Rewizor GT. Prowadzenie ewidencji ksiêgowej Autor: El¿bieta Kafarowska, Jacek Sztyler ISBN: 978-83-246-2013-5 Format: A5, stron: 96
Rewizor GT to nowoczesny system finansowo-ksiêgowy dla ma³ych i œrednich przedsiêbiorstw, wchodz¹cy w sk³ad linii InsERT GT. Program wyposa¿ony jest w pe³n¹ gamê funkcji potrzebnych do sprawnego prowadzenia ksi¹g handlowych. Zapewnia równie¿ obs³ugê œrodków trwa³ych i podstawow¹ obs³ugê p³ac, nie ma ograniczenia iloœci stanowisk. Uwzglêdnia wymogi prawa obowi¹zuj¹cego w Unii Europejskiej, jest w pe³ni zgodny z Ustaw¹ o rachunkowoœci. Dziêki prostej i intuicyjnej obs³udze zapewnia najwy¿sz¹ ergonomiê i wygodê pracy. Przeznaczony jest zarówno dla samodzielnych ksiêgowych, jak i biur rachunkowych oraz doradców podatkowych. Ksi¹¿ka „Rewizor GT. Prowadzenie ewidencji ksiêgowej” to podrêcznik, który w prosty sposób pokazuje, jak sprawnie pos³ugiwaæ siê tym programem finansowo-ksiêgowym. Korzystaj¹c z tego przewodnika, poznasz zasady ewidencjonowania œrodków trwa³ych, wartoœci niematerialnych i prawnych oraz innych sk³adników zasobów maj¹tkowych i Ÿróde³ ich finansowania. Dowiesz siê, w jaki sposób automatycznie generowaæ wzorcowy plan kont i dokonywaæ jego modyfikacji, a tak¿e jak definiowaæ i wyliczaæ podstawowe sprawozdania finansowe oraz tworzyæ konta analityczne przez pod³¹czanie kartotek. • Praca z programem • Parametry Rewizora GT • Rejestry ksiêgowe • Wprowadzanie dokumentów • Dokumenty obrotu kasowego i bankowego • Zestawienia — ewidencje VAT • Sprawozdania — bilans, rachunek zysków i strat • Deklaracje skarbowe i deklaracje ZUS • Zamkniêcie roku
Spis treĂci Wprowadzenie Rozdziaï 1. Rozpoczynanie pracy z programem 1.1. Uruchamianie programu 1.2. Wprowadzanie nowej firmy 1.3. Rejestry ksiÚgowe 1.4. Parametry Rewizora GT 1.5. Podsumowanie 1.6. Definiowanie uĝytkowników 1.7. Uzupeïnianie danych kartotekowych 1.8. Modyfikowanie i uzupeïnianie planu kont 1.8.1. Dodawanie konta syntetycznego 1.8.2. Dodawanie konta analitycznego 1.9. Wprowadzanie bilansu otwarcia
Rozdziaï 2. Wprowadzanie dokumentów 2.1. Dokumenty proste 2.2. Wprowadzanie i dekretowanie faktur 2.3. Dokumenty operacji na Ărodkach trwaïych 2.4. PieczÚcie ksiÚgowe 2.5. Dokumenty obrotu kasowego i bankowego
Rozdziaï 3. Zestawienia 3.1. Ewidencje VAT 3.2. Finanse 3.3. KsiÚgowe 3.4. Pozostaïe
5 9 9 11 16 18 20 20 21 27 27 28 29
33 33 36 39 44 45
51 51 52 53 54
4
R e w i z o r G T . P r o w a d z e n i e e w i d e n c j i k siÚgowej
Rozdziaï 4. Sprawozdania 4.1. Bilans 4.2. Rachunek zysków i strat 4.3. Rachunek przepïywów pieniÚĝnych
Rozdziaï 5. Deklaracje 5.1. Deklaracje skarbowe 5.2. Deklaracje ZUS
57 57 59 59
61 61 64
Rozdziaï 6. ZamkniÚcie roku
65
Dodatek A
69
Zadania Zadanie 1. Zadanie 2. Zadanie 3. Zadanie 4.
Dodatek B
69 76 81 84
Gïówne skróty w Rewizorze GT
89
Skorowidz
93
2 Wprowadzanie dokumentów Wprowadzanie i dekretowanie dokumentów odbywa siÚ gïównie w module Dekretacja i ksiÚgowanie (rysunek 2.1). W zakresie operacji na Ărodkach trwaïych oraz operacji finansowych (kasa, bank) dokumenty generowane sÈ automatycznie przez system. Aby wprowadziÊ nowy dokument do systemu, naleĝy wybraÊ moduï Dekretacja i ksiÚgowanie. Zostanie wyĂwietlone okno dialogowe, w którym moĝna wykonaÊ nastÚpujÈce operacje na dokumentach — Dodaj, Popraw, Pokaĝ, KsiÚguj, Drukuj.
2.1. Dokumenty proste Aby wprowadziÊ dokument, naleĝy wybraÊ polecenie Dodaj. Pojawi siÚ okno wprowadzania danych dokumentu do dekretacji (rysunek 2.2). W lewym górnym rogu naleĝy wybraÊ wïaĂciwy rejestr (np. rejestr kosztowy RKK). Aby wprowadziÊ nowy rejestr, naleĝy wybraÊ polecenie Dodaj rejestr, a nastÚpnie wprowadziÊ nazwÚ i parametry nowego rejestru. W polu Dokument ěródïowy naleĝy wprowadziÊ informacje dotyczÈce dokumentu ěródïowego, jego numer oraz datÚ wystawienia. Uzupeïnienia wymaga równieĝ pole data operacji. Kolejnym krokiem jest wybór kategorii z rozwijanej listy. Jeĝeli uĝytkownik uzna za konieczne wprowadzenie nowej kategorii, moĝe uzupeïniÊ listÚ,
34
R e w iz o r G T . P r o w a d z e n i e e w i d e n c j i k siÚgowej
Rysunek 2.1. Wprowadzanie danych — moduï Dekretacja i ksiÚgowanie
Rysunek 2.2. Wprowadzanie danych — dokumenty proste
Rozdziaï 2. • W p r o w a d z a n i e d o k u m e n t ó w
35
wybierajÈc przycisk oznaczony plusem (+). W polu tym moĝna wybraÊ pozycjÚ (brak) . Pozycja dotyczÈca powiÈzania z VAT, w przypadku dokumentów innych niĝ faktury, zostaje oznaczona jako (brak). Po uzupeïnieniu powyĝszych danych w polu Kontrola bilansowania naleĝy wybraÊ sposób bilansowania zapisów: T bilansowanie grup i caïoĂci dekretu, T bilansowanie caïoĂci dekretu.
Dekretowanie dokumentu rozpoczyna siÚ od wprowadzenia numeru konta ksiÚgowego w polu Konto. Konto ksiÚgowe moĝna wybraÊ z listy, którÈ rozwijamy, naciskajÈc klawisz F2 lub korzystajÈc z mechanizmu InsTYNKT, czyli wpisujÈc kolejne cyfry numeru konta. W przypadku kont analitycznych wystarczy wybraÊ konto syntetyczne i wprowadziÊ znak minusa (-). WyĂwietli siÚ wówczas lista kont analitycznych. Podczas dekretacji naleĝy pamiÚtaÊ o koniecznoĂci wyboru konta z najniĝszego poziomu analityki. Po wybraniu konta naleĝy po wïaĂciwej stronie wprowadziÊ kwotÚ dekretu. Kolejno naleĝy wprowadziÊ wszystkie wymagane konta i kwoty. Po zakoñczeniu dekretacji moĝna kliknÈÊ przycisk Zapisz — wówczas pojawi siÚ lista zadekretowanych dokumentów, lub Zapisz i kontynuuj — co pozwoli na wprowadzanie kolejnych dokumentów i ich zadekretowanie. ZaznaczajÈc na liĂcie wybrane dokumenty, moĝna je zaksiÚgowaÊ przez wybranie polecenia KsiÚguj. ListÚ dokumentów do ksiÚgowania moĝna filtrowaÊ wg wybranych kryteriów, takich jak: okres, status, rejestr, pochodzenie. Po wybraniu polecenia KsiÚguj pojawi siÚ komunikat informujÈcy o ksiÚgowaniu, zawierajÈcy pytanie: „Czy na pewno zaksiÚgowaÊ?”. Na tym etapie uĝytkownik moĝe jeszcze zrezygnowaÊ z zaksiÚgowania wybranych dokumentów, wybierajÈc przycisk Nie (rysunek 2.3). ZaksiÚgowane dokumenty mogÈ byÊ poprawione jedynie za pomocÈ storna. Do uĝytkownika naleĝy wybór, czy bÚdzie to storno czarne, czy czerwone. Naleĝy jedynie pamiÚtaÊ o nadaniu dokumentowi storna takiego symbolu, który umoĝliwi powiÈzanie go z dokumentem pierwotnym.
36
R e w iz o r G T . P r o w a d z e n i e e w i d e n c j i k siÚgowej
Rysunek 2.3. Wprowadzanie danych — ksiÚgowanie
2.2. Wprowadzanie i dekretowanie faktur Wprowadzanie dokumentów VAT wymaga uzupeïnienia pól istotnych z punktu widzenia rozliczeñ VAT (rysunek 2.4). WprowadzajÈc dokument, w polu PowiÈzanie VAT naleĝy wybraÊ rodzaj transakcji — sprzedaĝ lub zakup. W momencie dokonania wyboru w dolnej czÚĂci okna pojawia siÚ zakïadka VAT. W polu Konto naleĝy wprowadziÊ numer konta, wybierajÈc go z listy dostÚpnej po wciĂniÚciu klawisza F2 lub wpisujÈc go rÚcznie. NastÚpnie trzeba po wïaĂciwej stronie wpisaÊ kwotÚ. Zaleca siÚ, aby dekretowanie faktur rozpoczÈÊ od kwoty brutto. Podczas wprowadzania konta rozrachunkowego system automatycznie otwiera okno rozrachunków.
Rozdziaï 2. • W p r o w a d z a n i e d o k u m e n t ó w
37
Rysunek 2.4. Wprowadzanie danych — dokumenty VAT
W oknie tym podpowiadane sÈ dane dotyczÈce rozrachunku: nazwa i numer dokumentu, na podstawie którego powstaï rozrachunek, data jego powstania, termin pïatnoĂci wynikajÈcy z ustalonych wczeĂniej parametrów domyĂlnych oraz kwota (rysunek 2.5). W polu Termin pïatnoĂci moĝliwe jest rÚczne wprowadzenie daty lub liczby dni. W tabeli znajdujÈcej siÚ w dolnej czÚĂci okna moĝna, zaznaczajÈc wïaĂciwÈ pozycjÚ, wybraÊ rozrachunek do rozliczenia. Wówczas system poïÈczy wybrane pozycje rozrachunków. W przykïadowym oknie zostaïa poïÈczona faktura sprzedaĝy z wczeĂniejszÈ wpïatÈ (rysunek 2.6). Po zatwierdzeniu rozrachunku powracamy do okna dekretacji, gdzie w kolejnym wierszu naleĝy wprowadziÊ kwotÚ netto lub VAT oraz wïaĂciwe konta (rysunek 2.7). W generowanym planie kont konta rozliczeñ z tytuïu VAT majÈ analitykÚ zgodnÈ z obowiÈzujÈcymi stawkami podatku VAT, naleĝy wiÚc pamiÚtaÊ o wybraniu wïaĂciwego konta analitycznego, zgodnego ze stawkÈ podatku. Po wprowadzeniu np. kwoty netto oraz wïaĂciwego konta system automatycznie wyliczy kwotÚ podatku VAT.
38
R e w iz o r G T . P r o w a d z e n i e e w i d e n c j i k siÚgowej
Rysunek 2.5. Wprowadzanie danych — dokumenty VAT
Rysunek 2.6. Wprowadzanie danych — dokumenty VAT
Rozdziaï 2. • W p r o w a d z a n i e d o k u m e n t ó w
39
Rysunek 2.7. Wprowadzanie danych — dokumenty VAT
NastÚpnie naleĝy przejĂÊ na zakïadkÚ VAT, by sprawdziÊ i ewentualnie poprawiÊ istniejÈce zapisy. Na podstawie numeru konta rozrachunkowego system umieszcza dane kontrahenta. A na podstawie zapisu dotyczÈcego powiÈzania VAT wprowadza dane do ewidencji VAT (rysunek 2.8). Jeĝeli nie chcemy, aby system automatycznie wyliczaï kwoty, usuwamy zaznaczenie pola Automatyczne przeliczanie kwot. Po uzupeïnieniu wszystkich wymaganych pól naleĝy wybraÊ przycisk Zapisz lub Zapisz i kontynuuj. Podobnie naleĝy postÚpowaÊ w przypadku wprowadzania faktur zakupu oraz faktur korygujÈcych.
2.3. Dokumenty operacji na Ărodkach trwaïych Dokumenty operacji na Ărodkach trwaïych generowane sÈ w module Kartoteki/¥rodki trwaïe (rysunek 2.9). Aby dodaÊ dowolnÈ operacjÚ na Ărodku trwaïym, naleĝy zaznaczyÊ te Ărodki, których ma ona dotyczyÊ,
40
R e w iz o r G T . P r o w a d z e n i e e w i d e n c j i k siÚgowej
Rysunek 2.8. Wprowadzanie danych — dokumenty VAT
Rysunek 2.9. Wprowadzanie danych — modernizacja Ărodka trwaïego
Rozdziaï 2. • W p r o w a d z a n i e d o k u m e n t ó w
41
kliknÈÊ pozycjÚ Dodaj operacjÚ, a nastÚpnie z rozwijanego menu wybraÊ jej typ. JeĂli wybierzemy na przykïad modernizacjÚ, w oknie dialogowym trzeba bÚdzie uzupeïniÊ pola dotyczÈce tej operacji. Po zatwierdzeniu dokument nie bÚdzie widoczny w kartotece Ărodków trwaïych. Aby zadekretowaÊ ten dokument, w górnym menu Widok naleĝy wybraÊ Ewidencje pomocnicze/Dokumenty do dekretacji. W wyĂwietlonym oknie pojawi siÚ dokument oznaczony jako MO Modernizacja, który naleĝy zadekretowaÊ (rysunek 2.10).
Rysunek 2.10. Wprowadzanie danych — dekretowanie dokumentu
W tym celu naleĝy zdefiniowaÊ Schemat importu i dekretacji (rysunek 2.11). Definiowanie moĝliwe jest przez rozwiniÚcie listy znajdujÈcej siÚ w lewym górnym rogu okna i wybranie opcji Schematy importu i dekretacji. W oknie przedstawiajÈcym schematy importu i dekretacji naleĝy wybraÊ polecenie Dodaj. Zostanie wyĂwietlone okno definiowania schematu (rysunek 2.12). W polu Nazwa naleĝy wpisaÊ unikatowÈ nazwÚ schematu. Kolejno naleĝy uzupeïniÊ pola: Typ dokumentu — naleĝy wybraÊ z listy wïaĂciwy typ dokumentu; w naszym przypadku bÚdzie to pozycja MO Modernizacja Ărodka trwaïego.