INTRODUCCIﾃ誰 A LA ARCHIVONOMIA Paredes Tﾃｩllez Guadalupe Monserrat Amador Mendoza Alejandro Gﾃｳmez Peralta Carlos Jaen
PROFRA: MARIANA PAVIS GALAN
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Unidad I LA ARCHIVONOMÍA Y SU OBJETO DE ESTUDIO 1.1 Archivonomia 1.1.1 Concepto de términos afines 1.1.2 Concepto de Archivonomia 1.1.3 Finalidad, objeto de estudio y ámbito 1.2 Tipos de archivos 1.2.1 Antecedentes 1.2.2 Conceptos 1.2.3 Naturaleza 1.2.4 Importancia y función 1.3 Documento archivístico 1.3.1 Definición 1.3.2 Función e importancia 1.3.3 Características 1.4 Información 1.4.1 Definición 1.4.2 Función e importancia 1.4.3 Relación con el documento
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1.1 Archivonomia:
¿Qué es la Archivonomia? Es un término que se ha difundido de diversas formas y que sin embargo su nombre no es tan representativo como la carga que en el impera, pues tampoco se refleja en la creación de nuevas teorías o en la aplicación adecuada de las ya existentes, tal es así que lo vemos en la desorganización de los acervos, el poco control y visión en los archivos administrativos, la fragmentación de los fondos documentales e los archivos históricos, aunado las posiciones políticas que aún se mantienen. Durante décadas, la Archivonomia, ha sido un factor importante; el papel que ha jugado ha sido fundamental, pero no detonante, ni trascendental para la vida de nuestro país. Por lo cual en el presente y futuro su actividad debe incrementarse y sea el verdadero engrane que mueva el gran motor económico, político, social, científico y cultural de nuestro país. 1.1.1 concepto de términos afines Hablar del concepto de Archivonomia, en primera instancia, es referirnos al “concepto” de concepto y segunda a la descomposición de la palabra en dos términos: Archivo y Nomos. Cuando nos referimos a concepto, Mardones (1994), nos dice: Normalmente bajo la idea de <concepto> no es posible representarse nada preciso. Unos opinan que un <concepto>es una <configuración intelectual>, que precede a su pronunciación en su palabra, o sea, algo que estaría antes del lenguaje y propiamente no tendría nada que ver con este;…. Un <concepto> es, pues, lo que representan todos los sinónimos que pueden sustituirse entre sí, (p. 50 y 51) Entonces el concepto de Archivonomia vendría a ser, los sinónimos que el término represente de acuerdo a su sentido amplio.
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Archivo, como primer compuesto de la palabra, vendría a significar en el sentido estricto: “el repositorio donde se guardaban los documentos importantes”, actualmente tiene un significado muy amplio, entre sus sinónimos se encuentran: 1. Lugar ex profeso para la guarda, conservación y disposición documental. 2. Conjunto de documentos organizados (ordenados, descritos y difundidos) 3. Conjunto de recursos idóneos para el adecuado funcionamiento de la
administración institucional. 4. Seguridad e higiene 5. Investigación al servicio de los usuarios y de la propia materia 6. Entre otras.
1.1.2 concepto de Archivonomia
Como se puede apreciar, el término ha evolucionado notablemente, lo cual implica un compromiso total en la creación de teorías para quienes nos dedicamos a esta materia. La palabra NOMOS ò NOMIA, el diccionario de la real Academia Española (2000), dice: “significa conjunto de leyes o normas”. (p1587)
Por lo cual connota el establecimiento de lineamientos, normas o leyes a través del estudio y análisis de aspectos frecuentes y repetitivos en los archivos. Desde luego que son leyes que rigen al comportamiento de los archivos, como fenómeno y no de orden obligatorio.
EL ORIGEN
México es un país que ha adaptado diversas corrientes para crear una propia, pues bien, decir Archivonomia, es citar a la Archivística, la Página 4
Administración General y la Administración de los Archivos, por citar las más cercanas, ya que también se complementa con otras ciencias como es la Historia, el Derecho, la Paleografía, la Ingeniería, las Matemáticas, la Filosofía, entre otras…
La influencia que países europeos y de América del norte, han ejercido sobre México, crean posturas diferentes y en algunas ocasiones encontradas, por lo cual este pluralismo y ante la globalización, crea una mezcla de ideologías y prácticas que debemos ser muy cuidadosos y precisos al momento de aplicarlas, con el objeto de crear el punto medio y adecuado para nuestras instituciones, desde luego fortaleciéndolas con aportaciones personales bien sustentadas y que no quede en entredicho el fin de la materia. Lo más cercano a la Archivonomia, es la Archivística, la cual surge ante la necesidad de ordenar y conocer lo que se guardaba en los repositorios. La Archivonomia a lo anterior, además, le da un contexto dinámico, sistemático y visionario; con lo cual no quiere decir, que sea una rama de la Archivística, ni mucho menos que pretenda o sea el relleno de uno de los vacíos que tiene la misma. La Archivonomia es la ciencia que nació con la experiencia de las ya mencionadas, pero cumpliendo con una nueva expectativa. “la administración total de los Archivos” En la administración de los Archivos, están comprendidos cualquier tipo, sea tramite, concentración, histórico o especiales, así como también las áreas y las actividades que de ellos se derivan.
Entonces la Archivonomia es:
La ciencia de los Archivos que estudia su comportamiento y las leyes que los rigen, desde el punto de vista administrativo y social.
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Parte de la Archivística que estudia los archivos en los que atañe a su origen e incrementos, y a la clasificación, acondicionamiento, catalogación y utilización de los tipos documentales que lo integran.
Archivólogo: Es la persona que cultiva la disciplina que contribuyen con estudios especializados a su progreso doctrinario. Archivología: Disciplina auxiliar o funcional de la administración y de la historia que se refiere a la creación, historia, organización, o funciones de los archivos y sus fundamentos legales o jurídicos. Archivística: De los archivos. Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y documentos que ahí se conservan.
1.1.3 Finalidad, objeto de estudio y ámbito Objeto de estudio: se remota al propio inicio de la escritura (siglo IV a.C.), Finalidad: Se da dentro del periodo que abarca dentro de la Edad Media. Por lo que respecta a la situación de los archivos en la Edad Media, la información existente es casi nula, pero se puede rescatar algunas características que influirán en el desarrollo de la Archivonomia que son las siguientes: 1. Fortalecimiento entre el campo de la Archivonomia, hasta el punto que la documentación de archivo por motivos de utilidad y conservación adopta el formato códice. 2. La Cancillería Pontificia pudo ser la única que conservaba la tradición administrativa romana y continua con algunas actividades archivísticas realizadas por los romanos 3. La organización archivística de algunos reinos medievales, siguió la organización romana ya que antiguamente fuero 1n tributarios del sistema romano. 1 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo Diccionario de términos archivísticos. Argentina, 2000 Op.Cit.51 2CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit., p.30.
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1.2 Tipos de archivos. Actualmente se han dado tres elementos fundamentales que componen a los archivos, los cuales se les denomina de trámite, de concentración e histórico, pero anteriormente no fue así, ya que solo existía el concepto de Archivo como tal aun siendo muy difuminado el mismo concepto. A partir de que se creó la necesidad de administrar los documentos en Estados Unidos, partiendo de la segunda guerra mundial.
Archivo de Tramite: En el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico. Es el lugar donde se mantiene debidamente organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas y al mismo tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo tanto, toda institución genera, maneja y utiliza documentación; para ello, el archivo de trámite debe ser la unidad responsable del resguardo, organización y control de la misma. Archivo de concentración: Archivo de Concentración es considerado en México según el diccionario de terminología archivística como “la institución archivística en la que se deposita para su conservación Precaucional, documentación proveniente de las unidades de documentación en trámite y de la cual eventualmente y de conformidad con los valores asociados a la documentación se transfiere al Archivo Histórico o bien se determina su eliminación definitiva”
Archivo Histórico: Instituciones de carácter público que tienen como finalidad rescatar, clasificar, atesorar, conservar, gestionar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística, patrimonio documental. Se pueden almacenar documentos históricos recibidos por donación, depósito, transferencia y adquisición. En el ámbito de la informática se define como archivo a un conjunto de datos organizados que, una vez almacenados, se pueden utilizar a través de las distintas aplicaciones. Existen distintas clasificaciones de archivos, algunas de ellas son las siguientes: Página 7
Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada. Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora. Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente. Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación. Archivos históricos: está compuesto por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados. Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo. Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares. 1.2.1 Antecedentes A principios del 1900, la máquina de escribir empezó a usarse en gran escala en las oficinas comerciales y gubernamentales. El uso de los archivos verticales para guardar los documentos tomó gran auge. Tanto los negocios como el gobierno comenzaron a generar una gran cantidad de documentos y se inició lo que se ha llamado la explosión de papel. Los gobiernos locales, estatales y federales, debido a la cantidad de dependencias que tenían y a la cantidad de documentos que estaban acumulando, comenzaron a tomar numerosos pasos para controlar la creación, mantenimiento, archivo y disposición de los documentos del gobierno. Esta sección y la siguiente destacan los hechos y las decisiones más importantes tornadas a nivel federal. Esto dio comienzo a la concientización sobre la necesidad de administrar los documentos con efectividad. Archivos Nacionales En el año de 1934 se crearon los Archivos Nacionales. Con anterioridad a este tiempo, cada agencia o departamento era responsable de mantener sus propios documentos y determinar cuáles serían sus periodos de retención. Debido a que no había una organización central para guardar los documentos, uno de los primeros pasos tomados por el personal de los Archivos Nacionales fue realizar la primera encuesta sobre los documentos que tenía e gobierno. Al personal de los Archivos Nacionales se le hizo muy difícil determinar cuáles documentos estaban duplicados y cuales se podían presentar al congreso para su destrucción. Esto dio inicio a la fase de desarrollo del concepto de administradores profesionales de documentos. Los años 40`s El resultado directo de la primera encuesta sobre los documentos de todo el gobierno fue la creación de dos estatutos federales a principios de los 40`s.El primero de estos fue el Federal Reports Act. De 1942. Esta ley fue el primer intento de controlar el papeleo que se exigía a los ciudadanos y a los negocios por medio de los requisitos de papeleo del gobierno.
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1943-el congreso paso el Records Disposal Act que autorizo el uso de un programa de disposición desarrollado por los Archivos Nacionales. 1946-el presidente “Truman emitió la Orden Ejecutiva 9784, que requería que todas las agencias de la rama ejecutiva establecieran programas de administración y disposición de documentos. 1947- el Lodge Brown Act, estableció la comisión Hoover en la Organización de la Rama Ejecutiva del gobierno. 1949-el Federal Property and Administrative Services, se estableció como resultado de la labor le la primera comisión Hoover.
Los años 50`s 1950-se establecio el Federal Records Act como resultado de la primera comisión Hoover. 1952-NARS había establecido nueve centros de documentos federales a través del país; para el 30 de junio de 1954, el 95 por ciento de los documentos de las agencias federales estaban cubiertos por programas de retención. 1954-la Ley Brown-Ferguson creo una segunda Commission Hoover: esta comisión estableció un Task Force on Poperwork Management dirigida por EmmettL. Leahy. 1955-se publicó el primer Guide to Record Retention Requeriments como una ayuda a Talks Force Paperwork Management. Los años 60 1960-trajo un estatuto que tenía electos generales en los programas de administración de documentos de las agencias federales. Este estatuto fue el Freedom of Information Act de 1966. Esta Ley proveía que las personas pudieran ver, mediante solicitud, información sobre el funcionamiento de las agencias federales. Los años 70 1974- se aprobaron enmiendas al Freedom of Information Act de 1966. 1974-se pasó la ley de los Derechos en cuanto a la vida Privada para ofrecer protección sobre información acerca de los individuos. 1976-se nombra por primera vez al ciclo vital del documento, como proceso de administración de los archivos 1977-la Privacy Protection Study Commission, hizo 162 recomendaciones específicas para la protección de los derechos de los individuos y determinó que los principios de la Ley debían extenderse al sector privado. 1975- en atención a la quejas sobre los requisitos federales de papeleo, sometió su informe al presidente la Commission on Federal Paperwork. Los años 80 1980-el Paperwork Reduction Act (efectivo el 1 de abril de 1981) se pasó para atender los hallazgos de la Commission Federal Paperwork. Señalo la necesidad
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de manejar la información como un recurso que debía planearse, manejarse e inclusive en el presupuesto. 1.2.2 conceptos En la actualidad, la palabra Archivo ha tenido una evolución muy importante y muy impactante hacia el paso de los años, pero son varios historiadores y archivistas quien entran en polémica cuando se trata de hablar de un Archivo como tal, y denominarlo Ciencia o Disciplina. ¿CIENCIA O DISCIPLINA? Autor País Postura MARIA ANTONIA ESPAÑA Ciencia de los archivos, HEREDIA HERRERA JOSE RAMON CRUZ ESPAÑA Ciencia emergente MUNDET EDUARDO NUÑEZ ESPAÑA Vocablo científico como debate acerca de los archivos MENDO CARMONA ESPAÑA Disciplina que rigen la actividad de los documentos dentro de una archivo MARTIN POZUELO ESPAÑA Disciplina SHELENBERG E.U:A Disciplina MANUEL CARRERA Disciplina STAMPA EUGENIO CASANOVA Disciplina NICOLAS MORADO Ciencia MONTERO GIULLIO BATELLI Ciencia AURELIO TANODI
Disciplina
1.2.3 Naturaleza Los archivos poseen características específicas que por su naturaleza ya viene consigo una serie de rasgos que la acompañan. Y es que cabe mencionar que los documentos desde su gestación están destinados para ejercer tareas que demanda el mismo, pero solo unos cuantos son los que marcaran la diferencia de la información que contengan o del ejercicio que demanden. Los archivos por naturaleza, se han creado para esos fines, principalmente administrativos, pero no es así para todos los casos, ya que, también hay documentos privados que puedan ser de suma importancia en un futuro no muy
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lejano, que marque una época en que se está hablando, un lugar y un suceso en cualquiera de los casos que se llegue a mencionar. Entonces la naturaleza de los documentos es: Preservar la memoria de la humanidad de manera tangible, tanto como, intangible que garantice que los conocimientos que se han plasmado, serán fuente de antecedentes históricos que puedan servir para futuras decisiones y no se vuelvan a cometer los mismos errores si es que alguna vez los hubo o simplemente consultar antecedentes de otras épocas, personajes, entre otros. 1.2.4 importancia y función Cuando se ha gestionado un documento de carácter administrativo, este tiende a tener un valor primordial, el cual será la primera insignia de que algo ocurrirá, ya que este documento, demanda una tarea o un hecho a realizarse o plasmarse simplemente. Dentro de las tantas funciones del documento encontramos las: Administrativas.- que comprenden el orden y jerarquía de las tareas que ejercen las empresas tanto privadas como públicas y que dichas tareas se demandan mediante un proceso administrativo Contables.- son de carácter monetario-administrativo, ya que se encarga de las funciones en cuestiones monetarias de una empresa privada o pública. Legal.- su ejercicio es la muestra clara y tangible de los acuerdos que se lleguen a declarar, si hablamos de hacienda u otros organismos de dependencias públicas, y en el caso de los particulares, ejerce demasiadas funciones que garantizan la individualidad de los derechos humanos. 1.3 documento archivístico 1.3.1
definición El documento archivístico dentro de las características antes mencionadas; también tiene otro grupo de características específicas que lo definen como documento, y estas características son externas e internas: Externas: son aquellas que el documento posee como estructura física (tipo de soporte), ya séase cualquier material que sea plasmable y dicha información pueda estar sustentada y permanente. Internas: son la que el documento mismo tiene en poder de lo que se le plasme, es decir, la información interna, así como, las formas de describir dicha información que lo hacen valorar como son; fecha, día, hora, firma, destinatario, remitente, sello (s), entre otras…
1.3.2
función e importancia Regularmente o mayormente, los documentos Archivísticos, son de carácter administrativo, aunque, no en todos los casos son así, ya que como podemos recordar, cualquier documento puede ser parte de un archivo, ya séase de trámite, concentración e histórico. Página 11
Las empresas actualmente y con mayor preocupación las públicas, no cuentan con un sistema de clasificación e inclusive no tienen la más mínima noción acerca de la importancia de administrar los archivos que emite y provoca que la fuga de información que pueda ser trascendental, no se conserve y está lejos de fungir como conocimiento, pasa desapercibida y no vuelve a tomarse en cuenta e inclusive jamás se le dio la importancia a dicho documento. 1.3.3
características Un documento posee varias características físicas internas y externas y estas se miden por una tabla de clasificación llamada (ciclo vital de documento C.V.D), que garantiza las disposiciones que un archivo deberá mantener en cierta área específica, con valores que serán medidos mediante la demanda del documento estos valores son primarios y secundarios:
Archivo de trámite
Archivo de concentración Archivo histórico Primera transferencia
Valores primarios *administrativos *contables
Segunda transferencia
Valores secundarios *Informativo *Testimonial *Evidencial
*fiscales *legal
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1.4 información
A lo largo de la historia de la humanidad, ha habido muchos cambios que han generado la evolución constante del hombre, y uno de ellos es la comunicación, tanto hablada como escrita y sus componentes han sido tan complejos que los códigos que la acompañan, tienen que ser documentados y estos interpretados. Imaginemos la secuencia de códigos, letras, números y significados interpretativos que tendríamos que desglosar, pero esta vez no, solo lo haremos de una manera superficial. Tipología de la Información • confidencial • publica • privada Definición Conjunto de datos ordenados sistémicamente mediante un proceso de lógica cuantitativa que genera palabras escritas y difunden un mensaje. Dicho mensaje se dirige a un receptor ya que el que lo genera es un emisor, pero: no tan solo es el conjunto de códigos ordenados sistemáticamente, sino también, pueden ser inscripciones, jeroglíficos o cualquier otro tipo de datos que no correspondan al lenguaje total, sino que en otras representaciones desean transmitir dicho mensaje. 1.4.2 Función e importancia La importancia que tiene la información con respecto a los documentos, se evaluara y valorara conforme a su contenido. También dentro de la ética del profesional de los Archivos estará a su criterio, la relevancia de los documentos, así como, el impacto que estos tienen tanto para la institución como para la sociedad. Basándose en la demanda de información y proporción que la estructura orgánica de la institución requiera u ordene de servicio al público. Cabe mencionar que no toda la información que se expide, es importante para toda la sociedad en general, sino para, una clase en específico. Ya que algunos de los documentos manejan un léxico y diplomática especifica. 1.4.1
La importancia de los documentos, se basa en su contenido….
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1.4.3
Relación con el documento
Los documentos con la información son el sustento garantizable del conocimiento que a lo largo de la historia dejará marcado un acontecimiento importante o varios, y la información con el documento, están íntimamente ligados, tanto aso, que sin uno, no podría ser el otro, aunque suene paradójico, pero así es. Los rasgos que contienen los documentos al proporcionar información pueden ser un testimonio de algún suceso, evidencia de algún acto de alto impacto o simplemente de consulta si es necesario para algún interesado en la materia.
CONCLUSION En síntesis nos hemos encontrado con la medula de la información sin importar el tipo de soporte, y estos son los archivos, ya que sin ellos cualquier proceso que exista actualmente, nunca tendrá buenas consecuencias y por lo tanto la historia a lo largo de la humanidad, no tendría ni testamento ni objeto alguno para ser comprendido, o poder tomar decisiones a presentes o futuras situaciones. Así que sería bueno o más bien, importantísimo que los profesionales de los Archivos (Archivonomos), sean valorados e ingieran sobre todos los procesos archivísticos, así como lo son los archivos en sí mismos.
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