Event dobrze zaprojektowany

Ponad połowę swojego życia spędzamy w pracy. Żeby zespół był efektywny a pracownicy chcieli ze sobą pracować, bardzo ważne jest budowanie relacji. Właśnie temu sprzyjają eventy firmowe, w trakcie których można się lepiej poznać, a co za tym idzie – owocnie współpracować. Organizując takie spotkanie, bardzo ważne jest właściwe dobranie miejsca, w którym pracownicy będą się dobrze czuli. – I tu z pomocą przychodzą Międzynarodowe Targi Poznańskie, które wyspecjalizowały się nie tylko w organizowaniu targów, będąc niekwestionowanym liderem w Polsce, ale też w przygotowaniu eventu idealnego – mówi Sabrina Żymierska, Dyrektor Grupy Obiektów Kongresowych i Eventowych z Grupy MTP.

TEKST: Joanna Małecka

Zdjęcie: MTP

Po co nam spotkanie firmowe? Sabrina Żymierska: Organizowanie cyklicznych eventów oraz imprez daje szanse szefom i p racownikom na podsumowanie minionego okresu, świętowanie dobrych wyników przed siębiorstwa, integrację zespołu czy też wyznaczanie nowych kierunków i celów.

Jak zorganizować takie spotkanie? Co jest w nim najważniejsze? Jestem przekonana, że jak zawsze najważniejszy jest pomysł. Musimy mieć wizję, wiedzieć, dlaczego chcemy spotkać się z naszymi pracownikami, co chcemy im przekazać oraz w jaki sposób? Kolejnym krokiem jest określenie, w jakiej atmosferze chcemy to zorganizo wać – czy szkoleniowej, czy mniej formalnej poprzez o rganizację gali lub imprezy integracyjnej.

Gdzie powinniśmy zorganizować event dla pracowników? Zdecydowanie rekomenduję wyjście poza mury firmy. W budynku, w którym pracujemy na co dzień, trudniej o skupienie uwagi, rozpraszają nas telefony oraz bieżące zadania. Ponadto, wydarzenie powinno mieć wyjątkowy charakter, to przecież święto dla naszej firmy i pracow ników! Dlatego warto zorganizować event w takim miejscu, gdzie zaproszone osoby jeszcze nie były. Chcemy, a by jak najwięcej pracowników wzięło udział w spotkaniu, a niebanalna lokalizacja posłuży jak magnes.

I tu pojawia się kolejny problem: jak znaleźć takie miejsce, w którym zmieścimy 200 czy 500 osób? Z pomocą przychodzi Grupa MTP. Do zaoferowania mamy 16 różnorodnych obiektów. Od za bytkowych obiektów historycznych, po nowoczesne pawilony wystawiennicze, które odpowiednio zaaranżowane, przybiorą niecodzienny charakter i – j ak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki – zamienią się w Lodową Krainę, Galę rozdania Oskarów, H avana Club czy Kasyno. Dużym zainteresowaniem przy tego rodzaju wydarzeniach cieszy się Sala Ziemi, w której z łatwością zmieści się 700 uczestników przy stołach bankietowych, a jej przestronne foyer często adaptowane jest jako dodatkowa przestrzeń warsztatów integracyjnych. Od lat na potrzeby imprez firmowych wybierana jest kultowa Iglica, której industrialne wnę trze jest w stanie pomieścić nawet 500 osób. Bardzo dogodnym rozwiązaniem jest organizacja eventu w jednym z p awilonów tak zwanego „czteropaku”. Do dyspozycji oddajemy wówczas przestronny obiekt dla ponad 1000 osób oraz Aleję Lipową – pasaż, który odpowiednio oświetlony i udekorowany, stanowi wspaniałą przestrzeń dla atrakcji przygotowanych na daną imprezę. Dzięki przestronności naszych obiektów, nie tylko możliwe jest zrealizowanie praktycznie każdego pomysłu, ale co ważne, uczestnicy eventów czują się u nas bardzo swobodnie. Dajemy sporo przestrzeni do rozmów, do zabawy, do wspaniałych emocji!

Dobrze, mamy już pomysł i miejsce, co dalej? Przede wszystkim termin. Wielu naszych klientów rezerwuje sale czy obiekty z kilkuletnim wyprzedzeniem. Z właszcza w grudniu, kiedy praktycznie większość firm z Poznania szuka miejsca na spotkanie wigilijne, bardzo trudno o znalezienie odpowiedniej lokalizacji. Kolejna kwestia to scenariusz. Aby event był wyjątkowy, musimy zapewnić uczestnikom niecodzienne przeżycia, pragniemy ich zaskoczyć. Z roku na rok oczekiwania pracowników rosną i coraz trudniej jest o novum, dlatego nie wystarczy zaproponować pracownikom tylko cateringu i dobrej muzyki. Musimy zadbać o tzw. efekt wow, bądź za pośrednictwem zaproszonej gwiazdy lub nowinek technologicznych, które uży jemy przy produkcji eventu.

Tylko jak to zrobić? Z reguły za organizację eventów odpowiadają działy HR lub osoby, które prócz organizacji spotkania, mają swoje codzienne obowiązki do realizacji. Z pomocą przychodzą takie firmy jak Grupa MTP czy agencje eventowe. Wspólnie z klientem w pierwszej kolejności określamy potrzeby, cele oraz budżet. W ślad za t ym przedstawiamy 3 propozycje koncepcji wydarzenia i aranżacji przestrzeni wraz z wizualizacjami i rysun kami gotowych rozwiązań. Ważna jest dbałość o detale i s pójność. Cały event powinien być zbudowany wokół motywu przewodniego. Od pierwszego momentu, kiedy komunikujemy pracownikom informacje o wydarzeniu,

aż po podsumowanie, powinniśmy pokazać, że event jest przemyślany i firma włożyła dużo wysiłku w jego przygotowanie. Warto budować napięcie wśród pracow ników, intrygować. Chcemy, aby o naszych spotkaniu m ówili, czekali na nie, dlatego dobrze jest zaangażować pracowników, zachęcając ich do interakcji jeszcze przed eventem. Kolejnym etapem jest przygotowanie scena riusza i zapewnienie atrakcji. Ważne, aby powierzyć w ydarzenie sprawdzonemu partnerowi, najlepiej jednej firmie, która skoordynuje wszystkie działania. Jako Grupa MTP odpowiedzialni jesteśmy za realizację wy darzenia od początku do końca. Poczynając od kreacji, łącznie z w ymyśleniem logo czy motywu przewodniego, poprzez wysyłkę zaproszeń, zapewnienie podwyko nawców, realizację usług takich jak catering, aranżacja św ietlna, zapewnienie artystów, czy transportu. W szczególności dbamy o bezpieczeństwo spotkania, zapewniając dyżur służb medycznych i na bieżąco reagując na zmieni ające się potrzeby. Bycie na evencie to jak operacja na otwartym sercu – wszystko może się zdarzyć, stąd t ak ważnym jest, aby cały czas być w gotowości i polegać na sprawdzonym partnerze, który w razie potrzeby nas wesprze i zareaguje. Zdarzyło nam się kiedyś odbierać prezesa firmy, który nie miał możliwości dotarcia z Ber lina do Poznania, czy też zastąpić pracownika, który ze wzg lędu na złe samopoczucie, nie mógł poprowadzić gali. Nic nas nie zdziwi i nie ma sytuacji, z którą sobie nie poradzimy. z