Créer formulaire en ligne avec Google Docs Parmi les services proposés par Google, Google Documents permet la création et le partage de documents en ligne : documents texte, présentations, feuilles de calcul, dessins mais aussi formulaires. Avec ces derniers, il est facile de mettre en place de petits sondages disponibles sur Internet et dont les résultats seront obtenus en temps réel. À chaque formulaire, est associée une feuille de calcul accessible depuis la page Google Documents et contenant la liste des réponses obtenues.
1.1- L’accès au service Pour accéder au service, il suffit de vous connecter au site de Google Documents (http://docs.google.com) avec votre compte Google. Si vous n’en possédez pas, il sera nécessaire d’en créer un.
1.2- Le mode édition Pour créer un formulaire, dans la page de votre compte Google Documents, vous devez cliquer sur Créer un élément puis sélectionner Formulaire. La page d’édition du formulaire s’affiche alors. Par défaut, elle contient un champ correspondant au titre du formulaire, un autre correspondant à une description et deux premières questions. Pour modifier ces dernières, il suffit de double-cliquer sur la question désirée ou de cliquer sur le bouton Modifier, correspondant au petit crayon s’affichant au survol de la question avec le curseur.
1.3- Sept types de questions Le bouton Ajouter un élément permet d’incorporer de nouvelles questions au formulaire. L’application propose sept types de questions qu’on retrouve classiquement dans les exerciseurs [1] Il est ainsi possible de réaliser des formulaires contenant des questions ouvertes et des questions de type QCM [2]. 1.4- Des questions paramétrables Il est possible de rendre chaque question obligatoire. L’option Rendre cette question obligatoire interdira l’envoi du formulaire si aucune réponse n’a été donnée à cette question. Les Choix multiples et Cases à cocher sont des types de questions avec enrichissement (option Autre). Ainsi, les internautes pourront donner une autre réponse que celles proposées. Il semblerait, cependant, qu’on ne puisse pas récupérer les réponses alors saisies et que ces dernières n’enrichissent pas, en fait, le formulaire (ce qui est le cas pour le logiciel d’enquête Ethnos, par exemple). Les questions de type Choix multiples permettent de réaliser de réels parcours au sein du questionnaire. Pour cela, il faudra créer plusieurs pages de questions (Menu Ajouter un élément - Saut de page) puis cocher l’option Ouvrir une page en fonction de la réponse. Il faudra ensuite, pour chaque item, choisir la page correspondant à la
redirection. Cela permet de tenir compte des réponses données pour proposer une nouvelle série de questions. Attention cependant, il est nécessaire de bien organiser son formulaire pour éviter tout conflit et parcours aberrant... Il est possible, non seulement de dupliquer et de supprimer chaque question, mais également d’en changer sa position dans le formulaire. Ce déplacement s’effectue à la souris en réalisant un glisser-déposer de la question, depuis son emplacement d’origine vers son nouvel emplacement. Un regret cependant : l’ordre des questions est bien modifié dans le formulaire et dans le résumé des réponses, mais dans la feuille de calcul ou grille de résultats (voir plus loin) l’ordre de création des questions est conservé. Il n’est pas toujours facile alors de s’y retrouver !
2- Diffuser le formulaire Il existe trois façons pour diffuser son formulaire. 2.1- Par courriel.. ...en cliquant sur Envoyer ce formulaire par e-mail depuis la fenêtre d’édition du formulaire (ou par le menu Formulaire puis Envoyer le formulaire depuis la feuille de calcul). Il suffit d’indiquer ensuite la liste des adresses numériques auxquelles doit être envoyé le formulaire.
2.2- Par transmission du lien L’adresse de publication du formulaire est visible en bas de la fenêtre du mode édition. Il suffit donc de copier ce lien pour le communiquer aux destinataires du formulaire (par courriel, via le site d’établissement, le cahier de textes électronique,
l’ENT... voire sur un document papier)
2.3- Par intégration dans une page web Il est possible d’incorporer le formulaire directement dans une page d’un site, d’un blog ou autre application en ligne. Le code nécessaire (au format HTML) est fourni dans le menu Autres actions - Intégrer du mode édition du formulaire. Il suffit de copier-coller le code pour insérer, dans la page, le formulaire qui deviendra visible et accessible depuis la page du site. Si ce dernier est public (non restreint par une connexion obligatoire), cette méthode est à déconseiller. En effet, n’importe qui peut alors participer au questionnaire sans que vous ne puissiez en contrôler la provenance.
3- Consulter les résultats À tout moment, l’auteur du formulaire peut, depuis le mode édition, consulter les réponses en temps réel. En mode Résumé, les résultats sont affichés sous forme de graphiques (secteurs, barres...) qui permettent une interprétation rapide. Les réponses peuvent être également affichées sous la forme d’une Feuille de calcul. La
première colonne correspond à l’horodateur qui affiche la date et l’heure de chaque envoi de formulaire. Les autres colonnes correspondent aux différentes questions et affichent les réponses données par chaque utilisateur.
Google documents. On accède alors de nouveau à l’édition du formulaire par le menu Formulaire-Modifier le formulaire. De même, le résumé des résultats peut être obtenu en sélectionnant le menu Formulaire-Afficher le résumé des réponses depuis
la feuille de calcul. Parmi les graphiques proposés par le mode Résumé, on peut consulter Le nombre de réponses quotidiennes qui permet de suivre la fréquence des envois de formulaires. On peut regretter que l’application ne propose que des tris à plats, portant sur une variable unique. Pour réaliser des tris croisés permettant de faire des recoupements entre les réponses obtenues, il sera nécessaire de bien maîtriser les formules du tableur pour utiliser et analyser les résultats de la feuille de calcul. De même, il faut prendre garde au fait que, dans les Résumés, les non-réponses modifient les pourcentages indiqués et certains graphiques. Dans la cas des questions "enrichissables" (avec un champ autre à compléter), l’absence de réponse
est considÊrÊe comme une autre proposition faite par l’utilisateur.