Apresentação Reuniões Produtivas
Rua Montreal, 224 - Bairro Enseada das Graças - Belo Horizonte – Minas Gerais – Cep: 31170340 031 9117-6600 – 031 3493 5748
O que é uma reunião? Conceitualmente pode ser definida como um processo de decisão coletiva, através do qual os envolvidos, após exposição e discussões de suas ideias conseguem chegar a uma conclusão capaz de atingir as expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesse em seus resultados !
Reflita!!!
Sua real necessidade? Seu objetivo? Sua finalidade? Sua oportunidade? Sua atitude? Sua participação? Seu Custo? Ocorrencia?
Etapas da reunião produtiva ! Pré-existência (preparação)
Existência (debates)
Duração (validade)
Conclusão (resultados)
Pós-existência (acompanhamento)
Atitudes para o sucesso ! Exercitamos a prática da escuta eficaz, onde estamos atentos ao que nos é dito, ou ao que dizemos aos demais, para percebermos se faz sentido? Somos capazes de questionarmos, sempre que observamos necessidade de que sejam revistas as mensagens emitidas pelos demais, ou por nós mesmos, até que o entendimento seja uniforme? Nos preparamos convenientemente para abordar os diversos assuntos a serem discutidos, como forma evoluida de participação,respeitando a linguagem e a condição de acesso a informação de nossos interlocutores?
Qual é a nossa linguagem? Ao nos dirigirmos aos demais participamos, com o intuito de obtermos esforço para objetivos, resultados, lucros – metas, ou concordância com nossas idéias? Usamos uma linguagem de gestão cobradora, ou nós a associamos a uma linguagem de reconhecimento pelo envolvimento, de oportunidade de crescimento e aperfeiçoamento, de participação nos benefícios? Quando falamos de erros cometidos, simplesmente apontamos os erros julgando seus geradores, ou adotamos uma linguagem de questionamento, descrevendo fatos, orientando para resultados, provocando nos demais uma atitude de acompanhamento de nosso raciocínio? Quando discutimos pontos sensíveis, capazes de gerar desconforto e ansiedade entre os demais, procupamo-nos em firmar nossa posição, clarificando-a, ou apoio aos demais? Quando o assunto envolve algo com condições de provocar algum tipo de perda ou que afete de forma negativa aos demais participantes, posicionamo-nos empaticamente, ou colocamonos a margem da sensibilidade geral? Em suma, nossa forma de comunicação durante a reunião assume ares ameaçadores ou somos capazes de mostrar espontaneidade em nossa postura, capaz de gerar apoio as nossas idéias e propostas?
Atenção Evite Reuniões ! Não planejadas Longas e ou agendas extensas Participantes sem representatividade Liderança não preparada Conclusões não formalizadas
Atenção Reunião em Risco ! Atraso e ou despreparo do líder Local não disponível nem adequado Participantes retardatários Discussões improdutivas, interrupções freqüentes Ausência de compromisso e despreparo dos participantes Assuntos paralelos competindo com a pauta proposta
Atenção Participe ! Planejadas (pauta, participantes,local, horário) Duração e agenda objetiva
Participantes com representatividade Liderança preparada Conclusões e ações formalizadas
Atenção Reunião de Sucesso ! Pontualidade e controle do líder Infra-estrutura efetiva Horário/Agenda pré-definida e cumprida Pontualidade e preparação dos Participantes Responsabilidades e atribuições definidas Discussões objetivas e voltados para ações e resultados
Papel do Líder ! Priorizar assuntos importantes e excluir assuntos irrelevantes; Garantir o cumprimento da agenda proposta; Gerenciar o tempo da reunião; Manter e controlar os rumos da reunião; Alertar sobre a indisciplina; Estimular a discussão e envolver os participantes; Buscar o resultado através do entendimento e consenso.
Papel do Participante ! Estar aberto e receptivo, a feed back, opiniões e novas idéias; Ser orientado pelos fatos & dados na busca de soluções dos problemas; Respeitar e confiar nos demais participantes; Ser empático e espontâneo no relacionamento com os outros participantes; Ser flexível.
Obrigado!! Me coloco a disposição para detalhar melhor a apresentação!! jcastro@eproductivitybr.com Rua Montreal, 224 - Bairro Enseada das Graças - Belo Horizonte – Minas Gerais – Cep: 31170340 031 9117-6600 – 031 3493 5748