Curso Excel Avanzado Módulo 1
Contenidos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Fundamentos de Excel. Creación de tablas. Gráficos. Inserción de imágenes. Fórmulas. Validación de datos. Importación de datos desde otros programas.
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1.Fundamentos de Excel: Microsoft Excel es un programa de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en celdas o cuadriculas. Sirve para realizar desde simples sumas hasta operaciones aritméticas más complejas en hojas de cálculo. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir números, letras y gráficos. Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos:
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La cinta de opciones Es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha:
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Los componentes de un archivo EXCEL son: Hoja: es el área de trabajo donde están contenidas las filas y columnas. Las hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2…etc, sin embargo se pueden cambiar el nombre con el botón derecho del mouse o haciendo doble clic:
Celda: Las celdas son la unidad básica de almacenamiento de información, en ella se pueden almacenar datos, formulas y ecuaciones. Su designación básica es una letra y un número por Ejemplo: C45, que quiere decir C la columna y 45 la fila donde está la celda.
Columna: Es un conjunto de celdas ubicadas en forma vertical.
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Filas: Están organizadas de forma horizontal, su denominación es con números, se numeran desde la 1 hasta la 1,048,576.
Libro de trabajo: Es un conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un archivo con la extensión *xlsx con todas las hojas que tenga el libro.
Rango: Es un grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A15 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A15.
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2. Creación de tablas de datos simples: Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65,535 registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. - Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos. Pasos para crear una tabla: -Insertar datos en celdas adyacentes, es decir, que estén consecutivas:
- Seleccionar el rango de celdas que se desea incluir en la tabla:
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-Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar:
-Aparecerá a continuación el cuadro de dialogo Crear tabla y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
-El resultado final es una tabla similar a la que se muestra a continuación:
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3. Gráficos: Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Su uso facilita la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Ejemplo:
Ahora, vamos a crear un gráfico para la pequeña tabla que diseñamos anteriormente, primero vamos a sombrearla completamente:
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Después, escogemos la Pestaña Insertar y buscamos un gráfico, en este caso uno tipo Columna en 3D:
Este es el gráfico que obtendremos:
4. Inserción de imágenes: Una vez tengamos nuestro libro completo, podemos mejorarlo incluyendo elementos gráficos agregando imágenes. Primero debemos seleccionar la celda o posición donde queremos agregar la imagen, este procedimiento es similar al que vimos en Word. Para agregar imágenes desde la PC u otra área seleccionar pestaña Insertar luego la opción Imagen:
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Seleccionar la carpeta o dispositivo donde se encuentren la imagen a seleccionar, después clic en Insertar:
La imagen escogida quedará insertada dentro del libro de trabajo:
Si queremos ajustarle el tamaño hacemos un clic izquierdo dentro de la imagen y aparecerán unos bordes blancos que permitirán hacerlo con el mouse.
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Para agregar imágenes predeterminadas de Excel ir a la Pestaña Insertar, luego a Imágenes Prediseñadas, aparecerá un recuadro del lado derechoen la pantalla, luego hacer clic en el botón Buscar, aparecerán varias imágenes y se selecciona la que interese esta quedará insertada dentro del área seleccionada en el libro de Excel.
5. Fórmulas: Son operaciones aritméticas que calculan un valor nuevo a partir de valores existentes. Pueden contener números, operadores matemáticos y funciones. Para usar fórmulas en Excel es importante tener en cuenta los siguientes puntos: . Siempre comienzan con el signo de igual (=) . Utilizan uno o más operadores aritméticos. . Utilizan uno o más valores que se combinan mediante operadores aritméticos.
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Estos son los operadores aritmĂŠticos que se utilizan:
Operadores de comparaciĂłn:
Operadores de referencia:
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¿Qué son las referencias relativas?
¿Qué son las referencias absolutas?
Ejemplos:
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Ejemplo 2:
Ejemplo 3:
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6. Validación de datos: Consiste en fijar criterios establecidos a los datos de una hoja electrónica ya sean éstos celdas, filas o columnas. Son muy útiles para evitar el ingreso de datos erróneos, especialmente cuando compartimos un libro de trabajo con otros usuarios. Para utilizarlo necesitamos datos ya sea creándolos o abriendo un archivo previamente grabado. Para empezar a poner en práctica este tema vamos a crear la siguiente tabla de vehículos:
Después seleccionamos la Pestaña Datos en este caso vamos a validar la columna Año:
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Luego hacemos click en la opción Validación de Datos:
Seleccionamos un rango de años en la columna Año:
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Si se intentara digitar un año menor al 2000 aparecerá el siguiente mensaje de error:
7. Importación programas:
de
datos
desde
otros
Excel permite importar datos desde otros programas, luego hay que formatearlos adecuadamente para su uso, para estos fines, vaya la Pestaña Datos, después debe escoger cual formato de importación realizará, en este caso será Desde Web:
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A continuaciรณn, los pasos para exportar un archivo de texto (txt) al Excel:
-Seleccionar el archivo desde la locaciรณn donde se encuentre:
Hacer click en el botรณn Importar:
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AparecerĂĄ un asistente para importar, seguir los pasos:
Ajustar el tamaĂąo de las columnas:
Datos importados desde el archivo de texto, queda darles forma:
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Vincular datos desde internet: A continuación veremos los pasos para extraer datos de cualquier página de Internet.
Se abrirá una ventana donde escribiremos la dirección web en este caso será la de la Bolsa de Valores de RD: bvrd.com.do
Haz click en el botón Importar para transferir los datos desde el sitio web:
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Luego, se extraerรกn los datos desde el internet al Excel:
Podemos configurar los datos para que se actualicen automรกticamente desde el Internet (Datos-Propiedades):
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