“IDENTIFICANDO LAS UNIDADES Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN”
JOHN JAIRO GARCIA RUBIANO GRUPO 1
Profesora: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO – UNIQUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA - CIDBA COLOMBIA2014
Defina: unidad de información, Sistema de Información, Bases de Datos, Sistemas Documentales. Con base en estas definiciones identifique en una biblioteca cuáles son las bases de datos y los sistemas que tiene. Unidad de información: Son aquellas que dentro de una institución (compañía, empresa, ciudad, país), se encargan de la gestión de la información que se encuentra contenida en los documentos (Archivos, Bibliotecas y Centros de Administración Documental), se encuentren en el soporte que estén y sin importar su fuente y fecha de elaboración. Sistema de Información: para nuestro trabajo lo definiremos como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución. Los sistemas de información sirven para: Un acceso rápido a determinada información y por ende mejora tanto en tiempos como en resultados el servicio a los usuarios. Motivar a todo tipo de funcionario de las compañías para requerimientos de cualquier índole con excelentes resultados. Generar información e indicadores los cuales permiten analizar, comparar estudiar para detectar fallas y así mismo tener el control del sistema. Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados de un sistema de información que tiene unos elementos claros y en dado caso sustentados para prever cualquier tipo de requerimientos. Evita la pérdida de tiempo en la organización de la información ya que realizándola de forma manual se corre el riesgo de no dar la investigación correcta. Hay mayor interés en la creación de nuevos procesos de trabajo debido a la facilidad que brinda para la obtención y el procesamiento de información. Se hace más efectiva la comunicación entre procesos y por lo tanto entre grupos de trabajo, una comunicación de diferentes instancias con los mismos resultados ágiles y confiables. Un sistema de información es tan importante que además de llevar un control adecuado de todas las operaciones que allí se registren, conlleva a buen
funcionamiento de cualquier proceso y por ende de una entidad por lo que genera buenos beneficios tanto para la empresa como para sus usuarios, sean estos internos o externos. Bases de Datos: Conjunto de informaciones almacenadas en un soporte legible y organizadas internamente por registros (formado por todos los campos referidos a una entidad u objeto almacenado) y campos (cada uno de los elementos que componen un registro). Permite recuperar cualquier clase de información: referencias, documentos textuales, imágenes, datos estadísticos, etc. Componentes básicos de una base de datos o Documentos, constituyen la entidad físico compleja que alberga la estructura formal, basada en los datos físicos necesarios para su identificación (título, autor, lugar de publicación, fecha, edición,...) y la estructura lógico-cognitiva, centrada en el contenido y en las propiedades semánticas. o Representación de documentos, tanto de sus propiedades físicas como semánticas se hace mediante palabras clave, frases, etc. que servirán de puntos de acceso cuando realicemos búsqueda en el sistema. o Necesidades de información de los usuarios, manifestadas en la solicitud de información. o Representación de las necesidades de información, expresadas también con palabras clave o frases. o Comparación de la representación de información con la representación de los documentos. Las bases de datos, basadas en la función semejanza compara, a través de un índice, ambas representaciones para seleccionar los documentos relevantes. Clasificación Según la naturaleza de la información contenida en las bases de datos, se distinguen dos grandes grupos: Bases de datos referenciales: La información que contiene es muy estructurada principalmente a través de tablas. Con éstas se pueden establecer relaciones que pueden dar lugar a nuevas tablas o bases de datos. Ejemplo de este tipo de base de datos es el programa Access, Oracle, etc. Bases de datos documentales: Los registros que componen la base de datos se relaciona con los documentos almacenados. Su organización se estructura de la siguiente manera: un registro se relacionan con un número de identificación del documento original, y se puede acceder a éste mediante los distintos campos. Dependiendo del tipo de cobertura temática pueden ser: o Bases de datos multidisciplinares: la documentación almacenada abarca distintas disciplinas científicas como es el caso de TESEO (tesis de todas las disciplinas) o Bases de datos especializadas: la documentación almacenada abarca sólo una disciplina como es el caso de Medline (sólo documentación relacionada con Medicina)
Según la cobertura geográfica: o Internacionales: Almacenan la documentación publicada en cualquier lugar del mundo. Por ejemplo: LISA o Nacionales: Almacenan la documentación publicada sólo en un ámbito nacional. Por ejemplo: IME
Como ejemplo de bases de datos y sistema de organización que tiene una biblioteca, le podemos dar una mirada a la biblioteca Euclides Jaramillo Arango, la cual cuenta con más de 37 bases de datos y cada programa tiene, como mínimo, una plataforma especializada, encaminada a satisfacer las necesidades académicas de cada programa. Algunas de ellas son: Engineering Village, base datos especializada en ingeniería y tecnología; Academic Search Complete, considerada una de las bases de datos académica multidisciplinaria de textos completos más exhaustiva y valiosa del mundo; Communication & Mass Media Complete, especializada en temas de comunicación y medios; Medic Latina, donde encontrará revistas especializadas en la investigación médica. Además de estas bases de datos encontrará bibliotecas virtuales, estadísticas proporcionadas por el DANE, consulta de
normas técnicas (Icontec), y otros servicios. Algunos estudiantes que han hecho uso de las bases de datos resaltan el por qué las usan y sus beneficios" en Google hay millones de libros y artículos, pero uno a veces no sabe quién lo dice o qué tan especializada es esa información. Utilizar una base de datos certificada facilita la búsqueda de información ya que es una fuente confiable y además así se delimita la consecución de información, mencionó John Aider Dávila, estudiante de la Universidad del Quindío que utiliza este servicio. Las bases de datos son solo uno de los servicios que ofrece la Biblioteca Euclides Jaramillo Arango, beneficios que adquiere la comunidad uniquindiana y que son de uso exclusivo de los afiliados a esta. Aportando al objetivo de la Biblioteca de ser un Centro de Recursos para el Aprendizaje y la investigación (C.R.A.I), y no un simple centro de consulta. ¿Qué es un sistema de Bibliotecas?: Nuestro sistema de bibliotecas es un servicio fundamental, este debe satisfacer los requerimientos de información de la comunidad universitaria, desarrollar competencias para el acceso y uso de información en los miembros que así lo requieran, mantener espacios físicos y virtuales que creen óptimas condiciones de aprendizaje. Para ello cuenta con los siguientes: Servicios • Préstamo • Préstamo en Sala • Préstamo a Domicilio • Préstamo Inter bibliotecario • Préstamo de Netbooks • Capacitación Bases Datos • Suministro de documentos • Casilleros Referencia • Referencia Electrónica * Acceso a Información Electrónica mediante bases de datos a texto completo, EBSCO y referencial, Web of Knowledge, y revistas científicas a texto completo, Biblioteca Electrónica de investigación Científica (BEIC) * Participación en redes de información (Alerta al Conocimiento) * Consorcio Universitarios (Universia y Cincel) Procesos Técnicos
Clasificación y Catalogación El material Bibliográfico es sometido a distintos procesos: a) Análisis del contenido: mediante el cual se asigna un número de clasificación de acuerdo al sistema de Clasificación Dewey. b) Proceso de Indización: mediante el cual se le asigna los distintos descriptores o palabras claves que reflejan el contenido temático del Material Bibliográfico. c) Descripción bibliográfica de los documentos: mediante el cual se describe formalmente los documentos, reconociéndose a través de sus elementos como por ejemplo: Autor, Título, Editorial, Año, etc. • Preparación del Material Bibliográfico para circulación Este proceso se realiza con el objeto de incorporar al ítem diferentes accesorios que permiten su circulación y control de la misma. a) Elementos de seguridad. b) Códigos de Barra. c) Timbre y sellos de propiedad. d) Control de Circulación. e) Identificador de Clasificación del Material Bibliográfico. •
Desarrollo Colecciones • Selección y Adquisición Estos procesos nos permiten seleccionar el Material Bibliográfico que en el futuro se incorporará al fondo bibliográfico del Sistema de Bibliotecas (SIBULL). En el proceso de selección se realiza en dos aspectos: a) Selección positiva (incorpora Material Bibliográfico de la colección) b) Selección negativa (desincorpora Material Bibliográfico de la colección) Sistema de Automatización de Biblioteca • Software : El sistema de Biblioteca utiliza el Software "Sistema integrado de Bibliotecas Werken-Epu" desarrollado por la Universidad del Bío-Bío y adquirido mediante Proyecto Mecesup-Medioteca. Investigue que es la Red Departamental de Bibliotecas Públicas y la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y cuáles son sus funciones.
Red Departamental de Bibliotecas: Las redes departamentales de bibliotecas públicas son una organización permanente que lleva a cabo programas conjuntos de cooperación para aprovechar al máximo los recursos disponibles, para mejorar y desarrollar las bibliotecas existentes, y para localizar lugares en donde sea necesaria y viable la creación de una biblioteca. Quienes voluntariamente la integran deben regirse por acuerdos o convenios y adoptar normas y procedimientos de coordinación y cooperación Estas redes departamental contemplan la vinculación de las diferentes unidades de servicios bibliotecarios (bibliotecas públicas municipales, bibliotecas públicas en casas de cultura o centros culturales, bibliotecas infantiles, unidades móviles, bibliotecas populares comunitarias, etc.) a una organización que permite coordinarlos recursos humanos, técnicos y bibliográficos, así como las actividades que en ellas se realizan. Su objetivo es que los usuarios tengan acceso a la totalidad de los materiales y servicios en los departamentos • Funciones: Promover el establecimiento sistemático de los servicios bibliotecarios públicos en todos los municipios, corregimientos y veredas del Departamento como parte de un plan general de desarrollo, que esté en consonancia con los planes nacionales que en este sentido se adelanten, garantizando a la comunidad el acceso a materiales bibliográficos y los bienes y servicios culturales Promover el establecimiento de prácticas comunes, herramientas bibliográficas, normas y procedimientos técnicos unificados entre las diversas bibliotecas públicas del Departamento Reducir la duplicación de esfuerzos, promoviendo el uso racional de los mismos Capacitar, actualizar y perfeccionar al personal en las diferentes temáticas que contribuyan a prestar servicios eficientes y con calidad a la comunidad Agilizar el suministro de información, dando a conocer los servicios y materiales bibliográficos disponibles en las bibliotecas. Lograr y mantener una mayor integración y cooperación entre las personas y organismos involucrados en el desarrollo de las bibliotecas públicas Canalizar y comunicar ante las bibliotecas las diferentes políticas, programas, eventos y noticias de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas
Red Nacional de Bibliotecas Públicas: La Red está concebida como un sistema de espacios comunitarios con acceso gratuito a diversas
fuentes y medios de información y conocimiento, que fomentan la lectura y la escritura, y promueven la producción y circulación de ideas, memorias y expresiones culturales, con el fin de ofrecer oportunidades de participación y desarrollo cultural, social y económico a las personas. Con la Ley 1379 de 2010, se otorga al Ministerio de Cultura la responsabilidad de la coordinación de la Red. Esta Ley representa una garantía y un respaldo por parte del Gobierno Nacional a su funcionamiento, y considera los servicios bibliotecarios como públicos. Las autoridades locales deben garantizar su prestación de forma gratuita y permanente. En este marco, como coordinador de la Red, el Ministerio de Cultura por medio de la Biblioteca Nacional de Colombia promueve la cobertura nacional y define los lineamientos para la operación y prestación de los servicios bibliotecarios, reglamenta la política de colecciones, coordina la política de formación para el personal bibliotecario y establece los mecanismos para proveer Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) a todas las bibliotecas. La Red funciona a partir de una estructura de nodos departamentales y municipales, que coordinan las bibliotecas a nivel local. Las coordinaciones departamentales promueven la prestación de servicios bibliotecarios como parte del plan de desarrollo, motivan las prácticas comunes entre las bibliotecas y capacitan al personal bibliotecario en la prestación de servicios con calidad. Las alcaldías, además de encargarse del funcionamiento básico de las bibliotecas (servicios públicos y personal bibliotecario), deben garantizar la inclusión de las bibliotecas en los planes municipales de desarrollo como ejes de la educación y la cultura. El funcionamiento de la Red depende de que las bibliotecas cuenten con personal bibliotecario calificado, recursos y contenidos actualizados (libros, revistas, periódicos, audiovisuales, publicaciones digitales), infraestructura física y tecnológica adecuada (espacios, mobiliario, conectividad, computadores, tecnología complementaria) y servicios bibliotecarios que responden a las necesidades de la comunidad. Por esto, desde el Ministerio de Cultura de Colombia –en articulación con los entes territoriales– se busca asegurar el crecimiento, la sostenibilidad y la modernización de las bibliotecas públicas, como apuesta para el desarrollo del país.
La Biblioteca Nacional, como responsable de las políticas y los planes relacionados con las bibliotecas públicas, trabaja en diferentes líneas de acción orientadas al fortalecimiento y desarrollo permanente de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, para que los ciudadanos –por medio de las bibliotecas– participen activamente en su comunidad en todas las etapas de su vida; reconozcan sus condiciones culturales y sociales e interactúen con otras culturas; accedan, usen y generen información y conocimiento para transformar su vida y el entorno en el que viven. ¿Cuáles son los organismos internacionales que están al servicio de las Bibliotecas? Destaque los aspectos más importantes de ellos. Asociaciones No Gubernamentales o FIAB o IFLA (Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios. Es la principal asociación profesional del mundo; siendo una asociación no gubernamental de carácter mundial e independiente. o 2. FID (FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE DOCUMENTALISTAS) Constituye la más importante organización en el campo de la documentación. o ISO (International Standard Organization) Organizar la coordinación y unificación de las normas nacionales, así como establecer normas internacionales. ¿Qué es un CRAI? Centros de Recursos para el Aprendizaje e Investigación (CRAI) y Centros de Recursos para el Aprendizaje (LRC)
En los últimos años las TIC´s han crecido de manera acelerada, y esto ha hecho que las bibliotecas no se queden atrás, pues estas se han visto en la necesidad de evolucionar y ofrecer nuevos servicios, los países europeos desarrollan un ambicioso plan denominado “Espacio Europeo de Educación Superior” (EEES), y las bibliotecas universitarias españolas han iniciado la transformación de modelo hacia los Centros de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI), en el año 2003 se reunieron docentes e investigadores universitarios, dirigidos por Manuel Area Moreira y el grupo de trabajo de la línea 1 del plan estratégico (2003-06 ) de REBIUN(Red de Bibliotecas Universitarias), para elaborar un informe llamado De la Biblioteca Universitaria al Centro de Recursos para el Aprendizaje e Investigación (CRAI). Pero ¿qué es un CRAI? Un CRAI o Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación, de acuerdo a REBIUN1 “es un entorno dinámico en el que se integran todos los recursos que dan soporte al aprendizaje y la investigación en la universidad”, y en los modelos españoles lo definen como “un servicio universitario que tiene como objetivo ayudar a los profesores y a los estudiantes a facilitar las actividades de aprendizaje, de formación, de gestión y de resolución de problemas sean técnicos, metodológicos y de conocimiento en el acceso y uso de la información. Es decir, uno de los cambios sustantivos del concepto de CRAI con relación al de la biblioteca tradicional es pasar de ser concebido como un depósito o almacén de documentos a la espera de que sean consultados por los lectores, a centrar su actuación en las necesidades potenciales de los usuarios en múltiples planos y aspectos
Los tres objetivos fundamentales de un CRAI son: 1. Conseguir productos y servicios de calidad para una gran variedad de estudiantes, profesores e investigadores.
2. Formar una plantilla de profesionales capaces de ayudar a los usuarios a sacar el mejor partido de los recursos y servicios proporcionados. 3. Ofrecer un entorno dinámico y flexible para el aprendizaje continuo a lo largo de toda la vida Actualmente algunas universidades han evolucionado su sistema bibliotecario a un CRAI como son: Biblioteca de la Universidad Politécnica de Cataluña (http://bibliotecnica.upc.edu/), Universidad de Pompeu Fabra (http://www.upf.edu/bibtic/es/). Los Centros de Recursos para el Aprendizaje (LRC o Learning Resources Centre), son un modelo de las universidades norteamericanas y británicas, donde las bibliotecas tienen una posición central dentro del proceso educativo, en los años noventa cuando se inició el impulso hacia las bibliotecas digitales e híbridas, las bibliotecas debieron adaptar sus servicios y gestión de las colecciones digitales a los nuevos entornos tecnológicos, los LRC iniciaron una transformación de “convergencias” en los servicios informativos, informáticos y audiovisuales desde un punto de vista técnico y organizativo, tal como destaca T. Hanson.Los LRC, integran servicios y recursos bibliotecarios, tecnológicos, audiovisuales; sistemas de información; e instalaciones y medios para la edición electrónica y la creación de materiales interactivos, a fin de dar el debido soporte a las necesidades docentes y de aprendizaje de la comunidad universitaria. De acuerdo al estudio realizado por Rocío Serrano-Vicente, aumentaron los recursos, y servicios que se ofrecen, además de los tradicionales de una biblioteca en un LRC son los siguientes: Trabajo en grupo Ordenadores, Impresoras Espacio para estudio Materiales e instalaciones para audiovisuales
BIBLIOGRAFIA:
1
http://old.clad.org/carpeta-eventos/curso-las-unidades-deinformacion-archivos-bibliotecas-y-centros-de-documentacion-enel-contexto-de-la-transparencia-y-el-acceso-a-la-informacionpublica.-curso-a-distancia
2. http://www.gerencie.com/sistemas-de-informacion.html 3. http://www.mariapinto.es/e-coms/bases_datos.htm 4. http://www.mineducacion.gov.co/cvn/1665/w3-article340766.html 5. http://www.bibliotecanacional.gov.co/rnbp/redesdepartamentales-de-bibliotecas-p%C3%BAblicas 6. http://www.bibliotecanacional.gov.co/content/%C2%BFqu %C3%A9-es-la-red-nacional-de-bibliotecas-p%C3%BAblicas 7. http://sabus.usal.es/docu/pdf/Organism.PDF