APLICACIONES OC GLOBAL VILLAGE AIESEC EN TUNJA 2016
Global village ¿Qué es un GLOBAL VILLAGE? El GLOBAL VILLAGE es un evento de formación de culturas donde permitimos que personas extranjeras dan a conocer sus tradiciones, comidas, bailes típicos y sobre todo lo grandioso que es su país. Un evento con el cual tiene objetivo desarrollar el choque de culturas y además permitir que las personas externas ya sean jóvenes universitarios o no, conozcan el valor de la organización. ¿Cuál es el objetivo de un OC (Comité Organizador)? Planear, y entregar un evento auto-sostenible y de alta calidad para los miembros de AIESEC en Tunja. El equipo será responsable de planear, organizar, controlar y desarrollar los aspectos logísticos del evento.
ESTRUCTURA
OCP Organizing Committee President
OCVP FINANCE & ER
Organizing Committee Vicepresident Finance & External Relations
OCVP LOGISTICS Organizing Committee Vicepresident Marketing and Communications
OCVP MKT & COMM
Organizing Committee Vicepresident Logistics
Mof Manual of functions
Mof ocp POSICIÓN: Organizing Committee President. REPORTAR A: EB OLYMPUS. TIEMPO DEL ROL: 25 DE ABRIL – 10 DE JULIO DESCRIPCIÓN DEL ROL: ES EL RESPONSABLE DE LA PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL EVENTO GLOBAL VILLAGE, GARANTIZANDO EL BUEN MANEJO DE LOS RECURSOS FINANCIEROS Y EL SEGUIMIENTO DE LOS MIEMBROS DEL OC CON EL FIN DE OFRECER UN EVENTO DE EXCELENTE CALIDAD. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO: • # ASISTENTES AL EVENTO. • # PATROCINADORES. • SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL EVENTO.
Mof ocp Funciones principales: 1. Crear y asegurar el uso de una herramienta de tracking para el seguimiento y plan de acci贸n del evento. 2. Coordinar el plan de comunicaciones internas y externas para asegurar asistencia al evento. 3. Asegurar toda la log铆stica que genere el evento. 4. Creaci贸n y seguimiento de un presupuesto. 5. Brindar espacios de equipo con todo el oc team. 6. Entregar informes semanales con el fin de realizar seguimiento adecuado al evento. 7. Entregar informe final de cierre de evento.
Mof ocvp mkt&comm POSICIÓN: Organizing Committee Vicepresident Marketing and Communications REPORTAR A: EB OLYMPUS. TIEMPO DEL ROL: 25 DE ABRIL – 10 DE JULIO DESCRIPCIÓN DEL ROL: es el responsable de apoyar el evento en aspectos de medios y promoción, así como también la gestión del flujo de información de los asistentes inscritos. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO: • # Publicaciones del evento. • # asistentes. • Showcasing para uso interno del comité.
Mof ocvp mkt&comm Funciones principales: 1. Diseño de publicidad para el evento. 2. Showcasing del evento. 3. Desarrollar campaña de expectativas para los asistentes externos. 4. Diseño de material gráfico del evento (escarapelas, material publicitario y camisas). 5. Manejar canales de comunicación con los asistentes.
Mof ocvp LOGISTICS POSICIÓN: Organizing Committee Vicepresident LOGISTICS REPORTAR A: EB OLYMPUS. TIEMPO DEL ROL: 25 DE ABRIL – 10 DE JULIO DESCRIPCIÓN DEL ROL: es el responsable de la logística de todo el evento, tanto como el flujo de asistencia y coordinación de materiales para llevar a cabo el evento. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO: • Plan de riesgos logístico. • Flujo de agenda. • Organización del evento.
Mof ocvp logistics Funciones principales: 1. B煤squeda y recolecci贸n de materiales necesarias para le evento. 2. Asegurar el espacio necesario para el lugar del evento. 3. Coordinar con el ocp y ocvp comm la informaci贸n necesaria para alocaciones y log铆stica necesaria. 4. Coordinar la asistencia y flujo de personas.
Mof ocvp FINANCE & ER POSICIÓN: Organizing Committee Vicepresident EXTERNAL RELATIONS. REPORTAR A: EB OLYMPUS. TIEMPO DEL ROL: 25 DE ABRIL – 10 DE JULIO DESCRIPCIÓN DEL ROL: es el responsable de MANEJAR LOS RECURSOS financieros del evento, realizar control de ingresos y egresos del evento y al mismo caso búsqueda de patrocinios del evento, los cuales aseguren sostenibilidad, calidad y ejecución del mismo. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO: • # patrocinadores. • # estrategias de fundraising ejecutadas. • Sostenibilidad del evento.
Mof ocvp logistics Funciones principales: 1. Desarrollo un plan de ventas que genere promoci贸n y atraiga posibles patrocinadores. 2. Hacer seguimiento financiero de inicio a fin. 3. Creaci贸n de presupuesto de acuerdo al n煤mero de asistentes meta. 4. Presentar reporte financiero de cierre del evento. 5. Realizar y manejar inventario del evento.
DDL (Fecha de vencimiento) Domingo 24 de Abril Link de aplicaci贸n: https://podio.com/webforms/15419078/103892