Ventajas de un fichero
Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio. Un grupo de varios empleados puede trabajar simultáneamente con el mismo archivo de tarjetas.
Anotar, procesar y localizar datos Descartar o añadir nuevas tarjetas Organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto.
Empleados Solicitudes de empleo visitantes frecuentes Clientes y suplidores de bienes o servicios Miembros de organizaciones cívicas.
La información clave para localizar las tarjetas se anota en el borde inferior. Este borde sobresale de la tarjeta anterior. Las tarjetas descansan una sobre otra en forma escalonada. Esto permite leer la información clave de las tarjetas con tan sólo abrir la sección del tarjetero
La información clave para archivar y localizar las tarjetas se anotan en el borde superior. Las tarjetas descansan en su borde inferior. No hay que retirar las tarjetas para ver la información que contienen.
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Sus gavetas son colgantes y pueden ser fijas o movibles ,su principal ventaja es que dejan que la informaciĂłn principal quede visible.
A 3 espacios de la orilla izquierda en el segundo o tercer renglón. Si solo es una información, puede escribirse en mayúscula. Cada gaveta de kardex debe rotularse.
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En la actualidad el computador ha sustituido a los tarjeteros en un porcentaje bastante grande y podrĂamos decir que con ventaja por lo siguiente.
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Si es un inventario, se usa un programa que tiene la existencia actual.
Debemos tener una copia de respaldo y personas entrenadas para usarlo
Existen bolsas congantes. Muebles, cajones y estanterias para mapas enrrollados. Donde se guardan los mapas se le llama MAPOTECA. En la actualidad con la tecnologia se diseña con la computadora.
Se recomienda el Sistema Numérico. En la esquina se escribe el número o con una etiqueta. Se hacen guías o tarjetas con los datos del plano, mapa o dibujo con su número y nombre.
Percha de aluminio negro soporta 100 hojas
El sistema numérico es el que más se adapta . Se coloca el número correspondiente en la pasta, en un lugar visible o en el lomo, si fueran gruesos. Se les elabora una tarjeta. Cada publicación tendrá una tarjeta.
En un archivador de tamaño legal. Se considera que en éste cabe todo tipo de revistas, catálogos, boletines También puede guardarse en estanterías. Existen muebles que permiten que sea visible una parte de la revista, ejemplo el nombre.
Los recortes se pegan en una hoja carta. En la esquina superior izquierda va el nombre del periódico de donde se recorto. Se guargan en orden cronológico.
Las fotos se colocan en bolsas de plĂĄstico especiales para poder meterlas en las carpetas y de esa manera tienen un mejor cuidado. ď‚ž En el reveso de la foto van los datos de fecha, lugar, motivo e integrantes de la foto. ď‚ž