Taller grupo 8 gestion documental by Jenny lorena

NGCGFHGFH

TALLER UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

GRUPO 8 SANDRA GÓMEZ PALACIOS JENNY LORENA NIETO PARRADO VIVIANA ROMERO CARDENAS

Docente, Luz Marina Arias González Profesional en Ciencia de la Información y la documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA BOGOTÁ 2014

Contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 5 1. DEFINICIÓN DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA .................................. 6 1.1.

FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ................... 6

2. QUE ENTIDADES DEBEN ESTABLECER UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y PARA QUE .............................................................. 8 3. CUANDO EXISTAN REGIONALES CON CUANTAS UNIDADES DEBE CONTAR DICHA ENTIDAD .................................................................... 8 4.

CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES .................... 9

CLASES DE COMUNICACIONES OFICIALES ....................................... 9

6. DIFERENCIA ENTRE RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES .................... 13 7.

VISITA A LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ................................. 13

FIRMAS RESPONSABLES ................................................................... 15

9. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS Y NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE DEBE TENER EN CUENTA............................. 16 10.

CONTROL PARA COMUNICACIONES INTERNAS Y OFICIALES .... 17

11.

CONTROLES CON LA EMPRESA DE MENSAJERIA ....................... 17

12.

INVITACIONES PÚBLICAS Y PROCESOS DE LICITACIÓN ............. 18

13. EVIDENCIA DE UTILIZACIÓN DEL MANUAL DE CORREPONDENCIAEN LA ENTIDAD VISITADA ........................................... 18 14. PASO A PASO QUE SE LLEVA A CABO PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA ......................................................... 19 15. EJEMPLO PRÁCTICO DE FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORREPONDENCIA ...................................................................................... 20 16. QUE DOCUMENTOS NO SE RECIBEN EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA .................................................................................... 22 17.

¿CUALES DOCUMENTOS NO SE DEBEN ABRIR? .......................... 22

18.

¿QUE HACEN SI HAY FALLAS DE ENERGÍA O SISTEMA? ............ 22

19.

RIESGOS, DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE LA UNIDAD VISITADA 23

20. PERFILES Y ROLES DE LOS EMPLEADOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA .................................................................................... 23 21.

EMBALAJE ......................................................................................... 24

22.

NORMATIVIDAD DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA............ 26

23.

SISTEMAS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA VISITADA .... 27

24. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 04 DEL 3 DE ABRIL DE 2012 ....................................... 32 25. De acuerdo con el código de ética del archivista cada integrante del equipo debe destacar y explicar un principio y un deber que tendría presente al laborar en una unidad de correspondencia. ..................................................... 32 BIBLIOGRAFÍA................................................................................................ 35

INTRODUCCIÓN Dada la necesidad de prevalecer la memoria de una institución, mejorar procesos y centralizar servicios, se crea la unidad de correspondencia como ente único para la gestión, tramite y distribución de toda la correspondencia tanto interna como externa, este trabajo realizado con base a la visita realizada a la Unidad de Correspondencia de Ministerio de Minas y Energía, denominado (CADA), se pretende profundizar y comprender sobre la razón de ser de las Unidades de Correspondencia.

1. DEFINICIÓN DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

1.1. FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 1) Control de Ingreso de la Documentación. 2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir). 3) Conservación. 4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos. 5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central. 6) Digitalización de los Documentos. 7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles. 8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Recepción de correspondencia Radicación de correspondencia Distribución de la comunicación al área correspondiente MOBILIARIO Y EQUIPOS QUE SE REQUIERE EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA EQUIPOS: * El computador * La impresora * El escáner * El fax

* La fotocopiadora * El teléfono * El reloj * La máquina de escribir

ELEMENTOS DE ESCRITORIO · Clips-metálico, · Ganchos de cosedora · Perforadora · Cosedora · Carpetas Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio · Lapiceros · Taja lápiz · Borrador Tapete acrílico · Cinta mágica · Lápiz · Sellos – radicado, recibido, despacho, fecha, copia · Cortapapel Hojas papel · guillotina rótulos · Archivadores formatos de registro · Resaltadores · Tijeras · Microfilmadora · Saca ganchos

ELEMENTOS DE ESCRITORIO En virtud que las unidades de correspondencia están asignadas para el recibo y envío de documentación; esta debe estar con mobiliarios cómodos y adaptables para la correspondencia estos son algunos de los muebles con los que podemos contar:

Mesas: están diseñadas para un mejor manejo de la correspondencia, la facilidad de diligenciamiento e formularios o firmas, también sirven para ubicar los equipos y demás elementos pertenecientes a la unidad de correspondencia. POR QUE SE CONSIDERA COMO PARTE INTEGRALDE UN PGD Los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

2. QUE ENTIDADES DEBEN ESTABLECER UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y PARA QUE Según el artículo 60 de 2001 en su artículo tercero establece las unidades de correspondencia ante la necesidad de planear y reformar los procesos de manejo de correspondencia como pate de integral de la gestión documental este artículo acuerda :“Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.”

3. CUANDO EXISTAN REGIONALES CON CUANTAS UNIDADES DEBE CONTAR DICHA ENTIDAD Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

4. CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No todas generan trámites para las instituciones.

5. CLASES DE COMUNICACIONES OFICIALES Oficios Es una comunicación oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurídicas, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide.

Actas Documento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunión. Las actas se levantarán en relación con las actividades de la junta directiva, de los consejos, de los comités, de las comisiones, o en cualquier actividad administrativa que así lo amerite.

Informes un informe es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada. Por lo general, el propósito del informe es, obviamente, informar.

Resoluciones Son actos administrativos de carácter general o particular, expedidas de acuerdo con las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos técnicos o de interpretación. Las 10

internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de car谩cter administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el Director General y en el Secretario General

Formatos: Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la presentaci贸n del documento el cual tiene unas caracter铆sticas predeterminadas.

Comunicaciones Urgentes Se llaman comunicaciones urgentes aquellas que transmiten 贸rdenes, noticias o avisos en el menor tiempo posible

Telegrama Un telegrama consiste en la transmisión a larga distancia de un mensaje escrito. En su sentido más amplio, se puede decir que aún lo empleamos, ya que si bien en sus inicios la telegrafía era a través de cables, y luego siguió la "radiotelegrafía", o sea se usaban las ondas de radio para transmitir mensajes, hoy en día usamos el fax, el email y las redes informáticas incluida la Internet para enviar mensajes a distancia.

6. DIFERENCIA ENTRE RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES ARTICULO QUINTO:

PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN DE COUMENTOS OFICIALES: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), numero de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

7. VISITA A LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA VISITADA: Ministerio de Minas y Energía PERSONA ENTREVISTADA: Sandra Yovana Sierra (coordinadora gestión documental de la entidad)

Con base a la entrevista realizada a la funcionaria, se logró tener claridad sobre cómo se estableció dicha unidad de correspondencia: 1. Para establecer la unidad de correspondencia primero adopta el reglamento interno con base al decreto 070 de 2001 el cual modifica la estructura del Ministerio de Minas y Energía. 2. Luego considerando la ley 594 de 2000 que establece para la administración pública la gestión, organización, manejo acceso y consulta de su documentación y mediante el acuerdo 060 de 2001 el cual establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. 3. Siguiendo este conducto regular se hace necesario adoptar el reglamento de correspondencia y archivo del Ministerio y tomar el control de las comunicaciones oficiales, lo cual:  Regula la producción, recepción, distribución, consulta, organización, custodia, transferencia, recuperación y disposición final de los documentos y el uso de nuevas tecnologías y aplicación de las tablas de retención documental. 4. El Ministerio de Minas y Energía dispone de una oficina única de correspondencia denominada CADA que gestiona de manera centralizada todas las comunicaciones físicas y electrónicas este contribuye al desarrollo del programa de gestión documental.

Ventanilla del CADA, (Unidad de Correspondencia) ubicada en el Ministerio de Minas y Energía Cll 43 57 31 Bogotá

(Se aclara que no fue posible el ingreso a la unidad de correspondencia, lo cual la coordinadora nos atendió en su oficina ubicada en el archivo central)

8. FIRMAS RESPONSABLES Según el acuerdo 060 de 2001 en su artículo cuarto establece: “Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución” 

En el Ministerio de Minas las firmas establecidas en su reglamento interno, son de funcionarios de cada dependencia lo cual los encargados de la unidad de correspondencia conocen y velaran por su estricto cumplimiento, ya que no se radicaran documentos sin estas firmas.

Firma responsable

9. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS Y NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE DEBE TENER EN CUENTA        

Verificación de los sobre y paquetes Siempre se debe citar la referencia de enlace donde contenga los anexos, enunciados y que estos sean firmados en el caso de las comunicaciones oficiales Toda la documentación debe radicarse y ser enviada a los funcionarios de la dependencia asignada para el tramite Toda documentación es digitalizada Toda documentación debe ser revisada y se recibe solamente los que estén dirigidos al Ministerio No se pueden reservar los números de radicación No deben haber números repetidos, enmendados corregidos o manchados En la numeración de actos administrativos, debe ser consecutivas y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargaran de llevar los controles para atender consultas y reportes necesarios,

  

serán responsables de que no se reserven, o se tachen los números No se deben numerar los actos administrativos que no estén firmados Si se presentan errores de numeración, se dejara constancia por escrito, con la firma del jefe de la dependencia Al iniciar cada año se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

10. CONTROL PARA COMUNICACIONES INTERNAS Y OFICIALES 



Para el control de comunicaciones internas de carácter oficial las dependencias deben establecer controles y procedimientos que permitan hacer seguimiento a las comunicaciones y usar códigos en cada dependencia y numeración consecutiva ya sea manual o automatizado Para las comunicaciones oficiales, las unidades de correspondencia elaboran planillas formatos y controles manuales o automatizados que permitan realizar un adecuado seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas, estas son ingresadas al sistema el cual dispone de un aplicativo que permite realizar el registro y radicación de las comunicaciones oficiales en el sistema genera los reportes de control, planilla de correspondencia entregada, registrada y entregada a cada dependencia.

11. CONTROLES CON LA EMPRESA DE MENSAJERIA       

Todos los documentos al ser enviados a través del correo oficial deben tener soporte de radicación, Los documentos del Ministerio de Minas con carácter externo son recibidos y tramitados por el CADA El correo se clasifica por las diferentes modalidades de envío (certificado o normal) teniendo en cuenta el peso y destino de los documentos Se maneja un formato para las planillas de correo certificado local, correo certificado nacional, correo especial del resto del mundo y correo especial de América. Planilla para correo entregado a la mano Todo se relaciona en el sistema y se imprimen los reportes respectivos Los sobres que son enviados por correo certificado, se llevan a la oficina de Servicios Postales Nacionales S.A: sucursal CAN.

Servicios Postales Nacionales S.A. 

Para los que son enviados por el servicio Post Express se diligencian las guías de correo respectivas y son adheridas a los sobres después de que han sido sellados y al finalizar el día se diligencia la planilla de correo Post Express en original y copia, el original es entregado al funcionario de Servicios Postales Nacionales S.A. quien recoge el correo diariamente en el CADA (Centro de Administración de Documentos) y se archiva la copia.

12. INVITACIONES PÚBLICAS Y PROCESOS DE LICITACIÓN En el Ministerio de Minas, las licitaciones son tramitadas por el grupo de gestión contractual estas invitaciones o licitaciones son escaneadas y luego por la división administrativa, todas estas invitaciones deben ser publicadas en medios de comunicación.

13. EVIDENCIA DE UTILIZACIÓN DEL MANUAL DE CORREPONDENCIAEN LA ENTIDAD VISITADA En el Archivo Central del Ministerio de Minas crearon en el año 2004 el reglamento de correspondencia y archivo del Ministerio de Minas y Energía, que está destinado a todos los servidores públicos y exige su total cumplimiento, con este reglamento busca que los servidores públicos conozcan e implementen el manejo de la documentación, este es de carácter interno y el grupo de administración documental es quien coordina la gestión documental. El Ministerio cuenta con un manual de procedimientos para el trámite de correspondencia interna y externa y un instructivo, esto evidencia que en la unidad de correspondencia cuenta con todos los parámetros acorde a la ley, estos manuales según la funcionaria entrevistada los tienen todas las dependencias y a su vez están publicados en la página web del Ministerio.

14. PASO A PASO QUE SE LLEVA A CABO PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA 1. Se verifica que la correspondencia sea oficial no personal, esta no se envía

2. Una vez revisados los documentos y digitalizados se clasifican por modalidad de envío, Certificado Nacional, Urbano, Normal Nacional y Urbano, PostExpress nacional y Urbano Internacional.

3. Luego se ingresa al Sistema de Correspondencia la información del documento, como:  Numero de radicado  Peso del envío  Modalidad de correo

4. Si es por modalidad PostExpress se diligencia el formato GD-AD-P-02f-04 5. La empresa de Servicios Postales Nacionales preestableció una planilla para el envío del correo con el código F-AD-001(9405) 6. A las 4:00 pm recogen el correo en el Ministerio

FORMATOS Los siguientes son los formatos que deben ser utilizados para la gestión documental FORMATO UNICO INVENTARIO - GD-AD-P-01-F-02 FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GD-AD-P-02- F02 FORMATO RECORRIDOS PISOS GD-AD-P-02-F-02 PLANILLA CORREO GD-AD-P-02-F-02 PLANILLA PASES ENTRE OFICINAS GD-AD-P-02-F-06 PLANILLA CORREO DEVUELTO GD-AD-P-02-F-05 PLANILLA CORREO POST EXPRESS GD-AD-P-02-F-04 PLANUILLA ENTREGA CORREO A LA MANO GD-AD-P-02-F-03 FORMATO CONSULTA Y PRESTAMO GD-AD-P-02-F-01 FORMATO DOCUMENTO AFUERA GD-AD-TR-P-02-F-02 FORMATO TABLA VALORACION DOCUMENTAL GD-AD-TR-P-01-F-01

15. EJEMPLO PRÁCTICO DE FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORREPONDENCIA



RECEPCIÓN: Es cuando es recibida la documentación interna o externa en el CADA (Unidad de Correspondencia) Ejm. Cuando alguna persona externa se acerca a la ventanilla del CADA a radicar una documentación



CLASIFICACIÓN: al momento de recibir la documentación la clasifica por dependencia a la cual va a ser dirigida la documentación, antes de ello verificar la documentación si esta en sobres esta es abierta excepto la documentación que dice reservado, secreto o restringido o no abrir, después esta documentación es escaneada e ingresada al sistema, se imprime el rótulo con el número de radicado correspondiente



DISTRIBUCIÓN: este proceso es cuando el funcionario encargado toma la documentación, es guardada en la carpeta según cada dependencia y se dirige a cada dependencia a entregarlos en el carro repartidor de documentos y luego este funcionario encargado de repartir le entrega al funcionario una planilla de recibido la cual debe firmar y en caso de que tengan documentación para llevar de la dependencia (correspondencia interna), la recibe y hace firmar la planilla correspondiente.

Carrito para repartir documentos

carpeta de cuatro aletas 21

 

PROCESO: Un ejemplo es cuando recogen la documentación de una dependencia y al volver a la unidad de correspondencia, se hace el trámite correspondiente, escanearlo, ingresarlo al sistema. SALIDA: Es cuando el documento después de ser digitalizado, radicado y tramitado es enviado al destino correspondiente, se hace el despacho a su destino final.

16. QUE DOCUMENTOS NO SE RECIBEN EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 

En la unidad de correspondencia no se recibe documentación personal.

17. ¿CUALES DOCUMENTOS NO SE DEBEN ABRIR? Cuando se presenten dudas sobre la seguridad de algún paquete que por su peso excesivo sea sospechoso, o sin remitente, paquetes sucios, manchados o con olores extraños, exceso de avisos o sellos postales, palabras restrictivas, amarrados con cables o presencia de cables se avisa inmediatamente al superior inmediato y al cuerpo de seguridad para el apoyo policivo necesario y al coordinador del comité de emergencias. Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y deben estar plenamente identificadas con mensaje como: confidencial, estrictamente personal, y otras similares.

18. ¿QUE HACEN SI HAY FALLAS DE ENERGÍA O SISTEMA? El archivo central del ministerio de minas no cuenta con planta eléctrica, pero el Ministerio de Minas donde está el archivo de correspondencia si tiene planta de energía, en el caso del sistema según comentaron tiene una duración de seis horas así no halla luz.

19. RIESGOS, DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE LA UNIDAD VISITADA   



El comprobar si existían fallas y debilidades en la unidad visitada fue complejo ya que no se permitió el ingreso. Una de las fallas evidenciadas fue que no cuentan con planta eléctrica Los funcionarios de la unidad de correspondencia tienen conocimientos muy escuetos sobre el manejo archivístico, solo tienen conocimientos administrativos y de manejo del sistema, ya que al indagar sobre sus funciones nos remiten a la encargada de la gestión documental es decir a la que finalmente se entrevistó, la señora Sandra Sierra. La fortaleza encontrada fue su organización, según la entrevista la unidad de correspondencia poseen dentro de las instalaciones    

Puertas anti fuego Controladores de humedad Orden Organización

Imagen tomada en el archivo central

20. PERFILES Y ROLES DE LOS EMPLEADOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Perfiles de archivo y correspondencia Coordinador de Archivo y Correspondencia. Profesional con formación integral, calificada para planear, diseñar, implantar, evaluar, administrar y mantener sistemas de información y documentación que respondan a las necesidades. Roles: 23

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la Superintendencia de Notariado y Registro. • Ejecutando actividades de creación de directrices para la administración y gestión de documentos para la entidad. • Apoyar la administración de registro de documentos y registros en general. • Realizar cronogramas de trabajo, con el fin de crear una organización homogénea de las actividades a realizar dentro de archivo y correspondencia. Auxiliar de Archivo. Estudios Técnicos o tecnólogos en archivística o áreas afines en la gestión documental, resguardar documentos, expedientes y demás ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en la unidad de archivo, a fin de mantener la información organizada a disposición de la institución. Atención al público. • Relaciones humanas. • Ser diligente y respetuoso con los funcionarios y público en general. • Seguir instrucciones verbales y escritas. • Clasificar documentos, expedientes y otros. • Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros. Auxiliar Operativo. Estudios Técnicos o tecnólogos en archivística o áreas afines en la gestión documental, dominio en ofimática, excelente atención al cliente y dinámico  capacidad de análisis para realizar informes  manejo de Internet y paquete office.  archivar y enviar correspondencia

21. EMBALAJE Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al embalaje o empaque, así: - Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación. - La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso. - Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco. - Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

- Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo. - Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera: La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y así sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la N° 1. En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas. Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografías Para el embalaje de planos si se requiere tener en cuenta el “Protocolo de Alistamiento de Planos” del Archivo de Bogotá. Se debe hacer entre dos superficies rígidas (cara y contra cara), aislando los documentos de las superficies mediante cartulina u otro material similar y plástico de burbuja, u otro material inocuo similar, para prevenir el movimiento de los planos y proteger de la humedad. Cada uno de estos paquetes debe ir identificado con un número consecutivo debidamente rotulado. Rotulación de canastillas: se rotulan marcando número de canastilla y rango de unidades de almacenamiento que contiene.

Impresos Se deben atar los materiales impresos juntos para prevenir que se desplacen suficientemente antes de empaquetarlo dentro de una caja exterior de cartón ondulado con doble pared. Objetos pequeños Se aconsejable que sean identificados en el exterior y utilizar bolsas y cajas acolchadas. Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse. Para esta clase de documentos se debe tener cuidados como por ejemplo evitando guardarlos en carpetas, se deben guardar los paquetes en cajas de un tamaño acorde con el contenido y si pes menos de 4kg en un flyer. -pequeñas cantidades de por ejemplo folletos, catálogos o documentos de hasta 10 mm de grosor pueden ser enviados directamente en un flyer. Para cantidades mayores de hasta 45mm, el papel suelto deberá ir en una caja. -sujete la caja con correas siempre que sea posible. -las carpetas folletos sueltos o documentos deben ir guardados en cajas más grandes. -no dejar espacios vacíos rellénelos con material acolchado Objetos frágiles: primero se forma una caja de pequeñas bolas hechas de papel periódico y se cubre el fondo de las cajas que vas a utilizar para embalar, con una altura de 5cms. se debe asegurar que las cajas se hayan reforzado con teipe para embalar en la base. Primero se deben colocar los objetos más pesados y recubrirlos con una capa de bolas de papel antes de cerrar la caja, luego asegurarse de reforzar bien la caja con teipe de embalaje en forma cruzada Objetos frágiles. Se Coloca los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

22. NORMATIVIDAD DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Para la radicación como para la producción, tramite, conservación y disposición final de los documentos, cualquiera sea su soporte o medio en que se generen. Los soportes y bases legales son: Constitución Política de Colombia, artículos 8,15,20,23,27,,63,70,71,72,74,95,112, 209. Ley 489 de 1998 Ley 4 de 1913 artículos 289 al 337. Código de Régimen Político y Municipal Ley 39 de 1981 artículo 2. Obligación de microfilmar archivos. Ley 57 de 1985 por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos públicos. Decreto 2274 de 1988 inventario documental

Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos Ley 190 de 1995, artículos 27, 77, 79 estatuto anticorrupción. Decreto 2150 de 1995 anti tramites Decreto 1382 de 1995 Tablas de Retención Documental Decreto 998 de 1997 Transferencia Secundaria de Documentos Ley 527 de 1999 Comercio electrónico Acuerdo 46 de 2000 procedimiento para eliminación de documentos Ley 594 de 2000 ley general de archivos Decreto 254 de 2000 Entrega archivos por liquidación de entidades públicas Decreto 070 de 2001 Ley 734 de 2002 artículos 34 y 35 Código Único Disciplinario Acuerdo 037 de 2002 requisitos mínimos para contratar servicios de custodia, organización, microfilmación y aplicación de nuevas tecnologías a los archivos. Acuerdo 038 de 2002 Obligatoriedad de inventarios de documentos en formato único. Acuerdo 041 de 2002 procedimiento de organización y entrega de archivos de entidades en liquidación. Acuerdo 042 de 2002 Lineamientos de organización Archivística de documentos en las entidades públicas.

23. SISTEMAS VISITADA

UNIDAD

CORRESPONDENCIA

SISTEMAS DE ORDENACIÓN Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie. Sistemas de ordenación numéricos Ordinal Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos. ENERGIA ACUEDUCTO Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825 Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826

Cronológico Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así: 2002, 02, 28 2002, 03, 01 Sistemas de ordenación alfabéticos Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo: ACOSTA LOPEZ, Andrés Toponímico (o alfabético-geográfico) Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas. Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones. Ordinal Cronológico Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico, así: 0001 2002, 01, 31 0002 2002, 01, 31

Orfeo - Sistema de Gestión Documental Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva. Orfeo permite la incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.

Funcionalidad Radicación de entrada

Módulo de digitalización

Interfaz de Usuario Final

Gestión del Documento

Radicación de Salida

Descripción Por medio de este módulo, se reciben todos los documentos de la entidad, estos son procesados y enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se digita la información básica del documento, al cual se le asignará un archivo digital (imagen escaneada). Es una aplicación cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los asocia al registro creado desde el módulo de radicación de entrada. El cliente es una herramienta de uso intuitivo similar a un Web-Mail. La herramienta le permite al usuario administrar diferentes carpetas predefinidas o personalizadas, donde se almacenan sus documentos de trabajo. El cliente permite ordenar o filtrar documentos, facilitando la ubicación rápida de estos. Así mismo es posible desde el cliente definir y conformar expedientes que le permitan a la entidad vincular documentos que están relacionados entre sí. Desde el cliente, el usuario podrá acceder a la imagen digitalizada de un documento o ingresar en un módulo de vista general con el fin de conocer más información del mismo. A través de este módulo, se puede conocer en detalle información del documento, el flujo de trabajo que ha tenido éste desde su ingreso al sistema, se pueden modificar algunos datos iniciales del registro, tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retención documental relacionadas con las funciones y procesos de la entidad. Así mismo se puede asociar aquí un documento a un expediente, anexarle nuevos documentos o solicitar el físico que reposa en archivo. Además es posible programar alarmas para el flujo documental que se reflejan visualmente en una carpeta denominada agendados. La radicación de salida es un módulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicación nueva. Estos documentos de salida pueden ser notificaciones, pliegos de cargos, y otros producidos por la entidad.

Otra funcionalidad de este módulo es la de generación de documentos de salida en forma masiva, utilizando documentos elaborados con formatos .odt ó .doc y un archivo asociado .csv, generando los respectivos radicados desde cualquier dependencia y haciendo uso de la radicación unificada de la entidad. Radicaciones de Orfeo permite que cada entidad parametrize los tipos Documentos Adicionales documentales que quiere que el sistema maneje, controlando las secuencias como la entidad lo estime conveniente. Ej. Resoluciones, Circulares, Memorandos, etc.

Traslado de Documentos

Los documentos se pueden trasladar de un usuario a otro con niveles de control definidos por las áreas que se establezcan. Entre estos traslados, se incluye el envío de correspondencia que tiene origen cuando son radicados documentos para salida, estos pasan a una carpeta predefinida llamada impresión, a la cual una o varias personas que tienen este permiso lo imprimen y lo envían al área de correspondencia para su trámite respectivo. Una vez recibido el documento en el área de correspondencia, es procesado para su posterior envío, teniendo en cuenta las especificaciones de trabajo manejadas por la empresa de correo, generando planillas y guías para las modalidades de correo normal o certificado. Archivo y Préstamo de Este módulo permite procesar las solicitudes de documentos Documentos físicos, para entregarlos a los funcionarios solicitantes, controlando de esta forma donde está cada documento y el tiempo que dura en poder de los funcionarios, a través de diferentes reportes. Brinda también la posibilidad de clasificar los documentos físicos dependiendo de los datos ingresados por el usuario desde la sección de expedientes en el módulo general, el cual incluye entre otros datos ubicación física del documento y la conformación del expediente físico. Consultas Permite a los usuarios consultar cualquier documento, a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta. Estadísticas y Reportes Se pueden obtener reportes para establecer el nivel de rendimiento en los diferentes procesos como Número de documentos radicados, digitalizados, trámite en dependencia, radicados actuales sin tramitar, etc. los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su trámite y así establecer unos niveles de control y posibles contingencias de ser necesario. Expedientes Virtuales El módulo de Expedientes virtuales que permite a los usuarios observar en línea las imágenes de los documentos que reposan en el archivo físico cumpliendo con el principio de orden y procedencia, es decir que se conservan en el orden en que suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o expediente virtual se conserve en el mismo orden del expediente físico, se logra la aplicación dinámica de las Tablas de Retención Documental, haciendo partícipe a los productores de documentos dentro del proceso documental. Este desarrollo ha facilitado el seguimiento a las diferentes series documentales (por ejemplo las series de contratos, investigaciones, Silencios Administrativos, entre otras).

Flujos de Trabajo Procesos(Work Flow)

y El módulo de Flujos de Trabajo (WorkFlow), permite realizar seguimiento, generar estadísticas y alertas sobre cada uno de los procesos que se manejan en la entidad. Estamos empezando a desarrollar herramientas que integran los documentos y expedientes virtuales a Procesos. De esta manera Lograr Convertir a Orfeo en una Herramienta de Gestión por Procesos (BPM). InterOperabilidad con Módulo que garantiza interoperabilidad del Orfeo con otras otros aplicativos Herramientas. De esta manera se lleva a Orfeo a un sistema (WebServices) Orientado a los Servicios. Las aplicaciones externas podrán enviar datos o variables que requiera Orfeo para generar Radicados, Expedientes, Adjuntar Archivos, etc... En las versiones a partir de 2008, se encontrara disponible la implementación de Webservices y formularios de variables dinámicos que permitirán que Orfeo almacene y comparta información de variables que requieran los Procesos que se generan en la aplicación. Módulo de Manejo de Este módulo permite aprovechar la ventaja de documento Plantillas en ODT y XML estándar de formato abierto (Conforme a los estándares ISO), haciendo posible editar el documento en múltiples herramientas ofimáticas como Open Office, Koffice, AviWord, Office, etc. Liberando al ciudadano de la adquisición de Software para ver y editar los documentos producidos. Tablas de Retención Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y Documental administración de las Tablas de Retención Documental, previamente aprobadas por el AGN para cada Entidad, realizando una aplicación dinámica con el administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos. Consultas Web en Línea De un lado permite colocar en la página de la entidad formularios para recibir solicitudes o documentación de los usuarios a través de la red de Internet, generándoles un documento (por ejemplo un pdf), con número de la solicitud para que el usuario pueda consultar el estado del trámite vía web.



También el sistema que utiliza la unidad de correspondencia CADA del Ministerio de Minas es el SISTEMA P8, este sistema lo usan para radicar, tramitar y consultar la documentación interna.

24. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 04 DEL 3 DE ABRIL DE 2012 Mediante lo investigado y analizado se puede determinar que la unidad de correspondencia si cumple la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012, aunque no se puede comprobar todas las pautas, la unidad de correspondencia implementas normas y soportes legales dirigidos por el archivo central, acatando en medida los buenos procedimientos, hay planes y sistemas para la gestión documental. Un tema importante y clave son las prácticas de reducción del consumo de papel como impacto ambiental y económico, no se puede determinar una aproximación del gasto del papel en procesos, pero se cuentan con sistemas automatizados y sistemas de controles internos

25. De acuerdo con el código de ética del archivista cada integrante del equipo debe destacar y explicar un principio y un deber que tendría presente al laborar en una unidad de correspondencia.



Aporte de Viviana Romero:

“El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico. El archivista selecciona los documentos que deben ser conservados o destruidos primordialmente para salvar el testimonio de la actividad, de la persona o de la institución que produjo y acumuló los documentos, pero también debe tener en mente los cambios en las necesidades de investigación. Los archivistas deben estar conscientes de que adquirir documentos de origen dudoso, por más interesantes que estos resulten, podría alentar el comercio ilegal. Deben cooperar con otros archivistas y con las instancias de procuración de justicia involucradas en la captura de personas sospechosas de robo de documentos de archivos.”



Aporte de Sandra Palacios TITULOV DEL CÓDIGO DE ÉTICA PARA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN DE ARCHIVISTICA

CAPITULO I De los principios generales del Código de Ética para el ejercicio de la profesión De Archivística 4. El archivista garantizará el continuo acceso y la legitimidad de los documentos. El archivista seleccionará los documentos para ser conservados o destruidos no sólo con el criterio de garantizar el testimonio de la actividad de personas o entidades que los han producido o acumulado, sino también para que sean objeto de estudio en diferentes investigaciones. Será consciente de que adquirir documentos de dudoso origen, aunque revistan gran interés, puede estimular el comercio ilegal. Cooperarán con colegas y otras entidades judiciales en la persecución y aprehensión de personas sospechosas de hurtar documentos. RTA: Siempre deberemos estar atentos, cumplidores de nuestro deber, hacerlo de la mejor manera para mantener los documentos en las mejores condiciones, distribuirlos muy bien y prestos ante cualquier irregularidad para ponerla en conocimiento cuando se requiera. CAPITUL, O 11 De los deberes y prohibiciones de los profesionales de la Archlvlstlca ARTICULO 12. Deberes de los profesionales. Son deberes de los profesionales de la Archivística los siguientes: 1- Custodiar y cuidar los bienes, valores, documentación e información que por razón del ejercicio de su profesión, se le hayan encomendado y/o a los cuales tenga acceso; Impidiendo o evitando su sustracción, destrucción, ocultamiento, alteración o utilización Indebidos. De conformidad con los fines a que hayan sido destinados; Rta: debemos estar atentos para conservar los documentos e información que nos han entregado, evitando su robo o deterioro y así cumplir con nuestras labores en lo posible, que nuestro trabajo hable por sí solo.



Aporte Jenny Nieto

Principio 5. “El archivista registrará y justificara plenamente las acciones realizadas sobre el material que tuvieren a su cargo.” La persona encargada de manejar y responder por el archivo, debe estar muy atento y garantizar que al documento se le maneje todo su ciclo vital, custodiar el archivo, tener la responsabilidad y el sentido de pertenencia sobre el archivo, entendiendo que está a cargo de la memoria de una institución, manejar el programa de gestión documental y tener la destreza de encontrar la documentación, manejar el sistema y mantener todos los mecanismos de control diario para garantizar la trasparecía y manejo adecuado de la documentación 

Deber “Interesarse por el bien público con el objeto de contribuir con sus conocimientos, capacidad y experiencia para servir a la humanidad”

Apropiarse de sus funciones como archivista, entender que cumple funciones vitales en la institución y debe colaborar con sus conocimientos buscando el mejoramiento continuo

BIBLIOGRAFÍA Secretario Integración Social. Protocolo para embalaje y traslado de archivos de la secretaría distrital de integración. Consulta en línea: <http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/3.4_proc_admi nis_gestion_bienes_servicios/3.%20DOC_TrasladoArchivo.pdf>

Ministerio de Energía y Minas. Reglamento interno de correspondencia y archivo del Ministerio de minas y energía. . Consulta en línea:<http://www.minminas.gov.co/minminas/downloads/UserFiles/File/Intramin as/Gestion/reglamento%20de%20correspondencia.pdf> Aranda, O. F., Rodríguez, A. Á. R., & Mugica, M. M. M. (2012). Diagnóstico sobre la gestión documental y de archivos en la universidad central marta abreu de las villas. cuba: Caso de estudio/Diagnostic of records and archives management at the central university marta abreu of the villas. cuba: A case study. Revista Espanola De Documentacion Cientifica,35(4), 537-598. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/1266218919?accountid=50438

Ortega, M. L., & García, J. R. (2005). La planificación documental en la gestión municipal; el archivo de oficina/The documentation planning in a management municipality; the archival management. Revista General De Información y Documentación, 15(2), 79-101. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/223576076?accountid=50438 Risso, V. G. (2012). Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento/Theoretical approach to the relation among the terms «record management», «information management» and «knowledge management». Revista Espanola De Documentacion Cientifica, 35(4), 531-554. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/1266212187?accountid=50438