Política de Sostenibilidad
POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD TRENACO y sus compañías aliadas tienen como elemento estructural para el desarrollo de sus negocios una clara política que asegura un manejo transparente de todos sus asuntos, el aprovechamiento sostenible de los recursos naturales y la inclusión y respecto por sus diferentes grupos de interés. Esta política busca el fortalecimiento corporativo de TRENACO y sus compañías aliadas, generar valor compartido, crear confianza en nuestros inversionistas y contribuir al desarrollo de las comunidades con respeto por el medio ambiente. Esta política tiene varios componentes, todos los cuales deben concebirse y aplicarse de forma integral, generando una cultura corporativa, que guía no solo el comportamiento de la compañía sino de todas las personas vinculadas a ella y que hemos denominado Cultura TRENACO. La Cultura TRENACO debe ser el signo distintivo de todas nuestras acciones y lo que origina el reconocimiento por las demás compañía, personas y autoridades en cualquier contexto y se aplica tanto al interior de TRENACO y compañías aliadas como externamente al relacionarnos con todos nuestros grupos de interés. Los principios sobre los cuales se ha construido esta política de sostenibilidad son: -
La teoría del valor compartido El desarrollo sostenible La transparencia La responsabilidad social empresarial El respeto por la diversidad cultural El irrestricto cumplimiento de la ley
Esta política es de obligatorio cumplimiento para las compañías contratistas y subcontratistas de TRENACO y sus compañías aliadas. Para tal efecto se deberá incluir en los contratos el Anexo contractual de RSE, directamente mediante una cláusula o mediante otrosí para aquellos contratos vigentes que no la tengan incluida.
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COMPORTAMIENTO CORPORATIVO C.I. TRENACO COLOMBIA S.A.S., RED INK S.A.S, como parte de su compromiso con el Desarrollo Sostenible han definido una serie de pautas de comportamiento corporativo y de comportamiento personal para sus colaboradores, que tienen por fin asegurar el crecimiento personal, social y empresarial y el respeto por las demás personas, comunidades e instituciones de su entorno. Los principios de esta declaración de Comportamiento Corporativo tienen por fin proveer a C.I. TRENACO COLOMBIA S.A.S., RED INK S.A.S y a sus colaboradores de un marco de referencia para sus diferentes actuaciones y asegurar que su compromiso ético y legal sea del más alto estándar. La práctica cotidiana de las pautas de Comportamiento Corporativo llevará a la consolidación de la CULTURA TRENACO, una forma distintiva de comportarse personal y empresarialmente, que junto a los éxitos económicos asegurarán el liderazgo en los sectores empresariales vinculados a nuestra operación.
PRINCIPIOS CORPORATIVOS Los principios o valores corporativos son la esencia misma de nuestras empresas y personas vinculadas e imponen el deber ser en todas nuestras acciones. Estos atributos de comportamiento los hemos clasificado para la compañía, los trabajadores y los productos y servicios ofrecidos, pero se deben entender como un todo y su cumplimiento debe darse de forma integral. Principios Corporativos de la Compañía. C.I. TRENACO COLOMBIA S.A.S., RED INK S.A.S basan su existencia y desarrollo en los siguientes principios que configuran su Ética de los Negocios: - Honestidad. Es la relación directa entre lo que se piensa, lo que se expresa y lo que se hace. En este sentido la Compañía vela por honrar todos sus compromisos. - Transparencia. Los negocios y procesos, aun cuando sean privados, permiten las verificaciones acordes a su nivel de confidencialidad. En este sentido los stakeholders de la compañía deben tener la información relevante a su posición.
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- Cumplimiento. - Innovación. Existe un compromiso con la innovación, traducido en la búsqueda constante de soluciones que den valor agregado a las cadenas de valor donde participa la Compañía. - Compromiso con el medio ambiente. La compañía ha adoptado el principio de aprovechar las oportunidades y recursos sin poner en riesgo los de futuras generaciones. En este sentido el uso de recursos naturales, que es de la esencia de la Compañía, se hará de forma sostenida. - Compromiso con la diversidad social y cultural. Dado que la operación de la compañía se realiza en interacción de comunidades diversas, incluyendo otras naciones, existe un compromiso por respetar la diversidad social y cultural. - Crecimiento sostenido. La búsqueda de crecimiento se realizará de forma que asegure éxito a largo plazo. No se buscarán éxitos cortoplacistas que pongan en riesgo todo el proyecto corporativo de TRENACO.
Principios Corporativos de los Trabajadores. Los principios Corporativos para los trabajadores están definidos por una sería de Normas de Conducta de obligatorio cumplimiento, que son la base de todas sus acciones: - Habrá un compromiso de lealtad de los trabajadores para con la Compañía. - Los trabajadores asumen el compromiso de confidencialidad absoluta en favor de la Compañía y de las compañías y personas con las cuales la Compañía desarrolla negocios o tiene algún tipo de vínculo. - La honestidad no se acepta como un concepto relativo y es la norma superior de comportamiento. - Habrá respeto por la dignidad, privacidad y derechos personales de cada individuo. - Habrá respeto por la cultura, religión y creencias de cada individuo. No se tolerará ninguna discriminación, hostigamiento u ofensa hacia otra persona.
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- Habrá respeto por la orientación sexual de cada individuo. No se tolerará ninguna discriminación, hostigamiento u ofensa hacia otra persona por razón de su orientación sexual. - No se consumirán bebidas alcohólicas en los sitios de trabajo, incluyendo estos no solo las instalaciones de la compañía, sino igualmente las áreas de influencia de las operaciones. Esta restricción no se limita a los honorarios de trabajo ni a que se porten uniformes o distintivos de la Compañía, sino que se debe aplicar en todo momento. Será excepción de esta norma de conducta las actividades sociales o recreativas organizadas directamente por la compañía o autorizadas previamente por esta. El consumo de bebidas alcohólicas se considera una falta gravísima a las obligaciones laborales de los trabajadores. - No se consumirán drogas o sustancias psicoactivas o alucinógenos en los sitios de trabajo, incluyendo estos no solo las instalaciones de la compañía, sino igualmente las áreas de influencia de las operaciones. Esta restricción no se limita a los honorarios de trabajo ni a que se porten uniformes o distintivos de la Compañía, sino que se debe aplicar en todo momento. No hay excepción a esta norma. - Los trabajadores no establecerán relaciones sentimentales con menores de edad en las zonas de influencia de las operaciones de la Compañía. La violación de esta norma de conducta será considerada una falta gravísima a las obligaciones laborales de los trabajadores. - Los trabajadores no requerirán servicios sexuales pagos en las zonas de operación de la compañía. - Los trabajadores deberán honrar todos los compromisos económicos que adquieran en las áreas de influencia de operación de la Compañía. . La violación de esta norma de conducta será considerada una falta gravísima a las obligaciones laborales de los trabajadores. - Los trabajadores deberán asumir en todo momento los más altos estándares de comportamiento personal y social. Principios Corporativos de los bienes y servicios. Los bienes y servicios producidos y/o comercializados por la Compañía llevan intrínsecos unos valores que son los que le reconocen los clientes y aseguran el logro de los objetivos empresariales. Estos son: - Calidad - Oportunidad - Precio Justo
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DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL C.I. TRENACO COLOMBIA S.A.S., RED INK S.A.S, ….., ….. y ……., buscan a través de sus operaciones y negocios que el crecimiento económico y el desarrollo impacten positivamente las zonas de influencia de sus operaciones. Para ello han definido tres estrategias, a saber: 1. Vinculación de Mano de Obra Local Esto incluye tanto la mano de obra calificada como mano de obra no calificada. Cuando las condiciones muestren que para la vinculación de mano de obra local calificada se requiere un proceso de cualificación, la Compañía buscará articulaciones con entidades como el Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA u otras de su misma naturaleza u objeto para su desarrollo. En cuanto a la mano de obra no calificada, la no vinculación de personal local solo será aceptada previa justificación aceptada del respectivo gerente ante la Dirección Ejecutiva de TRENACO o quien este delegue. La vinculación de Mano de Obra local deberá hacerse de forma transparente y objetiva, brindando la oportunidad de entrar al proceso de selección a todos quienes muestren interés en ello, para lo cual se deberá: - Socializar el proceso a la comunidad, directamente o a través de sus líderes. - Dar a conocer con claridad los requerimientos de personal, incluyendo los perfiles, cantidad de personas a vincular, requerimientos, salario, lugar de ejecución y demás condiciones. - Abstenerse de implementar cualquier tipo de discriminación en el proceso de selección. - Dar a conocer a cada participante en el proceso de selección la razón por la cual fue o no aceptado para vincularse con la compañía. 2. Compras locales Siempre que las condiciones de calidad, precio y oportunidad lo permitan la Compañía optará por realizar las compras a comerciantes locales, entendiendo por ello a residentes de las zonas de influencia de las operaciones. El proceso de compras locales deberá hacerse de forma transparente y objetiva, brindando la oportunidad de entrar al proceso a todos quienes muestren interés en ello, para lo cual se deberá:
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- Socializar el proceso a la comunidad, directamente o a través de sus líderes. Si existe algún tipo de organización gremial de los comerciantes, ésta debe ser informada igualmente. - Dar a conocer con claridad los requerimientos de suministro, incluyendo identificación de los bienes y servicios a adquirir, cantidad, lugar de entrega, forma de presentación, tipo de embalaje, seguros exigidos y cualquier otro tipo de especificación que permita hacer una oferta objetiva por parte de los interesados. - Abstenerse de implementar cualquier tipo de discriminación en el proceso de selección de proveedor. - Dar a conocer a cada participante en el proceso de selección la razón por la cual fue o no aceptado para vincularse con la compañía como proveedor. 3. Fortalecimiento de la Cadena de Proveedores La compañía promoverá que empresarios locales participen como proveedores de los bienes y servicios en las zonas de influencia de su operación. Para ello levantará un censo de oferta comercial de los bienes y servicios requeridos por la Compañía. Una vez levantado el Censo se debe adelantar un estudio sobre la posibilidad de integrar estos empresarios locales a las cadenas de suministro para la compañía. De acuerdo con los resultados que arroje el estudio se decidirá la factibilidad de adelantar un proceso de fortalecimiento que asegure la calidad de los productos y/o bienes, los procesos y la sostenibilidad de los negocios que se implementen, para lo cual se procederá así: - Se levantará un Estudio Socio – Económico de cada unidad comercial o productiva. - Se levantará un Estudio Organizacional de cada unidad comercial o productiva. - Se realizará un Estudio de Ventas de cada unidad comercial o productiva. - Se formulará un proceso de mejoramiento individual, que incluya aspectos de administrativos, contables, jurídicos y comerciales. - Se formulará un proceso de asociatividad cuando sea pertinente para generar proveedores integrados. - Se hará un seguimiento a la implementación del proceso de mejoramiento.
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POLÍTICA DE MOVILIDAD SOSTENIBLE TRENACO entiende el compromiso con la eco-eficiencia y el mejoramiento de la salud pública. La comprensión de estas realidades y el modo de actuar frente a ellas pueden contribuir a que el desarrollo de nuestra compañía sea más completo y socialmente responsable. Por eso exhorta a sus trabajadores y los de las compañías aliadas a implementar conductas más coherentes con las dificultades que representa la movilidad en nuestro país. Las congestiones, los altos índices de contaminación, los altos índices de accidentalidad vial y el estrés que afecta a los conductores y a los peatones a causa de estos problemas, hacen parte de la realidad de la ciudad y de las vías nacionales. Por este motivo, las compañías aliadas a TRENACO, los funcionarios de LA FUNDACIÓN TRENACO y aquellos trabajadores que componen las empresas contratistas, tienen el deber de asumir el compromiso de realizar pequeñas y grandes acciones que puedan contribuir a que las ciudades y vías gocen de una movilidad sostenible, repercutiendo en beneficios para la empresa, sus empleados y el medio ambiente. TRANSPORTE DE MERCANCIAS El transporte es un recurso importante para el desarrollo económico de las empresas pero mal administrado irá en detrimento de la eficiencia y de los costos operacionales, a la vez que genera un impacto medio ambiental superior al esperado. Por esta razón la compañía debe implementar medidas que aseguren que el transporte de los bienes que explote y comercialice, así como el transporte de insumos o personal se realice de la forma más eficiente y se utilicen medios menos contaminantes. Si no se pudiere cambiar el medio de transporte se buscará dentro de ese mismo medio modelos y especificaciones técnicas que aseguren mayor eficiencia y menor contaminación. A todos los vehículos debe realizarse el mantenimiento exhaustivo necesario de tal manera que se asegure en todo momento perfectas condiciones técnicas, ello en procura de seguridad, eficiencia y mitigación del impacto ambiental. Se debe asegurar además una logística que permita el uso eficiente de los vehículos de carga y evitar que se transporten vacíos o parcialmente vacíos cuando no es necesario. MOVILIDAD DEL PERSONAL Los efectos en la salud de los trabajadores que deben conducir o que se trasladan desde lugares lejanos a sus sitios de trabajo, pueden ser peligrosos. Debemos recordar también que la buena salud de los trabajadores y la calidad de vida laboral contribuye a un aprovechamiento más efectivo del tiempo que se dedica al trabajo y mejora considerablemente los estándares ambientales de la compañía. En nuestra compañía, el Director Ejecutivo y el Jefe de Recursos Humanos deben promover medidas para que todos sus miembros se movilicen de una manera más sostenible y se limiten las emisiones y residuos dentro de los límites que tiene el planeta para absorberlos y minimizar el consumo de recursos no renovables.
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A nivel interno nuestra compañía se compromete a mantener estándares de movilidad más eficientes y será responsabilidad de todos la promoción de actividades de movilidad más sostenibles, entre otras: Usar el transporte público, en especial medios de transporte masivo dentro de la ciudad. Proponer con los compañeros de trabajo el uso compartido del vehículo para trasladarse dentro de la ciudad en dirección hacia el trabajo o de regreso a los hogares. En lo posible, si las distancias lo permiten, caminar y hacer uso de las rutas peatonales que se encuentran a través de los parques y senderos dispuestos sobre las avenidas. Promover entre los compañeros el uso de la bicicleta como medio alternativo de transporte hacia el trabajo. Debido al crecimiento económico de los trabajadores, es normal que opten por adquirir un vehículo como un activo de su economía. Se insta a los trabajadores que recurran a vehículos cuya propulsión sea a través de motores eco-eficientes y ambientalmente amigables. Esto permitirá que las emisiones de carbono de los motores sean menores que las generadas por trabajadores que usan vehículos a gasolina de alto cilindraje para trasladarse a su sitio de trabajo.
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POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD LABORAL TRENACO como articulador de iniciativas empresariales que contribuyen al desarrollo del país, es una organización que es consecuente con los criterios de Responsabilidad Social para mejorar la calidad de vida no solamente hacia fuera de la compañía, sino al interior de la misma y con sus propios trabajadores. El alcance de esta política opera también para la organización laboral de la FUNDACIÓN TRENACO entidad que opera las actividades de Responsabilidad Social de la compañía TRENACO y empresas aliadas. Estos lineamientos también deben ser atendidos en la esfera de los contratistas, subcontratistas y proveedores que directa o indirectamente contribuyen al desarrollo de los proyectos de la compañía y su fundación. Este capítulo de la Serie Políticas de Sostenibilidad TRENACO, se dedica a establecer la Política de Responsabilidad Laboral que marcará las pautas y estrategias de la compañía con el objeto de generar bienestar laboral. Es a su vez un documento de consulta abierto para los trabajadores de la organización y una guía en Responsabilidad Laboral para aquellos contratistas o proveedores que carezcan de su propia política laboral para con sus trabajadores. Uno de los principios rectores de esta política es el respeto por la legislación laboral nacional, así como la legislación internacional que por convenios suscritos por el país se ha incorporado a la legislación nacional. Así mismo se respeta el libre derecho de asociación de los trabajadores. Tanto TRENACO como sus compañías aliadas en los diferentes proyectos, sus proveedores de servicios o insumos, contratistas y subcontratistas, deberán ser responsables en la atención permanente a los criterios que la presente política define para mantener la calidad de vida laboral de sus trabajadores: Objetividad en los procesos de selección Ética y transparencia Prevención de riesgos laborales Participación e información
OBJETIVIDAD EN LOS PROCSOS DE SELECCIÓN TRENACO y sus compañías aliadas dispondrán de procesos de selección y contratación que aseguren la objetividad en la escogencia de sus trabajadores. Estos procesos contendrán disposiciones claras acerca de la prohibición total de establecer o implementar medidas discriminatorias en razón a la condición racial, socio económica, religiosa, orientación sexual u otras, que afecten la objetividad en la selección de los trabajadores. Será considerada como conducta grave la de que cualquier funcionario que participando en un proceso de selección pretenda imponer medidas discriminatorias como las enunciadas en el párrafo anterior.
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ETICA Y TRANSPARENCIA El valor de la honestidad será la regla en todas las actuaciones de TRENACO, sus trabajadores y demás personas que trabajan alrededor. Todas las tareas cotidianas sin excepción no se detendrán en el mero cumplimiento de la legislación colombiana estipulada por el Ministerio del Trabajo; en ambas direcciones, tanto desde la compañía como desde los trabajadores, se exige la máxima integridad y transparencia. Estas conductas contribuirán en la conformación de equipos de trabajo que generen confianza al interior de la organización laboral y hacia fuera. Cualquier otra forma de actuar en contravía con la ética y la transparencia será censurable sin importar su posición dentro o frente a TRENACO. Es decir que todos los trabajadores y personal contratistas tendrán el derecho y el deber de denunciar actuaciones irregulares que atenten en contra de la honestidad en las actuaciones dentro del ámbito laboral. Toda persona que labore directamente para la compañía o que mantenga un contrato de servicios o proveeduría con la misma, tiene la obligación de advertir a su jefe directo o al Director Ejecutivo de TRENACO el posible incumplimiento de las condiciones estipuladas en el contrato por parte de la compañía o por el trabajador o contratista. Sin embargo antes de llegar a cualquier instancia legal, los trabajadores y los ejecutivos que dirigen la compañía deben ser conscientes de los beneficios que van más allá de los económicos, y anteponer los intereses superiores del crecimiento personal y profesional. Al interior de TRENACO y con personas naturales o jurídicas que presten servicios a la compañía, no se tolerará la violación de las leyes laborales, los compromisos contractuales entre las partes, o cualquier otro acuerdo legal establecido para el buen funcionamiento de los proyectos de la compañía. El Director Ejecutivo de TRENACO y sus ejecutivos brindarán total e irrestricto apoyo a cualquier trabajador que sin importar su rango, rechace y denuncie acciones o manejos inescrupulosos. El deber de todos será siempre el de informar cualquier irregularidad y se espera de cualquier persona que esté vinculada directa o indirectamente a la compañía, rechace toda oportunidad de obtener ventajas u oportunidades asaltando la buena fe de las personas a su alrededor. Una acción deshonesta al interior o frente a un cliente se constituye en un engaño aun cuando nadie se percate de este. Y aunque la intención haya sido obtener un buen resultado para la compañía, lo que verdaderamente le interesa a TRENACO es el buen proceder y la rectitud que al final se manifiestan en altos estándares de calidad. Tanto en TRENACO como en la FUNDACIÓN TRENACO el conducto regular para entablar una denuncia de corrupción por parte de otro trabajador, grupo de trabajadores, o contratista será el Director Ejecutivo en cada una de las dos organizaciones. Todos debemos recordar que la ignorancia o el desconocimiento de las normas naturales de convivencia, no se constituye en excusa para justificar acciones irregulares. Por tanto este capítulo acerca de la ética y la transparencia en el ámbito laboral así como la Política de Sostenibilidad de TRENACO, deben ser socializadas con todos los trabajadores directos y con aquellos que desempeñan actividades en campo a través de otras compañías contratistas o subcontratistas.
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PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES El recurso humano es el eslabón más importante en la construcción de proyectos y en el crecimiento de TRENACO como una compañía socialmente responsable. Por tanto la salud y seguridad de los trabajadores bien sea en actividades operativas, administrativas, ejecutivas o directivas, cobra especial relevancia si tenemos en cuenta que el bienestar de los trabajadores directos o de los contratistas promueven altos estándares de calidad en los proyectos y productos gestionados a través de nuestra compañía. Teniendo en cuenta que las principales actividades comerciales y productivas de TRENACO están asociadas al sector minero-energético, la aplicación de la normatividad debe ser rigurosa no solo por TRENACO y su FUNDACIÓN sino también por los contratistas, sub-contratistas y proveedores de servicios. Es imprescindible que en materia de seguridad se apliquen todas las condiciones que el marco legal colombiano estipula y mejor aún, se actúe más allá de lo que dictan las leyes en materia de salud y prevención de riesgos para los trabajadores. Tanto en TRENACO y la FUNDACIÓN TRENACO serán sus Directores Ejecutivos los que internamente determinarán que ejecutivo o funcionario será el encargado de promover la seguridad y la prevención de riesgos laborales. Este no es un apartado más de las Políticas de Sostenibilidad o un mero cumplimiento de los derechos fundamentales de los trabajadores sino más bien, la condición fundamental de la excelencia y la búsqueda de la competitividad de la compañía. Todas las acciones lideradas por la compañía en materia de prevención de riesgos laborales deberán estar orientadas a la reducción y a la total eliminación de cualquier tipo de accidentes. Esto favorece el clima laboral y la productividad, condiciones propicias para que los trabajadores estén al día en el cumplimiento de sus metas y tareas a corto o a largo plazo. Sin lugar a dudas existe un gran beneficio para TRENACO y las empresas contratistas cuando se mantienen bajos los índices de siniestralidad, porque el costo social y económico que puede pesar sobre ellas es muy alto. Debe entenderse también, que la responsabilidad de mantener la seguridad laboral no solamente recae en los Directores Ejecutivos de TRENACO y su FUNDACIÓN (o en quienes ellos deleguen), sino que debe ser también aplicada por todos los contratistas y subcontratistas vinculados. El seguimiento y monitoreo es también responsabilidad de todos los trabajadores contribuyendo así al mejoramiento de las condiciones de salud, que de otra forma pueden generar siniestros con consecuencias catastróficas para la compañía y sus trabajadores. Teniendo en cuenta que la seguridad laboral es responsabilidad de todos, este capítulo estipula las acciones relacionadas a este tema que deben ser implementadas por los diferentes actores: ACCIONES QUE DEBEN IMPLEMENTAR LOS EMPLEADORES (TRENACO, Fundación TRENACO, Compañías Aliadas, Contratistas, Subcontratistas, Proveedores): Brindar capacitación integral y sensibilizar a los trabajadores en materia de riesgos laborales. Implementar campañas periódicas de prevención de riesgos laborales.
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Establecer un sistema de alertas tempranas que permita advertir el riesgo que tiene una actividad de generar siniestros. En el año se deben realizar al menos tres (3) reuniones con el grupo de trabajadores de cada empresa vinculada a TRENACO o su FUNDACIÓN con el objeto de escucharlos y evaluar propuestas de mejoras preventivas en el ámbito de la salud y seguridad industrial. Capacitar a los trabajadores nuevos o enviarlos a centros de capacitación especializados en prevención de riesgos laborales que estén en capacidad de emitir certificados específicos para actividades de riesgos (cursos de alturas, cursos de rescate y otros). Diseñar e implementar estrategias de sensibilización a los trabajadores en hábitos saludables. Difundir las políticas de cero tolerancia con el tabaco, consumo de alcohol, consumo de sustancias alucinógenas o drogas y la participación en actividades de prostitución infantil. Todas ellas no serán permitidas en ningún ámbito laboral (oficina o campo). Nota: Se resalta que las estrategias deben estar acondicionadas según sea el nivel de riesgos que manejen las empresas. ACCIONES QUE DEBEN IMPLEMENTAR LOS EMPLEADOS (bien sean de TRENACO, Fundación TRENACO, Compañías Aliadas, Contratistas, Subcontratistas, Proveedores): Más allá del marco normativo, los trabajadores tienen el deber y el derecho de hacer las sugerencias que consideren pertinentes con el objeto de mejorar la calidad de vida laboral. Los trabajadores deben asistir a todas las capacitaciones, reuniones o encuentros cuyo objeto sea el de fortalecer las destrezas en seguridad laboral y salud de los trabajadores. Los trabajadores tienen el derecho continuo a exigir el cumplimiento de la normatividad legal colombiana en cuanto a derechos laborales e igualdad de oportunidades. Todo trabajador tiene el deber de comunicar a su empleador o al funcionario encargado de recursos humanos en la compañía, cualquier alerta que pueda evitar un accidente laboral o situaciones recurrentes que puedan deteriorar lentamente la salud de un trabajador o grupo de trabajadores. El monitoreo de la forma en que los compañeros de trabajo desempeñan ciertas actividades que impliquen riesgo debe ser constante. La promoción de actividades que beneficien las condiciones laborales también debe ser una conducta recurrente entre los trabajadores. Por tal motivo, las actividades deportivas y de sano esparcimiento también deben ser propuestas por los empleados ya sea que su actividad se desarrolle en la oficina o en campo abierto.
PARTICIPACIÓN E INFORMACIÓN El mayor riesgo que puede existir a nivel laboral es el riesgo desconocido. Se puede evitar la existencia de este propiciando un apropiado flujo de información al interior de la organización y entre los actores laborales que hacen parte de la red de contratistas, subcontratistas y proveedores de servicios o insumos.
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La información es necesaria en todos los procesos y proyectos que desarrolla la compañía y su fundación. No proveer información suficiente puede generar riesgos. Por este motivo es muy importante la participación de los trabajadores en los procesos y concientizarlos de que es un derecho que deben apropiar para la formulación de mejoras que ayuden a prevenir accidentes. Si usted como trabajador no sabe en qué temas tiene derecho a participar, puede hacerse las siguientes preguntas: Qué tipo de riesgos implica la labor que desempeñó? Mi salud se puede ver afectada por las actividades de oficina o en campo que realizo? Mi empleador cuenta con algún plan o estrategia para evitar que yo sufra algún accidente? Me han informado acerca de las disposiciones que me protegen de cualquier accidente de trabajo? Mi empleador me tiene incluido en un plan para evitar accidentes y riesgos profesionales (ARP)? Conozco al interior de la empresa a la(s) persona(s) que me debe mantener informado acerca de las condiciones de mi contrato y los riesgos que implica mi actividad? La compañía tiene un historial médico de mi estado de salud y me hace pruebas diagnósticas con alguna periodicidad? Toda vez que sus actividades o funciones cambien, los riesgos a que se ve sometido el trabajador también cambian. Por eso es importante que el trabajador participe de la socialización de los riesgos, pregunte y solicite toda la información necesaria a su jefe inmediato acerca de las estrategias y planes para evitar los riesgos. Cada vez que la situación lo requiera y, especialmente, siempre que se introduzcan cambios en su puesto de trabajo o en las tareas que tiene asignadas, dicha información debe ser actualizada. El tamaño de la empresa o del centro de trabajo, el tipo o la duración del contrato o, incluso, la inexistencia de representantes de los trabajadores/as no exime a los contratistas y subcontratistas de sus obligaciones de información para con los trabajadores. Los derechos de información suelen ser especialmente vulnerados respecto de los trabajadores/as no plenamente integrados desde el punto de vista contractual (subcontratada/os, especialmente si tienen contratos temporales, autónomos, trabajadores/as a domicilio, etc.). La ausencia de una adecuada información es uno de los elementos que les configura como colectivo de alto riesgo. Cuando se recurre a trabajadores externos o se subcontratan trabajos, la responsabilidad, en última instancia, de dar una información adecuada y suficiente al alcance de todos los trabajadores/as corresponde al empresario principal. Por ello todos los trabajadores directos o subcontratados para actividades laborales deben verificar que sus empresas les incluyan en tales contrataciones una clara definición sobre cómo y quién va a proporcionar información a los trabajadores sobre los riesgos laborales que les afectan.
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POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL El principio rector nuestra política ambiental es que el uso de los recursos naturales debe asegurar el disfrute de los mismos por las futuras generaciones. TRENACO y sus compañías aliadas desarrollan sus negocios en el sector minero energético y esto nos hace más conscientes de la importancia de tomar todas las medidas necesarias para mitigar el efecto que nuestras operaciones puedan traer sobre el medio ambiente. Por esta razón le prestamos atención a las siguientes áreas claves orientadas al desarrollo de negocios ambientalmente sostenibles:
CUMPLIMIENTO DE LEGILACIÓN Y LICENCIAS Las operaciones de la Compañía cumplirán sin excepción la legislación ambiental y lo estipulado en las Licencias Ambientales y Planes de Manejo Ambiental. MOVILIDAD La Compañía tiene una política de Movilidad Sostenible cuya implementación tiene carácter prioritario. COMUNICACIONES -
La información será publicada electrónicamente siempre que sea posible. Si fuera necesario imprimir en papel, se utilizará las fuentes renovables, incluido el uso de papel reciclado. Las aplicaciones basadas en Internet son desarrolladas para el uso interno y externo.
ENERGÍA Y AGUA -
-
Las fuentes de energía renovables se utilizan siempre cuando sea posible. En todas las áreas de la Compañía se realizarán esfuerzos por lograr reducción en el uso de energía. (Ej. Interruptores de luz automáticas, Uso de luz natural en las oficinas cuando sea posible, otros). En todas las áreas de la Compañía se realizarán esfuerzos por lograr reducción en el uso de agua. (Ej. Sanitarios eco-eficientes). La compañía realizará periódicamente campañas de sensibilización dirigidas a sus empleados con el fin de que estos tomen conciencia del uso sostenible de energía y agua.
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COMPRAS -
Un criterio para la selección de proveedores es que estos cuenten con una Política de Sostenibilidad incluyendo el componente medio ambiental. Cuando sea posible se adquirirán bienes producidos cerca al lugar donde se les dará uso, esto reduce la huella de carbono de dichos bienes. Los materiales naturales como la madera son adquiridos a proveedores que garanticen solo el uso de bosques plantados.
ENVASES La Compañía y sus empleados preferirán productos cuyos envases sean fácilmente reciclables (Ej. Pet, Vidrio). RECICLAJE La Compañía dispondrá de espacios aptos para la separación de residuos, tanto en las oficinas como en las zonas de operación. Adicionalmente realizará campañas de sensibilización orientadas a concientizar a sus empleados sobre la importancia de reciclar.
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POLÍTICA DE DERECHOS HUMANOS La responsabilidad de esta compañía y sus empresas aliadas en el respeto por los derechos humanos se refleja especialmente en la observancia de todos los procedimientos y obligaciones legales en cabeza suya. TRENACO y sus contratistas deben tener un estándar de conducta que esta afianzado por los siguientes criterios: 1. Una política de derechos humanos que cubra por lo menos los derechos codificados en la Declaración Universal de los Derechos Humanos. 2. La evaluación periódica del impacto real y potencial de las actividades de la compañía sobre los Derechos Humanos. 3. La integración de la política de derechos humanos en todas las divisiones y áreas de la empresa, con sistemas internos de control y supervisión que deben ser desarrollados por los jefes de recursos humanos de TRENACO y sus similares en las empresas contratistas de la compañía. 4. Debe hacer un monitoreo por parte del jefe de recursos humanos y una revisión periódica liderada por el Director Ejecutivo de TRENACO. Especialmente los jefes de recursos humanos de TRENACO, las empresas contratistas y subcontratistas, deben asumir las siguientes responsabilidades en cuanto a monitoreo permanente del cumplimiento de los siguientes documentos universales: Velar por el cumplimiento de la Declaración Universal de Derechos Humanos y las Convenciones básicas de la Organización Internacional del Trabajo. Hacer cumplir internamente los principios en seguridad laboral y administración de riesgos profesionales (ARP). Promover los derechos humanos en toda el área de influencia de las actividades mineras y comerciales de TRENACO. Prestar especial atención a los derechos de grupos vulnerables, por ejemplo niños, niñas, mujeres, discapacitados, adultos mayores, grupos étnicos, minorías y desplazados entre otros, que se encuentran vinculados o habiten áreas de influencia de la compañía.
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Identificar, prevenir, mitigar, remediar y/o compensar eventuales impactos sobre los derechos humanos.
siempre
los
Respetar los usos, costumbres y cultura de las comunidades indígenas y propender por un adecuado relacionamiento con ellas. Hacer todos los esfuerzos para que nuestras relaciones comerciales se desarrollen aplicando esta política de respeto a los derechos humanos. Garantizar la seguridad de los trabajadores de TRENACO y la ejecución total de las leyes y los derechos humanos. Buscar la coherencia entre el respeto de los derechos humanos de los trabajadores con el desarrollo económico y corporativo de TRENACO y sus aliados. Asegurar que sus operaciones no generen desplazamiento de los territorios ocupados por comunidades rurales. Desarrollar un diálogo respetuoso, transparente y constructivo con todos los grupos de interés que se encuentran en las zonas de influencia de la compañía. En todo sentido TRENACO cumplirá con la obligación de respetar, garantizar y proteger los derechos humanos de sus trabajadores y personas residentes en el área de influencia de sus operaciones y velará por que las compañías que se integren a sus proyectos ejecuten con responsabilidad todas las políticas de respeto a los derechos humanos. Tenemos la convicción de que la vigencia plena de los derechos humanos y la democracia son el mejor entorno para desarrollar nuestra operación y de que nuestro compromiso con ellos deriva de nuestros fundamentos éticos más que de nuestra obligación legal; comprendemos que aplicar estos principios agrega valor y competitividad a la empresa.
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POLÍTICA DE INVERSIÓN SOCIAL La filosofía de la Inversión Social adelantada por TRENACO y sus compañías aliadas es la de compartir, en el marco de la Responsabilidad Social Empresarial, el crecimiento económico generado por sus operaciones. En este sentido se entiende que solo cuando existe rentabilidad en sus operaciones esta se puede participar. Esto es una expresión del principio de valor compartido. Por tanto, en etapas de formulación de proyectos o exploración y en fases de explotación y comercialización que no arrojen rentabilidad, no es consecuente que la compañía invierta recursos propios en inversión social. Sin embargo, en etapas de formulación de proyectos o exploración y en fases de explotación y comercialización que no arrojen rentabilidad, las compañías contratistas y subcontratistas que estén prestando servicios a TRENACO están exhortadas a implementar la política de inversión social, pues para aquellas dicho s servicios son remunerados y deben arrojar utilidad. SECTORES DE INVERSIÓN SOCIAL En primer lugar los recursos de inversión social estarán destinados a apoyar los programas estratégicos de la Fundación TRENACO, quien ejecuta la política de inversión social de la compañía TRENACO y sus empresas aliadas. FILANTROPÍA ESTRATÉGICA Además de la inversión social orientada a los programas estratégicos de la Fundación, y aun en etapas de operación no rentable de la Compañía, esta puede apoyar las comunidades y demás grupos de interés cuando se requiera fortalecer la buena imagen corporativa y el relacionamiento con las comunidades. POLÍTICA DE DONACIONES Adicionalmente, la Fundación TRENACO cuenta con una clara política de donaciones. Los recursos objeto de donación también son aportados por TRENACO y sus compañía aliadas y hacen parte del presupuesto anual de inversión social. DEFINICIÓN DE LOS RECURSOS DESTINADOS A INVERSIÓN SOCIAL Anualmente el Director Ejecutivo de la compañía propondrá a su Junta Directiva un plan de inversiones y su presupuesto, incluyendo el rubro para donaciones. Los recursos aprobados serán entregados a la Fundación TRENACO para su implementación. REPORTE DE INVERSIÓN
Serie: Políticas de Sostenibilidad TRENACO
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Mensualmente el Director Ejecutivo de la Fundación TRENACO presentará a la Compañía un informe de ejecución de la Política de Inversión Social. Este reporte debe contener una descripción clara de las actividades realizadas, el avance de los programas y proyectos y la relación de gastos ejecutados con sus respectivos soportes. El reporte de ejecución presupuestal debe discriminar los gastos de administración, operación e inversión realizados. INVERSIÓN SOCIAL DE LOS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS TRENACO promueve el desarrollo sostenible y la implementación de la Responsabilidad Social Empresarial, por ello espera que las compañías que le prestan servicios en los diferentes eslabones de sus cadenas de producción y comercialización implementen también una política de inversión social. Como una de las posibilidades de inversión social que facilita la integración y potencialización de esfuerzos y recursos, TRENACO propone a todos sus contratistas y subcontratistas el apoyo a los programas implementados por la Fundación TRENACO. Si los Contratistas y Subcontratistas prefieren que su inversión social sea a través de proyectos independientes a los de la Fundación TRENACO, se solicita que dichas compañías presenten a la Fundación TRENACO el proyecto de inversión que claramente debe especificar la actividad a desarrollar, los objetivos que se quieren alcanzar, los resultados esperados, el cronograma de actividades, el presupuesto y los indicadores de resultados con fuente de verificación. Debe ser claro igualmente la comunidad u organización que se va a beneficiar con el proyecto. Si la Fundación TRENACO no considera pertinente la implementación del proy ecto así lo hará saber al Contratista o Subcontratista, quien podrá en todo caso implementarlo tomando todas las medidas necesarias que aseguren el conocimiento público de que ni la Fundación TRENACO ni la compañía TRENACO o sus empresas aliadas participan en dicho proyecto. En todo caso, toda actividad de inversión social ejecutada por un Contratista o Subcontratista de TRENACO en la zona de influencia de sus operaciones deberá ser reportada a la Fundación TRENACO, antes de su implementación y posteriorme nte con una periodicidad de un mes hasta su terminación y liquidación. Como un valor de referencia TRENACO propone a sus Contratistas y Subcontratistas un monto no inferior al uno por ciento (1%) de su facturación con destino a Inversión Social.
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SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD
CADA AÑO SE PRESENTARA UN INFORME DE SOSTENIBILIDAD A LOS ACCIONISTAS Y SI ES EL CASO A LOS DIFERENTES STAKEHOLDERS DE LA COMPAÑÍA.
LAS MEDIDAS SANCIONATORIAS POR EL INCUMPLIMIENTO A LA POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD SERÁN DECIDIDAS POR LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE LA COMPAÑÍA.
DE LA VISITA DEBERÁ PRODUCIRSE UN INFORME EL CUAL INCLUIRÁ LAS MEDIDAS CORRECTIVAS QUE SE DEBEN IMPLEMENTAR CADA TRES MESES O CUANDO SE CONSIDERE PERTINENTE LA FUNDACIÓN TRENACO, O SUS CONSULTORAS, HARÁ UNA VISITA DE CAMPO PARA LA VERIFICACIÓN DE TODOS LOS PROCESOS REPORTADOS EN LOS INFORMES MENSUALES.
EL MÁXIMO RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD ES EL DIRECTOR EJECUTIVO / REPRESENTANTE LEGAL DE LA COMPAÑÍA
CADA GERENTE DE ÁREA ES RESPONSABLE ANTE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA
POR CADA GERENCIA O DIVISIÓN SE REALIZARÁ UN INFORME MENSUAL
PROTOCOLO AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO
LA FUNDACIÓN TRENACO, DIRECTAMENTE O A TRAVÉS DE FIRMAS CONSULTORAS REVISARÁ LOS INFORMES DE SOSTENIBILIDAD
ESTE DEBERÁ CONTENER UNA RESEÑA DE LOS AVANCES EN CADA UNO DE LOS COMPONENTES DE SOSTENIBILIDAD QUE HACEN PARTE DE LA POLÍTICA PARA ELINFORME DE SOSTENIBILIDAD SE SEGUIRÁN LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS POR EL GLOBAL REPORTING INICIATIVE.
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Política de Sostenibilidad
ANEXO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL PARA LAS COMPAÑÍAS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS DE C.I. TRENACO COLOMBIA S.A.S., RED INK S.A.S, ….., ….. Y …….
1. PREAMBULO Las compañías C.I. TRENACO COLOMBIA S.A.S., RED INK S.A.S. …….. (aquí se pueden incluir las demás compañías del grupo que quieran seguir esta política y por ende quieran que sus contratistas y subcontratistas la implementen), que en este documento se denominarán conjuntamente LA COMPAÑÍA, están comprometidas con el Desarrollo Sostenible y como tal han implementado una Política de Responsabilidad Social Empresarial que busca asegurar que la comunidad, medio ambiente e instituciones de las zonas donde tienen influencia, sean respetados y beneficiados con su operación. El esfuerzo emprendido por LA COMPAÑÍA debe ser respaldado y fortalecido con el actuar de todas las personas naturales y jurídicas que participan como contratistas y subcontratistas en su operación, asegurando así una acción coherente de todos los que participan a cualquier nivel en cualquiera de los eslabones de la cadena de exploración, explotación, transporte y comercialización de minerales e hidrocarburos o de cualquiera de sus negocios. 2. AMBITO DE APLICACIÓN El presente Anexo de Responsabilidad Social Empresarial debe ser aplicado por todos los Contratistas de LA COMPAÑÍA. A su vez los Contratistas deben hacer extensivo esta obligación a sus Subcontratistas, incluyendo las estipulaciones contractuales respectivas en sus contratos, órdenes de servicio, órdenes de trabajo o cualquier otra forma de vinculación jurídica que establezcan. 3. OBLIGACIONES DE LOS CONTRATISTA Y SUS SUBCONTRATISTAS Los Contratistas y Subcontratistas en el marco del presente Anexo Contractual están obligados a: 3.1. Conocer la Política de Sostenibilidad establecida por LA COMPAÑÍA. 3.2. Asegurar el cumplimiento de la Política de Sostenibilidad de LA COMPAÑÍA por parte de sus trabajadores y contratistas, sean estos personas naturales o jurídicas. 3.3. Designar en personal idóneo la responsabilidad de hacer seguimiento a las obligaciones derivadas del presente anexo contractual. 3.4. Mantener informada oportunamente a la COMPAÑÍA acerca de la implementación o cualquier otro aspecto relacionado con el presente Anexo Contractual. 3.5. Presentar a la Compañía mensualmente un informe relativo a la implementación del presente Anexo Contractual.
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4. COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD DE LA COMPAÑÍA Los siguientes son los componentes de la Política de Sostenibilidad de la Compañía, todos los cuales deben aplicarse de forma integral. El desarrollo de cada uno de ellos se encuentra en el documento “Política de Sostenibilidad TRENACO” 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7.
Responsabilidad Social Laboral Derechos Humanos Movilidad Sostenible Manejo Medio Ambiental Sostenible Desarrollo Económico Local Comportamiento Corporativo Inversión Social
5. OBLIGATORIEDAD DEL CUMPLIMIENTO DEL PRESENTE ANEXO Las personas naturales y jurídicas, en cuyos contratos o mediante otrosí quede incluido el presente anexo de Responsabilidad Social Empresarial, quedan obligadas a lo aquí estipulado y al cumplimiento de la Política de Sostenibilidad de la COMPAÑÍA. Su no cumplimiento será considerado como incumplimiento de su contrato como Contratista o Subcontratista y acarreará las consecuencias respectivas. 6. VIGENCIA. El presente anexo tendrá por vigencia el periodo comprendido entre la firma del contrato entre la COMPAÑÍA y el Contratista o Subcontratista respectivo y la liquidación final del contrato.
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OTROSÍ No. 1 AL CONTRATO ……………. CELEBRADO ENTRE C.I. TRENACO COLOMBIA S.A.S. o RED INK S.A.S. o ….., ….. Y …….
Los suscritos a saber, …………, identificado con la cédula de ciudadanía No. ……………., actuando en nombre y representación de C.I. TRENACO COLOMBIA S.A.S. (o RED INK S.A.S. o …..,) quien en adelante se llamará LA COMPAÑÍA, por una parte y por la otra, ……………………, identificado con cédula de ciudadanía número …………… quién en adelante se llamará EL CONTRATISTA, convienen en celebrar el presente Otrosí al Contrato ………………….. celebrado entre las mismas partes, previas las siguientes consideraciones: CONSIDERACIÓN PRIMERA. Que el día ………………. (..) del mes de ……. de dos mil …………. (…..) LA CORPORACIÓN y LA CONTRATISTA celebraron un contrato (u orden de presetación de servicio, u orden de trabajo, etc) de ………………….. cuyo objeto, descrito en la cláusula ……………. es: “……………………………………………..”. CONSIDERACIÓN SEGUNDA. Que LA COMPAÑÍA está comprometida con el Desarrollo Sostenible y como tal ha implementado una Política de Sostenibilidad que busca asegurar que la comunidad, medio ambiente e instituciones de las zonas donde tienen influencia, sean respetados y beneficiados con su operación. CONSIDERACIÓN TERCERA. Que el esfuerzo emprendido por LA COMPAÑÍA debe ser respaldado y fortalecido con el actuar de todas las personas naturales y jurídicas que participan como contratistas y subcontratistas en su operación, asegurando así una acción coherente de todos los que participan a cualquier nivel en cualquiera de los eslabones de la cadena de exploración, explotación, transporte y comercialización de minerales e hidrocarburos o de cualquiera de sus negocios. CONSIDERACIÓN CUARTA. Que ……… comparte el compromiso por el Desarrollo Sostenible y como tal acuerda aplicar la Política de Sostenibilidad de la Compañía en todos sus componentes, de conformidad con el Anexo Contractual que en virtud del presente Otrosí hará parte integrante del contrato relacionado en la Consideración Primera.
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Con base en las anteriores consideraciones las partes acuerdan: CLÁUSULA PRIMERA. Inlcuir como parte integrante del contrato relacionado en la Consideración Primera el Anexo Contractual de Responsabilidad Social Empresarial y la Política de Sostenibilidad emitidos por LA COMPAÑÍA y que el CONTRATISTA declara recibir y conocer en su integridad. CLAÚSULA SEGUNDA. El presente otrosí tiene vigencia y efecto vinculante a partir de la fecha de su firma. CLÁUSULA TERCERA. Dejar con igual validez las demás cláusulas del contrato de prestación de servicios no modificadas por el presente otrosí. Para constancia se firma en dos ejemplares del mismo tenor y valor, en la ciudad de Bogotá, el día ………….. (…) del mes de …………. de dos mil ………… (……).
LA COMPAÑÍA,
EL CONTRATISTA,
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CC. No.
CC. No.
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