Unidad no 1 intruccion a la gestion documental by Jhon Fredy Noreña

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

jhon Fredy Noreña Pérez GRUPO 03

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUMENTAL I RIOSUCIO - CALDAS 2015

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

* Luz Marina Arias González.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

JHON FREDY NOREÑA PÉREZ

GRUPO 03

Trabajo presentado como requisito de la asignatura Gestión Documental UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

Profesional Luz Marina Arias González Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUMENTAL I RIOSUCIO - CALDAS 2015

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

Contenido 1. Intruduccion........................................................................................................... ....................... 2. Objetivos................................................................................................................ ...................... 1. Indague sobre el origen de la Gestión Documental; dónde y cuándo se estableció oficialmente. Luego, redacte mínimo media página sobre el tema (no copiado y pegado sino que se note trabajado). 2. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos? 3. ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia? 4. ¿Cuál es la Ley General de Archivos y qué regula? 5. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 6. Cuál es el concepto de Gestión Documental que emite La Ley General de Archivos. Cópielo textualmente. 7. A partir del concepto anterior, defina con sus propias palabras la Gestión Documental. 8. Investigue y elabore un cuadro en el cual resuma las normas de carácter general relacionadas con la Gestión Documental y explíquelas. PROCESO Archivística 9. Construya su propio concepto de Documento Archivo a partir de la definición que da el AGN.

Documento

10. Explique mediante un diagrama o mapa conceptual los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 11. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto elabore una tabla con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 14. Consulte el Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de Documentos y haga lo siguiente: a) Elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos del Art. 1 al Art. 8. b) Para el Artículo 9, elabore una tabla o diagrama en la cual hable de cada uno de los procesos de la Gestión Documental, y cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de los procesos. 15 Consulte el Decreto 2609 de 2012 en su capítulo II PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos con sus parágrafos (Art. 10-15). Con estos puntos elabore un documento en Word, si lo prefiere acompáñelo de imágenes o fotografías alusivas a los temas (libres de derechos de autor), guárdelo como PDF y súbalo a ISSUU. Luego, copie el link donde quedó en trabajo en la web, ingrese a la plataforma y al espacio correspondiente a la tarea. Pegue allí el link de su trabajo en ISSUU.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN

El tratamiento de los documentos de archivo es la búsqueda de la comprensión y subsiguiente optimización de los procesos de comunicación documental, la archivística enfatiza el principio de procedencia como medio de asegurar la integridad, haciendo posible la lectura del documento. Es importante para la ciencia de la documentación el análisis bibliometrico y cientométrico. la gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Se da cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de Archivos”, programas de gestión de documentos en las Entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas, La Unidad Administrativa Especial Contaduría General diseña este Programa De Gestión Documental. .

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

OBJETIVOS    

Conocer las leyes que rigen esta profesión. Identificar las causas y consecuencias que la gestión documental tiene. Fortalecer el conocimiento escrito y práctico de la gestión documental. Analizar y comparar los objetivos propuestos por el tema de la organización documental.  Aprender más del proceso analítico y teórico que la gestión documental tiene para brindarla al usuario y sus componentes.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

1. Indague sobre el origen de la Gestión Documental; dónde y cuándo se estableció oficialmente. Luego, redacte mínimo media página sobre el tema (no copiado y pegado sino que se note trabajado).

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, pública y privada, que permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales. Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de Archivos”, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las Entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas, La Unidad Administrativa Especial Contaduría General diseña este Programa De Gestión Documental, como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procedimientos Manuales y automatizados de Correspondencia, Archivo de Gestión, Central e Histórico.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

4 Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?

La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO): es la entidad encargada de los estados miembros: esta se encarga de los estados miembros de establecer la infraestructura para los registro de los diferentes archivos de las entidades públicas y privadas, mediante de la normalizacion, promueve debates internacionales sobres la Archivistica y crea conciencia en el público sobre la adopción de registro y archivos para salvaguardar en patrimonio nacional e internacional. El Consejo Internacional de Archivos (ICA) se dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial. Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la democracia y la buena administración. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el ICA se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad. El Consejo internacional de Archivos es una organización descentralizada regida por una Asamblea general y administrada por una Comisión Ejecutiva. Sus ramas constituyen otros foros regionales para los archiveros de todas las partes del mundo; sus secciones reúnen a archiveros e instituciones interesadas en determinados aspectos o áreas de la profesión; sus comités y grupos de trabajo se forman para lograr la contribución de expertos para solucionar de problemas concretos. La Secretaria del ICA se dedica a la administración de la organización, sirve de pivote para vincular a los miembros entre ellos y para cooperar con organizaciones cercanas y otros organismos internacionales.  El ICA es la organización profesional de la comunidad de archivos, dedicada a promover la conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los archivos.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

 Reúne a los responsables de archivos nacionales, asociaciones profesionales de archivistas, archivos locales, regionales y archivos de otras organizaciones, así como archivistas independientes.  El ICA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios, por lo que tiene un carácter verdaderamente internacional.  Es una organización no gubernamental, lo cual significa que se mantiene independiente de los avatares o procesos políticos y que sus socios incluyen a personas e instituciones públicas y privadas.  El ICA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones intergubernamentales tales como la UNESCO y el ICCROM. También está vinculada a otras organizaciones no gubernamentales.

3. ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia?

R// El archivo general de nacional 5

4. ¿Cuál es la Ley General de Archivos y qué regula?

La ley General de Archivos es la ley 594 de 2000, donde se establece cristero para organización de los archivos de gestión en las diferentes entidades pública y privada, que cumpla funciones pública y privada, que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. 6

. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

R// ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

7 Cuál es el concepto de Gestión Documental que emite La Ley General de Archivos. Cópielo textualmente. R//Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 7. A partir del concepto anterior, defina con sus propias palabras la Gestión Documental. R// conjunto de actividades administrativa y técnica tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producidas y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

8. Investigue y elabore un cuadro en el cual resuma las normas de carácter general relacionadas con la Gestión Documental y explíquelas.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Art. 8 C.P. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

LEYES

DECRETOS

ACUERDO

Ley 4 de 1913: Código de Régimen Político y Municipal. (Artículos 289, 315, 316, 320 y 337)

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950 (Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos. (microfilmados)

Acuerdo 07 de 1994. Reglamento General de Archivos.

Circular 01 de 1997.

Acuerdo 08 de 1995. Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995. (Derogado)

Circular 02 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Decreto 264 de 1963. Por el cual se reglamenta la Ley

Acuerdo 09 de 1995. Por el cual se reglamenta la

Circular 01 de 1998. Creación y desarrollo del Archivo General

Art. 15 C.P. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Ley 43 de 1913: Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales

Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,

Ley 47 de 1920: Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre

CIRLUARES

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

bibliotecas, museos archivos. prohibiciones.

Art. 23 C.P. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 45 de 1923: Conservación Documentos (Artículo 99).

Art. 27 C.P. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Ley 40 de 1932: Sobre reformas civiles 8registro y matricula de la propiedad y nomenclatura urbana (Artículo 29)

Art. 63 C.P. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Ley 14 de 1936: Por la cual se autoriza al poder ejecutivo a adherir al Tratado sobre la protección de muebles de valor histórico.

Art. 71 C.P. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades. Art. 72 P.C. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza

Ley 163 de1959: Protección del Patrimonio Cultural.

de Bancarios.

Ley 39 de 1981: Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente

163 de 1959 sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación

presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995. (Derogado)

del Municipio.

Decreto 960 de 1970. Por el cual se expide el Estatuto del Notariado. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115).

Acuerdo 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos", "Organos de Dirección, Coordinación y Asesoría.

Circular 03 de 2001. Transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN.

Decreto 1260 de 1970. Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988. Por el cual se reglamenta el artículo 337 del código de régimen político y municipal y la ley 57 de 1985 Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5). Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Artículo 633).

Acuerdo 11 de 1996. Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

Circular 01 de 2002. Plan operativo Consejos Departamentales de Archivos.

Acuerdo 09 de 1997. Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental. (Derogado)

Circular 07 de 2002. Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Acuerdo 47 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación.

Circular 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo

Decreto 1798 de 1990. Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33).

Acuerdo 48 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental".

Circular 04 de 2003. Organización de la Historias Laborales

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

arqueológica. Art. 74 P.C. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Ley 23 de 1981: Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. (Artículos 33, 34 y 35).

Decreto 2126 de 1992. Por el cual se reestructura el Ministerio de Relaciones Exteriores y se determinan las funciones de sus dependencias Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores. Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración Artículo 96.

Acuerdo 49 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Circular 001 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Acuerdo 50 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Circular 012 de 2004. Orientación para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales).

Ley 57 de 1985: Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. (Artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27)

Decreto 2620 de 1993. Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

Acuerdo 56 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del capítulo V, "ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.

7.1.1.1

Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (Artículos 123 y 134).

Acuerdo 60 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Circular 001 de 2007. Cumplimiento de la ley 594 de 2000 ley general de archivos y demás disposiciones reglamentarias

Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Decreto 856 de 1994. Por el cual se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio. Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11). Decreto 1584 de 1994.

7.1.1.2

Acuerdo 16 de 2002. Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio.

Circular 02 de 2010. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de Gestión Documental ORFEO

Acuerdo 37 de 2002. Por el cual se

Circular 04 de 2010 Expedida

Ley 23 de 1982: Sobre Derechos de Autor. (Artículo 2).

Ley 6 de 1992: "Por la cual se expiden

Circular 01 de 2006. Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de Archivo

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones". (Artículo 74).

Reglamenta la clasificación y calificación del registro de proponentes. Documentación e información estrictamente indispensable, parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.

establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

por COINFO Estándares Mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos

Ley 31 de 1992: Por la cual se dictan las normas a las que deberá sujetarse el Banco de la República para el ejercicio de sus funciones, el Gobierno para señalar el régimen de cambio internacional, para la expedición de los Estatutos del Banco y para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control del mismo, se determinan las entidades a las cuales pasarán los Fondos de Fomento que administra el Banco y se dictan otras disposiciones. (Artículos 54 y 55).

Decreto 1382 de 1995. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones .(Derogado)

Acuerdo 38 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Circula04

Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. (Artículos 39 y 55).

Decreto 2150 de 1995. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros; exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder,; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos.

Acuerdo 39 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Circular 05 de 2010 AGN Aclaración 04 de 2010 Suscripción Contratos de Asesorías en temas Archivísticos Derogada por la Circular 02 de 2011

de 2010 AGN

Suscripción Contratos de Asesoría en temas archivísticos. Derogada por la Circular 02 de 2011

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

Ley 44 de 1993: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944. (Artículo 1

Ley 190 de 1995: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Artículos 27 y 79).

Ley 270 de 1996: Estatutaria de la Administración de Justicia. (Artículo 95).

Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. (Artículos 36 y 37).

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993 Archivos laborales informáticos. (Artículos 1,47,49 y 62). Decreto 948 de 1995. Por el cual se reglamentan, parcialmente la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, 75 y 75 del DecretoLey 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de 1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire Art. 26 prohibición de incineración). Decreto 1094 de 1996. Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario Facturas Electrónicas.

Acuerdo 41 de 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.

Circular 01 de 2011. Protección de archivos por ola invernal

Acuerdo 42 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Circular 02 de 2011. Derogatoria de las circulares No. 004 y 005 de 2010 Suscripción contratos de asesoría en temas archivísticos.

Acuerdo 15 de 2003. Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 1o del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002.

Circular 03 de 2011. Obligación de Transferir los Archivos Generales los Documentos de valor Secundario.

Decreto 998 de 1997. Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los organismos del orden Nacional, al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1985. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector

Acuerdo 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Circular 04 de 2011. Directrices o lineamientos al manejo y administración de los archivos de las entidades señaladas en la ley 1444 de 2011

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

central de la Rama Ejecutiva. (Derogado) Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).

Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

Ley 610 de 2000: Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías (Art. 20 reserva y expedición de copias. Art. 60 Boletín de Responsabilidad Fiscal). Ley 640 de 2001: "Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones". Conciliación. (Art. 15 Conciliación ante servidores públicos).

Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21)

Decreto 1725 de 1997. Por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales División de documentos DIAN. (Artículo 54). (Derogado) Decreto 1474 de 1997. Por el cual se derogan, modifican y/o adicionan algunos artículos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y se dictan otras disposiciones Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 información laboral empleados). Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional Artículo 39.

Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

Circular 05 de 2011. Prohibición para enviar los originales de documentos de Archivo a otro tipo de Unidades de Informaci

Acuerdo 011 de 2008. El Consejo Directivo del AGN delega en el Director del archivo General, la función de aprobar las tablas de retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Circular 06 de 2011. Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.

Acuerd6 de 2011. Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes pensionales.

Circular 02 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental

Decreto 414 de 2001. Por el cual se reglamentan los artículos 25 y 26 del Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 sobre el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Art. 4 entrega de archivos y procesos y reclamaciones. Decreto 2170 de 2002. Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999 Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto

Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Circular 03 de 2012. Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y Memoria Histórica en la Implementación de la Ley 1448 de 2011, “Ley de Víctimas”

Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de

Circular 04 de 2012. Censo de Archivos e Inventario documental relacionados con la atención a víctimas de Conflicto Armado en Colombia

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

reglamentario 855/94 y dicta disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999

Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Decreto 190 de 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 790 de 2002 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documento y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”. Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Circular 05 de2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel

7.1.1.3

Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Circular 01 de 2014. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013

Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y archivos de la administración pública en los tiempos previstos por la constitución a las Leyes), y art. 28

Decreto 1145 de 2004. Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP Guardia y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12).

7.1.1.4

Acuerdo 006 de 2014. “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

Circular 001 de 2015. Alcance de la expresión: “Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”

Ley 975 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios. (Capítulo X “conservación de Archivos”, art. 56 deber de memoria, art. 56A Deber judicial de memoria, art. 57 medidas de preservación de

Decreto 2211 de 2004. Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa

7.1.1.5

Circular 002 de 2015. Entrega de archivos en cualquier soporte con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.

Ley 795 de 2003: Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones (Artículo 22. Conservación de archivos y documentos)

Ley 951 de 2005: Por la cual se crea el acta de informe de gestión

Acuerdo 007 de 2014. “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expendientes y se dictan otras disposiciones."

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

los archivos, art. 58 medidas para facilitar el acceso a los archivos). Ley 1105 de 2006: Por medio de la cual se modifica el Decreto-ley 254 de 2000, sobre procedimiento de liquidación de entidades públicas de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones. Art. 25, parágrafo 1°, Archivo de procesos y de reclamaciones y sus soportes.

Decreto 3666 de 2004. Por medio del cual se consagra el Día Nacional de archivos en Colombia

7.1.1.6

Acuerdo 008 de 2014. "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los articulos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000."

Ley 1120 de 2006: Por medio de la cual se aprueba el “Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la Federación de Rusia sobre Cooperación y Asistencia Mutua entre sus Autoridades Aduaneras”, firmado en Moscú a los veintiocho (28) días del mes de abril de 2004. Art. 9 “Documentos” numeral 3, archivos y documentos originales.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados

7.1.1.7

Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. (artículos

Decreto 1227 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes

Acuerdo 003 de 17 de Febrero de 2015. "Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electronicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capitulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el articulo 21 de la ley 594 de 2000 y el capitulo IV del Decreto 2609 de 2012"

Circular 003 de 2015. Directrices para la elaboración de tablas de retención documental.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

3 y 8). Ley 1185 de 2008: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura– y se dictan otras disposiciones Modifica y adiciona Ley 397 de 1997 LEY General de cultura y se adicionan otras disposiciones. (art. 1 Integración patrimonio cultural de la Nación, art. 142 Registro de bienes de interés cultural). Ley 1273 de 2009: Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1341 de 2009: Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones. Ley 1448 de 2011: Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Artículo 144 De los archivos sobre violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasión del

documentales necesarios. Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

Decreto 564 de 2006. Por el cual se reglamentan las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos; a la legalización de asentamientos humanos constituidos por viviendas de Interés Social, y se expiden otras disposiciones. Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts. 18 a 23 documentos, art. 40 archivo expediente licencia urbanística otorgada) Decreto 2474 de 2008. Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. Art. 3 Decreto 4800 de 2011. Por el cual se reglamenta la ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones.} Decreto 19 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

conflicto armado interno. Artículo 145 Acciones en materia de memoria histórica. Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1592 de 2012: Por medio de la cual se introducen modificaciones a la ley 975 de 2005 "por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios" y se dictan otras disposiciones. Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Decreto 2364 de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

9. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

10. Explique mediante un diagrama o mapa conceptual los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Gestión documental

es El Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Pretende Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos.

También

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia por correo y mensajería.

De este modo Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental.

De igual forma Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

11 ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

SPECTOS CONSIDERADOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD Para elaborar un Programa de Gestión Documental se deben considerar los siguientes aspectos: 4.1 NORMATIVOS Se requiere la normalización de todos los procesos involucrados en el ciclo de vida de los documentos, bajo el concepto de “Archivo Total”. Para esto se ha adelantado, en coordinación con el Grupo de Planeación y Gestión de Calidad, el levantamiento de toda la documentación relacionada con las actividades que se llevan a cabo en el Grupo de Correspondencia, y en el Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica, desde la recepción y/o producción de los documentos, administración hasta su almacenamiento y disposición final (Conservación total, selección, eliminación). Todo lo anterior, en el marco de la Ley 594 de 2000, y demás normatividad vigente sobre el tema.

4.2 ECONÓMICOS Este aspecto está relacionado con el análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos en la SFC, tales como la reducción de costos derivados de la recepción, producción, trámite, almacenamiento y conservación de documentos, la racionalización en la producción y el trámite documental, el uso racional y planificado de insumos y suministros destinados para el almacenamiento, identificación y control de los documentos, así como la redistribución de tareas y actividades al interior del Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica.

4.3 ARCHIVÍSTICOS Considerados como parte fundamental del PGD, se refieren a todos aquellos aspectos contemplados en la Ley 594 de 2000, y en la teoría sobre la gestión de documentos de archivo, tales como Los Principios archivísticos de Procedencia y Orden Original, el Concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, y la valoración documental.

4.5 TÉCNICOS Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos, tales como manuales, procedimientos, manual de funciones, organigrama institucional, cuadros de clasificación documental, tablas de retención y valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general; existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital; además de la existencia de un área especializada en la recepción.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

4.6 ADMINISTRATIVOS Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la 27 administración. Igualmente, hacen relación a la necesidad de integrar el PGD con las correspondientes funciones administrativas de la Superintendencia, así como con los sistemas de información, los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la Entidad, en atención a las siguientes consideraciones: 10 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados. Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos. Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes. Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa. Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada. Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos,…), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación. La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel. El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics. Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad. A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema. A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el envío de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base: Ventajas  Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.  Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.  Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.  Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.  Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.  Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.  Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.  Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…  Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.  Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.  Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.  Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

11 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto elabore una tabla con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMA Ley 594 de 2000

ENUNCIADO Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

EXPLICACIÓN



Circular externa No 002 06 de marzo 2012.

Decreto 2527 de 1950.

Todas las entidades de la administración pública en sus diferentes noveles y las entidades que cumpla funciones publica regulada por la Ley.

Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio

Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. Esta circular nos permites adoptar herramienta, en la implementación de nuevas tecnologías para los diferentes archivos electrónicos. En el desarrollo de las actividades administrativas y tecnicas de una empresa tanto privada o pública, de sus funciones en desarrollo de sistema de gestión de documento electrónicos.



organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte



Establece las funciones de la Junta Directiva y su literal c) dispone: «Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencia, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional.



La entidad que transfiere deberá elaborar en forma conjunta con el ARCHIVO GENERAL DE LA

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 20

Artículo 21 de la Ley 594 de 2000,

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".



Establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.



NACION el plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por aquel. Es Obligación O Responsabilidad del archivo general de nacional promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental. Que el artículo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos Este artículo busca reglamentar que todas las entidades publican y privadas, que en funciones tecnicas tendientes a la planificación de sus actividades administrativas, manejo de la documentación adoptar programa de gestión documental.

14 Consulte el Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de Documentos y haga lo siguiente:

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

a) Elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos del Art. 1 al Art. 8.

ARTICULO NO. 1

ARTICULO NO. 2

1°. Ámbito aplicación.

Tipos 15 de información-.

14 de

UNIDAD NO 1

presente Decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidadesael Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube.

ARTICULO NO. 3

ARTICULO NO. 4

ARTICULO NO. 5

ARTICULO NO. 6

Responsabilida 16 Coordinación 17 Principios del 18 Componentes 19 d de la gestión de la gestión proceso de de la política INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL de documental. gestión de gestión documentos. documental. documental.

Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad ó que hayan sido delegados por ésta, independiente mente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:

PARÁGRAFO. La responsabilida d en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicacione sí es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicacion es.

La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad

La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. b. Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. c. Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. d. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. DECRETO

Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes: a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

ARTICULO NO. 7

ARTICULO NO. 8

Etapas de 20 la gestión de los documentos. 1

Instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta

La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes.

a. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, . formato y características. *Mantenimiento : Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. * c. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. d. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente

a. El Cuadro de Clasificación Documental CCD b. La Tabla de Retención DocumentalTRD c. El Programa de Gestión DocumentalPGD d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad PINAR e. El Inventario Documental f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

NÚMERE) 2609 de 2012, Hoja N°. 4 Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta el titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los articulos 58 y 59 de la Ley 1437de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado". e. Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientem ente del medio de creación. h. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o

como dentro del sistema de gestión documental, ó cualquier sistema de información.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. j. Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. k. Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondient e será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. 1. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

actuarán coordinadamen te en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. m. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicacione s. o. Interoperabilida d. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. p. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilida d para el Gobierno en línea). q. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendacion es, conceptos y normativas de los organismos internacionales

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicacione s y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. DECRETO NúMeRO l 26 O 9 de 2012, Hoja W. 5 Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado". r. Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.

b) Para el Artículo 9, elabore una tabla o diagrama en la cual hable de cada uno de los procesos de la Gestión Documental, y cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de los procesos.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

ARTICULO NO. 9 La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos:

a. Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

15 Consulte el Decreto 2609 de 2012 en su capítulo II PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos con sus parágrafos (Art. 10-15).

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

CONCLUSIONES  Aprendí los procedimientos que la gestión documental tiene para aplicarle a los documentos.  Conocí los pasos básicos y teóricos para que podamos ser unos excelentes profesionales en el tema de la gestión documental.  Pude aprender las leyes que rigen todo lo relacionado con la gestión documental y la organización que esta tiene para hacer de este tema algo más conocido.

UNIDAD NO 1 INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

Bibliografia (ICA), C. I. (s.f.). Consejo Internacional de Archivos (ICA). Recuperado el jueves de abril de 2015, de http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html Cano Inclán, A. T. ( may-ago2014). Sistema de Gestión de Información para la Educación Superior. (Spanish). Ciencias de la Información, 23. COLOMBIA, A. G. (marte de ABRIL de 2015). ARCHIVO GENERAL DE NACION COLOMBIA. Recuperado el marte de abril de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/ Luis Fernando, S. E. (2012). Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administración pública distrital / Document management focused on processes: from the point of view of the city council. Revista Interamericana de Bibliotecología, 23. Oficial, D. (julio de 14 de julio 2000). contenido del documento . Recuperado el domingo de abril de 2015, de viernes: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 Sara M, A. V. (2009). La gestión documental, de información y el conocimiento en la empresa: El caso de Cuba / Documental, information and knowledge management in the enterprise: The Cuban case. ACIMED. May 2009 19(5):0-0, 22. Sierra Escobar, L. F. (2012). Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administración pública distrital. (Spanish). Revista Interamericana de Bibliotecologia;, 24.