A importância da gestão de tempo em projetos by Jefferson Godoy

Ficha Técnica Realização: Project Builder Supervisão: Raphael Ferreira Produção e Direção Editorial: Juliana Sampaio Revisão: Juliana Sampaio Design, diagramação e ilustrações: Renato Paixão

JUNHO 2016

SUMÁRIO 1 Introdução .......................................................................................................................................................... 4 2 Entendendo a importância da gestão do tempo ................................................................................ 5 3 Planejando o gerenciamento do cronograma ...................................................................................... 7 4 Definindo as atividades ................................................................................................................................. 9 5 Sequenciando as ações ................................................................................................................................. 11 6 Estimando os recursos .................................................................................................................................. 13 7 Prevendo as durações .................................................................................................................................... 15 8 Desenvolvendo o cronograma .................................................................................................................... 17 9 Controlando o cronograma ......................................................................................................................... 19 10 Conclusão ........................................................................................................................................................... 20 11 Sobre a Project Builder ................................................................................................................................. 21

1. INTRODUÇÃO O tempo é um recurso importantíssimo na gestão de qualquer projeto, pois regula não só a quantidade de pessoas envolvidas em cada iniciativa como também determina questões relativas à data de entrega final, à qualidade do produto e ao custo global do projeto. Isso sem contar que ainda é fator fundamental para manter a competitividade tanto da sua própria empresa como do cliente, afinal, quem sai na frente com inovações tem mais chances de alcançar o sucesso. Por tudo isso e muito mais é que resolvemos produzir este e-book. Conheça agora mesmo a importância da gestão de tempo em projetos e aprenda o que exatamente está contido nesse processo. Aqui falaremos pontualmente sobre cada etapa a ser vencida para a elaboração de um cronograma consistente, verdadeiro e realista, considerando todas as variáveis que possam impactar no trabalho da equipe. Pronto para fazer uma excelente gestão de tempo nos seus próximos projetos? Então acompanhe os próximos tópicos! Boa Leitura!

A palavra kanban vem do japonês e significa cartão. O termo foi emprestado para a metodologia

ENTENDENDO A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE TEMPO

De acordo com o PMBOK, os processos que envolvem a gestão do tempo em projeto têm como objetivo central garantir sua conclusão dentro do prazo estabelecido. Entretanto, como mostra um levantamento da Wrike, apenas 28% das empresas que possuem um método de gestão de projetos implementado conseguem terminar suas iniciativas no prazo, o que na verdade não difere muito das empresas que não contam com uma metodologia estabelecida (21%). E por mais que possa parecer pouco importante efetivamente cumprir o cronograma do projeto (especialmente quando as iniciativas são internas à empresa), olhando por outro viés, você logo perceberá que atrasar na entrega de um produto 5

ou serviço não influencia apenas seu lançamento e uso, mas também questões financeiras. Aí entram o custo total do projeto, a qualidade da entrega realizada (já que a pressa pode levar a erros) e também a satisfação do cliente final, que espera poder desfrutar da solução dentro do prazo acordado. Com uma boa gestão do tempo, a equipe trabalha em ritmo constante, sem pressões ou estresse, o que contribui para a qualidade e o êxito do projeto. Para tanto, é preciso se dedicar o máximo possível ao planejamento. Expresso no plano de gerenciamento de cronograma, ali são registrados a duração das atividades, as interdependências, as responsabilidades, os prazos, as folgas e demais informações que direcionem os pensamentos e as ações do time para que o objetivo final seja atingido: entregar o projeto na data acordada com o cliente.

PLANEJANDO O GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA

O plano de gerenciamento do cronograma é um documento que fornece as diretrizes para que o projeto seja executado de acordo com os prazos previstos. Vale ressaltar que dissemos prazos, no plural, pois cada atividade tem um determinado tempo para ser entregue. Caso contrário, impactará em todas as demais que vêm na sequência. Nesse documento, deve-se determinar políticas, ações, ferramentas e papelada necessárias ao longo do desenvolvimento do projeto que estejam ligadas à gestão do tempo. Tal plano será alimentado por informações vindas da declaração de escopo, da Estrutura Analítica de Projeto (EAP), dos fatores ambientais que podem impactar negativa ou positivamente a iniciativa e 7

de outras informações que sejam estratégicas para o alcance dos objetivos propostos. O processo de planejamento do cronograma consiste basicamente em 5 etapas, que veremos a seguir com mais detalhes: • Definição de atividades; • Sequenciamento de ações; • Estimativa de recursos para as etapas; • Avaliação da duração das etapas; • Desenvolvimento do cronograma.

DEFININDO AS ATIVIDADES

Ao criar a EAP, você automaticamente relaciona pacotes de trabalho, ou seja, conjuntos de ações que devem ser feitos. É o caso de um módulo de gestão de pessoas para o projeto de um ERP, por exemplo. Na prática, porém, esses pacotes de trabalho têm que ser decompostos em atividades menores, que permitam um melhor gerenciamento de tempo, recursos, custos e qualidade. A partir desses pacotes de trabalho é que se consegue listar as atividades do projeto, detalhando cada ação a ser realizada. Assim, a entrega final pode ser concluída com êxito, obedecendo ao acordado no escopo. Além de listar as atividades, você também definirá alguns marcos, isto é, entregas simbólicas, importantes para o cliente. Nos métodos ágeis de 9

gerenciamento de projetos, é mais fácil enxergar esses marcos, pois a cada sprint finalizado você tem uma entrega funcional para o cliente, que pode ser posta em prática a partir daquele momento. E esse seria um marco tanto do progresso do projeto como do desempenho da equipe em cumprir os prazos e requisitos da qualidade. Atividades e marcos devidamente definidos, você pode passar para a estimativa do esforço necessário ao cumprimento de cada etapa. Só um detalhe: por esforço, entenda o número de profissionais envolvidos, a quantidade de horas dedicadas e os recursos necessários. Imagine se, por um motivo ou por outro, deixa de cumprir esse processo. Nesse caso, poderá chegar à metade de uma atividade sem os insumos fundamentais para concluí-la, acarretando em atrasos e prejuízos.

SEQUENCIANDO AS AÇÕES

Mais que simplesmente listar as atividades do projeto, é preciso ordená-las de maneira lógica, demonstrando suas interdependências. Promover tal sequenciamento proporcionará maior eficiência e agilidade ao longo do projeto. Assim, o mais provável é que tudo seja entregue no prazo combinado. Melhor garantir, certo? Cada atividade listada deverá ter ao menos um antecessor e um sucessor, com exceção, claro, da primeira atividade do sequenciamento. Esse exercício servirá para que você entenda como as ações estão relacionadas, quais impactos uma gera à outra, quais são os possíveis gargalos de tempo ao longo do projeto e em que momentos terá uma folga para sua equipe respirar, fazer um realinhamento e 11

continuar trabalhando. Uma das formas mais comumente empregadas para se fazer o sequenciamento de atividades é o Método do Diagrama de Precedência (MDP), por meio do qual cada atividade é ligada às outras por nós, identificando seus relacionamentos. Existem 4 formas de interdependência entre atividades no MDP: • Término para início: uma ação deve ser concluída para que a seguinte comece; • Término para término: uma ação não pode acabar sem que outra também termine; • Início para início: para ter início, uma ação depende do início de outra (ou outras); • Início para término: uma ação deve ser iniciada para que a outra termine.

Ao finalizar o sequenciamento das atividades, você terá um diagrama de rede do projeto, demonstrando quais atividades vêm antes das demais, quais são dependentes umas das outras e que tipo de dependência têm entre si.

ESTIMANDO OS RECURSOS

Cada atividade listada até agora pressupõe a necessidade de algum tipo de recurso, que pode ser físico, humano, tecnológico, financeiro e assim por diante. E nessa estimativa de recursos, o que se faz é justamente listar o necessário para a realização de cada atividade, a fim de descobrir os custos envolvidos no projeto. Outro fator igualmente importante na estimativa de recursos é a verificação do alinhamento entre os prazos estipulados para a entrega de cada pacote de trabalho e cada atividade com a disponibilidade dos recursos. Você pode, por exemplo, ter uma ação de desenvolvimento e programação agendada para determinada data, mas não ter o profissional disponível para realizar a atividade. 13

Esse processo também contribui para a identificação de métodos alternativos de execução do projeto. No nosso exemplo da falta de um programador, você poderia contratar um freelancer, deslocar um profissional de outra área ou ainda interromper a atividade sendo desenvolvida por seu profissional de confiança para que a outra seja realizada. Ao final da estimativa, você terá uma estrutura analítica de recursos, isto é, uma organização hierárquica e por ordem de importância dos recursos necessários para executar o projeto. Também terá os custos estimados da iniciativa, podendo informar ao cliente quanto ele deverá investir para ter o produto final em funcionamento dentro do prazo combinado.

PREVENDO AS DURAÇÕES

O trabalho de estimar a duração das atividades deve ser um dos mais cuidadosos na gestão do tempo em projetos, já que é a partir daí que você constrói seu caminho crítico, além de também ser com base nessas informações que você apresentará o prazo final para o cliente. As durações das atividades podem ser dimensionadas em horas, dias ou semanas, dependendo do projeto e de como você pretende controlá-lo. É simples: quanto mais precisa for a unidade de controle, menores serão as chances de se perder no cronograma. E, para estimar a duração, há algumas possibilidades: estimativa análoga, estimativa paramétrica e análise PERT. Vamos ver cada uma delas:

Estimativa análoga Quando você usa dados de projetos semelhantes para dimensionar a duração das atividades. Desde que você tenha projetos semelhantes em que se basear, é um método relativamente simples. Mas vale destacar que existe um certo risco envolvido, porque nem sempre se está no mesmo contexto que o outro projeto. Assim, sua estimativa pode se revelar equivocada. Estimativa paramétrica Emprega-se algoritmos para chegar a uma estimativa mais precisa sobre o tempo de dedicação a cada atividade e os recursos que devem ser utilizados. Trata-se de uma análise estatística com base em dados históricos de outros projetos, permitindo ir além da identificação de prazos e recursos. Estimativa de 3 pontos Esse método de análise é um dos mais utilizados no gerenciamento de projetos porque permite estimativas bastante realistas sobre a duração das atividades. A análise PERT está baseada na avaliação de 3 cenários: mais provável (tM), otimista (tO) e pessimista (tP). Para cada contexto, sua equipe faz uma estimativa de tempo, considerando os percalços que porventura possam ocorrer. Depois, aplica-se uma fórmula para descobrir qual é a duração estimada de cada atividade: tE = (tO + 4tM + tP) / 6. Então calculadora na mão e boas contas! 16

DESENVOLVENDO O CRONOGRAMA

Com todas essas informações em mãos, você desenvolverá o cronograma do projeto, ou seja, seu roteiro de execução. Nesse momento, contar com um software de gestão de projetos é bastante recomendado. Dessa forma, você automaticamente tem mais subsídios para criar seu cronograma sem falhas. Há 2 formas para determinar seu cronograma de projeto: caminho crítico e corrente crítica. Veja só: Método do caminho crítico O caminho crítico é o percurso mais longo que pode ser percorrido para se terminar uma atividade, podendo ser comparado ao cenário pessimista da análise PERT. Nesse método, 17

você determina o menor e o maior tempo de execução de cada atividade, tendo, assim, mais controle e informação para identificar os gargalos de tempo ao longo do projeto. Método da corrente crítica Baseada no método do caminho crítico, a corrente crítica considera a provisão de algumas unidades de tempo (buffers) ao longo do projeto para tratar das incertezas que podem surgir. É como se, ao final de uma atividade, você deixasse alguns dias livres para realinhar detalhes e continuar trabalhando. Também é uma oportunidade para que sua equipe descanse se tudo estiver correndo conforme o cronograma.

CONTROLANDO O CRONOGRAMA

Por fim, você terá que se manter atento ao cronograma, monitorando o desempenho da sua equipe, a execução das atividades e os prazos determinados nas etapas anteriores. Esse acompanhamento servirá para manter o projeto nos trilhos, identificar riscos e minimizá-los, agindo rapidamente caso haja algum tipo de atraso. Existem várias formas de fazer esse acompanhamento, sendo que uma das mais indicadas é que você tenha indicadores de performance para medir a evolução do projeto. Com a ajuda de um software de gestão especializado, essa tarefa se torna significativamente mais fácil, uma vez que você terá relatórios analíticos disponíveis para avaliar cada situação e, com isso, tomar decisões mais ágeis.

10.CONCLUSÃO A gestão de tempo influencia todas as outras áreas de maior importância para garantir o êxito de um projeto, assim como a satisfação do cliente. Terminando os trabalhos no prazo, o cliente fica feliz, sua equipe é liberada para assumir novos desafios, os custos não se alteram por um equívoco nas estimativas das tarefas e assim por diante. Por essas e tantas outras razões, é de suma importância se dedicar ao planejamento da gestão de tempo em projetos, considerando todas as fases que mencionamos ao longo deste e-book. Só lembrando que o suporte de uma ferramenta de gestão de projetos pode poupar bastante tempo tanto no planejamento quanto no acompanhamento do cronograma dos projetos executados, porque assim muitos processos passam a ser realizados de forma automática. Se você tiver dúvidas na hora de planejar o cronograma do seu projeto, não se esqueça de visitar nosso blog e conferir se o que você precisa não está por lá! Compartilhamos conteúdos frequentemente para que você tenha sempre as melhores ferramentas e ideias de gestão de projetos na mão!

SOBRE A PROJECT BUILDER Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais: Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a alta performance em projetos. Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu faturamento e reduzir custos. Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, estratégia e desenvolvimento de produto. Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder. Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa solução através de uma demonstração por vídeo ou realize um teste gratuito.

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