PLAN DE MEJORAMIENTO CONTABLE FOSE IEM EDUARDO ROMO ROSERO by Favio Cabrera

PLAN DE MEJORAMIENTO CONTABLE DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVO INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL EDUARDO ROMO ROSERO BUESAQUILLO

Autores: CLARA LORENA LÓPEZ BASTIDAS FAVIO IVÁN CABRERA PAZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN UNIVERSIDAD A DISTANCIA ABIERTA Y VIRTUAL PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA SAN JUAN DE PASTO 2012

PLAN DE MEJORAMIENTO CONTABLE DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVO INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL EDUARDO ROMO ROSERO BUESAQUILLO

Autores: CLARA LORENA LÓPEZ BENAVIDES FAVIO IVÁN CABRERA PAZ

INFORME FINAL DE INVESTIGACION

Asesora: Esp. LUZ NAYIBE ARCOS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN UNIVERSIDAD A DISTANCIA ABIERTA Y VIRTUAL PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA SAN JUAN DE PASTO 2012

NOTA DE ACEPTACIÓN

__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________

__________________________________ NOMBRE DE JURADO

San Juan de Pasto, 30 de Noviembre de 2012

NOTA DE EXCLUSIÓN

“El pensamiento que se expresa en esta obra es exclusiva responsabilidad de sus autores y no compromete la ideología de la universidad San Martín.”

DEDICATORIA A Dios, Por haberme acompañado día a día permitido llegar hasta este punto y haberme dado la vida para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor. A la Virgen María, porque al igual que al lado de su hijo, estuvo conmigo brindándome su amor de madre. A mi hijo Diego Mauricio Mora el motor que ha impulsado mis días y no me ha dejado desfallecer, por siempre estar a mi lado, brindándome todo su amor, apoyo y compañía. A mi madre por tenerme mucha comprensión y paciencia durante estos años de mi vida y quien ha sido una pieza clave en mi desarrollo profesional. Mil gracias porque siempre estas a mi lado sin condiciones. Por su ejemplo de perseverancia y constancia, por sus valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, por ser la persona que me enseño a ser quien soy, pero más que nada, por su amor incondicional. A mi abuelita (Q.P.D) que desde el cielo me a acompañado en cada momento y aunque no cuento con su presencia siempre estará en mi corazón. A mi hermana por estar ahí en cada momento de mi vida y ser parte esencial de mi desarrollo como persona. A mi familia quienes por ellos soy lo que soy. por su apoyo, comprensión, amor, ayuda quienes me han dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para conseguir mis objetivos gracias por todo. Y a mis amigos mil y mil gracias por haber podido compartir todos estos años junto a ustedes por esa sonrisa, peleas y recochas que pude compartir y disfrutar, por estar ahí cuando más los necesite. Finalmente a los maestros, aquellos que marcaron cada etapa de nuestro camino universitario, y que me ayudaron a realizarme como profesional. A todos, espero no defraudarlos y contar siempre con su valioso apoyo, sincero e incondicional. Lorena Lopez Benavides

DEDICATORIA A Dios, por darme la oportunidad de vivir, porque siempre me acompaña en cada paso que doy, por iluminar mi mente, fortalecer mi corazón y por haber permitido recorrer el camino durante todo el periodo de estudio acompañado de mi familia y de excelentes compañeros en todos los aspectos. A mis padres José y María, por inculcar en mi valores que siempre han permanecido a lo largo de mi trayectoria personal, profesional y estudiantil, por ser los pilares fundamental en todo lo que soy, por su incondicional apoyo durante toda mi vida. A mis amadas mujeres: Elizabeth, mi esposa, Ivania y Sarita mis hijas, ejes fundamentales de mi vida que día a día me inspiran para ser mejor, que me apoyan incondicionalmente en mis proyectos y son el regocijo de mi alma en las pruebas difíciles que Dios pone en mi camino. A mi hijo Daniel, quien ha tenido la paciencia para saber esperar a su padre en aquellos momentos que debido a mis estudios y trabajo no hemos podido compartir. A mis Hermanos del alma Javier, Ferney, Edwin, que siempre están ahí para apoyarnos en las dificultades y disfrutar de las alegrías unidos de corazón a pesar de que vivamos en lugares distantes. A mis compañeros y amigos que compartieron un pedazo de sus vidas en las aulas de clase los cuales me permitieron aprender de su trabajo, de su sacrificio, dedicación y de su vida. Favio Ivan Cabrera Paz

AGRADECIMIENTOS A la Institución Educativa Eduardo Romo Rosero, dirigida por el rector Favio Iván Cabrera, por facilitarnos el acceso a la información. A la Especialista Nayibe Arcos, asesora del proyecto por su incansable dedicación para consolidar un excelente trabajo. A la Fundación Universitaria San Martin por permitirnos durante cinco años hacer realidad nuestros sueños. Y a todas las personas que participaron e hicieron posible este proyecto muchas gracias por su apoyo.

CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1

TEMA DE INVESTIGACION

1.2

ÁREA DE INVESTIGACIÓN

1.3

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

1.4

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.5

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

1.6

OBJETIVOS

1.6.1 Objetivo General

1.6.2 Objetivos Específicos

1.7

JUSTIFICACIÓN

1.8

VIABILIDAD

1.9

DELIMITACIÓN

1.9.1 Delimitación Temporal

1.9.2 Delimitación Espacial

MARCO REFERENCIAL

2.1

ANTECEDENTES

2.2

MARCO CONTEXTUAL

2.2.1 Ubicación de la institución en el Corregimiento de Buesaquillo

2.2.2 Evolución de los Fondos de Servicios Educativos

2.3

MARCO CONCEPTUAL

2.4

MARCO TEÓRICO

2.4.1 La gestión educativa un nuevo paradigma

2.4.2 Impacto administrativo de los Fondos de Servicio Educativo

2.4.3 Estructura contable de los Fondos de Servicio Educativo

2.5

MARCO LEGAL

METODOLOGÍA

3.1

DISEÑO DEL ESTUDIO

3.2

UNIVERSO Y MUESTRA

3.3.

FUENTES DE INFORMACIÓN

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA

WEBGRAFÍA

ANEXOS

LISTA DE FIGURAS P谩g. Figura 1. Mapa del corregimiento

Figura 2. Templo parroquial

Figura 3. Canal de conducci贸n EMPOPASTO

Figura 4. Caminos destapados vereda Alianza

Figura 5. Cultivo de cebolla e invernaderos cultivos de flores en Alianza

Figura 6. Horno de ladrilleras en Buesaquillo

Figura 7. Deterioro del paisaje causado por las Ladrilleras en Buesaquillo

Figura 8. Instituci贸n Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero Buesaquillo Centro

LISTA DE ANEXOS P谩g. Anexo A. Carta de entrega proyecto de grado

Anexo B. Carta de autorizaci贸n

Anexo C. Formato de presupuesto de ingresos

Anexo D. Formato de presupuesto de gastos

Anexo E. Formato de flujo de caja

Anexo F. Formato de control de apropiaci贸n y compromiso

Anexo G. Encuesta

GLOSARIO FONDO EDUCATIVO: cuentas contables de los establecimientos educativos, creadas como un mecanismo de gestión presupuestal y ejecución de recursos para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. PLAN DE MEJORAMIENTO: se consolida las acciones de mejoramiento derivadas de la evaluación independiente y de hallazgos de control PRESUPUESTO DE INGRESOS: es aquel presupuesto que permite proyectar los ingresos que la empresa va a generar en cierto periodo de tiempo. Para poder proyectar los ingresos de una empresa es necesario conoce las unidades a vender, el precio de los productos y la política de ventas implementadas. PRESUPUESTO DE GASTOS: es considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

RESUMEN ANALÍTICO DE ESTUDIO CÓDIGO Programa Académico Fecha de elaboración del RAE Autores de la Investigación Título de la Investigación Palabras Claves

Descripción

Contenido

Metodología

2012006 Contaduría Publica 15 de Noviembre de 2012

Lorena López, Favio Iván Cabrera Plan De Mejoramiento Contable Del Fondo De Servicios Educativo Institución Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero Buesaquillo Plan de mejoramiento Fondo educativo Presupuesto de ingresos Presupuesto de gastos El plan de mejoramiento contable busca el diseño e implementación de un plan de mejoramiento para el manejo y control de la información contable del fondo de servicios educativos de la Institución Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero, corregimiento de Buesaquillo. El problema de investigación surge debido a una serie de dificultades entre las que se destacan; la deficiente aplicación de la práctica de algunas normas contables generalmente aceptadas en Colombia; tales como; el manejo del plan único de cuentas al considerar un hibrido entre el PUC comercial, la contabilidad pública y los rubros presupuestales, de igual manera la dificultad en la contabilización de los costos por servicios educativos ya que se basan en compras de materiales y consumos, que corresponden a gastos; por otra parte; no se aplica la normatividad vigente para el manejo del archivo contable. Esta investigación está debidamente apoyada con un marco referencial donde se incluyen los aspectos fundamentales a tener en cuenta en el alcance de los objetivos específicos. De igual manera en la metodología se describe la forma de realizar la investigación. En este estudio se utiliza el enfoque cuantitativo en el cual se maneja información medible. Dicha cuantificación corresponde a las características propias del objeto de

Línea de Investigación Conclusiones

estudio, permitiendo generar datos para ser analizados como variables dependientes e independientes y así obtener resultados con estudios estadísticos. Pensamiento Contable Económico y Administrativo. •

•

• • • •

Recomendaciones

• •

Con la información pertinente y necesaria recolectada nos permitió la construcción de una propuesta en un plan de mejoramiento contable para el fondo educativo Eduardo Romo Rosero del Buesaquillo, reconstruyendo conceptos como planeación técnica entre otros incluyendo normatividad existente en la legislación colombiana, analizando los distintos tipos de organización institucional con condiciones estructurales, locativas y personales con la que contaba el colegio, construyendo un marco metodológico acorde con la intención de mejoramiento contable lo que contribuirá al establecimiento. El plan de mejoramiento realizado en la institución Eduardo Romo Rosero de la ciudad de Pasto, servirá a como parámetro para la organización contable con el fin de mejorar la presentación de informes, planear, organizar, dirigir, coordinar, controlar, evaluar las diversas actividades que se programan por año y control presupuestal, potencializando la calidad . Llevar un plan contable organizado da mayor calidad a los procesos y fortalece la gestión de la institución educativa. Organizar un plan de mejoramiento para su clara presentación a las entidades de control. Con su implementación los planes estratégicos, obtendrán la información oportunamente y así tomar decisiones adecuadas y oportunas. Con este plan de mejoramiento se verá beneficiada la institución ya que con el se definen objetivos y planes estratégicos, se asignan los recursos de acuerdo con prioridades, la información es suficiente y oportuna y se utilizarla para la toma de decisiones. Aplicar el Plan de Mejoramiento Contable en las futuras vigencias. Ya que se detectan una variedad de dificultades en el manejo contable de los fondos de servicios educativos hacer que los informes sean más detallados y se justifiquen con los respectivos soportes exigidos por

Anexos

los reglamentos. • Presentar este proyecto de investigación a la Secretaria de Educación Municipal de Pasto y entes de control para que se pueda utilizar como modelo en los demás establecimientos educativos de la ciudad de Pasto. • Con este informe procurar que los entes de control realicen un diagnostico sobre el manejo contable de los fondos de servicios educativos. Anexo A. Carta de entrega proyecto de grado Anexo B. Carta de autorización Anexo C. Presupuesto financiero Anexo D. Presupuesto de gastos Anexo E. Flujo de caja Anexo F. Control de apropiación y compromiso Anexo G. Formato de encuesta

INTRODUCCIÓN Al hacer una exploración del campo de acción del contador público, se detecta que el manejo contable de los fondos de servicios educativos de los establecimientos educativos públicos del país es una área de acción muy importante para el profesional de la contaduría; la legislación es relativamente nueva, nace en el 2001 y hasta el 2008 se ha reglamentado. La normatividad creada para tal fin determina claramente las competencias para cada uno de los actores involucrados, desde los entes territoriales hasta el usuario final que en este caso son los estudiantes. En este contexto surge la necesidad de hacer un examen pormenorizado sobre lo que realmente está sucediendo con el manejo contable de los fondos de servicios de los establecimientos educativos de Pasto; ya que en la ciudad no se ha realizado esta intervención; se inicia haciendo la propuesta piloto a la Institución Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero del corregimiento de Buesaquillo, principalmente por que se tiene acceso directo a la información contable del fondo de servicios. La propuesta contempla la realización de un diagnostico del manejo contable, fundamentado en la normatividad vigente la cual también se debe analizar, entender y aplicar para que finalmente se diseñe un plan de mejoramiento contable para la Institución, de tal manera que satisfaga los requerimientos que la legislación y los entes de control han dispuesto para que exista eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia cuando se trata de del manejo de recursos públicos dispuestos para el mejoramiento de la cobertura y calidad educativa. En el desarrollo de la presente investigación se puso en práctica todos los conocimientos adquiridos durante la formación universitaria, como es sabido la contabilidad es la base sobre la cual se fundamenta la toma de decisiones, no existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable, que deberán ser aplicadas por profesionales de la Contaduría Pública.

1. 1.1

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

TEMA DE INVESTIGACION

Plan de Mejoramiento Contable del fondo de servicios educativos de la IEM Eduardo Romo rosero. 1.2

ÁREA DE INVESTIGACIÓN

Contable. Al integrar un trabajo contable que permita reflexionar sobre las nuevas condiciones y realidades económicas del establecimiento educativo Eduardo Romo Rosero, que garantice su eficiente funcionamiento 1.3

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

Pensamiento contable, económico y administrativo. Con la aplicación de conocimientos de un adecuado sistema de información contable para el establecimiento educativo objeto de estudio que le garantice la valoración, medición y representación del capital intelectual como reto para la contabilidad en el campo educativo. 1.4

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los fondos de servicios educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. La administración y ejecución de estos recursos por parte de las autoridades de establecimiento educativo, es autónoma, señala el artículo 2 del Decreto 4791 de 2008. De acuerdo con la ley, las instituciones educativas públicas pueden administrar los fondos de servicios educativos en los cuales se manejan recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento de la institución ,la autonomía que otorga la ley a los rectores y consejos directivos en la administración de los recursos ha generado un sin número de anomalías en el manejo de los fondos de servicios educativos para lo cual los entes territoriales han emitido sus propios reglamentos sin que exista unificación a nivel nacional. Las transferencias que realiza el Ministerio de Educación Nacional a las Instituciones educativas son escasa en concordancia a las múltiples necesidades,

esto impide que se cuente con un software contable y presupuestal que haga eficiente el manejo de los recurso, de igual manera la ausencia de personal idóneo de planta y la dificultad en la contratación de este personal han ocasionado otra serie de dificultades que los entes de control no tienen en cuenta a la hora de las auditorias Desde esta perspectiva, en el manejo contable del fondo de servicios educativos de la institución Eduardo Romo Roser surge una serie de dificultades entre las que se destacan; la deficiente aplicación de la práctica de algunas normas contables generalmente aceptadas en Colombia; tales como; el manejo del plan único de cuentas al considerar un hibrido entre el PUC comercial, la contabilidad pública y los rubros presupuestales, de igual manera la dificultad en la contabilización de los costos por servicios educativos ya que se basan en compras de materiales y consumos, que corresponden a gastos; por otra parte; no se aplica la normatividad vigente para el manejo del archivo contable; al hacer la lectura de la Información se hace dispendiosa ya que cada egreso tiene numerosos soportes como: orden de compra, orden de pago, contrato de prestación de servicios, cotizaciones entre otros, existen diferencias entre los informes definitivos de contabilidad y los informes enviados a la Contraloría, en los presupuestos se discrimina los valores de ingresos y gastos, en la práctica contable no aparecen así, sino, que son agrupados a unos pocos rubros; además no existe desagregación del presupuesto de gastos, debe desagregarse en funcionamiento e inversión; a su vez, el funcionamiento debe presentar los rubros - gastos de personal, gastos generales y transferencias- y la inversión por proyectos, finalmente el consejo directivo como ente institucional responsable del seguimiento del fondo de servicios educativos, no ejerce control adecuado de los recursos. Estos hallazgos evidencian la necesidad de realizar un diagnostico con mayor profundidad donde seguramente se encontraran más errores estructurales y procedimentales en el manejo contable, por lo tanto el diseño e implementación del plan de mejoramiento contable será la herramienta fundamental para hacer eficaz, efectivo y eficiente el manejo de recursos de la Institución. 1.5

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo diseñar un plan de mejoramiento contable para el fondo de servicios Educativos de la Institución Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero, corregimiento de Buesaquillo?

1.6

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.6.1 Objetivo General. Diseñar un plan de mejoramiento para el manejo y control de la información contable del fondo de servicios educativos de la Institución Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero, corregimiento de Buesaquillo. 1.6.2

Objetivos Específicos



Diagnosticar manejo contable del fondo de servicios educativos de la institución de acuerdo a la normatividad vigente que permita conocer la realidad de manejo contable dado en el ente educativo.



Establecer los aspectos contables de la normatividad vigente aplicables en la Institución educativa.



Diseñar el plan de mejoramiento contable para hacer eficiente, efectivo y eficaz el manejo del fondo de servicios educativos.

1.7

JUSTIFICACIÓN

Los fondos de servicios educativos, de los establecimientos educativos de Colombia, nacen en 2001; hasta la fecha han existido dos reglamentos, el ultimo derogo al anterior; de igual manera los diferentes entes territoriales han emitido decretos y resoluciones que reglamentan su funcionamiento, es el caso de la Secretaria de Educación de Pasto que tiene su propio reglamento, pero lo que no se ha realizado es un estudio detallado de cómo funcionan estos fondos en los diferentes establecimientos educativos de la ciudad, por lo tanto la presente propuesta es pionera en el sector y se pude convertir en un modelo de diagnostico y de plan de mejoramiento contable aplicable a las demás instituciones, ya que según la secretaria de educación este tipo de indagación sobre el estado de arte de los fondos no se han realizado como un proyecto de investigación. Con esta visión, la propuesta de diseño de un plan de mejoramiento contable no solo se quedara en simple propuesta sino que se ve la necesidad de desarrollar todo el proceso de investigación que va mas allá de un requisito a un verdadero estudio para determinar las falencias que tiene el manejo contable en la Institución objeto de estudio y aplicar el plan de mejoramiento contable para alcanzar una eficiente, eficaz y efectiva administración de los recursos públicos. Ya que los establecimientos educativos se han convertido en pequeñas administraciones municipales, existe un riguroso control en la administración de los recursos públicos, en este sentido, siendo la contabilidad de recursos oficiales

una gran responsabilidad con el Estado, ratifica claramente la importancia de este Plan de Mejoramiento, ya que con la ayuda del mismo se puede alcanzar y mejorar la calidad y claridad en procesos, y la respectiva presentación y cumplimiento de las obligaciones en el manejo de recursos de la Institución; además es el espacio para la aplicación de diferentes herramientas de gestión organizacional contable que permiten desarrollar destrezas en el campo de la asesoría empresarial. Este el Plan permitirá a la Institución objeto, una perspectiva del proceso contable, así como los obstáculos a vencer, metas que se deben alcanzar, y estrategias para poder llevar a cabo un mejoramiento continuo. El Plan permitirá realizar recomendaciones a la Institución con el fin de optimizar el manejo de los Fondos de Servicios Educativos, además, socializará los resultados y hallazgos a la comunidad educativa y Consejo directivo para ir consolidando una ciudadanía más activa e informada. 1.8

VIABILIDAD

La investigación es viable debido a que contamos con el aval y la información necesaria y con recursos suficientes tanto técnico, tecnológicos y económicos, los cuales permiten acceder a la información e investigación en la Institución Educativa Eduardo Romo Rosero de Buesaquillo para el desarrollo y aplicación de todos los conocimientos que a lo largo de la carrera de Contaduría Pública hemos adquirido en la Fundación Universitaria san Martin, y así implementar un Plan de Mejoramiento Contable en la Institución, para encauzar el buen uso de los recursos de manera eficiente, eficaz y efectivo. 1.9

DELIMITACIÓN

1.9.1 Delimitación Temporal. Corresponde al periodo comprendido entre 1 de febrero a 30 de noviembre de 2012. 1.9.2 Delimitación Espacial. El proyecto se desarrolla en la Institución Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero del corregimiento de Buesaquillo, ubicada al oriente de la ciudad de Pasto.

2. MARCO DE REFERENCIA 2.1 ANTECEDENTES Existen trabajos relacionados con el proyecto de investigación, vinculados con planes de mejoramiento contable que a continuación se mencionan. “Informe Final sobre Control Social a los Fondos de servicios educativos de las I. E. Juvenil Nuevo Futuro, Kennedy y La Esperanza de la Comuna Seis de la ciudad de Medellín”, elaborado por Emilia Ruiz, representante legal de la Fundación Corona, Corporación Transparencia por Colombia y Fundación AVINA, Inter-American Foundation, Embajada Británica en Medellín, Marzo de 2010. Se plantea en su objetivo General: “Realizar el seguimiento y veeduría, al manejo de Fondos de Servicio Educativo (FSE) de acuerdo al Decreto 0992 de 2002, en tres instituciones educativas públicas de la comuna 6 en las vigencias 2007-2008, específicamente en las Instituciones educativas Juvenil Nuevo Futuro, La Esperanza y Kennedy.” 1 Y en los específicos:  Realizar una revisión y análisis de la información brindada por la secretaria de educación y las instituciones educativas seleccionadas, referente al manejo de los Fondos de Servicios Educativos; específicamente la Ley General de Educación, el decreto 0992 de 2002, los documentos contables y las circulares de la Secretaria de Educación.  Realizar un estudio técnico y financiero de los FSE de las tres Instituciones  Educativas objeto de este control para las vigencias 2007/2008, a través del diseño y la aplicación de instrumentos elaborados para ello, el cual se verá complementado por unas encuestas sobre manejo de FSE que se realizará a los Consejos Directivos, a los Consejos de Padres y Madres de Familia y al Consejo de Estudiantes de las instituciones educativas respectivas.  Identificar y visibilizar el grado de conocimiento de los usuarios (as) frente a la calidad del servicio educativo, a través de herramientas cualitativas como las entrevistas referentes a la percepción y satisfacción de la comunidad educativa.  Promover la reflexión y el debate público a nivel comunal referente al tema de la educación y los FSE, así como sobre la importancia de los ejercicios de control social y veeduría ciudadana en la tarea de construir sentido de lo público, a partir de la socialización de los resultados y hallazgos de este ejercicio de seguimiento y veeduría. Algunas de las conclusiones a las que se llegaron son:  La información confrontada entre la de las I. E. y la reportada a Secretaría de Educación y a la Contraloría General de Medellín presentan algunos desfases ya que la que se presenta a la Contraloría no es susceptible de ajustes 1

RUIZ Emilia. Informe Final sobre Control Social a los Fondos de servicios educativos de las I. E. Juvenil Nuevo Futuro, Kennedy y La Esperanza de la Comuna Seis de la ciudad de Medellín. Medellin, año 2010.

mientras que la enviada a la Secretaría de Educación, cuando esta dependencia la revisa y sugiere correcciones, la I. E. las modifica, sin remitir estas modificaciones también a la Contraloría.  El manejo y cuidado de los soportes contables no cumplen con las normas legalmente aceptadas en Colombia por el desorden que se tiene con ellos.  Por los hallazgos, pareciera ser que los rectores y rectoras NO TIENEN CLARO que es lo que firman y no saben aprovechar el equipo profesional que tienen.  Muchas de las anomalías detectadas son comunes en las tres Instituciones Educativas que fueron analizadas por el equipo veedor, lo que puede evidenciar una naturalización de prácticas poco pertinentes para el manejo de los recursos públicos. Esta veeduría adelantada sobre el manejo contable de los recursos financieros de los fondos de servicios educativos por parte de la comunidad educativa y gobierno escolar, presenta una serie de hallazgos que sin iniciar la investigación en la Institución objeto, son algunas de las conclusiones a las que llegaremos. Las recomendaciones que se plantean serán base para la elaboración de nuestro plan de mejoramiento contable. Este documento se convertirá en una guía orientadora para la presente Investigación. En el “Informe pormenorizado del estado del control interno de la Secretaria de Educación Distrital de Bogotá”, elaborado por Cesar Orlando Camacho Peña, para el periodo evaluado marzo a junio de 2012, tiene por objetivo general detectar las dificultades y avances en el manejo de fondo de servicios educativos de algunas Instituciones auditadas del distrito capital. Como conclusiones se destacan los siguientes hallazgos. “Se evidencia la necesidad de una formación eficiente a la comunidad educativa frente a temas como: fondos de servicios educativos, gobierno escolar y manejo administrativo de las Instituciones Educativas. La distribución de los recursos recaudados se llevan en un gran porcentaje a la compra de insumos y materiales y en ninguno de los casos analizados se refleja la asignación de estos recursos para algún propósito incluido en el Proyecto Educativo Institucional P.E.I.”2 Varios de los hallazgos detectados por esta Veeduría concuerdan con algunos hallados en el ejercicio del control realizado por la Contraloría General de Medellín. Otro documento que orienta el trabajo es “La Guía para el mejoramiento institucional del Ministerio de Educación Nacional de la Republica de 2

CAMACHO PEÑA, Cesar Orlando. Informe pormenorizado del estado del control interno de la Secretaria de Educación Distrital de Bogotá. (en línea). En Colombia (santa Fe de Bogotá): 2012 (consultada: 30, agosto, 2012) disponible en la dirección electrónica http://www.sedbogota.edu.co/archivos/SECTOR_EDUCATIVO/Ctrl_Interno/2012/SEGUNDO%20INFORME %20CUATRIMESTRA%20MARZO%2012%20DE%202012.pdf.

Colombia”3 el objetivo general de esta guía es identificar el papel de los actores involucrados en el manejo de los fondos de servicios educativos. Como aporte propone a la investigación; esta guía propone impulsar un enfoque integral del PEI, plan de estudios y plan de mejoramiento que sirven como herramientas que permiten manejar, conservar y orientar las acciones escolares que contribuyan al logro del fortalecimiento institucional. Las pautas a desarrollar en un plan de mejoramiento en instituciones educativas las cuales orientan en el proyecto para desarrollar actividades que permitan implementarse y brindar como herramienta guía en la consecución del trabajo. Las contralorías de las entidades certificadas elaboran guías de manejo de fondo de servicios educativos, la de Cali tiene el documento “Guía Para La Gestión Administrativa y Financiera De Los Fondos de Servicios Educativos” 4, Bajo La Contralora Alma Carmenza Erazo Montenegro. De igual manera cada una de las secretarias de educación de los entes territoriales tienen un reglamento del manejo de fondo de servicios educativos es el caso de la Secretaria de educación de Barranquilla en el documento “Manual de Procedimiento para Fondos De Servicio Educativos”. Se encontró además que el Ministerio de Educación Nacional tiene varias presentaciones de orientaciones de manejo de los fondos de servicios educativos, disponibles en la página www.mineducacion.gov.co. En estos documentos se muestra una explicación detallada de la normatividad y guía en el manejo de los Fondos. Estos documentos son manuales donde detallan específicamente como es el correcto manejo de los Fondos de Servicios Educativos, son fundamentales estas orientaciones en materia contable para esta investigación y el diseño del Plan de Mejoramiento Contable. 2.2 MARCO CONTEXTUAL 2.2.1 Ubicación de la Institución en el Corregimiento de Buesaquillo. La Institución Educativa objeto de estudio se encuentra en la cabecera del corregimiento de Buesaquillo, se localiza a una distancia de seis kilómetros al suroriente del casco urbano del Municipio de Pasto, está conformado por la Cabecera Buesaquillo Centro y las veredas Alianza, San José, San Francisco, La Huecada, Pejendino Reyes, El Carmelo, Tamboloma, Buesaquillo alto, Cujacal Centro, La Josefina, Cujacal, San Isidro, Cujacal alto y Villa Julia; según datos DANE la 3

Ministerio de Educación Nacional, Guía para el mejoramiento institucional. Bogotá. 2008 ERAZO MONTENEGRO, Alma Carmenza. Guía Para La Gestión Administrativa y Financiera De Los Fondos de Servicios Educativos, Santiago de Cali, 2009. 4

población total del corregimiento de Buesaquillo es de 3.523 habitantes. Cuenta con transporte urbano, con servicio de taxi con tarifa adicional desde el casco urbano, además existen caminos de herradura desde el tiempo de la independencia como es el caso del Camino Real que une a Buesaquillo con san Fernando y Cabrera, Puente de Tierra que une a Alianza con Villa Moreno y el Carmelo. Figura 1. Mapa del Corregimiento de Buesaquillo 980000

982000

984000

986000

CORREGIMIENTO DE BUESAQUILLO

N W

MUNICIPIO DE BUESACO

Q. Pacine s

632000

Oso

P o tr er illo s

l Q. E

632000

c #

Q .

El Carmelo

Loma El Diviso

CORREGIMIENTO DE MORASURCO

. Q

Q. G uan dima noy

CORREGIMIENTO DE CABRERA

628000

San Francisco

Alto

. Q

12 3

COMUNA 3

cc Puerres 980000

Q. Campo Alegre

SAN FDO CENTRO

RIO PASTO

982000

MPIO DE FUNES

El 986000 Barbero

984000

FU ENTE: P.O. T. P ASTO, SE CR ETARI A D E GES TIÓN Y S A NEAMIE NTO A MB IE NTAL. REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA MUNICIPAL DE PASTO

DPTO DEL

c LA LAGUNA CENTRO

LAGO GUAMUES

PUT UMAYO c Aguapamba

SANTA BARBARA EL ENCANO

Pejendino Reyes

c Canchala

MPIO DE TANGUA

626000

RIO PASTO

REPRESA RIO BOBO

CORREGIMIENTO DE SAN FERNANDO

BUESAQUILLO CENTRO

LA LAGUNA SAN FDO

GUALMATAN #

CABRERA

OBONUCO JONGOVITO

MOCONDINO CABRERA CENTRO CATAMBUCO c

r a ej lT E

626000

MAPACHICO

MPIO DE BUESA CO BUESAQUILLO

A g u a pa m b a

MPIODE

La Alianza

Buesaquillo Alto

COMUNA 12

E S

MORASURCO

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MPIO DE NARIÑO

Tamboloma

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El Purgatorio

San José

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Buenavista

Cujacal

La Paz

628000

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630000

Cujacal Alto

arte Q. Du

gua jo de A cal u O Q. Cuja

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da ca ue H

630000

e.. mb rru De El Q.

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La Huecada

COMP OS ICIÓN CAR TOGRÁFIC A Ge óg rafo : Y URI SI NS AJOA Geóg rafa : Y AN E PA NTOJA

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PERIME TRO UR BANO

SE DE E DUC ATI VA

RIO o Q UE B RA DA

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Fuente: POT, colaboración de Fundación Social

Figura 2. Templo parroquial

Fuente http://arturobando.blogspot.com/2009/08/templos-de-buesaquillo-y-gualmatan.html

Figura 3. Canal de conducción EMPOPASTO

Fuente: foto Enrique Zamudio, mayo 2010

Figura 4. Caminos destapados Vereda Alianza

Fuente: foto Omar Faini, enero 2010

En cuanto a los aspectos económicos, el cultivo más representativo es la cebolla y en menor escala: papa, maíz hortalizas y legumbres para consumo doméstico principalmente, además existen viveros para el cultivo de flores.

Figura 5. Cultivo de cebolla e invernaderos cultivos de flores en Alianza

Fuente: foto Enrique Zamudio, mayo 2010

Existen fĂĄbricas de ladrillo que causan daĂąo ambiental Figura 6. Horno de ladrilleras en Buesaquillo

Fuente: foto Enrique Zamudio, mayo 2010

Figura 7. Deterioro del paisaje causado por las ladrilleras en Buesaquillo

Fuente: foto Enrique Zamudio, mayo 2010

En cuanto a educación la población en edad escolar es de 1.150 niños y jóvenes que están vinculados, el resto se dedica a trabajar debido a la situación precaria de las familias. La Institución desarrolla su labor educativa en la comunidad de Buesaquillo, barrios surorientales como Popular, Estrella de Oriente, Calcedonia, entre otros. cuenta con 5 sedes: San francisco, Alianza, Pejenido Reyes, Popular y Buesaquillo, atendiendo preescolar y básica primaria, en la jornada de la mañana, la secundaria y media técnica se atiende en la sede central en jornada de la tarde, en total asisten 748 estudiante. Tiene convenios con la IU CESMAG y Normal Superior para la asignación de practicantes, con SENA e INEM para la articulación con la técnica en la formación de técnicos lLaborales en Explotaciones Agropecuarias y Ecológicas, con la Universidad Cooperativa en la prestación del servicio de Consultorios Jurídicos. En 1986 se presenta la propuesta a Secretaria de Educación Departamental la necesidad de crear un centro educativo de bachillerato para que se eduquen los jóvenes de este corregimiento y sus alrededores; en respuesta la Secretaria da la licencia de funcionamiento y aprobación oficial del Centro Educativo de Buesaquillo a partir del 2 de febrero de 1987, lo hace en su condición de extensión del colegio “Agustín Agualongo” de la Laguna, el 7 de Agosto de 1993 el colegio entrega a la comunidad la primera promoción de bachilleres y hasta el momento van 19 promociones de bachilleres.

El colegio municipal de Buesaquillo es reconocido mediante Acuerdo N° 129 del 2 de Junio de 1994 del Concejo Municipal de Pasto, con el decreto 0791 del 19 de octubre de 1994 se asigna el nombre de Colegio Municipal Eduardo Romo Rosero; años más tarde con el decreto 0337 de 29 de agosto de 2003 de la Secretaria de educación Municipal de Pasto se integran las varias escuelas rurales que conforman desde fecha la Institución Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero. Figura 8. Institución Educativa Municipal Eduardo Romo Rosero Buesaquillo Centro

Fuente: foto Enrique Zamudio Mayo 2010

Cuadro 1. Población escolar de la Institución Educativa BUESAQUILL O

POPULA R

ALIANZ A

PEJENDIN O

SAN FRANCISCO

PREESCOLA R

PRIMERO

SEGUNDO

TERCERO

CUARTO

QUINTO

SECUNDARI A

SEXTO

SÉPTIMO

BUESAQUILL O

POPULA R

ALIANZ A

PEJENDIN O

SAN FRANCISCO

SECUNDARI A

OCTAVO

NOVENO

DÉCIMO

ONCE

TOTAL

189

127

267

Fuente: archivo Secretaría de la Institución 2.2.2 Evolución de los Fondos de Servicios Educativos. Los fondos de servicios educativos al igual que los establecimientos educativos en Colombia nacen con la Ley 715 de 2001, en este periodo de constantes variaciones de las Instituciones a nivel nacional, regional y local, surge la tarea de evaluar e investigar y formular soluciones, para una mejor gestión de los administradores de recursos públicos de entes territoriales y establecimientos educativos del país, en la ejecución y custodia de los mismos, por lo tanto El Presidente de la Republica con el decreto 0992 de 2002, reglamenta por primera vez el manejo de fondo de servicios, con el objetivo de presentar soluciones en los diferentes aspectos con relación a la estructura administrativa y financiera de las Instituciones Educativas. Entre los aspectos principales que trata el reglamento se encuentra, presupuesto: origen y destinación de los recursos; contabilidad: registro de los hechos económicos; tributaria: obligaciones fiscales ante el Estado y contratación: directa, invitación pública, licitación pública Seis años después, con el artículo 21 del decreto 4791 de 2008 se deroga el decreto 0992 de 2002. En el nuevo decreto que se encuentra vigente hasta la fecha se hacen modificaciones al anterior y se establece un nuevo reglamento para el manejo del (FSE); Redefine EL FSE como cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de administración donde incluye, gestión presupuestal, ejecución de los recursos, atención de gastos de funcionamiento e inversión (distintos a los de personal, se prohíbe la contratación de personal, para aseo, vigilancia). Los aspectos más importantes de que trata el decreto son, criterios para la creación de fondos, funciones de los FSE y papel de las secretarias de educación; manejo ppresupuestal; elaboración y ejecución del presupuesto de ingresos y gastos; tesorería: recaudo y pago; manejo contable: registro e informe de las operaciones; contratación: aplicación normas procesos contractuales, elección proveedor, sondeos de mercado, entre otras; rendición de cuentas: control e informes sobre la gestión realizada a consejo directivo, alcalde, organismos de control y a la secretaria de educación certificada y ppublicidad: publicar los informes de ejecución y estados contables y rendición de cuentas.

En la IEM objeto de estudio, el decreto 0337 de 2003 en su artículo 5 da vida al fondo de servicios educativos de la Institución, en octubre cumple nueve años de funcionamiento en los cuales ha sido administrado por dos ex rectores mas el que se encuentra en la actualidad; este fondo ha sido susceptible de auditorías por parte de la contraloría municipal en 2008 y por parte del Ministerio de Educación Nacional en octubre de 2012; previa a esta intervención se contrato con un contador una auditoria para los años 2010 y 2011, detectándose una serie de hallazgos que son el motivo para realizar el presente plan de mejoramiento contable. 2.3 MARCO CONCEPTUAL Contabilidad pública. Refleja las actividades económicas y administraciones de entes publico Estructura contable: marco de las técnicas que se ocupan de registrar, clasificar y resumir la información necesaria para la interpretación financiera con el fin de proporcionar información a quien la solicite. Institución educativa: es un conjunto de personas y bienes, promovida por las autoridades públicas o por particulares, cuya finalidad será prestar un servicio educativo en preescolar, básica primaria, básica secundaria, media y media técnica. Plan de Mejoramiento: consolidan acciones para promover un proceso a través del una planificación y organización enfocados a una mejor estructura. Fondo de Servicios Educativos: como mecanismo presupuestal de las Instituciones Educativas Estatales, han sido dispuestos por la ley, para la adecuada administración de sus rentas e ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento, e inversión, distintos a los de personal. Decreto 992 de mayo 21 de 2002 Artículo 1. Son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. Art.2º Decreto 4791/08 Cuentas Contables: la cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas suponen la clasificación de todas las transacciones comerciales que tiene una empresa o negocio. Se refiere al nombre

debidamente codificado o numerado que se da a los valores que posee la empresa Presupuesto: cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. 2.4 MARCO TEÓRICO 2.4.1 La gestión educativa un nuevo paradigma. El termino gestión se relaciona con el termino anglosajón “management”, que se traduce como dirección, organización y gerencia, entre otros. Es decir, abarca muchas dimensiones que involucra varios actores colectivos. En la gestión educativa se incluyen los principios generales de la administración que se aplican al campo específico de la educación, por tanto, la gestión educativa se enriquece con los desarrollos de teorías y prácticas de estos campos del saber. Actualmente “se considera una disciplina aplicada, un campo de acción, cuyo objeto de estudio es la organización del trabajo en instituciones que cumplen una función educativa” 5 El documento Visión Colombia 2019 (2006) destaca como acción necesaria el fortalecimiento de la gestión eficiente de las instituciones educativas y de la administración del sector. Plantea que tradicionalmente dicho sector ha estado orientado al trabajo por procesos, no por resultados. A la restricción de recursos y su ineficiente utilización, se suman fallas elementales de gestión tales como ausencia de información, de procesos claros y sistemas de trabajo; la resistencia al cambio de los actores involucrados, y los múltiples intereses particulares que inciden en las decisiones.6 Para un mejor servicio y una mayor responsabilidad de los distintos niveles de administración del sector, exige: Administrar los recursos en forma eficiente y transparente. Rendir cuentas sobre el manejo de recurso del fondo de servicios educativos. Maximizar la participación de las comunidades educativas a través del gobierno escolar en especial el consejo directivo. Fortalecer la autonomía y responsabilidad de las instituciones educativas. Fortalecer la gestión en todos los niveles, de manera que estén en capacidad de definir objetivos y planes estratégicos, asignar los recursos de acuerdo con prioridades, tener información suficiente y oportuna y utilizarla para la toma de decisiones. 5

CORREA DE URREA, Amanda. La gestión educativa un nuevo paradigma. Caracas, 2010. GONZALES ARANA, Roberto. Reseña de “Visión Colombia 2019”Barranquilla. Revista digital de Historia y Arqueología desde el Caribe: Universidad del Norte, año 2006. 6

Según la Guía No 34, “Guía para el mejoramiento institucional de la autoevaluación al plan de mejoramiento” 7 la gestión educativa, comprende cuatro áreas sistémicas e interactuantes en el escenario escolar, las que el Ministerio de Educación Nacional ha definido así: La gestión directiva definida como la misión orientadora, requiere de un liderazgo claro y compartido para dirigir al equipo humano en el diseño, implementación y apropiación del horizonte institucional: visión, misión, valores y principios institucionales. La gestión académica visibiliza el logro del horizonte institucional mediante el diseño de currículos pertinentes, flexibles y dinámicos que aseguren la formación integral del ser humano en el ser, el estar, el hacer, el tener, el convivir y el trascender expresados en planes de estudio contextualizados. El área de gestión de convivencia y comunidad mantiene y hace seguimiento a la interacción existente entre los miembros de la comunidad educativa y de la institución en su conjunto con el medio social y productivo en el que se desenvuelve. Finalmente y la gestión que compete al presente proyecto trabajo es la gestión administrativa y financiera definida como misión de soporte, o como misión de apoyo, comprende el diseño, la planeación, la operalización y la flexibilización de las estructuras organizativas, los sistemas de reglas y los presupuestos e inversiones que se requieren para responder a los propósitos del proyecto educativo institucional, así como a los cambios internos y externos de la institución. Esta gestión tiene que ver con el cumplimiento de las fases del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar la institución en sus diferentes ámbitos de gestión. Esta área es la encargada de planear, administrar y disponer los recursos físicos, materiales y financieros de la institución; definir la política del manejo de estos recursos para garantizar una gestión transparente y hacer permanentes procesos de rendición de cuentas a la comunidad educativa. En este mismo sentido, es la encargada de los esquemas de contratación, contabilidad, manejo de inventarios, planes de inversión y asignación de presupuestos de inversión en relación con las necesidades del proyecto educativo institucional. 2.4.2 Impacto administrativo de los Fondos de Servicio Educativo. La ley 715 de 2001 y el decreto 4891 de 2008 son el marco legal de los fondos de servicios educativos por los que deben regirse los establecimientos educativos estatales, las entidades territoriales y sus dependencias como son, Secretaria de 7

VELEZ WHITE, Celia María. Guía para el mejoramiento institucional de la auto evaluación al plan de mejoramiento. Ministerio de Educación Nacional, año 2008

Educación, oficina de planeación y finanzas, Contraloría Departamental, Oficina de Control Interno para la administración, control y asesoría de estos fondos. La ley 715 de 2001 en los artículos del 12 al 14, fija las disposiciones para las instituciones educativas estatales que administran fondos de servicios educativos, en los cuales deben manejarse los recursos destinados a financiar gastos que faciliten el funcionamiento de estas instituciones, ordena que todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los fondos de servicios educativos, se harán respetando los principios de igualdad , moralidad, imparcialidad y publicidad aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse, igualmente se deben aplicar las reglas de la contratación estatal teniendo en cuenta su valor, naturaleza y circunstancias en que se celebren.( ley 715 de 2001 articulo 13, ley 80 de 1993, decreto 0992 de 2002 articulo 10 literal f.). Establece que los fondos de servicios educativos pueden estar financiados con recursos de la nación, de las entidades territoriales, de entidades oficiales, de los vinculados por los particulares por la percepción de servicios, de los producidos por la venta de servicios que presta el establecimiento educativo. Por otra parte en el artículo 153 de la Ley 115 de 1994, determina que las entidades territoriales certificadas, tienen la competencia de administrar el servicio educativo en su jurisdicción garantizando su adecuada prestación en condiciones de cobertura, calidad y eficiencia. Esto implica planificar, organizar, coordinar, distribuir recursos técnicos, administrativos, financieros y el talento humano, y ejercer el control necesario para garantizar eficiencia, efectividad y transparencia en el servicio ofrecido. El decreto 4891 de 2008 reglamenta la administración y manejo de estos fondos por parte de los consejos directivos y de los rectores de los establecimientos educativos estatales, los que deben ser autorizados por la secretaria de educación de la entidad territorial certificada, así como las formas de administración; asigna como función del consejo directivo de las instituciones educativas estatales aprobar los estados financieros del fondo de servicios de la respectiva institución, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes, dispone como función de los rectores o directores en relación con el fondo de servicios educativos la de firmar los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin, determina que todos los establecimientos educativos estatales deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes, establece que las cuentas mediante las cuales el establecimiento educativo administra los recursos deben abrirse a nombre del respectivo fondo y su manejo debe efectuarse con base en las normas de tesorería de la entidad territorial, dispone que el control interno, la asesoría financiera, presupuestal y contable es competencia de la entidad territorial.

Teniendo en cuenta las normas citadas, se puede inferir los siguientes aspectos: No contempla la figura del revisor fiscal en los fondos de servicios educativos en las instituciones educativas estatales, los municipios certificados pueden participar con recursos propios en la financiación de los servicios educativos a cargo del estado tal como lo prevé el documento “Guía para la administración de los recursos del sector educativo” 8 elaborado por este Ministerio, recursos que se pueden asignar para realizar contratos de prestación de servicios de procesos no misionales, como vigilancia y aseo de los establecimientos educativos, deben contener la totalidad de los ingresos, tanto los generados por la Institución como los transferidos por las entidades públicas, así como la totalidad de los gastos y se deben clasificar en grupos con sus correspondientes fuentes de ingreso. 2.4.3 Estructura contable de los Fondos de Servicio Educativo. Teniendo en cuenta la Guía Fondos de Servicios Educativos, elaborado por la Subdirección de Monitoreo y Control del Ministerio de Educación Nacional 9 a continuación se realiza una esquematización fundamental para el desarrollo del presente proyecto.

Papel de las Secretarias de Educación

Definición de fondos de servicios educativos: definir la necesidad de reorganizar los fondos existentes, ya sea fusionando algunos o generando nuevos fondos que permitan recaudar, distribuir, ejecutar y controlar de manera ágil los recurso asignados a cada establecimiento y a sus diferentes sedes. Asignación de personal administrativo o revisión de funciones para garantizar el ejercicio de la tesorería en los fondos de servicios educativos. Reglamentar la operatividad de los fondos de servicios educativos, con base en la normatividad vigente debe generar un documento que oriente a los rectores y directores rurales, y a los consejos directivos sobre el funcionamiento de los fondos de servicios educativos. Cada secretaria de educación debe abrir una cuenta contable para cada uno de sus fondos, en la cual registre la información financiera de los mismos. Prestar asistencia técnica y administrativa a los establecimientos educativos estatales para el adecuado manejo de los Fondos de servicios educativos y de sus recursos de manera que se garantice la eficacia y transparencia en los mismos Hacer seguimiento a los Fondos de servicios educativos en la administración y ejecución de los recursos. Para el efecto, debe solicitar informes presupuestales y contables con la periodicidad que defina de tal manera que pueda retroalimentar el quehacer diario de los establecimientos y redefinir políticas de asignación y uso de recursos. Así como requerimientos de asistencia técnica y capacitación.

Creación y

Requisitos

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL, Guía para la Administración de los Recursos del Sector Educativo. Colombia. Primera Edición.2004. 2150 ejemplares. 9

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL, guía fondos de servicios educativos. (En Línea) 2010 disponible en internet. http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-243879.html

administración de fondos de servicios en los establecimiento s educativos

 Autorización de la Secretaria de Educación y la aprobación del Consejo Directivo  Resolución de creación y aprobación del establecimiento educativo.  Resolución de nombramiento del Rector o Director Rural  Tener organizado el Consejo Directivo  Disponer de los recursos físicos, humanos y financieros para administrar el  Fondo.  Contar con un auxiliar administrativo que ejerza las funciones de tesorería.  Abrir una cuenta bancaria denominada “Fondo de Servicios Educativos nombre del establecimiento educativo estatal”, en una entidad bancaria que se encuentre vigilada por la Superintendencia Financiera. - Registrar la cuenta bancaria ante la tesorería de la entidad.  Elaborar el proyecto anual de presupuesto y presentarlo para aprobación al Consejo Directivo  Constituir póliza de manejo que ampare al funcionario administrativo y rector.

Actores y responsabilidad es frente a la administración del fondo de servicios educativos

Consejo Directivo

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

10.

Rector o director rural

Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos con base en el proyecto presentado por el rector o director rural. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, según la normatividad existente en la Secretaria de educación. Aprobar las adiciones y reducciones al presupuesto vigente y los traslados presupuestales que afecten el mismo. Verificar la existencia y presentación de los estados financieros por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes. Determinar los actos administrativos o contratos que requieran su autorización expresa. Reglamentar los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su normal funcionamiento de conformidad con la ley. Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos, conforme a la Ley esta publicación debe ser con periodicidad mensual. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al Consejo Directivo.

5. 6. 7. 8.

Sistema presupuestal

Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo directivo. Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición o reducción presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobación del consejo directivo. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos tanto de ingresos como de gastos del Fondo de Servicios Educativos Realizar los reportes de información financiera, y efectuar la rendición de cuentas. Suscribir junto con el contador los estados financieros y la información financiera requerida y entregada en los formatos y fechas fijadas para tal fin. Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere.

Comunidad educativa

Tiene la función de veeduría relacionada con los recursos públicos manejados por los establecimientos a través de los Fondos con el fin de apoyar el uso eficiente y la transparencia en su aplicación. Para el efecto, el Decreto establece que el rector o director rural debe rendir cuentas y publicidad.

Componentes del sistema presupuestal

El Plan Financiero: Instrumento de planificación y gestión financiera con base en operaciones efectivas que contempla, ingresos, gastos, déficit y su financiación, base para el plan operativo anual de inversiones y del programa anual de caja. El Plan Operativo Anual de Inversiones: señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. El programa anual de caja (PAC) o flujo de caja es el instrumento que permite la programación mensual de los recaudos de ingresos que hacen parte del presupuesto y de los pagos correspondientes a los gastos del presupuesto. Adicionalmente, facilita la programación de disponibilidad de recursos en tesorería para efectuar oportunamente los pagos.

Principios presupuestale s aplicables directamente a los fondos de servicios educativos

Planificación Anualidad Universalidad Unidad de caja Programación integral Especialización Inembargabilidad

Proceso financiero:

Proyecci贸n de ingresos y gastos de la instituci贸n para un periodo determinado para dar paso a un producto final como es el presupuesto operativo. Programaci贸n Presupuestal.

Presupuesto de ingresos:

permite proyectar los ingresos que la entidad va a generar en cierto periodo de tiempo, es necesario conocer el monto de las transferencias , venta de servicios y recursos de gratuidad.

Presupuesto de gastos: Considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo.

Trámite de aprobación, liquidación y distribución del presupuesto

Se elabora el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos por parte del rector o director rural 2. Se somete a consideración del Consejo Directivo para su aprobación definitiva. 3. Se emite el acto administrativo de de liquidación y distribución presupuestal para la vigencia fiscal comprendida entre enero 1° y diciembre 31 de cada vigencia fiscal, el cual será firmado por rector o director rural.

Ejecución del presupuesto.

Cierre de ejecución presupuestal

Flujo de caja

Permite proyectar y monitorear los ingresos y los gastos que se esperan efectuar en un periodo de tiempo, de tal forma que se observe la relación entre lo ingresado y lo ejecutado. Se debe determinar mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden ordenar, clasificarlos conforme al presupuesto. El Rector o Director Rural no podrá asumir compromisos, obligaciones o pagos que no cuenten con disponibilidad real de recursos.

Tesorería

La cuenta bancaria no puede ser abierta a nombre del rector, director rural o personas naturales. Todos los recursos percibidos por el establecimiento educativo deben ser incorporados a la cuenta y registrados en el presupuesto. El responsable de la tesorería o pagaduría deberá contar con su respectiva póliza de manejo. El retiro de los recursos requerirá de dos firmas. Todo ingreso de fondos para su control, tanto efectivo como en cheque, debe estar registrado en el comprobante de caja y los libros auxiliar.

Caja menor

Se constituye mediante Resolución firmada por el ordenador del gasto, previa aprobación del Consejo Directivo con el objeto de atender en forma ágil y funcional los gastos de funcionamiento, por operaciones de menor cuantía, destinado a atender los gastos identificados y definidos en el presupuesto que tengan el carácter urgente e imprescindible. Para la reglamentación de dichas cajas deberá tenerse en cuenta la normatividad nacional y los lineamientos específicos de la entidad territorial Debe contar con un libro de control donde se registre a diario las operaciones que afecten esta caja.

Contabilidad

El proceso contable consiste en mantener un registro, relevante, comprensible, confiable y verificable de las operaciones financieras del establecimiento educativo, que permita realizar un adecuado control y seguimiento de la información, así como, obtener los estados económicosfinancieros y patrimonial, garantizando herramientas para la planeación y toma de decisiones. Registro de las operaciones financieras. Registros contables Libro de Registro de Ingresos Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos

Libro de Registro de Reservas Libro diario columnario, libro mayor y balance, y libros auxiliares. Libro de Inventario Libro de Actas Presentación de informes y estados financieros trimestralmente, como mínimo la siguiente información a la Secretaría de Educación 1. El Balance General 2. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental 3. Estado de cambios en el patrimonio 4. Estado de flujos de efectivo 5. Notas a los estados contables básicos Otras responsabilid ades de los establecimient os educativos

Plan de Compras La Institución Educativa debe enviar durante el último bimestre del año lectivo la lista de necesidades de bienes, servicios y obras de tal forma que puedan ser analizados viabilizados e incorporados dentro de los proyectos a desarrollar por la Secretaria de Educación Manejo de bienes Administrar adecuadamente los bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo Registrar controladamente el ingreso y salida de los elementos del establecimiento educativo Relacionar y contabilizar debidamente los bienes de acuerdo a las disposiciones de la Contraloría regional y demás entes de control. Incorporar los valores reales del inventario a los estados financieros de la entidad. Inventario Comprende los bienes transferidos o adquiridos para los establecimientos educativos; se clasifican en elementos de consumo y devolutivos. Llevar en orden cronológico los documentos que soportan el comprobante de entrada y salida de los elementos de consumo y devolutivos. Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes en existencia. Revisar periódicamente el inventario de los bienes de consumo y devolutivos con el inventario físico Asegurar debidamente los bienes de la Institución Educativa Activos Fijos Son los bienes muebles e inmuebles al servicio establecimiento educativo. Comprende: Bajas Destino a la venta Destino a destrucción Por hurto, caso fortuito o fuerza mayor Seguros, garantías y administración de la infraestructura

del

Rendición de cuentas del fondo de servicios educativos

Informe de ejecución de los recursos y los estados contables

Los informes de ejecución presupuestal y los estados contables deben ser publicados trimestralmente en un lugar visible y de fácil acceso en el establecimiento educativo y en el sitio web del establecimiento educativo en caso de contar con él. Contenido La ejecución de ingresos detallando los recursos recaudados por el establecimiento educativo desagregado por fuente de financiación Los gastos realizados por el establecimiento a la fecha de reporte por rubro de funcionamiento y proyecto de inversión La ejecución de reservas presupuestales en caso de existir

Acuerdo anual del presupuesto

Debe enviarse una copia a la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada a la cual pertenece. Así mismo, deben enviarse de manera oportuna todas las modificaciones efectuadas al acuerdo. Dicho acuerdo debe publicarse en un lugar visible y de fácil acceso del establecimiento educativo

Relación de los contratos y convenios celebrados

La relación de contratos y convenios celebrados por el establecimiento debe ser publicada mensualmente en un lugar visible y de fácil acceso en el establecimiento educativo. Debe contener. Nombre del contratista o la entidad o representante del convenio Objeto del contrato o convenio Valor del contrato o convenio Plazo del contrato o convenio Estado de ejecución del contrato o convenio.

Audiencia pública

Son espacios de participación ciudadana propiciados por los administradores del FSE, en los que personas naturales o jurídicas y organizaciones sociales se reúnen en un acto público para: intercambiar información, explicaciones, evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación sobre el uso y gestión de recursos en el establecimiento educativo. Se relaciona con la obligación del encargado del Fondo de informar y explicar ante la comunidad educativa como ha utilizado los recursos que le han sido entregados para beneficiarla. Favorece la generación de clima de confianza entre el directivo docente a cargo del Fondo y la comunidad educativa (ciudadanos, padres de familia, organismos de control, gobierno local), así como la obtención de información útil para ajustar y generar nuevos proyectos que beneficien a la comunidad educativa según sus necesidades. El Decreto 4791 de 2008 indica que se debe realizar a más tardar el último día de febrero de cada año, previa convocatoria a la comunidad educativa. Se realiza para presentar un informe de la gestión realizada con explicación de la información financiera correspondiente.

La guía proporciona algunos formatos para el manejo presupuestal y contable de los fondos de servicios educativos ver anexos. 3.5 MARCO LEGAL

La Constitución política de Colombia 1991 en el artículo 67, se refiere a que la educación es un derecho y un servicio público por el cual el Estado a través de los entes territoriales debe velar para su cumplimiento, control, dirección, financiación y administración. Ley 43 de 1990, por la cual se reglamenta la profesión de contador público y se dictan otras disposiciones Ley 80 de 1993 tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Ley Orgánica de Presupuesto 111 de 1996 en el artículo 1 establece la constitución del estatuto orgánico del presupuesto general de la Nación a que se refiere el artículo 352 de la Constitución Política. En consecuencia, todas las disposiciones en materia presupuestal deben ceñirse a las prescripciones contenidas en este estatuto que regula el sistema presupuestal. Esta ley orgánica del presupuesto, su reglamento, las disposiciones legales que ésta expresamente autorice, además de lo señalado en la Constitución, serán las únicas que podrán regular la programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, así como la capacidad de contratación y la definición del gasto público social. La Ley 715 de 2001 dicta normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación. Manifiesta en su artículo 6, numerales 6.2 y 6.2.8 que corresponde a los departamentos en el sector de educación prestar asistencia técnica, administrativa, contractual, financiero, presupuestal y contable a los establecimientos educativos de acuerdo con las normas vigentes. Esta Ley crea los Fondos de Servicios Educativos, para la ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal; en el artículo 11 establece que las instituciones educativas estatales pueden administrar los Fondos en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, el articulo 12 define lo que es un Fondo de servicios Educativos, el Articulo 13 se refiere al procedimiento de contratación de los fondos, el articulo 14 habla sobre el manejo presupuestal y en el articulo 15 sobre la distribución de los recursos del sector educativo. Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia entendiéndose como, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que

deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. El Decreto Nacional 4791 del 19 de diciembre de 2008 reglamentó parcialmente los Artículos 11 al 14 de Ley 715 de 2001, definió la administración de los Fondos de servicios educativos y estableció las funciones del Consejo Directivo y los Rectores o Directores de los establecimientos educativos en relación con los Fondos. El artículo 16, ordena que los Fondos de servicios educativos estatales deban llevar contabilidad de acuerdo a las normas. El Decreto Nº 4807 2011, el Gobierno Nacional establece las condiciones de aplicación de la gratuidad total de la educación, desde preescolar (transición) hasta el grado 11 y dicta otras disposiciones para su implementación. Con la expedición de este Decreto, el Gobierno Nacional busca precisar y dar a conocer a los secretarios de educación, rectores, directores rurales y todos los actores del sistema educativo, las condiciones de la implementación de la gratuidad total educativa para los estudiantes de preescolar, básica y media de los establecimientos educativos. Decreto 734 de 2012 por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Directiva Ministerial No 23 de Noviembre de 2011, establece el procedimiento para la implementación del giro directo de los recursos de gratuidad a los establecimientos educativos. Acuerdos presupuestales vigencia 2010, 2011 y 2012 de la IEM Eduardo Romo Rosero.

3. METODOLOGÍA 3.3 DISEÑO DEL ESTUDIO 3.1.1 Enfoque de investigación. El presente estudio, acoge el enfoque cuantitativo, en el cual se maneja datos medibles. Dicha cuantificación corresponde a características que posee el objeto de estudio en el diseño de un plan de mejoramiento contable para el fondo de servicios educativos de la institución Eduardo Romo Rosero del municipio de Pasto, permitiendo generar información, la cual será analizada como variable cuantificable para obtener resultados con métodos estadísticos. 3.1.2 Tipo de estudio. Es un estudio descriptivo, porque se orientan a medir variables presupuestales de ingresos y gastos en la utilización de los recursos de la institución. 3.2.

UNIVERSO Y MUESTRA

3.2.1 Universo: Para el desarrollo del presente proyecto se toma a la comunidad educativa de la Institución Educativa Eduardo Romo Rosero de la ciudad de Pasto, conformada por 827 estudiantes, 523 padres de familia, 39 docentes, 3 directivos, 6 administrativos y 5 conserjes, para un universo total de 1403 personas. 3.2.2. Muestra: Dentro del universo establecido se ha identificado a los miembros de la comunidad educativa, con las cuales se desarrollara la respectiva investigación sobre plan de mejoramiento contable. Para determinar el tamaño de la muestra se utiliza la expresión matematica: (ZB)2 N n = : ---------------------------------(ZB)2 + 4E2(N-1) En donde: n = tamaño de la muestra N = tamaño de la población ZB = constante E = margen de error que se está dispuesto a aceptar

Para nuestro caso se tiene los siguientes datos: N = 1403 ZB = constante 1.96 directamente relacionada con un margen de error del 5% o una seguridad del 95%. E = 0.05 Reemplazando (1,96)2 (1403) n = : ---------------------------------(1,96)2 + 4(0,05)2(1403-1) n = 302 personas 3.3.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Para llevar a cabo el proceso de investigación se tomarán 3.3.1. Fuentes primarias. Donde se emplearán encuestas y entrevistas acerca del manejo de los fondos educativos en las instituciones del municipio de Pasto como sus procesos utilizados en la administración de ellos, la observación desempeño, los cuales se medirán de manera contable para que sean corroborados de acuerdo al manejo, de igual manera, se solicitara archivos y documentos de la institución objeto de estudio. 3.3.2. Fuentes secundarias. Para complementar el presente proyecto se recurrirá a la utilización de libros, publicaciones, y páginas Web.

CONCLUSIONES •

Con la información pertinente y necesaria recolectada nos permitió la construcción de una propuesta consolidada en un plan de mejoramiento contable para el fondo educativo Eduardo Romo Rosero del Buesaquillo, reconstruyendo conceptos como planeación técnica entre otros incluyendo normatividad existente en la legislación colombiana, analizando los distintos tipos de organización institucional con condiciones estructurales, locativas y personales con la que cuenta el colegio, construyendo un marco metodológico acorde con la intención de mejoramiento contable del establecimiento.

•

El plan de mejoramiento realizado en la institución Eduardo Romo Rosero de la ciudad de Pasto, servirá a como parámetro para la organización contable con el fin de mejorar la presentación de informes, planear, organizar, dirigir, coordinar, controlar, evaluar las diversas actividades que se programan por año y control presupuestal, potencializando la calidad.

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Llevar un plan contable organizado da mayor calidad a los procesos y fortalece la gestión de la institución educativa.

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Organizar un plan de mejoramiento para su clara presentación a las entidades de control.

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Con su implementación de planes estratégicos, obtendrán la información oportunamente y así tomar decisiones adecuadas y oportunas.

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Con este plan de mejoramiento se verá beneficiada la institución ya que con el se definen objetivos y planes estratégicos, se asignan los recursos de acuerdo con prioridades, la información es suficiente y oportuna y se utilizarla para la toma de decisiones.

RECOMENDACIONES •

Aplicar el Plan de Mejoramiento Contable en las futuras vigencias.

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Ya que se detectan una variedad de dificultades en el manejo contable de los fondos de servicios educativos hacer que los informes sean más detallados y se justifiquen con los respectivos soportes exigidos por los reglamentos.

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Presentar este proyecto de investigación a la Secretaria de Educación Municipal de Pasto y entes de control para que se pueda utilizar como modelo en los demás establecimientos educativos de la ciudad de Pasto.

•

Con este informe procurar que los entes de control realicen un diagnostico sobre el manejo contable de los fondos de servicios educativos.

BIBLIOGRAFÍA CENTRO NACIONAL DE PRODUCTIVIDAD. Entrenamiento con certificación internacional en formación y calificación. Colombia. Junio 2009. SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEPARTAMENTO DE BOLÍVAR. Guía Para El Manejo Presupuestal, Contable, Financiero Y Contractual De Los Fondos De Servicios Educativos. Unidad De Planeamiento Educativo. Cartagena De Indias, Octubre De 2010. QUIJANO VODNIZA. Armando José. Mecanismos e instrumentos para la planificación, seguimiento y evaluación de los proyectos de investigación. Impresores Johondan ed. San Juan de Pasto, 2004. 136 p. Veeduría Ciudadana a los Fondos de servicios educativos de la Comuna 6. INFORME FINAL – EJERCICIO DE CONTROL SOCIAL Control Social a los Fondos de servicios educativos de las I. E. Juvenil Nuevo Futuro, Kennedy y La Esperanza de la Comuna Seis de la ciudad de Medellín. Medellín, Marzo de 2010.

WEBGRAFÍA AGUERRONDO, I. La Calidad de la educación. Ejes para su definición y evaluación. Programa Calidad y Equidad de la Educación. Organización de Estados Iberoamericanos por la educación, la ciencia y la cultura. Doc. HTML En: http://www.oei,es/calidad2/aguerrondo.htm (Descargado el 2 de julio de 2009, a las 11:05 p.m.) FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ Transversal 51A #67B 90 Medellín Colombia Teléfono +57 (4)4487666 Fax +57 (4)3849797 www.funlam.edu.co MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL, guía fondos de servicios educativos. (En Línea) 2010 disponible en internet. http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-243879.html

ANEXOS

Anexo A. Carta de entrega proyecto de grado

Pasto, 25 de septiembre de 2012

Señores COMITÉ DE INVESTIGACIÓN FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN Ciudad

Ref: ENTREGA DE PROYECTO DE GRADO Cordial saludo, Mediante la presente hacemos entrega del proyecto de grado PLAN DE MEJORAMIENTO CONTINUO FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL EDUARDO ROMO ROSERO. Agradecemos la atención a la presente Atentamente

CLARA LORENA LÓPEZ

FAVIO IVÁN CABRERA PAZ

Anexo B. Carta de autorizaci贸n

Anexo C. Formato de Presupuesto de Ingresos

Anexo D. Formato de Presupuesto de gastos

Anexo E. Formato de Flujo de caja

Anexo F. Formato de Control de apropiaci贸n y compromiso

Anexo G. Encuesta FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN UNIVERSIDAD A DISTANCIA ABIERTA Y VIRTUAL PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA IEM EDUARDO ROMO ROSERO BUESAQUILLO ENCUESTA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS IEM EDUARDO ROMO ROSERO Objetivo: Recolección de información para determinar el grado de cumplimiento que tiene el manejo del fondo de servicios educativos de de la IEM de Buesaquillo. Instrucciones: Le solicitamos diligenciar la siguiente encuesta con la veracidad, honestidad y responsabilidad que lo caracterizan; encontrara preguntas que son de selección múltiple con única o varias respuestas y otras serán de asignación de puntaje. Gracias por su colaboración. 1. De las siguientes opciones escoja una en la cual haya tenido mayor vinculación con el establecimiento educativo: a. Directivo docente b. Docente c. Administrativo d. Conserje e. Padre de familia f. Estudiante g. Contratista h. Ninguna vinculación 2. De las siguientes opciones escoja una en la cual haya tenido mayor vinculación al gobierno escolar del establecimiento. a. Consejo Directivo b. Consejo académico c. Consejo Estudiantil d. Consejo de Padres de familia e. Junta de Padres de familia f. Nunca 3. De las siguientes opciones puede escoger una o varias en las cuales haya cancelado costos educativos en el último año, correspondiente a: a. Matricula b. Certificado de estudios c. Derechos de grado d. Pensión e. No ha cancelado 4. En que rango se encuentra los recursos que recibe cada estudiante de la institución por concepto de gratuidad.

a. b. c. d. e. f.

0 Pesos De 1 a 10.000 Pesos De 10.001 a 50.000 Pesos De 50.001 a 100.000 Pesos Más de 100.000 Pesos No sabe

5. De donde provienen estos recursos de gratuidad, marque una sola opción a. Corregimiento b. Municipio c. Departamento d. Nación e. No sabe 6. En que rango se encuentra los recursos que recibe cada estudiante de la institución por concepto de transporte. a. 0 Pesos b. De 1 a 10.000 Pesos c. De 10.001 a 50.000 Pesos d. De 50.001 a 100.000 Pesos e. Más de 100.000 Pesos f. No sabe 7. De donde provienen estos recursos de transporte, marque una sola opción a. Corregimiento b. Municipio c. Departamento d. Nación e. No sabe 8. De las siguientes opciones puede escoger una o varias en las cuales la institución reciba otros ingresos por concepto de: a. Venta de artesanías b. Venta de productos agrícolas c. Arrendamientos d. Crianza de especies menores e. Donaciones f. No sabe 9. Cuanto está estipulado el presupuesto de ingresos de la Institución para la vigencia 2012. a. No existe b. 0 Pesos c. De 0 a 10 millones de pesos

d. e. f. g. h. i.

De 10 a 30 millones de pesos De 30 a 50 millones de pesos De 50 a 100 millones de pesos De 100 a 500 millones de pesos Más de 500 millones de pesos No sabe

10. Cuanto está estipulado el presupuesto de gastos de la Institución para la vigencia 2012. a. No existe b. 0 Pesos c. De 0 a 10 millones de pesos d. De 10 a 30 millones de pesos e. De 30 a 50 millones de pesos f. De 50 a 100 millones de pesos g. De 100 a 500 millones de pesos h. Más de 500 millones de pesos i. No sabe 11. Cuáles son los pasos del manejo presupuestal de la institución a. Proyecto de presupuesto, aprobación por el consejo directivo, ejecución y cierre b. Diagnostico de necesidades, proyecto de presupuesto, aprobación por el consejo directivo, ejecución y cierre. c. Diagnostico de necesidades, proyecto de presupuesto, aprobación por el consejo directivo, ejecución, cierre e informes periódicos. d. No sabe 12. Al frente de los siguientes conceptos marque en Si o No, si se han invertido los recursos que recibe la institución en el año 2012. Concepto SI NO 1. Pago de manipuladora de alimentos. 2. Utensilios para el restaurante escolar 3. Compra de material didáctico 4. Transporte de directivos y docentes 5. Capacitación de profesores 6. Compra de material de aseo 7. Pintura de las sedes 8. Transporte de estudiantes. 9. Pago de servicios de públicos 10. Arrendamientos 11. Contratación de personal de aseo y vigilancia privada.

12. Adquisición de equipos de cómputo 13. Compra de Instrumentos musicales 14. Construcción de aulas 15. Ceremonias de clausura y gradación 16. Capacitación de estudiantes 17. Adquisición de un bus para servicio de la institución 18. Adecuación de aulas 19. Servicio de internet 20. Mantenimiento y embellecimiento de la planta física 21. Compra de material audiovisual (televisores, grabadoras, dvd, etc) 22. Despedida de maestros y estudiantes 14 Cada cuanto se conocen los informes sobre el gasto de la institución. a. Mensual b. Bimensual c. Trimestral d. Semestral e. Anual f. Nunca se hacen 15. Usted sabe que es el fondo de servicios educativos a. Si b. No Que es: 16. Quien o quienes son los responsables del fondo de servicios educativos, puede elegir una o varias respuestas. a. Rector b. Pagador c. Contador d. Consejo directivo e. Junta de padres de familia f. Personero estudiantil g. Asamblea de padres de familia h. Asamblea de profesores. i. No sabe 17. Quien o quienes son los responsables del control del fondo de servicios educativos, puede elegir una o varias respuestas. a. Rector b. Pagador

c. d. e. f. g. h. i.

Contador Consejo directivo Estudiantes Padres de familia Profesores Secretaria de educación municipal No sabe

18. Para qué sirve el fondo de servicios educativos.

19. Que entes de control externos ejercen control directo sobre el fondo de servicios educativos de la institución. a. Corregimiento b. Alcaldía c. Secretaria de hacienda municipal d. DIAN e. Contraloría municipal f. Procuraduría g. Secretaria de educación municipal h. Ministerio de Educación Nacional i. Ningún ente j. No sabe 20. Al frente de los siguientes conceptos marque en Si o No, si la normatividad autoriza invertir los recursos que recibe la institución en el año 2012. Concepto 1. Pago de manipuladora de alimentos. 2. Utensilios para el restaurante escolar 3. Compra de material didáctico 4. Transporte de directivos y docentes 5. Capacitación de profesores 6. Compra de material de aseo 7. Pintura de las sedes 8. Transporte de estudiantes. 9. Pago de servicios de públicos 10. Arrendamientos 11. Contratación de personal de aseo y vigilancia privada.

12. Adquisición de equipos de cómputo 13. Compra de Instrumentos musicales 14. Construcción de aulas 15. Ceremonias de clausura y gradación 16. Capacitación de estudiantes 17. Adquisición de un bus para servicio de la institución 18. Adecuación de aulas 19. Servicio de internet 20. Mantenimiento y embellecimiento de la planta física 20. Evalué de uno a tres (1 bajo, 2 medio y 3 alto) los siguientes aspectos sobre manejo de fondo de servicios educativos. ASPECTOS EVALUACION 1. La contratación privada de una contadora. 2. Informes oportunos. 3. Pago oportuno de las obligaciones tributarias a la DIAN 3. Trámites para la asignación de recursos. 5. Efectividad en las compras 6. Contratación de personal para mantenimiento de computadores 7. Arreglo de daños por el deterioro 8. Suministro de insumos como papelería y materiales a las sedes. 9. Trámites para la ejecución de los recursos 10. Asignación de recursos ante las necesidades de la institución. 11. Es necesario hacer aportes voluntarios 12. Realización de eventos para adquirir recursos 13. Capacitación a los miembros del gobernó escolar sobre manejo del fondo 14. Acceso al archivo contable de la institución 15. Administración del fondo por parte del rector 16. Administración del fondo por parte de la pagadora 17. Control por parte del Consejo directivo. 18. Pago oportuno a los contratistas

Pasto, 19 de noviembre de 2012

Señores COMITÉ DE INVESTIGACIÓN FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN Ciudad

Ref: ENTREGA DE PROYECTO DE GRADO Cordial saludo, Mediante la presente hacemos entrega del proyecto de grado PLAN DE MEJORAMIENTO CONTINUO FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL EDUARDO ROMO ROSERO, para fines pertinentes de sustentación. Agradecemos la atención a la presente Atentamente

CLARA LORENA LÓPEZ

FAVIO IVÁN CABRERA PAZ Anexo: Viabilidad para sustentación Esp, Luz Natibe Arcos Castillo