Encuesta Reportes de Sostenibilidad by jhon valencia

“Encuesta Empresarial sobre la elaboración de memorias de sostenibilidad en Colombia, 2010”.

“ENCUESTA EMPRESARIAL SOBRE LA ELABORACIÓN DE MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD EN COLOMBIA, 2010”.

Realiza:

Patrocinan:

Dirección, Juan Carlos Herrera González Coordinación conceptual y metodológica, Sandra Paulina Leal Sánchez y Equipo CREO Investigación e instrumentos, Sandra Paulina Leal Sánchez, Rodrigo Pérez Herrera, Lilián Andrea Cortés Cortés, Paola Ximena Hernández Silva, Gustavo Herrera González y Juliet Rodríguez Cuevas. Sistematización y gráficas, Bibiana Rodríguez Beltrán y Catherín Agudelo Arévalo Elaboración, revisión y edición de textos, Catherín Agudelo Arévalo, Juan Carlos Herrera González y Paola Ximena Hernández Silva.

Diagramación, Jhon Valencia Santana

Bogotá, Colombia, 2010.

“Encuesta Empresarial sobre la elaboración de memorias de sostenibilidad en Colombia, 2010”.

TABLA DE CONTENIDOS

PÁG.

Introducción. Características del conjunto de empresas participantes.

l. Las memorias de sostenibilidad.

Para qué y por qué reportan las empresas.

Estándares y referentes en la elaboración de memorias de sostenibilidad.

Recuadro 1: Informes más recomendados por las empresas.

Llevar a la práctica memorias de sostenibilidad.

ll. Prácticas y contenidos de las memorias de sostenibilidad -criterios GRI-.

Materialidad.

Participación.

Contexto de sostenibilidad.

Exhaustividad.

Equilibrio.

Comparabilidad.

Claridad.

Fiabilidad.

Periodicidad.

Recuadro 2: Medios de públicación.

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El instrumento busca capturar las percepciones, aprendizajes y pautas aplicadas en la elaboración de reportes. Con este fin, contó con la participación de representantes en el tema de RSE de las organizaciones y sistematiza aspectos de las prácticas de reportar de empresas reconocidas por sus operaciones en el País. A través de la Encuesta esperamos dar valor a la práctica de reportar, como herramienta para generar saberes, para promocionar la responsabilidad social y fomentar comunidades informadas y activas, preparadas para entender el papel de las empresas de hoy. Además, busca mostrar pautas a aquellas organizaciones que desean informar a la sociedad sobre sus acciones, operaciones e impactos en lo económico, social y ambiental, y que quieren iniciar su recorrido hacia la sostenibilidad; para así agregar valor a su misión y unirse a esta iniciativa mundial.

Agradecemos a todas las empresas que se unieron a nuestro interés por el conocimiento sobre RSE y que aportaron con su saber en la elaboración de esta encuesta. Por criterios metodológicos algunas no se evidencian en los resultados; sin embargo, ellas con su aporte fortalecieron los aspectos metodológicos del proceso investigativo y de futuros estudios sobre el tema.

A continuación, el documento expone los resultados de la Encuesta, mediante dos grandes campos de información: El primero, consiste en los aspectos generales de los reportes y tiene el fin de acercarnos a una descripción global de la elaboración de éstos, por parte de las empresas. El segundo, traza cuestionamientos a partir de un escenario ideal, basado en la Guía GRI3 versión 3.0 para la elaboración de reportes; en sus criterios de materialidad, participación, sostenibilidad, exhaustividad, equilibrio, comparabilidad, periodicidad, claridad y fiabilidad. 1 La ENCUESTA es un ejercicio de indagación completo y pertinente para la captura de expectativas, percepciones y prácticas sociales con enfoque práctico. Más allá del mero cuestionario, acepción que solemos darle a la palabra ENCUESTA, este término abarcará el ejercicio completo de indagación: búsqueda, captura y recopilación de información, sistematización e interpretación y exposición de resultados. Mientras que el instrumento con el que se capturó la información será denominado Cuestionario de la Encuesta. 2 A lo largo del texto nos referiremos a los reportes con varios términos: informes, memorias de sustentabilidad o de sostenibilidad. “Memoria de sustentabilidad. Informe de carácter público que las compañías ofrecen a sus partes interesadas, tanto internas como externas, sobre su posición corporativa y de sus actividades en las tres dimensiones de la sustentabilidad: económica, ambiental y social. En otras palabras se trata del informe en el que se intenta plasmar la contribución de la empresa al desarrollo sostenible. (Osay, Sonia. Manual de primeros pasos en RSE. Fundación Cordón del Plata. Ecuador. 2006)”. Tomado de: FUNDACIÓN NUEVO PERIODISMO IBEROAMERICANO –FNPI. “La otra cara de la libertad. La responsabilidad social empresarial en medios de comunicación de América Latina”. Bogotá: Gatos Gemelos Ltda., 2008. Pág. 204. 3 GRI. GLOBAL REPORTING INITIATIVE. “Iniciativa internacional que busca establecer un marco común en el que las organizaciones informen voluntariamente sobre el impacto económico, ambiental y social de sus actividades a través de impactos de desempeño. Constituye una guía para la elaboración de reportes sobre desarrollo sustentable, aplicable globalmente. www.global reporting.org”. Tomado de: FUNDACIÓN NUEVO PERIODISMO IBEROAMERICANO –FNPI. “La otra cara de la libertad. La responsabilidad social empresarial en medios de comunicación de América Latina”. Bogotá: Gatos Gemelos Ltda., 2008. Pág. 204.

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Introducción

El Observatorio de Responsabilidad, Sostenibilidad y Ética de CREO da inicio a sus actividades de investigación, a través de su primera Encuesta Empresarial1 sobre la experiencia de publicar memorias de sostenibilidad2 en Colombia.

Lo invitamos a consultar este ejercicio de exploración y a conocer algunos aspectos sobre los reportes de sostenibilidad en Colombia, a partir de las experiencias que nos contaron los representantes de 21 empresas, sistematizadas en nuestra Encuesta Empresarial de 2010.

Características del conjunto de empresas participantes.

Gráfica 1. Sector de las empresas participantes en la Encuesta.

El grupo se compone de 16 empresas privadas, 4 empresas mixtas y 1 empresa pública; correspondientes a los anteriores sectores económicos (Gráfica 1).

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El conjunto de empresas, encuestado y sistematizado, está conformado por 21 organizaciones que reportan sus operaciones en Colombia, a través de la publicación de memorias de sostenibilidad e informan sobre sus impactos en los ámbitos económico, social y ambiental4, estas son: AES CHIVOR CIA., ARGOS, BANCOLOMBIA, SAB MILLER COLOMBIA (BAVARIA), BBVA COLOMBIA, CODENSA –EMGESA, ECOPETROL, EPM (EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN), FUNDACIÓN TERPEL, GAS NATURAL, GENELEC LTDA., GRUPO BOLÍVAR, GRUPO NACIONAL DE CHOCOLATES, HOCOL S.A., ISA, MINEROS S.A., HOSPITAL PABLO TOBÓN URIBE, PROTECCIÓN S.A., SOCIEDAD PORTUARIA DE SANTA MARTA, TELEFÓNICA COLOMBIA Y UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE BOLÍVAR.

Hasta el año 2009, cada empresa ha reportado de uno a seis informes, para un total de 605, distribuidos así: Número de reportes publicados a 2009 por las empresas sistematizadas en la Encuesta

Empresas que han publicado:

1 informe 2 informes 3 informes 4 informes 5 informes 6 informes

5 4 3 2 1 0

Gráfica 2. Reportes que ha publicado cada empresa encuestada a 2009.

De las 21 empresas, 9.5 % ha publicado 6 informes, 9.5% ha publicado 5 informes, 14.3% ha publicado 4 informes, 14.3% ha publicado 3 informes, 28.6% ha realizado 2 y el 23.8% ha reportado 1 vez (Gráfica 2). 4 El proceso de identificación de empresas reportantes fue realizado mediante la consulta de: Listado de reportes Global Reporting Initiative, página web de Pacto Global de las Naciones Unidas y listado de Revista Semana “Las 100 más grandes empresas e Colombia” (número 1460 de 2010). Adicionalmente, se consultaron las páginas web de empresas en Colombia, agremiaciones, redes y cooperativas. De esta forma se invitó a participar a más de 170 empresas. (Investigación base que aportó los datos de la encuesta). 5 Las 21 empresas conjugan la experiencia de 60 informes publicados. Debemos resaltar que cada informe es particularmente difer ente pese a que se genera en una misma empresa; entre reporte y reporte existen cambios, continuidades y evoluciones dados por el equipo de trabajo, el crecimiento de la organización y sus cambios misionales, las tendencias y políticas en el tema de RSE y en el sec tor empresarial correspondiente, etc. Estos aspectos no se incluyen en el presente documento pues no son material de estudio de la Encuesta.

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PARA QUÉ Y POR QUÉ REPORTAN LAS EMPRESAS A través de nuestra Encuesta preguntamos a las empresas por qué deciden publicar sus memorias de sostenibilidad y ellas nos refirieron que: el 71.4% busca evidenciar su compromiso y transparencia con los Grupos de Interés (GI)6; 47% quiere medir y controlar la estrategia de sostenibilidad de la organización; 38% busca ser una organización más sostenible; el 14% mide y compara la gestión a través del reporte; el 4.7% se orienta a mejorar la reputación de la empresa y el 4.7% cumple con los lineamientos de la casa matriz (Gráfica 3). Además, las empresas nos contaron otras motivaciones por las cuales elaboran sus informes, tales como: “Para rendir cuentas integralmente de los distintos logros de la organización, desde la sostenibilidad (…)”. Para el “mejoramiento continuo del desempeño en los tres aspectos que comprende el GRI”. “Para rendir cuentas a la sociedad sobre sus actuaciones e impactos en lo social, lo económico y lo ambiental”.

Gráfica 3. Razones por las cuales las empresas deciden reportar. 6 GI. “Grupos de Interés (Stakeholders). Cualquier grupo o individuo que puede afectar o ser afectado por una institución. En sentido amplio el término incluye a proveedores, clientes, accionistas, empleados, comunidades, grupos políticos, gobierno, medios de comunicación, etc. (…). (Edgard Freeman. Stake Holder Theory en Blackwell Enciclopedic (…).)”. Tomado de: FUNDACIÓN NUEVO PERIODISMO IBEROAMERICANO –FNPI. “La otra cara de la libertad. La responsabilidad social empresarial en medios de comunicación de América Latina”. Bogotá: Gatos Gemelos Ltda., 2008. Pág. 204.

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l. LAS MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD.

ESTÁNDARES Y REFERENTES EN LA ELABORACIÓN DE MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD. La publicación de reportes de responsabilidad social es alcanzada por las empresas a través de medios, instrumentos y recursos propios a su cultura y sus programas organizacionales, tales como: informes de gestión y financieros previos, programas de seguimiento al clima organizacional, estudios sobre satisfacción de clientes, vías de comunicación con sus grupos externos, proyectos de desarrollo en sus territorios de operación, entre otros. Además, la realización de sus procesos está influenciada por lineamientos metodológicos y normativos, estándares, tendencias, modelos y referentes que marcan la pauta en el momento de reportar. Las áreas o dependencias de la organización que direccionan la elaboración del reporte son: unidades de RSE, áreas de desarrollo sostenible, de comunicación e imagen externa, de gestión social, de planeación corporativa, de planificación y control, entre otras7. Adicionalmente, algunas empresas articulan organizaciones consultoras de RSE nacionales y/o internacionales, con el fin de ser asesoradas conceptual y metodológicamente en la identificación de GI y su materialidad, en la depuración de información pertinente y en el diseño de una estrategia de comunicación clara para los lectores. De una u otra forma, reportar requiere de procesos transversales que surcan toda la empresa, así como: recuperación de información administrativa, financiera y de procesos, definición de indicadores, gestión de información fresca, actual y verificada, etc.

7 Información capturada a través del cuestionario de la Encuesta.

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Gráfica 4. Formas a través de las cuales las empresas realizan su reporte.

En el caso de nuestras empresas encuestadas, la práctica más común para la construcción de los reportes es la “elaboración por cuenta propia” con el 66.6%; en segundo lugar, la realización con apoyo de un consultor nacional, con el 47.6%; la opción menos frecuente es la realización con el apoyo de un consultor internacional, con el 9.5%. Además, es frecuente la combinación de prácticas, como la “elaboración por cuenta propia” con la asesoría de un consultor -6 empresas- (Gráfica 4). A éstas últimas se adiciona una empresa que elabora su reporte en conjunto; “Un tercero lo escribe, pero conjuntamente hemos explorado el índice GRI. Ha sido un aprendizaje mutuo”. En cuanto a las pautas metodológicas usadas para la definición de indicadores en los reportes, la más utilizada es la aplicación de lineamientos GRI, por 17 (80%) de las empresas. Esta herramienta se combina con lineamientos de Accountability e Indicadores Ethos, para el caso de dos empresas de las 17. Una empresa aplica metodologías propias, diseñadas por los realizadores del informe. Además, algunas combinan metodologías propias con lineamientos GRI, como es el caso de 2 empresas (éstas se representan en la categoría otra, Gráfica 5).

Gráfica 5. Líneamientos metodológicos aplicados en la elaboración de reportes.

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Recuadro 1. Informes más recomendados por las empresas. En el momento de reportar es útil la consulta de algunos referentes en el tema, como por ejemplo las memorias de sostenibilidad publicadas por otras organizaciones. A través de la Encuesta, 14 empresas nos recomendaron algunos informes nacionales (gráfica 6), debido a que cumplen una o varias de las siguientes cualidades: Poseen “reconocimiento externo”; Presentan “compromiso en la rendición de cuentas”, “transparencia”, “claridad”, “liderazgo en el tema de responsabilidad social”, “rigor en los lineamientos GRI”, “concepción integral de la responsabilidad social”, “alcance, contexto y diseño” propicios; Es “fácil de leer” y tiene “lenguaje claro”; muestra “contenido pertinente”, “reporta asuntos relevantes”, y “refleja el esfuerzo de la organización en el tema”.

De manera especial, para el sector petrolero recomiendan informes del contexto internacional, tales como los reportes de Petrobras y Shell; para el caso de las Instituciones educativas superiores se enuncia que los referentes son internacionales a falta de reportes nacionales propios al sector. Los siguientes son los informes más recomendados:

Gráfica 6: Informes más recomendados y número de empresas que las recomiendan.

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LLEVAR A LA PRÁCTICA MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD Para las empresas que comienzan a reportar y a insertar en sus procesos la RS y para aquellas que ya reportan y realizan actividades de comunicación con sus grupos de interés, la públicación de las memorias requiere de la búsqueda continua y de la aplicación de herramientas apropiadas para planear, diseñar, articular la participación de GI, elaborar y sacar a la luz los informes. La definición de un período de reporte, la gestión de información manejada por múltiples áreas de la empresa, la articulación de instrumentos que permitan la consistencia en la información -entre reporte y reporte-, la identificación y comunicación con GI y la articulación de múltiples intereses son parte de este emprendimiento. Hemos preguntado a nuestros encuestados su percepción sobre la elaboración de informes de sostenibilidad8 y ellos nos comunicaron sus perspectivas sobre la experiencia de reportar y el valor que este proceso da a las empresas de hoy.

Según las percepciones de nuestros encuestados, el proceso de reportar: “Es una herramienta para monitorear la gestión de la organización”. “Requiere organización, identificación de responsables de reporte y un sistema de reporte que facilite cada vez más la operativa. Pero cada vez es más estratégico”.

“Es un compromiso con la sociedad y los grupos de interés”. “Es dificil encontrar el proceso, pero luego es sencillo”. “Es una herramienta de gestión y un medio para la rendición de cuentas”… “Pese a la dificultad es importante realizarlo porque permite avanzar en los procesos y hacer más estratégica la gestión en RSE”. “Es un proceso del cual la compañía puede aprender mucho y ayuda a tener un sistema de reporte acorde a las necesidades de la sociedad actual”. “El mecanismo de reporte adecuado para contar a los diferentes públicos de interés los impactos (positivos y negativos) de la gestión realizada en un período de tiempo”.

8 La pregunta formulada contó con las siguientes opciones de respuesta: “es un proceso díficil y complejo”, “solo un experto lo puede implementar”, “cuesta demasiado dinero”, “solo es para grandes organizaciones”, “no aporta valor”, o “solo debe ser usado por compañías que tienen cosas buenas para reportar”.

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La inserción del criterio de MATERIALIDAD10 en la elaboración de reportes suscita en la práctica la identificación de indicadores de impacto determinantes en la relación entre la organización y su entorno. Así mismo, la riqueza de este criterio radica en identificar los grupos de interés –GI y sus expectativas, en evidenciar el tipo de vínculos que ellos vivencian con la organización y en definir los asuntos relevantes para los actores implicados- esta identificación de la materialidad es útil en la toma de decisiones empresariales orientadas al ejercicio de buenas prácticas-.

Materialidad .“La brevedad puede ser beneficiosa. Una memoria no debe abrumar por exceso de información. Tiene que incluir información relevante que pueda afectar a las desiciones y comportamientos de los Grupos de Interés. Debería ser capaz de valorar el desempeño de su organización de conformidad con la normativa y las políticas definidas. (…)”. (GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?., 2008).

Con el objetivo de integrar la materialidad, algunas empresas emprenden iniciativas de diálogo con sus GI, a través de las cuales los hacen participes del reporte y logran valorar los asuntos relevantes de la organización y de sus comunidades.

9 La Encuesta y su cuestionario precisan campos de captura de información basados en criterios GRI. A través de estos, las empresas pueden “valorar la calidad, fiabilidad y transparencia del reporte”. Sin embargo, en el caso de la presente encuesta y la captura de la información la aplicación de estos criterios no apunta a evaluar las memorias y sus contenidos, debido a que este análisis esta fuera de los objetivos del ejercicio de investigación. Los criterios GRI en el caso de la presente Encuesta son utilizados tan solo para plasmar una relación descriptiva, ordenada sobre los contenidos de los reportes mediante lineamientos pertinentes en la práctica de reportar, de interés internacional. De esta forma, hacemos énfasis en que la práctica de reportar es una acción voluntaria de las empresas que retoma valor en el interés sincero de informar a las comunidades entorno y que esto debe traducirse en informes integrales y diversos donde se aplican múltiples es tándares y pautas metodológicas. 10 Las definiciones de criterios GRI, son tomadas de: la cartilla de aprendizaje GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?. Colección Puntos de partida, 2008. y GRI. Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad. 2000 – 2006. Versión 3.0, P.12. www.globalreporting.org.

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ll. PRÁCTICAS Y CONTENIDOS DE LAS MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD

ll. PRÁCTICAS Y CONTENIDOS DE LAS MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD -CRITERIOS GRI9-.

El criterio de materialidad en la construcción de reportes es uno de los aspectos más integrados por parte de las empresas de la Encuesta; de éstas, el 95% tuvieron en cuenta la materialidad en la elaboración de sus memorias (Gráfica 7).

Gráfica 7. Criterio de materialidad en el reporte.

Así mismo, con el fin de concretar la materialidad en sus reportes, de las 20 empresas -que tuvieron encuenta este criterio- el 42.8% realizó un estudio sectorial para incluir asuntos relevantes que han sido tratados por empresas homólogas en el contexto nacional o internacional (Gráfica 8). Además, el 66.6% incluyó en su estudio de materialidad los riesgos a los que se ve enfrentada la organización (Gráfica 9).

Gráfica 8. Realización de estudios sectoriales.

Gráfica 9. Inclusión de riesgos en estudio de materialidad.

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La PARTICIPACIÓN e interlocución de la empresa con sus grupos de interés, en la elaboración del reporte le da valor, permite reflejar la realidad compleja de la organización como entidad compuesta por comunidades y fortalece la definición de los asuntos relevantes y de la materialidad. En este caso las empresas pueden trabajar con sus GI en diversos niveles; escuchando y hablando con ellos sobre cuales son sus asuntos de interés, sus expectativas y sus apreciaciones sobre el comportamiento de la empresa con relación a la sostenibilidad y a sus diversas áreas de impacto.

Participación de los Grupos de Interés. “La organización deberá propiciar la participación de sus grupos de interés en la preparación y en la mejora de su memoria de sostenibilidad. La memoria deberá describir como se valoraron y abordaron las expectativas, los intereses y las necesidades de información de los grupos de interés, dentro de lo razonable (…)”. (GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?., 2008).

Sobre éste criterio, conocimos que de las empresas encuestadas 38% -8 empresascontaron con la participación de sus GI en la elaboración del reporte (Gráfica 10). A su vez, de este conjunto, 6 realizaron encuentros con sus GI, 5 cuentan en su reporte la manera como éstos participaron, 7 incluyeron las inquietudes y expectativas de éstos y una (1) realizó validación de la memoria con sus grupos (Gráficas 11 a 14).

Gráfica 10. Participación de Grupos de Interés.

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Grafica 11. Realización de encuentros con GI.

Gráfica 13.

Gráfica 12. Inclusión de las expectativas de los GI.

Inclusión de la forma como participan los GI.

Gráfica 14. Validación de la memoria por los GI.

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Adicionalmente, con el fin de fomentar la participación de los GI en la clasificación de los asuntos relevantes, las empresas (que integraron a sus informes el criterio de materialidad) usaron técnicas de captura de información, así: 76% realizó diálogos, 57% entrevistas individuales, 38% encuestas y 23.8% entrevistas grupales (Gráfica 15). Además, las empresas utilizaron otras fuentes de información, entre ellas:

“Benchmarking del sector” “estudios de satisfacción de clientes” ” estudios de clima organizacional” “estudios de medios de comunicación y prácticas del sector” “diagnósticos elaborados por un consultor”, “cruce de variables propias con las propuestas por la metodología GRI G3”.

Gráfica 15: Técnicas usados para calificar asuntos relevantes.

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En la definición de los asuntos relevantes, las empresas (que integraron el criterio de materialidad) contaron con la participación mayoritaria de los directivos de la empresa, representada en un 85.7% de éstas. Además, 80.9% contaron con la participación de empleados, 52.3% con clientes y proveedores, 42.8% con accionistas, 42.8% con comunidades, 28.5% con el Gobierno, 28.5% con ONG’s, 23.8% con gremios y asociaciones, 14.2% con medios de comunicación y 9.5% con los competidores. De manera especial, mencionan la participación de grupos como: la “red de corresponsales internos del informe” (1 empresa) y los “beneficiarios de proyectos sociales de la oganización” (1 empresa), (Gráfica 16).

Gráfica 16. Grupos de interés que participaron en la determinación de asuntos relevantes.

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Según las percepciones de nuestros encuestados, el proceso de reportar es: “Una oportunidad importante para la organización y sus diferentes grupos de interés, para conocer de cerca cada uno de los aspectos inherentes al negocio y lo que ésta hace por cada uno de ellos”. “Un instrumento útil para evaluar lo que se esta haciendo, para demostrar que si se hace y para planificar el que hacer futuro”.

Del mismo modo, bajo el criterio de participación, el 38% de las empresas contaron con la cooperación de sus GI en la elaboración del informe. En este caso, existe tambien una prevalencia de los directivos, que participaron en un 38% de las empresas y de empleados en un 28.5%. Además, el 23.8% de las organizaciones contó con la participación de accionistas, el 23.8% contó con los clientes y el 14% con los proveedores. Los competidores, ONG’s, Gobierno, comunidad, y gremios y asociaciones participaron en un 9.5% de las empresas, cada uno (Gráfica 17).

Grafica 17. GI que participaron en el reporte.

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Según las percepciones de nuestros encuestados, el proceso de reportar: “Es un proceso retador para las empresas, permite evaluarse desde diferentes aspectos e informar sus acciones de manera estándar. Permite identificar oportunidades de mejoramiento”. “Es un proceso del cual la compañía puede aprender mucho y ayuda a tener un sistema de reporte acorde a las necesidades de la sociedad actual”.

Por su parte, el 71.4% de las empresas compartieron con sus GI, aquello que consideraron relevante en su memoria de sostenibilidad (Gráfica 18).

Gráfica 18. Confrontación con los GI del reporte.

Las memorias de sostenibilidad son un reflejo del compromiso de la organización, por ello, buscan abarcar la realidad económica, social y ambiental, en estrecho vínculo con los requerimientos de su entorno y sus GI. Debido a esto, algunas memorias tienen en cuenta particularidades del contexto local donde impactan y hacen uso de lineamientos metodológicos para la evaluación de situaciones e impactos ambientales, sociales y económicos.

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Contexto de sostenibilidad: “La información sobre el desempeño debe situarse dentro de su contexto. La cuestión que subyace en una memoria de sostenibilidad es la forma en la que contribuye la organización, o pretende contribuir en el futuro, a la mejora o al deterioro de las tendencias, avances y condiciones económicas, ambientales y sociales a nivel local, regional o global”.(GRI. Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad. 2000 – 2006. Versión 3.0, P.12. www.globalreporting.org).

Para el desarrollo de este criterio, denominado CONTEXTO DE SOSTENIBILIDAD, el 71.4% de las organizaciones encuestadas (15 empresas) tiene en cuenta la información publicada en los planes de desarrollo locales y nacionales y/o en los programas de desarrollo sectoriales, relacionados con su misión (Gráfica 19). Además, éstas tienen en cuenta instrumentos y lineamientos para reportar su impacto puntual en los tres ámbitos, económico, social y ambiental: el 76.1% de las empresas(16 de ellas) incluyen Global Compact y 33% (7) insertan ODM11 (Gráfica 20). Adicionalmente, las otras empresas identificaron el uso de lineamientos, tales como: “AA1000”12, “Principios Voluntarios en Seguridad y Derechos Humanos”, “Índice de Transparencia Nacional”, “Índice de Sostenibilidad del Dow Jones”, “Merco”, “Protocolo de Kyoto”, ”Ley Sarbanes Oxley de Estados Unidos (Ley Sox)”, “Normas API (American Petroleum Institute)”, “GTC 180 de ICONTEC13”.

Gráfica 19. Inclusión de planes de desarrollo del sector, región o país.

Gráfica 20. Lineamientos del reporte.

11 Los objetivos de desarrollo del Milenio, están basados en la Declaración firmada por los Jefes de Estado, en la Cumbre del Mi lenio de las Naciones Unidas y consiste en un programa de objetivos, metas e indicadores en pro de la paz, los derechos humanos, el medio ambiente, la erradicación de la pobreza, para realizar hasta el año 2015. Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, Colombia. Objetivos del Milenio. En: http://www.pnud.org.co 12 AA 1000: creada en 1999 por el Institute of Social and Ethical Accountability (Accountability), entidad sin ánimo de lucro, con sede en Londres. Esta norma es un estándar de seguimiento del proceso, que busca aumentar los niveles de transparencia en la rendición de cuentas, evaluaciones y divulgación sobre aspectos tanto sociales como éticos de la gestión de la empresa, teniendo en cuenta los diferentes grupos de interés o stateholders. A su vez, describe detalladamente los procesos que debe seguir una organización en lo referente a la planificación, auditoria y contabilidad, para ser divulgados ante los diferentes stakeholders. La AA 1000 no pretende sustituir otros estándares ni otorgar algún tipo de certificación; sino que pretende ayudar a las organizaciones a definir sus objetivos y a establecer diferentes mecanismos de retroalimentación, para que la RSE pueda ser incorporada en la gestión estratégica. Tomado de: Instituto para el desarrollo empresarial de la Argentina -IDEA. El Balance social un enfoque empresarial. (Argentina): IDEA, 2001. 13 La Guía Técnica Colombiana (GTC) 180 de Responsabilidad Social, ratificada por ICONTEC, establece pautas para la gestión de RSE en Colombia. www.icontec.org.

“Encuesta Empresarial sobre la elaboración de memorias de sostenibilidad en Colombia, 2010”.

La construción de la memoria, como actividad que atraviesa toda la organización, es un espacio propicio para analizar los procesos de la gestión de la informacion producida por la empresa hacia sus grupos de interés y los canales de información usados para su difusión. Es posible que en algunos casos la empresa realice más de lo que identifica y, por esto mismo, de lo que reporta. Igualmente, la generación de información a veces puede estar centrada solo en los buenos resultados más que en los buenos procesos. Debido a esto, es útil para las organizaciones conocer las dinámicas y relaciones que subyacen en las acciones de la comunidad empresarial y de todos sus grupos vinculados; y desde allí buscar y narrar los procesos y experiencias que denotan comportamientos orientados hacia la responsabilidad social. En todo caso llevar ejercicios de análisis sobre la información publicada en las memorias aportará a la mejora contínua de los reportes y al cumplimiento del principio de EXHAUSTIVIDAD.

Exhaustividad. “La cobertura de los indicadores y aspectos materiales y la definición de la cobertura de la memoria deben ser suficientes para reflejar los impactos sociales, económicos y ambientales significativos y para permitir que los grupos de interés puedan evaluar el desempeño de la organización informante durante el período que cubre la memoria”. (GRI. Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad. 2000 – 2006.Versión 3.0, P.13. www.globalreporting.org). “(…) El factor determinante es si contiene suficiente información como para comprender si la empresa está a la altura de sus compromisos, (…) deberán esbozar las tendencias de desempeño de la organización, puesto que una fotografía estática dice poco acerca del rumbo que lleva (…)”. (GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?, 2008).

Frente a la pregunta respecto a este criterio, los encuestados seleccionaron de la siguiente manera las opciones acerca de la información publicada en sus reportes y sobre lo que estos comunican a sus GI: el 47.6% (10 empresas) presentan en sus reportes “todas las acciones o eventos significativos del período cubierto por la memoria”; el 28.5% (6 empresas) “establecen las actividades más relevantes”. Además, una empresa (9.5%) presenta la “estimación de los posibles impactos a corto y largo plazo”, otra (9.5%) “desarrolla en su memoria el análisis detallado sobre los impactos actuales y futuros” y otra (9.5%) incluye todas las informaciones anteriores en su memoria de sostenbilidad. (Gráfica 21). Además, al interrogar sobre qué han manifestado los Grupos de Interés acerca del informe, los encuestados seleccionaron las opciones de respuesta así: “no permite conocer los eventos y acciones desarrolladas por la entidad” (1 empresa), “proporciona datos generales acerca de las actividades de la organización” (6 empresas), “entrega suficientes elementos para valorar el desempeño de la organización” (9 empresas). (Gráfica 22)

“Encuesta Empresarial sobre la elaboración de memorias de sostenibilidad en Colombia, 2010”.

Gráfica 21.

Información contenida en el reporte.

De esta forma, delimitamos que los reportes, en su mayoría, proveen de información sobre todas o sobre las principales actividades desarrolladas por la organización, dando a conocer su desempeño tan solo en el período de tiempo reconstruído; y que muy pocas organizaciones publican análisis sobre sus impactos en el presente o a futuro.

Gráfica 22. Información que proporciona el reporte a los GI.

“Encuesta Empresarial sobre la elaboración de memorias de sostenibilidad en Colombia, 2010”.

El EQUILIBRIO como criterio para reportar, se traduce en información clara y objetiva, en transparencia; pero también en información que propicia la comprensión de procesos y que evidencia las variables de la complejidad empresarial y de sus impactos. Ésta va más alla de la presentación de beneficios a cada uno de los GI, e intenta contribuir con experiencias buenas y malas y con saberes útiles al sector. Acorde al principio de EQUILIBRIO, las empresas encuestadas reportan, de manera clara, información sobre sus dificultades, un 90.4%; sobre sus retos, un 61.9%; sobre sus logros, un 38%. Particularmente, 23.8% de ellas reportan los tres contenidos mencionados, 38% reportan retos y logros y 9.5% reporta dificultades y logros. Además, una (1) empresa reporta solo sus dificultades y cinco (5) reportan solo sus logros (Gráfico 23).

Equilibrio. “La memoria deberá reflejar los aspectos positivos y negativos del desempeño de la organización informante”. (GRI. Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad. 2000 – 2006.Versión 3.0, P.14 www.globalreporting.org). Sin el equilibrio “(…) La memoria de sostenibilidad es mero “greenwash”, es decir un simple lavado de imagen. La memoria no puede ser sesgada. Se supone que ya ha pasado la época de los informes promocionales llenos de buenas noticias. Las exageraciones se detectan rápidamente, las omisiones no. Una empresa tiene que explicar toda la historia (…)”. (GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?., 2008).

Gráfico 23. Información que evidencia el reporte.

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Según las percepciones de nuestros encuestados, el proceso de reportar: “Es importante realizarlo para medir el avance y compromiso con estos temas”. “(…)Es difícil y complejo porque no contamos con un sistema de información que lo haga más sencillo. (…) es una publicación vital y es valorada como la más importante de la empresa, para dar a conocer a nuestros grupos de interés”.

Frente al nivel de equilibrio en la práctica de reportar, la Encuesta nos enuncia la percepción sobre la omisión de información en los reportes de sostenbilidad, así: el 38% de los encuestados consideran que al reportar se omite información “debido al temor por la equivocación y el reproche”, mientras que 57% de ellos considera que esta situación no existe (Gráfico 24).

Gráfica 24. Omisión de información en los reportes.

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Comparar permite medir el estado de la organización en cuanto al cumplimiento de sus compromisos y, a mediano plazo, hacer seguimiento a sus procesos de crecimiento, decrecimiento y cambio en el tiempo. En éste caso, los datos sobre el desarrollo del sector empresarial y los datos acerca de las condiciones del entorno funcionan como punto de partida para la medición de impactos y permiten contrastar el comportamiento de la empresa en el tiempo y frente a situaciones del contexto económico, social y ambiental. En razón al criterio de COMPARABILIDAD, la Encuesta muestra que: el 52.3% (11 empresas) comparan la información que reportan con “indicadores del sector al que pertenece” y el 61.9% (13 empresas) realizan “comparación anual de sus indicadores”. (Gráficas 25 y 26).

Gráfica 25. Comparación del reporte con indicadores del sector.

Comparabilidad. “El mensaje y los datos de la empresa deben ser coherentes. No es de recibo que una empresa diga una cosa en su memoria y algo distinto en otro contexto (…). La coherencia facilita la comparabilidad. Si los sistemas de medición internos son uniformes, los datos son comparables año tras año. El empleo de parámetros e indicadores sectoriales uniformes permite las comparaciones con la competencia”. (GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?., 2008).

Gráfica 26. Comparación anual del reporte.

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La CLARIDAD del lenguaje es determinante para la función comunicativa que cumple el reporte, para su cobertura y su difusión entre las comunidades objetivo. Como instrumento de comunicación entre la organización y sus grupos, se espera que éste tenga un lenguaje claro, el cual facilite la comprensión de la información expuesta. En pro de evaluar la claridad, las empresas reportantes realizan mediciones tras la públicación de la memoria. Es así como, el 38% (8 encuestados) ha verificado con sus lectores el nivel de comprensión de sus reportes (gráfica 27).

Claridad. “Dado que los lectores de una memoria de sostenibilidad son tan diversos, tiene que ser comprendida por el máximo número de ellos, sin dejar de prestar atención al detalle. Deberá evitar la jerga propia de un sector. Si aparecen términos técnicos o científicos deberán ir acompañados de la correspondiente explicación (…)”. (GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?., 2008).

Gráfica 27. Medición de la claridad de la memoria.

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Además, con el interés de realizar verificaciones externas de la información reportada: el 33% ha verificado su reporte con una firma de auditoría; 23.8% lo ha verificado por algún tercero y 19%, lo ha verificado por GRI (Gráfica 28). De ésta forma las empresas alinean su reporte con el criterio de FIABILIDAD.

“Fiabilidad. La información y los procedimientos seguidos en la preparación de una memoria deberán ser recopilados, registrados, compilados, analizados y presentados de forma que puedan ser sujetos a examen y que establezcan la calidad y la materialidad de la información”. (Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad. 2000 – 2006. Versión 3.0, P.18). “La verificación externa de los datos y afirmaciones de la memoria ofrece cierto grado de tranquilidad de que la memoria es exacta y equilibrada”. (GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?. www.globalreporting.org

Gráfica 28. Verificación del reporte.

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En cuanto a la PERIODICIDAD al reportar, cada empresa puede definir cuándo es pertinente publicar su reporte, según las particularidades de su operación y los requerimientos de sus GI, cuidando que la información sea actualizada y tenga regularidad. Acerca de este criterio la mayoría de los encuestados, un 71.4%, identifica que su memoria de sostenibilidad informa a tiempo sobre los hechos relacionados con los distintos grupos de interés (Gráfica 29). Además, la mayoría publican cada año, 80%, otras cada dos años, 9.5%, y solo una empresa lo hace de manera eventual, el 4.7%. (Gráfica 30).

Gráfica 29. Regularidad en la publicación del reporte.

Periodicidad. “La utilidad de la información está íntimamente relacionada con el hecho de que los grupos de interés la conozcan a tiempo para poder integrarla efectivamente en su toma de decisiones. El momento adecuado de su publicación se refiere tanto a la regularidad de las memorias como a su proximidad con los hechos que describe”. (GRI. La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?., 2008).

Gráfica 30. Publicación oportuna del reporte.

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Recuadro 2. Medios de publicación Con el fin de llegar a un amplio número de lectores, las memorias de sostenibilidad son expuestas al público a través de medios impresos y digitales; esto, según la población a la cual van dirigidos y de acuerdo a los espacios de comunicación que posee la organización. Para el caso de las empresas encuestadas, el 100% publican a través de medio impreso, el 76% publican en medio digital y el 85% publican a través de la página web (Gráfica 31). Además, 14 empresas publican a través de los 3 medios, 6 publican a través de dos y una publica a través de un solo medio –impreso-.

Gráfica 31. Medios de publicación de los reportes.

La elaboración de reportes no es un proceso que finalice en su publicación, por el contrario puede afirmarse que allí vuelve a iniciar; cuando llega a manos de los lectores y de los “Grupos de Interés” quienes lo confrontan. A través de la memoria, los lectores podrán conocer la empresa. Además, desde este momento la organización posee un instrumento para hacer seguimiento a sus impactos, a las relaciones con su entorno, a sus asuntos de interés y a sus procesos de cambio y continuidad. La expectativa tras la elaboración de la memoria es que ésta, como todo su proceso anexo, se convierta en un poderoso intrumento para apoyar la toma de decisiones organizacionales y de los GI, integrando la ética y la responsabilidad social.

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Agradecemos a los lectores su interés en este ejercicio y esperamos que represente un aporte de herramietas prácticas para el fomento de la responsabilidad social. Además, hacemos un reconocimiento al aporte de las empresas participantes y convocamos a las organizaciones que operan en Colombia para que se unan a esta iniciativa de construir saberes y de contribuir a la búsqueda de caminos hacia la sostenibilidad local y global. Como primer ejercicio piloto de sondeo, la Encuesta ha fijado parámetros para nuevas aproximaciones. Debido a ello, el Observatorio de RSE de CREO inicia su segunda exploración empresarial sobre RSE en el país e invita cordialmente a las empresas a acompañarnos en el proceso y alimentarlo con sus vivencias sobre la ética y la responsabilidad organizacional. Observatorio RSE – CREO

CONTÁCTENOS: www.creo.org.co observatoriorse@creo.org.co Tels. 4749277 / 5202435

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TABLA DE GRÁFICAS Gráfica 1. Sector de las empresas participantes en la Encuesta. Gráfica 2. Reportes que ha publicado cada empresa encuestada a 2009. Gráfica 3. Razones por las cuales las empresas deciden reportar. Gráfica 4. Formas a través de las cuales las empresas realizan su reporte. Gráfica 5. Lineamientos metodológicos aplicados en la elaboración de reportes. Gráfica 6. Informes más recomendados. Gráfica 7. Criterio de materialidad en el reporte. Gráfica 8. Realización de estudios sectoriales. Gráfica 9. Inclusión de riesgos en estudio de materialidad. Gráfica 10. Participación de GI. Gráfica 11. Realización de encuentros con GI. Gráfica 12. Inclusión de las expectativas de los GI. Gráfica 13. Inclusión de la forma como participan los GI. Gráfica 14. Validación de la memoria por los GI. Gráfica 15. Técnicas usadas para calificar asuntos relevantes. Gráfica 16. Grupos de interés que participaron en la determinación de asuntos relevantes. Gráfica 17. GI que participaron en el Reporte. Gráfica 18. Confrontación del reporte con los GI. Gráfica 19. Inclusión de planes de desarrollo del sector, región o país. Gráfica 20. Lineamientos del reporte. Gráfica 21. Información contenida en el reporte. Gráfica 22. Información que proporciona el reporte a los GI. Gráfico 23. Información que evidencia el reporte. Gráfica 24. Omisión de información en los reportes. Gráfica 25. Comparación del reporte con indicadores del sector. Gráfica 26. Comparación anual del reporte. Gráfica 27. Medición de la claridad de la memoria. Gráfica 28. Verificación del reporte. Gráfica 29. Regularidad en la publicación del reporte. Gráfica 30. Publicación oportuna del reporte. Gráfica 31. Medios de publicación de los reportes.

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