Consultoría sobre elaboración de los Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional de la Entidad Prestadora de Servicios Ilo S. A.
Informe Final de Consultoría sobre el desarrollo del Manual de Organización y Funciones (MOF)
Preparado por
Lic. Adm. Julio César Mendoza N. Consultor en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos
Ilo, Agosto 2008
INTRODUCCION Para el desarrollo de los Documentos Técnicos Normativos de Gestión, se contrataron los servicios de Consultoría de Julio César Mendoza Núñez con los siguientes Objetivos: -
Analizar, formular y preparar propuesta para la implementación de los cambios en la estructura organizacional. Analizar, formular y preparar propuesta del Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Analizar, formular y preparar propuesta del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) Analizar, formular y preparar propuesta del Manual de Organización y Funciones (MOF) o Manual de Descripción de Puestos. Asesorar y acompañar a la alta dirección en la implementación de estos cambios.
Hoy, nos toca presentar el Informe Final de Consultoría sobre el desarrollo del Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Entidad Prestadora de Servicios y Saneamiento Ilo S. A. – EPS ILO S. A. Normalmente, una organización cuenta con varias instancias, cada una de ellas cumpliendo una determinada función dentro del conjunto. La relación entre una y otra instancia es reflejada en la Estructura Organizativa, graficada a través de un Organigrama. Para evitar por un lado duplicidades, contra-indicaciones, contradicciones y/o vacíos, y por otro lado para dar fluidez y una direccionalidad única en el funcionamiento de una organización, deben definirse claramente las responsabilidades de cada instancia y de cada cargo, las mismas que sean ineludibles para nadie. Esta claridad debe estar reflejada en un solo documento que sirva de guía para todos: el Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Organización. Evidentemente, el MOF no debe ser un documento teórico, sino debe precisar las responsabilidades y tareas reales de las instancias y cargos de personal que efectivamente existen en la Organización basado en la normatividad vigente. Evidentemente, debe haber concordancia con lo planteado al respecto en los Estatutos, con la Estructura Orgánica y con lo indicado en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Tampoco, el MOF debe quedarse en el archivo, una vez que esté elaborado. Pues, las orientaciones dadas en dicho documento deben implementarse. Esto significa instruir a todas las personas que ocupen un cargo en la organización y crear las facilidades para que puedan cumplir su función. En ese sentido el Manual de Organización y Funciones, presenta como objetivo la definición y precisión de las funciones especificas, líneas de autoridad, de responsabilidad y requisitos mínimos de los cargos, por lo que para su elaboración se ha tomado en cuenta los siguientes referentes: -
El MOF se elabora a partir del Cuadro para asignación de Personal (CAP) y del Reglamento de Organización y Funciones (ROF). No puede haber un manual de organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos. El MOF debe guardar coherencia y armonía con los principios y orientaciones generales definidos en la etapa del diseño organizacional.
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El MOF tiene relación esencial con el diseño del plan de desarrollo de capacidades que la entidad debe elaborar. El MOF constituye una de las principales referencias para definir las necesidades de capacitación, en la medida que establece la brecha entre el perfil del cargo y el perfil de la persona que lo ocupa.
El Manual de Organización y Funciones (MOF) describe las características, relaciones internas y tareas básicas de cada una de las unidades orgánicas de la EPS ILO S. A. De allí que el
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propósito de este manual es, analizar y dar forma al perfil de cada uno de los puestos del Cuadro de Asignación de Personal, de manera que se constituya en el referente técnico y normativo para designar a la persona que luego va a ocupar dicho puesto. Esta herramienta de gestión es conocida en el ambiente empresarial como “Manual de Descripción de Puestos” y es el resultante de un proceso de análisis y sistematización de información, que ha servido de base para dar contenido a cada puesto. El objetivo fundamental del presente Manual de Organización y Funciones (MOF) es: -
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Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, tareas normales recurrentes y las condiciones que cada puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente. Las competencias básicas necesarias de cada puesto.
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I.
Descripción de los logros en cada una de las etapas Etapa I: Analizar, formular y preparar propuesta para la implementación de los cambios en la Estructura Organizacional y Cuadro para Asignación de Personal - CAP.
Resultados Proyectados
Resultados Obtenidos
Matriz elaborada con la información recabada - hasta ese momento para la elaboración de propuesta de Estructura Orgánica
El consultor desarrolló la matriz base de la propuesta de estructura orgánica en fecha 20 de junio de 2008. (Con la información disponible hasta entonces)
Matriz elaborada con la información recabada - hasta ese momento para la elaboración de propuesta del Cuadro para Asignación de Personal CAP.
El consultor desarrolló la matriz base de la propuesta del Cuadro para Asignación de Personal - CAP en fecha 20 de junio de 2008. (Con la información disponible hasta entonces)
Etapa II: Analizar, formular y preparar propuesta para la implementación de los cambios en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Resultados Proyectados
Resultados Obtenidos
Matriz elaborada con la información recabada - hasta ese momento para la elaboración de propuesta del Reglamento de Organización y Funciones – ROF.
El consultor desarrolló la matriz base de la propuesta del Reglamento de Organización y Funciones en fecha 07 de julio de 2008. (Con la información disponible hasta entonces)
Etapa III: Analizar, formular y preparar propuesta para la implementación de los cambios en el Manual de Organización y Funciones (MOF)m o Manual de Descripción de Puestos (MDP). Resultados Proyectados
Resultados Obtenidos
Matriz elaborada con la información recabada - hasta ese momento para la elaboración de propuesta del Manual de Organización y Funciones – MOF o Manual de descripción de Puestos.
El consultor desarrolló la matriz base de la propuesta del Reglamento de Organización y Funciones en fecha 20 de agosto de 2008. (Con la información disponible hasta entonces)
Los trabajos desarrollados en las tres etapas, se relacionan, tanto para el proceso de revisión, modificaciones y/o aprobación, según el siguiente esquema: -
Previamente, formular y aprobar el Organigrama Estructural. Formulación y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Formulación y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP), en base al ROF. Formulación y aprobación del Manual de Organización y Funciones o Manual de Descripción y Especificación de Puestos (MOF – MDYEP), en base al CAP
Etapa IV: Revisión, modificación y aprobación Esta etapa se considera importante, en la ejecución de esta tarea de desarrollo de documentos normativos, pues, corresponde al Comité de Gerencia, evaluar, revisar y/o
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modificar los trabajos desarrollados por el consultor. Posteriormente, con las observaciones del caso, de haberlas, el consultor, actualizará la información, con el objeto de que dichos documentos normativos sean aprobados por el Directorio, previo informe favorable de los órganos de asesoría y asistencia técnica. II.
Aspectos generales relacionados con el desarrollo del MOF 1.
Normas para la formulación del MOF Referencia Legal: • Directiva Nº 001-95-INAP/DNR, aprobada por Resolución Jefatural Nº 09595-INAP/DNR • Directiva Nº 004-82-INAP/DNR, aprobada por el Decreto Supremo Nº 0432006-PCM – Aprueban lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF por parte de las entidades de la Administración Pública.
2.
Bases Técnicas Con relación al modelo organizacional general: Considera la visión y la misión de la Entidad dentro de un esquema de visión estratégica. Considera los objetivos empresariales a cumplir en el corto, mediano y largo plazo. Toma en cuenta los conceptos de manejo empresarial, comportamiento y cultura organizacional acorde con las tendencias de modernidad. Con relación a la estructura orgánica: Simplificación en el diseño. Niveles jerárquicos reducidos que faciliten la interacción directa entre quienes deciden, ejecutan, apoyan y/o asesoran. Optimización de la división del trabajo con criterios integradores que faciliten la funcionalidad de la estructura y propicien adecuadas relaciones de coordinación horizontal directa. El diseño del modelo se sustenta en principios y normas de flexibilidad que le permitan sobre la definición de un esquema orgánico básico simplificado, responder y adaptarse rápidamente a los cambios que le plantee tanto su medio ambiente interno como externo. En este sentido el Modelo Organizacional se constituye en un facilitador para la adecuada gestión y cumplimiento de los objetivos de la EPS ILO S.A. Principios que deben orientar la organización: Orientación a la Satisfacción Total del Cliente. Orden, disciplina y honestidad. Trabajo en equipo.
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Interacción de objetivos y actividades. Coordinación permanente. Control permanente. Estilos de liderazgo participativos. Delegación efectiva en la toma de decisiones. Desconcentración de funciones. División del trabajo. Enfoque simplificado de Sistemas como base para el planteamiento de la Estructura Orgánica y Funcional: La EPS ILO S.A. es un conjunto de elementos o componentes ordenados de acuerdo a la mecánica de sus actividades técnicas, operacionales, administrativas, comerciales y de planeamiento, las cuales interactúan de manera interdependiente para obtener sus objetivos y propósitos. Una característica esencial de la visión sistemática de la EPS ILO S.A., es su sentido de integridad corporativa que permite articular en un todo armónico, balanceado e interdependiente, todos los elementos que conforman la organización. La Entidad concentra su razón de ser en la captación de recursos hídricos, producción de Agua Potable, su distribución, recolección, mantenimiento de su infraestructura física y la comercialización de los servicios de Agua Potable y Alcantarillado, para la satisfacción de una necesidad básica de la población (clientes) por lo tanto es razonable entender que las actividades de logística, finanzas, contabilidad, informática, administración de recursos humanos y planeamiento, entre otras de apoyo y asesoría, constituyen servicios que ayudan al logro de los objetivos fundamentales de la Entidad pero que de por sí no son actividades fundamentales. Desde esta perspectiva la Entidad está integrada a los siguientes sistemas esenciales: Sistema Operacional, Sistema Comercial, Sistema de Administración y Finanzas. Departamentalización Orgánica y Funcional El ámbito de actuación de las áreas se enmarca dentro del alcance de sus grandes objetivos y funciones generales. El Dimensionamiento estructural de las áreas se determina en función directa a la cobertura y volumen de sus operaciones y/o actividades, situación de permanencia y estabilidad funcional, así como a la relativa importancia estratégica de cada una de ellas. La Estructura está basada en principios de eficiencia, productividad, evitando duplicidades, superposición, frondosidad y subjetividad, tanto en el aspecto estructural, funcional y jerárquico. La Estructura contempla criterios de flexibilidad, desburocratización, horizontalidad, delegación y desconcentración.
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La Estructura considera las relaciones funcionales interdivisionales que deben mantener las áreas entre sí. 3.
¿Por qué es importante el MOF? -
Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la entidad. Determinar los perfiles de los ocupantes.
Seleccionar personal en demanda de la entidad.
Conocer la descripción de los puestos de cada unidad orgánica.
Orientar y proporcionar información básica para el diseño del plan de desarrollo de capacidades.
Realizar la evaluación de desempeño.
Establecer un sistema de sueldos y salarios.
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4.
Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientadas a la eficiencia y eficacia. Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico. Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano o dependencia. Permite a los Supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto. Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
Necesidades Sociales ORGANIZACIONES PÚBLICAS (PRIVADAS)
MISIÓN
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VISIÓN
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OBJETIVOS PLAN ESTRATEGICO ACTIVIDADES PRESUPUESTO
PIA ‐ PIM
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ROF
CARGOS
CAP
FUNCIONES
MOF
PROCEDIMIENTOS
MAPRO
PRESUPUESTO ANALITICO
PAP
PLAN OPE. INSTITUCIONAL
POI
PLAN ANUAL ADQ. CONT.
PAAC
PLAN CONTABLE
BALANCE Y EE. FF.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL III.
SECUENCIA DE FORMULACION NORMATIVOS DE GESTION
DE
LOS
DOCUMENTOS
TECNICOS
El diseño de la organización de las entidades se establece y describe en los documentos de gestión institucional. Las entidades podrán desarrollar la secuencia de formulación de los documentos técnicos normativos de gestión institucional de la siguiente forma: a) Formulación y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) b) Formulación y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) en base al ROF. c) Formulación y aprobación del Manual de Organización y Funciones, en base al ROF y el CAP. d) Formulación y aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos (MAPRO), en base al ROF, CAP y MOF. e) Formulación y aprobación del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), en base al Manual de Procesos y Procedimientos y Dispositivos Legales vigentes.
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Los documentos de gestión podrán elaborarse en forma simultánea, como por ejemplo el ROF/CAP y el CAP/MOF, siendo posible que previamente al CAP se elabore el MOF. La aprobación de los documentos de gestión debe seguir la secuencia que se enuncia en los literales de la a) a la e) IV.
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 1. Del Manual de Organización y Funciones (MOF) El Manual de Organización y Funciones (MOF), es un documento técnico de gestión que describe las funciones, autoridad, responsabilidades, a nivel de la célula básica de la organización, es decir los cargos o puestos de trabajo, especificando los requisitos mínimos que debe reunir el trabajador que ocupa cada cargo. Esta descripción debe desarrollarse partiendo de la estructura orgánica y funciones generales definidas en el reglamento de Organización y Funciones, tomando como base los cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP). El MOF debe ser elaborado por los órganos de segundo nivel organizacional y aprobado por el titular del pliego. 2. De la importancia del Manual de Organización y Funciones El Manual de Descripción de Puestos o cargos o Manual de Organización y Funciones, en manos de un funcionario con capacidad gerencial, se constituye en un instrumento sumamente útil en el proceso de administrar los recursos humanos dentro de una institución; siendo los criterios más importantes:
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Es importante para la organización y conducción de la fuerza laboral, por cuanto sirve a las jefaturas para asignar funciones, establecer las necesidades de capacitación del personal, supervisar los trabajos que se vienen realizando y efectuar el control concurrente y posterior.
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Permite al trabajador o supervisado conocer cuales son sus funciones específicas, relaciones funcionales y de dependencia, que mantiene su ubicación dentro de la estructura general de la entidad, niveles de autoridad, de responsabilidad del cargo o puesto de trabajo y los requisitos mínimos para ocuparlo.
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Una buena descripción de puesto o funciones, permite medir la relación y la congruencia que hay entre los objetivos señalados y las responsabilidades exigidas.
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Facilita la ubicación exacta, si hay duplicidad de funciones o labores.
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Facilita el proceso de inducción de personal, para aquellos nuevos trabajadores que se incorporan a la entidad, así como la capacitación del personal que es transferido o promocionado a otro puesto de trabajo.
3. Base Legal ‐ ‐
Estatutos de la Empresa. Ley N° 26338 Ley General de los Servicios de Saneamiento.
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Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento aprobado por D.S. Nº 09-95-PRES. Acuerdo Nº 01 de la Sesión Extraordinaria de Directorio Nº 003-2008 de fecha 12 de marzo de 2008, mediante el que se aprueba la nueva Escala Remunerativa de EPS ILO S. A. Acuerdos de Directorio Nº xxx y Nº yyy de la Sesión de Directorio Nº xxx2008, de fecha xx de julio de 2008, mediante los que se aprueban el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) de EPS ILO S. A.
4. Contenido del MOF Existen varias formas para presentar – como documento - un Manual de Organización y Funciones. La forma básica – imprescindible – es indicar las atribuciones y responsabilidades de las instancias que conforman la organización, así como de las personas a cargo en cada instancia. Sin embargo, para mayor claridad es recomendable agregar al MOF algunos aspectos adicionales: un esquema de la Estructura Organizativa en que se sustenta el MOF; una descripción de la dinámica con la cual deben interrelacionarse las distintas instancias; una descripción de la ubicación física, equipamiento y facilidades con que cuenta cada instancia y cargo. Un ejemplo de un posible esquema más amplio para el MOF está graficado en lo que sigue:
Presentación, fecha y estatus del documento MOF Esquema de la estructura orgánica de la EPS ILO S. A.
Listado de cargos, cantidad de plazas y tipo de contrato por cargo. CONTENIDO DE UN MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES
Atribuciones y responsabilidades de las instancias organizativas.
Atribuciones, responsabilidades y tareas de las personas a cargo
Demás reglas de juego para el buen funcionamiento de la Organización.
Instalaciones, equipamiento y facilidades para el funcionamiento.
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5. Etapas para la formulación del MOF
6. Errores comunes en el diseño del Manual de Organización y Funciones – MOF o o o o
Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades. Que sea un documento desconocido para el personal en general Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de éste con el plan de capacitación que tenga la entidad. Que el perfil del cargo, requisitos, competencias, etc. sean maximilistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible de la entidad.
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