MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2014
Manual de procesos y procedimientos SENA EMPRESA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
REDACTORES:
Stephany Alvarado Galvis María Alejandra Gutiérrez García Jasbleydy Martínez Padilla Leonardo Niño Bonilla Yenifer Veloza García
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INDICE GENERAL SECCIÓN I – GENERALIDADES 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.
INTRODUCCIÓN ESTRUCTURA INTERNA VISIÓN MISIÓN PRINCIPIOS CORPORATIVOS OBJETIVOS 1.6.1. OBJETIVOS GENERALES 1.6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.7. JUSTIFICACIÓN
SECCIÓN II – INVENTARIO Y DESCRIPCIÓN DE ANÁLISIS DE PUESTOS 2.1. INVENTARIO GENERAL SENA EMPRESA 2.2. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS 2.2.1. GERENCIA 2.2.2. CONTABILIDAD 2.2.3. TESORERIA 2.2.4. COMPRAS E INVENTARIOS 2.2.5. TALENTO HUMANO 2.2.6. SERVICIO AL CLIENTE 2.2.7. ARCHIVO
SECCIÓN III – PROCESOS 3.1. CONTABILIDAD 3.1.1. ELABORACIÓN LIBRO AUXILIAR DE CAJA MENOR 3.1.2. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 3.2. TESORERIA 3.2.1. MOVIMIENTO DIARIO DE CAJA 3.2.2. ELABORACIÓN LIBRO AUXILIAR DE CAJA 3.2.3. REEMBOLSO DE CAJA MENOR 3.2.4. ELABORACION LIBRO AUXILIAR DE CAJA MENOR 3.2.5. OPERACIÓN Y SERVICIO DE CAJA 3.2.6. RECIBO Y DESPACHO DE CAJA 3
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3.3. COMPRAS E INVENTARIOS 3.3.1. MANEJO DE INVENTARIOS 3.3.2. ORDENES DE COMPRA 3.4. SERVICIO AL CLIENTE 3.4.1. IMPULSO A LAS VENTAS 3.4.2. MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS 3.4.3. PRÁCTICA HIGIENICA EN LA MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS 3.4.4. ALISTAMIENTO DE MATERIA PRIMA
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SECCIÓN I – GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN Los procesos y los procedimientos, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo tanto, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores de SENA EMPRESA, permitiéndoles un mayor desarrollo en sus funciones. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas dentro de SENA EMPRESA. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias, soportando cada uno de los procesos específicos, como son: La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente auditables, con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos de SENA EMPRESA, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación.
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1.2. ESTRUCTURA INTERNA
SUBDIRECTOR DE CENTRO
COORDINADOR BIENESTAR SOCIAL
COORDINADOR DE TALENTO HUMANO
GERENTE SENAEMPRESA
ASESOR DE MERCADEO
ASESOR DE FINANZAS
ASESOR DE PRODUCCIÓN
JEFE DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
JEFE DEPARTAMENTO DE MERCADEO
JEFE DEPARTAMENTO FINANCIERO
MANIPULADORES DE ALIMENTOS
CAJERO
AUXILIAR CONTABLE
ORDENADOR DE COMPRA
AUXILIAR DE INVENTARIO Y BODEGA
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1.3. VISIÓN El centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial SENA GIRARDOT, mediante la estrategia académica SENA EMPRESA forma aprendices capacitados en el saber hacer con capacidad crítica, constructiva e integral.
1.4. MISIÓN El centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial SENA GIRARDOT, mediante la estrategia académica SENA EMPRESA pone a disposición de los aprendices, diferentes ambientes de aprendizaje practico que posibiliten el trabajo colaborativo y en equipo, siguiendo las nuevas políticas de transformación y transferencia para permitir el desarrollo del libre pensamiento, el sentido crítico proactivo, innovador, solidario y emprendedor.
1.5. PRINCIPIOS CORPORATIVOS
Generación de Ideas de Negocio Mejoramiento Continuo Enfoque en lo social Trabajo en equipo Aprendizaje Teórico -práctico Mentalidad Emprendedora
1.6. OBJETIVOS 1.6.1. OBJETIVOS GENERALES Crear y poner en marcha un equipo de aprendices con acompañamiento de instructores en el cual que se encarguen de Sena Empresa la Cabaña del Sabor, brindando un servicio de calidad a todos sus clientes en donde encuentren alimentos nutricionales que satisfagan al cliente.
1.6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Concienciar a los aprendices de las diferentes tituladas sobre la importancia de la formación en el servicio al cliente, mediante Sena empresa La Cabaña del Sabor, donde podrán explotar sus habilidades, conocimientos y experiencias personales que han recogido a lo largo de su formación académica y vivencial. 7
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Materializar el modelo de transformación de ambientes de aprendizaje, en una cultura de control, teniendo como base fundamental los principios administrativos (Organización, Planeación, Ejecución y Control), además los valores institucionales (honestidad, puntualidad, responsabilidad).
Se implementarán las B.P.M. (buenas prácticas de manipulación de alimentos) con el fin de entregar a todos los clientes (internos y externos) alimentos saludables, para que ellos sean de ayuda en el desarrollo de cada uno de nuestros usuarios.
Crear y fortalecer el trabajo colaborativo entre las diferentes tituladas que realizan sus prácticas de servicio al cliente en Sena Empresa La Cabaña del Sabor. Coordinar y generar en el modelo de transformación de ambientes de aprendizaje, una cultura de control, eficiencia, eficacia y efectividad, teniendo como base fundamental los principios administrativos (Organización, Planeación, Ejecución y Control y valores institucionales (honestidad, puntualidad, responsabilidad).
1.7. JUSTIFICACIÓN Contribuir al desarrollo y al bienestar de los clientes de Sena Empresa la Cabaña del Sabor, donde se pondrán en práctica los conocimientos académicos y vivenciales aprendidos en la Institución, con el fin de entregar a todos los usuarios un servicio con calidad que involucre todos los aspectos enmarcados en la producción y venta de alimentos. Se partirá desde el aprendiz, quién será una pieza fundamental en el desarrollo de la Empresa, ya que desde él, desde su formación personal, se pondrá en marcha un engranaje que tendrá como culminación la plena explotación de sus conocimientos y vivencias en el campo laboral; teniendo como fin una madurez profesional que lo identifique y promueva en los siguientes proyectos venideros. Esta Sena Empresa se regirá por las normas de calidad y sostenibilidad existentes en la República de Colombia para que no sólo sea un proyecto de formación sino que entregue herramientas de trabajo a todos los usuarios que tomen el servicio de alimentación
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SECCIÓN II – INVENTARIO Y DESCRIPCIÓN DE ANÁLISIS DE PUESTOS 2.1. INVENTARIO GENERAL SENA EMPRESA
INVENTARIO GENERAL SENA EMPRESA
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ELEMENTO
UNIDAD
CANTIDAD
CAJA FUERTE AIRE ACONDICIONADO TIPO MINI SPLIT DE 18.000 BTU A 220 VOLTIOS CON CONTROL REMOTO COMPUTADOR PORTÁTIL, INCLUYE GUAYA, MALETÍN Y PATCH CORE, PROCESADOR AMD QUAD.CORE A 10-4600 DISCO DURO 500 GB 3.0 GB/S MEMORIA RAM 6 GB DDR 3 SDRAM 1600 MHZ PANTALLA 14” PULGADAS, UNIDAD LECTORA DVD-RW ARCHIVADOR VERTICAL 4 GAVETAS 1.35X0.52 EN MADERA CON CERRADURA Y TRAMPA ESCRITORIO DE MADERA DE ½ SERVICIO DE 1.23X0.59 MTS 2 GAVETAS LATERALES ESCRITORIO 1.21X61X74 MESA DE 0.90X0.72 MTS CON COMPARTIMIENTO PARA TECLADO, SUPERFICIE EN FORMICA, LAMINA Y BORDES EN MADERA LACADA SILLA EN CUERO SINTETICO NEGRO PARA CONFERENCIA SILLA TONE ISOSCELES EN TUBERIA NEGRA MESA ALUMINIO, LARGO 750 MM, ANCHO 600 MM, ALTO 750 MM, BASE METALICA, SUPERFICIE Y PORTATECLADO EN AGLOMERADO 25 Y 18 MM RESPECTIVAMENTE, ENCHAPE EN FORMICA, PORTATECLADO EXTENSIBLE SOPORTADO EN CORREDERAS METALICAS PARASOL PR 12.10 CUADRADO DE 2.10M X 2.10 M CON PARAL CENTRAL EN TUBO DE ALUMINIO DE 1, 1/2” Y ESTRUCTURA EXCLUSIVA EN ALUMINIO, TAMAÑO 150 CM SILLA EVEREST REF A-22 SILLA FIJA ESTRUCTURADA EN TUBO DE ALUMINIO DE 1” FIJA PLEGABLE MESA UFO CUADRADA 80 REF MAI-0780 UFO PARASOL, CON ABERTURA EN EL CENTRO PARA PARASOL, CUADRADA DE 80 X 80 CM, MATERIAL INOXIDABLE SILLA PARA CAFETERIA CLASE FIJA CON BRAZOS CROMADO, ACERO INOXIDABLE
Unidad
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Unidad
1
Unidad
1
Unidad
1
Unidad
1
Unidad
1
Unidad
1
Unidad Unidad
1 1
Unidad
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Unidad
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Unidad
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Unidad
12
Unidad
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ELABORÓ:
APROBÓ:
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2.2 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS 2.2.1. GERENCIA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTO
Identificación del cargo: Nivel: Administrativo Dependencia: Gerencia
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Gerente Asignación salarial: $360.000.00 Mcte
Funciones Generales: Planificar, organizar, integrar, dirigir, controlar y evaluar todas las actividades de la organización, con el fin de cumplir los objetivos propuestos. Funciones Específicas: 1 Atender las quejas de los empleados clientes y proveedores por pequeñas que sean. Motivar, guiar liderar y conducir las actividades 2 del personal, tomar decisiones y orientar las actividades en dirección de los objetivos de la empresa. Crear un clima organizacional adecuado que 3 permita el desarrollo de la creatividad, la motivación de las personas que laboran en la entidad. Planificar estratégicamente las actividades de la empresa, fija las políticas y los objetivos de la 4 organización a corto y mediano plazo, el plan estratégico se sustenta en un presupuesto y en los estados financieros proyectados. Controlar el desempeño de las personas, verificar los logros de la organización, evalúa la 5 producción y productividad, medir las ventas, la rentabilidad y las utilidades alcanzadas y establecer correctivos en caso de que no estén alcanzando dichas metas.
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Conocer el mercado y tomar las medidas necesarias para que su organización o empresa funcione con éxito. Señalar y determinar los cambios tecnológicos para la innovación, crecimiento y mejoras de los productos que elabora la empresa y/o los servicios que presta a la sociedad, así como los procesos organizacionales. Cumplir y hacer cumplir las normas legales en materia de proveedores, facturas y horarios establecidos por la organización.
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Requerimientos académicos 1 2
Ser bachiller académico, técnico en asistencia administrativa o áreas afines. Técnico o tecnólogo en Gestión Documental
Otros requerimientos 1 2
Experiencia laboral: Mínimo un año en temas relacionados. Excelente presentación personal y actitud, buena ortografía, manejo de computador, sigilo profesional.
Requerimientos físicos 1 2
Principios éticos y morales. Excelente dominio en las herramientas ofimáticas
Elaborado por: _____________________________ Revisado por: ____________________________ Aprobado por: ______________________________ Revisado: _______________________________
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2.2.2. CONTABILIDAD
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTO
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Identificación del cargo: Auxiliar Contable Nivel: Administrativo y Financiero Dependencia: Departamento Contable
Asignación salarial: $360.000.00 Mcte
Funciones Generales: Verificar y analizar los estados financieros de acuerdo con las normas legales vigentes y las políticas de la organización. Funciones Específicas:
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Elaborar las declaraciones de impuestos mensuales de retención en la fuente, timbre, 6 remesas, industria y comercio y bimestrales de IVA y velar por su oportuno pago y presentación. Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales de los pagos Declaración anual de Renta y Complementarios, e Industria y Comercio, la preparación de la información en medios Magnéticos, y preparar el informe anual a la Superintendencias de Sociedades, Registro de proponente en la Cámara de Comercio, preparación de respuesta a la Encuesta Nacional del Dane. Atender y tener a disposición de los asesores y diferentes organismos de control la información contable requerida para sus trabajos, así como colaborarles en lo que requieran en materia contable. Fomentar entre el personal la idea de vocación de servicio y trabajo en equipo, manteniendo un clima de entendimiento y cooperación de desarrollo en sus actividades. Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes de la información contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes.
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Elaboración y control de los certificados de retención en la fuente, impuesto a las ventas, retención de industria y comercio que sean solicitados por los proveedores y/o terceros y certificados laborales. Elaborar los Estados Financieros mensuales y anuales con sus respectivos anexos, efectuando el análisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los resultados económicos de la empresa.
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Llevar el control de las cuentas por pagar y anticipos a proveedores del exterior, estando pendiente de sus fechas de pago y evitar que se tenga que registrar como deuda externa.
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Registrar todas las operaciones causadas en la empresa. Llevar el control contable de los activos fijos, los cargos diferidos y gastos pagos por anticipado.
Revisar y registrar la información de inventarios 10 de acuerdo con el sistema de costeo vigente y su correspondiente registro contable.
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Requerimientos académicos 1
Bachiller - Técnico y/o tecnólogo en auxiliar contable
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Elaborar y redactar documentos comerciales aplicando las reglas ortográficas.
Otros requerimientos 1 Conocimientos en programas de software contable, siigo, helisa y bases de datos. 2 Experiencia mínimo de un año en temas relacionados Requerimientos físicos 1
Principios éticos, morales, excelente presentación personal y manejo de relaciones interpersonales.
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Habilidades y destrezas en el manejo de dinero. Sigilo Profesional
Elaborado por: _____________________________ Revisado por: ____________________________ Aprobado por: ______________________________ Revisado: _______________________________
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2.2.3. TESORERIA
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Identificación del cargo: Auxiliar de Tesorería Nivel: Administrativo y Financiero Dependencia: Tesorería
Asignación salarial: $360.000.00 Mcte
Funciones Generales: Registrar y controlar los recursos financieros de acuerdo con las normas legales vigentes y las políticas de la organización.
Funciones Específicas: 6
1
Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.
2
Verificar que las facturas, cumpla con los parámetros establecidos (sin margen de error) y 7 correspondan a los productos adquiridos por la Cabaña del Sabor.
3
Manejar libro auxiliar de caja, este debe ser llevado claramente y actualizado diariamente.
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Vigilar que la documentación con soporte de la salida de efectivo cumpla con los requisitos de carácter fiscal y de control interno.
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5
Realizar los pagos a cada proveedor en efectivo de acuerdo a las fechas y horarios establecidos.
Redacción y elaboración de informes en los formatos establecidos, utilizando las tecnologías de la información. Examina, analiza y evalúa el movimiento de ingresos y egresos de la SENA empresa. Presentar al final de cada ejercicio fiscal, un informe de movimiento de tesorería ingresos y egresos. Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Financieros, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
Requerimientos académicos 1
Ser Bachiller académico.
2
Técnico o Tecnólogo en Contabilidad.
Otros requerimientos 1 2 3 4
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Redacción y elaboración de los diferentes instrumentos y/o formatos que se requieren presentar diariamente. Manejo de las máquinas registradoras (Caja) Conocimientos en archivo. Experiencia laboral mínimo un año en temas relacionados
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Requerimientos físicos 1
Se requiere que la persona posea excelente capacidad mental, concentración
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Poseer habilidades y destrezas en el manejo de dinero. Principios éticos y morales
Elaborado por: _____________________________ Revisado por: __________________________ Aprobado por: _____________________________ Revisado: ______________________________
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2.2.4. COMPRAS E INVENTARIOS
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Identificación del cargo: Almacenista Nivel: Administrativo Dependencia: Compras e inventarios
Asignación salarial: $360.000.00 Mcte
Funciones Generales: Planificar, coordinar y supervisar las actividades de la sección de Almacén e Inventarios procurando la eficiencia y transparencia en los procesos que se realizan. Funciones Específicas: 1
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3
Programar y velar por el correcto despacho de mercancía a las dependencias. Inspeccionar las distintas áreas del Almacén verificando que los bienes muebles y devolutivos estén bien ubicados. Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente los bienes.
4
Llevar el registro de inventario de los elementos devolutivos que legalmente requieran inventariarse.
5
Realizar el correcto despacho y entrega de encomiendas a las dependencias de la organización.
6
Diligenciar el respectivo formato de entradas y salidas de materiales.
7
Coordinar funciones de almacén con los departamentos de inventarios y contabilidad.
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Cumplir y hacer cumplir las normas legales en materia de proveedores y horarios establecidos por la organización.
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Requerimientos académicos 1
Bachiller Académico, Técnico o Tecnólogo contabilidad y finanzas.
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Contabilidad, Manejos de Kardex.
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Dominio ortográfico y redacción
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Otros requerimientos 1
No se encuentre realizando labores de trabajo.
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Experiencia laboral mínimo un año en temas relacionados
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Redactar y elaborar documentos empresariales con buena ortografía
4
Persona íntegra con valores éticos, morales y sigilo profesional.
Requerimientos físicos 1
Se requiere que la persona tenga buena presentación personal.
Elaborado por: _____________________________ Revisado por: ____________________________ Aprobado por: ______________________________ Revisado: _______________________________
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2.2.5. TALENTO HUMANO
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Identificación del cargo: Auxiliar de Recursos Humanos Nivel: Administrativo Dependencia: Recursos humanos
Asignación salarial: $360.000.00 Mcte
Funciones Generales: Responsable por el proceso de contratación y el archivo del área, debe apoyar operativamente todos los procesos de Recursos Humanos. Funciones Específicas: 1 2
3
Verificar las referencias de los aspirantes a los cargos.
6
Mantener actualizado el archivo de hojas de vida y de candidatos elegibles.
Diseñar y elabora cartelera de información general y de adiestramiento. Coordinar con salud ocupacional todo lo relacionado con dotación de uniformes e implementos para el personal que lo requiera, teniendo en cuenta las medidas de seguridad industrial necesarias.
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Coordinar las actividades conducentes al pago oportuno de apoyos de transporte.
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Elaborar certificados laborales de las personas que participan en SENA Empresa, La cabaña del sabor.
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5
Orientar formación en inducción y/o capacitación a los nuevos aprendices que forman parte de SENA Empresa, La cabaña del sabor.
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Requerimientos académicos 1
Ser bachiller académico, técnico en asistencia administrativa o áreas afines.
2
Técnico o tecnólogo en recursos humanos.
Otros requerimientos 1
Experiencia laboral: Mínimo un año en temas relacionados.
2
Excelente presentación personal y actitud, buena ortografía, manejo de computador.
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Requerimientos físicos 1
Principios éticos y morales.
Elaborado por: _______________________________ Revisado por: __________________________ Aprobado por: ________________________________ Revisado: _____________________________
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2.2.6. SERVICIO AL CLIENTE
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTO
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Identificación del cargo: Atención al cliente Nivel: Asistencial Dependencia: Servicio al cliente
Asignación salarial: $360.000.00 Mcte
Funciones Generales: Atender a clientes internos y externos de la organización con el fin de satisfacer sus necesidades. Funciones Específicas: 1 2 3
Brindar a los clientes servicios de forma cordial 6 y eficaz para así lograr contribuir al mejoramiento de la organización. Satisfacer de manera eficaz y eficiente a los 7 clientes. Manejar una buena comunicación con el cliente respecto a las quejas, reclamos y sugerencias; 8 proporcionándole soluciones rápidas y efectivas.
4
Conocer la normatividad existente para brindar un buen servicio al cliente.
5
Realizar y recibir llamadas telefónicas de una manera oportuna, formal a clientes y proveedores; al atender los clientes, no estar con el lápiz en la boca, ni masticando chicle, ni consumir alimentos.
Entregar la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos. Coordinar con logística la entrega de productos o servicios requeridos por los clientes. Mantener en orden y en buen estado los equipos y el sitio de trabajo.
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Requerimientos académicos 1
Bachiller Académico, Técnico o Tecnólogo en servicio al cliente.
2
Manejo de las herramientas ofimáticas.
Otros requerimientos 1
Experiencia laboral mínimo de un año en temas relacionados.
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Curso básico de inglés.
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Persona íntegra y manejar en forma indirecta un grado de confidencialidad.
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Requerimientos físicos 1
Excelente presentación personal y relaciones interpersonales.
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Dominio de las habilidades comunicativas.
Elaborado por: _____________________________ Revisado por: ____________________________ Aprobado por: ______________________________ Revisado: _______________________________
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2.2.7. ARCHIVO
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTO
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Identificación del cargo: Auxiliar de Archivo Nivel: Administrativo Asignación salarial: $360.000.00 Mcte Dependencia: Archivo Funciones Generales: Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para SENA Empresa La cabaña del sabor, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, a fin de mantener información organizada a disposición de la empresa. Funciones Específicas: 1
2
3
Colaborar en los trabajos de custodia y tratamiento documental consistentes en la ordenación física de la documentación. Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha indicado su superior jerárquico, en aplicación del calendario de conservación y eliminación. Controlar la recepción de la documentación otorgándoles la ubicación adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales.
6
Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
7
Preparar los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
8
Archivar en los expedientes y/o carpetas correspondientes los documentos recibidos.
Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores
4
Vigilar la preservación y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado físico.
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5
Cambiar las cajas y carpetas maltrechas; así mismo extraer los clips, gomas y plásticos de los documentos.
10 Mantener el control de la correspondencia recibida y despachada.
Requerimientos académicos 1
Ser bachiller académico, técnico en asistencia administrativa o áreas afines.
2
Técnico o tecnólogo en Gestión Documental
Otros requerimientos 1
Experiencia laboral: Mínimo un año en temas relacionados.
2
Excelente presentación personal y actitud, buena ortografía, manejo de computador, sigilo profesional.
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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTO
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Requerimientos físicos 1
Principios éticos y morales.
2
Excelente dominio en las herramientas ofimáticas
Elaborado por: ____________________________ Revisado por: _______________________________ Aprobado por: _____________________________ Revisado: __________________________________
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SECCIÓN III – PROCESOS 3.1. CONTABILIDAD
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