmian zawartych w przygotowanej w jego resorcie nowelizacji przepisów dotyczących CEIDG, które mają wprowadzić kolejne ułatwienia dla przedsiębiorców i ich kontrahentów.

Wydanie specjalne Advertorial

Nowy standard ochrony danych Najnowsza norma DIN 66399 nawet na najwyższym poziomie tajności dopuszcza pozostawienie małych fragmentów nośników danych. Technologia LiquiDATA stawia poprzeczkę znacznie wyżej – w procesie niszczenia dyski zmieniają się w ekologiczną ciecz. Odzyskanie tak zniszczonych danych jest dzisiaj niemożliwe.

Granica w odzyskiwaniu danych Podczas ataku na World Trade Center, 11 września 2001 roku tysiące ton ciężaru z zawalonych budynków sprasowały, połamały, pogniotły wszystko co znajdowało się w środku – w tym także komputery i znajdujące się w nich dyski twarde. Wysoka temperatura, pożar, woda, wszechobecny

pył. To wszystko nie wystarczyło by zniszczyć bezpowrotnie dane komputerowe. „(…) są one spalone, zanieczyszczone, częściowo zatopione w betonie, ale jestem pewny, że możemy je naprawić (…)” powiedział przedstawiciel firmy CONVAR dla Heute Journal (3/11/2002). Słowa dotrzymał. Użyto do tego technologii laserowego skanowania – dane ze zniszczonych nośników po prostu przeniesiono na nośniki sprawne. Koszt odzyskiwania wyniósł około 20–30.000 USD za dysk.

To mobilność i skuteczność: • inne metody o 100%-wej skuteczności NIE są mobilne, • inne metody mobilne NIE zapewniają 100%-wej skuteczności.

LiquiDATA jako jedyna w wersji mobilnej zapewnia 100%-wą skuteczność.

Niemożliwe stało się możliwe Dane z dysku twardego promu Columbia zostały odzyskane. W lutym 2003 r. uległ on katastrofie podczas wchodzenia

Nawet dane z nośników odnalezionych po katastrofach World Trade Center i promu Columbia udało się odzyskać w specjalistycznym laboratorium.

Jaka jest przewaga konkurencyjna LiquiDATA?

w atmosferę ziemską. Odnaleziono jeden z trzech twardych dysków. Dysk, który spadł z wysokości kilku tysięcy metrów był spalony, a talerze dysku porysowane. Dzięki zaawansowanej technologii udało się odzyskać ponad 99% danych z zapisanego w połowie dysku. Dlatego, aby skutecznie zniszczyć dane na zużytych dyskach, powstała technologia LiquiDATA.

Po zakończeniu procesu chemicznego niszczenia zostaje tylko odrobina ekologicznej cieczy.

Jedyny na świecie samochód-laboratorium, który zmienia dyski w ciecz. Niszczenie może odbyć się w dowolnej lokalizacji.

LiquiDATA to metoda chemicznego niszczenia danych: • Unikatowa • Nieodwracalna • Ekologiczna • Mobilna i szybka • Ekonomiczna • Sprawdzona

LiquiDATA – zmieniamy dyski w ciecz

IT w Administracji

CeBIT 2013

Wywiad

Informatyzacja sprawiedliwości „Rozwój nowych technologii postępuje w niewyobrażalnym tempie. Funkcjonalności, które jeszcze niedawno były jedynie iluzorycznym konceptem science fiction, dziś są standardem”. Rozmowa z wiceministrem sprawiedliwości Jackiem Gołaczyńskim

IT w Administracji: We wrześniu 2012 r. spotkał się Pan wraz z polskimi sędziami i prokuratorami z referendarzami z Niemiec. Czego dotyczyły toczące się rozmowy? Jacek Gołaczyński: Sędziowie z Sądu Apelacyjnego w Brunszwiku oraz sądów podległych temu sądowi spotkali się ze mną w Ministerstwie Sprawiedliwości. Tematem naszego spotkania była wymiana doświadczeń na temat informatyzacji sądownictwa. Zaprezentowałem dokonania polskich sądów w tym obszarze i wysłuchałem opinii w tej sprawie kolegów z Niemiec. Wskazałem przede wszystkim na zaawansowany projekt informatyzacji ksiąg wieczystych – możliwość ich przeglądania przez internet i plany składania wniosków o wpis drogą elektroniczną. Opisałem też system działającego w Polsce sądu elektronicznego, porównując go do działających w Niemczech podobnych organizmów. Na koniec przedstawiłem koncepcję protokołu elektronicznego, w kształcie nieznanym w praktyce niemieckiej. Ten ostatni temat wzbudził dyskusję i uznanie dla podjęcia się przez Polskę trudnego zadania zreformowania systemu protokołowania rozpraw sądowych. Jest Pan nie tylko wiceministrem sprawiedliwości, lecz także kierownikiem Centrum Badań Problemów Prawnych

IT w Administracji

i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej (CBKE). Ta instytucja skupia specjalistów z Polski i Europy. Na czym polega praca badawcza Centrum? CBKE jest jednostką naukowo-badawczą działającą na Wydziale Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. CBKE powołane zostało w celu prowadzenia badań naukowych nad umowami elektronicznymi, prawem telekomunikacyjnym, przestępczością komputerową i ochroną danych osobowych przetwarzanych z wykorzystaniem technik informatycznych. Zajmujemy się też problematyką stosowania nowoczesnych technologii w wymiarze sprawiedliwości, ochroną własności intelektualnej w internecie, elektroniczną administracją, informatyką prawniczą, prawem mediów elektronicznych oraz prawnymi aspektami dostępu do informacji publicznej. Dlaczego CBKE przystąpiło do międzynarodowego projektu HEMOLIA? Ten badawczo-rozwojowy projekt jest prowadzony w ramach VII Programu Ramowego Badań i Rozwoju Komisji Europejskiej. CBKE uczestniczy w nim od maja 2011 r. HEMOLIA to akronim utworzony od słów: „Hybrid Enhanced Money Laundering, Intelligence, Investigation, Incrimination and Alerts”, czyli „Hybrydowe, zaawansowane: wywiad,

śledztwo, ściganie i powiadamianie w sprawach dotyczących prania pieniędzy”. Określenie „hybrydowe” dotyczy jednoczesnego analizowania danych odnoszących się do różnorodnych transakcji finansowych i komunikacji elektronicznej. Zamierzeniem projektu HEMOLIA jest stworzenie prototypu oprogramowania automatyzującego analizę prowadzoną przez organy śledcze i jednostki wywiadu finansowego. Projekt ma też doprowadzić do określenia prawnych uwarunkowań zastosowania powstającego oprogramowania, po to, by zapewnić zarówno pewność wykrycia działań przestępczych związanych z praniem pieniędzy, jak i ochronę prywatności osób i podmiotów, które nie naruszyły prawa. W skład konsorcjum projektowego HEMOLIA weszły wiodące firmy technologiczne i konsultingowe, instytucje państwowe związane z organami ścigania, przedstawiciele banków, przedsiębiorstw telekomunikacyjnych oraz ośrodki akademickie – Uniwersytet w Amsterdamie oraz Uniwersytet Wrocławski. Specjaliści CBKE mają za zadanie określić funkcjonalności oprogramowania HEMOLIA oraz warunki jego użycia. Mają więc zadbać o to, by wykonywana na potrzeby walki z procederem prania pieniędzy analiza nie naruszała regulacji międzynarodowych dotyczących ochrony danych osobowych i prawa do prywatności.

Wydanie specjalne

Wywiad

Fot. archiwum

Jacek Gołaczyński jest doktorem habilitowanym z zakresu prawa i sędzią Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu. Jest kierownikiem Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej i pracownikiem Zakładu Prawa Cywilnego i Międzynarodowego Prywatnego Instytutu Prawa Cywilnego na Wydziale Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Zasiada w Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego. Kierował powołanym przez Ministra Sprawiedliwości zespołem ekspertów do przygotowania założeń projektów aktów prawnych dotyczących elektronicznego postępowania sądowego w sprawach cywilnych.

Wróćmy na grunt Polski. Na jakim etapie są prace nad systemem rozpoznawania mowy w transkrypcji e-protokołu? Obecnie nie istnieje oprogramowanie do rozpoznawania mowy z języka polskiego, które pozwoliłoby przetworzyć nagranie na tekst bez pośrednictwa transkrybenta. Transkrypcja nagrań pochodzących z systemu cyfrowej rejestracji rozpraw jest wykonywana manualnie. Specjalnie przeszkoleni transkrybenci odsłuchują nagrania i przetwarzają na tekst – przepisują treść nagrania. W tej pracy są wspomagani przez system informatyczny ułatwiający np. oznaczanie czasu wystąpienia wypowiedzi osób uczestniczących w rozprawie. We wrześniu 2012 r. Ministerstwo Sprawiedliwości przeprowadziło testy możliwości wykorzystania transkrypcji półautomatycznej, czyli takiej, w której transkrybent dyktuje treść nagrania do systemu rozpoznawania mowy. Testy pokazały, że transkrypcja półautomatyczna z wykorzystaniem systemu rozpoznawania mowy jest nieznacznie szybsza od transkrypcji manualnej, jednakże powoduje duże zmęczenie transkrybentów. Muszą oni przełożyć zapis nagrania na własną mowę, która jest z kolei przekładana na tekst przez system rozpoznawania mowy, i ostatecznie „manualnie” poprawić wyniki rozpozna-

wania. Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe prowadzi prace nad automatycznym rozpoznawaniem mowy spontanicznej. Są one jednak ciągle na etapie wstępnym i prawdopodobnie potrwają jeszcze minimum dwa, trzy lata. Ponieważ częściowo jest to praca badawcza, nie wiadomo dokładnie, jakim skutkiem się zakończy.

Jak w najbliższym czasie będzie się rozwijał sztandarowy projekt Ministerstwa Sprawiedliwości – e-Sąd? Obecnie prace nad e-Sądem prowadzone są dwutorowo: na płaszczyznach informatycznej oraz prawnej. Prace

sowymi – podejmujemy prace legislacyjne, które mają usprawnić obecne procedury.

Co jeszcze trzeba zrobić, aby można było o polskim sądownictwie powiedzieć, że jest w pełni zinformatyzowane? Informatyzacja polskiego sądownictwa to skomplikowany projekt obejmujący wiele płaszczyzn. Zainicjowany został wiele lat temu, kiedy komputery zaczęły zastępować wysłużone maszyny do pisania. Dziś trudno sobie wyobrazić pracę sekretariatów bez systemów informatycznych. „Słowo pisane” jest coraz częściej wypierane przez „słowo zdigitalizowane”. Sporo projektów jest jeszcze w toku realizacji, jak chociażby protokół elektroniczny czy internetowe portale sądów powszechnych. Część projektów, np. elektroniczny bankowy tytuł egzekucyjny (eBTE), znajduje się dopiero w fazie pilotażu. Myślę, że ukoronowaniem całej reformy będzie wdrożenie produkcyjne Elektronicznego Biura Podawczego, które zrealizuje formułowany wielokrotnie przez różne środowiska postulat umożliwienia pełnej komunikacji między sądem a uczestnikami postępowania przez internet. Czy jednak realizacja tego projektu pozwoli na stwierdzenie, że polskie sądownictwo zostało w pełni zinformatyzowane? Przewrotnie powiedziałbym, że nie! Rozwój nowych technologii postępuje w niewyobrażalnym tempie.

Kolejne lata, kolejne nowinki technologiczne wyznaczą nowe. trendy w informatyzacji sądownictwa. Proces ten będzie. ewoluował w tym samym kierunku, co społeczeństwo informacyjne. techniczne zmierzają m.in. do jeszcze szybszego działania systemu teleinformatycznego, który odpowiada za obsługę elektronicznego postępowania upominawczego, weryfikację numeru PESEL pozwanego oraz sprawne zarządzanie złożonymi pozwami. Poza tym we współpracy z użytkownikami portalu służącego do obsługi elektronicznego postępowania upominawczego – z sędziami, referendarzami sądowymi, zawodowymi pełnomocnikami proce-

Funkcjonalności, które jeszcze niedawno były jedynie iluzorycznym konceptem science fiction, dziś są standardem. Kolejne lata, kolejne nowinki technologiczne wyznaczą nowe trendy w informatyzacji sądownictwa. Proces ten będzie ewoluował w tym samym kierunku, co społeczeństwo informacyjne, wprowadzając coraz to nowocześniejsze rozwiązania technologiczne. Rozmawiała Martyna Wilk

IT w Administracji

CeBIT 2013

Władza sądownicza we władaniu IT SĄDOWNICTWO Polski wymiar sprawiedliwości rozwija zaawansowane projekty, które są inspiracją dla innych krajów Europy. Oczywiście wdrożenia są złożone i zdarzają się potknięcia. Jednak zmiany trzeba wprowadzić bez względu na trudności i – nierzadko zasadną – krytykę.

Martyna Wilk

ieznajomość prawa szkodzi tak samo jak ignorowanie postępu technologicznego. Dlatego informatyzacja administracji publicznej to konieczność. Dotyczy to również instytucji podległych Ministerstwu Sprawiedliwości, a przede wszystkim sądów. Od czego zacząć? Na co położyć nacisk? Czy większe znaczenie ma medialny dozór elektroniczny, czy możliwość przeglądania w internecie ksiąg wieczystych? Czy najpierw zinformatyzować pracę urzędników, czy raczej komunikację obywateli z sądami? Szybki rozwój technologii każe zajmować się wszystkim jednocześnie. Ale dla obywateli najbardziej użyteczne są te działania, które sprawiają, że wymiar sprawiedliwości staje się coraz bardziej przystępny.

Sąd elektroniczny Sztandarowym projektem Ministerstwa Sprawiedliwości jest ogólnopolski sąd elektroniczny (tzw. e-Sąd), którego siedziba mieści się w Sądzie Rejonowym w Lublinie. e-Sąd działa od 2010 r. i rozpatruje sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym, które ma być sposobem na przeciążenie sądów tradycyjnych. Sąd elektroniczny bywa krytykowany za wydawanie bezpodstawnych decyzji. Nieuczciwe firmy windykacyjne wykorzystują luki prawne do wyłudzania

IT w Administracji

za pośrednictwem e-Sądu pieniędzy na spłatę przedawnionych lub nieistniejących długów. Tracą na tym głównie obywatele nieświadomi swoich praw. Tymczasem każdy pozwany może podważyć decyzję wydaną drogą elektroniczną. Wniesienie sprzeciwu powoduje, że wyrok traci moc, a e-Sąd przekazuje sprawę do sądu, w którego okręgu mieszka pozwany. W obronie poszkodowanych przez e-Sąd stanęli sędziowie i Rzecznik Praw Obywatelskich, a Ministerstwo Sprawiedliwości już zapowiedziało, że wprowadzi zmiany, które ukrócą nieuczciwe zachowania. Poza tym trwają prace, które usprawnią obsługę

Wspomaganie procesów merytorycznych Skuteczność działania instytucji publicznych wiąże się nierozerwalnie z przejrzystością ich struktury i łatwym dostępem do ich zasobów. Dlatego resort sprawiedliwości chce stworzyć jednolite repertorium elektroniczne, czyli System Informatyczny Wspomagający Procesy Merytoryczne. Ma on umożliwić centralne gromadzenie i przetwarzanie danych, a także udostępnianie ich w formie elektronicznej pracownikom sądu, stronom postępowań sądowych, prokuraturze, komornikom i urzędom.

elektronicznego postępowania upominawczego, identyfikację pozwanego (numer PESEL) oraz zarządzanie pozwami.

Rejestr sądowy i księgi wieczyste W Polsce od kilkunastu lat funkcjonuje Krajowy Rejestr Sądowy. Znajdują się w nim informacje o przedsiębiorcach, organizacjach społecznych i zawodowych oraz niewypłacalnych dłużnikach. Resort Sprawiedliwości uruchomił elektroniczny dostęp do KRS. Dzięki temu można przez internet złożyć wniosek o wpis (lub zmianę wpisu) do KRS. Powstała też niewymagająca rejestracji internetowa wyszukiwarka, która umożliwia odnalezienie podmiotu według jego nazwy lub numeru. Elektroniczny KRS udostępnia też specjalny moduł, który pozwala m.in. składać i przesyłać drogą elektroniczną dokumenty oraz odbierać korespondencję z sądów. Aby korzystać z modułu, trzeba mieć bezpieczny podpis elektroniczny. Dużym zainteresowaniem w Europie cieszy się informatyzacja polskich ksiąg wieczystych. Nowa Księga Wieczysta (NKW) to zaawansowany projekt resortu sprawiedliwości, który obejmuje zakładanie i prowadzenie ksiąg wieczystych w systemie informatycznym, przenoszenie treści ksiąg do systemu informatycznego, wydawanie odpisów z ksiąg wieczystych w formie wydruków, wgląd bezpośredni do ksiąg oraz wspomaganie prac biurowych w wydziałach ksiąg

Wydanie specjalne

wieczystych. W ramach projektu powstała Centralna Baza Danych Ksiąg Wieczystych, umożliwiająca organom administracji publicznej odnajdywanie ksiąg według wskazanego kryterium. NKW jest ogólnodostępne, co oznacza, że każdy może na bieżąco i bezpłatnie sprawdzić wpis w księdze. Pozwala to m.in. odszukiwać majątek konkretnego dłużnika. Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje także nad budową katastru nieruchomości, czyli publicznego i pełnego rejestru danych o gruntach i budynkach oraz ich właścicielach i zarządcach. Jako pierwszy elektroniczną wymianę informacji z sądem o zmianach w ewidencji gruntów i budynków oraz księgach wieczystych będzie prowadził Urząd Miasta Tychy. Właśnie trwa pilotaż tego wdrożenia. Doprowadzi ono zarówno do szybszej wymiany informacji, jak i pomoże ujednolicić zawarte w różnych rejestrach dane o nieruchomościach. Jest to ważne tym bardziej, że na podstawie ewidencji gruntów i budynków są m.in. naliczane podatki.

Portal informacyjny Kontakt z wymiarem sprawiedliwości zwykle jest trudny i wymaga sporej wiedzy. Dlatego w Polsce powstają sądowe portale informacyjne, które pozwalają uzyskać informację sądową poprzez internet. Jest to zupełnie nowa forma komunikowania się z sądami. Dzisiaj portale informacyjne poszczególnych sądów są tzw. pojedynczym punktem dostępu do informacji o realizowanych sprawach. Informacje te są udzielane po weryfikacji tożsamości za pomocą profilu zaufanego ePUAP, czyli bezpłatnego podpisu elektronicznego dostępnego dla każdego obywatela Polski. Portal informacyjny pozwala wyszukiwać dane i je sortować, a także umożliwia odtwarzanie przebiegu procesu, chroniąc przed nieautoryzowanym dostępem i wprowadzaniem nieuprawnionych zmian. Osoba będąca stroną sprawy może uzyskać za pośrednictwem portalu informacyjnego następujące informacje: zz stan sprawy (tzn. na jakim etapie znajduje się teraz proces sądowy), zz wyznaczone terminy posiedzeń,

System nagrywania posiedzeń Protokół elektroniczny składa się z dwóch komponentów. Są to: zapis foniczny (lub audiowizualny) – obraz i dźwięk (lub wyłącznie dźwięk) będący zapisem z posiedzenia jawnego utrwalonym w systemie teleinformatycznym w postaci jednego pliku; możliwe jest jego wielokrotne odtwarzanie za pomocą różnych nośników, protokół skrócony – część pisemna e-protokołu; sporządza ją protokolant pod kierunkiem przewodniczącego; zawiera najważniejsze informacje o sprawie i czynnościach podejmowanych przez uczestników postępowania.

•

zz dokumenty w sprawie wygenerowa-

ne przez sąd w postaci elektronicznej (np. postanowienia, uzasadnienia, protokoły z rozpraw), zz dane dotyczące postępowania w niższej instancji, zz protokół elektroniczny z możliwością odsłuchania. Portal informacyjny oferuje bardzo wygodną funkcję automatycznego generowania powiadomień mailowych – dzięki nim użytkownik wie o wszystkich zmianach w jego sprawie. Ponadto, odkąd sąd uruchomił cyfrową rejestrację przebiegu rozpraw w postępowaniu

Protokół elektroniczny W państwach, które wprowadziły elektroniczną rejestrację procesów sądowych, czas postępowania sądowego skrócił się średnio o jedną trzecią. Ta „oszczędność” wynika ze zmiany sposobu tworzenia protokołu. Wcześniej sędzia dyktował protokolantowi, co z zeznań poszczególnych świadków należy wprowadzić do protokołu. Teraz, gdy rozprawy są rejestrowane cyfrowo, wypowiedzi osób w nich uczestniczących są zapisywane dosłownie, ale nie wydłuża to procesu. Zniknął problem przerywania, interpretacji i skracania przez sędziów dłuższych wypowiedzi, które muszą być zaprotokołowane. – Obecnie rozprawy sądowe w sprawach cywilnych przeprowadzane przez sądy okręgowe i apelacyjne są rejestrowane. Cyfrowe nagranie audiowizualne albo jedynie dźwiękowe, czyli protokół elektroniczny, stanowi nową formę dokumentowania przebiegu zdarzeń na sali rozpraw. Zastępuje pisemny protokół sporządzany przez protokolanta pod dyktando sędziego – mówi Sylwia Kotecka, kierownik Centrum Kompetencji i Informatyzacji Sądownictwa w Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu. Ważną część e-protokołu stanowi tzw. skrócony protokół. Jest on zredukowany do zwięzłych sformułowań, które opisują jedynie kluczowe etapy posiedzenia

W Polsce powstają sądowe portale informacyjne, które pozwalają uzyskać informację sądową poprzez internet. Jest to zupełnie nowa forma komunikowania się z sądami. cywilnym przed sądami powszechnymi, ich uczestnicy mają łatwy dostęp do nagrań z posiedzeń. Do niedawna protokoły sporządzane cyfrowo były jednak wydawane za opłatą i na płytach CD. Natomiast portal informacyjny zapewnia bezpośredni dostęp do e-protokołu – internauta może do nich zaglądać już dzień po rejestracji w portalu. Docelowo ma powstać jeden portal internetowy, przez który internauta będzie miał np. dostęp do spraw, których jest uczestnikiem.

sądowego. Przykładowo, protokół skrócony zawiera informację o tym, że konkretna osoba została przesłuchana, ale nie zawiera treści jej zeznań. – Protokół skrócony jest spisywany, drukowany i podpisywany przez sędziego oraz protokolanta. Jego istotną częścią są tzw. adnotacje, które w wersji elektronicznej stanowią linki do odpowiednich fragmentów nagrania. Pozwalają one łatwo i szybko odnaleźć potrzebne fragmenty protokołu elektronicznego. Zatem nowa forma protokołu z posiedzenia

IT w Administracji

CeBIT 2013

sądowego to cyfrowe nagranie, do którego dołączone są linki (adnotacje), oraz papierowy skrócony protokół, zawierający m.in. wydrukowane adnotacje – tłumaczy Kotecka. Po reformie protokołowania uczestnik postępowania musi wypowiadać się do zamontowanych w sądzie mikrofonów. – W salach rozpraw w sądach okręgowych znajdują się także dwie kamery. Jedna jest skierowana na miejsce, z którego świadek zeznaje, a druga w stronę publiczności. W sądach apelacyjnych nie zamontowano kamer, a jedynie mikrofony – opowiada Kotecka. Elektroniczny protokół na pewno przyspieszy i ułatwi prowadzenie procesów sądowych. Może też uprości odnajdywanie związków między różnymi sprawami i zminimalizuje problem nadmiernych różnic w interpretowaniu prawa przez sędziów. – Protokół elektroniczny stanowi pełne urzeczywistnienie zasady jawności postępowania. Dzięki niemu znikną kontrowersje co do rzeczywistego przebiegu rozprawy sądowej. Przestaje również istnieć problem sprostowania protokołu: sędzia może w dowolnej chwili odtworzyć na komputerze przebieg całej rozprawy lub jej części i ponownie przeanalizować treść składanych zeznań – zauważa Kotecka.

Orzeczenia w Sieci W 2012 r. został uruchomiony Portal Orzeczeń Sądów Powszechnych. System udostępnia orzeczenia wszystkich sądów apelacyjnych, a w przyszłości obejmie również sądy okręgowe oraz rejonowe. W lutym 2012 r. w Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu pilotażowo uruchomiono internetowy portal, w którym opublikowano już ponad 1300 orzeczeń. Internauta za pośrednictwem Portalu Orzeczeń Sądów Powszechnych może zapoznać się prawie z całym aktualnym orzecznictwem sądów apelacyjnych. Wyjątkiem są postanowienia niepublikowane w internecie ze względu na ich szczególnie delikatny charakter, np. niektóre decyzje dotyczące rozwodów czy ubezwłasnowolnienia. Portale orzeczeń w sposób dosłowny realizują zasadę jawności postępowań sądowych. Za ich pośrednictwem można

IT w Administracji

Krajowy Rejestr Karny poinformuje sąd Dla zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego na początku tego roku znacznie usprawniono sposób przekazywania informacji z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) do sądów. Zmiana ma m.in. doprowadzić do wyeliminowania sytuacji, w których osoba skazana prawomocnym wyrokiem sądu rozpoczyna – niezgodnie z prawem – inną działalność gospodarczą. Dzięki nowym rozwiązaniom sądy rejestrowe otrzymują z KRK informacje, czy osoba podlegająca wpisowi do KRK lub KRS nie popełniła przestępstwa przeciwko: ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi lub papierami wartościowymi. Jeżeli okaże się, że w KRK figuruje osoba skazana za popełnienie któregoś z tych przestępstw, zostanie wykreślona z rejestru.

też sprawdzić, czy np. wyroki różnych sędziów w podobnych sprawach są zbieżne, czy też drastycznie się różnią. Proces publikacji orzeczeń portalu składa się z pięciu etapów. Są to: zz import orzeczeń, zz automatyczna anonimizacja, zz weryfikacja poprawności anonimizacji przez urzędnika, zz uzupełnienia przez urzędnika karty kwalifikacyjnej orzeczenia przez wpisanie hasła tematycznego i podstawy prawnej orzeczenia, zz zatwierdzanie publikacji orzeczenia. Upublicznianie wyroków sądowych nie może jednak odbywać się kosztem ochrony danych osobowych, dlatego niezbędna jest anonimizacja treści. – Automatyczna anonimizacja danych polega na usunięciu z treści orzeczenia wszelkich danych osobowych oraz innych informacji umożliwiających identyfikację osób lub sprawy jako takiej. Proces anonimizacji stanowi kompromis między udostępnianiem informacji w celu ich upublicznienia a potrzebą

przestrzegania obowiązujących norm prawnych gwarantujących ochronę określonych dóbr osobistych. Dlatego funkcjonowanie portalu orzeczeń nadzorują pracownicy, którzy weryfikują proces anonimizacji i kontrolują stan bezpieczeństwa teleinformatycznego – mówi Krzysztof Kamiński, koordynator pracy Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości, i dodaje: – To wszystko wymaga od urzędników sporo pracy. Ale biorąc pod uwagę korzyści dla społeczeństwa, jakie płyną z udostępnienia orzeczeń drogą elektroniczną, jest to wysiłek konieczny. Dostępne w serwisie funkcje pozwalają sprawnie poruszać się w gąszczu informacji. – Portal zawiera oprogramowanie do zaawansowanego wyszukiwania opublikowanych orzeczeń na podstawie różnych kryteriów, np. sygnatury, sądu, daty, rodzaju orzeczenia oraz hasła tematycznego. Dodatkowo wyposażony jest w funkcję podpowiedzi i korekty błędnie wpisanych danych. Po wybraniu orzeczenia można zapoznać się nie tylko z jego treścią, ale także z metryką zawierającą sygnaturę, datę wydania i skład orzekający. Trwają prace nad możliwością dodania tez do orzeczenia – tłumaczy Kamiński. Treść orzeczenia zamieszczonego w portalu można wydrukować albo zapisać w postaci cyfrowej, np. jako dokument pdf. Co istotne, wszystko odbywa się przy zachowaniu bezpieczeństwa teleinformatycznego. Szczególnie ważny jest obywatelski aspekt rozwiązania. – Musimy pamiętać, że portal orzeczeń jest narzędziem, które służy ujednoliceniu linii orzeczniczej oraz wykonywaniu kontroli społecznej nad prawidłowością działania wymiaru sprawiedliwości. Ponadto nieodzownie wpisuje się w nurt informatyzacji sądownictwa – mówi Kamiński. Wymiar sprawiedliwości wkroczył do wirtualnej rzeczywistości. Ale zarówno problemy sądownictwa, jak i panujące w nim reguły pozostają realne. Długa i ciekawa droga czeka tych, którzy szukają porozumienia między złożonością porządku prawnego a nieskończonymi możliwościami nowych technologii.

Wydanie specjalne

Wywiad

Wrocław – miasto komunikacji „Dążymy do tego, aby we Wrocławiu nie było miejsc bez dostępu do internetu. Dlatego realizujemy m.in. projekt tzw. miejskiego internetu, czyli nieodpłatnego, bezprzewodowego dostępu do internetu dla mieszkańców oraz gości”. Rozmowa z Rafałem Dutkiewiczem, prezydentem Wrocławia

Fot. archiwum

IT w Administracji: Dlaczego Urząd Miejski Wrocławia zdecydował się uruchomić miejskie call center? Rafał Dutkiewicz: Wprowadzając system call center, Wrocław jeszcze bardziej otwiera się na swoich mieszkańców, którzy coraz częściej chcą swoje sprawy realizować poprzez tzw. rzeczywistość wirtualną. Dążymy do tego, aby jak najbardziej skrócić czas realizacji spraw i osiągnąć najwyższą jakość obsługi mieszkańców miasta. Wrocław stawia na pierwszeństwo komunikacji miejskiej nad komunikacją samochodową – im bliżej centrum, tym łatwiej mają się przemieszczać pojazdy komunikacji zbiorowej. Jak do realizacji tych założeń przyczynia się Zintegrowany System Transportu Szynowego? Projekt Zintegrowanego Systemu Transportu Szynowego to zespół działań inwestycyjnych, modernizacyjnych i organizacyjnych, które doprowadzą do stworzenia mieszkańcom Wrocławia, a także aglomeracji, atrakcyjnej oferty transportu zbiorowego. W ciągu ostatnich czterech lat zbudowaliśmy dwa zintegrowane węzły przesiadkowe, zbudowaliśmy ponad 12 km i zmodernizowaliśmy ponad 57 km torów tramwajowych wraz z infrastrukturą towarzyszącą. Kupiliśmy też 47 nowych tramwajów. Wszystko to stanowi potężny majątek poprawiający infrastrukturę tramwajową. Bardzo istotnym elementem projektu jest obecnie wdrażany Inteligentny System Transportu (ITS), mający decydujący wpływ na podniesienie prędkości komunikacyjnej i niezawodności kursowania tramwajów. Częścią ITS są tzw. linie Tramwaju Plus, łączące duże osiedla mieszkaniowe i obiekty sportowe z centrum miasta. Pojazdy te oferują mieszkańcom podwyższony standard usług przewozowych. W przyszłości

zamierzamy wdrożyć jeszcze kilka linii w tym standardzie. Będą one łączyć duże osiedla mieszkaniowe z centrum miasta i z obszarami szczególnej aktywności gospodarczej i handlowej. To one będą trzonem miejskiego systemu transportu zbiorowego.

W mieście działa Wrocławska Karta Miejska UrbanCard. W jaki sposób „przeniosła” ona korzystanie z usług komunikacji miejskiej do internetu? UrbanCard to elektroniczna karta zbliżeniowa, która jest nowoczesnym i wielofunkcyjnym nośnikiem usług i produktów. Na karcie można zakodować bilety wrocławskiej komunikacji zbiorowej, może ona pełnić funkcję karty bibliotecznej czy elektronicznej legitymacji studenckiej. Dodatkowo można na karcie uaktywnić bilet wstępu do zoo i aquaparku, a także wypożyczyć na jej podstawie rower w ramach działającego w mieście systemu rowerów miejskich. Poza tym poprzez UrbanCard uczniowie mają dostęp do szkolnej skrzynki mailowej, a ich rodzice do elektronicznego dziennika. Dzięki wprowadzeniu UrbanCard Wrocław stał się pierwszym miastem w Polsce, w którym bilety komunikacji miejskiej można kupić przez internet. Na ten wygodny i bezpieczny sposób transakcji decyduje się coraz więcej wrocławian. Jednocześnie, dla wygody pasażerów, w każdym tramwaju i autobusie działają mobilne automaty biletowe, w których także można kupić bilet. Jak Wrocław, jako największe miasto Dolnego Śląska i jego lider, widzi swoją rolę w walce z cyfrowym wykluczeniem mieszkańców województwa? Wrocław realizuje lokalny projekt budowy wrocławskiej sieci teleinformatycznej, tzw. MAN Wrocław. Natomiast Urząd Marszał-

Rafał Dutkiewicz w 2010 r. rozpoczął trzecią kadencję na stanowisku prezydenta Wrocławia. W okresie stanu wojennego był działaczem podziemnej Solidarności. W latach 1991–2002 był konsultantem, a potem dyrektorem firmy konsultingowej. Jest absolwentem Politechniki Wrocławskiej i doktorem logiki. Zna niemiecki, angielski i rosyjski. Napisał książkę „Nowe horyzonty”. Został odznaczony Krzyżem Oficerskim Orderu Odrodzenia Polski za wybitne zasługi dla rozwoju samorządu terytorialnego. Był trzykrotnym zwycięzcą Rankingu Prezydentów Miast N15 wg tygodnika „Newsweek”. W 2011 r. honorowe członkostwo przyznała mu Academia Europea.

kowski Dolnego Śląska realizuje projekt Dolnośląskiej Sieci Szkieletowej. Gospodarka tak szybko się rozwija, jak szybko możemy wymieniać myśli i towary. Dążymy do tego, aby we Wrocławiu nie było miejsc bez dostępu do internetu. Dlatego realizujemy m.in. projekt tzw. miejskiego internetu, czyli nieodpłatnego, bezprzewodowego dostępu do internetu dla mieszkańców oraz gości. We Wrocławiu zainstalowano już ponad 120 punktów umożliwiających korzystanie z zasobów internetu użytkownikom smartfonów, laptopów oraz tabletów. Rozmawiała Martyna Wilk

IT w Administracji

CeBIT 2013

Porozmawiaj z miastem CALL CENTER Złośliwi twierdzą, że „jeden numer” do instytucji publicznych funkcjonuje od lat dzięki urzędniczej spychologii. Tymczasem dziś niewiele zostało z legendarnej ignorancji – teraz to administracja szuka kontaktu z obywatelem.

Martyna Wilk

eleinformatyczne centra obsługi cieszą się coraz większą popularnością. Ale idée fixe, która opanowała służbę publiczną, dotyczy czegoś więcej niż utworzenia telefonicznego kontaktu petenta z urzędnikiem. Rzecz w tym, aby administracja działała w sposób zrozumiały zarówno dla swojego klienta, jak i pracownika.

Poznan*Kontakt Pierwsze miejskie call center w Polsce powstało cztery lata temu w Poznaniu. Biuro Informacji Teleinformatycznej Poznan*Kontakt początkowo pełniło funkcję telefonicznego wsparcia klienta urzędu podczas rejestracji pojazdów i w uzyskiwaniu aktów stanu cywilnego. Dziś oferta biura obejmuje większość rutynowych spraw miasta. W Poznan*Kontakt pracuje 14 konsultantów – 12 z nich to osoby niepełnosprawne. Jednostka obsługuje miesięcznie ponad 20 tys. połączeń, w zeszłym roku przeprowadziła blisko 300 tys. rozmów. Z biegiem czasu zmienia się zakres pełnionych przez biuro funkcji. – Coraz częściej pośredniczymy w konsultacjach społecznych. Odbieramy opinie mieszkańców, a nawet wspieramy miasto w pozyskiwaniu opłat lokalnych – mówi Konrad Zawadzki, kierownik Biura Informacji Teleinformatycznej Urzędu Miasta Poznania.

IT w Administracji

Call center jako miejsce pracy musi spełniać liczne wymagania, np. godzić przepisy prawa o czasie pracy ze zróżnicowanym (w ciągu dnia, miesiąca, roku) zapotrzebowaniem na serwis telefoniczny. Dlatego w call center trzeba elastycznie zarządzać wykonywaniem obowiązków przez pracowników.

Ubezpieczenia pod telefonem Swoje Centrum Obsługi Telefonicznej (COT) otworzył Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Placówka powstała w oddziałach ZUS w Węgrowie i Mińsku Mazowieckim – tam, podobnie jak w in-

nych małych miejscowościach, brakuje miejsc pracy dla młodych, wykształconych ludzi. Centrum zatrudnia 126 osób, także osoby niepełnosprawne. Za pośrednictwem konsultanta COT obywatel może uzyskać dostęp do danych zgromadzonych na swoim indywidualnym koncie w ZUS, złożyć wniosek, reklamację czy zarezerwować wizytę w dowolnej placówce ZUS. Centrum oferuje także inne możliwości komunikowania się z obywatelem. – Usługa internetowa czat, poczta elektroniczna czy analizowana i przygotowywana do wdrożenia usługa Skype Connect oraz połączenia z tzw. urzędomatów zainstalowanych

Przepływ informacji w „jednym numerze” KROK 1 Mieszkaniec telefonuje z zapytaniem na „jeden numer”.

MIESZKANIEC

OPERATOR 2 linia wsparcia

KROK 3 Ekspert na bieżąco w trakcie przełączenia lub w ustalonym z operatorem późniejszym terminie odpowiada mieszkańcowi na zapytanie.

EKSPERT

KROK 2 Operator po rozpoznaniu zapytania spoza listy zapytań standardowych informuje mieszkańca o przekazaniu zapytania do eksperta lub terminie oddzwonienia.

Mieszkaniec dzwoniący do wrocławskiego call center odpowiedź otrzymuje przeważnie od razu. Czasami, gdy zapytanie wymaga pogłębionej wiedzy, zostaje przełączany do eksperta II linii wspierającej.

Wydanie specjalne

w jednostkach organizacyjnych ZUS są uzupełniającymi wobec tradycyjnego połączenia telefonicznego kanałami kontaktu z konsultantem COT. Na czacie użytkownik może zadać konsultantowi dowolne pytanie odnoszące się do ogólnych, niespersonalizowanych informacji – opowiada Zbigniew Derdziuk, prezes ZUS. Jedynym ograniczeniem i wymogiem jest to, aby treść rozmowy dotyczyła systemu ubezpieczeń społecznych. W COT dba się o standardy. – Wszystkie rozmowy z konsultantami są nagrywane oraz monitorowane w zakresie zarówno poprawności formalnej i merytorycznej, jak i zgodności ze standardami profesjonalnej obsługi przez telefon. Ocenie podlegają takie wskaźniki, jak czas odebrania połączenia i długość rozmowy – mówi Derdziuk. W przyszłości COT będzie się rozwijało, poszerzając swoje usługi. – Chcielibyśmy, żeby COT nie tylko pełniło funkcję informacyjną, lecz także stopniowo stawało się centrum obsługowym, tzn. aby pozwalało załatwić przez telefon jak najwięcej spraw. Niestety, teraz nasze plany są ograniczone przepisami prawa. Będziemy zatem inicjować ich zmianę, a następnie odpowiednio dostosowywać funkcjonalności COT – dodaje Derdziuk.

Jeden numer, wiele spraw Również Wrocław, jako miasto chętnie wykorzystujące nowe technologie, postawił na wdrożenie własnego call center. Mieszkańcy mogą kontaktować się z urzędem, dzwoniąc pod łatwy do zapamiętania numer 777 77 77. – Takie rozwiązania funkcjonują i doskonale sprawdzają się na całym świecie w dużych aglomeracjach, takich jak Berlin, Edynburg, Leeds, Rotterdam, Madryt, Londyn. Oczywiście celem nadrzędnym call center jest uproszczenie obsługi spraw mieszkańców w urzędzie oraz podniesienie jakości ich obsługi – mówi Mariusz Kiciński, koordynator programu Teleinformatyczne Centrum Obsługi Mieszkańca Urzędu Miejskiego Wrocławia. Dla władz miasta projekt to ukłon w stronę mieszkańców, którzy chcą kontaktować się z instytucjami publicznymi wirtualnie. Innymi słowy, miejskie call center powstało, bo wraz z upowszechnianiem się nowoczesnych technologii

68 procent spraw, z którymi dzwonią mieszkańcy do wrocławskiego call center, jest załatwianych podczas pierwszej rozmowy. Pozostałe zgłoszenia są przekazywane do II linii wsparcia, a więc do komórek merytorycznych urzędu.

obywatelskiej, na której urzędowi, jako współgospodarzowi miasta, szczególnie zależy – zauważa Kiciński. Konsultanci wrocławskiego call center pracują w jednym z budynków urzędu. Na potrzeby centrum specjalnie zaadaptowano pomieszczenie typu open space. Rozważano możliwość zdalnej pracy konsultantów, ale odstąpiono od takiego rozwiązania, bo okazało się, że przez wymogi dotyczące bezpieczeństwa infrastruktury i danych znacząco wzrosłyby koszty projektu. To jednak nie oznacza, że praca zdalna nie będzie możliwa w przyszłości.

Stawiamy na rozwój zmieniają się oczekiwania społeczne. – Instytucje publiczne muszą iść z duchem czasu, bo to pozwala na szybszą wymianę informacji oraz poprawę relacji mieszkańców z urzędami – opowiada Kiciński. Telefoniczne załatwianie spraw we wrocławskim urzędzie jest łatwe. Mieszkaniec dzwoni pod 777 77 77; jeśli zadał standardowe pytanie, odpowiedź otrzymuje od razu. Natomiast gdy zapytanie wymaga pogłębionej wiedzy, telefonujący zostaje przełączony do eksperta II linii wspierającej. To pracownik konkretnego wydziału merytorycznego posiadający odpowiednie informacje. Może się oczywiście zdarzyć, że eksperta w danej chwili nie ma. Wówczas – za zgodą mieszkańca – konsultant przekazuje nagranie rozmowy ekspertowi, a ten kontaktuje się z mieszkańcem w ustalonym terminie, jednak nie później niż w ciągu trzech dni roboczych. – Po tym jak ekspert skontaktuje się z zainteresowanym mieszkańcem, konsultant otrzymuje informację zwrotną od eksperta o zrealizowaniu sprawy i zmianie jej statusu na „poinformowana/y”. Call center nie obciąża zatem mieszkańca obowiązkiem identyfikacji odpowiedniej komórki merytorycznej w urzędzie, gdzie mógłby zdobyć wiedzę. Robi to konsultant, jeśli nie może udzielić informacji samodzielnie – tłumaczy Kiciński. We Wrocławiu idea call center działa niejako dwustronnie. – Mieszkańcy coraz chętniej dzielą się informacjami na temat wydarzeń w mieście. W ten sposób przyczyniają się do szybszej reakcji na wszelkie zgłaszane problemy. Pozwala to na rozbudowę społeczności lokalnych i promuje postawę odpowiedzialności

Miasto chce jak najszerzej wykorzystywać technologiczne możliwości call center. – Najbliższe plany skupiają się na stworzeniu Systemu Zarządzania Relacjami z Klientami. W przeprowadzonym przetargu wyłoniony został już jego wykonawca, który wprowadzi ten CRM w strukturę organizacyjno-techniczną urzędu. Będzie on wspierał nie tylko jednostkę urzędu powołaną do telefonicznych kontaktów z mieszkańcami, lecz także inne jednostki miejskie spełniające ważne zadania w codziennym funkcjonowaniu miasta – mówi Kiciński. Poza tym system teleinformatyczny wrocławskiego call center ma wbudowany moduł analityczny. Pozwala on zarówno śledzić ruch telefoniczny i pracę konsultantów, jak i sporządzać raporty dotyczące efektywności. To wygodne narzędzie, bo pomaga oceniać jakość obsługi oraz planować zasoby i przewidywać przyszłe koszty funkcjonowania jednostki. Call center to dla Wrocławia szansa na polepszenie relacji z mieszkańcami, szczególnie że umożliwia kontakt wygodnymi kanałami komunikacji elektronicznej. Teleinformatyczne centra obsługi obywatela będą się zmieniać. Może zainicjują nawet nieznane dotychczas działania. W zeszłym roku brytyjskie ministerstwo sprawiedliwości zapowiedziało – wzorując się na rozwiązaniach amerykańskich – utworzenie call center na terenie zakładów karnych. Ma to być nowy sposób resocjalizacji więźniów. Zdaje się, że komunikacyjna realność wirtualnego świata ma wielkie pokłady użyteczności.

IT w Administracji

Advertorial

Energooszczędność zmierzona – na przykładzie nowoczesnej serwerowni firmy ENERGA-OPERATOR S.A. ENERGA-OPERATOR S.A. jest spółką należącą do Grupy ENERGA, lidera polskiego rynku dostaw ekologicznej energii. ENERGA-OPERATOR S.A. obsługuje około 2,89 mln odbiorców na obszarze północnej i środkowej Polski o powierzchni około 75 tys. km2. Przesyła łącznie około 24,5 TWh energii rocznie i eksploatuje ponad 191 tys. linii wysokiego, średniego i niskiego napięcia. Z około 17 procentowym udziałem w rynku dystrybucji jest jednym z czterech największych dostawców energii w Polsce.

Wyzwanie: Efektywne, energooszczędne i łatwe w zarządzaniu Data Center W 2012 roku ENERGA-OPERATOR S.A. wybudowała dla własnych potrzeb data center o wielkości 200m2 i docelowej mocy około 0,5 MW. Jednym z celów projektu było zastosowanie takich rozwiązań klimatyzacji precyzyjnej oraz zasilania gwarantowanego, które z biegiem czasu przyniosą wymierne oszczędności w kosztach utrzymania data center oraz pozwolą na osiągnięcie jak najlepszej wartości średniorocznego współczynnika PUE. „Zależało nam na obniżeniu kosztów serwisowych oraz kompatybilności systemów zasilania i klimatyzacji precyzyjnej – powiedział Robert Kopeć, kierownik Biura Infrastruktury IT. – „Drugim istotnym dla nas aspektem była enrgooszczędność i efektywność tychże systemów”. W procedurze przetargowej najlepiej ocenione zostały rozwiązania firmy Emerson Network Power. Sama idea budowy własnego Centrum Przetwarzania Danych związana była z rosnącym zapotrzebowaniem na moc obliczeniową, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa i niezawodności stosowanych rozwiązań IT. W ramach projektu realizowane były dwa główne wątki projektowe:

• Budowa Centrum Przetwarzania Danych • Konsolidacja i centralizacja systemów informatycznych ENERGA-OPERATOR S.A. Dzięki powyższym przedsięwzięciom konsekwentnie realizowany jest plan redukcji kosztów eksploatacji infrastruktury teleinformatycznej dla ENERGA-OPERATOR S.A. Rozproszone do tej pory systemy informatyczne głównie spółki ENERGA-OPERATOR S.A., jak również część systemów innych spółek GK ENERGA m.in. ENERGA Informatyka i Technologie zostaną ulokowane w jednym wspólnym Centrum Przetwarzania Danych.

Najnowsze rozwiązania z zakresu klimatyzacji precyzyjnej oraz zasilania gwarantowanego, połączone wspólnym systemem monitorowania i zarządzania Zbudowany układ klimatyzacji precyzyjnej zakładał całkowite wydzielenie zimnych stref zamkniętymi korytarzami z czujnikami środowiskowymi. Taka separacja stref zimnych i ciepłej

Advertorial

znacznie podniosła efektywność zastosowanego systemu klimatyzacji precyzyjnej. Dodatkowo wprowadzono uszczelnienie „przecieków” w podłodze technicznej, uszczelnienie przejść kablowych, zaślepienie wolnych miejsc w szafach rack. Pozwoliło to na zabezpieczenie przed recyrkulacją powietrza pomiędzy strefami zimnymi i ciepłą, co niekorzystnie wpływałoby na efektywność energetyczną układu. Zastosowany układ pracuje przy temp. 22°C w strefie zimnej, natomiast w strefie ciepłej temperatura wynosi około 30–37°C. Zainstalowane szafy klimatyzacji precyzyjnej wykorzystują wentylatory elektronicznie komutowane EC FAN, umieszczone są w przestrzeni podłogi podniesionej. W czasie normalnej pracy szafy pracują równocześnie, przy obniżonej wydajności jednostkowej, co przekłada się na niższe zużycie energii wentylatorów. Moduł wentylatorowy zapewnia dostęp do poszczególnych wentylatorów i możliwość ich wymiany przy pracującym urządzeniu, bez konieczności odłączania szafy od układu hydraulicznego. Szafy pracują w funkcji powietrza nawiewanego do szaf rack, dzięki czemu nawiewają tylko taką ilość powietrza, jakiej aktualnie potrzebują serwery. Szafy wyposażone są również w czujnik temperatury powietrza nawiewanego, który steruje trójdrogowym zaworem regulacyjnym w szafie, dostosowując parametry wody lodowej. Szafy klimatyzacyjne odpowiadają również za regulację temperatury i wilgotności w strefie zimnej. Jako źródło chłodu służą zewnętrzne agregaty wody lodowej chłodzone powietrzem, tzw. chillery. Umożliwiają one pracę w trybie freecoolingu mieszanego (częściowa praca naturalnego chłodzenia i układu sprężarek) już od temperatur powietrza zewnętrznego na poziomie 21ºC. Chiller także umożliwia pracę w trybie pełnego freecoolingu, czyli 100% mocy chłodniczej czerpanej z zimnego powietrza otoczenia zewnętrznego. Dodatkowo posiadają one licznik elektryczny z funkcją ograniczenia poboru mocy na czas pracy z agregatem prądotwórczym. W zakresie zasilania wybór padł na UPS o mocy 200KW o wysokiej sprawności oraz wysokiej wartości współczynnika mocy PF. Jak komentuje Robert Kopeć, kierownik Biura Infrastruktury IT: „Od początku założyliśmy, że przy zakupie UPS nie będziemy kierować się wyłącznie ceną. Po analizie funkcjonalności dostępnych na rynku urządzeń UPS postawiliśmy wysoko poprzeczkę kryterium efektywności energetycznej. Zastosowane rozwiązanie 80-NET cechuje się wysoką sprawnością oraz współczynnikiem mocy równym jedności, co pozwala zniwelować negatywny wpływ mocy biernej”. Przy pomocy kart WEB-SNMP wszystkie urządzenia w serwerowni łączą się z systemem monitorowania i zarządzania infrastrukturą N-Form, co pozwala na śledzenie parametrów ich pracy,

Główną korzyścią całego przedsięwzięcia jest znaczne zmniejszenie kosztów eksploatacji infrastruktury teleinformatycznej poprzez centralizację w jednym miejscu głównych systemów informatycznych, zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem wielu pomieszczeń serwerowych w różnych lokalizacjach oglądanie statystyk poboru mocy oraz otrzymywanie alertów w przypadku różnych zdarzeń czy zaistniałych warunków w pomieszczeniu. Ten system także pozwala planować dalsze etapy rozbudowy o kolejne szafy rackowe, sprawdzać aktualne miejsce w szafach oraz pobory prądu. „System pokazuje jak układ klimatyzacji dopasowuje swoją pracę do istniejącego obciążenia serwerów, kiedy korzystamy w chłodzeniu z niższej temperatury zewnętrznej. Odnotowaliśmy, że przez blisko 90% czasu w roku sprężarki nie pracowały, korzystaliśmy wówczas z freecoolingu”powiedział Robert Kopeć.

Główne korzyści Główną korzyścią całego przedsięwzięcia jest znaczne zmniejszenie kosztów eksploatacji infrastruktury teleinformatycznej poprzez centralizację w jednym miejscu głównych systemów informatycznych, zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem wielu pomieszczeń serwerowych w różnych lokalizacjach Spółki. Ponadto w ramach jednego CPD firma może łatwiej zapewnić ciągłość działania systemów IT oraz podnieść jakość świadczonych usług teleinformatycznych poprzez zmniejszenie ryzyka powstania awarii, szybszą reakcję na pojawiające się problemy, wysoką dostępność systemów IT oraz zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego i systemowego dla zlokalizowanych w CPD zasobów serwerowych.

CeBIT 2013

Nowe życie informacji publicznych OTWARTE DANE Instytucje publiczne coraz częściej udostępniają swoje zasoby obywatelom. Pokazują w ten sposób, że są gotowe na współpracę i chcą tworzyć nowe rozwiązania, które ograniczają jedynie pomysłowość programistów oraz kwestie bezpieczeństwa i prywatności użytkowników.

Alicja Bar

ykorzystywanie pomysłów i projektów obywateli pozwala nie tylko na rozwój instytucji państwowych, lecz tworzy także nowe produkty i usługi, które wszystkim mogą przynieść korzyści. Otwarcie API – interfejsu programowania aplikacji, będącego jednorodnym formatem komunikacji – umożliwia praktycznie każdemu rozwijanie aplikacji na urządzenia mobilne. Korzysta na tym również administracja publiczna: dzięki zaangażowaniu społeczności programistów w tworzenie serwisów oraz usług mogą rozwijać się zgodnie z oczekiwaniami samych użytkowników, oferując liczne dodatki, np. gry i aplikacje.

Dobre wzorce z Ameryki Jako pierwszy swoje zasoby otworzył magistrat Nowego Jorku, który od czterech lat organizuje rokrocznie konkurs na aplikacje wykorzystujące dostępne dane. Dzięki temu powstało już mnóstwo programów na telefony komórkowe i serwisy WWW. Nowojorskie wzorce zaimplementowała nawet administracja prezydenta Baracka Obamy, która od 2009 r. prowadzi projekt otwarcia zasobów rządowych w myśl zasady: „wszystko, co nie jest tajne i powstaje za pieniądze publiczne, powinno być ogólnie dostępne”. W Europie liderem otwartych danych jest Wielka Brytania. To tam powstała

IT w Administracji

m.in. aplikacja pozwalająca zgłaszać problemy mieszkańców (takie jak zalegające na chodnikach śmieci czy popsute światła uliczne) oraz aplikacja udostępniająca dane o szkołach, tworzone np. na podstawie informacji o odległości rodzinnych domów studentów od uczelni. Ta ostatnia prezentowana jest m.in. w Google Maps.

Poznań otwiera API O potrzebie udostępnienia zasobów mówi nowelizacja polskiej ustawy o dostępie do informacji publicznej z 2011 r., która dotyczy m.in. wdrożenia europejskiej dyrektywy o ponownym wykorzystaniu informacji publicznej. Ważne jest jednak nie tylko udostępnianie treści,

Elementy poznańskiego brokera informacji

• tradycyjny portal miejski • mobilna wersja portalu • system QR-kodów zapewniają• •

cych dostęp do mobilnej wersji portalu oraz rozkładu jazdy komunikacji miejskiej system mobilnych przewodników po mieście automatycznie pobieranych ze stron WWW specjalna aplikacja mobilna umożliwiająca przesyłanie do służb miejskich zgłoszeń o koniecznych interwencjach w kilkunastu kategoriach tematycznych

lecz także przygotowanie ich w takiej formie, aby każdy zainteresowany użytkownik mógł je bez przeszkód ponownie i automatycznie wykorzystywać. W Polsce pionierem w otwieraniu dostępu do zasobów informacji publicznej jest poznański magistrat, który umożliwił w pełni automatyczne pobieranie treści tworzonych przez urząd i ich ponowne wykorzystanie. – Takie podejście znalazło swoje odzwierciedlenie m.in. w uchwalonej w 2010 r. „Strategii Rozwoju Miasta Poznania do roku 2030”. Zakłada ona przekształcenie Miejskiego Informatora Multimedialnego (poznan.pl) i Biuletynu Informacji Publicznej (bip.poznan.pl) w rozproszony system brokera informacji, umożliwiający pobieranie treści i osadzanie ich w zewnętrznych serwisach informacyjno-usługowych, na podstawie otwartych standardów – wyjaśnia Wojciech Pelc, kierownik Oddziału Serwisów Informacyjnych Urzędu Miasta Poznania. Obecnie poznański system informacyjno-usługowy dostępny przez internet obejmuje dwie główne miejskie platformy: oficjalny portal miejski oraz Biuletyn Informacji Publicznej (BIP). Automatycznie redystrybuowane są treści z kanałów tematycznych (np. aktualności), tablice ogłoszeń czy zapowiedzi wydarzeń. Istotnym elementem systemu jest udostępniona lista tzw. POI (Point of Interest, punkt użyteczności publicznej) wraz z powiązanymi z opisywanymi obiektami danymi geolokalizacyjnymi.

Wydanie specjalne

Kluczem jest kontekstowość

Do miejskich treści dostęp można uzyskać na kilka sposobów, a konkretnie za pośrednictwem: tradycyjnej strony WWW, usług webowych, kanałów RSS, komunikatów SMS oraz mobilnych wersji serwisów informacyjnych przygotowanych dla systemu operacyjnego Android. Poznański system informacyjno-usługowy nastawiony jest na interakcję, dlatego wyposażony został w kanały zwrotne. Umożliwiają one użytkownikom wysyłanie zapytań oraz aktywne włączanie się w uzupełnianie zasobów informacyjnych dzięki specjalnym formularzom i mechanizmowi zgłaszania interwencji.

Potrzeba matką wynalazków Budowa miejskiego systemu informacyjno-usługowego pozwoliła na podjęcie prac nad udostępnieniem API. Jeszcze w październiku 2011 r. opublikowano API portalu miejskiego poznan.pl. We wdrożeniu brało udział Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe, współtworzące portal miejski od 1998 r. W ramach jednej z platform udostępniających aplikacje na urządzenia mobilne z zainstalowanym systemem Android udostępniono nieodpłatnie dwie usługi: Lokalizator grobów i Sakralny Poznań. Wykorzystują one dane pochodzące z uruchomionej kilka lat temu poznańskiej wyszukiwarki cmentarnej. Pierwsza aplikacja integruje te dane z interaktywnym narzędziem wskazującym optymalne sposoby dotarcia we wskazane miejsce komunikacją miejską, a druga uzupełnia pierwotną usługę m.in. o informacje dotyczące sławnych poznaniaków pochowanych w mieście. – Po sukcesie tego wdrożenia i analizie zdobytych pierwszych doświadczeń kolejnym wyzwaniem było przygotowanie Biuletynu Informacji Publicznej do możliwości automatycznego pobierania jego treści. W ramach tych prac sporządzono pilotażowy zbiór interfejsów aplikacyjnych udostępniających dane z BIP – wyjaśnia Pelc.

Nagroda za kreatywność Ponieważ otwieranie publicznych API nadal jest rzadkością, poznański magistrat zorganizował specjalny konkurs dla młodych programistów, tzw. hackathon. Zawody i publikacja API przyniosły zamierzony efekt – w kilka dni powstały

Aplikacja Sakralny Poznań powstała z myślą o osobach planujących odwiedzenie grobów swoich bliskich. Ma ona na celu ułatwienie odnalezienia miejsca pochówku konkretnych osób oraz wyszukanie cmentarzy i kościołów w Poznaniu.

pierwsze usługi mobilne zrealizowane przez podmioty zewnętrzne na podstawie danych i treści automatycznie pobieranych z serwisu miejskiego (wykorzystano w nich interfejs do wyszukiwarki mogił na poznańskich cmentarzach). – Uczestnicy hackathonu poświęconego API serwisu poznan.pl interesowali się wykorzystaniem naszych danych do budowy przewodników mobilnych. Ale treści z naszych serwisów mogą być przydatne w różny sposób. Przekonałem się o tym podczas ostatniej powodzi. Publikowaliśmy wtedy informacje o stanie wody w Warcie. Gdy raz koleżanka spóźniła się z podaniem tych danych, zadzwonił do nas właściciel firmy wiercącej studnie. Okazało się, że są to bardzo istotne dla niego informacje, bo dzięki nim wie, czy warto prowadzić prace – opowiada Pelc i dodaje: – Różnych danych, przydatnych i w biznesie, i w życiu codziennym mieszkańców, administracja publiczna ma bardzo dużo. Rzecz w tym, żeby umożliwić dostęp do nich i zainteresować nimi firmy, które wykorzystają je w swoich rozwiązaniach.

Kolejnym wyzwaniem dla poznańskiego magistratu było umożliwienie automatycznego pobierania treści BIP. W efekcie prowadzonych działań powstał pilotażowy zbiór interfejsów aplikacyjnych, udostępniających dane z większej części BIP. Interfejsy aplikacyjne do BIP Poznania są dostępne pod adresem bip.poznan.pl/bip/api. Miastu zależało na kontekstowym łączeniu publikowanych treści i wiązaniu ich z oficjalnym miejskim systemem informacji przestrzennych. Przykładem realizacji spełniającej takie założenia jest prezentacja w dedykowanych oknach mapowych wszystkich miejskich jednostek organizacyjnych wymienionych w BIP, rozkładów jazdy na przystankach i stref parkowania oraz prezentacja komisji wyborczych i obwodów głosowania. Treści mające dane geolokalizacyjne pokazywane są na cyfrowej mapie Poznania pochodzącej z Systemu Informacji Przestrzennej. – Mapa ta jest pokazywana w sposób przypominający najpopularniejsze internetowe systemy mapowe, dzięki czemu użytkownicy nie muszą przyzwyczajać się do nietypowych sposobów nawigowania czy wyszukiwania informacji – wyjaśnia Pelc. Dane i treści prezentowane na mapach autoryzowane są przez miejskie służby geodezyjne. Dzięki temu prezentowane zasoby mają charakter referencyjny, a potencjalne zastrzeżenia do jakości czy rzetelności przedstawianych danych mogą być rozpatrywane przez merytoryczne służby odpowiedzialne za te zasoby. Udostępnianie rejestrów publicznych w trybie interaktywnym to światowy trend. Dzięki temu powstają tysiące nowych aplikacji – niektóre są mniej, inne bardziej przydatne. Zawsze jednak wśród masy przeciętnych pojawia się kilka, które podbijają serca i umysły użytkowników. Ich wykorzystywanie sprawia, że odwiedzanie serwisu miejskiego oraz lojalność względem niego znacznie wzrastają. Wszyscy więc zyskują – mieszkańcy mają jeszcze szybszy dostęp do informacji, a miasto zyskuje miano innowacyjnego oraz liczącego się z potrzebami społeczności lokalnej.

IT w Administracji

Wywiad

Shareconomy w Poznaniu „Nie ma odwrotu od udostępniania publicznych zasobów informacyjnych. Zresztą samorządy mogą na tym tylko zyskać. Otwarcie zasobów i stosowanie otwartych standardów powinny zaowocować wytworzeniem dodatkowych usług i nowych pomysłów na aplikacje opartych na tych źródłach”. Rozmowa z Ryszardem Grobelnym, prezydentem Poznania

IT w Administracji: O projekcie budżetowym Poznania na rok 2013 rozmawiał Pan na czacie z internautami. Skąd potrzeba takiej drogi konsultacji? Ryszard Grobelny: Bardzo sobie cenię możliwość bezpośrednich spotkań z mieszkańcami, stąd regularnie korzystam również z nowych technologii komunikacyjnych. A czat budżetowy to już kilkuletnia tradycja – pierwszy odbył się w grudniu 2008 r. Wykorzystywanie internetu do prowadzenia merytorycznych debat jest dla mnie oczywistością. Rozmowy z poznaniakami mają dodatkowy walor edukacyjny: rozmowa o budżecie wymaga zapoznania się z dokumentami źródłowymi. Od lat publikujemy w internecie informacje o budżecie. Mieszkańcy się z nimi zapoznają, dzięki czemu jakość naszych dyskusji stale rośnie, bo wszyscy jesteśmy do nich coraz lepiej przygotowani. Poznań zorganizował hackathon – nieformalne warsztaty dla programistów, polegające na wspólnej pracy nad kodem źródłowym portalu poznan.pl. Czemu miała służyć ta impreza? Chcieliśmy pokazać, że miasto jest źródłem ogromnej ilości treści, które można wykorzystywać w modelu otwartych danych. W 2010 r. przyjęliśmy „Strategię Rozwoju Miasta Poznania do roku 2030”. Przewiduje ona m.in. budowę tzw. miejskiego brokera informacji na podstawie zasobów danych i treści udostępnianych w internecie. Jednym z elementów jego budowy było właśnie otwarcie API [Application Programming Interface – przyp. red.]: najpierw portalu miejskiego, a następnie Biuletynu Informacji Publicznej. A imprezy takie jak hackathon mają pokazać potencjał tkwiący w udostępnianych danych i treściach. Już w kilka dni po udostępnieniu API poznan.pl pojawiły się dwie usługi na urządzenia mobilne.

IT w Administracji

konsultacji społecznych – już dziś mieszkańcy i organizacje pozarządowe korzystają z miejskich zasobów dostępnych w internecie, przygotowując własne opracowania i projekty. Dzięki obywatelskiemu wykorzystaniu dostępnych danych referencyjnych administracja może uzyskiwać merytoryczne wsparcie od partnerów społecznych.

Ryszard Grobelny z wykształcenia jest ekonomistą. Był radnym wszystkich trzech kadencji Rady Miasta Poznania, w której pełnił funkcje delegata do Sejmiku Samorządowego Województwa Poznańskiego, przewodniczącego Komisji Finansów i członka Zarządu Miasta Poznania. Na stanowisko prezydenta Poznania pierwszy raz został wybrany w grudniu 1998 r. W 2002 r. kandydował jednocześnie na stanowisko prezydenta miasta i do Rady Miasta Poznania. Ponieważ wygrał wybory na prezydenta Poznania, zrezygnował z mandatu radnego. W lutym 2003 r. został wybrany na Prezesa Związku Miast Polskich, organizacji skupiającej 264 polskie miasta.

Ministerstwo cyfryzacji pracuje nad ustawą o otwieraniu zasobów w instytucjach publicznych, która mocno wpisuje się w ideę shareconomy. Poznań ma w tej materii spore doświadczenie. Co Pan powie nieprzekonanym do idei re-use? Nie ma odwrotu od udostępniania publicznych zasobów informacyjnych. Zresztą samorządy mogą na tym tylko zyskać. Otwarcie zasobów i stosowanie otwartych standardów powinny zaowocować wytworzeniem dodatkowych usług i nowych pomysłów na aplikacje opartych na tych źródłach bez konieczności inwestowania publicznych środków. Wzrośnie też jakość

Jaki wpływ na relacje świata nauki i biznesu ma portal Wielkopolska Platforma Innowacyjna (WPI)? Jest to projekt realizowany od 2005 r. we współpracy z poznańskimi uczelniami oraz instytucjami naukowo-badawczymi. Ma pomóc w komercjalizacji osiągnięć naukowych szkół wyższych. W skrócie zadaniem WPI jest ułatwienie nawiązywania kontaktów i współpracy między tworzącymi innowacje a tymi, którzy tych innowacji potrzebują. W projekt zaangażowali się rzecznicy patentowi uczelni oraz specjaliści z dziedziny transferu technologii i komercjalizacji wyników badań naukowych. W Poznaniu środowiska naukowe i biznesu współpracują ze sobą w ramach projektu „Wiedza dla gospodarki”. Jakie są jego efekty? Projekt ten umożliwia dopasowanie programu studiów i sposobu kształcenia absolwentów do potrzeb przedsiębiorców. Istotą projektu jest bezpośrednie zaangażowanie przedsiębiorców w kształtowanie programu studiów. Utworzono kilka nowych kierunków studiów, a część wykładów jest prowadzona przez przedstawicieli przemysłu i biznesu. Studenci odbywają staże w zakładach i instytucjach zaangażowanych w projekt. Ważnym elementem tego projektu są targi pracy. Rozmawiała Martyna Wilk

Wywiad

Tychy możliwości „Powszechność rozwiązań informatycznych i łatwość, z jaką dzisiaj korzysta się z internetu, mogą czasem stworzyć złudne wrażenie, że żyjemy w »technoświecie«”. Rozmowa z Michałem Gramatyką, zastępcą prezydenta miasta Tychy

Fot. archiwum

IT w Administracji: Zdaje się, że Tychy robią wiele, aby stać się miastem przyjaznym zarówno dla mieszkańców regionu, jak i dla pracowników urzędu. Wprowadziliście system zarządzania jakością, uzyskaliście certyfikat ISO 9001. Co dzięki temu zyskaliście? Michał Gramatyka: Certyfikat ISO 9001 zdobyliśmy już w roku 2002. Znacznie usprawniło to sposób postępowania nie tylko w wewnętrznych kwestiach dotyczących zarządzania miastem, ale przede wszystkim w relacjach z klientami naszego urzędu. Każda sprawa załatwiana przez mieszkańca ma swoją „kartę usług” z rozpisanymi krok po kroku procedurami i informacją o przysługujących środkach odwoławczych. Takich kart mamy 180. Opinie o pracy urzędu zbieramy od roku 2005, a dwa lata temu uruchomiliśmy internetowe narzędzie badania jakości naszych usług. Skuteczność systemu potwierdzają wyniki badań satysfakcji, które są bardzo dobre. Staracie się podnosić kompetencje cyfrowe mieszkańców. Na czym polega realizowanie w Waszym regionie projektu e-inclusion? Powszechność rozwiązań informatycznych i łatwość, z jaką dzisiaj korzysta się z internetu, mogą czasem stworzyć złudne wrażenie, że żyjemy w „technoświecie”. Pocztę elektroniczną sprawdzamy na swoich komórkach, pieniądze z bankomatu wypłacamy bez karty, bo przecież wystarczy SMS; z najlepszymi przyjaciółmi częściej rozmawiamy talkiem niż twarzą w twarz. Entuzjastom nowych technologii trudno czasem sobie uzmysłowić, że obok nich istnieje sfera, w której komputer czy internet są towarem luksusowym. Na szczęście problem ten dostrzega Komisja Europejska,

Michał Gramatyka obronił w 1999 r. na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach tytuł doktora nauk prawnych. Przez 11 lat był radnym Tychów. W latach 1998–2000 oraz od października 2006 r. do czerwca 2009 r. pełnił funkcję przewodniczącego Rady Miasta. Wówczas zainicjował m.in. kampanię społeczną „Bezpieczne Tychy – dość milczenia” i program „3+ Liczna Rodzina”. Od 2009 r. pełnił funkcję zastępcy prezydenta miasta Tychy ds. gospodarki przestrzennej. Zainicjował liczne projekty ułatwiające komunikację obywatela z urzędem. Przyczynił się m.in. do stworzenia możliwości płacenia kartą za usługi w urzędzie i wdrożenia systemu „naTYCHmiastowy SMS”.

która zdecydowała się skierować ogromne środki do walki ze zjawiskiem wykluczenia cyfrowego. Tychom udało się pozyskać finansowanie dla programu polegającego na zapewnieniu komputerów z darmowym internetem dla 100 rodzin, których wcześniej na ten luksus po prostu nie było stać.

Czy urząd planuje kolejne kroki mające na celu jeszcze lepszą informatyzację regionu? Nie tylko planujemy, ale już je realizujemy! Właśnie wyposażyliśmy w pokładowe access pointy 30 autobusów miejskich. Posiadacze smartfonów będą mogli się do nich zalogo-

wać po zajęciu miejsca w pojeździe. Hotspoty są otwarte i dla wygody podróżujących nie wymagają logowania. A autobusy z Wi-Fi łatwo rozpoznać – mają na dachu charakterystyczny „garb”, w którym schowane są butle z paliwem gazowym. Paliwem dla autobusu, nie dla access pointów oczywiście. Wiosną w mieście pojawi się 15 infokiosków wybudowanych za unijne pieniądze, a później kolejne 15 – na nie też mamy już środki. Infokioski będą oferować dostęp do planu miasta, rozkładu jazdy autobusów i trolejbusów oraz wiadomości zasysanych przez RSS z podstawowych serwisów informacyjnych. Każdy z infokiosków będzie też włączony do sieci miejskich hotspotów. Pracujemy także nad wprowadzaniem ułatwień dla mieszkańców miasta załatwiających sprawy w urzędzie. Pierwsi w Polsce podpisaliśmy porozumienie z Sądem Rejonowym oraz Ministerstwem Sprawiedliwości o przeprowadzenie pilotażowego projektu elektronicznego przekazywania danych pomiędzy rejestrem Ksiąg Wieczystych a Ewidencją Gruntów i Budynków.

W urzędzie wdrożyliście też usługę „naTYCHmiastowy SMS”. Na czym ona polega? Jest to system bezpłatnej informacji SMS-owej w relacji urząd – mieszkańcy. Abonenci zapisani do programu korzystają także z darmowego powiadamiania drogą SMS-ową o wydarzeniach kulturalnych i sportowych w mieście. Na życzenie system poinformuje również o ważnych wydarzeniach miejskich, takich jak np. konsultacje społeczne czy problemy w ruchu drogowym. Ważną funkcjonalnością „naTYCHmiastowego SMS-a” jest także wysyłanie kodów – kluczy otwierających dostęp do sieci miejskich hotspotów. Rozmawiała Martyna Wilk

IT w Administracji

CeBIT 2013

Internet w miejskiej przestrzeni publicznej WI-FI Polskie samorządy coraz chętniej inwestują w nieodpłatny dostęp do Sieci. Na takie rozwiązanie zdecydowano się m.in. w Tychach, śląskim mieście, które konsekwentnie realizuje plan budowy otwartych punktów dostępu do internetu.

Eryk Chilmon

ednym z elementów spopularyzowanej w ostatnim czasie koncepcji inteligentnego miasta jest mocno zinformatyzowana infrastruktura i swobodny dostęp mieszkańców do Sieci. To fundamenty, na których budowane ma być miejskie społeczeństwo informacyjne. Polskie samorządy chętnie korzystają z możliwości, jakie daje im prawo w zakresie tworzenia darmowych hotspotów w miejscach publicznych (patrz: ramka Megaustawa), dzięki czemu mogą realizować zadanie przeciwdziałania wykluczeniu cyfrowemu, a także zapewniać korzyści wynikające z różnorodności usług telekomunikacyjnych. Inwestycje związane z dostępem do szerokopasmowego internetu są w większości finansowane w ramach unijnych programów: Rozwój Polski Wschodniej, Innowacyjna Gospodarka oraz 17 regionalnych programów operacyjnych. Na lata 2007–2013 Bruksela przyznała Polsce ok. 1 mld euro na usuwanie barier w dostępie do usług telekomunikacyjnych. Coraz więcej polskich miast, miasteczek, a nawet wsi decyduje się na montowanie bezpłatnych punktów dostępu do internetu, z których chętnie korzystają zarówno mieszkańcy, jak i turyści. Jednym z najaktywniejszych na tym polu ośrodków w Polsce są Tychy.

Coraz więcej hotspotów Niektóre samorządy szybko dostrzegły szansę na rozwój, jaką przyniosła ze sobą rewolucja internetowa, a w szczególności

IT w Administracji

upowszechnienie się sieci Wi-Fi. Swobodny dostęp do internetu w przestrzeni miejskiej zmienia proces zarządzania miastem i sposób funkcjonowania jego mieszkańców. W Tychach, w których mieszka obecnie blisko 130 tys. ludzi, system miejskich punktów dostępowych obejmuje 12 lokalizacji, gdzie zapewniony jest bezpłatny dostęp do internetu

na zasadach określonych w regulaminie korzystania z hotspotów miejskich. W ramach nowego projektu współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego w 2013 r. zacznie się budowa następnych punktów dostępowych, które pokryją place i parki nieobjęte dotąd bezpłatnym dostępem do Sieci. O popularności tego sposobu łączenia się z internetem świadczą statystyki połączeń notowane podczas bieżącego użytkowania systemu. – Pierwsze punkty dostępowe zostały oddane do użytkowania pod koniec 2010 r., a już w 2011 r. zanotowano 2788 połączeń wykonanych przez użytkowników sieci hotspotów. Natomiast z przybliżonych danych za ubiegły rok wynika, że w stosunku do 2011 r. mamy do czynienia z prawie trzykrotnym wzrostem liczby korzystających z miejskiego dostępu do internetu – mówi Sebastian Wika, naczelnik Wydziału Informatyki UM Tychy.

Internet w autobusie

Interfejs graficzny i niektóre funkcje infokiosków mają być tożsame z wykorzystywanym w Tychach mobilnym przewodnikiem miejskim „treespot Tychy”.

Polskie miasta chętnie inwestują w technologie bezprzewodowej łączności w komunikacji miejskiej. Wykorzystują ją do nadzorowania i optymalizacji komunikacji miejskiej i ruchu miejskiego, a przy okazji do udostępniania darmowego internetu pasażerom. Korzyści czerpie także władza miasta, ponieważ może lepiej zarządzać flotą transportową, kontrolować czas pracy kierowców

Wydanie specjalne

oraz uzyskiwać natychmiastową informację o ewentualnych niebezpieczeństwach. Zgodnie z panującymi trendami w Tychach również postanowiono skorzystać z tego rozwiązania. W tym momencie internet jest dostępny w 31 tyskich autobusach. Urządzenia dostępowe instalowane są we wszystkich nowych pojazdach wykorzystywanych przez Przedsiębiorstwo Komunikacji Miejskiej. – Pomysł ściągnęliśmy z Kopenhagi. Tam na pokładach miejskiej kolejki udostępniany jest darmowy dostęp do internetu. Kluczem otwierającym pokładowe hotspoty jest pozostawiony w bazie danych adres e-mail użytkownika. Dla przedsiębiorstwa komunikacyjnego stwarza to szansę dotarcia do klienteli miejskiej komunikacji z ważnymi informacjami – maile od duńskiej kolejki dostaję po dziś dzień. Oczywiście po duńsku – wspomina Michał Gramatyka, zastępca prezydenta miasta Tychy. Cechą charakterystyczną nowych autobusów jest podwyższony dach – pojazdy są zasilane sprężonym gazem ziemnym z butli znajdujących się właśnie na dachu. W autobusach zamontowane są access pointy udostępniające internet za pośrednictwem sieci 3G. Ze względu na krótki czas przebywania podróżnego na pokładzie autobusu dostęp nie jest w żaden sposób ograniczany: – Nie wprowadziliśmy procedury logowania do systemu. Smartfon po prostu znajduje sieć Wi-Fi, system przydziela automatycznie adres IP

31 tyskich autobusów zostało do tej pory wyposażonych w hotspoty. Urządzenia dostępowe instalowane są we wszystkich nowych pojazdach miejskiego przewoźnika.

i można korzystać z zasobów Sieci – wyjaśnia Michał Gramatyka.

Sieć infokiosków Takie placówki jak szpitale, szkoły, dworce, urzędy, biblioteki i muzea to miejsca, w których idealnie sprawdzają się infokioski, czyli urządzenia zapewniające łatwy dostęp do informacji związanych z daną jednostką i nie tylko. Dostęp do Sieci może być ograniczony tak, aby służył jedynie załatwianiu konkretnych spraw związanych z daną instytucją – wówczas użytkownik nie ma możliwości swobodnego surfowania. Również w Tychach dostrzeżono zalety takich terminali i postanowiono umieścić je w kluczowych z punktu widzenia komunikacji miejskiej lokalizacjach. Władze miasta rozpoczęły starania o zdobycie dofinansowania na ten cel. Jak informują tyscy urzędnicy

Megaustawa Zgodnie z przepisami ustawy o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych, czyli tzw. megaustawy, która została uchwalona 7 maja 2010 r., samorząd terytorialny może świadczyć usługi dostępu do internetu szerokopasmowego bez pobierania opłat albo w zamian za opłaty niższe niż ceny rynkowe. Warunkiem jest spełnienie określonych

wymogów i uzyskanie zgody Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Najczęściej maksymalna przepływność łączy, zarówno dla wysyłania, jak i odbierania danych, jest określana na poziomie 256 kbit/s. W nielicznych przypadkachprzepływność zostaje ograniczona do 512 kbit/s. Czas jednorazowej sesji w ramach dostępu nieodpłatnego nie może

być dłuższy niż 60 minut. Megaustawa kładzie nacisk na to, aby aktywność samorządów była przejrzysta i nie zakłócała rozwoju równoprawnej i skutecznej konkurencji na rynkach telekomunikacyjnych. Pierwsza decyzja w zakresie świadczenia usługi dostępu do internetu bez pobierania opłat została wydana 30 grudnia 2010 r. dla miasta Przasnysz.

odpowiedzialni za projekt, po podpisaniu umowy regulującej sprawy finansowania przeprowadzone zostały działania promocyjne oraz wyłoniono inżyniera projektu. Na realizację planowanych inwestycji miasto przeznaczy jedynie 15% całkowitej kwoty, ponieważ reszta, czyli prawie 1,5 mln zł, będzie pochodziła ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego. W ramach opisywanego projektu Tychy wzbogacą się o 15 infokiosków zlokalizowanych w pobliżu większych przystanków autobusowych i dworców miejskich – głównych miejsc przesiadkowych. – Każdy kiosk wyposażony zostanie w urządzenie umożliwiające bezprzewodowy dostęp do internetu w promieniu kilkunastu metrów, tak więc czas oczekiwania na transport będzie można spożytkować na przeglądanie nie tylko serwisów miejskich, ale również innych stron internetowych – mówi Sebastian Wika. Dodatkowo pod koniec ubiegłego roku Tychy otrzymały dofinansowanie do innego projektu związanego z propagowaniem w mieście publicznego dostępu do Sieci – „Tychy w sieci możliwości – budowa sieci bezprzewodowych punktów dostępowych do internetu”, w ramach którego powstanie 15 kolejnych punktów publicznego dostępu do Sieci. Urządzenia montowane w Tychach zapewnią szeroki zakres dostępu do Sieci. – Zdecydowaliśmy się objąć wszystkie miejskie infokioski zwartym i przejrzystym systemem informatycznym, którego interfejs graficzny i niektóre funkcje będą tożsame z wykorzystywanym w Tychach mobilnym przewodnikiem miejskim „treespot Tychy”. Użytkownik infokiosku będzie miał bezpośredni dostęp m.in. do pełnego rozkładu jazdy autobusów i trolejbusów z możliwością wyboru linii, przystanku itp., będzie mógł posłużyć się planem miasta do odnalezienia interesującej go lokalizacji, czy też sprawdzić informacje publikowane w miejskich serwisach internetowych. Urządzenie wyposażone zostanie również w możliwość sporządzenia i wysłania wiadomości e-mail ze zdjęciem na adres poczty elektronicznej – wylicza Sebastian Wika.

IT w Administracji

CeBIT 2013

Interview

Wir greifen zu guten Mustern „Das Netz von gegenseitigen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Verwaltungsbereichen ist so vielschichtig, dass keiner von ihnen selbständig funktionieren kann. Aus diesem Grund möchten wir auf integrierte Informatisierung setzen“. Gespräch mit Michał Boni, Minister für Verwaltung und Digitalisierung

IT in der Verwaltung: Ist Polen bereits ein digitales oder immer noch ein analoges Land? Michał Boni: Polen ist ein analoger und zugleich ein digitaler Staat. Als Staat bieten wir bereits viele digitale Dienstleistungen, wie zum Beispiel Grundbücher, Landesgerichtsregister, Steuern, Elektronische Überprüfung der Ansprüche von Leistungsnehmern. Es gibt jedoch immer noch viele analoge Dienstleistungen. Es geht darum, dass es immer mehr digitale Dienstleistungen gibt. Unsere Gesellschaft als Ganzes oder die Unternehmer können immer besser mit digitalen Technologien umgehen und junge Leute sind – ähnlich wie in den anderen europäischen Ländern – „digitale Einheimische“. Es liegt uns sehr viel daran, dass in jedem Bereich die Chancen genutzt werden, die uns die Digitalisierung gibt. Zurzeit arbeiten wir am Operationellen Programm „Digitales Polen“, in dem ein ganzheitlicher Plan der Digitalentwicklung dargestellt wird. Wir wissen, dass der Fortschritt in der E-Verwaltung sehr wichtig ist: die Einführung des Systems für Elektronische Überprüfung der Ansprüche von Leistungsnehmern hat gezeigt, dass die Informatisierung in Form von effizienten, gut koordinierten Schritten gute Effekte bringt. Es ist ein Beispielprojekt, das das Wesen der Änderungen zeigt, die für uns wichtig sind. Einen komplexen Plan der

IT w Administracji / styczeń 2013

Entwicklung der E-Verwaltung werden wir in nächster Zukunft im Programm Integrierte Informatisierung des Staates 2.0+ darstellen.

Bei der Eröffnungsfeier des Ministeriums für Verwaltung und Digitalisierung im Jahr 2011 haben Sie gesagt, dass der Augiasstall gereinigt werden muss. Ist der „Stall“ jetzt sauber? Als wir im späten Herbst 2011 angefangen haben, uns mit den großen E-Verwaltungsprojekten zu befassen, wurde uns klar, dass Unstimmigkeiten die Europäische Kommission dazu veranlassen können, finanzielle Mittel für diese Projekte einzustellen. Und so ist es leider geworden. Aber der vom Ministerium vorbereitete Bericht Staat 2.0 und ein Verbesserungsplan haben dem Problem abgeholfen. Nach Einführung von Änderungen werden die Projekte immer besser ausgeführt, was von der Europäischen Kommission bestätigt wurde. Im September vorigen Jahres hat sie die Finanzierung wieder zugelassen. Für Verbesserungsmaßnahmen für Bürger werden wir bis Ende der finanziellen Perspektive, also bis 2015, 3,3 Mrd. ausgeben können. EDV-Projekte kann man als mit hohem Risiko belastete Investitionen betrachten. Es geht nicht nur um Kosten,

sondern auch um Termine. Müssen wir uns damit abfinden, dass die meisten Lösungen mit Verzögerung eingeführt werden? Es gibt keine Zustimmung zur Verzögerung von EDV-Lösungen, aber die bisherige Erfahrung zeigt, dass es schwer ist, Projekte, besonders die großen, termingerecht zu realisieren. Aus diesem Grund greifen wir zu guten Mustern, um zu zeigen, was man besser machen kann. Bisher hat man sich darauf konzentriert, was man nicht machen darf oder soll, wenn man öffentliche Aufträge ausführt. Es ist die Zeit gekommen, dass wir die richtige Vorgehensweise fördern und zeigen, wie man handeln soll, um das angestrebte Ziel zu erreichen. Auch in Ländern mit einer langen Tradition und bewährten Prozeduren von öffentlichen Aufträgen kommt es zu Verzögerungen. Als Beispiel kann man hier Großbritannien nennen, wo die Bearbeitungszeit eines großen EDV-Systems 2,5 Jahre beträgt. Großbritannien strebt aus diesem Grund kleinere, leichter zu leitende Projekte an – wir gehen auch in diese Richtung. Die Regierung hat Änderungen im Informatisierungsgesetz angenommen. Was bringt die Novelle? Sie soll vor allem Kontakte der Bürger mit den Behörden erleichtern. Es soll mehr E-Dienstleistungen geben und die

Sonderausgabe

Interview

Michał Boni ist Absolvent der Warschauer Universität und hat in Kultursoziologie promoviert. Nach 1989 übte er viele öffentliche Funktionen aus und war u.a. Minister für Arbeit und Soziale Politik in der Regierung von Jan Krzysztof Bielecki. Im November 2011 wurde er zum Minister für Verwaltung und Digitalisierung ernannt. Zu seinen Pflichten gehört unter anderem die Aufsicht über die Erarbeitung und Begutachtung von strategischen Richtungen und Programmen im Bereich der Informationsgesellschaft sowie über die Vorbeugung der digitalen Kluft.

Prozeduren sollen schneller sein. Wir alle werden Zeit und Geld sparen können, wenn wir bei einer Behörde seltener erscheinen müssen. Die Novelle wird die Ämter verpflichten, einen elektronischen Briefkasten zu gründen, der entsprechende Standards erfüllen wird (es kommt vor, dass ein Briefkasten Schriftstücke ablehnt). Sie ermöglicht auch, im ePUAPPortal (Elektronische Plattform für Öffentliche Verwaltungsdienstleistungen) auch Dienstleistungen zu präsentieren, die von anderen Trägern angeboten werden, sofern sie öffentliche Aufgaben durchführen, erweitert das Netz der Stellen zur Bestätigung des ePUAP-Vertrauensprofils um die Dienststellen der Polnischen Post und die Banken. Öffentliche Träger, die verpflichtet sind, Muster von Schriftstücken festzulegen, werden verpflichtet, Muster von elektronischen Dokumenten im zentralen Repositorium anzumelden und anschließend die Beschreibung der Leistung zu übermitteln, die mittels des jeweiligen Musters möglich ist, damit das Muster ins Dienstleistungsverzeichnis der ePUAP-Plattform eingetragen werden kann. Es wird auch ein elektronisches Formular bereitgestellt. Das ist ein erster Schritt in die Richtung der erforderlichen Änderungen – der nächste kommt bald.

Ist es ohne eine komplexe und integrierte Informatisierung der öffentli-

chen Verwaltung möglich, die Erwartungen der Öffentlichkeit zu erfüllen, z.B. einen Arztbesuch zu vereinbaren? Vielleicht ist es möglich, aber man kann dann nicht von einer effizienten und zuverlässigen Bedienung sprechen, denn die Anwendung von sog. Prothesen, also Ersatzlösungen ist unvermeidlich. Das Netz von gegenseitigen Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Verwaltungsbereichen ist so vielschichtig, dass kein Bereich völlig vollständig funktio nieren kann. Aus diesem Grund möchten wir an die Informatisierung in integrierter Weise herangehen und dabei das Ordnen von öffentlichen Registern und eine effiziente Nutzung der darin enthaltenen Da-

Wie soll man die Computerisierung der öffentlichen Verwaltung unterstützen und die digitalen Kompetenzen der Beamten und Bürger steigern? Die Erfahrung zeigt, dass die Überwindung der mentalen Barriere am wichtigsten ist. Zurzeit geht es nicht mehr um die Computerisierung im Sinne der Anwendung von Computern zur Unterstützung der Aufgaben am Arbeitsplatz, denn diese Etappe haben wir bereits hinter uns. Jetzt gilt es, in gekonnter Weise die Informationsbestände für Managementzwecke, für Gewerbeoptimierung, Vertiefung der Fachkenntnisse u.ä. zu nutzen. Dazu braucht man eine Information über die Informationsbestände und Dienstleistungen, die im Netz zugänglich sind, sowie Hinweise, wie man zu ihnen gelangen kann. Deswegen stützt sich das Digitalisierungsverfahren unserer Meinung nach auf drei Pfeiler – nicht nur auf Zugang zum Netz, Bildung von Beständen und Leistungen, sondern auch auf Unterstützung von digitalen Fähigkeiten der Bürger. Die Steigerung der digitalen Fähigkeiten kann jedoch nicht ausschließlich auf solchen „Bedienungskursen“ beruhen – jeder von uns wird in einigen Jahren Software, Anwendungen und Anlagen nutzen, die es heute noch nicht gibt, und darauf muss man sich vorbereiten. Wir alle müssen also lernen, wie man sich die ganze Zeit neue Sachen aneignen soll. Solches Wissen kann man am besten von den ersten Schuljahren bis hin zum Ende der beruflichen Aktivität

Unsere Gesellschaft als Ganzes oder die Unternehmer können immer besser mit digitalen Technologien umgehen und junge Leute sind – ähnlich wie in den anderen europäischen Ländern – „digitale Einheimische“ ten berücksichtigen, die Interoperabilität gewährleisten, die Rechtsgrundlagen für die einzuführenden Lösungen rechtzeitig vorbereiten sowie für den Organisationsrahmen des Aufbaus des staatlichen Informationssystems sorgen, wo jedes Ressort oder jede Stelle einen bestimmten Platz und einen bestimmten Zuständigkeitsbereich haben wird. Es ist auch wichtig, digitale Kompetenzen in der Verwaltung und in der Gesellschaft, darunter unter den Unternehmern aufzubauen.

erwerben. Aus diesem Grund realisieren wir das Programm „Digitale Schule“, das die Entwicklung der Kompetenzen von Schülern und Lehrern im Bereich der Anwendung von Informationsund Kommunikationstechnologien unterstützen soll, oder das Programm „Leuchtturmwärter des Digitalen Polen“ für die Generation 50+. Das Interview wurde von Eryk Chilmon durchgeführt

styczeń 2013 / IT w Administracji

CeBIT 2013

Ein neues Gesicht der öffentlichen Verwaltung E-DIENSTLEISTUNGEN Die von Polen realisierten teleinformatischen Projekte sollen die staatliche Verwaltung in die Ära der Digitalentscheidungen übertragen. Es gibt bereits ziemlich viele E-Dienstleistungen, also scheint die wichtigste Aufgabe darauf zu beruhen, die Staatsbürger zur Nutzung solcher Dienstleistungen zu überzeugen.

Eryk Chilmon

as Internet hat das soziale und wirtschaftliche Leben grundlegend verändert. Man kann sich heute die Welt z.B. ohne elektronisches Bankwesen schwer vorstellen. Es ist also kein Wunder, dass auch die öffentliche Verwaltung stets neue IT-Lösungen einführt, denn davon wird die Funktion des ganzen Staates in immer größerem Maße abhängig. Sowohl die polnischen Zentralbehörden als auch die Kommunalbehörden sind sich dessen bewusst, welche große Chance und zugleich Herausforderung die Schaffung einer effizienten E-Verwaltung ist. Es wurden bereits viele Werkzeuge erbaut, die die Effektivität der Arbeit von Ämtern steigern und das Leben der Staatsbürger erleichtern sollen. Es entstehen auch immer wieder neue Lösungen. Im Hinblick auf die Ordnung und Koordinierung sämtlicher Maßnahmen im Bereich der Informatisierung der öffentlichen Verwaltung war die Gründung des Ministeriums für Verwaltung und Digitalisierung am 21. November 2011

IT w Administracji

unheimlich wichtig. Das neue Ressort wurde gleich am Anfang seiner Tätigkeit vor die schwierige Aufgabe gestellt, der Sperrung der EU-Gelder für die Ausführung wichtiger Projekte zur Informatisierung des Staates im Rahmen der 7. Prioritätsachse des Programms Innovative Wirtschaft vorzubeugen. Durch den Erfolg der Initiative des Ministeriums für Verwaltung und Digitalisierung unter der Bezeichnung „Reinigung des Augiasstalls“ konnten finanzielle Mittel für die Bereitstellung von Digitaldienstleistungen für die Staatsbürger sichergestellt werden. Bis Ende 2015 kann Polen 3,3 Mrd. Zloty für diesen Zweck bestimmen. Die Betrachtung einiger bereits eingeführter Lösungen lässt beurteilen, an welcher Stelle auf dem Weg zur Informatisierung von Dienstleistungen sich die polnische Verwaltung zurzeit befindet.

Integrationsplattform Ein Schlüsselelement des ganzen Systems der Digitalverwaltung ist die Elektronische Plattform von Dienstleistungen der Öffentlichen Verwaltung (ePUAP). Das

System soll die Kommunikation zwischen den Staatsbürgern und Unternehmern und der Verwaltung sowie zwischen den einzelnen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung gewährleisten. Es soll auch die Funktion eines Zugangsbrokers für die Dienstleistungen von anderen Systemen und anderen Einrichtungen ausüben und die EDV-Bestände integrieren sowie die Kommunikation zwischen den einzelnen Systemen ermöglichen. Mittels der ePUAP-Plattform kann man bereits heute viele behördliche Sachen erledigen. Man muss sich nur auf der Webseite www.epuap.gov.pl einloggen und einen Antrag ausfüllen. Die Anzahl und Art der Sachen, die auf elektronischem Weg erledigt werden können, wird von den einzelnen Einrichtungen separat bestimmt. Der elektronische Antrag wird mittels eines qualifizierten Zertifikats oder eines Vertrauensprofils der ePUAP-Plattform, also der unentgeltlichen Methode der Identitätsbestätigung bei elektronischen Kontakten mit der Verwaltung unterschrieben. Die ePUAP-Plattform kann man also als ein

Sonderausgabe

zentralisiertes EDV-System bezeichnen, das öffentlichen Trägern ermöglicht, den Bürgern ihre Dienstleistungen durch das Internet zugänglich zu machen. – Das Vertrauensprofil ist eine in Polen erfundene Lösung, die sonst in Europa nicht üblich ist. Es ist eine innovative und zugleich schnelle und vor allem sichere Methode der Beglaubigung der Bürgeridentität in den Verwaltungssystemen (nicht nur im ePUAP-System, sondern auch u.a. in solchen Systemen wie PUE ZUS oder CEIDG) – betont Agnieszka Boboli, Direktorin des Zentrums für Informatische Projekte. Dank der ePUAP-Plattform brauchen die öffentlichen Einrichtungen eigene Systeme für Kontakte der Bürger mit der Einrichtung und Erledigung behördlicher Sachen durch das Netz nicht zu konstruieren. Die Plattform übernimmt auch die Funktion des elektronischen Briefkastens, dank dem die öffentlichen Verwaltungsträger ihre Pflicht zum Empfang von Dokumenten in elektronischer Form wahrnehmen können.

Auszeichnungswürdige Lösungen Die E-Dienstleistungen haben sich in den letzten Jahren in Polen sehr schnell entwickelt und werden sich dank der EU-Finanzierung noch schneller entwickeln. Es ist klar, dass sich unter den im Rahmen der polnischen öffentlichen Verwaltung implementierten Systemen sowohl innovative und gelungene Systeme als auch solche befinden, die korrigiert und nachgebessert werden müssen. Wojciech Cellary, Leiter des Lehrstuhls für Informationstechnologie an der Fakultät für Informatik und Elektronische Wirtschaft der Wirtschaftsuniversität in Poznań und zugleich EU-Experte nennt drei sich seiner Meinung nach auszeichnende Einführungen, die man mit Erfolg zu dieser ersten Gruppe zählen kann: das vom Hauptamt für Statistik vorbereitete Volkszählungssystem, das E-Gericht (siehe: S. XX) und das System für internationale Zahlungsgeschäfte bei der Polnischen Nationalbank (NBP). Besonders die letzte Einführung ist beachtenswert, denn die Experten weisen auf ein hohes Niveau des

Fortschritts und der Integration mit den EU-Lösungen hin. Infolge der Inbetriebnahme des SORBNET-EUROSystems und des EuroELIXIR-Systems sowie der Teilnahme der Polnischen Nationalbank am TARGET-System und anschließend am TARGET2-System sowie STEP2-System und EURO1-System wurde das polnische Zahlungssystem mit den EU-Zahlungssystemen verbunden. – Von den Zentralbanken aus den 10 neuen EU-Ländern war die Polnische Nationalbank die erste, die sich am TARGET-System beteiligt hat. Dank der Teilnahme am TARGET-System und anschließend dem Übergang zum TARGET2-System konnte sie den Banken alternative Lösungen im Vergleich zum bisher angewendeten Korrespondenzbankwesen zugänglich machen und die Effektivität der Euro-Abrechnungen direkt beeinflussen, besonders die Zeit grenzüberschreitender Zahlungen verkürzen und das Risiko stark reduzieren – sagt Adam Tochmański, Direktor des Zahlungssystemdepartments der Polnischen Nationalbank.

Das preisgekrönte System Während des Kongresses Europäischer Herz-Thorax-Chirurgen (EACTS) im Oktober 2012 in Barcelona wurde das Landesregister von Herzchirurgischen Operationen KROK ausgezeichnet. Die führenden europäischen Herzchirurgen beurteilten das KROK-Register als eine musterhafte und nachahmungswürdige Lösung. Das Register ist die wichtigste und beste Informationsquelle zu herzchirurgischen Eingriffen, die bei Kindern und Erwachsenen in Polen durchgeführt werden. Im System werden Angaben zur Anzahl der durchgeführten Operationen, zur Art der Operationen und zu den Ergebnissen erfasst. Aufgrund eines Vertrages mit dem Gesundheitsministerium sind alle polnischen Einrichtungen für Herzchirurgie verpflichtet, Daten zum Register zu übermitteln. Die Daten werden online übermittelt und unterliegen einer externen und internen Überprüfung.

Steuererklärungen über das Internet Obwohl die Abgabe von Steuererklärungen auf Papier immer noch die populärste Form der Abrechung durch die Steuerzahler ist, führen die polnischen Staatsbürger ihre Steuerabrechnungen immer häufiger über das Internet durch. Das System E-Erklärungen ist eine Internetplattform, die vom Finanzministerium in Betrieb genommen wurde und den Steuerpflichtigen und –zahlern ermög licht, Steuererklärungen und sonstige Finanzdokumente auf elektronischem Wege abzugeben. Dank dem System können die Staatsbürger dem Finanzamt mit der PIT, CIT, VAT und sonstigen Steuern verbundene Steuererklärungen, Informationen, Anträge, Mitteilungen und Anmeldungen übermitteln. Es gibt insgesamt Dutzende von Dokumenten, die auf diese Weise bearbeitet werden können. Jedes Jahr steigt die Anzahl von Steuererklärungen, die auf elektronischem Weg abgegeben werden. Voriges Jahr wurden auf diese Weise über 2 Mio. Steuererklärungen abgeschickt. Im Vergleich zum Jahr 2011 ist die Anzahl solcher Steuererklärungen um ca. 1 Mio. gestiegen. Dieses System zeichnet sich dadurch aus, dass man die sichere digitale Signatur nicht verwenden muss. Der Bürger bestätigt seine Identität, indem er außer den Grunddaten die Einnahmen angibt, die in der Steuererklärung vor zwei Jahren ausgewiesen worden sind.

Vergünstigungen für Versicherte Eines der von den Bürgern am meisten erwarteten EDV-Systeme war die Plattform für Elektronische Dienstleistungen (PUE), die bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) am 14. Juni 2012 eingeführt wurde. Es ist die größte Maßnahme dieser Einrichtung im Bereich von E-Dienstleistungen und die Hauptaufgabe ist die Erweiterung des Zugangs der Kunden zu den von der Sozialversicherungsanstalt angebotenen Dienstleistungen auf elektronischem Weg. Das zentrale Element des Systems ist das Neue Informationsportal (NPI), in dem die Sozialversicherungsanstalt allgemein zugängliche Informationen, die für alle Dienstleistungsnehmer bestimmt

IT w Administracji

CeBIT 2013

sind, sowie Informationen für registrierte Dienstleistungsnehmer veröffentlicht. Ohne Registrierung kann man die Hilfe eines virtuellen Beraters und einer virtuellen Dienststelle in Anspruch nehmen. Der virtuelle Berater, also der Avatar, beantwortet in Echtzeit die vom Benutzer in einem entsprechenden Fenster eingetragene Frage. Die virtuelle Dienststelle zeigt den Kunden, wie die Kundenbedienung in den Dienststellen der Sozialversicherungsanstalt organisiert ist. Es ist auch ein Chat mit einem Berater des Telefonischen Kundenbedienungszentrums zugänglich. Man kann ihm Fragen stellen. Der Kunde erhält die Antwort per E-Mail. Das Interesse an den E-Dienstleistungen der Sozialversicherungsanstalt wächst ständig und insbesondere Ende vorigen Jahres konnte man einen starken Zuwachs der Plattformbenutzer beobachten. Nach dem Stand vom 16. Dezember 2012 wurden fast 52 000 PUE-Profile gegründet.

Digitale Sozialhilfe Im Jahr 2008 wurde das Projekt „Emp@tia – Kommunikationsplattform im Bereich der sozialen Sicherheit“ als Reaktion auf Schwierigkeiten bei der Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der sozialen Sicherheit ins Leben gerufen. Die größten Schwierigkeiten der öffentlichen Verwaltungsorgane waren mit der mangelnden Integration von teleinformatischen Systemen verbunden. Es gab keine Möglichkeit, schnell Informationen, die zu einer effizienten Funktionsweise und Überwachung der Arbeit von Verwaltungsstellen erforderlich sind, zu bekommen, der Umlauf von Informationen zwischen den einzelnen Stellen und zusammenarbeitenden Einrichtungen war uneffektiv. Die mangelnde Zusammenarbeit der EDV-Systeme führte zu unzureichender Zugänglichkeit der Verwaltungsdienstleistungen im Bereich der sozialen Sicherheit, einem nicht einheitlichen Niveau von diesen Dienstleistungen und zur Verlängerung der Bearbeitungszeiten. Durch die Realisierung des Projektes sollte diese Sachlage geändert werden. – Zu den Projektbenutzern gehören sowohl Personen, die Sozialversicherungs- und Familienleistungen in Anspruch nehmen, darunter auch Behinderte, deren Zahl auf über 5

IT w Administracji

3,3 Mrd. vom Programm Innovative Wirtschaft kann Polen bis Ende 2015 für EDV-Projekte in der staatlichen Verwaltung bestimmen.

Mio. geschätzt wird, als auch Mitarbeiter von Einrichtungen, die sich mit der Erbringung dieser Dienstleistungen beschäftigen. Zugunsten der Bedürftigen arbeiten über 40 000 Angestellte in über 11 000 Dienststellen auf allen Verwaltungsstufen. Man kann auch sagen, dass das Projekt an Unternehmer gerichtet ist. Ich denke hier an Dienstleister im Bereich der sozialen Sicherheit – erklärt Katarzyna Kosiewicz vom Ministerium für Arbeit und Soziale Politik, Leiterin des Emp@tia-Projektes.

Bereitstellung der raumbezogenen Daten Dank dem Projekt GEOPORTAL.GOV. PL haben die Ämter, Firmen und Staatsbürger einen unentgeltlichen Zugang zu den aktuellen Raumplanungsdaten erhalten. Dank der INSPIRE-Richtlinie, die eine europäische Geodaten-Basis mit integrierten raumbezogenen Informationsdiensten geschaffen hat, hat das Hauptamt für Geodäsie und Kartographie das Regierungs-Geodatenportal bereitgestellt, das mit dieser Richtlinie kompatibel ist. Das Projekt bildet die Infrastruktur der Knotenpunkte der Landesinfrastruktur für Raumbezogene Informationen (KIIP), die miteinander zusammenarbeiten und Leistungen anbieten – vom Aussuchen und Bereitstellung von Daten bis hin zur Datenanalyse. Das Geodatenportal erfüllt auch die Rolle eines Brokers, der den Benutzern Daten und raumbezogene Dienstleistungen durch Ermittlung von bestimmten Informationen zur Verfügung stellt. Eine der Anforderungen der so aufgebauten

Lösung ist die Interoperabilität, die als Möglichkeit der Zusammenarbeit der Infrastrukturpunkte unabhängig von der Ausrüstungs-, System- und Programmplattform verstanden wird.

Standarisierung und Integration Die Überprüfung gewählter umgesetzter Projekte veranschaulicht, wie breit der Umfang der eingeführten Änderungen ist und auf wie viele Bereiche sie sich beziehen. Man kann jedoch das Hauptziel der groß angelegten Verwaltungsreform nicht aus dem Blickwinkel verlieren. Das Wesen der Informatisierung besteht darin, dass sie zur Verbesserung der Lebensqualität der Bürger führt und das wirkliche Maß sind Vorteile für die Bürger und nicht z.B. die Anzahl der gekauften Ausrüstung oder das ausgegebene Geld. Nur auf solche Weise kann man beurteilen, ob die eingeführten Änderungen effizient sind. Damit die Bürger die Informatisierung in Anspruch nehmen können, muss auch die unsichtbare Arbeit gemacht werden, das heißt Optimierung von Vorgängen und Verfahren. Die Informatisierung von einfachen und nützlichen Dienstleistungen, die das Leben großer Bürgergruppen in kurzer Zeit erleichtern können, ist völlig begründet, es ist jedoch erforderlich, formelle Vorgänge und Verfahren zu vereinheitlichen, denn die meisten Dienstleistungen beziehen sich auf viele Ämter und besonders auf eine riesige Menge von Daten, die sich in den durch die Ämter unterhaltenen Registersystemen befinden. Ohne Integration von Dienstleistungen und Optimierung von Vorgängen haben wir ausschließlich mit der „Datenergänzung“ durch den Kunden, sowie mit Ausstellung von Bescheinigungen und Bestätigungen zu tun. Ein gutes Beispiel für integrierte Dienstleistungen ist das einheitliche Katastersystem, das das Neue Grundbuch, das Grundstück- und Gebäuderegister und die Gemeinde-Grundsteuersysteme unter Einbeziehung der PESEL- und TERYTRegister umfasst. Laut Ankündigung des Ministeriums für Verwaltung und Digitalisierung strebt die polnische E-Verwaltung in diese Richtung.

Advertorial

Technopark Pomerania - Raum zur Entfaltung für innovative Unternehmen Technische Daten des Rechenzentrums Objekt: • Nutzfläche: 1.700 m2 • Fläche der Serverzellen: 602 m2 • Anlage mit 170 Serverschränken 47HE • Lager- und Technikfläche • Warenaufzug Speisung/Stromversorgung: • Mittelspannungsversorgung aus 2 verschiedenen Haupteinspeisepunkten über unterschiedliche Leitungswege • getrennte Trafostationen • USV-Systeme, Notstromaggregat

Das Stettiner Herz der neuen Technologien Der Technologiepark Technopark Pomerania ist eine für die Stadt Szczecin (Stettin) und die gesamte Region bedeutsame Einrichtung, mit der die Entwicklung von innovativen Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen gefördert wird. Von Parks und Erholungsflächen eingeschlossen, im Zentrum der Stadt gelegen, grenzt er an die sich dynamisch entwickelnden Bezirke im Norden der Stadt Szczecin/ Stettin. Die Tätigkeit der Einrichtung fügt sich in die strategische Entwicklungsvision der Stadt ein, die auf die Förderung des innovationsfreudigen Unternehmertums und den Aufbau einer wissensbasierten Wirtschaft ausgerichtet ist.

Dynamische Entwicklung innovativer Unternehmen Dank der modernen und ausgebauten Infrastruktur und der umfassenden Förderprogramme werden im Technopark Pomerania beste Bedingungen für eine dynamische Entwicklung von Firmen aus der ICTBranche geschaffen – von der „Inkubation” junger, noch nicht etablierter Unternehmen, sog. Start-ups, bis hin zur Stärkung bereits am Markt aktiver Unternehmen. Im Moment haben sich in dem 2010 modernisierten ersten Gebäude des Technopark Pomerania bereits 21 Firmen angesiedelt.

Die Unternehmer nutzen eine Reihe von unterstützenden Leistungen, u.a. auf ihre individuellen Bedürfnisse maßgeschneiderte Beratungsprogramme, organisierte Schulungen und Branchenveranstaltungen, die Anbahnung der Zusammenarbeit mit Wissenschaftlern, Rechtsberatung und Buchhaltung oder auch Unterstützung bei der Sicherung einer externen Finanzierung. Darüber hinaus erstellt der Technopark Pomerania Machbarkeitsstudien, entwickelt technische Entwürfe und bereitet Geschäftspläne für IT-Projekte vor. Bislang wurden fast 20 IT-Projekte für Gebietskörperschaften in ganz Polen umgesetzt.

Inspirierende Infrastruktur 2013 erweitert sich die Infrastruktur des Technopark Pomerania um drei neue Gebäude mit Büroflächen und Konferenzräumen für mehrere Dutzend weiterer innovativer Unternehmen und um ein Rechenzentrum. Die Serverräume werden das größte Objekt dieser Art in der Region und eines der größten des ganzen Landes sein. Die im Modell Cloud-Computing erbrachten Leistungen ermöglichen den örtlichen Firmen und öffentlichen Einrichtungen einen Ausbau ihrer Tätigkeit ohne die Notwendigkeit von Investitionen in ihre eigene IT-Infrastruktur. Mit dem Einbau der Serverschränke und der Installation der Kühlungsanlage

Kühlung: • energiesparende Klimatisierung, die Free Cooling plus Standby-Technologie nutzt, für die Verfügbarkeitsstufen TIER III und IV entworfene Anlagen mit dem höchsten Zugänglichgkeitsgrad • Standardmäßig skalierbare Kühlleistungen für Serverracks bis 5 kW, 10 kW, 15 kW, 25 kW mit Redundanz im gleichen Leistungsbereich Brandschutz • Brandfrüherkennungssystem mit Gaslöschanlage • Rauchfrüherkennungssystem basierend auf Laserdetektoren Sicherheit: • zentrale, 24-Stunden-Videoüberwachung • Zugangskontrollen für einzelne Zonen Verbindung: • Glasfaseranbindungen zu mehreren Betreibern von Telekommunikationsdiensten

wurde der Technikpartner des Technopark Pomerania, die Firma Rittal, betraut - ein weltweit führender Anbieter von Komplettsystemen und energieeffizienten Modullösungen für Rechenzentren, der für die Serverschränke selbst, die Verteilung der Leistung und Klimatisierung sowie innovative Konzepte für die physische Sicherheit und Datensicherung der Systeme der ITInfrastruktur verantwortlich zeichnet.

CEBIT 2013

Interview

Ohne unnötige Formalitäten „Der elektronische Umlauf der Antragsdaten und die Möglichkeit der Wahl eines beliebigen Gemeindeamtes, in dem man den Antrag stellen kann, haben zur Beschränkung der Zeit und Senkung der Kosten der Firmengründung beigetragen. Außerdem ist der Wirtschaftsverkehr sicherer geworden“. Gespräch mit Dariusz Bogdan, Vize-Wirtschaftsminister

IT in der Verwaltung: Die Zentrale Gewerberegister- und –auskunftsstelle (CEIDG) ist eines der am besten vorbereiteten und realisierten informatischen Projekte in Polen in den letzten Jahren. Was hat Ihrer Meinung nach zum Erfolg der CEIDG beigetragen? Dariusz Bogdan: Hinter dem Erfolg der CEIDG steckt die Idee dieses Vorhabens. Das Projekt erleichtert die Gewerbeausübung, vereinfacht die Anwendung der damit verbundenen gesetzlichen Vorschriften und erleichtert das Funktionieren der Verwaltung. Der Wirtschaftsverkehr ist durch die zentrale Bereitstellung von Informationen über z.B. Konzessio nen, Lizenzen, Genehmigungen und Eintragungen im Register kontrollierter Tätigkeit sicherer geworden. Ich glaube, einer der wesentlichen Faktoren, die zum Erfolg der CEIDG geführt haben, war das Engagement des Projektteams. An dem Aufbau der CEIDG haben viele Experten vom Wirtschaftsministerium und anderen zentralen Dezernaten und Gemeindeämtern gearbeitet. Bei dem Aufbau der CEIDG stellte sich heraus, dass die Änderung gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist. Die Gesetzesänderung ist jedoch ein langwieriges und in gewissem Sinne riskantes Verfahren. Hatten Sie keine Angst, dass z.B. die Pünktlichkeit der

IT w Administracji

Einführung des Projektes dadurch negativ beeinflusst wird? Um ein leistungsfähiges System termingerecht einzuführen, mussten wir Vorschriften verbessern, damit sie neue technische Möglichkeiten und organisationsrechtliche Begebenheiten des zu gründenden zentralen Registers widerspiegeln. Ohne diese Reformen hätte das System seine grundlegenden Ziele und das Anliegen des Wirtschaftsministeriums, das die besten Bedingungen zur Gewerbeausübung in Europa schaffen wollte, nicht realisieren können. Auf welche Weise trägt die CEIDG zur Steigerung der Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs in Polen und in der Europäischen Union bei? Die Steigerung der Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs erfolgt u.a. durch die Bereitstellung und die Transparenz von Informationen, die auf der Webseite der CEIDG veröffentlicht werden. Die in der CEIDG veröffentlichten Daten werden von mehreren Behörden überprüft und widerspiegeln den aktuellen Status des Unternehmers. Die Identität des Antragstellers und eventuelle Verbote der Gewerbeausübung werden überprüft. Ab 1. Juli 2012 werden in der CEIDG Informationen über alle Register der kontrollierten Tätigkeit bereitgestellt, die sich auf in der CEIDG oder im

Landesgerichtsregister eingetragenen Unternehmer beziehen. Das Verfahren zur Firmeneintragung ist dank einem integrierten Eintragungsformular CEIDG-1 transparent geworden. Darüber hinaus ist die CEIDG mit 10 verschiedenen Einrichtungen verbunden, die am Verfahren zur Gewerbeeintragung beteiligt sind. Das Wirtschaftsministerium hat eine direkte Zusammenarbeit mit jeder von diesen Einrichtungen angeknüpft und Vereinbarungen unterschrieben, die die Einhaltung der Grundsätze der gegenseitigen Zusammenarbeit und der Qualität der den Unternehmern angebotenen Dienstleistungen gewährleisten.

In welchem Umfang können Ausländer die CEIDG in Anspruch nehmen? Welche Vorteile kann das zentrale Register Unternehmern aus dem Ausland bringen? Gemäß dem Gesetz über die Gewerbefreiheit können Bürger aller Mitgliedstaaten der EU sowie Bürger aus Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz und auch aus den USA ein Gewerbe in der CEIDG ohne unnötige Formalitäten anmelden. Bei anderen Personen sind im Gesetz zusätzliche Anforderungen, die man zu erfüllen hat – wie z.B. Besitz der Polish Card oder der Aufenthaltsgenehmigung - ausführlich geregelt. Wenn es keine Zweifel gibt, verläuft die Überprüfung automatisch. In nicht ein-

Interview

Dariusz Bogdan ist seit 2007 Vize-Wirtschaftsminister. Er beteiligt sich aktiv an mehreren Parlamentsausschüssen. Er ist auch Vorsitzender der Arbeitsgruppe für Elektronische Wirtschaft, des Aufsichtsrates der Polnischen Agentur für Entwicklung des Unternehmertums, des Komitees für Offsetverträge sowie Vizevorsitzender der Arbeitsgruppe für Dreiseitige Rüstungsindustrie. Er hat die Fakultät für Mechatronik an der Warschauer Technischen Hochschule und das Fortbildungsstudium im Bereich Telekommunikation, Informatik und Management an der Fakultät für Elektronik und Informationstechniken an der Warschauer Technischen Hochschule absolviert.

deutigen Fällen wird der Antrag durch die Mitarbeiter des Registrierorgans analysiert. Die Grundsätze der Eintragung sind für alle Unternehmer, sowohl die polnischen als auch die ausländischen, gleich. Die Ausländer können auch die englische Sprachversion der Bewerbung wählen. Von den Antragstellern verlangen wir die qualifizierte Signatur, das Vertrauensprofil oder das Erscheinen im beliebigen Gemeindeoder Stadtamt. Man kann das Gewerbe auch in schriftlicher Form anmelden, aber in einem solchen Fall ist die notarielle Beglaubigung der Unterschrift, d.h. der Identität des Unternehmers, erforderlich.

Welche anderen, nicht finanziellen Vorteile hat die CEIDG-Gründung gebracht? Wie ich bereits erwähnt habe, gewinnen die Unternehmer Zeit. Die Gewerbeanmeldung hat sich dank dem integrierten Formular auf wenige Minuten beschränkt. Der elektronische Umlauf der Antragsdaten und die Möglichkeit der Wahl eines beliebigen Gemeindeamtes, in dem man den Antrag stellen kann, haben zur Beschränkung der Zeit und zur Senkung der Kosten der Firmengründung beigetragen. Ein weiterer wichtiger Aspekt – davon war auch bereits die Rede – ist die Steigerung der Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs.

Die CEIDG ist zum „Interface“ zur Datenmodifizierung in anderen Registern geworden, so u.a. des Hauptamtes für Statistik, des Finanzamtes u.ä. Aus der Statistik ergibt sich, dass die Unternehmer diese Möglichkeiten aktiv nutzen. Welche weiteren Entwicklungsschritte des Systems folgen als Nächstes? Das stimmt, ein Unternehmer kann seine Eintragung jederzeit online überprüfen, Änderungen oder eventuelle Unstimmigkeiten mit dem tatsächlichen Stand anmelden. Er ist dazu übrigens innerhalb von 7 Tagen nach dem Eintritt der Änderung verpflichtet. Das integrierte Formular CEIDG-1 übermittelt diese Informationen

der CEIDG einzuführen, und macht Besuche bei der Sozialversicherungsanstalt entbehrlich. Nach Verbindung der CEIDG mit Registern von Konzessionen, Lizenzen und Genehmigungen werden die Unternehmer die einzelnen Register von den Änderungen im CEIDG-System nicht mehr informieren müssen.

Ein weiteres Projekt, das mit dem Unternehmertum verbunden ist, ist der vom Wirtschaftsministerium bereitgestellte elektronische Einheitliche Ansprechpartner (PPK) – er soll u.a. die Gewerbeaufnahme leichter machen. Worauf beruht er? Die Unterhaltung des Einheitlichen Ansprechpartners gehört zu den gesetzlichen Aufgaben des Wirtschaftsministers. Diese Anforderung ergibt sich außerdem aus der Einführung der Richtlinie über Dienstleistungen im Binnenmarkt in unserem Land. Die Aufgabe der einheitlichen Ansprechpartner, die in jedem EU-Staat eingeführt wurden, ist hauptsächlich Bereitstellung von Informationen über die Gewerbeausübung in den Mitgliedstaaten sowie Ermöglichung der Ausführung von Verwaltungsprozeduren auf elektronischem Weg. Wir haben die Absicht, die CEIDG mit dem Elektronischen Einheitlichen Ansprechpartner zu verbinden. Deshalb wird im verbundenen Portal ceidg+eugo unter der Anschrift www.biznes.gov.pl das Portal Doing Business entstehen. Es wird die Realisierung der Prozeduren aus der Perspektive der

Der CEIDG erleichtert die Gewerbeausübung, vereinfacht die Anwendung der damit verbundenen gesetzlichen Vorschriften und erleichtert das Funktionieren der Verwaltung an andere Systeme und Register. Nebst dem Antrag auf die Firmeneintragung wählt man die Form der Einkommensteuerzahlung. Man kann sich auch als Umsatzsteuerzahler anmelden. Unsere Bestrebungen reichen aber noch weiter. Wir möchten das Firmeneintragungsverfahren auf einen einzigen Kontakt mit der CEIDG beschränken. Eine Novelle der gesetzlichen Vorschriften ermöglicht anderen Einrichtungen, Änderungen in

Lebensvorfälle des Unternehmers zeigen und ermöglichen. Die darin enthaltenen Informationen werden sowohl in polnischer als auch in englischer Sprache zugänglich. Wir rechnen damit, dass wir uns dank diesem Werkzeug der Idee des Einheitlichen Europäischen Marktes noch mehr nähern werden. Das Interview wurde von Jacek Orłowski geführt

IT w Administracji

CeBIT 2013

Ein sicherer Wirtschaftsverkehr dank IT UNTERNEHMUNGSLUST Am 1. Juli 2011 hat das Wirtschaftsministerium das CEIDG-System (Zentrale Gewerberegister- und –auskunftsstelle), dank dem Unternehmer, die natürliche Personen sind, ein Gewerbe anmelden und Änderungen der Eintragung über das Internet vornehmen können, ohne persönlich im Amt erscheinen zu müssen, bereitgestellt.

Artur Pęczak

ie Zentrale Gewerberegister- und –informationsstelle (CEIDG) ist ein zentrales Register von Unternehmern, die natürliche Personen sind und ein Gewerbe in Polen ausüben. Im Rahmen des CEIDG-Projektes wurden die Daten aus den Gemeindegewerberegistern in ein gesamtpolnisches, in elektronischer Form geführtes Register übertragen. Dadurch konnten alle Prozeduren, die mit der Gewerbeerfassung verbunden sind, ortsunabhängig gemacht werden, das heißt sie sind nicht mehr an den Ort der Gewerbeausübung oder den Wohnort des Unternehmers gebunden. Die CEIDG ermöglicht, auf elektronischem Weg ein Gewerbe anzumelden und Änderungen der Gewerbeeintragung vorzunehmen. Dieses Register wird im teleinformatischen System vom Wirtschaftsminister geführt und wurde im Rahmen des Operationellen Programms Innovative Wirtschaft für die Jahre 2007 – 2013 finanziert.

Ein Schalter über das Internet Im Rahmen der CEIDG wird das Internetportal firma.gov.pl geführt, in dem jetzige und künftige Unternehmer eine Firma anmelden oder einstellen sowie das Gewerbe wiederaufnehmen oder schließen oder auch die Gewerbeart ändern können. Man kann auch die

IT w Administracji

Eintragungsdaten im Unternehmerregister über das Internet modifizieren, ohne im Gemeindeamt persönlich erscheinen zu müssen. Der Antrag CEIDG-1 auf Gewerbeanmeldung gilt zugleich als Sozialversicherungsanmeldung (ZUS/KRUS), Anmeldung beim Finanzamt und Antrag auf Verleihung der Statistischen Identifikationsnummer REGON (GUS). Ab 1. Januar 2012 können Unternehmer, die über eine sichere elektronische Signatur verfügen, dem Antrag die Eintragungs- oder Aktualisierungsanmeldung im Bereich der Umsatzsteuer (Formular VAT-R) beifügen. Es ist auch möglich, im Antrag auf Eintragung in der CEIDG die Angaben zum Bevollmächtigten, der zur Führung der Geschäfte des Unternehmers berechtigt ist, zu erfassen. In diesem Sinne gilt das Portal firma.gov.pl als Verwirklichung der Ein-Schalter-Idee, gemäß der alle mit der Firmeneintragung verbundenen Tätigkeiten an einem Ort, bei einem Besuch im Amt vorgenommen werden können. – Das Ziel des CEIDG-Projektes war, den Bürgern zu ermöglichen, die gesamte Prozedur der Gewerbeeintragung an einem Ort bei einem Minimum an Formalitäten und in möglichst kurzer Zeit zu erledigen – erklärt Sebastian Christow, Direktor im Department für Elektronische Wirtschaft des Wirtschaftsministeriums.

Ziele des Projektes Zu den allgemeinen Zielen des CEIDGProjektes gehören: Zentralisierung der Datenbank des Gewerberegisters mit der Möglichkeit der Vornahme von Tätigkeiten im Register auf elektronischem Weg, Vereinfachung von Prozeduren und Verkürzung der Zeit, die für die Firmengründung erforderlich ist, Vereinheitlichung der Grundsätze der Unternehmerbedienung und Steigerung der Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs. Ein Beispiel für die Vereinfachung der Prozeduren im CEIDG-Portal ist der Antrags-Creator. Er hilft beim Ausfüllen des elektronischen Formulars CEIDG-1. – Die von uns analysierten Studien zeigen, dass über die Hälfte der polnischen Bevölkerung im Produktionsalter ihr eigenes Business ausüben möchte. Leider hat die überwiegende Anzahl von Personen aus dieser Gruppe darauf hingewiesen, dass die Bürokratie das Haupthindernis bei der Gründung der eigenen Firma ist – sagt Michał Pierzchalski, Experte vom Department für Elektronische Wirtschaft des Wirtschaftsministeriums, der am CEIDG-Projekt arbeitet.

Vollständiger elektronischer Pfad Um ein Gewerbe online einzutragen, muss man auf die Webseite firma.gov. pl gehen und anschließend den interaktiven Antrag CEIDG-1 ausfüllen.

Sonderausgabe

Den Antrag kann man mit zwei Methoden vorbereiten – mittels des Creators oder durch Ausfüllung eines standardmäßigen Formulars. Beide Methoden sind auch dann zugänglich, wenn wir die Eintragungsdaten ändern, das Gewerbe einstellen, wieder aufnehmen oder beenden möchten. Die Antragstellung auf elektronischem Weg bedarf der Bestätigung der Identität durch zwei zur Verfügung stehende Formen von elektronischen Signaturen: mittels der elektronischen Signatur, die durch ein qualifiziertes Zertifikat überprüft wird, oder mittels des Vertrauensprofils ePUAP. In einem solchen Fall haben wir mit einem vollständigen elektronischen Pfad zu tun, der uns ermöglicht, alle Sachen, die mit der Gewerbeeintragung verbunden sind, über das Internet zu erledigen, ohne persönlich im Amt erscheinen zu müssen. Die Projektautoren haben auch die Möglichkeit vorgesehen, dass der Antrag CEIDG-1 ohne elektronische Signatur übersendet werden kann. Der künftige Unternehmer hat 7 Tage Zeit für die Bestätigung seiner Identität vor einem Mitarbeiter des Gemeindeamtes, der alle sonstigen Formalitäten erledigen wird. Es ist ein so genannter indirekter elektronischer Pfad.

Unternehmersuchmaschine Ein wichtiges Element des CEIDG-Systems ist die Unternehmerdatenbank mit Suchmaschine. Die Registerdaten sind öffentlich, also kann jede natürliche Per-

son oder Einrichtung zu den im Register enthaltenen Informationen gelangen, indem sie die zur Verfügung stehende Suchmaschine nutzt. Der Ausdruck auf der CEIDG-Webseite gilt als Bescheinigung über die CEIDG-Eintragung. Da das System auch für die öffentliche Verwaltung zugänglich ist, dürfen die Behörden nicht mehr verlangen, Bescheinigungen über die Eintragung im Unternehmerregister vorzulegen oder sie den Anträgen beizufügen. Unternehmer können aufgrund von vielen Kriterien ausgesucht werden, wie zum Beispiel nach Steuernummer, statistischer Identifikationsnummer REGON, Firmennamen sowie Vor- und Familiennamen des Gewerbetreibenden.

Gemeinden als Begünstigte des Projekts Die Hauptbegünstigten des Projekts sind die Benutzer – Unternehmer als Gewerbetreibende, Stadt- und Gemeindeämter, sonstige öffentliche Verwaltungseinrichtungen, die Konzessionen, Lizenzen, Genehmigungen erteilen, sowie alle Bürger und Einrichtungen, die Informationen aus dem Gewerberegister einholen. Im Rahmen des Projektes wurden Daten, die sich auf Unternehmereintragungen beziehen, von fast 2500 Gemeinderegistern in ein zentrales Register übertragen. – Für die Datenübertragung haben wir informatische Lösungen angewendet, die uns erlaubt haben, innerhalb von knapp 5 Monaten ca. 3 Mio. Eintragungen zu übertragen. Es stellte sich

CEIDG für Ausländer Das CEIDG-Portal wurde in zwei Sprachversionen bereitgestellt – in Polnisch und in Englisch. Die Plattform ist 24 Stunden am Tag über das Internet von einem beliebigen Ort in der Welt zugänglich und, was wichtig ist, sie akzeptiert die im Ausland zugeteilten elektronischen Signaturen. Dadurch können Ausländer ein Gewerbe eintragen sowie die Eintragung mittels

der eigenen elektronischen Signatur aktualisieren. Die Vertreter des Wirtschaftsministeriums informieren, dass die Bürger aus der ganzen EU, dem ganzen Europäischen Wirtschaftsraum sowie Bürger anderer Länder, die einen entsprechenden Aufenthaltsstatus besitzen, in Polen ein Gewerbe uneingeschränkt ausüben können. Ausländische Unternehmer haben

die Möglichkeit, im CEIDGSystem ihre Geschäftspartner aus Polen zu prüfen. Wenn die CEIDG-Ausdrucke in einem bestimmten Land nicht als Bescheinigungen anerkannt werden, kann ein Unternehmer im Außenministerium eine Apostille oder Legalisierung dieses Dokuments besorgen, wodurch es für den Auslandsverkehr an Bedeutung gewinnt.

leider heraus, dass diese Eintragungen nicht von bester Qualität waren – kommentiert Pierzchalski. Die Einführung der CEIDG wurde also zu einem wichtigen Impuls zum Ordnen der Angaben zu den Firmen in Polen. Die Datenmigration hat gezeigt, dass die Gemeinderegister viele Fehler und Mängel enthalten, z.B. Gewerbeeintragungen ohne zugehörige Nummer der Polnischen Klassifikation der Wirtschaftszweige waren an der Tagesordnung. Die Sachlage war in großem Maße auf sich im Laufe der Jahre ändernde Vorschriften über die Führung der Unternehmerregister zurückzuführen. – Bei der Migration der Eintragungen in die CEIDG haben wir die erforderlichen Angaben aufgrund der Register des Hauptamtes für Statistik (REGON) und des Finanzministers (CRP, KEP) überprüft und ergänzt. Darüber hinaus haben wir Formulare vorbereitet, die den Unternehmern ermöglichen, nicht richtige Einträge selbständig zu ergänzen sowie doppelte Einträge zu löschen – informiert Marcin Szokalski, Experte vom Department für Elektronische Wirtschaft des Wirtschaftsministeriums, der am CEIDG-Projekt arbeitet.

Einheitlicher Ansprechpartner Ein anderes Projekt der E-Verwaltung beim Wirtschaftsministerium ist der einheitliche Ansprechpartner (PPK). Auf der Webseite www.eu-go.gov.pl wurde ein Informationsportal mit genauen Angaben zu den mit der Gewerbeausübung in Polen verbundenen Prozeduren und Formalitäten, Kontaktdaten von öffentlichen Einrichtungen nebst Zuständigkeitsbereich, Informationen über die Methoden und Bedingungen des Zugangs zu öffentlichen Registern und zur Datenbank sowie gesetzlichen Voraussetzungen der Ausfechtung und Entscheidung von Streitigkeiten zwischen Unternehmern und öffentlichen Einrichtungen zur Verfügung gestellt. – Wir planen, dass die CEIDG ein Teil eines größeren Vorhabens im Rahmen unserer Handlungen, die schnell voranschreiten, also des Aufbaus des einheitlichen Ansprechpartners als Umsetzung der EURichtlinie, ist. Wir möchten, dass alle

IT w Administracji

CeBIT 2013

Doing Business in Poland Sebastian Christow Direktor im Department für Elektronische Wirtschaft, Wirtschaftsministerium

sind dagegen zur Einführung bereitgestellte elektronische Formulare, die die Realisierung der Verwaltungsprozeduren ermöglichen – informiert Dr. Marcin Kraska, stellvertretender Leiter des Zentrums für Elektronische Wirtschaft des Instituts für Logistik und Lagerung.

Gegenwart und Zukunft Die Firmeneintragung ist erst der Anfang des Business. Die Beschleunigung und Entlastung des Eintragungsverfahrens entfernt entschieden die Eingangsbarriere, aber es ist nicht die einzige Schranke für das Unternehmertum. Es bleiben nach wie vor Hindernisse, die mit der Kenntnis und Notwendigkeit der Befolgung von zahlreichen Prozeduren verbunden sind, die bei der Gewerbeausübung erforderlich sind. Es geht

um Prozeduren, die mit Steuern, Versicherungen, eventuellen Konzessionen, Lizenzen, Genehmigungen oder Informationsanforderungen verbunden sind. Man darf auch die Barriere des Zugangs zur Finanzierung nicht vergessen. Damit diese Hindernisse überwinden werden können, wir das Portal firma. gov.pl in das Portal Doing Business – biznes.gov.pl verwandelt. Es soll Informationsdienstleistungen und geschäftsmäßige

Prozeduren, die mit der Aufnahme und Ausübung der Gewerbetätigkeit verbunden sind, in einfacher Weise über das Internet zugänglich sind. Die CEIDG wird als eines der Verfahren einen Teil dieser Prozeduren ergänzen – sagt Pierzchalski. Der polnische elektronische Einheitliche Ansprechpartner wird aufgrund des Projektes „Vereinfachung der Prozeduren zur Gewerbeaufnahme und -ausübung durch Digitalisierung und Einführung der Idee »des Einheitlichen Ansprechpartners«, kurz UEPA genannt, das im Rahmen des Operationellen Programms Menschliches Kapital (PO KL) für die Jahre 2007-2013 realisiert wird, entwickelt. Der Einheitliche Ansprechpartner hat gleichzeitig die Aufgabe, die Anforderungen der Richtlinie 2006/123 EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Dezember 2006 über Dienstleistungen im Binnenmarkt zu erfüllen.

Prozedurenmapping Leader des UEPA-Projektes ist das Wirtschaftsministerium und seine Partner sind das Institut für Logistik und Lagerung (ILiM) sowie die Landeswirt-

IT w Administracji

Dienstleistungen bei der Gewerbeeintragung und –ausübung bieten. Das System wird auch mit Hotlines per E-Mail und Telefon ausgestattet. Sie werden wie bisher mit tatsächlichen Bedienungsstellen verbunden, wenn der jeweilige Unternehmer eine solche Unterstützung braucht. All das ist ein Teil der europäischen Kontaktstellen, die in den einzelnen Mitgliedstaaten derartige Dienstleistungen als OneStop-Shop anbieten.

schaftskammer (KIG). Eines der Sonderziele des Projektes ist Durchführung der Analyse, Mapping, Vorbereitung von Vereinfachungsvorschlägen und Digitalisierung der mit der Gewerbeeintragung und –ausübung verbundenen Prozeduren. Bisher wurden im Projekt in diesem Bereich fast 1200 Verwaltungsprozeduren identifiziert und über 600 davon konnten bereits beschrieben und gemappt werden. – Im Rahmen des UEPAProjektes führt das Institut für Logistik und Lagerung Arbeiten an Verwaltungsprozeduren im Bereich von drei miteinander verbundenen Verfahren: Mapping, Vereinfachung und Digitalisierung. Das Ergebnis des Mappings ist die Beschreibung der Vereinfachungsprozedur, veröffentlicht im Portal www.eu-go.gov. pl, sowie das BPMN-Schema (Business Process Modeling Notation, Notation und Modell des Businessverfahrens). Im Rahmen der Vereinfachung wird das Dokument der Vereinfachungsvorschläge (DPU) gebildet, das vorbereitete und konsultierte Vorschläge von Vereinfachungen der Verwaltungsprozeduren enthält. Das Ergebnis der Digitalisierung

Seit der Inbetriebnahme des Registers hat das CEIDG-System über 2 Mio. Anträge bearbeitet. Voriges Jahr kam eine neue Funktion hinzu. Es ist jetzt möglich, dem Antrag auf Gewerbeeintragung das VAT7-Formular beizufügen. Es wurde auch das Bevollmächtigtenregister zur Verfügung gestellt. – Die Schlüsselleistung ist das 2012 ins Leben gerufene Register für Reglamentierte Tätigkeit. Alle Behörden, die Berechtigungen für Unternehmer erteilen, haben sich in der CEIDG eingetragen und übermitteln Informationen über die erteilten Lizenzen, Konzessionen und Genehmigungen – sagt Pierzchalski. Die Arbeiten am UEPA-Projekt sind nach wie vor im Gange und es werden Änderungen in der Funktion des CEIDGPortals eingeführt. – Im Jahr 2013 werden wir die Entwicklung des Systems und die Erweiterung der Informationsinhalte des Portals fortsetzen sowie das Muster des Antrags auf Eintragung in der CEIDG modifizieren. Den in den Unternehmereinträgen in der CEIDG genannten Bevollmächtigten wird die Möglichkeit gegeben, Tätigkeiten auf elektronischem Weg durchzuführen. Geplante gesetzliche Änderungen, die im Projekt des Gesetzes über die Erleichterung der Gewerbeausübung enthalten sind, ermöglichen den Gebrauch der in der CEIDG eingetragenen Vollmachten auch vor Steuer- und Finanzbehörden. Wir werden das Finanzministerium und andere Behörden anspornen, den in der CEIDG genannten Bevollmächtigten bestimmte Tätigkeiten auch auf elektronischem Weg zu ermöglichen – kündigt Marcin Szokalski an. Der Experte des Wirtschaftsministeriums rechnet auch darauf, dass die in seinem Ressort vorbereitete Novelle der Vorschriften über die CEIDG bald in Kraft treten kann. Die geplanten Änderungen sollen weitere Erleichterungen für Unternehmer und ihre Geschäftspartner bringen.

Advertorial

Neuer Standard für Datenvernichtung Die neueste DIN 66399-Norm lässt es zu, dass sogar auf der höchsten Sicherheitsstufe kleine Fragmente der Datenträger übrig bleiben. Die LiquiDATA-Technologie legt die Messlatte viel höher – während des Vernichtungsprozesses werden die Daten in eine ökologische Flüssigkeit verwandelt. Auf diese Art und Weise lassen sich die vernichteten Daten heutzutage nicht mehr wiederherstellen.

Die Grenze der Datenwiederherstellung Während des Angriffes auf World Trade Center am 11 September 2001 haben die zusammengebrochenen Wände alles, was im Innern des Gebäudes befand – darunter auch Computer und ihre Festplatten – zusammengepresst, zerbrochen und

zerdrückt. Hohe Temperaturen, Wasser, Brand und Staub – dies war jedoch nicht ausreichend, um die Computerdaten völlig zu zerstören. „(...) sie sind verbrannt, schmutzig, teilweise in Beton verschmolzen, aber ich bin sicher, dass wir diese wiederherstellen können“, hat der Vertreter vom CONVAR an Heute Journal (3/11/2002) gesagt. Und er hat sein Versprechen gehalten. Man hat die Technologie vom Laserscanning verwendet und alle Daten aus den zerstörten Festplatten wurden einfach auf leistungsfähige Datenträger übertragen. Die Kosten betrugen ca. 20.000–30.000 USD per Festplatte.

Mobilität und Effizienz: • andere Methoden, die 100% wirksam sind, sind NICHT mobil, • andere mobile Methoden sind NICHT 100% wirksam.

LiquiDATA ist die einzige mobile und 100% wirksame Methode.

Das Unmögliche wurde möglich Die Daten aus der Festplatte vom Raumschiff Columbia wurden zurückgewonnen.

Sogar Daten von Festplatten, die in den Katastrophen, wie World Trade Center oder Columbia-Raumschiff-Katastrophe, vernichtet wurden, konnten in Labors wiederhergestellt worden.

Welchen Vorsprung hat LiquiDATA vor der Konkurrenz?

Im Februar 2003 wurde das Raumschiff während des Eintritts in die Atmosphäre vernichtet. Eine von den drei Festplatten wurde gefunden. Die Festplatte, die von einigen Tausenden Meter gefallen ist, war verbrannt und ihre Scheiben waren zerkratzt. Dank der neuesten Technologien gelang es, 99% der Daten aus der Festplatte wiederherzustellen. Die LiquiDATA-Technologie ist darum entstanden, um Daten von abgenutzten Festplatten effektiv zu entfernen.

Nachdem der chemische Vernichtungsprozess abgeschlossen ist, bleibt nur eine kleine Menge von Flüssigkeit übrig.

Ein eigenartiges Laborfahrzeug, das Festplatten in Flüssigkeit verwandelt. Der Vernichtungsprozess kann am beliebigen Standort ausgeführt werden.

LiquiDATA ist eine Methode de chemischen Datenvernichtung: • Einmalig • Irreversibel • Ökologisch • Mobil und Schnell • Ökonomisch • Geprüft

LiquiDATA - verwandelt Festplatten in Flüssigkeit

CeBIT 2013

Interview

Informatisierung der Justiz „Die Entwicklung neuer Technologien schreitet in unvorstellbar schnellem Tempo voran. Funktionalitäten, die bis vor kurzem noch ein illusorisches Science-Fiction-Konzept waren, sind heute ein Standard“. Interview mit dem Vize-Justizminister Jacek Gołaczyński

IT in der Verwaltung: Im September 2012 haben sich Sie und polnische Richter und Staatsanwälte mit Referendaren aus Deutschland getroffen. Zu welchem Thema wurden die Gespräche geführt? Jacek Gołaczyński: Richter vom Berufungsgericht Braunschweig und den unterstellten Gerichten haben sich mit mir im Justizministerium getroffen. Unser Treffen bezog sich auf den Austausch von Erfahrungen im Bereich der Informatisierung des Gerichtswesens. Ich habe die Leistungen der polnischen Gerichte in diesem Bereich präsentiert und mir die Meinungen der deutschen Kollegen zu diesem Thema angehört. Ich habe auf das bereits fortgeschrittene Projekt der Informatisierung der Grundbücher – die Möglichkeit der Einsichtnahme über das Internet und die Pläne der Antragstellung auf elektronischem Weg hingewiesen. Ich habe auch das in Polen funktionierende E-Gericht-System beschrieben und es mit den in Deutschland wirkenden Einrichtungen verglichen. Zum Schluss habe ich das Konzept des elektronischen Protokolls in der in Deutschland unbekannten Form dargestellt. Dieses letzte Thema löste eine Diskussion aus. Anerkennung fand die von Polen aufgenommene schwierige Aufgabe der Reform der Protokollführung in Gerichtsverhandlungen. Sie sind nicht nur Vize-Justizminister, sondern auch Leiter des Zentrums für

IT w Administracji

Untersuchungen von Juristischen und Wirtschaftlichen Problemen der Elektronischen Kommunikation (CBKE). In diesen Einrichtungen arbeiten Spezialisten aus Polen und Europa. Worauf beruht die Forschungsarbeit des Zentrums? Das CBKE ist eine Wissenschafts- und Forschungseinrichtung an der Fakultät für Rechtswissenschaften, Verwaltung und Wirtschaft an der Universität Wrocław. Das Zentrum wurde zur Forschung im Bereich elektronische Verträge, TelekomRecht, Computerkriminalität und Schutz von Personaldaten, die mit informatischen Techniken verarbeitet werden, ins Leben gerufen. Wir beschäftigen uns auch mit Anwendung moderner Technologien im Gerichtswesen, Schutz des geistigen Eigentums im Internet, elektronischer Verwaltung, Rechtsinformatik, Recht von elektronischen Medien sowie gesetzlichen Aspekten des Zugangs zu öffentlichen Informationen. Warum trat das CBKE dem internationalen HEMOLIA-Projekt bei? Dieses Forschungs- und Entwicklungsprojekt wird im Rahmen des Siebten Rahmenprogramms von Forschung und Entwicklung der Europäischen Kommission geführt. Das CBKE beteiligt sich an diesem Programm seit Mai 2011. HEMOLIA ist ein Akronym von den Worten: Hybrid Enhanced Money Laundering, Intelligence, Investigation, Incrimination and Alerts“, also „Hybride, fortgeschritte-

ne: Spionage, Ermittlung, Verfolgung und Benachrichtigung in Sachen, die mit Geldwäsche verbunden sind“. Die Bezeichnung „hybrid“ bezieht sich auf gleichzeitige Analyse von Daten, die verschiedene Finanzgeschäfte und elektronische Kommunikation betreffen. Das Anliegen des HEMOLIA-Projekts ist die Schaffung eines Prototyps der Software, die die Analyse der Ermittlungsorgane und Einrichtungen der Finanzspionage automatisieren wird. Das Projekt soll auch zur Bestimmung von gesetzlichen Voraussetzungen der Anwendung der zu schaffenden Software führen, damit sowohl die Aufdeckung der mit Geldwäsche verbundenen Verbrechen als auch der Schutz der Privatsphäre von Personen und Einrichtungen, die das Gesetz nicht verletzt haben, gewährleistet werden können. Zum HEMOLIAProjektkonsortium gehören führende technologische und Consultingunternehmen, mit Strafverfolgungsbehörden verbundene staatliche Einrichtungen, Vertreter von Banken, Telekomunternehmen sowie Hochschulen – die Universität Amsterdam und die Universität Wrocław. Die Spezialisten des CBKE sollen die Funktionalität der HEMOLIA-Software und die Anwendungsbedingungen bestimmen. Sie sollen also dafür sorgen, dass die für die Zwecke der Bekämpfung der Geldwäsche durchgeführte Analyse die internationalen Regelungen in Bezug auf Datenschutz und Recht auf Privatsphäre nicht verletzt.

Sonderausgabe

Interview

Jacek Gołaczyński ist Leiter des Zentrums für Untersuchungen von Juristischen und Wirtschaftlichen Problemen der Elektronischen Kommunikation und Mitarbeiter des Instituts für Zivilrecht und des Internationalen Privaten Instituts für Zivilrecht an der Fakultät für Rechtswissenschaften, Verwaltung und Wirtschaft an der Universität Wrocław. Er ist Mitglied des Ausschusses für Kodifizierung des Zivilrechts. Er leitete die vom Justizminister berufene Expertengruppe zur Vorbereitung von Rechtsakten zum elektronischen Gerichtsverfahren in Zivilsachen. Er ist Landeskoordinator zur Koordination der Einführung von informatischen Systemen in ordentlichen Gerichten.

Kommen wir auf den polnischen Boden zurück. Wie fortgeschritten sind die Arbeiten an der Spracherkennung in der Transkription des E-Protokolls? Zurzeit gibt es keine Software zur Erkennung der polnischen gesprochenen Sprache, die die Tonaufnahme ohne Vermittlung des Transkribenten in einen geschriebenen Text verarbeiten lassen würde. Die Transkription von Aufnahmen, die aus dem System der digitalen Registrierung von Verhandlungen stammen, wird manuell durchgeführt. Speziell ausgebildete Transkribenten hören die Aufnahmen ab und verarbeiten sie zum einem Text – sie schreiben den Wortlaut der Aufnahme ab. Bei dieser Arbeit werden sie durch das EDV-System unterstützt, das ihnen z.B. die Bestimmung der Zeit der Aussagen der Verhandlungsteilnehmer ermöglicht. Im September 2012 hat das Justizministerium die Möglichkeit der Anwendung halbautomatischer Transkription getestet, also einer Transkription, bei der der Transkribent den Wortlaut der Aufnahme einem System zur Spracherkennung diktiert. Die Tests haben gezeigt, dass die halbautomatische Transkription unter Anwendung des Systems zur Spracherkennung nur ein wenig schneller als die manuelle Transkription ist, jedoch zur großen Ermüdung der Transkribenten führt. Sie müssen die Aufnahme in die eigene Sprache umwandeln, die dann

wiederum durch das System zur Spracherkennung zu einem Text verarbeitet wird. Anschließend müssen sie die Erkennungsergebnisse „manuell“ korrigieren.

Wie wird sich in der nächsten Zeit das führende Projekt des Justizministeriums – das E-Gericht – entwickeln? Zurzeit werden die Arbeiten am E-Gericht auf zwei Ebenen geführt: auf der EDVEbene und auf gesetzlicher Ebene. Die technischen Arbeiten streben danach, dass das teleinformatische System, das für das elektronische Mahnverfahren, Überprüfung der Personenkennziffer PESEL und eine effiziente Verwaltung der

Gerichtswesen vollständig informatisiert wurde? Die Informatisierung des polnischen Gerichtswesens ist ein kompliziertes Projekt, das viele Ebenen umfasst. Es wurde vor vielen Jahren initiiert, als die Computer begannen, die ausgedienten Schreibmaschinen zu ersetzten. Heute kann man sich die Arbeit der Geschäftsstellen ohne EDV-Systeme schwer vorstellen. Das „geschriebene Wort“ wird immer häufiger durch das „digitalisierte Wort“ ersetzt. Viele Projekte stecken noch in der Realisierungsphase, wie zum Beispiel das elektronische Protokoll oder die Internetportale von ordentlichen Gerichten. Ein Teil der Projekte, wie z.B. der elektronische Bankvollstreckungstitel (eBTE) befindet sich erst in der Phase des Pilotprojekts. Ich glaube, die Krönung der ganzen Reform wird die Einführung des Elektronischen Briefkastens sein, der die von vielen Gruppen mehrmals zur Sprache gebrachte Forderung nach einer vollständigen Kommunikation zwischen dem Gericht und den Verfahrensteilnehmern über das Internet realisieren wird. Lässt die Realisierung des Projekts feststellen, dass das polnische Gerichtswesen vollständig informatisiert wurde? Ich würde hinterlistig sagen, dass es nicht der Fall ist! Die Entwicklung neuer Technologien schreitet in unvorstellbar schnellem Tempo voran. Funktionalitäten, die bis vor kurzem noch ein illusorisches Science-Fiction-Konzept waren, sind

Weitere Jahre, weitere technologische Neuigkeiten werden neue Trends in der Informatisierung des Gerichtswesens festlegen. Dieser Prozess wird in dieselbe Richtung wie die Informationsgesellschaft evolvieren. eingereichten Klagen zuständig ist, noch schneller funktioniert. Darüber hinaus arbeiten wir mit Benutzern des Portals zur elektronischen Bedienung des Mahnverfahrens – Richtern, Gerichtsreferendaren, Prozessbevollmächtigten – zusammen und nehmen Gesetzesinitiativen auf, die die jetzigen Prozeduren verbessern sollen.

heute ein Standard. Weitere Jahre, weitere technologische Neuigkeiten werden neue Trends in der Informatisierung des Gerichtswesens festlegen. Dieser Prozess wird in dieselbe Richtung wie die Informationsgesellschaft evolvieren und es werden immer modernere technologische Lösungen eingeführt.

Was muss noch gemacht werden, damit man sagen kann, dass das polnische

Das Interview wurde von Martyna Wilk geführt

IT w Administracji

CeBIT 2013

Das Gerichtswesen in Gewalt der IT JUSTIZ Die polnische Justiz entwickelt fortgeschrittene Projekte, die eine Inspiration für andere europäische Länder sind. Die Einführungen sind natürlich kompliziert und es kommen Fehler vor. Änderungen müssen jedoch ohne Rücksicht auf Schwierigkeiten und – nicht selten begründete – Kritik vorgenommen werden.

Martyna Wilk

nkenntnis der Gesetze schadet genauso wie Nichtbeachtung des technologischen Fortschritts. Aus diesem Grund ist die Informatisierung der öffentlichen Verwaltung eine Notwendigkeit. Das betrifft auch Einrichtungen, die dem Justizministerium unterstellt sind, und insbesondere Gerichte. Womit soll man anfangen? Worauf soll man besonders achten? Was hat eine größere Bedeutung: die mediale elektronische Aufsicht oder die Möglichkeit der Einsicht in Grundbücher über das Internet? Soll man zuerst die Arbeit der Mitarbeiter oder eher die Kommunikation der Bürger mit dem Gericht informatisieren? Eine schnelle Technologieentwicklung führt dazu, dass man sich mit all diesen Sachen gleichzeitig beschäftigen muss. Aber für die Bürger sind solche Maßnahmen am nützlichsten, dank denen das Justizwesen für sie zugänglich wird.

Elektronisches Gericht Das führende Projekt des Justizministeriums ist das gesamtpolnische elektronische Gericht (das sog. E-Gericht), das am Amtsgericht Lublin seinen Sitz hat. Das E-Gericht wurde 2010 ins Leben gerufen und untersucht Sachen im elektronischen Mahnverfahren, das eine Me-

IT w Administracji

thode für die Entlastung der herkömmlichen Gerichte sein soll. Das elektronische Gericht wird für grundlose Beschlüsse kritisiert. Unehrliche Inkassounternehmen nutzen Gesetzlücken zur Erschleichung von Geld für Rückzahlung von verjährten oder nicht existierenden Schulden mittels des E-Gerichts aus. Dabei verlieren hauptsächlich Bürger, die sich ihrer Rechte nicht bewusst sind, denn jeder Beklagter kann den auf elektronischem Weg erlassenen Beschluss beanstanden. Das

Unterstützung sachlicher Prozesse Die Effektivität der öffentlichen Einrichtungen ist mit der Übersichtlichkeit ihrer Struktur und einem leichten Zugang zu ihren Beständen eng verbunden. Aus diesem Grund möchte das Justizministerium eine einheitliche elektronische Urkundenrolle, also ein Informatisches System zur Unterstützung Sachlicher Prozesse bilden. Es soll eine zentrale Datenerfassung und –verarbeitung ermöglichen. Die Daten sollen Gerichtsangestellten, Verfahrensbeteiligten, Staatsanwälten, Gerichtsvollziehern und Behörden zur Verfügung gestellt werden.

Einlegen eines Widerspruchs hat zur Folge, dass das Urteil außer Kraft tritt. Das E-Gericht leitet die Sache an das Gericht weiter, in dessen Bezirk der Beklagte wohnt. Die aufgrund der Entscheidungen des E-Gerichts geschädigten Bürger werden von Richtern und vom Bürgerrechtsbeauftragten verteidigt und das Justizministerium hat angekündigt, Änderungen einzuführen, die unehrlichen Verhaltensweisen vorbeugen sollen. Außerdem sind Arbeiten im Gange, die die Bedienung des elektronischen Mahnverfahrens, die Identifikation des Beklagten (Personenkennziffer PESEL) und die Klagenverwaltung verbessern werden.

Gerichtsregister und Grundbücher In Polen funktioniert seit über zehn Jahren das Landesgerichtsregister. Es befinden sich dort Angaben zu Unternehmern, gemeinnützigen Organisa tionen, Berufsorganisationen und zahlungsunfähigen Schuldnern. Die Justiz hat einen elektronischen Zugang zum Landesgerichtsregister in Betrieb genommen. Dank dem System kann man einen Antrag auf Eintragung (oder Änderung der Eintragung) in das Landesgerichtsregister über das Internet stellen. Es ist auch eine Suchmaschine entstanden, die keiner Registrierung bedarf. Sie ermöglicht, eine juristische Person nach

Sonderausgabe

dem Namen oder der Nummer zu finden. Das elektronische Landesgerichtsregister stellt auch ein spezielles Modul bereit, dank dem u.a. Dokumente auf elektronischem Weg eingereicht oder übersendet werden können und die Korrespondenz von Gerichten entgegengenommen werden kann. Um das Modul zu nutzen, muss man über eine sichere digitale Signatur verfügen. Eines großen Interesses erfreut sich in Europa die Digitalisierung der polnischen Grundbücher. Das Neue Grundbuch (NKW) ist ein fortgeschrittenes Projekt des Justizministeriums, das das Anlegen und die Führung von Grundbüchern im informatischen System in Form von Ausdrucken, eine direkte Einsichtnahme in die Grundbücher und Unterstützung der Büroarbeiten in Grundbuchabteilungen umfasst. Im Rahmen des Projektes ist die Zentrale Grundbuchdatenbank entstanden, die den öffentlichen Verwaltungsorganen ermöglicht, Grundbücher nach einem gewählten Kriterium auszusuchen. Das Neue Grundbuch ist allgemein zugänglich, was bedeutet, dass jeder die Grundbucheintragung jederzeit und unentgeltlich prüfen kann. Man kann auf diese Weise u.a. das Vermögen des konkreten Schuldners feststellen. Das Justizministerium arbeitet auch an der Gründung des Immobilienkatasters, also eines öffentlichen und vollständigen Grundstück- und Gebäuderegisters mit Angaben zu den Eigentümern und Verwaltern. Als erstes wird das Stadtamt Tychy mit dem Gericht einen elektronischen Austausch von Informationen über die Änderungen im Grundstückund Gebäuderegister führen. Zurzeit läuft ein diesbezügliches Pilotprojekt. Es soll zu einem schnelleren Informationsaustausch führen und die in verschiedenen Registern enthaltenen Immobiliendaten vereinheitlichen. Es ist sehr wichtig, denn auf der Grundlage des Grundstück- und Gebäuderegisters werden u.a. Steuern festgesetzt.

Informationsportal Der Kontakt mit der Justiz ist gewöhnlich schwierig und erfordert ein umfangreiches Wissen. Aus diesem Grund entstehen in Polen Gerichtsinforma

Das System der Aufnahme von Verhandlungen Das elektronische Protokoll besteht aus zwei Komponenten. Dazu gehören: • die Tonaufnahme (oder die audiovisuelle Aufnahme) – Bild und Ton (oder nur Ton) als im teleinformatischen System in Form einer Datei aufgezeichnete Aufnahme einer öffentlichen Verhandlung; mehrmalige Wiedergabe mittels verschiedener Träger ist möglich • das verkürzte Protokoll – der schriftliche Teil des E-Protokolls; es wird vom Protokollführer unter der Anleitung des Vorsitzenden erstellt; es enthält die wichtigsten Informationen über das Verfahren und die Tätigkeiten, die von den Verfahrensbeteiligten vorgenommen werden

tionsportale, dank denen man eine Gerichtsinformation über das Internet einholen kann. Es ist eine völlig neue Form der Kommunikation mit Gerichten. Heute bilden die Informationsportale der einzelnen Gerichte den sog. Einzelzugangspunkt zu Informationen über die anhängigen Verfahren. Diese Informationen werden nach Überprüfung der Identität mittels des Vertrauensprofils ePUAP, also der unentgeltlichen digitalen Signatur, die für jeden Staatsbürger in Polen zugänglich ist, erteilt. Das Informationsportal ermöglicht, Daten auszusuchen und sie zu sortieren sowie den Verlauf der Prozesse wiederzugeben, wobei die Daten vor unbefugtem Zugriff und Einführung von unbefugten Änderungen geschützt werden. Eine Person, die am Gerichtsverfahren beteiligt ist, kann über das Informationsportal folgende Informationen bekommen: zz Bearbeitungsstand der Sache (d.h. auf welcher Etappe ist jetzt der Gerichtsprozess), zz anberaumte Sitzungstermine, zz durch das Gericht in elektronischer Form generierte Dokumente in der Sache (z.B. Beschlüsse, Begründungen, Verhandlungsprotokolle), zz Angaben zum Verfahren in niedrigerer Instanz, zz elektronisches Protokoll mit Abhörmöglichkeit.

Das Informationsportal bietet eine sehr bequeme Funktion der automatischen Erzeugung von E-Mail-Mitteilungen – dadurch erfährt der Benutzer von allen Änderungen in seiner Sache. Seitdem das Gericht eine digitale Registrierung der Verhandlungen in Zivilsachen vor ordentlichen Gerichten ins Leben gerufen hat, haben die Teilnehmer einen leichten Zugang zu den Sitzungsaufnahmen. Bis vor kurzer Zeit wurden Protokolle in digitaler Form erstellt, man konnte sie jedoch nur gegen Gebühr und auf CD-Platten bekommen. Das Informationsportal ermöglicht dagegen einen direkten Zugang zum E-Protokoll – der Internetbenutzer kann bereits am nächsten Tag nach der Registrierung im Portal Einsicht in das Protokoll nehmen. In Zukunft soll ein gemeinsames Internetportal entstehen, über das der Benutzer u.a. einen Zugang zu Verfahren erhält, an denen er beteiligt ist.

Elektronisches Protokoll In den Ländern, die eine elektronische Aufnahme von Gerichtsprozessen eingeführt haben, hat sich die Zeit des Gerichtsverfahrens durchschnittlich um einen Drittel verkürzt. Diese „Sparmaßnahme“ ergibt sich aus der Änderung der Methode der Protokollerstellung. Früher hat der Richter dem Protokollführer diktiert, was von den Aussagen der einzelnen Zeugen im Protokoll festgehalten werden soll. Jetzt, wo die Verhandlungen digital aufgenommen werden, werden die Aussagen der Teilnehmer wörtlich festgehalten, wodurch der Prozess nicht verlängert wird. Das Problem mit Unterbrechungen, Auslegung von Gese tzen und Verkürzung längerer Aussagen durch die Richter ist verschwunden. – Zurzeit werden Gerichtsverhandlungen in Zivilsachen vor Bezirksgerichten und Berufungsgerichten aufgenommen. Eine digitale audiovisuelle Aufnahme oder nur Tonaufnahme, also das elektronische Protokoll, bildet eine neue Form der Dokumentation des Verlaufs von Ereignissen im Verhandlungsraum. Sie ersetzt das schriftliche Protokoll, das vom Protokollführer nach Anweisungen des Richters angefertigt wurde – sagt Sylwia Kotecka, Leiterin des

IT w Administracji

CeBIT 2013

Zentrums für Kompetenzen und Informatisierung des Gerichtswesens am Berufungsgericht Wrocław. Ein wichtiger Teil des E-Protokolls ist das sog. verkürzte Protokoll. Es wird auf knappe Formulierungen reduziert, die nur die Schlüsseletappen der Gerichtsverhandlung beschreiben. Das verkürzte Protokoll enthält beispielsweise eine Information darüber, dass eine konkrete Person vernommen wurde, aber es enthält nicht den Wortlaut ihrer Aussage. – Das verkürzte Protokoll wird vom Richter oder Protokollführer niedergeschrieben, ausgedruckt und unterzeichnet. Einen wesentlichen Teil des Protokolls bilden die sog. Vermerke, die Links zu entsprechenden Fragmenten der Aufnahme in elektronischer Form bilden. Sie ermöglichen, leicht und schnell nötige Fragmente des elektronischen Protokolls auszusuchen. Die neue Form des Gerichtsverhandlungsprotokolls besteht aus einer digitalen Aufnahme, der Links (Vermerke) beigefügt sind, sowie einem verkürzten Protokoll, das u.a. ausgedruckte Vermerke enthält – erklärt Kotecka. Nach der Reform der Protokollaufnahme muss der Verfahrensteilnehmer zu im Gerichtsraum installierten Mikrophonen sprechen. – In Verhandlungsräumen der Bezirksgerichte befinden sich auch je zwei Kameras. Die eine ist auf die Stelle, wo der Zeuge aussagt, und die andere auf die Zuschauer gerichtet. In Berufungsgerichten wurden keine Kameras, sondern nur Mikrophone installiert – erzählt Kotecka. Das elektronische Protokoll wird die Führung von Gerichtsprozessen bestimmt beschleunigen und erleichtern. Es vereinfacht vielleicht auch das Aussuchen von Zusammenhängen zwischen verschiedenen Sachen und minimiert das Problem der Differenzen bei Auslegung der Gesetze durch die Richter. – Das elektronische Protokoll ist die Verwirklichung des Grundsatzes der Offenheit des Gerichtsverfahrens. Dank diesem Protokoll schwinden Kontroversen in Bezug auf den tatsächlichen Verlauf der Gerichtsverhandlung. Es gibt auch kein Problem mit Berichtigung des Protokolls mehr: der Richter kann den Verlauf der Gerichtsverhandlung oder eines Teils der

IT w Administracji

Gerichtsverhandlung jederzeit wiedergeben und den Wortlaut der Aussagen erneut analysieren – bemerkt Kotecka.

Urteilssprüche im Netz 2012 wurde das Portal für Urteile Ordentlicher Gerichte ins Leben gerufen. Das System stellt Urteile aller Berufungsgerichte bereit und in Zukunft wird es auch Urteile der Bezirks- und Amtsgerichte umfassen. Im Februar 2012 wurde am Berufungsgericht Wrocław ein Internetportal als Pilotprojekt in Betrieb genommen. In diesem Portal wurden bereits über 1300 Urteile veröffentlicht. Der Internetbenutzer kann sich über das Portal für Urteile Ordentlicher Gerichte mit fast der ganzen aktuellen Rechtsprechung der Berufungsgerichte vertraut machen. Eine Ausnahme bilden Beschlüsse, die im Internet nicht veröffentlicht werden, weil sie einen besonders heiklen Charakter haben, z.B. manche Beschlüsse in Sachen Scheidungen oder Entmündigung. Die Veröffentlichung von Urteilen im Portal besteht aus fünf Etappen. Dazu gehören: zz Import von Urteilen, zz automatische Anonymisierung, zz Überprüfung der Richtigkeit der Anonymisierung durch einen Mitarbeiter des Gerichts, zz Ergänzung der Qualifikationskarte des Urteils durch Eintragung eines thematischen Passwortes und der Rechtsgrundlage des Urteils, zz Feststellung der Veröffentlichung des Urteils.

Die Veröffentlichung der Gerichtsurteile kann jedoch nicht unter Verletzung des Datenschutzes erfolgen, deshalb ist die Anonymisierung des Inhaltes erforderlich. – Die automatische Datenanonymisierung beruht darauf, dass aus dem Inhalt des Urteils alle Personaldaten sowie sonstige Informationen, die die Identifikation von Personen oder der Sache ermöglichen, entfernt werden. Das Anonymisierungsverfahren bildet einen Kompromiss zwischen der Bereitstellung von Informationen zwecks Veröffentlichung und der Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften, die den Schutz bestimmter persönlicher Güter garantieren. Aus diesem Grund wird die Funktion der Urteilsportale durch die Mitarbeiter beaufsichtigt, die das Anonymisierungsverfahren überprüfen und den Stand der teleinformatischen Sicherheit kontrollieren – sagt Krzysztof Kamiński, Koordinator vom Department für Informatisierung und Gerichtsregister im Justizministerium, und er gibt hinzu: – Das alles erfordert von den Beamten viel Arbeit. Aber wenn man die Vorteile für die Gesellschaft aufgrund der Bereitstellung von Urteilen auf elektronischem Weg in Betracht zieht, ist das eine notwendige Mühe. Die Justiz hat den Weg der virtuellen Wirklichkeit eingeschlagen, aber die Probleme des Gerichtswesens und die dort geltenden Regeln bleiben real. Eine lange und interessante Strecke wartet auf diejenigen, die eine Verständigung zwischen der Vielschichtigkeit der Rechtsordnung und den endlosen Möglichkeiten der neuen Technologien suchen.

Das Landesstrafregister informiert das Gericht Zur Erhöhung der Sicherheit im Wirtschaftsverkehr wurde die Übermittlung von Informationen vom Landesstrafregister (KRK) an Gerichte Anfang dieses Jahres bedeutend verbessert. Diese Änderung soll u.a. zur Vermeidung der Situation führen, wo eine aufgrund eines rechtskräftigen Gerichtsurteils verurteilte Person – ent-

gegen den gesetzlichen Bestimmungen – eine andere Wirtschaftstätigkeit aufnimmt. Dank den neuen Lösungen erhalten die Registergerichte vom Landesstrafregister Informationen, ob die der Eintragung im Landesstrafregister oder Landesgerichtsregister unterliegende Person ein Verbrechen gegen: Infor-

mationsschutz, Glaubwürdigkeit von Dokumenten, Vermögen, Wirtschaftsverkehr, Geld- oder Wertpapierverkehr begangen hat. Falls sich herausstellt, dass im Landesstrafregister eine Person eingetragen ist, die wegen eines dieser Verbrechen verurteilt wurde, wird sie im Landesgerichtsregister gelöscht.

Sonderausgabe

Interview

Wrocław – eine Kommunikationsstadt „Wir streben danach, dass es in Wrocław keine Stellen ohne Internetzugang gibt. Deshalb realisieren wir u.a. das Projekt des sog. städtischen Internets, also eines unentgeltlichen, drahtlosen Internetzugangs für die Stadteinwohner und Gäste“. Gespräch mit Rafał Dutkiewicz, Präsidenten der Stadt Wrocław IT in der Verwaltung: Aus welchem Grund hat sich das Stadtamt in Wrocław entschieden, städtische Call Center ins Leben zu rufen? Rafał Dutkiewicz: Durch die Einführung des Call-Center-Systems öffnet sich Wrocław noch mehr auf seine Einwohner, die ihre Angelegenheiten immer häufiger über die sog. virtuelle Wirklichkeit erledigen wollen. Wir streben danach, die Zeit der Erledigung noch mehr zu verkürzen und das höchste Niveau der Bedienung der Stadteinwohner zu erreichen.

Straßenbahnen hat. Ein Teil des Systems sind sog. Straßenbahnlinien Plus, die große Wohnsiedlungen und Sportobjekte mit dem Stadtzentrum verbinden. Diese Fahrzeuge bieten den Stadteinwohnern einen erhöhten Standard von Transportleistungen. In Zukunft möchten wir noch weitere Linien in diesem Standard bereitstellen. Sie werden große Wohnsiedlungen mit dem Stadtzentrum und Gebieten mit besonders hoher Wirtschafts- und Handelsaktivität verbinden. Sie werden zum Kern des städtischen öffentlichen Verkehrs.

Wrocław setzt sich für den Vorrang des städtischen Verkehrs vor dem Pkw-Verkehr – je näher zum Zentrum, desto leichter sollen sich öffentliche Verkehrsmittel vorwärtsbewegen. Auf welche Weise trägt das Integrierte Schienverkehrssystem zur Realisierung dieses Anliegens bei? Das Projekt des Integrierten Schienenverkehrssystems ist ein Komplex von Investitions-, Modernisierungs- und Organisationsmaßnahmen, die den Einwohnern der Stadt Wrocław und des ganzen Ballungsgebietes ein attraktives Angebot des öffentlichen Verkehrs unterbreiten soll. In den letzten vier Jahren haben wir zwei integrierte Umsteigeknoten erbaut, über 12 km Straßenbahngleise erbaut und über 57 km Gleise nebst begleitender Infrastruktur renoviert. Wir haben auch 47 neue Straßenbahnen gekauft. All das ist ein gewaltiges Vermögen, das die Straßenbahn-Infrastruktur verbessert. Ein sehr wichtiges Element des Projektes ist das zurzeit eingeführte Intelligente Transportsystem (IST), das einen entscheidenden Einfluss auf die Steigerung der Verkehrsgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit der

In der Stadt funktioniert die Stadtkarte UrbanCard. Auf welche Weise hat sie die Nutzung des städtischen Verkehrs in das Internet „übertragen“? UrbanCard ist eine elektronische kontaktlose Chipkarte, die einen modernen und multifunktionalen Träger von Dienstleistungen und Produkten bildet. Auf der Chipkarte kann man die Tickets der städtischen öffentlichen Verkehrsmittel kodieren, sie kann als Bibliothekskarte oder elektronischer Studentenausweis dienen. Man kann auf der Karte die Zoo- oder Aquaparkeintrittskarten aktivieren oder mittels der Karte ein Fahrrad aus dem Stadtfahrradsystem leihen. Über die UrbanCard haben die Schüler einen Zugang zur Schulmailbox und ihre Eltern zum elektronischen Klassenbuch. Wie sieht Wrocław als die größte Stadt und zugleich Leader Niederschlesiens seine Rolle im Kampf gegen die digitale Kluft der Woiwodschaftseinwohner? Die Stadt Wrocław realisiert ein lokales Projekt des Aufbaus des städtischen teleinformatischen Netzes, sog. MAN Wrocław. Das Marschallamt Niederschlesiens realisiert dagegen das Projekt Niederschlesisches

Rafał Dutkiewicz hat im Jahr 2010 die dritte Wahlperiode als Präsident der Stadt Wrocław angefangen. Zur Zeit des Polnischen Ausnahmezustandes von 1981 bis 1983 war er mit der Solidarität verbunden. In den Jahren 1991-2002 war er Berater und nachher Direktor einer Consultingfirma. Er ist Absolvent der Technischen Hochschule in Wrocław und promovierter Logiker. Er beherrscht Deutsch, Englisch und Russisch. Er ist Autor des Buches „Nowe Horyzonty“. Er wurde mit dem Orden Polonia Restituta für hervorragende Leistungen zur Entwicklung der Kommunalverwaltung ausgezeichnet.

Skelettnetz. Die Wirtschaft entwickelt sich so schnell, wie schnell wir Gedanken und Waren tauschen können. Wir streben danach, dass es in Wrocław keine Flächen ohne Internetzugang gibt. Aus diesem Grund realisieren wir u.a. das Projekt des sog. städtischen Internets, also des unentgeltlichen, drahtlosen Internetzugangs für die Stadteinwohner und Gäste. In Wrocław wurden bereits über 120 Punkte installiert, die die Nutzung der Internetbestände durch Smartfon-, Laptop- und Tabletbenutzer ermöglichen. Das Interview wurde von Martyna Wilk geführt

IT w Administracji

CeBIT 2013

Sprechen Sie mit der Stadt CALL CENTER Böse Zungen behaupten, „eine Telefonnummer“ für Kontakte mit öffentlichen Einrichtungen funktioniere seit Jahren, weil die Beamten die Verantwortung gern auf andere abwälzen. Von dieser legendären Ignoranz ist jedoch inzwischen nicht viel geblieben – heute sucht die Verwaltung nach Kontaktmöglichkeiten mit dem Bürger.

Martyna Wilk

eleinformatische Bedienungszentren werden immer populärer. Aber die Idée Fixe, die den öffentlichen Dienst beherrscht hat, betrifft etwas mehr, als nur die Herstellung eines telefonischen Kontaktes zwischen dem Kunden und dem Beamten. Es geht darum, dass die Verwaltung in sowohl für den Kunden als auch für den Mitarbeiter verständlicher Weise handelt.

Poznan*Kontakt Das erste städtische Call Center in Polen wurde vor vier Jahren in Poznań gegründet. Das Büro für Teleinformatische Information Poznan*Kontakt übte anfangs die Funktion der telefonischen Unterstü tzung des Kunden bei Fahrzeugzulassung und Besorgung von Personenstandsurkunden aus. Heute umfasst das Angebot des Büros die meisten routinemäßigen Sachen, die im Stadtamt erledigt werden. In Poznan*Kontakt arbeiten 14 Berater – 12 von ihnen sind Behinderte. Die Stelle bedient über 20 000 Verbindungen monatlich, voriges Jahr wurden fast 300 000 Gespräche durchgeführt. Im Laufe der Zeit ändert sich der Umfang der vom Büro ausgeübten Funktionen. – Wir vermitteln immer häufiger bei öffentlichen Konsultationen. Wir nehmen Meinungen der Stadteinwohner

IT w Administracji

entgegen und unterstützen sogar die Stadt bei Eintreibung von örtlichen Gebühren – sagt Konrad Zawadzki, Leiter des Büros für Teleinformatische Information des Stadtamtes Poznań. Das Call Center als Arbeitsstelle muss zahlreiche Anforderungen erfüllen, z.B. die Arbeitsrechtsvorschriften über die Arbeitszeit mit dem differenzierten Bedarf (im Laufe des Tages, des Monats, des Jahres) an telefonischem Service in Einklang bringen. Aus diesem Grund muss man im Call Center die Pflichten der Mitarbeiter flexibel aufteilen. Die Stadt

Poznań schafft das nicht schlecht, die Beschäftigung von Behinderten ist auch kein Problem. – Wenn man Behinderte einstellt, muss man das Risiko häufiger Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit einkalkulieren. Vertretungen sind ein Ausdruck von Verantwortungsgefühl und gegenseitiger Hilfe. Dank einer solchen Einstellung bleibt das Team stabil und professionell – gibt Zawadzki hinzu.

Versicherungen am Telefon Die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) hat ihr eigenes Telefonisches Kunden-

Informationsfluss unter „einer Nummer“ SCHRITT 1 Der Einwohner ruft mit einer Anfrage auf „eine Nummer“ an.

EINWOHNER

SCHRITT 3 Der Expert beantwortet die Frage des Einwohners.

OPERATOR

SCHRITT 2 Nach der Erkennung der Anfrage als eine Frage außer der Liste der Standardfragen informiert der Operator den Einwohner über die Überweisung der Anfrage an den Experten oder über einen Rückruftermin.

EXPERT

Ein Einwohner, der das Call Center in Wrocław anruft, bekommt gewöhnlich gleich die Antwort. Manchmal, wenn die Frage vertiefter Kenntnisse bedarf, wird er an den Experten der zweiten Unterstützungslinie durchgestellt.

Sonderausgabe

dienstzentrum (COT) gegründet. Die Einrichtung entstand in den Dienststellen in Węgrów und Mińsk Mazowiecki – dort fehlen, ähnlich wie in anderen kleinen Ortschaften, Arbeitsstellen für junge, ausgebildete Leute. Im Zentrum sind 126 Personen, darunter Behinderte beschäftigt. Über den Berater des Telefonischen Kundendienstzentrums können die Bürger Zugang zu den Daten auf ihrem individuellen Konto bei der Sozialversicherungsanstalt erhalten, einen Antrag oder Reklamation stellen oder auch einen Termin in beliebiger Dienststelle der ZUS vereinbaren. – Internetchat, elektronische Mailbox oder die zurzeit analysierte und auf die Einführung vorbereitete Dienstleistung Skype Connect sowie Verbindungen von den sog. Amts-Automaten in den Dienststellen der ZUS sind Kontaktmöglichkeiten, die den telefonischen Kontakt mit den COT-Beratern ergänzen. Im Chat kann ein Benutzer dem Berater eine beliebige Frage stellen, die sich auf allgemeine, nicht personenbezogene Informationen bezieht – erzählt Zbigniew Derdziuk, Geschäftsführer der ZUS. Die einzige Beschränkung und Anforderung beruht darauf, dass sich der Wortlaut der Gespräche auf das Sozialversicherungssystem bezieht.

Eine Nummer, viele Angelegenheiten Auch Wrocław als eine Stadt, die gern neue Technologien nutzt, setzt auf die Gründung des eigenen Call Centers. Die Einwohner können mit dem Stadtamt Kontakt aufnehmen, indem sie die leicht zu merkende Nummer 777 77 77 wählen. Die telefonische Erledigung von Angelegenheiten im Stadtamt Wrocław ist nicht kompliziert. Die Einwohner wählen die Nummer 777 77 77; wenn sie eine standardmäßige Frage stellen, erhalten sie sofort die Antwort. Bedarf die Frage vertiefter Kenntnisse, wird der Telefonierende mit einem Experten der zweiten unterstützenden Leitung verbunden. Das ist ein Mitarbeiter einer konkreten Abteilung, der über entsprechende Qualifikationen verfügt. Es kann natürlich

68 Prozent der Sachen, wegen deren die Einwohner das Call Center in Wrocław anrufen, werden gleich beim ersten Gespräch erledigt. Alle anderen werden an die zweite Unterstützungslinie, also an sachliche Abteilungen des Stadtamtes weitergeleitet.

vorkommen, dass der Experte zum jeweiligen Zeitpunkt nicht da ist. Dann übermittelt der Berater – mit Zustimmung des Einwohners – die Aufnahme des Gesprächs dem Experten und dieser nimmt mit dem Einwohner zum vereinbarten Termin, maximal innerhalb von drei Werktagen, Kontakt auf. – Nachdem der Experte mit dem Einwohner Kontakt aufgenommen hat, erhält der Berater vom Experten eine Rückinformation über die Erledigung der Sache und der Status der Sache ändert sich in „informiert“. Der Einwohner muss also nicht feststellen, welche Abteilung in seiner Sache zuständig ist, das macht für ihn das Call Center und genauer gesagt der Berater, wenn er die entsprechende Information nicht selbst erteilen kann – erklärt Mariusz Kiciński, Koordinator des Programms Teleinformatisches Einwohnerbedienungszentrum des Stadtamtes Wrocław. Die Berater vom Call Center in Wrocław arbeiten in einem der Gebäude, die dem Stadtamt gehören. An den Bedarf des Zentrums wurde ein OpenSpace-Raum speziell angepasst. Man hat sich überlegt, ob die Berater nicht Fernarbeit leisten sollen, ab es wurde darauf verzichtet, denn es stellte sich heraus, dass die Projektkosten aufgrund von Anforderungen an die Sicherheit der Infrastruktur und den Datenschutz wesentlich gestiegen wären. Das bedeutet jedoch nicht, dass Fernarbeit in Zukunft nicht möglich ist.

Wir setzen auf Entwicklung Die Stadt will die technologischen Möglichkeiten des Call Centers möglichst gut nutzen. – In nächster Zeit möchten wir ein Kundenkontakt-Managementsystem einführen. In einer Ausschreibung wurde bereits ein Unternehmen gewählt, das dieses System in die organisatorischtechnische Struktur des Stadtamtes einbinden wird. Es wird nicht nur die Abteilung, die für telefonische Kontakte mit den Einwohnern zuständig ist, sondern auch andere städtische Einrichtungen, die wichtige Aufgaben im Stadtalltag zu erfüllen haben, unterstützen – sagt Kiciński. Außerdem verfügt das teleinformatische System des Call Centers in Wrocław über ein eingebautes analytisches Modul. Es ermöglicht die Verfolgung des telefonischen Verkehrs und der Arbeit der Berater sowie die Erstellung von Effizienzberichten. Es ist ein bequemes Werkzeug, das die Bedienungsqualität beurteilen sowie Bestände planen und künftige Kosten der Einrichtung voraussehen lässt. Das Call Center ist für Wrocław eine Chance für die Verbesserung der Beziehungen mit den Einwohnern, um so mehr, als es einen Kontakt über bequeme Kanäle der elektronischen Kommunikation ermöglicht. – Die Präsenz des Stadtamtes in sozialen Netzwerken, Meinungsumfragen zur Qualität von Dienstleistungen per E-Mails, Telefon, WWW-Formulare und eine schnelle Übersendung von Informationen an Empfänger mittels Chat und SMS ist ein Erfordernis der heutigen Zeit. Ein Erfordernis, das von Wrocław ohne Schwierigkeiten erfüllt wird. Teleinformatische Bürgerbedienungszentren werden sich ändern. Vielleicht werden sie bisher unbekannte Maßnahmen ergreifen. Voriges Jahr hat das britische Justizministerium – wobei es sich amerikanische Lösungen zum Maßstab genommen hat – angesagt, dass Call Center in Strafvollzugsanstalten gegründet werden. Es soll eine neue Methode der Gefangenenresozialisierung sein. Es scheint, dass die kommunikative Realität der virtuellen Welt große Nützlichkeitskapazitäten hat.

IT w Administracji

CeBIT 2013

Ein neues Leben öffentlicher Informationen OPEN DATA Öffentliche Einrichtungen stellen Bürgern ihre Bestände immer häufiger bereit. Sie zeigen auf diese Weise, dass sie zur Zusammenarbeit bereit sind und neue Lösungen schaffen möchten, die nur durch den Erfindergeist der Programmierer sowie Sicherheitsfragen und Schutz der Privatsphäre der Benutzer beschränkt sind.

Alicja Bar

ie Nutzung von Ideen und Projekten der Bürger ermöglicht nicht nur die Entwicklung von staatlichen Einrichtungen, sondern schafft auch neue Produkte und Dienstleistungen, die jedem Benutzer Vorteile bringen können. Die Eröffnung des API – der Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung, die ein einheitliches Kommunikationsformat ist – ermöglicht praktisch jedem Benutzer, Anwendungen für Mobilanlagen zu entwickeln. Auch die öffentliche Verwaltung profitiert davon: dank dem Engagement der Programmierer in Bildung von Services und Dienstleistungen können sie sich gemäß den Erwartungen der Benutzer entwickeln und zahlreiche Zusätze, wie z.B. Spiele und Anwendungen anbieten.

Poznań eröffnet das API Von der Bereitstellung von Beständen ist in der Novelle des polnischen Gesetzes über die Bereitstellung von öffentlichen Informationen von 2011 die Rede. Sie betrifft u.a. die Einführung der Richtlinie über die Weiterverwendung von Informationen des öffentlichen Sektors. Wichtig ist jedoch nicht nur die Bereitstellung von Inhalten, sondern auch die Vorbereitung der Inhalte in solcher Form, dass jeder Benutzer sie ohne weiteres wieder und automatisch nutzen kann.

IT w Administracji

In Polen ist das Magistrat der Stadt Poznań der Wegbereiter im Bereich der Bereitstellung öffentlicher Informationen. Es hat ein vollautomatisches Herunterladen von Inhalten, die vom Stadtamt gebildet werden, und die Wiederverwendung dieser Inhalte ermöglicht. – Eine solche Vorgehensweise wurde in der 2010 verabschiedeten „Entwicklungsstrategie der Stadt Poznań bis 2030“ bekräftigt. Sie sieht vor, dass das Stadtinformationsblatt (poznan.pl) und das Bulletin für Öffentliche Informationen (bip.poznan. pl) in das Informationsbrokersystem, das das Herunterladen von Inhalten und die Unterbringung dieser Inhalte in internen Informations- und Dienstleistungsservices aufgrund von offenen Standards ermöglicht, verwandelt werden – erklärt Wojciech Pelc, Leiter der Informationsserviceabteilung des Stadtamtes Poznań. Das bedeutet, dass die im Stadtportal zusammengestellten Daten und Inhalte als öffentlicher Informationsbestand behandelt werden sollen und von Einwohnern, die neue Technologien nutzen, verwendet und verarbeitet werden können. Das jetzige im Internet zugängliche Informations- und Dienstleistungssystem der Stadt Poznań umfasst zwei Stadtplattformen: das offizielle Stadtportal und das Bulletin für Öffentliche Information (BIP). Es werden

automatisch Inhalte von thematischen Kanälen (z.B. aktuelle Nachrichten), Anzeigen oder Ankündigungen von Ereignissen übermittelt. Ein wichtiges Element des Systems ist die sog. POIListe (Point of Interest, Gemeinnützige Stelle) nebst mit den beschriebenen Objekten verbundenen Geolokalisierungsdaten. Zu den Stadtinhalten kann man auf verschiedene Weise Zugang erhalten und konkret über: traditionelle Webseite, Webleistungen, RSS-Kanäle, SMS-Mitteilungen sowie mobile Versionen von Informationsservices, die für das Betriebssystem Android vorbereitet

Elemente des Informationsbrokers in Poznań

• traditionelles Stadtportal • mobile Portalversion • QR-Code-System, das einen Zu•

gang zu mobiler Portalversion sowie dem Stadtfahrplan ermöglicht ein System von mobilen Stadtführern, die von den Webseiten automatisch heruntergeladen werden spezielle Anwendung, die Mitteilungen über erforderliche Interventionen in über zehn Themenkategorien an die Stadtdienste übermittelt

•

Sonderausgabe

sind. Das Informations- und Dienstleistungssystem der Stadt Poznań setzt auf Interaktion, deshalb wurde es mit Rückmeldekanälen ausgestattet. Sie ermöglichen den Benutzern, Anfragen zu schicken und sich in die Ergänzung von Informationsbeständen dank speziellen Formularen und dem Interventionsanmeldungsmechanismus einzubinden.

durchzuführen – erzählt Pelc und gibt hinzu: – Die öffentliche Verwaltung verfügt über sehr viele Daten, die sowohl im Business als auch im Alltag der Stadteinwohner von Nutzen sein können. Es geht darum, diese Daten bereitzustellen und darauf Firmen aufmerksam zu machen, die diese Angaben bei ihren Lösungen verwenden können. Das offizielle API des Portals poznan. pl ist unter der Adresse http://poznan.pl/ api erhältlich. Diejenigen, die Interesse daran haben, können mit den Autoren Kontakt aufnehmen und die Entwicklung in einem Newsletter beobachten.

Not macht erfinderisch Der Aufbau des städtischen Informationsund Dienstleistungssystems hat Arbeiten an der Bereitstellung des API ermöglicht. Im Oktober 2011 wurde das API des Stadtportals poznan.pl veröffentlicht. An der Einführung war das Supercomputer- und Netzzentrum Poznań beteiligt, das an dem Stadtportal seit 1998 mitwirkt. Im Rahmen einer der Plattformen, die Anwendungen für Mobilanlagen mit installiertem Android-System bereitstellt, wurden zwei Dienstleistungen unentgeltlich zur Verfügung gestellt: Grabstellenortung und Sakrales Poznań. Es werden dort Daten aus der vor einigen Jahren in Poznań in Betrieb genommenen Friedhofs-Suchmaschine genutzt. Die erste Anwendung integriert diese Daten mit einem interaktiven Werkzeug, das auf optimale Anreise an den genannten Ort mit öffentlichen Verkehrsmitteln hinweist, und die andere ergänzt die ursprüngliche Dienstleistung u.a. durch Informationen über berühmte Stadteinwohner, die in der Stadt beigesetzt wurden. – Nach der erfolgreichen Einführung und Analyse der ersten Erfahrungen führte der nächste Schritt zur Vorbereitung des Bulletins für Öffentliche Informationen auf ein automatisches Herunterladen seiner Inhalte. Im Rahmen dieser Arbeiten wurde eine Pilotsammlung von Schnittstellen mit Anwendungen, die Daten aus dem Bulletin zur Verfügung stellen, vorbereitet – erklärt Pelc.

Auszeichnung für Kreativität Da die Eröffnung neuer Schnittstellen zur Anwendungsprogrammierung immer noch eine Seltenheit ist, hat das Magistrat der Stadt Poznań einen speziellen Wettbewerb für junge Programmierer, das sog. Hackathon, organisiert. Der Wettbewerb und die

Kontextbezogenheit als Schlüssel

Die Anwendung Sakrales Poznań ist mit dem Gedanken an Personen entstanden, die Gräber ihrer Angehörigen besuchen möchten. Sie soll erleichtern, Grabstätten konkreter Personen sowie Friedhöfe und Kirchen in Poznań zu finden.

Veröffentlichung des API endeten mit dem angestrebten Ergebnis – innerhalb von wenigen Tagen sind erste mobile Dienstleistungen durch externe Einrichtungen aufgrund von Daten und Inhalten, die automatisch vom Stadtserver heruntergeladen werden, entstanden (Es wurde dort die Schnittstelle für die Grabsuchmaschine genutzt). – Die Hackathonteilnehmer, die sich mit der dem API gewidmeten Webseite poznan.pl beschäftigt haben, haben sich für die Nutzung unserer Daten beim Aufbau von mobilen Stadtführern interessiert. Die Inhalte unserer Webseiten können jedoch auf verschiedene Weise verwendet werden. Ich habe mich davon bei dem letzten Hochwasser überzeugt. Wir haben damals Informationen über den Wasserstand in der Warthe veröffentlicht. Als sich unsere Kollegin einmal mit der Angabe dieser Daten verspätet hat, hat uns ein Inhaber einer Brunnenbohrfirma angerufen. Es stellte sich heraus, dass diese Informationen für ihn sehr wichtig waren, denn er wusste dadurch, ob es sich lohnt, die Arbeiten

Zurzeit wird der Stadtinformationsbroker um weitere Elemente erweitert. – Wir führen eine mobile Version des BIP sowie spezielle Schichten der digitalen Karte von Poznań ein, die eine bessere Präsentation mancher Verwaltungsentscheidungen ermöglichen. Die mobile Version des BIP wird mit dem QR-Code-System integriert, das einen direkten Zugang zu Beschreibungen der Verwaltungsprozeduren und der Teleadressdaten der städtischen Einrichtungen ermöglicht. Die Kartenschichten werden wir mit speziellen Suchmaschinen ausstatten, die eine genaue Überprüfung der Bereiche von Entscheidungen erleichtern, die für die Systembenutzer von Interesse sind – zählt Wojciech Pelc auf. Die Bereitstellung von öffentlichen Registern in interaktivem Modus ist ein Welttrend. Dadurch entstehen Tausende von neuen – mehr oder weniger nützlichen – Anwendungen. Zwischen den durchschnittlichen kommen jedoch immer einige vor, die die Herzen oder Gemüte der Benutzer erobern. Die Verwendung von solchen Anwendungen hat zur Folge, dass die Anzahl der Besuche auf der Webseite der Stadt und die Loyalität der Stadt gegenüber steigen. Alle profitieren also – die Einwohner haben einen noch schnelleren Zugang zu Informationen und die Stadt gewinnt den Ruf einer innovativen Ortschaft, für die die Bedürfnisse der örtlichen Bevölkerung wichtig sind.

IT w Administracji

CEBIT 2013

Interview

Shareconomy in Poznań „Es gibt kein Zurück von Bereitstellung von öffentlichen Informationsbeständen. Die Kommunalbehörden können daraus aber auch Nutzen ziehen. Die Bereitstellung von Beständen und Anwendung von offenen Standards können zur Erzeugung von zusätzlichen Dienstleistungen und neuen Ideen für Anwendungen, die sich auf diese Quellen stützen, führen“. Interview mit Ryszard Grobelny, Präsidenten der Stadt Poznań IT in der Verwaltung: Über das Projekt des Haushalts der Stadt Poznań für 2013 haben Sie sich in einem Chat mit den Internetbenutzern unterhalten. Wie sind Sie auf die Idee einer solchen Konsultation gekommen? Ryszard Grobelny: Ich schätze sehr die Möglichkeit eines direkten Kontaktes mit den Stadteinwohnern, deshalb nutze ich auch die neuen Kommunikationstechnologien. Und das Haushaltschat hat bereits eine mehrjährige Tradition – das erste fand im Dezember 2008 statt. Die Nutzung von Internet zur Führung von sachlichen Debatten ist für mich eine Selbstverständlichkeit. Die Gespräche mit den Stadteinwohnern haben einen zusätzlichen Bildungsvorteil: ein Gespräch über den Stadthaushalt bedarf der Kenntnis der Quellenunterlagen. Seit Jahren veröffentlichen wir im Internet Informationen über den Stadthaushalt. Die Einwohner machen sich damit vertraut und dadurch steigt stets die Qualität unserer Diskussionen, denn wir sind alle immer besser darauf vorbereitet. Poznań hat das Hackathon – einen informellen Workshop für Programmierer, die auf einer gemeinsamen Arbeit am Quellencode des Portals poznan.pl beruhen – organisiert. Wozu sollte diese Veranstaltung dienen? Wir wollten zeigen, dass die Stadt Quelle einer Riesenmenge von Inhalten ist, die man im Modell offener Daten nutzen kann. Im Jahr 2010 haben wir die „Entwicklungsstrategie der Stadt Poznań bis 2030“ verabschiedet. Sie sieht u.a. den Aufbau des sog. Stadtinformationsbrokers aufgrund von im Internet zugänglichen Datenbeständen und Inhalten vor. Eines der Elemente des Brokers war eben die Er-

IT w Administracji

Ryszard Grobelny ist Diplomkaufmann von Beruf. Er war in drei Wahlperioden Mitglied des Stadtrates Poznań, wo er die Funktion des Delegierten zum Landtag der Woiwodschaft Poznań, des Vorsitzenden des Finanzausschusses und des Mitglieds des Vorstandes der Stadt Poznań ausübte. Zum Präsidenten der Stadt Poznań wurde er zum ersten Mal im Dezember 1998 gewählt. Da er die Präsidentenwahl gewonnen hat, verzichtete er auf das Stadtratmandat. Im Februar 2003 wurde er zum Präsidenten des Verbandes Polnischer Städte, einer Organisation, die 264 polnische Städte vereint, gewählt.

öffnung des API [Application Programming Interface – Anm.d.Red.]: zuerst des Stadtportals und anschließend des Bulletins für Öffentliche Bekanntmachungen. Und solche Veranstaltungen wie Hackathon sollen das in den bereitgestellten Daten und Inhalten steckende Potential zeigen. Bereits weinige Tage nach der Bereitstellung des API poznan.pl erschienen zwei Dienstleistungen für mobile Anlagen.

Das Ministerium für Digitalisierung arbeitet am Gesetz über die Bereitstellung von Beständen in öffentlichen Einrichtungen,

das hervorragend zur Shareconomy-Idee passt. Poznań hat in diesem Bereich eine große Erfahrung. Was können Sie denjenigen sagen, die von der Re-Use-Idee nicht begeistert sind? Es gibt kein Zurück von Bereitstellung von öffentlichen Informationsbeständen. Die Kommunalbehörden können daraus aber auch Nutzen ziehen. Die Bereitstellung von Beständen und Anwendung von offenen Standards können zur Erzeugung von zusätzlichen Dienstleistungen und neuen Ideen von Anwendungen, die sich auf diese Quellen stützen, führen, ohne dass öffentliche Mittel investiert werden müssen. Die Qualität der öffentlichen Konsultationen steigt auch – schon heute nutzen Stadteinwohner und gemeinnützige Organisationen im Internet zugängliche Bestände, indem sie eigene Ausarbeitungen und Projekte vorbereiten. In Poznań arbeiten Wissenschaftler und Geschäftsleute im Rahmen des Projekts „Wissenschaft für die Wirtschaft“ zusammen. Mit welchem Ergebnis? Dieses Projekt ermöglicht die Anpassung des Studienprogramms und der Methode der Absolventenbildung an den Bedarf der Unternehmer. Das Wesen des Projektes beruht darauf, dass sich die Unternehmer in die Festlegung des Studienprogramms engagieren. Es wurden einige neue Studienrichtungen gegründet und ein Teil der Vorlesungen wird von den Vertretern der Industrie und des Business gehalten. Die Studenten absolvieren Praktika in Anstalten und Einrichtungen, die am Projekt beteiligt sind. Ein wichtiges Element dieses Programms ist die Arbeitsmesse. Das Interview wurde von Martyna Wilk geführt

Interview

Tychy – eine Stadt guter Möglichkeiten „Die allgemeine Zugänglichkeit von informatischen Lösungen und Leichtigkeit, mit der man heute das Internet nutzen kann, können manchmal zum Scheineindruck führen, dass wir in einer »Technowelt« leben“. Gespräch mit Michał Gramatyka, Stellvertreter des Stadtpräsidenten in Tychy IT in der Verwaltung: Es scheint, dass Tychy viel macht, um eine für die Einwohner der Region und die Stadtamtbeamten freundliche Stadt zu werden. Sie haben ein Qulitätsmanagementsystem eingeführt und das Zertifikat ISO 9001 erlangt. Was haben Sie dadurch gewonnen? Michał Gramatyka: Das Zertifikat ISO 9001 wurde uns bereits 2002 verliehen. Es hat die Vorgehensweise nicht nur in internen Angelegenheiten der Stadtverwaltung, sondern auch vor allem in den Kontakten mit den Kunden unseres Stadtamtes optimiert. Jede Sache, die von einem Stadteinwohner erledigt wird, hat ihre „Dienstleistungskarte“ mit Schritt für Schritt dargestellten Prozeduren und Informationen über die zustehenden Rechtsmittel. Wir haben 180 solche Karten bearbeitet. Beurteilungen der Amtsarbeit sammeln wir seit 2005 und vor zwei Jahren haben wir ein Internetwerkzeug zur Untersuchung der Qualität unserer Dienstleistungen bereitgestellt. Die Effektivität des Systems wird durch Zufriedenheitsstudien bestätigt, in denen wir sehr gut beurteilt wurden. Sie bemühen sich, die digitalen Kompetenzen der Stadteinwohner zu steigern. Worauf beruht die Ausführung des EInclusion-Projektes in Ihrer Region? Die allgemeine Zugänglichkeit von informatischen Lösungen und Leichtigkeit, mit der man heute das Internet nutzen kann, können manchmal zum Scheineindruck führen, dass wir in einer >>Technowelt<< leben. Die E-Mails sehen wir in unseren Handys durch, das Geld von Geldautomaten zahlen wir ohne EC-Karte aus, denn es reicht eine SMS; mit den besten Freunden unterhalten wir uns häufiger über das Internet als von Angesicht zu Angesicht. Den Enthusi-

mit gebührenfreiem Internet bekommen. Ohne unsere Unterstützung hätten sie sich diesen Luxus nicht leisten können.

Michał Gramatyka hat 1999 an der Schlesischen Universität Katowice den Doktorgrad für Rechtswissenschaften erlangt. Er war 11 Jahre lang Stadtrat in Tychy. In den Jahren 1998-2000 und von Oktober 2006 bis Juni 2009 war er Vorsitzender des Stadtrates. Er initiierte damals u.a. die gesellschaftliche Kampagne „Sicheres Tychy – wir schweigen nicht mehr“ und das Programm „3+ Kinderreiche Familie“. Von 2009 an war er als Vertreter des Stadtpräsidenten in Tychy für die Raumwirtschaft zuständig. Er leitete zahlreiche Projekte zur Erleichterung der Kommunikation der Bürger mit dem Stadtamt ein. Er trug u.a. zur Zahlung für die Dienstleistungen des Stadtamtes mittels der EC-Karte und zur Einführung des Systems der „sofortigen SMS“ bei.

asten von neuen Technologien kann man manchmal schwer zum Verstehen geben, dass neben ihnen eine Zone existiert, in der ein Computer oder das Internet Luxuswaren sind. Zum Glück sieht die Europäische Kommission dieses Problem und hat sich entschieden, riesige Mittel für den Kampf gegen die digitale Kluft einzusetzen. Der Stadt Tychy ist es gelungen, eine Finanzierung für das Programm zu besorgen, das darauf beruht, dass 100 Familien Computer

Plant das Stadtamt weitere Schritte, die eine noch bessere Informatisierung der Region zum Zweck haben? Wir planen nicht nur, sondern realisieren dieses Vorhaben bereits! Wir haben gerade 30 Stadtbusse mit Access Points ausgestattet. Inhaber von Smartfons können sich einloggen, sobald sie einen Platz im Bus nehmen. Die Hot Spots sind offen und die Reisenden brauchen sich gar nicht einzuloggen. Und die Busse mit Wi-Fi sind leicht zu erkennen – sie haben einen charakteristischen „Buckel“ auf dem Dach, wo die Gasflaschen aufbewahrt werden. Es ist natürlich Kraftstoff für die Busse, nicht für die Access Points. Im Frühling erscheinen in der Stadt 15 Infokiosks, die für EU-Gelder erbaut werden. Später kommen weitere 15 hinzu – dafür haben wir auch bereits Mittel zusammengestellt. Die Infokiosks werden einen Zugang zum Stadtplan, Fahrplan von Bussen und O-Bussen sowie Nachrichten von den wichtigsten Infoservices bieten. Jeder Kiosk wird in das Hot-Spot-Netz eingebunden. Wir arbeiten auch an der Einführung von Erleichterungen für die Stadteinwohner, die Sachen im Stadtamt zu erledigen haben. Als die erste Stadt in Polen haben wir eine Vereinbarung mit dem Amtsgericht und mit dem Justizministerium über die Durchführung eines Pilotprojektes zur elektronischen Datenübermittlung zwischen dem Grundbuchregister und dem Grundstückund Gebäuderegister unterschrieben. Das Interview wurde von Martyna Wilk durchgeführt

IT w Administracji

CeBIT 2013

Das Internet im öffentlichen Raum der Stadt WI-FI Die polnischen Kommunalbehörden investieren immer lieber in den gebührenfreien Zugang zum Netz. Für eine solche Lösung hat man sich u.a. in Tychy, einer schlesischen Stadt, die zielstrebig den Plan offener Internetzugangspunkte realisiert, entschieden.

Eryk Chilmon

ines der Elemente des in der letzten Zeit populären Konzepts einer intelligenten Stadt ist eine stark informatisierte Infrastruktur und ein freier Zugang der Einwohner zum Netz. Das sind Fundamente, auf die sich die städtische Informationsgesellschaft stützen soll. Die polnischen Kommunalbehörden nutzen gern die Möglichkeit, die ihnen das Gesetz im Bereich von gebührenfreien Hot Spots in öffentlichem Raum (siehe: Textrahmen Megagesetz) gibt. Auf diese Weise können sie der digitalen Kluft vorbeugen sowie für Vorteile sorgen, die mit der Vielfalt von Telekomleistungen verbunden sind. Investitionen, die mit dem Breitband-Internetzugang verbunden sind, werden meistens im Rahmen von EU-Programmen finanziert: Entwicklung von Ostpolen, Innovative Wirtschaft und 17 regionale operationelle Programme. Für die Jahre 2007-2013 hat Brüssel Polen ca. 1 Mrd. Euro für Entfernung von Barrieren beim Zugang zu Telekomleistungen zugesprochen. Immer mehr polnische Städte, Kleinstädte und sogar Dörfer entscheiden sich für die Montage gebührenfreier Internetzugriffspunkte, die sowohl von Einwohnern als auch Touristen gern genutzt werden. Einer der in diesem Bereich aktivsten Orte ist Tychy.

Immer mehr Hot Spots Manche Kommunalbehörden haben schnell die Chance bemerkt, die mit der Internetrevolution und insbesondere

IT w Administracji

mit der Verbreitung des Wi-Fi-Netzes verbunden ist. Ein freier Internetzugriff im städtischen Raum führt zur Änderung des Stadtmanagements und der Lebensqualität der Stadteinwohner. In Tychy, wo zurzeit fast 130 000 Menschen wohnen, umfasst das System der städtischen Zugriffspunkte 12 Stellen, wo ein gebührenfreier Internetzugriff bereitgestellt wird. Die Nutzungsgrund-

sätze sind in der städtischen Hot-SpotOrdnung geregelt. Im Rahmen des neuen Projekts, das aus den Mitteln des Regionalen Operationellen Programms der Woiwodschaft Schlesien mitfinanziert wird, fängt 2013 der Bau von weiteren Zugriffspunkten auf Plätzen und in Parks, wo es bisher keinen gebührenfreien Netzzugang gab. Davon, dass diese Art Verbindung mit dem Internet sehr populär ist, zeugen die Verbindungsstatistiken, die bei der laufenden Nutzung des Systems ermittelt werden. – Die ersten Zugriffspunkte wurden Ende 2010 in Betrieb genommen und bereits 2011 wurden 2788 Verbindungen durch die Hot-Spot-Benutzer verzeichnet. Die Angaben für das vorige Jahr zeigen, dass sich die Zahl der Benutzer des städtischen Internetzugriffs im Vergleich zum Jahr 2011 verdreifacht hat – sagt Sebastian Wika, Leiter der Informatikabteilung des Stadtamtes Tychy.

Internet im Bus

Die graphische Schnittstelle und manche Funktionen der Infokiosks können mit dem in Tychy genutzten mobilen Stadtführer „treespot Tychy“ identisch sein. Der Benutzer erhält einen freien Zugang z.B. zum vollen Fahrplan von Bussen und O-Bussen, er kann auch den Stadtplan durchsehen, auf den Webseiten der Stadt veröffentlichte Informationen prüfen oder E-Mails verschicken.

Polnische Städte investieren gern in drahtlose Zugriffstechnologien in den städtischen Verkehrsmitteln. Sie nutzen sie zur Aufsicht und Optimierung des öffentlichen Verkehrs und der öffentlichen Verkehrsmittel und bei Gelegenheit zur Bereitstellung gebührenfreien Internetzugriffs für Fahrgäste. Gemäß den in Tychy herrschenden Trends hat man auch beschlossen, diese Lösung zu nutzen. Zurzeit ist das Internet in 31 städtischen

Sonderausgabe

Bussen zugänglich. Die Zugriffsanlagen werden in allen neuen Fahrzeugen des Stadtverkehrsunternehmens installiert. – Die Idee kommt aus Kopenhagen. Dort haben die Fahrgäste in der S-Bahn einen freien Internetzugriff. Ein Schlüssel, der die Hot Spots öffnet, ist die E-MailAdresse des Benutzers in der Datenbank. Für das Verkehrsunternehmen wird die Chance geschaffen, seinen Kunden wichtige Informationen zu übermitteln – E-Mails von der dänischen S-Bahn bekomme ich bis zum heutigen Tag. Natürlich in dänischer Sprache – erinnert sich Michał Gramatyka, Vertreter des Präsidenten der Stadt Tychy. Eine charakteristische Eigenschaft der neuen Busse ist das höher gelegene Dach – die Fahrzeuge werden durch Druckerdgas aus Behältern, die eben am Dach untergebracht sind, angetrieben. In den Bussen sind Access Points installiert, die Internetzugang über das 3G-Netz herstellen. Da sich die Fahrgäste im Bus nur kurze Zeit aufhalten, ist der Zugang in keiner Weise beschränkt: – Wir haben keine Prozedur zum Einloggen im System eingeführt. Das Smartphone findet einfach das WI-FINetz, das System teilt automatisch die IPAdresse zu und man kann die Netzbestände nutzen – erklärt Michał Gramatyka.

Ein Infokiosknetz Solche Einrichtungen, wie Krankenhäuser, Schulen, Bahnhöfe, Ämter, Bibliotheken und Museen, sind Orte, in denen sich die sog. Infokiosks gut bewähren.

31 Busse in Tychy wurden bis jetzt mit Hot Spots ausgestattet. Die Zugangsanlagen werden in allen neuen Bussen des Stadtverkehrsunternehmens installiert.

Sie erleichtern den Zugang zu Informationen, die nicht nur mit der jeweiligen Einrichtung verbunden sind. Man kann sie schnell ans Internet oder Netz der jeweiligen Organisation anschließen und aus diesem Grund können die Kunden z.B. einen Antrag durchblättern, ausfüllen und an das Amt schnell abschicken, ohne Schlange stehen und mit den Mitarbeitern des Amtes Kontakt aufnehmen zu müssen. Der Zugang zum Netz kann beschränkt werden, damit die Kunden nur konkrete Sachen, die mit der jeweiligen Einrichtung verbunden sind, erledigen können. Dann hat der Benutzer keine Möglichkeit, frei zu surfen. Auch in Tychy hat man die Vorteile solcher Terminals bemerkt. Man hat beschlossen, sie in für den Verkehr wichtigen Punkten der Stadt aufzustellen. Die Stadtbehörde bemüht sich um Besorgung der Finanzierung zu diesem Zweck. Die Mitarbeiter des Stadtamtes Tychy, die für

Das Megagesetz Gemäß den Vorschriften des Gesetzes über die Förderung der Entwicklung von Dienstleistungen und Telekommunikationsnetzen, also des sog. Megagesetzes, das am 7. Mai 2010 verabschiedet wurde, können die Kommunalbehörden den Breitband-Internetzugang ohne Gebühren oder gegen Gebühren, die niedriger als die Marktgebühren sind, anbieten. Eine Voraussetzung hierfür ist

die Erfüllung bestimmter Anforderungen und Erlangung der Genehmigung des Präsidenten des Amtes für Elektronische Kommunikation. Die maximale Datenübertragungsrate – sowohl für die Übersendung als auch für den Empfang der Daten – beträgt 256 kBit/s. In wenigen Fällen wird die Datenübertragungsrate auf 512 kBit/s beschränkt. Die einmalige Download-Session kann nicht länger als 60

Minuten sein. Das Megagesetz legt einen großen Wert darauf, dass die Aktivität der Kommunalbehörden transparent bleibt und die Entwicklung gleichberechtigter und erfolgreicher Konkurrenz auf den Telekommunikationsmärkten nicht stört. Der erste Bescheid im Bereich der Bereitstellung des gebührenfreien Internetzugangs wurde am 30. Dezember 2010 für die Stadt Przasnysz erteilt.

das Projekt verantwortlich sind, teilen mit, dass nach der Unterzeichnung des Finanzierungsvertrages eine Werbeaktion gestartet und der Projektingenieur gewählt wurde. Für die Realisierung der geplanten Investition wird die Stadt nur 15% der Gesamtkosten bestimmen, denn der Rest, also fast 1,5 Mio. Zloty stammt aus den Mitteln des Regionalen Operationellen Programms der Woiwodschaft Schlesien. Im Rahmen des beschriebenen Projektes werden in der Stadt 15 Infokiosks in der Nähe der größten Bushaltestellen und Stationen – der größten Umsteigestellen – entstehen. – Jeder Kiosk wird mit einer Anlage zum drahtlosen Internetzugang im Umkreis von über zehn Metern ausgestattet. Man kann also während der Wartezeit nicht nur die Webseiten der Stadt, sondern auch andere Internetseiten durchsehen – sagt Sebastian Wika. Außerdem hat die Stadt Tychy Ende vorigen Jahres eine Finanzierung für ein anderes mit der Verbreitung des öffentlichen Netzzugangs in der Stadt verbundenes Projekt – „Tychy im Netz der Möglichkeiten – Bau von drahtlosen Internetzugriffspunkten“, im Rahmen dessen 15 weitere öffentliche Netzzugangspunkte entstehen werden, bekommen. Einrichtungen, die ein Infokiosksystem gründen, entscheiden sich oft für die Beschränkung der Funktionen, die mittels der Terminals solcher Art zur Verfügung gestellt werden. Die in Tychy installierten Anlagen stellen den Netzzugang in einem breiten Umfang bereit. – Wir haben uns entschieden, alle städtischen Infokiosks mit einem kompakten und übersichtlichen informatischen System auszustatten, dessen graphische Schnittstelle und manche Funktionen mit dem in Tychy genutzten Stadtführer „Treespot Tychy“ identisch ist. Ein Infokioskbenutzer wird einen freien Zugang z.B. zum vollen Fahrplan von Bussen und O-Bussen haben und die Linien und Haltestellen wählen können. Er wird auch den Stadtplan nutzen können, um einen bestimmten Ort zu finden, oder auf den Webseiten der Stadt veröffentlichte Informationen lesen. Dank den Anlagen werden auch E-Mails mit Foto an die Adresse der elektronischen Post verschickt werden können – zählt Sebastian Wika auf.

IT w Administracji

CeBIT 2013

Interview

We’re reaching for good examples “The network of interrelations between the particular areas of administration is so complex that none of them can function fully independently. Thus, we want to approach informatization in an integrated manner.” Interview with Michał Boni, Minister of Administration and Digitization

IT in Administration: Is Poland already a digital country or still an analogue one? Michał Boni: Poland is both an analogue and digital country. As a country we already have a lot of digital services such as the Land and Mortgage Registers, KRS (National Official Business Register), e-taxes, eWUŚ (Electronic Beneficiary Entitlement Verification), but there are still lots of fully analogue services left. The thing is that there must be more and more of the digital ones. Our society as a whole as well as our business are able to make better and better use of the digital technologies, and the young people – similarly as in other European countries – are the “digital natives”. It’s very important for us to use the opportunities given us by digitality with every step we take. Currently we are working on the Operational Program “Digital Poland” in which we will present the full plan of digital development. We know that the progress in e-administration is very important: introduction of the eWUŚ system showed that informatization based on efficient well-coordinated steps brings effects. It is a simple example showing the essence of changes that are important for us – the full plan of the development of e-administration will be presented soon in the Programme of Integrated Country Digitization 2.0+.

IT w Administracji

In 2011, while inaugurating the operation of the Ministry of Administration and Digitization, you mentioned the necessity of getting the Augean stable clean. Is the “stable” clean yet? When, at the end of autumn 2011, we started to look closer at the e-administration projects, it became obvious to us that the irregularities can become the reason for the European Commission to withhold the funds for these projects. And, unfortunately, that happened. However, the Country 2.0 report prepared by the Ministry of Administration and Digitization (MAC) and the Remedial Action Plan have solved this problem. Upon the implementation of changes, the projects are executed increasingly better, as it has been confirmed by EC, unblocking the co-financing in September last year. We’ll be able to spend 3.3 billion zloty on the improvements for the citizens to the end of the financial perspective, i.e. to 2015. This is important since it allows to introduce particular improvements the funds for which would be difficult to find otherwise. We will introduce, for instance, new functionalities of CEIDG, fiscal and customs system, electronic support for social welfare (Emp@tia). However, we are well aware of the fact that the stable will not stay clean forever – it is a continuous process of keeping it clean.

The IT projects can be seen as high risk investments. It’s not only about the costs, but also about the time limits. Do we have to accept the fact the most solutions will be implemented with a delay? There is no consent for a delay in implementation of the IT solutions, however the previous experience shows that they are difficult to carry out – especially in terms of the large projects – on time. Thus, we’re reaching for good examples to show what can be done better. Previously, the focus was put on what we mustn’t or shouldn’t do while performing a public procurement. It’s high time to promote the proper approach, to indicate what should we do in order to achieve the goal. Also in the countries with a long tradition and consolidated procedures of public procurement there are some delays. We may set Great Britain as an example where the cycle of public procurement regarding a large IT system is 2.5 years. This is also why Great Britain is heading towards smaller, easier to manage projects – we’ll also follow this path. The government has accepted the draft amendments to the informatization act. What will the amendment bring? First and foremost, it is to facilitate the contact of the citizens with the offices.

Special edition

Interview

Michał Boni is a graduate of the University of Warsaw, he was awarded the PhD degree in culture sociology. After 1989 he held numerous public positions, for instance he was the head of the Ministry of Labour and Social Policy in the government of Jan Krzysztof Bielecki. He was appointed the Minister of Administration and Digitization in November 2011. His duties include the supervision over the activities connected with development of strategic directions and programmes within the scope of the information society and expressing opinions on them as well as over the issues connected with counteracting digital exclusion.

There are to be more e-services and the procedures are to be faster. Everybody will save money and time if it’s less frequently necessary to appear in the office in person. The amendment will impose on the offices the obligation of using the electronic inbox, keep specified standards (nowadays, there are inboxes which reject filed documents), it will allow to place in the ePUAP (Electronic Platform of Public Administration Services) portal also the services rendered by other entitles if they perform public tasks, it will expand the network of confirmation points of the trusted ePUAP profile with the units of Poczta Polska and banks. The public entities obliged to establish the templates of documents will be also charged with the obligation of reporting the templates of the electronic documents to the central repository of the electronic documents. Then, they will have to provide a description of the service possible to be rendered with the use of this template in order to place it in the service catalogue on ePUAP as well as to make the electronic form available. It is the first step towards the necessary changes – the next one will come soon.

Is it possible to meet the expectations of the society, i.e. to make a doctor appointment, without comprehensive

and integrated informatization of the state administration? Maybe it’s possible, but it is difficult to speak about a fully efficient and reliable service since the use of the so-called prostheses, i.e. alternative solutions will be unavoidable. The network of mutual relations and dependencies between the particular areas of administration functioning is so complex that none of them can function fully independently. Thus, in such a situation, we want to approach informatization in an integrated manner, taking into account putting the public registers in order and providing efficient use of the data collected in them, guaranteeing interoperativeness, preparation

and requires close cooperation also inside the state administration: of the government and self-governments.

In what way should we support the development of computerization of the public administration and increase the digital competences of the clerks and citizens? The experience indicates that the most important thing is to eliminate the mental barrier. Currently, it’s no longer about computerization understood as application of computers in order to support performance of the given duties on the work station, as this stage has already been completed. Now, we need to skilfully use the information resources for the management purposes, in order to improve the economic activity, gain more knowledge, etc. This requires information on the information resources and services available on the Internet as well as on the manner of accessing them. This is why, in our opinion, the entire process of digitization is based on three pillars – not only on providing the access to the Internet, creation of resources and services, but also on supporting the digital skills of the citizens. However, the development of digital skills cannot consist only in such “operation courses” – each of us will use programs, applications and devices in several years which do not exist nowadays and we have to be prepared for that. Therefore, we all need to learn how to constantly learn new things. This knowledge is best to be gained from the early school years to the

Our society as a whole as well as our business are able to make better and better use of the digital technologies, and the young people – similarly as in other European countries – are the “digital natives” of the legal grounds for the implemented solutions in advance as well as providing the organisational framework for the construction of the national IT system where each department or unit will have their specified place and scope of responsibilities. It is also important to build digital competences in administration and in the society, including the entrepreneurs. The matter we are talking about is complex

end of our professional activity. Therefore, we conduct such a programme as “Digital School” which is to develop the competences of students and teachers within the scope of use of information and communication technologies or the programme entitled “Digital Poland Lantern Keepers” – for people from the 50+ generation. Interview by Eryk Chilmon

IT w Administracji

CeBIT 2013

Public administration conceived anew E-SERVICES The ICT projects implemented by Poland are to transfer the country’s administration into the age of digital decisions. There are already plenty of e-services, so now the most important task seems to be convincing the citizens to use them.

Eryk Chilmon

he Internet has revolutionised the social and economic life. Nowadays, it is difficult to imagine the world, e.g. without the electronic banking system. Thus, it’s not surprising that the public administration continues to implement new IT solutions, as the functioning of the entire country will depend on them to a larger and larger extent. Both Polish central and local authorities are aware of the opportunities and challenges constituted by creation of efficient e-administration. There have already been various tools created which are to increase the effectiveness of functioning of the offices and to make the life of the citizens easier. There are still new solutions being created. From the point of view of putting in order and coordination of all actions within the scope of informatisation of public administration, was crucial the establishment of the Ministry of Administration and Digitization (MAC) on 21st November 2011. The new department had to face a difficult task at the very beginning of its

IT w Administracji

operation, constituted by addressing the threat of blocking of the EU funds for the performance of projects necessary for the informatisation of the country within priority axis 7 of the Programme Innovative Economy. The success of the MAC’s initiative entitled “cleaning the Augean stable” allowed to guarantee the assets assigned by the European Commission for the development of digital services for the citizens. To the end of 2015 Poland can apply for this purpose for the amount of 3.3 billion zloty. A closer look at several already implemented solutions allows to assess where on the route to informatisation of services the Polish public administration is right now.

Integrating platform The key element of the entire system of digital administration is the Electronic Platform of Public Administration Services (ePUAP). The system is to provide communication between the citizens and entrepreneurs and the administration as well as public administration institutions. It is also to function as an access broker for the services

performed by other systems and institutions which will integrate the IT resources and allow for communication between the systems. It is possible to deal with multiple office affairs by means of ePUAP today. All you need to do is to log in at www.epuap. gov.pl and fill in the application. The number and type of cases possible to be dealt with via the electronic route are determined independently by the particular units. The electronic application is signed by means of the qualified certificate or trusted ePUAP profile, i.e. a free of charge method of identity confirmation in electronic contacts with administration. Therefore, it is possible to refer to ePUAP as a centralised IT system, allowing the public entities to make their services available to the citizens via the Internet. The platform is constantly under development and during the trade fair taking place at this moment its new possibilities are to be presented. “CeBIT is a good place and time for a debut of a new ePUAP function. I’m talking about a mobile application which will allow to send a document to the office, manage

Special edition

one’s account on the platform as well as to access the database of information on it”, announces Agnieszka Boboli, head of the IT Projects Centre, a governmental agency responsible for the development and implementation of new IT projects. ePUAP eliminates the necessity of construction by public entities of their own systems of contact of citizens with an institution as well as of dealing with the office matters via the Network. It also gives access to the functions of the electronic inbox (ESP) which allows the public administration entities to fulfil their statutory obligation of accepting documents in an electronic form.

Worthy of distinction The development of public e-services throughout the recent years in Poland has been rapid and it will become even faster due to the Union funds. It is obvious that among the systems implemented within the framework of the Polish public administration, there are both innovative and successful systems as well as such which require corrections and additional development. Wojciech Cellary, the head of the Department of Information Technology at the Faculty of Informatics and Electronic Economy of the Poznań University of Economics and, concurrently, an expert of the European Union, indicates three implementations, distinctive in his opinion, which can be included in the first group: the system for the national census prepared by the Central Statistical Office, e-Court (see: p. 76) as well as the ystem of international payments in the National Bank of Poland (NBP). The last implementation is particularly worth more attention, as the experts indicate its high level of advancement and integration with the European Union solutions. As a result of launching of the SORBNET-EURO system and EuroELIXIR system as well as NBP’s participation firstly in the TARGET system and then in TARGET2 system as well as in the STEP2 and EURO1 systems, the Polish payment system was connected to the payment system functioning in the European Union. “NBP was the first participant of the TARGET system of central banks of the 10 new member states.

As a result of accession to the TARGET system and, later, of the transfer to the TARGET2 system, it could provide the banks with solutions alternative to the previously applied correspondent banking as well as possess direct influence on the effectiveness of clearings in euro, especially on the shortening of time of execution of the trans-border payments and significant reduction of risk”, says Adam Tochmański, head of the Payment System Department in NBP.

Declarations via the Internet Although filing of paper declarations remains the most popular manner of tax clearing, the Polish people are becoming more and more willing to do it via the Internet. The e-Declaration system is an Internet platform launched by the Ministry of Finance which allows the taxable persons and taxpayers to file the tax declarations and other fiscal documents by electronic route. This system provides the citizens with the possibility of submitting declarations, statements, information, applications, notifications, reports

A system awarded with a prize During the European Congress on Cardiothoracic Surgery (EACTS) in October 2012 in Barcelona, the National Register of Cardiac Surgeries KROK was distinguished. The European leaders in cardiac surgery set KROK as an exemplary solution, worth following. The register is the most important and most reliable source of information regarding the cardiac surgeries conducted on children and adults in Poland. It collects the data on the number of performed surgeries as well as their type and results. All Polish cardiac surgery centres are obliged under a contract with the Ministry of Health to enter data to KROK. The data are transferred online and are subject to external and internal verification. The procedures allow for continuous monitoring of availability and quality of cardiac surgery services in Poland.

connected with PIT, CIT CAT returns and other taxes to the tax office. In total, there are several dozen documents. Every year the number of declarations submitted by electronic way is increasing. Last year there were over 2 million PIT tax returns sent this way. In relation to 2011, the number of declarations increased by ca. 1 million. What distinguishes this system is the lack of necessity to use the safe electronic signature. The citizen confirms his/her identity by stating, apart from the basic data, the amount of income resulting from the tax return or from the annual tax calculation for the tax year of the declaration from two years before the year in which the declaration is submitted. The “e-taxes” system is to be launched in 2015 it will expand the possibilities of Internet contact with the fiscal administration substantially. The greatest facilitation for the citizens can be the preliminarily generated tax return. Today, everybody has to collect the data on their earnings and prepaid amounts by themselves and then enter them in the form. In the new system the fiscal authorities will propose what the annual PIT tax return of particular person should look like. There are other possibilities to be made available earlier which will be welcomed especially by the entrepreneurs. The so-called Taxable Person’s Portal will allow everybody to gain access to the data on their tax settlement. It will be also possible to obtain in a quick manner the certificates required with other authorities or financial institutions.

Facilitations for the insured One of the most awaited by the citizens IT systems was the Electronic Services Platform (PUE) which has been functioning in the National Insurance Institution (ZUS) since 14th June 2012. It is the largest undertaking of this agency within the scope of e-services and its main assumption is to expand the access of the clients to the services of ZUS rendered on electronic way. The central element of the system is the New Information Portal (NPI) where ZUS places general access contents for all service recipients as well as the contents for the registered service recipients. It is

IT w Administracji

CeBIT 2013

possible to use the services of a virtual adviser and virtual inspectorate without registration. The virtual adviser, i.e. an avatar, will answer the question entered by the user in the appropriate window in real time. Whereas the virtual inspectorate is a service presenting to the clients the manner of organisation of the service in the ZUS units. There is also a chat with the COT (Telephone Service Centre) consultant available as well as the possibility of posing questions to which the client will receive an e-mail reply. The interest in e-services of ZUS is constantly increasing, especially at the end of the last year we could notice an intensified increase in the number of PUE users. As of 16th December 2012, there have been almost 52 thousands of PUE profiles registered.

Digital social support In 2008 the project entitled „Emp@tia – Communication Platform of the Social Security Area” was initiated as a reaction to the difficulties of service rendering in the social security area. The basic problems of the public administration units were connected with the lack of integration of the ICT systems which resulted in the lack of possibility of rapid obtaining of the information necessary for effective functioning and monitoring of work of the administration units, ineffective information flow between the units and cooperating institutions. The lack of cooperation of the IT systems resulted in insufficient availability of services rendered by the social security area administration, inconsistent level of rendering of these services and longer period of dealing with a particular matter in the office. The project implementation was to change this. “Its beneficiaries are both the persons taking advantage of the social and family benefits, including the disabled whose number is estimated to be over 5 million, as well as the employees of the institutions engaged in the distribution of these benefits. There are over 40 thousand clerks from about 11 thousand units on all levels of administration working for the good of the persons requiring support. One can also say that the project is addressed to entre-

IT w Administracji

3.3 billion zloty from the Programme Innovative Economy can be applied by Poland until the end of 2015 for the IT projects in public administration.

preneurs. I am referring to the providers of services related to execution of benefits within the area of social security”, explains Katarzyna Kosiewicz from the Ministry of Labour and Social Policy, head of the Emp@tia project.

Opening of spatial data The GEOPORTAL.GOV.PL project gave the authorities, companies and citizens a free access to the current spatial data. As a result of the INSPIRE directive which laid the foundations for the European system of exchange of spatial information, the Head Office of Land Surveying and Cartography has made the governmental Geoportal available, compliant with the provisions of the said directive. The project constitutes an infrastructure of nodes of the National Spatial Information Infrastructure (KIIP), cooperating with each other and rendering services – from browsing and making data available to data analysis. The Geoportal functions as a broker making the geo-spatial data and services available by means of browsing of the desired information. One of the requirements of the constructed solution is providing interoperability understood as a possibility of cooperation of the infrastructure nodes, regardless of the hardware, system and programme platform. The GEOPORTAL.GOV.PL project makes the studies and geo-spatial data available, including also cadastre data (containing information on the geometry of the registered plots), studies of the aviation and satellite orthophotograph maps, data on the border lines of the country territorial division units as

well as data from the national register of geographical names. The portal includes also geo-spatial information in the form of re-directing or references to external data (any services with spatial data registered in the system). It can also function as an access point to data, indicating the data source (the so-called one stop).

Standardization and integration The review of the selected implementations makes us aware of the vastness of the scope of implemented changes and of the great number of disciplines concerned. However, we must not lose sight of the main goal of this large-scale administration reform. The meaning with informatisation is the improvement of life of citizens, whereas its real measurement are advantages for the citizens and not, for instance, the quantity of purchased equipment or the amount of money spent. Only this way we can assess if the implemented changes yield effects. However, to provide the citizens with the possibility of use of the information, it is necessary to conduct the less visible work – optimisation of processes and procedures. Informatisation of simple and useful services which can make the life of large groups of citizens easier in a short time is well justified. However it is necessary to standardize the formal processes and procedures, as the great majority of services cover multiple authorities, especially the large quantities of data kept in the record and register systems by the offices. Without integration of services and optimisation of processes we can only talk about “data supplementation” by the client and issuing of certificates and acknowledgements. A good example of the area of integrated services is the uniform cadastre system covering the New Land and Mortgage Register, Land and Building Register and the county real property tax systems connected with the PESEL (Universal Electronic System for Registration of the Population) and TERYT (National Official Register of Territorial Division of the Country) registers. According to the announcements of MAC, the Polish e-administration will head in this direction.

Advertorial

Pomerania Technology Park – a place to develop innovative business The heart of new technologies in Szczecin The Pomerania Technology Park is an organization supporting the development of innovative micro-, small-sized and mediumsized enterprises. The Park is crucial for Szczecin and the entire region. It is located in the centre of the city, among parks and recreational zones. It borders the Northern districts of Szczecin – the most go-ahead part of the city. The institution’s operations are a perfect match for the strategic vision for the development of the city, as this is aimed at supporting innovative business initiatives and building a knowledge-based economy.

Rapid development of innovative companies Thanks to modern and extended infrastructure and comprehensive support programs, the Pomerania Technology Park provides the best possible conditions for ICT companies to develop and expand, for start-ups to incubate, and for enterprises already operating in the marketplace to consolidate. The first building of the Pomerania Technology Park, upgraded in 2010, now has 21 companies running their businesses there. Businesspeople avail themselves of the range of support services offered by the park. These include conducting advisory programs tailored to meet the specific

needs of businesspeople, running training courses and hosting industry events, facilitating cooperative relationships with academia, providing legal and accounting services, and assisting in securing external finance. The Pomerania Technology Park also prepares feasibility studies, technical designs and business plans for IT projects. Almost 20 IT projects have so far been implemented for local government authorities all over Poland.

Stimulating infrastructure The infrastructure of the Pomerania Technology Park is going to be extended in 2013. There will be three new buildings with offices and conference rooms to house the Data Centre and aid the development of the next few dozen innovative companies. The server room is going to be the biggest facility of its kind in the region and one of the biggest in Poland. As the services provided by the centre use the cloud computing model, local companies and public institutions can expand and enhance their operations without any need to invest in IT infrastructure. The server racks and the server-room cooling facilities are going to be installed by Rittal. This company is a technological partner of the Pomerania Technology Park and a world leader in supplying complete systems and energy-efficient modular solutions for data centres. Rittal handles

everything from server racks, to powerdistribution and climate control systems, right up to innovative physical security concepts and data protection for IT infrastructure systems.

Technical specifications of the Data Centre Facility: • usable floor space: 1,700 m2 • server chamber floor space: 602 m2 • 170 47U server racks • floor space of storage areas and technical rooms • freight elevator Power supply: • medium voltage power supply from 2 different transformer switching stations, delivered over different cabling routes • separate transformer stations • UPS systems, a power generator Cooling: • energy-efficient air-conditioning utilising stand-by Free Cooling plus technology, devices with the highest availability factors, designed to meet the TIER III and IV standards • standard scalable cooling capacities per Rack cabinet of up to 5 kW, 10 kW, 15 kW, 25 kW, with redundancy over the same power ranges Fire protection: • fire detection system with a gas dump fire suppressant system • early smoke detection system with laser detectors Security: • central round-the-clock CCTV monitoring system • zone access control system Connectivity: • fibre-optic connections to several telecommunications operators.

CeBIT 2013

Interview

Without unnecessary formalities “The electronic circulation of data from the motions as well as possibility of selection of any county office where we can file the motion have limited the time and minimised the costs of company registration. Moreover, the safety of economic circulation has been increased”. Interview with Dariusz Bogdan, Deputy Minister of Economy

IT in Administration: Central Registration and Information on Business (CEIDG) has been one of the best IT projects prepared and performed in Poland in the recent years. What has contributed to the success of CEIDG in your opinion? Dariusz Bogdan: The success of CEIDG results from the idea. The project facilitates the conducting of a business activity, simplifies the application of the related legal provisions as well as makes the functioning of administration itself more efficient. What is more, the safety of economic circulation has also been increased by means of central availability of information regarding, among other things, concessions, licences, permits and entries to the register of regulated activity. I believe that one of the important components of the unquestionable success of CEIDG was surely the commitment and determination of the project team. There were many experts from the Ministry of Economy and other central departments as well as county offices cooperating at the construction of CEIDG. During the construction of CEIDG it turned out that there was a change of regulations necessary. However, changing the law is a long process and, in some terms, a risky one. Weren’t you afraid that it would have a negative influence on, for instance, timeliness of the project?

IT w Administracji

In order to implement an efficient system on time we had to improve the regulations, reflecting the new technical capabilities and organisational-legal conditioning of the created central register. Fortunately, the parliament accepted the majority of the proposed changes. Without these reforms the system would not execute its basic goals and the mission of the Ministry of Economy, aiming at the creation of best conditions for conducting a business activity in Europe.

tion has become transparent due to the integrated registration form CEIDG-1. Moreover, CEIDG is directly connected to 10 different institutions participating in the process of registration of a business activity. The Ministry of Economy has entered into direct cooperation with each of these institutions, signing agreements guaranteeing the observance of the principles of cooperation as well as the level of the services rendered for the benefit of the entrepreneurs.

In what way does CEIDG contribute to the improvement of safety of economic circulation in Poland and European Union? The increase of safety of the economic circulation takes place by means of, among other things, providing and transparency of the information published on the generally available CEIDG website. The entries published in CEIDG are verified by several offices and reflect the current status of the entrepreneur. The identity of the person filing the motion is verified as well as the possible prohibitions to conduct a business activity. The information on all controlled activity registers (licences, concessions, permits, entries to the registers of regulated activity) regarding entrepreneurs entered in CEIDG and KRS have been published in CEIDG since 1 July 2012. The process of company registra-

Within what scope can the foreigners use CEIDG? What are the benefits of functioning of the central registration for the entrepreneurs from abroad? According to the act on the freedom of business activity, the registration in CEIDG without any additional formalities can be done by the citizens of all EU member states and the citizens of Iceland, Liechtenstein, Norway and the Swiss Confederation as well as the USA. In case of other persons, the act stipulates detailed additional requirements to be met – one of them is, for example, possession of the Pole’s Card or permission for residence. If there is nothing that could raise any doubts, the verification is processed automatically. In ambiguous situations, the motion is analysed by the staff members of the registration body. The principles of the registration are the same for everybody – both Polish and foreign en-

Special edition

Interview

Dariusz Bogdan has been acting in the capacity of Deputy Minister of Economy since 2007. He is an active member of several Sejm commissions. He is also the president of the Electronic Economy Panel, Supervisory Board of the Polish Agency for Enterprise Development, Offset Contracts Committee as well as the co-president of the Tripartite Arms Industry Panel. He graduated from the Faculty of Mechatronics of the Warsaw University of Technology, and then he completed the post-graduate studies within the scope of Telecommunication, Information Technology and Management at the Faculty of Electronics and IT Techniques of the Warsaw University of Technology.

trepreneurs. The foreigners can also choose the English version of the application. The person establishing a company is required to provide a qualified signature, trusted profile or to report to any county or city office. it is also possible to register by mail, however in such a case it is necessary to have the signature certified by a notary public, i.e. to have the identity of the entrepreneur certified.

business activity has shortened to several minutes thanks to the integrated form. The electronic circulation of data from the motions as well as possibility of selection of any county office where we can file the motion have limited time and minimised the costs of company registration. Another important aspect – which has also been mentioned before – is the increased safety of economic circulation.

The overall cost of one entry in CEIDG is ca. 5 zloty, so really not much. What financial benefits did CEIDG bring for the state budget, taking into account that the project cost over 28 million zloty? Was this investment profitable? Firstly, an important information: the entry to CEIDG is free of charge. The unit cost resulting from the value of system creation is low, but it is difficult to talk about the direct financial benefits for the budget in terms of keeping of a register. It’s rather an optimisation and decrease of the administrative costs. And the real profit – fast and free of charge company registration – is provided to the entrepreneurs. Instead of running their affairs in various offices they can focus on running their business.

CEIDG has become an “interface” for data modification in other registers – Central Statistical Office, Tax Office, etc. It arises from the statistics that the entrepreneurs use these possibilities actively. What will be the next system development stages? It’s true that an entrepreneur can at any time check his entry online and report

And what are the other, non-financial benefits of launching CEIDG? As I have already mentioned, the entrepreneurs save time. The registration of the

income tax payment is selected. It is also possible to register oneself as the VAT payer. Our aspirations, however, reach further. We want to simplify the process of company registration to a single contact with CEIDG. Additionally, the amendments to the legal provisions will allow other public bodies to add data changes to CEIDG and will eliminate the necessity of going to ZUS (National Insurance Institution). Furthermore, upon the connection of CEIDG with the registers of concessions, licences and permits, the entrepreneurs will no longer have to inform the particular registers on the changes introduced to the entry in CEIDG.

Another project connected with enterprise being implemented by the Ministry of Economy is the Single Contact Point (PPK) – it is to facilitate, among other things, the establishment of a business activity. What does it consist in? Maintenance of the Contact Point is the statutory obligation of the Minister of Economy. This obligation is also an effect of the implementation of the directive regarding services on the domestic market in our country. The task of the points functioning in every EU state is, mainly, making the information regarding conducting of a business activity in the member states available as well as allowing to perform the administrative procedures via electronic route. We intend to connect CEIDG to the Electronic Contact Point. Thus, in the connected ceidg+eugo portal at www.biznes.gov.pl there will be the Doing Business portal created which will show and allow for the performance of

CEIDG facilitates the conducting of a business activity, simplifies the application of the related legal provisions as well as makes the functioning of administration itself more efficient the necessity of change or any possible deviations from the actual condition. After all, he is obliged to do that within 7 days from the day of occurrence of the change. The integrated form CEIDG-1 transfers the information to other systems and registers. Along with the motion for company registration, the form of

the procedure from the perspective of life circumstances of the entrepreneur. The information contained in it will be available in Polish and English. We trust that this tool will bring us even closer to the idea of a Uniform European Market. Interview by Jacek Orłowski

IT w Administracji

CeBIT 2013

Safe economic circulation provided by IT ENTREPRENEURSHIP On 1st July 2011 the Ministry of Economy launched the CEIDG system which allows the entrepreneurs who are natural persons to register their business activity and introduce changes to the entry via the Internet, without the necessity of personal visit at the office.

Artur Pęczak

he Central Register and Information on Business (CEIDG) is a centralised list of the entrepreneurs who are natural persons and who conduct their business activity in the territory of Poland. Within the scope of the CEIDG project, the data from county registers was migrated to the central register, kept in an IT system which allowed for delocalization of all procedures connected with the business activity register, which means that they no longer belong to the place of conducting the business activity or to the place of residence of the entrepreneur. CEIDG allows to register the business activity as well as to introduce changes in the entry via electronic route. This list is maintained in an IT system by the Minister of Economy and it was financed within the framework of the Operational Programme Innovative Economy for years 2007–2013.

A single desk through the Internet The scope of the CEIDG includes the maintenance of the firma.gov.pl portal where the future and present entrepreneurs can register or suspend a company as well as resume or wind up the conducted business activity or change its type. It is also possible to modify the data in the entry in the register of entrepreneurs via the

IT w Administracji

Internet without the necessity of personal visit at the county office. The CEIDG-1 application for registration of the business activity constitutes concurrently an application for social insurances (ZUS [National Insurance Institution] /KRUS [Agricultural Social Insurance Fund]), application to the Tax Office as well as application for the award of the REGON [National Official Business Register] number (GUS [Central Statistical Office]). Since 1st January 2012, the entrepreneurs who have a safe electronic signature can append the registration or update application within the scope of tax on goods and services (VAT-R form) to the application. There has been also a possibility introduced to include in the application for the entry to CEIDG the data of a attorney-in-fact authorised to conduct the affairs of the entrepreneur. In this context, the firma.gov.pl portal constitutes a reflection of the idea of a single desk. “The objective of the CEIDG project was to allow to perform the entire procedure of registration of the business activity at one place, with minimal formalities and in the shortest possible time”, explains Sebastian Christow, director in the Department of Electronic Economy of the Ministry of Economy.

Project objectives The general objectives of the CEIDG project were: centralization of the database of the register of business activities, with the

possibility to perform the activities in the register via electronic route, simplification of the procedures and shortening of time necessary for the establishment of the company, unification of principles of entrepreneur service as well as increase of safety of economic circulation. An example of a facilitation implemented in the CEIDG portal is the application wizard. It helps to fill out the CEIDG-1 electronic form, “We have analysed the results of the conducted survey and it arises that almost a half of the Polish society at a production age wants to conduct their own business. Unfortunately, the majority of people from this group indicated that the main reason discouraging them from establishing their own company is bureaucracy”, says Michał Pierzchalski, expert from the Department of Electronic Economy of the Ministry of Economy, working on the CEIDG project.

Fully electronic path In order to register a business activity via the Internet, it is necessary to visit the website firma.gov.pl and then fill out the interactive CEIDG-1 application. It is possible to prepare the application in two ways – with the use of the wizard or by means of filling out a standard form. Both these methods are also available when one wants to change the data in the entry, suspend, resume or wind up the business activity. Filing of the application via electronic route requires confirmation of one’s iden-

Special edition

tity by means of one of the two available forms of electronic signatures: by means of an electronic signature verified with the qualified certificate or the ePUAP [Electronic Platform of Public Administration Services] trusted profile. In this case we can see a full electronic path which allows to run all affairs connected with the registration of the business activity via the Internet without the necessity of visiting the office. Concurrently, the authors of the project have envisaged the possibility of sending the CEIDG-1 application without the electronic signatures affixed on it. The future entrepreneur has 7 days to confirm his identity to the employee of the county office who will complete the formalities. It is the so-called intermediate electronic path.

Entrepreneur browser The key element of the CEIDG system is the base of entrepreneurs with a browser. The data in the register are open, thus any natural person or institution can obtain the information from the register using the available browser. The printout from the CEIDG website is a certificate of the entry to CEIDG. At the same time, due to the fact that the system is also available to public administration, its bodies cannot require presentation or appending the certificates of the entry to the register of entrepreneurs to the applications.

The browsing of entrepreneurs can be conducted on the basis of various criteria, including NIP [Tax Identification Number] or REGON number, company’s business name and the name of the person conducting the business activity. The base allows to obtain detailed information on the entrepreneur within the scope of conducted activity. Access to the data is free of charge.

Counties – the beneficiaries of the project The main beneficiaries of the project are its users – entrepreneurs conducting a business activity, city and county offices, other units of public administration issuing concessions, licences, permits as well as the citizens and institutions obtaining information from the register of business. “The clerks working in the central institutions and units of the local self-government can administer the distribution of work in their office, check the status of a case, generate reports or even conduct proper registration for their area and scope by means of the system”, enumerates Pierzchalski. Within the framework of the project the data regarding the entries of entrepreneurs were transferred from almost 2500 county registers to a single central register. “For the purpose of data migration we applied IT solutions which allowed us to transfer ca. 3 million entries in less than 5 months. Unfortunately, it turned

CEIDG for foreigners The CEIDG portal has been made available in two language versions – Polish and English. The platform is available 24 hours a day via the Internet from any place on Earth and, what is important, it accepts electronic signatures issued outside the borders of Poland. This allows the foreigners to register their business activity and introduce updates of the entry with the use of their

own electronic signature. As the representatives of the Ministry of Economy inform, the activity in Poland will be possible to be conducted without any limitations for the citizens of all EU member states, entire EEA as well as for the citizens of other countries who have an appropriate residence status. The activities connected with the undertaking and conducting of a business activ-

ity, similarly to the Polish citizens, can be performed via electronic route. The foreign entrepreneurs have the possibility to verify their contractors from Poland in CEIDG. Even if the printout from CEIDG is not accepted in a given country as a certificate, the entrepreneur can obtain the apostille in the Ministry of Foreign Affairs or validation of this document for international circulation.

out that the data were of not the best quality”, comments Pierzchalski. Thus, the implementation of CEIDG was an impulse to put the information on companies in Poland into order. The migration process showed that the local (county) registers contain a lot of mistakes and deficiencies, e.g. it was normal that the entries of business activity had no PKD attributed. To a great extent the reason for this situation were the changes of the provisions introduced throughout the years regarding the registers of entrepreneurs. “For the purpose of the process of migrations of the entries to CEIDG, we applied verification and supplementation of the necessary data on the basis of the registers of GUS (REGON) and of the Ministry of Economy (CRP KEP [Central Register of Entities of the National Taxpayers Records]). Moreover, we prepared forms allowing the entrepreneurs to supplement the entries which got negative verification results by themselves as well as to remove the multiplied entries”, informs Marcin Szokalski, expert from the Department of Electronic Economy of the Ministry of Economy, working at the CEIDG project.

Single Contact Point Another project of e-administration conducted by the Minister of Economy is the Single Contact Point (PPK). An information portal has been made available at www.eu-go.gov.pl, including detailed guidelines regarding the procedures and formalities connected with conducting a business activity in Poland, contact details of public institutions, along with the scope of their competences, information regarding the manners and conditions of access to the public registers and databases as well as the legal conditions regarding conducting and settling disputes between the entrepreneur and bodies of public institutions. “According to our plans, CEIDG is to become a part of a larger undertaking performed within the scope of a new action we are undertaking at a rapid pace, that is the construction of a Single Contact Point, in compliance with the Union directive. Within the scope of construction of PPK, we want all procedures connected with the undertaking

IT w Administracji

CeBIT 2013

Doing Business in Poland Sebastian Christow Director in the Department of Electronic Economy, Ministry of Economy

Registration of a company is only the beginning of business. Acceleration and unloading of the registration process definitely eliminates the entry barrier, however it is not the only limitation for the enterprise. There are still obstacles connected with the knowledge and necessity of observance of multiple procedures required for conducting a business activity, including those connected

with taxes, insurance, potential concessions, licences, permits or information requirements. We must also remember about the barrier of access to co-financing. In order to overcome these obstacles, firma.gov.pl portal is being transformed in the Doing Business portal – biznes.gov.pl. It is assumed to render information and transaction services at the registration and conducting of a busi-

and conducting of business activity to be available in a simple manner via the Internet. CEIDG, as one of the processes, will be a supplementation of these procedures”, says Pierzchalski. The Polish Single Contact Point is developed on the basis of the project entitled “Facilitation of the Procedures Connected with Undertaking and Conducting a Business Activity by Means of their Electronization and Implementation of the Idea of a »Single Desk«”, referred to in short as UEPA which is performed within the framework of the Operational Programme Human Capital (PO KL) for years 2007–2013. Concurrently, PPK aims at the fulfilment of the guidelines set forth in Directive 2006/123/EC of the European Parliament and European Council of 12th December 2006 regarding services on the internal market, imposing on the member states of the European Union the obligation to conduct review and facilitation of the administrative procedures connected with conducting a business activity as well as creation of Single Contact Points, along with providing easy access to the information contained by them to all service providers and recipients.

IT w Administracji

ness activity. The system cannot also be deprived of an e-mail or telephone support line which, as it used to be, will be connected with the physical service points if the entrepreneur will need such a form of support. All this is a part of the European network of contact points rendering this type of services in the particular member states according to the one stop shop principles.

Procedure mapping The leader of the UEPA project is the Ministry of Economy and the partners are the Institute of Logistics and Warehousing (ILiM) and the Polish Chamber of Commerce (KIG). One of the detailed objectives of the project is to conduct analysis, mapping, preparation of proposals of simplification and electronization of the procedures connected with registration and conducting of a business activity. Until now, the project allowed to identify almost 1200 administrative procedures and over 600 of them have already been described and mapped. “Within the scope of the UEPA project, the Institute of Logistics and Warehousing is conducting works on the administrative procedures within the scope of three interrelated processes: mapping, simplification and electronization. The effect of mapping is the description of the administrative procedure published at www.eu-go.gov.pl as well as the BPMN scheme (Business Process Modelling Notation). Within the framework of simplification, the Simplification Proposal Document (DPU) was drawn up which contains all prepared and consulted pro-

posals of simplifications of the administrative procedures. Whereas the result of electronization are the electronic forms ready for implementation which allow for the performance of the administrative procedures”, informs dr Marcin Kraska, Assistant Manager of the Electronic Economy Centre of ILiM.

Presence and future Since the launch of the register, the CEIDG system has processed over 2 million applications. Last year its functionality was expanded by the possibility of appending the VAT-R registration form to the application as well as availability of the register of powers of attorney. “A key service launched in 2012 is also the Register of Regulated Activity. All offices issuing authorisations to the entrepreneurs have registered in CEDIG and they transfer the information regarding the issued licences, concessions, permits”, says Pierzchalski. The works on the UEPA project are still being conducted and there are still changes implemented in the functioning of the CEIDG portal. “In 2013 we will continue the development of the system and enriching of the information content of the portal as well as modify the template of the application for an entry to CEIDG. The attorney-in-facts specified in the entries of the entrepreneurs in CEIDG will be given the possibility of conducting their activities via the electronic route. The planned legislative changes included in the draft on an act facilitation of the conditions of conducting a business activity will allow to use the powers of attorney entered in CEIDG also in proceedings conducted by the tax and fiscal bodies. We will be encouraging the Ministry of Finance and other offices to provide the attorney-in-facts entered in CEIDG with the possibility of conducting certain activities also via electronic route”, announces Marcin Szokalski. The expert of the Ministry of Economy counts also on the rapid entry into force of the changes included in the amendment to the provisions regarding CEIDG prepared in his department. The planned changes are to introduce further facilitations for the entrepreneurs and their contractors.

Advertorial

New standard of data protection The latest DIN 66399 standard allows for retaining the little fragments of data carriers even at the highest level of confidentiality. The LiquiDATA technology sets the standards much higher as the disks are turned into ecological liquid during the destruction process. Recovery of data destroyed this way is impossible nowadays.

The limit of data recovery During the World Trade Center attack on 11 September 2001, thousands of tonnes of collapsed buildings covered broke and destroyed everything that was inside, including also the computers’ hard disks. High temperature, fire, water, ubiquitous

dust. Even all this was not enough to irrevocably destroy the computer data. “(…) it is burned, contaminated, partly sunk in concrete, but I am sure that we can fix it (…),” said a representative of CONVAR to Heute Journal (3/11/2002). He kept his word. A laser scanning technology was used and data from the destroyed carriers was simply transferred onto the new, working ones. The cost of recovery amounted to approx. USD 20,000-30,000 per disk.

The impossible has become possible

It is mobility and effectiveness: • other 100% effective methods are NOT mobile, • other mobile methods are NOT 100% effective.

LiquiDATA is the only mobile method which ensures 100% effectiveness.

The Columbia hard disc data was recovered. The shuttle crashed during entering

Professional laboratory was able to restore data even from the carriers found after the World Trade Center and the Columbia catastrophes.

What is the competitive advantage of LiquiDATA?

into the atmosphere in February 2003 and one of its hard disks was found. The disk, which had fallen from several thousand metres, was burned, its internal platters were scratched. Thanks to the advanced technology, over 99% of the half full disk was recovered. Therefore, in order to effectively destroy data on the used disks, the LiquiDATA technology has been created.

At the end of the process, only a small amount of ecological liquid is left.

World’s unique car-laboratory, which turns disks into a liquid. Destruction may be done at any location.

LiquiDATA is the method of chemical destruction of the data: • Unique • Irreversible • Ecological • Mobile & Fast • Economical • Proven

LiquiDATA - turning disks into a liquid

CeBIT 2013

Interview

Informatization of justice “The development of new technologies advances at an unimaginable pace. The functionalities that not so long ago used to be only an illusive science fiction concept have nowadays become a standard”. Interview with the Deputy Minister of Justice, Jacek Gołaczyński

IT in Administration: In September 2012 yourself and some Polish judges and prosecutors had a meeting with German referendaries. What did the talks refer to? Jacek Gołaczyński: The judges of the Appellate Court in Braunschweig as well as courts subject to this court met with me in the Ministry of Justice. The subject of our meeting was an exchange of experiences regarding the informatisation of the jurisdiction system. I presented the achievements of the Polish courts in this area and listened to the opinion on this matter expressed by the colleagues from Germany. First and foremost, I indicated the advanced project of informatization of the Land and Mortgage Registers – the possibility of their review via the Internet and the plans of filing the petitions for entry by electronic route. I also described the system of the electronic court functioning in Poland, comparing it to the similar bodies functioning in Germany. At the end, I presented the concept of the electronic protocol in a shape unknown in the German practice. This last subject gave rise to a discussion and acclaim due to the Polish undertaking of the difficult task of reforming the court trial recording system. You are not only the Deputy Minister of Justice but also the manager of the Research Centre for Legal and Economic Issues of Electronic Communication

IT w Administracji

(CBKE). This institution gathers specialists from Poland and Europe. What does the research work of the Centre consist in? CBKE is a scientific-research unit operating at the Faculty of Law, Administration and Economics of the University of Wrocław. CBKE was established in order to conduct scientific research regarding the electronic contracts, telecommunication law, computer crime and protection of the personal data processed with the use of IT techniques. We also deal with the issues of use of the modern technologies in the jurusdiction system, protection of intellectual property on the Internet, electronic administration, legal information technology, electronic media law as well as legal aspects of the access to public information. Why has CBKE joined the international HEMOLIA project? This scientific-research project is conducted within the scope of the 7th Framework Programme for Research and Technological Development of the European Commission. CBKE has been participating in it since May 2011. HEMOLIA is an acronym of the following words: “Hybrid Enhanced Money Laundering, Intelligence, Investigation, Incrimination and Alerts”. The term “hybrid” pertains to the concurrent analysis of data referring to various financial transactions and electronic com-

munication. The objective of the HEMOLIA project is creation of a prototype of the software automatizing the analysis conducted by the investigation bodies and financial investigation unit. This project is also to lead to the determination of the legal conditions of application of the software under development in order to provide both the certainty of detection of criminal actions connected with money laundering as well as the protection of privacy of persons and entities who have not breached the law. The HEMOLIA project consortium is composed of technological and consulting companies, state institutions connected with the prosecution bodies, representatives of banks, telecommunication enterprises as well as academic units – the University of Amsterdam and University of Wrocław. The CBKE specialists’ task is to determine the functionalities of the HEMOLIA software as well as the conditions of its application. Thus, they are to make sure that the analysis conducted for the purpose of counteracting money laundering does not infringe the international regulations regarding the protection of personal data and the right to privacy.

Let us go back to the Polish reality. At what stage are the works on the speech identification system in the transcription of the e-protocol?

Special edition

Interview

Jacek Gołaczyński is the manager of the Research Centre for Legal and Economic Issues of Electronic Communication and a staff member of the Institute of Civil Law and International Private Civil Law Institute at the Faculty of Law, Administration and Economics of the University of Wrocław. He is a member of the Civil Law Codification Commission. He has directed the panel of experts appointed by the Minister of Justice for the purpose of preparation of the draft of an act on electronic court proceedings in civil cases. He is the National Coordinator for the coordination of implementation of IT systems in the common courts.

Currently there is no software for identification of speech in the Polish language which could allow to process a recording into a text without a transcriber’s intermediacy. The transcription of recordings from the system of digital court trial registration is performed manually. The specially trained transcribers listen to the recordings and process them into text – they transcribe the content of the recording. Their work is supported by an IT system facilitating, for instance, the determination of time of occurrence of speech of persons participating in the court trial. In September 2012 the Ministry of Justice conducted tests of possibilities of use of the semi-automatic transcription, i.e. such where the transcriber dictates the content of the recording to the speech identification system. The tests have show that the semi-automatic transcription with the use of the speech identification system is insignificantly faster than manual transcription, however it is very tiring for the transcribers. They need to render the recordings into speech which is then rendered into a text by the speech identification system and, finally, they must correct the identification results “manually”. The Poznań Supercomputing and Network Centre is conducting works on the automatic spontaneous speech identification. However, they are still at their

preliminary stage and they will probably last at least next two, three years. As it is partially a research work, we do not know what its result will be like.

In what way will the standard project of the Ministry of Justice – e-Court develop? Currently the works on the e-Court are conducted in two disciplines: on the IT and legal level. The technical works aim at, among other things , even faster operation of the ICT system which is responsible for the service of the electronic writ-of-payment proceedings, verification of the PESEL (Universal

What else must be done to be able to say that the Polish jurisdiction system is fully informatized? The informatisation of the Polish jurisdiction system is a complicated project covering multiple levels. It was initiated many years ago when the computers began to replace the well-used typing machines. Today, it is difficult to imagine the work of the secretariats without the IT systems. The “written work” is increasingly frequently superseded by the “digitalised” word. There are still many projects still in the process of performance, as the electronic protocol or Internet portals of the common courts. Part of the projects, e.g. the electronic Bank Enforcement Title (eBTE) is only at the pilot stage. I believe that the crowning achievement of the entire reform will be the production implementation of the Electronic Day-Book Office that will fulfil the postulate formulated multiple times by various professional environments regarding the full communication between the court and proceedings participants via the Internet. However, will the performance of this project allow to state that the Polish court system has been fully informatized? Perversely, I should say no! The development of new technologies advances at an unimaginable pace. The functionalities that not so long ago used to be only an illusive science fiction concept have nowadays become a standard. The following years, further

Years to come, further technical novelties will determine the new trends in the informatization of the court system. This process will evolve in the same direction as the information society will Electronic System for Registration of the Population) number of the defendant as well as efficient management of the submitted claims. Apart from that, in cooperation with the users of the portal for the service of the electronic writ-of-payment proceedings – with judges, court referendaries, professional attorneys-at-law, that are to make the current procedures more efficient.

technical novelties will determine the new trends in the informatization of the court system. This process will evolve in the same direction as the information society will, introducing further modern technological solutions.

Interview by Martyna Wilk

IT w Administracji

CeBIT 2013

Jurisdiction under the rule of IT JUSTICE The Polish jurisdiction system is developing advanced projects. Obviously, the implementations are complex and mistakes can happen. However, the changes must be introduced regardless of the difficulties and – frequently justified – criticism.

Martyna Wilk

he lack of knowledge of the law is as detrimental as ignoring the technological progress. Thus, informatization of the public administration is necessary. This regards also the institutions subordinate to the Ministry of Justice and mostly the courts. What to begin with? What to put emphasis on? Is the electronic media supervision more important, or maybe the possibility of reviewing the Land and Mortgage Registers on the Internet? Should we introduce IT solutions to the work of the clerks first, or maybe to the communication of the citizens with the courts? The rapid development of technology forces us to take care of everything at the same time. However, from the citizens point of view, the most useful are actions which make the jurisdiction system more accessible.

Electronic court The showpiece project of the Ministry of Justice is the National Electronic Court (the so-called e-Court) the seat of which is located in the District Court in Lublin. e-Court has been functioning since 2010 and reviews cases in electronic writ-of-payment proceedings which is to be a solution to the overloading of the traditional courts. The electronic court is sometimes criticised for the issue of unjustified decisions. The unfair debt recovery companies use the gaps in law to extort

IT w Administracji

by means of the e-Court for the payment of time-barred or non-existent debts. The injured are mostly the citizens who are unaware of their rights. Meanwhile, every defendant can question the decision issued via electronic route. Filing of an appeal from the sentence causes its invalidation and the e-Court transfers the case to the court in the district where the defendant lives. Judges and the Polish Ombudsman for Citizen Rights have stood up for those injured by the e-Court and the Ministry of Justice has already announced that it will introduce changes which will reduce the unfair proceedings. Apart from that, there are works being conducted which will increase the

Support of the substantive processes The efficiency of functioning of the public institutions is inseparably connected with transparency of their structure and easy access to their resources. Thus, the department of justice intends to create a uniform electronic repertory, i.e. the IT System Supporting Substantive Processes. It is to allow for central collection and processing of data as well as making the data available in an electronic form to the court workers, parties to court proceedings, prosecution, bailiffs and offices.

efficiency of the writ-of-payment proceedings, identification of the defendant (PESEL number [Universal Electronic System for Registration of the Population]) and management of lawsuits.

Court register and land and mortgage registers The National Court Register has been functioning in Poland for several years. It contains information on the enterprises, social and professional organisations as well as insolvent debtors. The Department of Justice has launched electronic access to the National Court Register (KRS). This allows to file a motion for a transcript (or change of entry) to KRS via the Internet. Moreover, an Internet browser, which doesn’t require any registration, has been created to allow to find an entity according to its name or number. The electronic KRS makes also a special module available which allows, for instance, to submit and send documents and collect correspondence from the courts via electronic route. In order to use the module, it is necessary to have a safe electronic signature. The introduction of IT solutions to the Polish Land and Mortgage Registers is being observed with great interest in Europe. The New Land and Mortgage Register (NKW) is an advanced project of the Department of Justice, it covers establishing and keeping of the Land and Mortgage Registers in an IT

Special edition

system, transfer of the content of the registers to the IT system, issue of transcripts from the registers in the form of printouts, direct access to the registers as well as support of the office work in the departments of land and mortgage registers. Within the scope of the project there has been the Central Database of Land and Mortgage Registers created, allowing the bodies of public administration to find the registers according to the specified criterion. NKW is generally available which means that every person can check an entry in the register on a current basis and free of charge. This allows, for instance, to find the property of a given debtor. The Ministry of Justice is also working on the construction of the real estate cadastre, i.e. a public and full register of data regarding lands and buildings as well as their owners and administrators. The Municipal Office of Tychy will be the first one to conduct the electronic exchange of information with a court regarding the changes in the records of lands and buildings as well as Land and Mortgage Registers. Right now, the pilot programme of this implementation is being performed. This will lead both to faster information exchange as well as will help to unify the data on real properties included in different registers. It is even more important since the Land and Building Registers are the basis for tax calculation, etc.

Information portal Every contact with the jurisdiction system is usually very difficult and requires great knowledge. Therefore, in Poland there are court information portals being created which allow to obtain the court information via the Internet. It is an entirely new form of communication with the courts. Today, the information portfolios of the particular courts are the so-called single point of access to the information on the reviewed cases. The information is provided upon verification of identity by means of the trusted profile of ePUAP (Electronic Platform of Public Administration Services), i.e. an electronic signature available to all Polish citizens free

Hearing recording system The electronic protocol consists of two components. These include: audio recording (or audio-visual) - image and sound (or only sound) being a recording from the open session saved in the ICT system in a form of a single file; it is possible to read it multiple times with the use of various carriers. abbreviated protocol - the written part of the e-protocol; it is drawn up by the court clerk under the supervision of the presiding judge; it contains the most important information regarding the case and actions undertaken by the parties to the proceedings.

•

of charge. The information portal allows to browse and sort data as well as reconstruct the course of the trial, protecting against unauthorised access and introduction of unauthorised changes. The person who is a party to a case can gain the following information by means of the information portal: zz case status (e.g. at what stage the trial is at the given moment), zz dates of hearings, zz case documents generated by the court in an electronic form (e.g. decisions, justifications, trial protocols), zz data regarding the lower instance proceedings, zz electronic protocol with possibility of listening to it. The information portal offers a very comfortable function of automatic generation of e-mail notifications which provide the user with information regarding all changes in his case. Furthermore, since the court launched the digital trial course recording in the civil proceedings before common courts, their participants have been provided with easy access to the recordings from the sessions. Until recently, the protocols drawn up in digital form used to be issued against payment and on CDs. Whereas the information portal provides a direct access to the e-protocol – the Internet user can check them already on the day of registration in the portal. The target is to create a single Internet portal through which the Internet

user will have access to the cases he is a party to, etc.

Electronic protocol In the countries which have introduced the electronic court trial recording the time of the court proceedings have decreased by one-third on average. These “savings” result from the change of the manner of drawing up of the protocol. Before, the judge would dictate to the clerk the parts of the witnesses’ testimonies which had to be entered in the protocol. Now, when the trials are recorded digitally, the statements of the persons participating in them are recorded literally, but it doesn’t prolong the process. The problem of interruptions, interpretation and abbreviation by the judges of longer statements which have to be entered in the protocol has disappeared. “Currently, the court trials in civil cases conducted by the regional and appellate courts are recorded. The digital audio-visual or only audio recording, i.e. the electronic protocol, constitutes a new form of documentation of the course of actions in the court room. It replaces the written protocol drawn up by the clerk according to the dictation of the judge”, says Sylwia Kotecka, head of the Centre of Competences and Informatization of the Court System in the Appellate Court in Wrocław. An important part of the protocol is the so-called abbreviated protocol. It is reduced to concise statements which describe only the key stages of the court session. For example, the abbreviated protocol contains information on the fact that the given person was interrogated, but it doesn’t contain the content of the testimony. “The abbreviated protocol is drawn up, printed and signed by the judge and clerk. Its essential part is constituted by the so-called annotations which in the electronic version constitute links to the appropriate fragments of the recording. This allows to find the necessary fragments of the electronic protocol in an easy and fast manner. Thus, the new form of the protocol from the court session is a digital recording to which links (annotations) are attached as well as a paper abbreviated protocol, containing, among other things, the printed annotations”, explains Kotecka.

IT w Administracji

CeBIT 2013

Upon the reform regarding the preparation of protocols, the participant of the proceedings speaks to the microphones installed in the court. “There are also two large cameras installed in the court rooms of the regional courts. One is directed to the place where the witness testifies and the other towards the audience. There have been no cameras installed in the appellate courts – there are only microphones”, says Kotecka. The electronic protocol will certainly accelerate and facilitate the court trials. It may also simplify the search of connections between various cases and minimise the problem of excessive differences in the interpretation of law by the judges. “The electronic protocol constitutes full implementation of the principle of proceedings openness. This will allow the controversies regarding the actual course of the court trial to disappear. What is more, the problem of protocol correction disappears: the judge can at any time open the course of the trial or its part on a computer and analyse again the content of the testimonies”, notices Kotecka.

Judgements on the Internet The Common Courts’ Judgements Portal was launched in 2012. The system makes the judgements of all appellate courts available and it will also cover the regional and district courts in the future. An Internet portal was launched within a pilot programme in the Appellate Court in Wrocław in February 2012 where over 1300 judgements have already been published. The Internet user can familiarize with almost all current judgements of the appellate courts by means of the Common Courts’ Judgements Portal. An exception is constituted by the decisions not published on the Internet due to their specifically delicate nature, e.g. certain decisions regarding divorces or legal incapacitation. The judgement portals implement the principle of openness of the court proceedings in a literal manner. They also allow to check if, for instance, the judgements of different judges in similar cases are analogous or if they are significantly different. The process of publication of

IT w Administracji

the judgements on the portal consists of five stages. These include: zz import of judgements, zz automatic anonymization, zz verification of proper anonymization by the clerk, zz supplementation of the judgement qualification sheet by the clerk by means of entering the subject keyword and the legal basis of the judgement, zz acknowledgement of the publication of the judgement. However, publication of the court judgements cannot be detrimental to the protection of personal data, therefore anonymization of the content is necessary. “The automatic anonymization of data consists in the removal of all personal data as well as other information allowing to identify the persons or the case itself, from the content of the judgement. The process of anonymization constitutes a compromise between the availability of information for the purpose of its publication and the need to observe the governing legal standards guaranteeing protection of specified personal interests. Thus, the functioning of the judgement portal is supervised by employees who verify the process of anonymization and control the ICT safety condition”, says Krzysztof Kamiński, coordinator of functioning of the Department of Informatization and Court Registers in the Ministry of Justice and adds: “It requires a lot of work from the clerks. However, taking into account the benefits which come from electronic availability of the judgements for the society, it is a necessary effort.

The functions available in the service allow to move in the tangle of information in an effective manner. “The portal contains software for advanced browsing of the published judgements on the basis of various criteria, e.g. reference number, court, date, type of judgement or keyword. In addition, it is equipped with the functions of hints and corrections of the erroneously entered data. Having selected the judgement, you can familiarize not only with its content, but also with the specification containing the reference number, date of issue and adjudicating composition. There are also works conducted regarding the possibility of adding theses to the judgement”, explains Kamiński. The content of the judgement placed on the portal can be printed out or downloaded in a digital form, e.g. as a pdf. file. What is important, everything takes place preserving ICT safety. The civic aspect of the solution is particularly important. “We must remember that the judgement portal is a tool which serves unification of the judgement line as well as exercising social control over proper functioning of the jurisdiction system. Moreover, it inevitably fits the trend of informatization of the court system”, says Kamiński. The jurisdiction system has entered the virtual reality. However, the problems of the jurisdiction system and its rules remain real. There is a long and interesting way ahead of those who seek agreement between the complexity of the legal order and the endless possibilities of new technologies.

The National Criminal Record will inform the court For the purpose of increase of safety of the economic circulation, the manner of transferring the information from the National Criminal Record (KRK) to the courts was made significantly more efficient. This change is to result in, among other things, elimination of situations when a person sentenced with a final judgement commences – illegally – another business activity. The new solutions provide the registration courts with information from KRK stating if the person subject to the entry to KRK or KRS has committed an offence against: protection of information, reliability of documents, property, economic circulation, money circulation or trading in securities. If it turns out that there is an entry in KRK of a person sentenced for any of these offences, he or she will be crossed out from the register.

Special edition

Interview

Wrocław – the city of communication “Our aim is to make Wrocław a city where there are no places without access to the Internet. Thus, we are implementing the project regarding the so-called municipal Internet, i.e. free wireless access to the Internet for the residents and visitors.” Interview with Rafał Dutkiewicz, President of the City of Wrocław IT in Administration: Why has the Municipal Office of Wrocław decided to launch the municipal call center? Rafał Dutkiewicz: Introducing the call center system, Wrocław opens even more to its residents who wish to manage their affairs through the so-called virtual reality more and more frequently. Our aim is to shorten the time of dealing with an affair and to obtain the highest quality of service for the city residents. Wrocław gives priority to public transport over the car transport – the closer to the centre the easier it is to be for the public transport vehicles to move. In what manner does the Integrated Rail Transport System contribute to these assumptions? The Project of the Integrated Rail Transport System is a combination of investment, modernisation and organisation actions which will lead to the creation of an attractive public transport offer for the residents of Wrocław and the agglomeration. Within the last four years we constructed two integrated tram change nodes, we constructed over 12 km and modernised over 57 km of tram tracks along with the accompanying infrastructure. We have also bought 47 new trams. All this constitutes substantial assets improving the tram infrastructure. A very important element of the project is the currently implemented Intelligent Transport System (ITS) which has a determining influence on the increase of communication speed and reliability of tram routes. A part of the ITS constitute the so-called Plus Tram lines, connecting large residential estates and sport facilities with the city centre. These vehicles provide the residents with an increased standard of transport services. In the future we are

going to implement further several lines in this standard. They will connect large residential estates with the city centre and with the areas of special economic and commercial activity. They will be the core of the municipal public transport system.

The city has introduced the UrbanCard Municipal Card. In what manner has it “transferred” the use of the public transport services to the Internet? The UrbanCard is an electronic proximity card which is a modern and multi-functional carrier of services and products. The card allows to encode the tickets of Wrocław public transport, it can perform the functions of a library card or an electronic student’s ID. In addition, it is possible to activate a zoo or aqua park ticket on the card as well as rent a bike on its basis within the scope of the public bike system functioning in the city. Apart from that, the students are provided with the access to the electronic mail and their parents – to the electronic teacher’s notebook through the UrbanCard. The introduction of the UrbanCard made Wrocław the first city in Poland where the public transport tickets can be bought via the Internet. There are more and more residents of Wrocław who decide to use this comfortable and safe type of transactions. Concurrently, for the purpose of passengers’ comfort, in every tram and bus there are mobile ticket machines where you can also buy a ticket. How does Wrocław, as the largest city of Lower Silesia and its leader, perceive its role in the fight against digital exclusion of the voivodship residents? Wrocław is implementing the local project of construction of the Wrocław

Rafał Dutkiewicz commenced his third term as the President of Wrocław in 2010. In the period of the martial law he was an activist of Solidarność. Within years 1991–2002 he was a consultant and, later, a director of a consulting company. He is a graduate of the Wrocław University of Technology and has a PhD degree in logics. He speaks German, English and Russian. He has written a book entitled “Nowe Horyzonty” (New Horizons). He has been awarded the Officer’s Cross of the Order of Polonia Restituta for outstanding merits for the development of the territorial self-government.

ICT network, the so-called MAN Wrocław. Whereas the Lower Silesia Marshal’s Office is implementing the project of the Lower Silesian Backbone Network. The economy is developing as quickly as we can exchange thoughts and goods. Our aim is to make Wrocław a city where there are no places without access to the Internet. Thus, we are implementing the project regarding the so-called municipal Internet, i.e. free wireless access to the Internet for the residents and visitors. Interview by Martyna Wilk

IT w Administracji

CeBIT 2013

Talk to the city CALL CENTER Mean people claim that “one number” to public institutions has functioned for years due to the clerks “let George do it” attitude. Meanwhile, not much of the legendary ignorance has remained to these days – now it’s administration that seeks contact with the citizen.

Martyna Wilk

he ICT service centres enjoy growing popularity. However, the idée fixe that has dominated over the public services regards something more than the establishment of a telephone contact of the applicant and the clerk. The thing is that administration must function in a manner comprehensible both for its clients and employees.

Poznan*Kontakt The first municipal call centre in Poland was created four years ago in Poznań. At the beginning Poznan*Kontakt ICT Information Office served as a telephone client support during registration of vehicles and in obtaining vital records. Nowadays, the offer of the office covers most routine city affairs. There are 14 consultants working in Poznan*Kontakt – 12 of them are disabled persons. The unit services over 20 thousand calls monthly, last year it conducted almost 300 thousand telephone conversations. The scope of functions fulfilled by the office changes over time. “We intermediate social consultations increasingly more often. We receive the opinions of the residents and even support the city in the obtaining of local payments”, says Konrad Zawadzki, the manager of the ICT Information Office of the Municipal Office of Poznań. Call centre as a work place must fulfil

IT w Administracji

68 per cent of affairs in relation to which the residents call the Wrocław call center are dealt with during the first conversation. Other reports are transferred to the 2nd support line, thus to the subject divisions of the office.

multiple requirements, e.g. it must reconcile the legal provisions regarding work time with the diversified (throughout the day, month, year) demand for the telephone service. Therefore, the performance of duties by the employees must be flexibly managed in the call centre. Poznań deals well with this, the disability of the members of the call center team is also not a problem. “Employing disabled persons it is necessary to calculate the risk of increased sickness absences. The coverage is a reflection of responsibility and mutual help. This approach makes the team stable and professional”, adds Zawadzki.

Insurance by telephone The National Insurance Institution (ZUS) has established its own Telephone Service

Centre (COT). The unit has been established in the ZUS divisions in Węgrowo and Mińsk Mazowiecki – there, as well as in other small towns, is not enough work places for your educated people. The centre employs 126 persons, including the disabled. Through the COT consultant a citizen can gain access to the data collected in his individual ZUS account, file a motion, complaint or reserve a visit in any ZUS unit. The centre offers also other possibilities of communication with the citizen. “The Internet chat service, electronic mail or Skype Connect service, analysed and prepared for implementation, and the calls from the so-called office-automatons installed in the organisational units of ZUS, constitute supplementary to the traditional telephone calls channels of contact with the COT consultant. The user can leave any question for the consultant in the chat regarding general, not personalised information”, describes Zbigniew Derdziuk, president of ZUS. The only limitation and requirement is that the content of conversation must regard the social insurance system.

One number, many matters Wrocław, as a city eager to use new technologies, has also put emphasis on the implementation of its own call center. The residents can contact the office dialling an easy to remember number 777 77 77. “Such solutions function and

Special edition

prove to be effective around the world in large agglomerations such as Berlin, Edinburgh, Leeds, Rotterdam, Madrid, London. Obviously, the superior objective of the call center is to facilitate the service of the residents’ issues in the office as well as increase of the quality of such services”, says Mariusz Kiciński, coordinator of the programme entitled ICT Resident Service Centre of the Municipal Office of Wrocław. For the city authorities this project is a favour for the residents who wish to contact public institutions virtually. In other words, the municipal call centre was created, because the social expectations change along with the growing popularity of modern technologies. “The public institutions must follow the changes brought by time, because this allows for faster information exchange and improvement of the relations of the residents and offices”, says Kiciński. Running affairs by telephone is very easy in the Wrocław office. The resident calls 777 77 77; if he has posed a standard question, the answer is given immediately. If he asks a question requiring greater knowledge, the petitioner will be switched to an expert of the 2nd support line. It is a staff member of the particular division who possesses appropriate information. It can of course happen that the expert is absent at the given moment. Then – upon the resident’s consent – the consultant

transfers the recording of the conversation to the expert who contacts the resident at a specified date, however not later than within three working days. “After the expert has contacted the interested resident, the consultant receives feedback from the expert regarding the performance of the case and the change of its status into “informed”. Thus, the call canter doesn’t impose the obligation of identification of the appropriate subject division in the office providing the given knowledge on the resident. It is done by the consultant if he can’t provide information himself ”, explains Kiciński. In Wrocław the idea of call center functions bilaterally. “The residents are becoming increasingly willing to share the information regarding the events in the city. This way, they contribute to faster reaction to all reported problems. This allows to develop the local community and to promote the civil responsibility attitude. The office, as the co-host of the city, is significantly interested in it”, notices Kiciński. The consultants of the Wrocław call centre work in one of the office buildings. An open space type of room has been adapted specially for the purpose of the centre. The possibility of remote work of the consultants was taken into consideration, however this solution was withdrawn from, as it turned out that the requirements regarding safety of

Information flow in “one number” STEP 1 The resident calls the "one number" supprt line with a question.

RESIDENT

OPERATOR 2nd line of support

STEP 3 The expert answers the resident's question while on the line, or calls the resident back with an answer on the date given by the operator.

EXPERT

STEP 2 If the question is not included on a list of standard questions, the operator informs the resident that he will be put throught to an expert, or tells the resident when he can expect a call back.

The resident calling the Wrocław call center receives an immediate answer. Sometimes, if he asks a question requiring greater knowledge, the petitioner will be switched to an expert of the 2nd support line.

infrastructure and data would substantially increase the costs of the project. This, however, doesn’t mean that remote work won’t be possible in the future.

Development is the key for us The city wants to use the technological possibilities of the call center to the broadest possible extent. “The nearest plans focus on the creation of the Client Relations Management System. Its developer who will introduce the CRM into the organisational-technical structure of the office has already been selected by way of the conducted tender. It will support not only the office unit established for telephone contacts with the residents, but also other municipal units fulfilling important tasks in the everyday functioning of the city”, says Kiciński. Apart from that, the ICT system of the Wrocław call center possess a build-in analytical module. It allows to track the telephone traffic and work of the consultants as well as to draw up reports regarding effectiveness. It is a convenient tool, as it helps to assess the service quality and plan the resources as well as to envisage the future costs of unit’s functioning. The call center is an opportunity for Wrocław to improve the relations with the residents, especially that it provides contact by convenient electronic communication channels. “The presence of the municipal office in the social networks, research regarding the opinion on the service quality with the use of e-mails, telephone, WWW as well as rapid information sending with the use of chat and SMS is a requirement of these times. A requirement which is fulfilled without any problems by Wrocław”, claims Kiciński. The ICT citizen service centres will undergo changes. Maybe they will even initiate actions not known before. Last year, the British Ministry of Justice has announced, following the American solutions, the creation of call centers in the penitentiary institutions. It’s supposed to be a new way of social rehabilitation of the prisoners. It seems that the communicative reality of the virtual world has a great usefulness potential.

IT w Administracji

Advertorial

Niezbędne ogniwo w każdym data center – monitoring akumulatorów Emerson Network Power zwraca uwagę przedsiębiorstwom posiadającym systemy zasilania gwarantowanego na istotną kwestię dotyczącą obsługi baterii zapewniających podtrzymanie napięcia w przypadkach całkowitego zaniku. Jak stwierdza Bartosz Biernacki, dyrektor sprzedaży ds. klientów kluczowych Emerson Network Power: Kwestia monitorowania baterii jest często pomijana w trakcie budowy data center, a przecież jest to istotne ogniwo w systemach zasilania gwarantowanego. Chcieliśmy zwrócić uwagę na ten fakt i podzielić się z Państwem naszymi doświadczeniami w tym zakresie – zauważamy bowiem, że klienci, wybierając baterie bezobsługowe zamknięte szczelnie w plastikowych pojemnikach, często nie zastanawiają się nad procesami tam zachodzącymi – co więcej, nie analizują nawet sposobu kontroli tej niemałej inwestycji.

Zacznijmy od podstawowego pytania: Po co monitorować akumulatory? Zestawy akumulatorów często dołączane czy to do siłowni telekomunikacyjnych DC czy też do UPSów łączone są w tzw. stringi i umieszczane w odpowiednich pomieszczeniach, gdzie zgodnie

z zaleceniami producentów utrzymywane są odpowiednie warunki temperaturowe i niekiedy także jest kontrolowana wilgotność tych pomieszczeń. Ponadto przeprowadzane są przeglądy raz na rok lub co 3 miesiące – przeglądy naturalnie podstawowe, polegające na ogólnym wizualnym sprawdzeniu i pomiarach napięcia cel lub monobloków. Typowe problemy i procesy szkodliwe zachodzące w bateriach to: – błędy produkcyjne, – zasiarczenie, korozja, przyspieszone efekty starzenia poprzez przeładowanie, niedoładowanie, przeciążenia. Emerson Network Power dostarcza system monitorowania stanu baterii (akumulatorów) informujący użytkowników w czasie rzeczywistym – podczas procesów ładowania i korzystania z energii zgromadzonej w akumulatorach – o tym, jak one się zachowują. Połączone stringi akumulatorów można najłatwiej porównać do lampek choinkowych: gdy jedna z lampek ulega awarii – cały ciąg nie świeci. W przypadku akumulatorów jest podobnie: gdy jedna cela lub monoblok ulega awarii, wówczas w najlepszym przypadku reszta akumulatorów w stringu jest jedynie przeciążona. Odpowiedni system monitorowania poinformuje nas o wszelkich nieprawidłowościach niemalże natychmiast, wskutek czego szybko jesteśmy w stanie wymienić wadliwe ogniwo w stringu i uniknąć sytuacji jak na poniższych zdjęciach.

Advertorial

Zauważamy, że często kwestia monitorowania baterii jest pomijana w trakcie budowy data center, a przecież jest to istotne ogniwo w systemach zasilania gwarantowanego.

W najgorszym przypadku w razie awarii jednej celi w krótkim czasie możemy utracić całą naszą inwestycję w akumulatory. Różnice w typowych systemach monitorowania baterii a unikatowym rozwiązaniem Alber są przedstawione na poniższym rysunku. Unikatowa metoda pomiaru DC rezystancji wewnętrznej baterii zapewnia sprawdzony, najbardziej wiarygodny sposób oceny stanu baterii oraz jej pojemności. Pomiary są wykonywane podczas różnych trybów pracy baterii i mogą być uzupełnione

o dodatkowe pomiary temperatury poszczególnych cel oraz ilości elektrolitu w celach lub jego gęstości.

Jakie korzyści płyną z zastosowania systemu Alber? Jest ich kilka, a najważniejszą naturalnie zwiększona ochrona całkowitej inwestycji w baterie, która zwraca się w postaci: – znacznego zmniejszenia częstości usług serwisowych, a co się z tym wiąże – kosztów obsługi – optymalizacja czasu pracy baterii, nasza inwestycja może nam posłużyć nawet 25 lat! – unikniecie niezapowiedzianych niespodzianek w postaci nagłych awarii, minimalizacja MTBF Z biznesowego punktu widzenia systemy monitorowania baterii są kompletnie niedoceniane w naszym kraju. Z drugiej strony znane są przypadki, gdzie krytyczne dla podmiotów data center zatrzymywały się na skutek zaniedbań w serwisowaniu nie tylko baterii ale również i systemów ich chłodzenia. Straty spowodowane nawet krótkim zanikiem zasilania w data center są nieporównywalnie większe niż jakakolwiek inwestycja w system pozwalający na realną informację o kondycji naszej infrastruktury. Takim systemem w instalacjach baterii jest system Alber. Zapewnia przede wszystkim spokojny sen osoby zarządzającej serwerownią.

CeBIT 2013

New life of public information OPEN DATA Public institutions more and more often make their resources available to the citizens. This way they show that they are ready to create new solutions which are limited only by the creativity of the programmers as well as the issues of safety and privacy of the users.

Alicja Bar

he use of ideas and projects of the citizens allows not only for the development of national institutions, but also to create new products and services which can bring benefits to everybody. The opening of API – application programming interface, being a uniform communication format – allows virtually any person to develop applications for mobile devices. It is also beneficial to the public administration: due to the commitment of the programmers’ community in the creation of websites and services, they can develop according to the expectations of the users themselves, offering various additions, e.g. games and applications.

Good examples from America The first one to open its resources was the city hall of New York which has been organising an annual competition of applications using the available data for four years. This allowed for the creation of multiple programmes for mobile phones and WWW services. The examples from New York have been implemented by the administration of Barack Obama which, since 2009, has been conducting the project of opening of the governmental resources according to the principle: “everything that is not classified and is made by means of public funds should be generally available”.

IT w Administracji

Elements of the Poznań information broker

• traditional city website • Mobile portal version • QR-codes system providing ac• •

cess to the mobile version of the portal and the public transport timetable system of mobile guides downloaded from websites special mobile application allowing to send reports on the necessary interventions in several theme categories to the municipal services.

The leader of open data in Europe is Great Britain. It was the place of creation of, among other things, the application allowing to report the problems of the citizens (such as rubbish in the streets or broken city lights) as well as the application making the data on schools available, created, for example, on the basis of information on the distance of the family homes of the students from the university. The latter is presented, for example, in Google Maps.

Poznań opens API The need of making the resources available is mentioned in the amendment to the Polish act on the access to public information of 2011 which regards,

among other things, the implementation of the European directive regarding the reuse of the public information. However, it is not only important to make the content available, but also to prepare it in such a form, so that every interested user can use it again and automatically without any obstacles. In Poland, the pioneer in the opening of the access to the resources of public information is the city hall of Poznań which has made it possible to download the contents created by the government automatically and to use them again. “This approach is reflected in, among other things, in the “Strategy of Development of the City of Poznań to year 2030” adopted in 2010. It plans the transformation of the Municipal Multimedia Guide (poznań.pl) and the Public Information Bulletin (bip.poznan.pl) into a simplified information broker system, allowing to download the content and place it in the external information-service portals on the basis of open standards”, explains Wojciech Pelc, head of the Department of Information Services of the Municipal Office of Poznań. This means that the data and contents collected on the municipal portal must be treated as a public resource of information and that they can be used and processed by the residents using new technologies. Currently, the Poznań informationservice system available on the Internet covers two main city platforms: the

Special edition

official city website and Public Information Bulletin (BIP). The contents from the theme channels (e.g. news), advertisement boards or events announcements are redistributed automatically. A significant element of the system is the list of the so-called POIs (Point of Interest, public utility point) made available, along with the geolocalisation data related to the described facilities. The access to the municipal contents can be gained in several ways, to be exact by means of: traditional website, web services, RSS channels, SMS messages and mobile versions of the information services prepared for the Android operating system. The Poznań information-service system is focused on interaction, thus it has been equipped with feedback channels. They allow the users to send inquiries and to participate actively in the supplementation of the information resources with the use of special forms and the intervention reporting mechanism.

Necessity is the mother of inventions The construction of the municipal information-service system allowed to commence the works on making API available. Already in October 2001, API of the municipal portal poznan.pl was published. The Poznań Supercomputer and Network Centre, co-creating the city website since 1998, participated in the implementation. Within the framework of one of the platforms making the applications available for the mobile devices with installed Android system two services have been made available free of charge: Grave Localiser and Sacral Poznań. They employ the data from the Poznań cemetery browser launched several years ago. The first application integrates the said data with an interactive tool indicating the optimal manners of getting to a specified place with public transport, and the other supplements the original service with, for instance, information regarding famous Poznań residents buried in the city. “After the success of this implementation and the analysis of the gained experience, another challenge was to prepare

ways. I learned about it during the last flood, when we were publishing the information on the water level in Warta. Once our colleague was late with providing the said data and an owner of a company drilling wells called us. It turned out that this is a very important information for him, as it tells him it it is worth to conduct works”, tells Pelc and adds: “The public administration has a lot of data useful in business and everyday life of the residents. The thing is that the access to them must be available and the companies which use them in their solutions must be interested in them”. The official API of poznan.pl website is available at http://poznan.pl/api. The interested persons can contact its authors and track its development by means of the newsletter. The Sacral Poznań application was created in consideration of the persons planning the visits at the graves of their relatives. Its aim is to make finding of the graves of the particular persons easier as well as browsing of cemeteries and churches in Poznań.

the Public Information Bulletin to the possibility of automatic download of its content. Within the scope of these works, a pilot collection of the application interfaces making the data from BIP available was prepared”, explains Pelc.

Prize for creativity As the opening of public API is still a rarity, the city hall of Poznań has organised a special competition for young programmers, the so-called hackathon. The competition and publication of API have brought the intended effect – after several days there were the first mobile services created, made by the external entities on the basis of data and content downloaded automatically from the city website (the interface for the Poznań cemeteries grave browser was used for this purpose). “The participants of hackathon dedicated to API of the poznan.pl website were interested in the use of our data for the construction of mobile guides. However, the contents from our websites can prove useful in various

The context is the key Currently, the municipal information broker is being developed with other elements. “We are implementing the mobile version of BIP as well as special layers of the digital map of Poznań, allowing for better presentation of certain administrative decisions. The mobile version of BIP will be integrated with the system of QR-codes, allowing for direct access to the descriptions of administrative procedures and contact details of the municipal organisational units, and the dedicated map layers will be equipped with special browsers facilitating exact verification of the areas covered with the decisions the system users are interested in”, enumerates Wojciech Pelc. Making the public registers available in the interactive mode is a world trend. This allows for creation of thousands of new applications – some are less and other are more useful. However, among all the mediocre applications there will always be some that will win the hearts and minds of the users. Their use results in the substantial increase of the number of visits on the city website as well as of the loyalty towards it. So, everybody benefits from it – the residents have even faster access to information and the city gains the name of an innovative and local community needsoriented one.

IT w Administracji

Interview

Shareconomy in Poznań “There’s no turning back from making the public information resources available. After all, the self-governments can only benefit from that. The opening of resources and use of open standards should bring the creation of new services and new application ideas on the basis of these sources”. Interview with Ryszard Grobelny, the President of Poznań IT in Administration: You have talked about the 2013 budget project for Poznań with the internet users on a chat. Where did the need of such a consultation route come from? Ryszard Grobelny: I really value the possibility of direct meetings with the residents, so I use the new communication technologies regularly. And the budget chat is already a several-year-long tradition – the first one took place in December 2008. The use of the Internet for the purpose of conducting subject-oriented debates is an obvious thing for me. The conversations with the residents of Poznań have an additional educational quality: talking about the budget requires familiarisation with the source documents. We have been publishing the information regarding budget on the Internet for years. The residents get familiarised with it which allows the quality of our conversations to increase, as we are all better prepared for them. Poznań has organised hackathon – informal workshops for programmers, consisting in cooperative work on the source code of the poznan.pl website. What was the purpose of this event? We wanted to show that the city is a source of a vast amount of content which can be used in the model of open data. In 2010 we took on the “Strategy of Development of the City of Poznań to year 2030”. Among other things, it envisages the construction of the so-called city information broker on the basis of the data resources and contents available on the Internet. One of the elements of its construction was the opening of API [Application Programming Interface – editor’s note]: first the municipal website, and later the Public Information Bulletin. Such events as hackathon are to show the potential of the data and contents being

IT w Administracji

from that. The opening of resources and use of open standards should bring the creation of new services and new application ideas on the basis of these sources without the necessity of investing any public funds. Moreover, the quality of social consultations will increase – the residents and non-governmental organisations already use the municipal resources available on the Internet while preparing their own studies and projects. Thanks to the citizens’ use of the available reference data, the administration can obtain substantial support from the social partners. Ryszard Grobelny used to be a councillor during all three terms of the Poznań City Council in which he acted in the capacity of a delegate to the Self-government Assembly of the Poznań Voivodship, president of the Finances Commission and member of the Board of the City of Poznań. He was elected the president of Poznań for the first time in December 1998. In 2002 he was a candidate for the City President and councillor of the Poznań City Council at the same time. As he was elected the President of Poznań, he resigned from the councillor mandate. In February 2003 he was elected the President of the Association of Polish Cities, an organisation of 264 Polish cities.

available. Only several days after making API poznan.pl available, two services for mobile devices appeared.

The Ministry of Digitization is working on an act on the opening of the resources in public institutions which fits the idea of shareconomy very well. Poznań is well experienced in this matter. What would you say to those who are not convinced about the re-use idea? There’s no turning back from making the public information resources available. After all, the self-governments can only benefit

What is the influence of the portal Wielkopolska Innovation Platform (WPI) on the relations of the world of science and business? It is a project implemented since 2005 in cooperation with the universities and scientific-research institutions from Poznań. It is to help with the commercialisation of the scientific achievements of higher schools. In brief, the task of WPI is to facilitate the contacts and cooperation between those who create innovations and those who need them. The patent agents of the universities and specialists in the transfer of technology and commercialisation of the scientific research results are engaged in this project. The scientific and business communities in Poznań cooperate within the framework of the project “Knowledge for the Economy”. What are the effects? This project allows to fit the programme of studies and manner of education of the graduates to the needs of the entrepreneurs. The essence of this project is direct involvement of the entrepreneurs in the formation of the studies programme. Interview by Martyna Wilk

Special edition

Interview

Tychy of possibilities “The commonness of the IT solutions and the ease of use of the Internet nowadays can sometimes give rise to a deceptive impression that we live in a »techno-world«”. Interview with Michał Gramatyka, the Vice-president of the City of Tychy

IT in Administration: It seems that Tychy is doing a lot in order to become a city friendly both for the residents of the region as well as for the employees of the municipal office. You have introduced the quality management system and obtained the ISO 9001 certificate. What did you achieve from this? Michał Gramatyka: We were awarded the ISO 9001 certificate already in 2002. This has significantly improved the efficiency of proceedings not only in the internal matters regarding city administration but, first and foremost, in the relations with the clients of our office. Each issue dealt with by the resident has its “service sheet” with the procedures described step by step and an information regarding the appeal remedies the resident is entitled to. We have 180 such sheets. We have been collecting the opinions regarding the functioning of the office since 2005 and we have launched an Internet tool for the study of the quality of our services two years ago. The effectiveness of the system is confirmed by the satisfaction studies the results of which are really good. You are trying to improve the digital competences of the residents. What does the implementation of the e-inclusion project in your region consist in? The commonness of the IT solutions and the ease of use of the Internet nowadays can sometimes give rise to a deceptive impression that we live in a “techno-world”. We check our electronic mail on the mobile phones, we withdraw money from the cash machine without a card, as an SMS is enough; we talk with our friends via a chat more often than face to face. The enthusiasts of new technologies are often reluctant to recognise that there is a realm near them

Michał Gramatyka was a councillor in Tychy for 11 years. He acted in the capacity of the chairman of the City Council. Then, he initiated, among other things, the social campaign “Safe Tychy – No More Silence” and the “3+ Large Family” programme. He has been acting in the capacity of the vice president of the city of Tychy for spatial development since 2009. He has initiated multiple projects facilitating the citizen’s communication with the office. Among other things, he has contributed to creation of the possibility of card payment for services in the office as well as to the implementation of the system called “naTYCHmiastowy SMS”.

where the computer or Internet are luxuries. Fortunately, this problem has been noticed by the European Commission which decided to apply significant funds to counteract the phenomenon of digital exclusion. Tychy has managed to obtain co-financing for the programme consisting in providing computers with free Internet to 100 families who couldn’t afford it.

Does the office have any plans regarding further steps aiming at even better informatisation of the region? We are not only planning, but we are already implementing! We have just

equipped 30 municipal buses with on-board access points. The owners of smartphones will be able to log in having taken a seat in the vehicle. The hotspots are open and, bearing in mind the comfort of the passengers, do not require logging. The spring will bring 15 info-kiosks to the city, constructed with the use of the Union assets and, later on, further 15 kiosks will appear – we already have funds for them. The info-kiosks will offer access to the city plan, bus and trolleybus timetable as well as news obtained through RSS from the basic information websites. Every info-kiosk will be also connected to the municipal hotspot network. We are also working on the introduction of facilitations for the residents of the city who conduct their affairs in the office. As the first office in Poland, we have signed an agreement with the District Court and Ministry of Justice regarding the pilot project of electronic data transfer between the Land and Mortgage Register and Land and Building Register.

You have also implemented the “naTYCHmiastowy SMS” (immediate SMS) service in the office. What does it consist in? It is a system of free SMS information in the office – residents relation. The subscribers who joined the programme can also use free-of-charge SMS notification on the cultural and sports events in the city. Upon request, the system will also inform about important city events such as social consultations or road traffic problems. An important functionality of “naTYCHmiastowy SMS” is also sending codes giving access to the municipal hotspot network. Interview by Martyna Wilk

IT w Administracji

CeBIT 2013

Internet in the municipal public space WI-FI The Polish self-governments are increasingly willing to invest in free Internet access. Such a solution has been selected in Tychy, a Silesian city consistently implementing the plan of construction of open Internet access points.

Eryk Chilmon

ne of the elements of the recently popular concept of an intelligent city is the strongly informatized infrastructure and free Internet access provided to the residents. These are the foundations the information society is to be built on. The Polish self-governments make use of the possibilities provided to them by the law within the scope of creation of free hotspots in public places (see: frame Mega act) which allows them to implement their actions against digital exclusion as well as provide benefits resulting from the diversity of ICT services. The investments connected with the access to broadband Internet are financed mostly within the framework of the Union programmes: Development of Eastern Poland, Innovative Economy and 17 regional operational programmes. For years 2007– 2013 Brussels has awarded Poland with ca. 1 billion euro for the removal of barriers in the access to ICT services. The number of Polish cities, towns and even villages which decide to install free Internet access points is increasing and the points are used willingly by the residents and tourists. One of the most active centres in Poland within this scope is Tychy.

More and more hotspots Some self-governments have quickly noticed opportunity for development brought by the Internet revolution and,

IT w Administracji

in particular, popularisation of the WiFi network. Free access to the Internet in the municipal space changes the process of city administration and the manner of functioning of its residents. In Tychy, currently having the population of ca. 130 thousand, the system of municipal access points covers 12 locations where the free Internet access is provided under the principles specified in the municipal hotspots use regulations. Within the framework of the new project co-financed from the

assets of the Regional Operational Programme of the Silesian Voivodship, the construction of next access points covering squares and parks without Internet access will begin in 2013. The popularity of this manner of connection with the Internet is manifested by the statistics of calls noted during the current use of the system. “The first access points were commissioned at the end of 2010 and already in 2011 there were 2788 calls made by the hot spot network users recorded. Whereas, it results from the estimated data from the previous year that in relation to 2011 we have seen almost a three times higher number of people using the municipal Internet access”, says Sebastian Wika, head of the Department of Information Technology of the Municipal Office in Tychy.

Internet in the bus

The graphic interface and certain functions are to be identical to those in the mobile city guide “treespot Tychy” used in Tychy. The user will have direct access to the full bus and trolleybus timetable, he will be able to use the city plan to find the location he is interested in or check the information published on the city websites and send an e-mail.

Polish cities are willing to invest in the technologies of wireless communication in public transport. They use it to supervise and optimise the public transport and city traffic as well as to provide the passengers with free Internet. The mobile Internet access contributes to the improvement of the quality of life of the residents: the traffic in the city is unloaded and the access to the hotspots available in the means of public transport compensates the time wasted in traffic jams to the passengers. There are also benefits for the city authorities, as they

Special edition

can manage the transport fleet better, control the work time of the drivers and obtain instant information on potential dangers. According to the current trends, the city of Tychy has also decided to use this solution. Currently, the Internet is available in 31 Tychy buses. The access devices are installed in all new vehicles used by Przedsiębiorstwo Komunikacji Miejskiej (Municipal Public Transport Enterprise). “The idea was drawn from Copenhagen. There is a free Internet access on-board of the urban railway. The key opening the on-board hotspots is the e-mail address of the user stored in the database. This provides the transport enterprise with an opportunity to deliver important information to the clients of public transport – I still receive e-mails from the Danish urban railway to this day. Obviously in Danish”, says Michał Gramatyka, the vice-president of the city of Tychy. The characteristic feature of the new buses is their raised roof – the power supply of the vehicle is constituted by natural gas from bottles placed on the roof. The access points installed in the buses provide access to the Internet by means of a 3G network. Due to the short time of presence of the passenger in the bus, the access is not limited in any manner: “We haven’t introduced any system logging procedure. The smartphone simply finds the Wi-Fi network, the system grants the IP address automatically and you can use the resources of the Internet”, says Michał Gramatyka.

Info-kiosks network Such units as hospitals, schools, offices, libraries and museums are places where info-kiosks prove themselves useful. Info-kiosks are devices providing easy access to the information connected with the given unit and not only. Due to the fact that it is possible to connect them to the Internet or the network of the given organisation, the applicants can quickly and without any queues review, fill out and send a motion to an office, etc. without any contact with its employee. The access to the network can be limited in such a manner so as to serve only running of certain affairs connected with the

Mega act According to the provisions of the act on the support of development of services and telecommunication networks, i.e. the so-called mega act, adopted on 7th May 2010, the local self-government must render the services of broadband Internet access without any charges or against payments lower than market prices. It is necessary to fulfil specified require-

ments and obtain the permit of the President of the Electronic Communication Office. Most frequently, the maximal throughput of the connections, both for upload and download of data, is specified at the level of 256 kbit/s. In some cases the data rate is limited to 512 kbit/s. The time of a single session within the scope of free access cannot exceed 60 minutes. The

given institutions – the user has no possibility of free surfing. The city of Tychy has also noticed the advantages of such terminals and a decision has been made to place them in the key locations from the point of view of public transport. The city authorities have commenced their attempts to obtain co-financing for this purpose. As the clerks responsible for the project inform, having signed the contract regulating the matters of financing, there have been promotion actions conducted and the project engineer has been selected. The city will apply only 15% of the total amount for the performance of the planned investments as the remaining part, i.e. almost 1.5 million zloty, will come from the funds of the Regional Operational Programme of the Silesian Voivodship. Within the framework of the described project, Tychy will become richer by 15 info-kiosks located near to the largest bus stops and city stations – the main vehicle changing spots. “Every kiosk will

31 buses in Tychy have already been equipped with hotspots. The access devices are installed in all new vehicles of the municipal carrier.

mega act emphasises that the activity of the self-governments must be transparent and it cannot disturb the development of equal and effective competition on the telecommunication markets. The first decision within the scope of the services of Internet access rendered without payments was issued on 30th December 2010 for the city of Przasnysz.

be equipped with a device allowing for wireless Internet access within the range of several meters, thus the time of waiting for the means of transport can be used for browsing of the city portals or other websites”, says Sebastian Wika. In addition, at the end of the previous year Tychy were awarded co-financing for another project connected with the populatization of public Internet access in the city – “Tychy in the Network of Possibilities – Construction of the Network of Wireless Internet Access Points” within the framework of which another 15 public Internet access points will be created. It is frequently the case that the institutions creating the system of info-kiosks decide to limit the functions made available by the machines. The devices installed in Tychy will provide a wide range of access to the Internet. “We have decided to cover all municipal info-kiosks with a concise and clear IT system with a graphic interface and certain functions identical to those in the mobile city guide “treespot Tychy” used in Tychy. The user of the info-kiosk will have direct access to the full bus and trolleybus timetable, with the possibility of selection of the line, stop, etc., he will be able to use the city plan to find the location he is interested in or check the information published on the city websites. The device will be also equipped with the possibility of creating and sending an e-mail with a photograph attached to an electronic mail address”, enumerates Sebastian Wika.

IT w Administracji

Advertorial

Oxeris with Intel® Anti-Theft Technology already this year! IT Asset Management combined with data and hardware protection – in the second half of 2013, Oxeris Anti-Theft Service Enabled by Intel Anti-Theft Technology is expected to go into market! Oxeris is a system not just for IT Asset Management but also for localization of mobile devices. When a PC or a smartphone is lost the system can also copy and delete sensitive or private data from the device as well as block the mobile device. Additionally Oxeris can take a picture of the unauthorized person who uses the misplaced device. Thanks to the Intel®Anti-Theft Technology Oxeris will get another functionality – ability to remotely lock down laptops/ultrabooks. The solution is unique, as it is embedded in the hardware. It means, that owners of the devices can be sure that no unauthorized person will have access to their data when they will lock down a stolen laptop, even if

the thief removes, replaces or reformats the hard drive. The device locked by Oxeris with Intel®Anti-Theft Technology will be completely useless for people, who are trying to use it against the will of its owner. The new solution will be available on the market in the middle of 2013. BTC experts are currently working on the solution.

Microaudit – manage IT Assets in the cloud At the CeBIT Fair, the BTC Group presents its latest solution in the Cloud – a unique platform for remote IT Asset Management. Microaudit is a service which conveniently enables managing your IT Assets. The service helps managers monitoring organization’s IT Assets remotely from any place at any time virtually any place and at any time. Additionally, they may provide software compliance audits themselves as well as consult with experienced auditors online. The cloud model makes complex IT asset management processes simpler and cheaper (already from 0,04 Euro/1 devide per day). Solutions provided by Microaudit: – License Compliance Audit – Files Inventory – License Management – Hardware Inventory – Software Asset Management – License Compliance Certification – Compliance Auditor’s consultations

How can we manage IT Assets to improve company’s profitability? IT Asset Monitoring Since IT infrastructure management is a complex task, managers need knowledge about licensing, matching IT Assets to work stations, as well as cost optimization and creation of such procurement policy that will optimize IT investment costs and improve profitability in a company or institution. For this reason, e-Auditor was developed to automate a large part of IT manager‘s tasks. For nine years the solution has been successfully used on the Polish market, and now it is also promoted abroad. The system is used to provide IT audits and remote ongoing monitoring of operations in an organization regardless whether offices are in one venue or dispersed in a hundred locations.

Key system functionalities: • Hardware and Software Inventory • Software License Compliance • IT Asset Monitoring • Certified IT Asset Management • Reporting Benefits for IT Asset Managers: • saves working time • reduces cost to 40% • enhances efficiency • increases safety • ensures 100% software compliance • enables concentrating on core business • improves company‘s image as compliant and trustworthy organization

BTC, a consulting company, whose competences stem from years of experience in providing license compliance audits and development and implementation of software for IT Asset Management. BTC joins together very specialized IT with business values (business security, consulting, tools). It introduces to the Polish market new IT asset management standards in cooperation with International Association of IT Asset Managers (IAITAM). The company introduces its products to the American, British, German, and Russian markets. The company has received many prestigious innovation awards. It is classified as one of the most innovative companies from the CEE region.

IT Asset Management Policies must be automated to be effective

Jedyny miesięcznik w Polsce tworzony w całości z myślą o informatykach i menedżerach IT sektora publicznego

 e-urząd i prawo  technologie i praktyka IT  przykłady wdrożeń  testy sprzętu

www.itwadministracji.pl

Cykl regionalnych spotkań informatyków zatrudnionych w administracji publicznej • 10 województw • blisko 800 uczestników • ponad 100 poruszanych tematów

Zapraszamy w 2013 roku MAJ KWIECIEŃ

LUTY WRZESIEŃ PAŹDZIERNIK LUTY MARZEC LISTOPAD

GRUDZIEŃ CZERWIEC

www.konwent.itwadministracji.pl Patroni konwentów 2011– 2013

KRZYSZTOF HETMAN

Patronat Honorowy Marszałka Województwa Podlaskiego

INOWŁÓDZ