C贸mo poner en marcha un sistema de Archivo en una organizaci贸n: modelos y herramientas.
Juli谩n Moyano Collado
El Archivo de una Organización Organización / Empresa:
Archivo Documentación generada o recibida por una persona física o jurídica a lo largo de su historia o desarrollando sus actividades.
Es una institución con personalidad jurídica formada por elementos humanos, materiales, y técnicos cuyo fin es obtener un beneficio.
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El Archivo de una organización es la documentación generada por una institución con personalidad jurídica compuesta por elementos humanos, materiales, y técnicos, cuyo fin es obtener un beneficio.
Modelos de organizaciones
- Organización simple (un comercio) - Organización maquinal (fábrica de automóviles) - Organización profesional (hospital, universidad...) - Organización innovadora (comercio electrónico, grandes aerolíneas) - ....
¿Y cómo son sus Archivos?
- Organización de estructura simple (un comercio) - Organización maquinal (fábrica de automóviles) - Organización innovadora (comercio electrónico, aerolíneas...)
- El Archivo de una Organización Simple (un comercio) Características:
Posibles problemas:
- No existe personal encargado de la documentación
- Muy difícil implantar sistemas de archivo (controlar la documentación e información)
- No existen sistemas de gestión de la información - En algunos casos existe un archivero “autodidacta” - Y sólo en algunos casos se han implantado sistemas de gestión (sensibilidad del director).
- Uso diario y a corto plazo de la documentación / información - Las relaciones de empresa son la herramienta para conseguir información - Destrucción de la documentación si la empresa desaparece
- El Archivo de una Organización Maquinal (fábrica de automóviles) Características:
Posibles problemas:
- Departamento o áreas: rigen la producción documental
- Silos y utilización departamental de la documentación
- Disponen de programas de gestión documental
- El profesional de la documentación le cuesta entrar en algunos “fortines” departamentales
- Disponen de personal encargado de la documentación - Se busca la buena organización de la documentación por conseguir certificados de calidad (ISO).
- Gestión de archivo excelente a nivel departamental, y un “caos” a nivel de empresa.
- El Archivo en una Organización Innovadora Características:
Ventajas:
- La gestión de la información es un trabajo más, integrado en la empresa
- Se controla tanto la producción como el uso de la información
- Uso diario del archivo propio para planificar procesos y solventar errores - Disponen de archivo central que utiliza toda la empresa - Obtiene Certificaciones de calidad más facilmente
- Acceso y consulta de la documentación sencillo ---> motiva su uso - El archivo es el “oráculo” de la organización: muestra lo que ha sucedido y puede prever lo que pasará
Algunas conclusiones a esta situación - La gestión documental y de archivo no está implantada de manera genérica en las organizaciones - Se concibe como un gasto, más qué como una inversión rentable, esta tendencia empieza a cambiar. - Las nuevas tecnologías facilitan el trabajo del archivo y son una herramienta indispensable para implantar un sistema de gestión de archivo y documentos.
驴Es necesario gestionar la documentaci贸n y disponer de sistemas de Archivo?
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Poner en marcha un sistema de Archivo en una organización: metodología 1 Auditoría de información. 2 Análisis de las actividades de la Organización. 3 Identificación de los requisitos que ha de cumplir la organización en la gestión de sus documentos. 4 Evaluación del sistema existente en la organización. 5 Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos. 6 Diseño de un sistema de gestión de documentos.
1 Auditoría de información. - La auditoría de información se puede definir como los trabajos que determinan factores de uso, entorno, y gestión de información y documentos, para conocer la realidad de la institución, contrastada con los procesos adecuados que requieren estos elementos. - La auditoría de información supone el estudio de la gestión de los documentos y otros recursos informativos, determinando el funcionamiento real de la organización. - Con ella se va a obtener información sobre: A) Departamentos, B) Actividades administrativas y documentación producida, C) Recursos humanos y D) Infraestructuras tecnológicas.
2 Análisis de las actividades de la organización El resultado de este análisis, va a indicar la conexión existente entre las actividades de cada departamento, sus relaciones, y los documentos que produce, obteniendo: - El cuadro de clasificación (representación de la organización). - Tipos de documentos (factura, proyectos, memorias, informes...) - Un mapa de procesos.
3 Identificación de los requisitos que ha de cumplir la organización en la gestión de sus documentos. Al identificar los requisitos, se logra presentarlos de una manera estructurada y fácil de entender. Esto implica: 3.1 Conocer los requisitos de los documentos (autenticidad, integridad, acceso...). 3.2 Crear un informe de evaluación de riesgos, apoyado por la dirección. 3.3 Redactar un documento formal dirigido a la dirección y al personal, en el cual se establecen las demandas del sistema y las condiciones del uso de la información.
4 Evaluación del sistema actual existente Algunas conclusiones que se podrían obtener tras el análisis: - Diferentes productores de documentación independientes y autónomos. (la suma de las partes, no es el todo) - Flujos o procesos de intercambio de información desconocido. - Numerosos tipos y series documentales, no normalizadas. - Dispersidad geográfica de los productores de documentación. - El Archivo es un pasivo de la organización. - Escasa implantación racional del documento electrónico. - No existe control del uso y gestión de la información. - Escasa destrucción de documentación informativa. - ...
5 Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos, desde el Archivo.... Desde el Archivo se puede ayudar a desarrollar estrategias en la organización destinadas a la gestión documental: - Adoptar políticas y procedimientos para mejorar la gestión desde que un documento se produce, hasta que se destruye. - Desarrollar normas tanto de estandarización (ISO), como internas (reglamento) para el correcto funcionamiento de la gestión documental. - Diseñar nuevos componentes de los sistemas, cuando se requiera. - Implementar el sistemas, para mantenerlo vivo y actualizado.
7 Diseño de un sistema de gestión de documentos. Es una de las tareas más complejas e importantes, consiste en transformar las estrategias, requisitos, y análisis obtenido, en un plan sólido que solucione cualquier deficiencia existente en la organización en relación con la gestión de sus documentos.
Estrategias Requisitos Análisis Auditoría
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7 Dise帽o de un sistema de gesti贸n de documentos.
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Software
7.1 Soluciones tecnológicas. Software Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del sistema.
El software va a ser una pieza clave, pero no es ninguna panacea. Se puede disponer de los mejores desarrolladores, o programas informáticos, y no ser usados de una manera correcta, o lo que es peor, no ser utilizados por nadie.
Por tanto, antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la cultura organizacional adecuada para lograr el éxito.
7.2 Soluciones tecnológicas. Algunas herramientas. CMS: Content Management System. Son programas que permiten crear una estructura para organizar y administrar información, principalmente páginas web, por parte de administradores y participantes. Funciona mediante la integración de diferentes bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. (Drupal, o Joomla)
ECM: Enterprise Content Management, Gestión de Contenido Empresarial. Son el conjunto de las tecnologías utilizadas para capturar, gestionar, guardar, entregar y conservar la información que sustentan los procesos de negocio y empresariales. (Nuxeo o Alfresco) DMS: Document Management System, Sistemas de Gestión de Documentos. Programas destinados al control total de los documentos producidos en una organización, independientemente del soporte (papel o electrónicos) y estado trámite. (Open Km o Knowledgetree)
7.3 Evaluación de programas - Coste de las soluciones con respecto a las funciones y utilidades que oferta. - Escalabilidad de la plataforma. - Interrelación con escaners, impresoras, programas ofimáticos, y de creación de documentos, utilizados por la organización. - Cobertura a los formatos más comunes de ficheros electrónicos. - Posibilidad de consulta, edición, y conservación de documentos y registros. - Interfaz y usabilidad del programa. - Control del uso de documentos albergados en el sistema. - Control de permisos de acceso y uso, a los documentos e información. - ....
Poner en marcha un sistema de Archivo en una organización: conclusiones - Desarrollar e implantar un sistema de gestión documental y de archivo en una organización no es ningún fin, ni objetivo. Es un medio para lograr el correcto control de los recursos informativos y documentales producidos por la institución, que contribuirá al desarrollo de una administración más inteligente, eficiente, y eficaz. - Su puesta en marcha requiere abundantes recursos económicos, humanos y materiales. - Es necesario implantar un sistema, a través de uno o varios programas informáticos, adecuados, que pueden influir en el éxito o el fracaso del proyecto. - Implantar un sistema de archivo en una institución requiere la implicación de todos los sectores de la misma, de una manera activa y colaborativa. Si esto no está asegurado, es preferible esperar y contar con el apoyo de toda la organización, desde elementos directivos, hasta trabajadores departamentales. - El gestor de la información (profesional) ha de ser una parte activa del conjunto de procesos, pero no puede estar aislado con respecto a la organización, ni mucho menos, actuar de forma independiente. Debe ofrecer su conocimiento, y también tener en cuenta las necesidades, y posibilidades de la organización.
"Si lo archiva, sabrá dónde está pero casi nunca lo necesitará. Si no lo archiva, lo necesitará pero nunca sabrá dónde está." Principio organizativo de Tillis
- Gracias Julián Moyano Collado julianmoyanoc@gmail.com Fotografías de http://www.freedigitalphotos.net/ y matriuskas de http://www.flickr.com/photos/stupendoman/3346791579/