Abril - 2013
Karen Barreto / Jobetson Parris
S i s te ma s de I n for ma ci 贸 n Universidad de Oriente
- Cl asi fi caci 贸n, funci ones y Prop贸si to
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
C
uando se piensa sobre el porqué del uso de computadoras en las empresas, la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que se van sucediendo. Sin embargo existe un motivo aún más importante y no tan obvio, y es que la información puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el tamaño de una empresa u organización, la conducción exitosa de la misma estará dramáticamente influenciada por la precisión de sus registros y la adopción de decisiones acertadas. Los enlaces de comunicación y las bases de datos permiten el acceso a 21 ABRIL 2013
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Los sistemas de información dentro de una organización, no son algo nuevo. Desde mucho antes de utilizar las computadoras para su automatización, las organizaciones reunían, almacenaban y actualizaban información en el transcurso normal de su actuación diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de información consistían en procedimientos y reglas establecidas para entregar información a los miembros de la organización. Cada una de estas personas, requiere información distinta en la realización de su trabajo, las reglas del sistema indican el tipo, momento, formato y cual es la persona a quien se debería entregar una información específica.
recursos de información que están más allá de la inmediatez física, sobrepasando las limitaciones geográficas. Las computadoras permiten la utilización de masas de información las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos años. Pero no sólo basta la disponibilidad de la cantidad de información, se trata de contar con información de calidad. Los sistemas de información basados en computadoras no sólo son capaces de suministrarnos información de calidad y oportuna, sino que también pueden respaldar la toma de decisiones.
En la actualidad, la Información y la tecnología de la Información forman parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organización, junto con el personal, dinero, material y maquinaria.
Contenido
CONTENIDO
1.
Desarrollo de sistemas de informacion
2
2.
¿Qué es un sistema?
5
3.
Propiedades de los sistemas
5
4.
¿Qué es un Sistema de Información?
6
5.
Actividades básicas de un sistema de información
6
6.
Objetivo básicos de los sistemas de información
7
7.
Aplicación de los sistemas de información
7
8.
El origen de los sistemas de información
8
8.1
Evolución de los sistemas de información
9.
Ciclo de vida de los sistemas de información en las organizaciones
9
1 0.
Clasificación de los sistemas de información
10
11 .
Tomas de decisiones en las organizaciones
12
11 .1
La Toma De Decisiones, concepto
12
11 .2
Importancia de tomar decisiones
12
11 .3
Pasos para la toma de decisiones
12
1 2.
13 13
1 3.
Contexto de los sistemas de información
14
1 4.
Estructura de los sistemas de información
14
1 5.
Componentes de los sistemas de información
15
1 5.1
Componentes Físicos
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1 5.2
Componentes Funcionales
15
1 6. 3
Contexto empresarial en la toma de decisiones Niveles en la toma de decisiones
1 2.1
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Funciones de un Sistema de Información
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1 7.
Ventajas y desventajas de los sistemas de informaci贸n
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1 8.
Prop贸sito de un sistema de informaci贸n
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Sistema de Información
¿Que es un Sistema?
•
Inertes: carecen
de vida
Recordemos que un Sistema, de manera simple y precisa se puede definir como un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo en común.
De acuerdo al intercambio con el medio: • Abierto: tienen intercambio con el medio • Cerrado: no tienen intercambio con el medio De acuerdo a su origen: • Natural: su origen no depende del hombre. • Artificial: depende de otro sistema, creado por el hombre.
Propiedades de los sistemas Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto. Sobre Según la complejidad de las partes o las propiedades o comportamientos del conjunto considerado como un todo elementos que lo componen: • Simple: se puede identificar partes o . Las propiedades o comportamiento de cada elementos • Complejo: constituido de subsistemas elemento, y la manera e que las afectan el donde cada uno puede estar formado de todo, dependen de las propiedades y comportamiento de al menos algún otro partes o de otros subsistemas elemento en el conjunto. Por consiguiente, De acuerdo al modo de constitución o material: ninguna parte tiene un efecto independiente • Físico: los componentes son palpables, sobre el todo y cada una es afectada por al se puede tocar a través de los sentidos (tacto). menos alguna otra parte • Abstracto: constituido por componentes, conceptos, términos abstraídos de la realidad . Cada uno de los posibles sub-grupos de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades: cada uno tiene un efecto no De acuerdo al movimiento: independiente sobre el todo. En consecuencia, • Estáticos: no tienen movimiento el todo no puede ser descompuesto en sub• Dinámicos: tienen movimiento dividido en sub-sistemas independientes De acuerdo a su naturaleza: • Vivos: tienen vida
Tipos de Sistemas
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.
Actividades basicas de un sistema de informacion Entrada de Información
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos ¿Que es un Sistema de Informacion? de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre Un sistema de información SI o IS (information otras. system) es una combinación organizada de Almacenamiento de información personas, hardware, software, redes de El almacenamiento es una de las actividades o comunicaciones y recursos de datos que reúne, capacidades más importantes que tiene una transforma y diseña información en una computadora, ya que a través de esta organización. propiedad el sistema puede recordar la Las personas han dependido de los sistemas de información guardada en la sección o proceso información para comunicarse entre si utilizando anterior. Esta información suele ser una variedad de organismos físicos (hardware), almacenada en estructuras de información procedimientos e instrucciones de procesamiento denominadas archivos. La unidad típica de de información (software), canales de almacenamiento son los discos magnéticos o comunicaciones discos duros, los discos flexibles o diskettes y (redes) y datos los discos compactos (CD-ROM). almacenados Procesamiento de Información (recursos de datos) Es la capacidad del Sistema de Información desde los albores para efectuar cálculos de acuerdo con una de la civilización. secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o
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bien con datos que están almacenados.
Salida de Información
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.
Objetivo basicos de los sistemas de informacion Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: 1 ) Automatización de procesos operativos.
Aplicación de los sistemas de información Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización. En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy 2) Proporcionar información que sirva de apoyo en día es su información, representada en su al proceso de toma de decisiones. personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, 3) Lograr ventajas competitivas a través de su secreto comercial). Para poder competir, las implantación y uso. organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización. Un sistema de información debe brindar la totalidad de los elementos que conforman los Los Sistemas de Información que logran la datos, en una estructura robusta, flexible ante automatización de procesos operativos dentro los futuros cambios y homogénea. de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de apoyo a la Toma de Decisiones. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los
Sistemas
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Estratégicos
Sistemas de información El origen de los Sistemas de Información esta íntimamente
relacionado con el origen de las organizaciones a tal punto que un sistema de información no puede existir si no existe una organización. Los sistemas de información han evolucionado conforme lo han hecho las empresas.
E VOLUCIÓN
C on frecuencia se implantan forma inicial los Sistemas
Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Los sistemas de información fueron considerados inicialmente como un elemento que podía proporcionar ahorros de coste en las organizaciones, en la medida que podía dar soporte a actividades operativas en las que la información constituía el principal elemento implicado. En efecto, hasta la década de los años setenta, la gestión empresarial se centraba en la adecuada administración de los recursos clásicos de “tierra o energía, trabajo y capital”, toda vez que las empresas se encontraban ante un entorno estable y predecible y con una demanda creciente. Bajo estas circunstancias el éxito de las empresas descansaba en la competencia basada en los recursos tangibles, vía costes y en la consecución de economías deescala. 21 ABRIL 2013
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Un conocido autor y profesor de la escuela de negocios de harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. según nolan, la función de la informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación: Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad. El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación. El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá
estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra. Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.
Ciclo de vida
En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en computadoras son el corazón de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones, las empresas consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas de información cuando deciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darán a la competencia. Al establecer los sistemas de información basados en computadoras deben tener la certeza de que se logren dos objetivos principales: que sea un sistema correcto y que este correcto el sistema. Ningún sistema que deje satisfacer ambos objetivos será completamente útil para la gerencia u organización.
Existen pautas básicas para información relevante para el SI que el desarrollo de un SI para una se propondrá. organización: Diagnóstico: Conocimiento de la Organización: En este paso se elabora un informe Analizar y conocer todos los resaltando los aspectos positivos y sistemas que forman parte de la negativos de la organización. Este organización, así como los futuros informe formará parte de la usuarios del SI. En las empresas, se propuesta del SI y, también, será analiza el proceso de negocio y los tomado en cuenta a la hora del procesos transaccionales a los que diseño. dará soporte el SI. Propuesta: Identificación de problemas y Contando ya con toda la información oportunidades: necesaria acerca de la organización El segundo paso es relevar las es posible elaborar una propuesta situaciones que tiene la organización formal dirigida hacia la organización y de las cuales se puede sacar una donde se detalle el presupuesto, ventaja competitiva, así como las relación costo-beneficio, situaciones desventajosas o presentación del proyecto de limitaciones que hay que sortear o desarrollo del SI. que tomar en cuenta. Diseño del sistema: Determinar las necesidades: Una vez aprobado el proyecto, se Este proceso también se denomina comienza con la elaboración del elicitación de requerimientos. En el diseño lógico del SI; la misma incluye mismo, se procede identificar a el diseño del flujo de la información través de algún método de dentro del sistema, los procesos que recolección de información la se realizarán dentro del sistema, etc. 21 ABRIL 2013
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Codificación:
Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (, es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar. Implementación:
Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del programa generado en el paso anterior. Mantenimiento:
Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno.Debido a que el principal uso
Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de diferentes variables de negocio con la finalidad optimizar el desarrollo de las actividades de una de apoyar el proceso de toma de decisiones. organización con el fin de ser más productivos y obtener Sistemas de información ejecutiva (EIS). ventajas competitivas, en primer término, se puede Herramienta orientada a usuarios de nivel clasificar a los sistemas de información en: gerencial, que permite monitorizar el estado de
-. Sistemas Competitivos -. Sistemas Cooperativos -. Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información manejan información estratégica para las empresas. Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de información comenzaron a evolucionar. Los primeros proporcionan información a los siguientes a medida que aumenta la escala organizacional.
Sistemas de automatización de oficinas (OAS).
Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores. En los subapartados siguientes se hacen unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas
Desde un punto de vista empresarial La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la pirámide. Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).
Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización, también se le conoce como Sistema de Información operativa. Sistemas
de
Sistemas
de
información
gerencial
(MIS).
decisiones
(DSS).
Orientados a solucionar empresariales en general. soporte
a
problemas
Herramienta para realizar el análisis de las
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Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización. Sistema Planificación de Recursos (ERP).
Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema. Sistema experto (SE).
Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Sistemas de información estratégicos Puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para respaldar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus competidores. Su función primordial es crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes
y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden señalar: -. Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto. -. Contribuyen al logro de una meta estratégica. -. Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo proveedores.
Otra clasificación, según el entorno de aplicación Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez que ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno. Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa. Entorno transaccional:
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El modelo de la pirámide
Sistemas de información
TOMA DE DECISIONES EN LAS ORGANIZACIONES con ese específico motivo. L a toma de decisiones en el contexto Importancia de tomar decisiones organizacional es un punto fundamental ya que el desarrollo de éstas puede llegar a afectar el funcionamiento de la organización y por lo tanto se pone en riesgo la existencia futura de la misma, y es aquí donde entra en juego el papel que desarrolla la parte gerencial o administrativa, pues sobre ella recae la responsabilidad de tomar las decisiones adecuadas frente a la problemática que se presenta.
Las decisiones se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, como lo es la frecuencia con la que se presentan. Se clasifican en cuanto a las circunstancias que afrontan estas decisiones sea cual sea la situación para decidir y como decidir. Las circunstancias del entorno existente, al momento de tomar una decisión, han sido objeto de estudios y nuevos conceptos sobre los dominios sociales donde se toman dichas decisiones.
La Toma De Decisiones: es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o Pasos para la toma de decisiones: formas para resolver diferentes situaciones de la 1 .- Reconocimiento del vida en diferentes problema o la necesidad contextos: a nivel laboral, de decidir. familiar, sentimental, empresarial (utilizando 2.- Formulación y análisis metodologías cuantitativas de alternativas. que brinda la administración). La toma de 3.Selección de decisiones consiste, alternativas. básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los 4.- Comunicación e implantación de efectos de resolver un problema actual la decisión (acción) o potencial (aún cuando no se evidencie un conflicto latente). 5.- Seguimiento de la acción y retroalimentación de resultados originados por La toma de decisiones a nivel individual se la decisión tomada caracteriza por el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones
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Contexto empresarial En la toma de decisiones
La Ciencia administrativa divide a la empresa en 3 niveles jerárquicos :
Nivel
estratégico.-
Alta dirección; planificación global de toda la empresa.
Nivel
táctico.-
Planificación subsistemas empresariales.
de
los
Nivel operativo.- Desarrollo de operaciones cotidianas (diarias/rutinarias).
En las organizaciones en general y en
Adicionalmente, una organización también estará dividida en varias secciones funcionales, son varias las propuestas de división que se han planteado para una empresa de forma genérica, aunque la más aceptada es la que considera los siguientes departamentos o unidades funcionales:
las empresas en particular suele existir una jerarquía que determina el tipo de acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, -. dirección el tipo de decisiones que se deben tomar.
-. marketing
Conforme se sube en la jerarquía de una organización, la capacidad para tomar -. producción decisiones no programadas o no estructuradas adquiere más importancia, ya que son este tipo -. finanzas de decisiones las que atañen a esos niveles. Por tanto, la mayor parte de los programas -. recursos humanos para el desarrollo de gerentes pretenden mejorar sus habilidades para tomar decisiones no programadas, por regla general enseñándoles a analizar los problemas en forma sistemática y a tomar decisiones lógicas. A medida que se baja en esta jerarquía, las tareas que se desempeñan son cada vez más rutinarias, por lo que las decisiones en estos niveles serán más estructuradas (programadas). Organización jerárquica y departamental de una empresa.
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Contexto de los sistemas Estructura de los de información sistemas de información . Los usuarios de un sistema de información Es simplemente tener los sub-sistemas en son miembros o están vinculados a la orden. Este cabe aclarar es el concepto más organización que lo contiene. simple que hay de la estructura de los sistemas. . El sistema de información es operado, en parte, y mantenido por un departamento o Aunque también hay otro concepto como este, unidad de la organización. (Ej. Departamento podemos estructurar un Sistema de de computación, oficina de telemática, Centro Información como una red de centros de de Computación, etc.) información asociados a las unidades funcionales de la empresa dependiendo de los . El departamento o unidad que mantiene y flujos de datos e información se crea una red opera el sistema de información es también de información entre los diferentes unidades una organización. funcionales de la organización lo que nos lleva a la estructura de un sistema de información.
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Componentes de los sistemas de información De acuerdo a los elementos que conforman a un sistema es necesario clasificarlos previamente en dos categorías: componentes físicos y componentes funcionales.
Componentes Físicos: Los cuales representan las entidades que forman a un Sistema de Información, es decir, todos aquellos componentes tangibles que hacen posible la existencia del sistema. Por ejemplo, una empresa textil en donde los componentes físicos que la conforman son los empleados, las maquinarias, las computadoras que controlan los sistemas automatizados, entre otros.
Componentes Funcionales: Es la parte intangible de los Sistemas de Información, es decir, la parte interna que contribuye al buen funcionamiento de un sistema de información entre los elementos están los administradores de información los manejadores de bases de datos, los subsistemas de procesamiento de transacciones.
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Entrada y salida, procesamiento y estructura...
Funciones de un Sistema de Información
Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones
Según Senn, son las siguientes: 1 Procesamiento de Transacciones:
La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización. 2 Definición de Archivos:
Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros). 3 Mantenimiento de Archivos:
Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en: a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones. b) Reportes Actividades:
de
inventarios
de
Proporcionan información sobre las actividades elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de piezas, y otros.
c) Reportes Regulares: Están orientados a la
toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.
d) Reporte de Excepción: Útiles para
controlar situaciones anormales pues señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de La realización de esta función es esencial para limite".Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud 4 Generación de Reportes:
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o cuando ocurra la condición anormal.
e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.
f)
Reportes
Especiales:
subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.
Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo "que ocurre siJ" No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras 6 Mantenimiento de la Integridad de los Datos: que los restantes los producen los subsistemas Los datos mantenidos por el sistema de de procesamientos de información. información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la 5 Procesamientos de Consultas: integridad de tales datos y protegerlos contra Parte de la información requerida por los accesos indebidos o no autorizados y contra usuarios responde a interrogantes no modificaciones mal intencionadas. predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo de comunicación hombre-maquina. Esta función es generalmente ejecutada por los
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Ventajas y Desventajas
La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben enfrentar al implantar un sistema de información.
Sistemas de información La importancia de considerar a las organizaciones como sistemas complejos radica en que los principios que se aplican a los sistemas permiten -. Control más efectivo de formarse una idea de la manera en las actividades de la que funcionan las organizaciones. Es organización. muy importante considerar la organización como un todo, con el fin de -. Integración de las diferentes averiguar adecuadamente los requerimientos áreas que conforman la organización. de información y de diseñar sistemas de -. Integración de nuevas tecnologías y información apropiados. Todos los sistemas se componen de subsistemas; por lo tanto al herramientas de vanguardia. estudiar una organización, también -. Ayuda a incrementar la efectividad en la examinamos como influyen los sistemas más pequeños y como funcionan. operación de las empresas. Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:
-. Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
Entre las desventajas se puede encontrar:
-. Disponibilidad de mayor y mejor información .- El tiempo que pueda tomar su para los usuarios en tiempo real. implementación. -. Elimina la barrera de la distancia trabajando .- La resistencia al con un mismo sistema en puntos distantes. cambio de los usuarios. -. Disminuye errores, tiempo y recursos .- Problemas técnicos, si no se hace un estudio superfluos. adecuado, como fallas de hardware o de -. Permite comparar resultados alcanzados con software o funciones implementadas los objetivos programados, con fines de inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización. evaluación y control. 21 ABRIL 2013
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Las organizaciones como sistemas...
Propósito de un sistema de información ¿Porque los sistemas de información son esenciales en los negocios actuales? Porque más que la producción, las organizaciones requieren de la información para sobrevivir y prosperar, ampliando su alcance hasta lugares muy retirados, Cambiando profundamente la manera de conducir sus negocios.
Sde udistribuir propósito es el proceso mejor información las entradas de Gerencia. una organización (recursos humanos y económicos) mediante la planeación, organización, dirección y control, con el fin de producir las salidas (bienes y servicios) deseadas por su cliente, de manera que se cumplan los objetivos de la organización. En el proceso, el trabajo de lleva a cabo con y gracias al personal de la organización, en un ambiente en constante evolución. ¿Por qué se realizarlo?
Oportunidad de proporcionar
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para la
Cambiar o Modernizar un Sistema Anticuado para asegurar un control adecuado. Cambiar para satisfacer un nuevo requisito corporativo o del negocio. ¿Quién lo realiza ?
Comité Ejec. de Dirección. Grupo de Usuarios.
Revisión
Equipo de Proyecto.
de
¿Por que estudiar sobre los sistemas de informacion ?
Muchas veces las C uando muchas Es por esta razón que todos organizaciones no han entrado personas se preguntan por los profesionales en el área de qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.
Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información.
Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente.
en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.
Una sociedad de información global
Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales. 21 ABRIL 2013
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El ser humano, por naturaleza, es un ser social , no hemos nacido para vivir solos o reproducirnos solos, necesitamos de otra persona tanto para vivir como para desarrollar nuestra integridad humana, desde el mismo momento de la concepci贸n, cuando dependemos de la matriz materna, luego del crecimiento en familiar que implica el amor de padres, hasta llegar al substrato exterior de nuestra primera relaci贸n social
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Los sistemas de información según James Senn en su libro titulado "Análisis y Diseño de Sistemas de Información""es definido como un medio organizado de proporcionar información pasada, presente y hasta futura (proyecciones) relacionada con las operaciones internas y el conocimiento externo de la organización". Esto quiere decir que un sistema de información es un ente que sigue una estructura bien organizada y claramente planteada con elfin de emitir y generar información histórica, actual y proyecciones futuras inclusive, todo esto con la espina vertebral de las operaciones llevadas a James Senn
cabo por la organización.
Análisis y Diseño de Sistemas de Información