Manual de procesos con Abies – versión 2.0 Disponible completo en http://goo.gl/D93LIu http://bibliotecasescolaresenredalbacete.blogspot.com.es
por @jmanuelgarrido
ABIES: CDU, CATALOGACIÓN E INTEGRACIÓN DE REGISTROS
1.1. ABIES Y SUS VERSIONES. ABIES y ABIESWEB son programas cuya propiedad intelectual es el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España. Este programa solo puede utilizarse en las bibliotecas escolares. En cualquier caso se recuerda que no puede utilizarse este programa con fines lucrativos. Actualmente hay dos versiones de Abies funcionando. Abies 2.0 y AbiesWeb. Con el programa Abies trabajamos en un único ordenador, donde tendremos centralizado todo el catálogo y los procesos técnicos. Es decir, trabajamos en local, desde un ordenador en concreto. Con el programa AbiesWeb trabajamos desde un servidor y por tanto tenemos acceso al catálogo y los procesos técnicos desde cualquier ordenador que acceda a dicho servidor. Trabajamos en la red y el acceso es desde múltiples ordenadores. Actualmente en Castilla-La Mancha, aunque se está estudiando la implantación de AbiesWeb, solo está disponible la versión Abies 2.0.
La web oficial del programa es:
http://www.abies.es/web/
EN ESTE MANUAL SOLO NOS REFERIMOS A ASPECTOS TÉCNICOS DE ABIES 2.0
1.2. RESPONSABLES DE ABIES EN LAS CC.AA. La licencia y código se solicita a través de los responsables de las diferentes comunidades autónomas. En nuestro caso: http://www.abies.es/web/responsables
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1.3. INSTALACIÓN DEL PROGRAMA ABIES. SOLO NOS REFERIMOS A ASPECTOS TÉCNICOS DE ABIES 2.0 El proceso de instalación del programa Abies es bastante rápido y sencillo. Debemos tener en cuenta algunas premisas antes de optar por alguna de las distintas posibilidades de instalación. Acceder a este enlace para http://bibliotecasescolaresenredalbacete.blogspot.com.es/2012/03/solucionado-problema-deabies-2083-en.html o a través de este enlace acortado: Posibilidades de instalación:
Situación de partida
Archivos necesarios y proceso a seguir
Recursos necesarios
Tenemos un ordenador sin Abies.
1. CD de Abies o, mejor, el archivo del Abies 2.0.8.3. 2. Depósito 3. Una vez que tengamos nuestra licencia, confirmar que no haya más parches de actualización. Todo ello explicado en el apartado 1.2.A o 1.2.B y 1.3.
Se necesitará, dependiendo de la opción, el CD de Abies o conexión a Internet. 1. Se puede instalar el Abies desde el CD y luego instalar las actualizaciones hasta la vigente o, mejor y más rápido, instalar el archivo Abies 2.0.8.3. y luego los parches de actualización posteriores. 2. Instalar el depósito de Abies.
Ordenador en el que tenemos el programa de Abies instalado pero que no funcionaba bien o no está actualizado (para detectar la versión de Abies que teníamos debemos consultar el apartado 1.3 de este documento).
1. Hacer una copia de seguridad. Dos opciones: A. Desinstalar el programa e instalar el programa Abies en su archivo 2.0.8.3. e instalar el depósito. Confirmar existencia o no de actualizaciones. B. Instalar los parches de actualización necesarios. En ambas opciones volver a cargar la copia de seguridad.
Se necesitará, dependiendo de la opción, el CD de Abies o conexión a Internet. 1. Se puede instalar el Abies desde el CD y luego instalar las actualizaciones hasta la vigente o, mejor y más rápido, instalar el archivo Abies 2.0.8.3. y luego los parches de actualización posteriores. 2. Instalar el depósito de Abies.
El programa Abies no puede ejecutarse en otros sistemas operativos como Linux o Mac. Debemos tener en cuenta el sistema operativo en el que vamos a instalar el programa. Leer la información del enlace facilitado: No abriremos Abies hasta que no hayamos instalado todas las aplicaciones que sean necesarias en nuestro equipo en base a la tabla anterior. Para la instalación desde Internet deberemos optar por descargar la versión (2.0.8.3) que puedes conseguir en el enlace anterior.
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1.4. INSTALACIÓN DEL DEPÓSITO E INSTALACIÓN DE DEPÓSITOS MÁS ACTUALIZADOS. Debemos realizar dos procesos: A. Instalación del Depósito. B. Instalación de un Depósito más actualizado. Vamos a desarrollar estas dos vías de manera sencilla.
1.4.A.
Instalación del depósito de Abies.
El depósito es una base de datos con registros bibliográficos de publicaciones o documentos. En el proceso de catalogación, antes de crear un nuevo asiento, se comprueba si ya existe en depósito, y si es así se reutiliza con unas pequeñas modificaciones para adaptarlo a las características de la biblioteca. Es decir, el depósito evita la generación de los asientos bibliográficos por parte de la biblioteca. Con ello se simplifica el proceso de catalogación y se ahorra tiempo y esfuerzo. Abies puede trabajar con dos depósitos: Se trata del depósito incluido en el cdrom y que se instala en el disco duro. Contiene aproximadamente unos 400.000 mil registros bibliográficos y ocupa cerca de 650 MB de espacio. Se ha obtenido a partir de los fondos de: REBECA: Catálogo colectivo de la red de bibliotecas Públicas del Estado Español. Biblioteca Nacional: Selección de colecciones de ARIADNA (catálogo en línea). Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Institución dedicada al estudio de la lectura y la literatura infantil y juvenil. En él no se pueden añadir ni modificar registros, sólo utilizarlo para crear nuevos asientos en nuestro catálogo. Instalación Localizamos el CD-ROM de Abies 2.0 y lo introducimos en el lector de CDs de nuestro ordenador de biblioteca. Se nos abrirá el menú de instalación, una de las opciones es Instalar depósito CD, pinchamos y seguimos el sencillo proceso guiado. ¡Ojo! tardará un tiempo en instalarlo pues se trata de un archivo comprimido que contiene 388.063 registros. Puede tardar de 5 a 10 minutos dependiendo de la velocidad del equipo. Una vez terminado abrimos Abies y vamos a Herramientas > Enlace a datos, y activamos la casilla Utilizar depósito de Abies. Para terminar localizamos la carpeta donde están estos datos, aceptamos, cerramos el programa y lo volvemos a abrir (para que cualquier cambio en Abies sea efectivo es necesario cerrar y abrir el programa).
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Configuración Una vez instalado es necesario activar el depósito para que esté realmente operativo. El depósito Abies se configura en el menú Herramientas, en la opción Enlace a datos. Para activarlo basta con señalar la casilla asociada. Si se ha instalado en una ubicación que no es la predeterminada por Abies, hay que seleccionarla usando el administrador de archivos (icóno de carpeta con lupa de la derecha). A partir de ese momento todas las consultas del OPAC para catalogar documentos van a mirar primeramente en el depósito para verificar si ya existe un registro bibliográfico. Depósito Auxiliar Depósito que se crea en el disco duro por el usuario. Se pueden añadir nuevos registros bibliográficos y modificar los existentes. El depósito auxiliar es el complemento del depósito Abies. Básicamente sirve para almacenar los registros bibliográficos obtenidos por medio de Internet, o bien procedentes de otras bibliotecas automatizadas. Es muy útil para catalogar las novedades editoriales o aquellos fondos muy específicos que no suelen aparecer en el depósito Abies. Antes de configurar un depósito auxiliar, es necesario crearlo. Esta operación se realiza desde la pantalla principal del menú depósito: Basta seleccionar la opción “Cree un depósito de referencias auxiliar” para que de manera automática se cree un depósito en el disco duro.
1.4.B.
Actualizaciones del depósito de Abies.
Primero debemos comprobar si nuestro programa utiliza dicho depósito y para eso vamos a Herramientas > Enlace a Datos. Se nos abrirá una ventana en la que observaremos que la casilla Utilizar depósito de Abies está activada y que la ubicación de los mismos es correcta. Ahora podemos ampliar nuestro depósito auxiliar. 1) Cierra ABIES si lo tienes abierto, y guarda el depósito auxiliar que tenemos (es el archivo llamado “deposito.mdb”) con otro nombre, por ejemplo: deposito_antiguo.mdb (está en c:\abies2\datos) 2) Nos descargamos el depósito auxiliar nuevo que deseemos de los que se ofrecen y lo copiamos en el ordenador.
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Los depósitos auxiliares se pueden conseguir en varias direcciones de Internet. Suelen estar comprimidos para que ocupen menos espacio. Son un buen complemento para el depósito en CDROM de Abies2. Veamos algunos ejemplos:
Depósito Auxiliar actualizado a diciembre de 2007. Comprimido en formato ZIP, contiene 179.000 registros comprendidos entre los años 2000 y 2007. http://cprcaceres.juntaextremadura.net/bibliotescolares/archivos_index/faq%20de%20a bies/depositodic07.zip
Depósito Auxiliar actualizado a abril de 2009. Comprimido en formato ZIP, contiene más de 221.000 registros comprendidos entre los años 2000 y 2009. http://www.apepalen.cyl.com/web_sigie/sigie_descargas.htm http://www.apepalen.cyl.com/web_sigie/consulta_form.htm
Depósito en CD ROM. Nuevo Depósito auxiliar para descargar. Depósito auxiliar para escuelas de idiomas.
Años de edición
Nº Registros
Tamaño
Descargar
1968 - 2000
388.063
---
---
2001 - 2009
221.845
120 Mb
Descargar
23.833 registros en Inglés, 8232 en Alemán, 7.800 en Francés y 2336 en Italiano.
41.847
30 Mb
Descargar
3) Procedemos a descomprimirlo, por ejemplo en el escritorio o en otro lugar. Lo abrimos y dentro se encuentra un único archivo denominado deposito.mdb. 4) Lo copiamos a la carpeta c:/abies2/datos. Ahora ya tenemos en nuestro depósito auxiliar un nuevo fondo de registros más actualizado. Si queremos manejar más de un depósito auxiliar deberemos crear más carpetas, por ejemplo: deposito_ingles, creándola en c:/Abies2/deposito_ingles. Es en esta carpeta donde ubicaremos el archivo descomprimido con un depósito para E.O.I. Una vez realizado este paso si queremos acceder a sus registros deberemos abrir Abies e ir a Herramientas > Enlace a datos, os aparecerá la caja y enlazaréis el depósito auxiliar con la carpeta antes citada.