CARTERA Y COBRANZAS
DESCUENTOS FINANCIEROS Es el descuento por pronto pago. Es la herramienta que posee el Asesor para que el cliente nos efectué el pago del importe de la factura que se deriva de una venta, en un corto periodo de tiempo. Tenga en cuenta que los días establecidos para tomar los descuentos financieros son fecha calendario, no son tenidos en cuenta días hábiles. Nuestro Centro de Distribución esta ubicada en el municipio de Cota, reconociendo que tenemos clientes en ciudades y municipios de largas distancias, se ha otorgado 5 días, fecha calendario, para tener en cuenta en el descuento financiero.
DESCUENTOS FINANCIEROS •
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El descuento financiero que se estableció en la compañía para el pago de facturas es: Si paga: 8 días – Dcto 5% Ejemplo: DOMINGO
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DESCUENTOS FINANCIEROS •
Si paga a 30 días – Dcto 3%
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Ejemplo: DOMINGO
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DESCUENTOS FINANCIEROS Tenga en cuenta: Las condiciones las condiciones para tomar en cuenta los descuentos financieros se establecieron en la parte inferior de la factura.
Se acepta descuentos aplicados después de la fecha limite si: •La transportadora demore más de 5 días en la entrega de la mercancía. •La Dirección General o del Coordinador Comercial de la compañía, mediante correo u escrito otorgan un descuento financiero fuera de la fecha limite
RECIBOS DE CAJA • El Recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual consta los ingresos en efectivo o cheques posfechados recaudados por la Compañía. • El Asesor Comercial es la persona que es interlocutor entre la empresa y el cliente. El diligenciamiento de este debe ser transparente y confiable para ambas partes. • Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
RECIBOS DE CAJA • El Recibo de Caja debe ser diligenciado correctamente, las casillas deben ser diligenciadas con la información que es requerida. • No debe tener tachones ni enmendaduras, si ocurre esto es mejor anular. • La primer hoja (color blanco) es para el cliente, la segunda hoja (color azul) es para contabilización y la tercera hoja (color amarillo) es para uso del Asesor Comercial.
RECIBOS DE CAJA โ ข Para un mejor diligenciamiento, exija la factura al cliente, la factura tiene toda la informaciรณn que se exige en el Recibo de Caja.
RECIBOS DE CAJA • Los Recibos de Caja deben ser enviados y/o entregados a la oficina principal. • Deben ser entregados con la copia de consignación, cheque posfechado o transacción dispuesta por el cliente. • Los Recibos Anulados deben ser enviados a la oficina principal. El Recibo de Caja debe contener las hojas (Blanco y Azul). • Las observaciones como, devoluciones de mercancía, Retenciones aplicadas por el cliente, deben ser señaladas en el mismo.
INFORME DE RECAUDO A DIARIO • El informe de recaudo es una herramienta para el Área de Cartera con el fin de confirmar los recaudos realizados por los Asesores a nuestros clientes. Esto con el fin de: • Conciliación de Bancos. • Bajar la cartera. • Actualización en la base de datos. • Estado de Cuenta de cada cliente actualizado. • Liberación de pedidos.
INFORME DE RECAUDO • Este informe es realizado mediante EXCEL, de fácil manejo. • El informe debe ser a diario. • No hay excepciones. • Debe ser enviado a los correos cartera@toolcraft.com.co, cobranzas@toolcraft.com.co, comercial@toolcraft.com.co.
CONSIGNACIONES NO IDENTIFICADAS • • • •
Es un tema que es un problema de todos. La cartera puede bajar a raíz de la identificación de las mismas. Probabilidad de liberación de pedidos. Tendríamos una flujo real, mejor manejo de nuestros recursos.
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¿En qué Fallamos?
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No aclaramos al cliente de lo importante de comunicar a la compañía cuando realiza una transacción o pago de factura. No le comunicamos al cliente que en la parte inferior de la factura se encuentra un numero de fax o correo electrónico, para la notificación del pago.
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COBRANZAS •
A partir de Agosto del año 2009, se crea el área de cobranzas.
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Esta área cumple con la función de realizar llamadas especialmente a los clientes que tienen un índice de morosidad.
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Confirma los pagos realizados por nuestros clientes “Consignaciones no Identificadas”
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Realiza un papel importante en la coordinación de pagos de nuestros clientes a nuestros Asesores, comunicación directa, datos exactos.
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Realiza una gestión con el Área Comercial, con el fin de mejorar los lazos comerciales que unen al cliente con TOOLCRAFT, pronta acción ante devolución de mercancía por parte del cliente. Veracidad de la información.
BLOQUEO DE PEDIDOS • • •
Debido a la necesidad, nuestros clientes requieren de nuestros productos con el fin de aumentar un inventario en sus tiendas o un negocio especial. El Asesor Comercial debe ser analítico y estricto en la toma de un pedido. Se puede presentar dos escenarios para el bloqueo de un pedido.
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1°. Cupo excedido: se presenta por saldos o facturas que no han sido canceladas y presenta un pedido por un valor superior al cupo o igual a una factura que este pendiente por pago.
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2°. Facturas vencidas: Se promedia las facturas que están vencidas, dependiendo de su forma de pago, valoración de tiempo de pago por cada factura, si presenta cheques devueltos por causal 2. Se notifica a la Dirección General los pedidos retenidos. Es la ultima instancia que puede aprobar un pedido retenido por Cupo o Cartera.
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BLOQUEO DE PEDIDOS •
A partir de la fecha se bloquearan los pedidos de los clientes que se encuentren con facturas vencidas mayor de 65 días.
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Es de gran interés para la compañía en obtener los recursos de forma inmediata.
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Es necesario enfatizar al cliente que obtenga los descuentos de pronto pago.
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Se liberara el pedido únicamente mediante pago o abono a la deuda, siempre y cuando este no exceda el cupo asignado al cliente.
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No se aceptaran cheques posfechados para el despacho inmediato de la mercancía. ( Se estudia el caso con la Dirección General para la aprobación o negación del pedido)
CONSIGNACIONES NO IDENTIFICADAS
CONSIGNACIONES NO IDENTIFICADAS