VISÃO GERAL
Prezado aluno, começaremos o primeiro capítulo com uma visão geral de Gerência de Projetos (GP). Para entendermos Gerência de Projetos, primeiramente precisaremos definir alguns conceitos fundamentais, tais como: o que é projeto e o que são seus ciclos de vida. Os dois primeiros capítulos são mais teóricos, já no terceiro capítulo temos a parte mais prática da disciplina. Em geral, esta disciplina é acumulativa, ou seja, a compreensão dos conceitos estudados em um capítulo é a base para o entendimento dos capítulos posteriores. Bom estudo!
1.1 O QUE É UM PROJETO 1.1.1 Antecedentes Históricos “Pois qual de vós, pretendendo construir uma torre, não se assenta primeiro para calcular a despesa e verificar se tem os meios para a concluir? Para não suceder que, tendo lançado os alicerces e não podendo acabar, todos os que a virem zombem dele, dizendo: Este homem começou a construir e não acabou” (Lucas 14: 28-30)
1.1.2 Definição Projeto é um instrumento fundamental para qualquer atividade de mudança e geração de produtos e serviços. Os projetos podem envolver desde uma única pessoa a milhares de pessoas organizadas em times e ter a duração de alguns dias ou vários anos [1]. Um projeto é um empreendimento único, com início e fim definidos, que utiliza recursos limitados e é conduzido por pessoas, visando atingir metas e objetivos pré-definidos estabelecidos dentro de parâmetros de prazo, custo e qualidade [2].
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O projeto pode ser definido por características distintas, tais como: temporário, único e progressivo. A característica de ser temporário é muito importante, pois todo projeto tem um início e um fim definidos. O projeto termina quando os objetivos para o qual ele foi criado são atingidos ou quando se torna claro que os objetivos do projeto não serão, ou não poderão mais ser, atingidos, ou, então, a necessidade do projeto não existe mais [2]. Ser único significa que todo produto ou serviço gerado por um projeto é diferente de outros produtos e serviços. Os projetos envolvem a realização de algo jamais realizado anteriormente; logo, eles são únicos. Um projeto é progressivo porque, à medida que é mais bem compreendido, ele é progressivamente elaborado, ou seja, maior é o detalhamento das características peculiares que o distinguem como único [2]. 1.1.3 Projetos versus Operações Os projetos têm natureza temporária e datas de início e fim definidas, e estarão concluídos quando as respectivas metas e objetivos forem cumpridos. Às vezes, terminam quando se chega à conclusão de que não é possível cumprir suas metas e objetivos, o que determina, então, seu cancelamento. As operações são contínuas e repetitivas. Elas envolvem um trabalho contínuo, sem data de término, e normalmente se repetem os mesmos processos para a produção do mesmo resultado. O propósito das operações é manter a organização funcionando, enquanto que o objetivo do projeto é atingir as suas metas e ser concluído. Assim sendo, as operações são contínuas, e os projetos são únicos e temporários. 1.1.4 Stakeholders Um projeto é bem-sucedido quando atende (ou excede) às espectativas dos stakeholders, que são as pessoas (ou organizações) que têm algum interesse envolvido, ou seja, aquelas pessoas que têm algo a ganhar ou a perder como consequência do projeto. Stakeholder ou, em Português, parte interessada ou interveniente, refere-se a todos os envolvidos num projeto, como por exemplo: clientes, colaboradores, investidores, fornecedores, etc. O termo “stakeholders” foi criado para designar todas as pessoas, instituições ou empresas que, de alguma maneira, são influenciadas pelas ações de uma organização.
Gerência de Projetos
Os principais stakeholders podem ser responsáveis tanto pelo êxito quanto pelo fracasso de um projeto. Mesmo que todas as entregas sejam concretizadas e os objetivos sejam atendidos, se seus principais stakeholders não ficarem satisfeitos, de nada adiantará. 1.1.5 Características do Projeto Acabamos de aprender que um projeto possui diversas características: • os projetos são únicos; • os projetos são de natureza temporária e têm datas definidas de início e fim; • os projetos estarão concluídos quando as metas forem alcançadas ou quando for decidido que o projeto não é mais viável; • um projeto bem-sucedido é aquele que atende ou excede as expectativas dos stakeholders. Vamos pensar na seguinte situação: o gerente de negócios da empresa lhe faz a seguinte proposta: desenvolver um sistema de controle de videolocadora para a locadora Visão que vai informatizar as funções de empréstimo, devolução e reserva de fitas. O objetivo do sistema é agilizar o processo de empréstimo e garantir maior segurança, e, ao mesmo tempo, possibilitar um melhor controle das informações por parte da gerência da videolocadora. A intenção do gerente de negócios é entregar o software pronto até o final do ano. A melhor notícia é que ele o indicou para coordenar o projeto. Usando os critérios referentes às características do projeto, examinemos a tarefa que lhe foi atribuída pelo gerente de negócio para saber se tratase ou não de um projeto: É único? Sim, porque a locadora Visão ainda não possui sistema computacional para controlar as locações realizadas. Mesmo que os serviços fornecidos pela sua empresa não sejam uma novidade, pois outras locadoras possuem sistemas computacionais, o sistema proposto pela sua empresa é único. O projeto tem prazo limitado? Sim, a data de início desse projeto é hoje e a data de término é o final do ano. É um empreendimento temporário. Existe uma maneira de saber se o projeto está concluído? Sim, o software será instalado na locadora e as funcionalidades do mesmo serão
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disponibilizadas para utilização. Tão logo o software esteja funcionando, o projeto será finalizado. É possível saber se os stakeholders estão satisfeitos? Sim, as expectativas dos stakeholders serão documentadas sob forma de requisitos1 durante os processos (etapa) de planejamento. Tais requisitos serão comparados ao produto final para ver se este atende às expectativas dos stakeholders. Enfim, temos um projeto. SÃO exemplos de projetos: • Construção de uma casa • Redação de um livro • Lançamento de um produto ou serviço • Realização de uma viagem • Desenvolvimento de um software NÃO SÃO exemplos de projetos: • Compra de materiais (quando operação regular) • Fabricação de um carro • Gerenciamento de um setor administrativo • Venda de produtos ou serviços • Pagamento de produtos ou serviços
1.2 O QUE É GERÊNCIA DE PROJETOS? Você tem certeza de que tem um projeto. E agora? As anotações feitas em um guardanapo na lanchonete podem ser um começo, mas não são exatamente uma boa prática de gerenciamento de projetos.
Uma condição ou capacidade que deve ser atendida ou possuída por um sistema, produto, serviço, resultado ou componente para satisfazer um contrato, uma norma, uma especificação ou outros documentos impostos formalmente. Os requisitos incluem necessidades, desejos e expectativas quantificados e documentados do cliente e de outras partes interessadas. 1
Gerência de Projetos
Existem muitas situações como esta: uma vez comunicada a tarefa, a equipe parte para a execução do projeto e ocupa-se da criação do produto ou serviço solicitado, sem dar muita atenção ao processo de planejamento. Alguns ainda dizem: “Por que desperdiçar um tempo valioso?” ou “Para que planejar em vez de colocar a mão na massa?”. O andamento do projeto dificilmente é avaliado em termos das solicitações do cliente – cujas expectativas, no fim das contas, acabam não sendo atendidas pelo produto ou serviço final! É uma experiência frustrante para todos os envolvidos e, infelizmente, inúmeros projetos seguem essa trafetória deficiente. O gerenciamendo de projetos abrange uma série de ferramentas e técnicas utilizadas por pessoas para descrever, organizar e monitorar o andamento das atividades do projeto. Os gerentes de projeto são os responsáveis pela administração dos processos envolvidos e pela aplicação das ferramentas e técnicas necessárias ao cumprimento das atividades do projeto. Todo projeto é composto por processos, por mais fortuita que seja a abordagem empregada. Há muitas vantagens em organizar projetos e equipes conforme os processos de gerenciamento endossados pelo Project Management Institute (PMI) (conforme veremos no capítulo seguinte). O gerenciamento de projetos consiste na aplicação de conhecimentos, competências, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, com vista ao cumprimento dos requisitos em pauta. É responsabilidade do gerente de projetos assegurar que tais técnicas sejam utilizadas e seguidas. O gerenciamento de projetos abrange uma série de atividades, incluindo planejar, colocar em ação o plano do projeto e acompanhar o progresso e o desempenho. Dentre essas atividades, também estão a identificação dos requisitos, a definição dos objetivos, a avaliação das restrições e a apreciação das necessidades e expectativas dos principais stakeholders. O planejamento é uma das atribuições mais importantes, visto que vai definir o padrão a ser empregado no desenrolar do projeto e será usado para acompanhar seu futuro andamento. Nesta disciplina, iremos focar no planejamento. Os alunos formarão equipes de projeto e, juntos, irão elaborar um plano de projeto para um determinado projeto especificado. Isto será realizado quando estivermos estudando o capítulo 3.
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1.2.1 Habilidades do Gerente de Projeto Muitas vezes, as organizações denominam especialistas técnicos de gerentes de projeto. Acredita-se, erroneamente, que as habilidades e a experiência graças às quais esses profissionais se destacaram em suas áreas técnicas vão se traduzir em aptidão para o gerenciamento de projetos. Entretanto, não é necessariamente o que acontece. Os gerentes de projeto são profissionais generalistas, cujo repertório compreende uma série de competências ou habilidades. Vejamos uma visão geral de algumas destas habilidades necessárias aos gerentes de projeto: • Habilidades Organizacionais: são as aptidões para planejamento e organização. Dentre outros fatores, incluem: organização do tempo, planejamento de reuniões, registros de experiências, contratos, etc. • Habilidades para Finanças e Contabilidade: é importante que o gerente de projetos tenha conhecimento sobre como fazer estimativas de custos para a elaboração do orçamento. • Habilidade de Liderar: esta habilidade envolve as funções de direcionar, envolver, motivar e inspirar as pessoas interessadas no projeto. • Habilidades de Negociar e Influenciar: envolve o ato de dialogar com outras pessoas com o objetivo de obter o consenso ou chegar a um acordo para que alguma atividade seja realizada. • Habilidade de Comunicação: é, talvez, a principal habilidade de um gerente de projeto. Deve-se assegurar que as informações sejam explícitas, claras e completas, para que os envolvidos não tenham dificuldades de compreendê-las
1.3 CICLOS DE VIDA DO PROJETO Uma analogia interessante feita por Heldman [5] diz que os ciclos de vida do projeto são semelhantes aos ciclos experimentados pelos pais ao acompanhar o crescimento de seus filhos até a fase adulta. Ou seja: os filhos começam como bebês e dão muitas alegrias aonde quer que eles vão. Entretanto, no princípio não os conhecemos muito bem. Assim, nós os acompanhamos em seu crescimento e avaliamos suas necessidades; com o passar do tempo, eles amadurecem e crescem (e custam muito dinheiro nesse processo), até o dia em que a responsabilidade dos pais em relação a eles termina.
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Os projetos começam exatamente do mesmo modo e percorrem uma trajetória semelhante. Alguém apresenta uma excelente ideia para um projeto e solicita apoio para tal. Depois de aprovado, o projeto passa pelas fases intermedirárias até a fase final, quando é concluído e encerrado. 1.3.1 Ciclos e Fases do Projeto Todos os projetos são dividos em fases e, sejam grandes ou pequenos, têm um ciclo de vida parecido. No mínimo, um projeto terá um estágio inicial ou de iniciação, uma fase (ou fases) intermediária(s) e uma etapa final – o número depende da complexidade do projeto e do setor da indústria. Os projetos de tecnologia da informação, por exemplo, podem passar por fases como: concepção (definição dos requisitos), elaboração (análise e projeto), construção (programação e teste) e transição (implantação do sistema).
O conjunto das fases coletivas atravessadas pelo projeto é denominado de ciclo de vida do projeto.
O término de cada estágio representa para o gerente do projeto, e seus stakeholders, uma oportunidade de avaliar se o projeto deve avançar para a fase seguinte, a qual só deve ser iniciada quando as entregas da fase anterior tiverem sido revisadas e aprovadas. E assim as etapas se sucedem, percorrendo o ciclo de vida numa série de estágios encadeados. Vamos resumir o conteúdo visto neste capítulo: Aprendemos que os projetos existem para trazer luz a algum produto ou serviço único; são temporários e têm data de início e fim definidas. Os stakeholderes são as pessoas físicas ou jurídicas que têm interesse no resultado do projeto, e aí se incluem o cliente, os principais integrantes da gerência, o gerente do projeto, os profissionais contratados, os fornecedores, entre outros. Os projetos são considerados concluídos quando atendem ou ultrapassam as expectativas dos stakeholders. O gerenciamento de projetos é uma disciplina que reúne um conjunto de ferramentas e técnicas para descrever, organizar e monitorar a execução das atividades do projeto, o que é responsabilidade dos gerentes de projeto.
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1. Descreva um exemplo de projeto ainda não mencionado na apostila. Lembre-se de considerar as características de um projeto. 2. Descreva a diferença entre projetos e operações. 3. O vice-presidente de marketing o procura para solicitar que você mude a tela de entrada do Website da empresa, de modo a incluir um nome de usuário com, no mínimo, seis caracteres Isso é considerado: • Iniciação do projeto • Operações continuadas • Um projeto • Execução do projeto 4. Sua empresa fabrica pequenos eletrodomésticos de cozinha e está lançando uma nova linha de produtos em cores elegantes, com recursos próprios para cozinhas pequenas, que serão oferecidos indefinidamente a partir do lançamento do catálogo de primavera. Qual das seguintes afirmações é verdadeira? • Trata-se de um projeto, porque a nova linha de produtos nunca foi fabricada nem vendida por essa empresa. • Trata-se de uma operação continuada, porque a empresa atua no ramo de fabricação de eletrodomésticos de cozinha. O lançamento das novas cores e recursos é apenas uma variação de um processo já existente. • Trata-se de uma operação continuada, porque a nova linha de produtos será vendida sem prazo definido. Não é temporária. • Não se trata de um projeto nem de uma operação continuada. É o lançamento de um novo produto, o que não afeta as operações continuadas. 5. Um projeto é considerado bem-sucedido quando: • Seu produto é fabricado. • Seu patrocinador anuncia seu término. • Seu produto é transferido para a área de operações, que cuidará dos aspectos contínuos do projeto. • O projeto atende ou excede as expectativas dos stakeholders. 6. Você é o gerente de um grande projeto de construção cujo objetivo é construir instalações para acomodar a equipe de apoio dos Jogos Olímpicos, que chegará à cidade 18 meses a partir da data de início do projeto. Os recursos não estão disponíveis de
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imediato porque estão alocados, no momento, em outros projetos. Jorge, especializado na operação de guindastes, será necessário neste projeto daqui a 2 meses. De qual das seguintes habilidades você lançará mão para conseguir que Jorge seja designado para o seu projeto? • Negociação e Influência • Comunicação e Organização • Comunicação • Liderança
[1] PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE - PMI. A guide to the project management body of knowledge. Syba: PMI Publishing Division, 2004 – Capítulos 01 e 02. [2] HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006 – Capítulo 01.
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