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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD.
2.1. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA: MENÚS.
1) Página principal. Nos permite varias opciones: consultar el catálogo de nuestra biblioteca, realizar préstamos y devoluciones, realizar tareas de mantenimiento del catálogo o de los lectores. 2) Página de catálogo. La información sobre los fondos propios de la Biblioteca. 3) Página de depósito. La función del depósito auxiliar se limita a servir de complemento al del propio de Abies, pudiendo recuperar referencias no recogidas en éste por medio de cargas de formatos reconocibles por la aplicación. 4) Página de préstamos. Para la gestión de los préstamos, en ella podremos: Devolver ejemplar Imprimir listado Prorrogar Préstamo Informe Anular Préstamo Filtrar los préstamos 5) Página de estadísticas. Las estadísticas nos presentan de manera gráfica los resultados alcanzados en la actividad de la biblioteca durante un determinado periodo de tiempo. 6) Página de lectores. Este módulo permite la total gestión de los lectores de la biblioteca. En él podremos: Dar de alta, modificar o eliminar usuarios, imprimir listados de usuarios, editar los carnés de lector, promocionar de curso y realizar informes y ver las lecturas por lector. 7) Página de auxiliares. Las tablas auxiliares contienen los datos que se utilizan en los distintos procesos técnicos de la biblioteca. Archivo actualizado de marzo de 2011
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD.
2.2. CONFIGURACIÓN DE NUESTRO ABIES. Para empezar a utilizar Abies, el primer paso es configurar apropiadamente la aplicación, es decir, establecer los valores concretos correspondientes a nuestra biblioteca. Desde la pantalla de Herramientas se configuran las tareas de administración, configuración y personalización de Abies con los datos de nuestro centro y biblioteca.
En el menú Herramientas tenemos los siguientes parámetros: 1)
Opciones: aquí configuramos aspectos generales.
2)
Enlace a datos: en este apartado señalamos la carpeta donde se encuentran nuestro catálogo y el depósito auxiliar.
3)
Política de préstamos: nos permite fijar los plazos de los préstamos.
4)
Idioma: donde elegir entre diversos idiomas para presentar la información.
5)
Control de acceso: aquí configuraremos quién y qué nivel de acceso tendrán los distintos usuarios del programa. También nos permite configurar con que nivel de acceso se iniciará el programa.
6)
Cambiar nivel de acceso: nos permite modificar el nivel de acceso.
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2.2.A.
Menú Opciones: datos identificativos
Vamos a modificar las opciones. Para ello nos vamos a la pantalla Herramientas/Opciones: A. General: Personalizamos la pantalla inicial por la que comienza Abies. B. Centro: datos de nuestro centro. C. Biblioteca: en el apartado código ponemos ZZZ D. Copia de Seguridad: indicaremos la frecuencia de la copia de seguridad. E. Edición: indicamos distintas opciones. F.
Estadísticas: indicaremos los parámetros a utilizar.
G. Valores por defecto. Podemos indicarle al programa Abies una serie de parámetros por defecto referidos a los Fondos, los Ejemplares y los Lectores. a)
General: Nos permite iniciar el programa en la pantalla que le indiquemos; también seleccionar efectos sonoros y otras opciones.
b) Centro: Dentro del menú Herramientas/Opciones, en el apartado Centro, se completa el formulario con los datos del centro que alberga la biblioteca. Es importante tener estos datos actualizados, por lo tanto cuando se produzcan cambios (por ejemplo, la persona de contacto o el correo electrónico) deben modificarse en la aplicación.
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. c)
Biblioteca: En este apartado se introducen los datos propios de la biblioteca. Se compone de los siguientes elementos: Nombre. Identificación de la biblioteca. No es obligatorio que coincida con el nombre del Centro. Código. Identifica a la biblioteca dentro del catálogo colectivo de bibliotecas escolares. Para identificar las distintas bibliotecas se utiliza un código formado por tres letras mayúsculas, que asigna el CNICE a cada biblioteca. El código ZZZ se reserva para bibliotecas que no formarán parte del catálogo colectivo. Es importante introducir el código que nos corresponde para evitar confusiones. Ante cualquier duda se utilizará el código reservado ZZZ. Logo. Imagen con el logotipo o anagrama de la biblioteca. Esta imagen se incluye en el carné de lector y otros documentos generados por la aplicación. Se trata de un fichero con formato gráfico de aproximadamente 60 por 60 píxels. Aunque soporta tamaños mayores puede ocurrir que al imprimirlo se obtenga una imagen distorsionada. Los formatos permitidos son: jpg, jpeg, bmp, ico, emf y wmf. Estas imágenes se pueden crear con un programa de dibujo o bien obtenerlas por medio de un escáner. Años de validez del carné de lector. Establece el número de años que será válido el carné (en un centro de infantil y primaria se puede establecer una validez de 9 años). Diseñar un logo y plasmarlo en una imagen digital no es tarea tan sencilla. Es necesario hacer más de un boceto, comprobar cómo quedan al imprimirse y escoger el que más agrade a la mayoría del equipo responsable.
d) Copia de Seguridad: Por su relevancia lo vamos a ver en un apartado específico, el 2.3. e)
Edición y estadística:
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. f)
Valores por defecto. Abies nos permite fijar determinados valores para que las tareas de dar de alta (fondos, ejemplares o lectores) sean más rápidas. Esta opción la podemos activar o no para que sea algo automático. Pero atención, cuando demos de alta un fondo, ejemplar o lector que no cumpla esos requisitos le deberemos asignar los correctos de manera manual. Antes de activar estas opciones deberemos establecer algunos parámetros de nuestra biblioteca como son: los tipos de fondos que van a existir, los tipos de ejemplares y los tipos de usuarios. Respecto a los fondos, los valores que permite fijar por defecto son: o Tipo de fondo o País o Lengua.
Respecto a los ejemplares: o Tipo de ejemplar. o Ubicación o Procedencia o Moneda.
Respecto a los lectores: o Tipo de lector. o Localidad. o Provincia. o Sexo.
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2.2.B.
Enlace a datos
Este apartado lo hemos detallado en el capítulo 1.3.A. de nuestro manual. En esta ventana se especifica la ubicación de los datos en el sistema. Unos datos son obligatorios y otros optativos. Vamos a explicarlos: CATÁLOGO. Es un dato obligatorio. Se especifica la ubicación (unidad y directorio) que contiene el catálogo de la biblioteca. Por defecto apunta al directorio Datos que cuelga del directorio donde se instaló la aplicación. Es recomendable que no se modifique la ubicación, y en caso de hacerlo, que lo realice un usuario experto. Esta ubicación puede ser local o en otro puesto en una red de área local. FONDOS DE REFERENCIA. Depósito de Abies. Es un dato optativo. Se especifica la ubicación (unidad y directorio) que contiene el depósito de referencias de Abies. Es decir, un repertorio de registros bibliográficos, del que podemos tomar aquellos registros que nos interesen para incorporarlos al catálogo en vez de crear el registro. Las ventajas de su utilización son muy grandes. Esta ubicación puede ser local o en otro puesto en una red de área local. Depósito auxiliar (optativo y complementario) Se especifica la ubicación (unidad y directorio) que contiene un depósito auxiliar de referencia. Estos depósitos se obtienen a partir de catálogos de otras bibliotecas y completan la información del depósito de Abies. Se pueden crear tantos como se quiera. Las ventajas de su utilización son muy grandes. Para evitar errores de tecleo, las casillas que reflejan la ruta de los datos no son modificables de forma directa. Debe utilizar el icono que aparece a la derecha de la casilla para abrir una ventana de selección de carpeta. REABRIR. Permite modificar la ubicación de cualquiera de los elementos de la configuración realizada, de manera que podamos manejar más de una biblioteca desde un mismo programa.
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD.
2.2.C.
Política de préstamos
Debemos considerar prioritarios los principios de desarrollo de hábitos lectores, el acceso a la colección y el uso de la información sobre el principio de conservación. Hay que evitar el temor a que los documentos se pierdan o deterioren. Así, con la política de préstamos se establecen varios aspectos de nuestra biblioteca: los tipos de usuarios que habrá en nuestra biblioteca, las categorías de los ejemplares de cara al préstamo, y la duración y condiciones del préstamo se determinan en función del tipo de lector y del tipo de ejemplar. Analizando esta información, el programa informa sobre si es pertinente o no el préstamo y calcula automáticamente la fecha de devolución. Abies incorpora por defecto una política de préstamos orientativa pero debemos configurar la más adecuada a nuestra biblioteca. Aunque dicha política se puede modificar en cualquier momento, no es recomendable hacerlo porque implica bastante trabajo. Por eso el equipo responsable debe estudiar cuidadosamente cuál será la política de la biblioteca y evitar hacer modificaciones en el futuro. Desde nuestra experiencia consideramos que como mínimo en todos los centros debemos establecer estas CATEGORIAS: a) Desde el punto de vista de los ejemplares, hay que tener en cuenta qué tipo de fondos tenemos para fijar así las siguientes categorías: CATEGORÍAS DE EJEMPLARES
DESCRIPCIÓN
PRESTABLE
Ejemplares de uso frecuente.
NO PRESTABLE
Fondos que no se prestan por su valor histórico, económico, por ser obras de referencia (enciclopedias o diccionarios), etc.
RESTRINGIDO
Ejemplares para uso de profesorado.
LOTE DE LECTURA
Ejemplares iguales que forman un lote para lectura colectiva.
b) Desde el punto de vista de los usuarios, hay que tener en cuenta las siguientes categorías: CATEGORÍAS DE USUARIOS
DESCRIPCIÓN
ALUMNO
Alumnos.
ASESOR
Otros bibliotecarios, responsables del CEP,
AULA
Las aulas del centro.
CLUB DE LECTURA
Grupos de lectura a los que se prestan lotes de lectura.
BIBLIOTECA EXTERNA
Bibliotecas de otras entidades como colegios, públicas, etc.
BIBLIOTECARIO
Responsable de la biblioteca
NO DOCENTE
Padres, madres y otro personal del centro.
PROFESOR
Docentes del centro
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. A la pantalla de Política de préstamos se accede desde el menú Herramientas. Su apariencia es la siguiente:
Tanto en el bloque de Tipos de lector como en el de Tipos de ejemplar se establecen las categorías. Se dispone de tres botones para su funcionamiento: Crea un nuevo tipo. Modifica los datos del tipo seleccionado en ese momento (equivalente a hacer un doble clic sobre uno de los tipos). Elimina el tipo actualmente seleccionado. Estos botones se emplean en otras opciones del programa con una función similar. Por ejemplo, supongamos que vamos a crear un nuevo tipo para los padres. En este caso pulsamos sobre el botón nuevo, introducimos el nuevo nombre y el número máximo de ejemplares que se puede llevar en préstamo.
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. Por último el bloque Política de préstamos es el que establece la duración máxima de los préstamos en función del tipo de lector y de ejemplar. Es una tabla, con los tipos de ejemplar en las columnas y los tipos de lector en las filas. En la celda se indica la duración máxima del préstamo. Si el valor es de cero días significa que el ejemplar no es prestable. Para modificar el valor establecido realizar un doble clic sobre el valor y modificarlo en la ventana que se abre.
Es conveniente recordar que la política de préstamos también afecta al proceso de catalogación. Cuando se da de alta un nuevo ejemplar hay que asignarle obligatoriamente un tipo y esta acción debe hacerse conforme a criterios previamente establecidos. Un modelo de tabla, utilizada en mi centro, con los datos de la Política de préstamos sería la siguiente:
Tipo de lector
Nº de ejemplares
Días de duración del préstamo NO PRESTABLE
PRESTABLE
RESTRINGIDO
LOTE DE LECTURA
ALUMNO
2
0
15
0
60
ASESOR
5
0
15
5
0
AULA
30
1
45
5
0
CLUB DE LECTURA
35
0
0
0
60
BIBLIOTECA EXTERNA
35
1
45
0
60
BIBLIOTECARIO
12
3
25
5
10
MALETA VIAJERA
15
0
310
0
0
2
0
15
0
0
10
2
20
5
10
NO DOCENTE PROFESOR
OBSERVACIÓN: para entender porque fijo “Maleta viajera” como un tipo de lector os recomiendo leer el apartado 5 de este manual, en concreto el 5.7.
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2.2.D. Control de acceso Es habitual que el ordenador de la biblioteca y en particular la aplicación Abies vaya a ser empleada por más de una persona. Para garantizar la correcta utilización y evitar que personas no autorizadas efectúen operaciones que afecten a la información contenida se deben establecer perfiles de usuario. Se aconseja en aquellas bibliotecas en que haya posibilidad de que accedan al programa distintas personas que se marque la opción Activar control de acceso (requiere especificar contraseña), porque, en caso contrario, todo aquel que acceda lo puede hacer con todas las opciones propias del Administrador. El programa Abies 2 nos permite cuatro tipos de acceso al mismo, con diferentes opciones en cada uno de los casos. Aquí estamos analizando todas las posibilidades, que en realidad solo corresponden al Administrador, pero existen otros tres tipos de usuario del programa: el Bibliotecario, el Encargado y el Invitado. Se establecen en el menú Herramientas/Control de acceso. En él nos encontramos un cuadro con los cuatro tipos de usuario en el panel de la izquierda, mientras que el de la derecha es un panel informativo en el que se nos señalan las opciones de cada uno de ellos. Para cada perfil se establecen las operaciones autorizadas a dicho perfil, quedando inhabilitadas las demás. Asociada al perfil hay una contraseña que habrá que introducir. Los perfiles siguen un criterio jerárquico, desde el Administrador que dispone de todos los permisos hasta el Invitado, que sólo puede consultar el catálogo y los depósitos. Las operaciones autorizadas para cada perfil no se pueden modificar y son las siguientes: Administrador
Bibliotecario
Encargado Invitado
Control total
Sí
No
No
No
Borrado de fondos
Sí
No
No
No
Altas, bajas y modificaciones
Sí
Sí
No
No
Préstamos y devoluciones
Sí
Sí
Sí
No
Consultar Catálogo y Depósito
Sí
Sí
Sí
Sí
La primera vez que se arranca Abies se entra como Administrador, los perfiles no tienen contraseña asociada y el control de acceso está desactivado. Las contraseñas las establece el Administrador. Se selecciona un perfil en la lista de la izquierda y posteriormente se teclea en los cuadros pertinentes la contraseña. Una vez establecidas las contraseñas se puede activar el control de acceso marcando el cuadro que aparece en la parte inferior. De esta manera al iniciar la aplicación se solicita una contraseña y en función de ella Abies determina qué perfil de usuario se va a utilizar. Archivo actualizado de marzo de 2011
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. El equipo responsable de la biblioteca establecerá las contraseñas para cada nivel de acceso, asignará a cada persona que use Abies un nivel de acceso y le comunicará su contraseña. Perfil de Abies
Responsabilidades
Perfil en el centro
Posible contraseña
Contraseñas en nuestro centro
Responsable de la biblioteca
AD
Equipo de docentes de apoyo a la biblioteca
BI
Encargado
Préstamos y devoluciones. Consultas.
Docentes y responsables de los préstamos y devoluciones.
EN
Invitado
Consultas.
Alumnos, familias, etc.
No necesita contraseña
Administrador
Bibliotecario
Control total. Altas, bajas y modificaciones del catálogo. Préstamos y devoluciones. Consultas.
OBSERVACIONES A LAS CONTRASEÑAS: Si introducimos la misma contraseña para dos niveles, el programa recoge solamente el más bajo nivel, con lo que esto causará serios problemas. Existe diferencia entre introducir mayúscula o con minúscula. Si la contraseña fuera, por ejemplo, 2001CPSJ, no reconocería 2001cpsj. Sólo el Administrador puede configurar el programa y modificar contraseñas. Deberá recordar las contraseñas y escribirlas, pero no al alcance de cualquiera. Para evitar extravíos o poder abordar emergencias, una lista de las contraseñas debería estar en la dirección del centro, guardada para garantizar su secreto, pero disponible. si no activamos el control de acceso, aunque el Administrador tenga contraseña, se accede al programa con todas las opciones de borrado, modificado, etc., sin necesidad del uso de contraseña. Es, por tanto, necesario activar el control de acceso Si activamos el control de acceso deberíamos modificar la casilla de “Iniciar siempre la sesión como usuario/a” y que aparezca el de Invitado o, a lo sumo, el de Encargado. Es conveniente trabajar con el perfil más restrictivo. Es decir, para realizar préstamos es preferible trabajar con el perfil Encargado en vez de Administrador. De esta manera se previenen modificaciones accidentales. Una vez que tenemos este cuadro de diálogo completo, podemos entrar en Abies con el control de acceso que nos permite un cierto grado de seguridad. Ahora, cada vez que accedamos a Abies nos aparecerá un cuadro de diálogo, y, dependiendo de la contraseña que introduzcamos, accederemos con las características propias del usuario del que hayamos marcado la contraseña.
2.2.E.
Cambiar nivel de acceso
Si durante la ejecución de Abies se quiere cambiar de perfil hay que acceder al menú Herramientas/Cambiar nivel de acceso. Otra forma es pulsando la tecla Control (Ctrl) y N a la vez. Y, otra opción, haciendo “clic” sobre la barra de estado del programa, en la parte inferior de la pantalla. (barra de estado de perfil) Archivo actualizado de marzo de 2011
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2.3. MENÚ DE AUXILIARES Las tablas del Menú de Auxiliares contienen los datos que se utilizan en los distintos procesos técnicos de la biblioteca: tipos de fondos, datos de los autores, nombres de las editoriales, lengua de los documentos, país de publicación, tablas de la CDU, descriptores, ubicación de los fondos, etc. Sirven para facilitar la introducción de los datos y establecer un control sobre los mismos, de tal modo que éstos se introduzcan siempre de forma homogénea, sin variaciones o errores ortográficos, que dificultarían la posterior localización de documentos. Algunas de las categorías que se proponen en la aplicación tienen que ser adaptadas a las características de cada biblioteca para conseguir un sistema coherente. Por ello es necesario reflexionar y establecer las categorías adecuadas. Por ejemplo las distintas ubicaciones que puede tener un ejemplar. Es importante que todas las personas del Equipo de la biblioteca adopten estos criterios comunes, evitando siempre acciones improvisadas y por decisión propia, que crearían problemas. El administrador se encargará personalmente del mantenimiento de las tablas para evitar que éstas pierdan coherencia y homogeneidad. En la web de Abies (http://abies.cnice.mecd.es), dentro de la página para usuarios registrados, se ofrece la Utilidad para unificación de auxiliares, diseñada para facilitar esta tarea de mantenimiento de las tablas. A continuación analizamos en detalle las tablas que deben configurarse de manera adecuada:
2.3.A.
Tipos de fondo
Aquí se establecen y definen las categorías de documentos con que va a contar la biblioteca. Las personas encargadas de la catalogación deberán conocerlos o consultarlos en caso de duda. Inicialmente hay definidas seis categorías de fondos, pero debemos adaptarlas a nuestra biblioteca. Podemos añadir nuevos tipos o modificar y borrar algunos de los existentes.
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD.
A continuación mostramos algunos ejemplos: MODIFICAR UN TIPO EXISTENTE: Supongamos que no deseamos tener la categoría “Artículo de revista”, pero en cambio se desea crear la categoría “Revista”. En este caso, deberíamos hacer doble clic sobre la categoría “Artículo de revista”, y sobre la ventana que aparece sustituir el nombre por el de “Revista” y pulsar sobre el botón de Aceptar. CREAR UN TIPO: Supongamos que queremos crear una nueva categoría para los Libros-CD que hay en la biblioteca. Pues basta con pulsar en el botón Nuevo que aparece en la parte inferior de la ventana e introducir el nombre que le vamos a asignar. ELIMINAR UN TIPO: Supongamos que deseamos eliminar la categoría Grabación sonora. Basta con seleccionarla y posteriormente pulsar el botón Eliminar que aparece en la parte inferior de la pantalla. Este proceso hay que realizarlo antes de empezar a trabajar con la aplicación, porque una vez catalogados una parte de los fondos es engorroso cambiar los tipos a los que pertenecen los documentos.
2.3.B.
Ubicaciones de los fondos
La biblioteca contará con una o más dependencias donde se albergarán los fondos. Para cada una de ellas se creará su pertinente entrada en la tabla de ubicaciones pulsando el botón Nuevo (parte inferior de la pantalla). Supongamos que nuestro centro dispone de dos salas, la propia biblioteca y el aula de informática. Bastará con crear dos entradas, Biblioteca y Aula de Informática. Las ubicaciones se pueden modificar o añadir en cualquier momento. Los procesos de alta y modificación no presentan ningún problema, pero para eliminar una ubicación es necesario que no haya ningún ejemplar asociado a ella, lo que puede representar un arduo trabajo. De ahí la importancia de planificar desde un principio cuáles son las dependencias que se van a utilizar. Archivo actualizado de marzo de 2011
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. Como recomendación final, se aconseja dar de alta las bibliotecas de aula como un tipo especial de usuario en vez de tratarlas como una simple ubicación. Esto permitirá que los lotes "prestados" a cada aula puedan actualizarse periódicamente sacando nuevos documentos de la biblioteca. Esta misma recomendación es aplicable a los departamentos didácticos. OBSERVACIÓN He de señalar aquí que, en mi centro, para facilitar la autonomía en la búsqueda y devolución de ejemplares de los usuarios, en la biblioteca establecimos el siguiente sistema: Asignación a cada estantería una letra mayúscula en orden alfabético, empezando por la A y así sucesivamente. Asignación de un número a cada estante, empezando por abajo; el estante o leja más bajo el (1), el segundo más bajo el (2),... así sucesivamente. Por tanto en la tabla de auxiliar UBICACIONES creamos las siguientes ubicaciones: A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, B5, B6, B7, B8, C1, C2, C3, C4, D1, D2, D3, D4, D5, D6, E1, E2,… y así sucesivamente. En función de cada una de las estanterías y el número de huecos o estantes de que disponen. También hemos creado las siguientes ubicaciones Aula de Música, Orientación, Dirección, Jefatura y secretaría, Sala de profesores, Aula de P.T., Aula de A.L.,… por tener fondos de manera fija.
Aquí el tejuelo de ubicación, específico de nuestra biblioteca
Si las aulas tuvieran fondos estables (QUE NUNCA DEBERÍAN SER DE FICCIÓN) deberíamos crear sus correspondientes ubicaciones, por ejemplo para Infantil I-3A, I-3B, I-4A,… y en Primaria, P-1A, P-1B, P2A, P-2B,… y así sucesivamente. A cada libro se le colocan dos tejuelos: _Un tejuelo (en el inferior del lomo del libro) con la SIGNATURA normal, como toda biblioteca. _Un tejuelo adicional (en la parte superior del libro) con la información respecto a estantería y leja. Por ejemplo un libro tendría en la parte de arriba (P3) lo que quiere decir que se puede encontrar y debe colocarse en la estantería P, en la leja 3. Si el tejuelo tuviera I-5A, querría decir que pertenece al aula de Infantil de 5 años A. Si pone MU, sería del aula de música, etc. Dichas ubicaciones se guardan en el apartado Ubicación del Abies, de forma que al consultar un libro el programa nos dice donde se ubica. Al no seguir el orden alfabético, los niños desde 4 ó 5 años comienzan a ser autónomos para sacar y dejar los libros en sus lugares correctos. Con este sistema no ordenamos alfabéticamente por autores. No es funcional ni facilita la autonomía de los usuarios. Si que tenemos en cuenta el género, temática o centro de interés y la colección, para ubicar los libros en unas zonas u otras. Toda la consulta está junta, organizada según la C.D.U., asignando a cada número de la C.D.U. al menos una estantería completa. Los fondos serán identificados también con colores según el nivel lector al que está destinado. También habría que crear la ubicación ALMACEN para los libros que se retiren de la sala de la biblioteca de manera temporal.
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Aquí el tejuelo normalizado
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. MODELOS DE UBICACIONES EN MI CENTRO Ubicaciones dentro de la sala de la biblioteca
Estantería A, estante 1 Estantería A, estante 2 Estantería A, estante 3 Estantería A, estante 4 Estantería A, estante 5
Tejuelo superior de ubicación
Ubicaciones fuera de la sala de biblioteca
Tejuelo superior de ubicación
A1
Aula de música
MU
A2
Aula de P.T.
PT
A3
Aula de A.L
AL
A4
Unidad de orientación
UO
A5
Dirección
DI
Así sucesivamente con las demás estanterías y lejas.
Jefatura y secretaría Sala de profesores Aula TIC
TIC
JS SP
Ubicaciones fuera de la sala de biblioteca
Tejuelo superior de ubicación
Ubicaciones fuera de la sala de biblioteca
Tejuelo superior de ubicación
0 infantil 3A 0 infantil 3B 0 infantil 4A
I-3A I-3B I-4A
0 primaria 1A 0 primaria 1B 0 primaria 2A
P-1A P-1B P-2A
Así sucesivamente con las demás aulas de infantil y primaria
2.3.C.
Procedencias de los ejemplares
Estos valores se establecen desde Auxiliares/Procedencias. Podríamos establecer las siguientes procedencias: compra, donación, intercambio, depósito y edición propia. Al igual que otros elementos, es muy fácil añadir y modificar pero suprimir una procedencia puede ser complicado.
2.3.D.
Cursos
Los diferentes valores se establecen desde Auxiliares/Cursos. Aquí deberíamos tener: AMPA, CLAUSTRO, Ex-alumnos, Externo y cada uno de los cursos del centro I3A, I3B, I4A, I4B, I5A, I5B, P1A, P1B, P2A, P2B, P3A,… y así sucesivamente.
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD.
2.4. COPIA DE SEGURIDAD La copia de seguridad es el proceso por el que se genera un fichero que contiene todos los datos de nuestra biblioteca en ese momento. La copia de seguridad es una tarea de la máxima importancia pues permite la recuperación de todos los datos en el caso de pérdida de los mismos o en el caso de que se produzca un problema técnico irresoluble. Por tanto hay que realizarla de forma rutinaria. Debemos realizar copias de seguridad de manera periódica, a ser posible a diario (al final de la mañana) o al menos una vez por semana. Se puede optar por realizar las copias de seguridad en el mismo disco duro del ordenador, y pasarlas cada cierto tiempo a un soporte independiente del sistema.
2.4.A.
Configuración de la copia de seguridad
Dentro del menú Herramienta/Opciones/Copia de seguridad se configuran las opciones generales del proceso. Estas son: Recordar hacer copia. Para evitar olvidarnos de hacer las copias de seguridad podemos hacer que nos avise antes de cerrar la aplicación. Basta con activar esta opción y especificar el número de días que han de transcurrir antes de presentar el aviso. Si el valor es de un día, lo presentará siempre al salir de la aplicación. Compactar datos antes de realizar la copia. Cuando esta casilla está activada se realiza una compactación y reparación de los datos antes de realizar la copia. De esta forma se asegura que el tamaño del archivo de datos sea mínimo y esté optimizado. Guardar copia anterior antes de sobrescribirla. Si esta casilla se encuentra activada, Abies guardará el archivo existente de una copia de seguridad realizada previamente antes de sobrescribirlo. Es otro nivel de seguridad suplementario para que no se destruyan inadvertidamente los datos de la biblioteca. Es conveniente tenerlo activada esta opción.
2.4.B.
Crear la copia de seguridad
Antes de realizar la copia de seguridad deberemos crear una carpeta donde guardar los datos de recuperación. Para ello crearemos una carpeta en una ubicación diferente a c:\archivos de programa\abies 2. Por ejemplo en d: o en c:/copiaseguridad_abies. Para que se realice la copia de seguridad se pueden seguir dos procesos distintos: Archivo actualizado de marzo de 2011
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ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. a) Si hemos activado la opción “Recordar hacer copia” (cada 1 día), entonces la copia de seguridad se nos solicitará hacerse al cerrar la aplicación. b) O bien, desde el menú Archivo/Copia de seguridad. Entonces al cerrar cada sesión iremos a Archivo/copia de seguridad, buscaremos la carpeta que hemos creado anteriormente y le daremos a “copiar”. Recordar que no debemos realizar la copia de seguridad en la misma unidad en que tenemos la base de datos. Por ejemplo en d: o en c:/copiaseguridad_abies En la ventana que se nos presenta distinguimos: Ubicación de la copia. Permite establecer la unidad y directorio en el que se creará la copia. Podemos escoger cualquier unidad de nuestro sistema o bien utilizar otro puesto o recurso de la red local. Últimas ubicaciones. Desplegando esta lista nos muestra las ubicaciones de las últimas copias realizadas. Aquí podemos seleccionar rápidamente una de ellas y reemplazar la copia allí existente. Última copia realizada. Contiene la fecha de la última copia de seguridad. Si no se han hecho se muestra el mensaje "No existe". Progreso de la copia. Barra gráfica que nos informa del porcentaje del proceso de copia realizado. Compactar datos antes de realizar la copia. Cuando esta casilla está activa se realiza una compactación y reparación de los datos antes de realizar la copia. Recordar hacer copia de seguridad. Cuando esta casilla está activa se sugiere al abandonar la aplicación que se realice una copia de seguridad en el periodo especificado en las Opciones del programa. Para iniciar el proceso hay que hacer clic en el botón con la etiqueta Copiar. Cuando se realiza la copia, se crea un archivo llamado ABIES20.ZIP. Si se tiene activada la opción de guardar la copia de seguridad anterior, este archivo se renombra a ABIES20.BAK.
2.4.C.
Recuperar la copia de seguridad
El proceso inverso de realizar una copia de seguridad es la restauración. Al restaurar los datos de una copia de seguridad reemplazamos todos los datos actuales por los contenidos en el fichero de la copia de seguridad. Es un proceso destructivo que implica la total pérdida de los datos actuales. Si existe la menor duda, realizar previamente una nueva copia de seguridad. La restauración se efectúa desde la opción Archivo/Recuperar copia de seguridad, que contiene los siguientes elementos: Ubicación de la copia. Especificamos la unidad y directorio en el que se encuentra la copia de seguridad que se desea restaurar. Archivo actualizado de marzo de 2011
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Consejería de Educación, Ciencia y Cultura
ASESORÍA DEL ÁMBITO LINGÜÍSTICO José Manuel Garrido – josemanuel.garrido@edu.jccm.es
ABIES: ESTRUCTURA, CONFIGURACIÓN Y COPIA DE SEGURIDAD. Últimas ubicaciones. Lista que contiene las ubicaciones donde se han creado las últimas copias de seguridad. Facilita la localización de las copias. Información de la copia. Muestra las fechas de la última copia realizada y de la copia que se ha encontrado tras seleccionar su ubicación en la lista superior. En caso de que la ubicación seleccionada no contenga ninguna copia, el segundo mensaje muestra "No encontrada". Progreso de la copia. Muestra el porcentaje del proceso de restauración ya efectuado. Para iniciar el proceso hacer clic sobre el botón con la etiqueta Recuperar. Éste botón permanecerá desactivado mientras no se encuentre un archivo de copia de seguridad válido.
¿Qué ocurre si tenemos que volver a reinstalar el programa Abies en el ordenador de la biblioteca? Simplemente, como tendremos una copia de seguridad actualizada de nuestra biblioteca, debemos volver a instalar el programa Abies 2.0.8.3. tal y como se especifica en el apartado 1.2.B., instalaremos los depósitos (apartado 3) y luego lanzaremos la opción Archivo/Recuperar copia de seguridad especificando la ubicación de nuestra última copia de seguridad.
Archivo actualizado de marzo de 2011
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