19 de Agosto de 2014
NOTICIAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Boletín Informativo del Grupo Sena 63900
En esta edición: -
Ventajas de los Documentos Electrónicos Aporte del Archivo General de la Nación Normatividad Vigente Soportes Documentales
Ventajas de los Documentos Electrónicos El objetivo de los documentos electrónicos es por una parte cumplir con el objetivo del GEL es la política de cero papel y el segundo es el de ahorrar espacio de almacenamiento y la organización estos documentos. Estas son las características que deben poseer los documentos electrónicos: Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma. Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, odificación, utilización u ocultación no autorizadas. Integridad. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento. Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o
automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades. Ya el Archivo General de la Nación está reglamentando la normatividad que va a regir a esta clase de archivos. Ya el Archivo General de la Nación está reglamentando la normatividad que va a regir a esta clase de archivos. Ya el Archivo General de la Nación está reglamentando la normatividad que va a regir a esta clase de archivos.
APORTE DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN El Archivo general de la Nación mediante varios decretos y acuerdos ha estado reglamentando la gestión almacenamiento y disposición final de este tipo de documentos. El principal es la ley 527 de 1999 que regula el comercio electrónico y los metadatos o características que deben poseer los documentos electrónicos.
NORMATIVIDAD VIGENTE Esta es la normatividad que rige para los documentos electr贸nicos:
Ley 527 del 1999 Circular 02 de 2012 Circular 04 de 2010 Circular 05 de 2012 Norma Iso 15489 Decreto 2609 de 2013 Acuerdo 002 de 2014
SOPORTES DOCUMENTALES DE ALMACENAMIENTO Estos son los soportes documentales de almacenamiento mรกs conocidos: