Apuntes sobre Abies2 by El de los problemas de Genética

Estás en :: Requisitos y cómo leer el temario

1.- Requisitos para seguir el curso Para poder seguir este curso es necesario tener instalada una versión reciente del navegador Internet Explorer, es decir, a partir de la versión 6. El formato de estas páginas hace un uso intensivo de las hojas de estilo así como del HTML dinámico necesario para imprimir los temarios o buscar las palabras o frases de interés en los mismos. Según los datos que proporciona Microsoft: "Esta nueva versión incluye compatibilidad mejorada con DHTML y CSS, gracias a lo cual proporciona a los desarrolladores del Web un mayor control sobre la apariencia y el comportamiento del explorador. También le permitirá disfrutar de vistas previas de las páginas Web exactamente iguales que cuando las imprima" Para saber la versión que tienes instalada, tienes que ir al menú Internet Explorer y seleccionar Acerca de Internet Explorer

Ayuda del programa

Figura 1

Si no dispones de la versión 6, puedes descargar la actualización desde el centro de descargas de Microsoft (aunque se recomienda instalarla desde algún CD-ROM -en las revistas de informática suele venir- pues es una descarga de bastante tamaño. También puedes utilizar el CD de instalación del Office XP, por ejemplo.):

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Igualmente es necesario el visor de Macromedia Flash integrado en el explorador de Internet. Si no ves la imagen que está sobre esta linea, espera a que cargue el plug-in y acepta el mensaje de instalación.

1.1.- Cómo leer el temario Localización de la página actual Todos los documentos están precedidos de una linea de localización que sirve para saber en cada momento qué estamos consultando: Estás en :: Requisitos y cómo leer el temario Organización de Estilos La organización de la documentación es sencilla. Apartados y subapartados quedan agrupados en tres niveles jerarquizados que se representan mediante los siguientes estilos :

Encabezado 1 Encabezado 2 Encabezado 3 Pulsando en cualquiera de los iconos ( , , ) que preceden a los encabezados nos desplazamos al comienzo del documento, desde donde podremos tener fácil acceso a la barra de contenidos: Barra de Contenidos Desde esta barra podremos tener una idea clara de la estructura del temario actualmente cargado en la página y navegar por él haciendo click en cualquiera de los enlaces que contiene.

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Figura 2 Contenidos El área de contenidos ocupa la mayor parte de la ventana del navegador. Puede ser impresa usando el botón correspondiente, que se encuentra situado siempre en primer lugar en la barra de navegación. Toda la información innecesaria es eliminada de la página tras lo cual se abre el diálogo de impresión.

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Figura 3 Una vez hayamos impreso el contenido volveremos de nuevo a la página que teníamos abierta. Ayudas visuales Además, pequeñas ayudas visuales, que aparecerán cuando movemos el ratón sobre determinados enlaces, nos informarán brevemente sobre el contenido de los apartados a que hacen referencia los menús de navegación.

Figura 4 Glosario El temario incluye un glosario de términos que tratan de aclarar conceptos relevantes para la correcta interpretación de los contenidos. Su apariencia es muy parecida a las ayudas visuales anteriores, pero difieren en el color y el icono que aparece en su barra de título. Además las palabras incluidas en el glosario aparecen subrayadas por una linea punteada y en cursiva, por ejemplo: ABIES

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Figura 5 Buscador de texto en la página Es posible localizar palabras o frases compuestas dentro de la página actual simplemente escribiendo el contenido en el formulario que se encuentra en el encabezado de la página.

Una vez escrito el término de consulta, pulsamos la tecla ENTER o con el ratón sobre el botón Buscar. Dependiendo de si tenemos seleccionada la opción Palabras o Frases el resultado será distinto. A continuación se muestran ejemplos de ambas posibilidades: Búsqueda por palabras

Búsqueda por frases

Figura 6

Figura 7

Mediante el enlace LIMPIAR, la página se restablece a su formato original, desmarcando todos los resultados previamente localizados.

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Búsqueda por frases

Figura 6

Figura 7

Mediante el enlace LIMPIAR, la página se restablece a su formato original, desmarcando todos los resultados previamente localizados.

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Estás en :: Introducción

2.- Introducción ABIES es una aplicación informática desarrollada por el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes y diseñada para automatizar el proceso técnico en las bibliotecas escolares. Se busca sobre todo aliviar de trabajo al profesorado implicado en la puesta en marcha o dinamización de la biblioteca, ya que simplifica tareas pesadas y rutinarias como pueden ser la catalogación o el préstamo, permitiendo incluso el trabajo colectivo de los miembros del grupo de biblioteca, a través de una red de área local. Además, fomenta la autonomía del usuario, ya que facilita el acceso y la localización de los fondos a través del catálogo de acceso público (OPAC).

2.1.- Software para Bibliotecas Un programa informático para bibliotecas es esencialmente una Base de datos, es decir, un almacén en el que la información se guarda de forma estructurada para, más tarde, poder ser recuperada de forma sencilla, realizar informes impresos, filtrar esa información o tratarla de cualquier manera que se nos ocurra. En las bibliotecas se maneja sobre todo información documental (libros, revistas, documentos en soporte magnético o digital...) que se caracteriza por ser información de tamaño variable (un libro puede haber sido publicado en colaboración por varias editoriales, puede tratar sobre varias materias, pertenecer a varias colecciones distintas...). Dada la naturaleza de estos datos, existen programas informáticos específicos para su tratamiento dentro de este ámbito y que son conocidos como Sistemas Getores de Bases de Datos Documentales. En otras áreas que producen o gestionan datos se trabaja con información de tipo administrativo como, por ejemplo, en la secretaría de un centro educativo. Aquí, la información suele tener un tamaño que puede ser establecido de antemano (DNI, teléfonos, notas...), determinando otro tipo de tecnología para el tratamiento de los datos que se concreta en los Sistemas Gestores de Bases de Datos Relacionales. Es importante esta distinción inicial pues ambos sistemas funcionan de manera muy distinta: almacenan los registros en formatos distintos, los lenguajes de consulta son más o menos flexibles, etc. Lo habitual es que, tratándose de bibliotecas, se use un

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sistema híbrido: documental para los fondos bibliográficos y relacional para los datos administrativos (usuarios, préstamos...) .

2.2.- Un poco de historia Quizás la historia de ABIES esté marcada por ser un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacional. Este hecho ha puesto de relieve sus limitaciones para el tratamiento de datos documentales. Tratando de simular este comportamiento, tiene que realizar operaciones adicionales que pueden producir errores internos que se manifiestan de diversas maneras pero que tratan de subsanarse de forma periódica a través de parches o nuevas compilaciones del programa completo (más adelante se explica cómo actualizar el programa desde internet). La primera aplicación ABIES que se introdujo en los centros educativos (versión 1) utilizaba una tecnología de acceso a datos bastante deficiente, lo que provocó una completa reforma interna del programa dando lugar a la actual versión 2, más moderna y fiable. Esto no quiere decir que el proceso de mejora haya concluído, siempre debemos consultar la página de parches y actualizaciones del MEC para comprobar si debemos descargar alguna revisión importante que corrija errores o añada nuevas funciones.

2.3.- Requisitos previos El programa ABIES 2 incorpora multitud de nuevas características que requieren unos mínimos tanto de hardware como de software a nivel de sistema operativo que superan sustancialmente los necesarios para la versión anterior del programa.

2.3.1.- Hardware El ordenador debe reunir las siguientes cualidades para que el programa pueda funcionar. Para saber si tu equipo reúne estas características debes revisar varios apartados del sistema, aunque lo fundamental se puede observar en la información que muestra MI PC BOTÓN DERECHO DEL RATÓN PROPIEDADES:

Click para agradar imagen Figura 1 Recomendado por el MEC Procesador

Pentium III a 500 MHZ o AMD K7 500 MHZ.

Memoria RAM 64 MegaBytes Teleformación proyecto Medusa.

Rendimiento óptimo, notas Es posible instalarlo en equipos de menor potencia de procesador, pero no se asegura un rendimiento aceptable. Se recomiendan 128 Mb. o más 2

10 megabytes de espacio en disco Dependiendo del volumen de duro, más los 635 Mb que ocupa la información que vayamos a descompresión del depósito con las Capacidad de almacenar (fondos: catálogo, 388.063 referencias bibliográficas. Disco Duro depósito; usuarios) el espacio En total, alrededor de 650 Mb necesario se irá incrementando. iniciales. Tarjeta de sonido Sound Blaster o compatible. No es realmente necesaria. No es recomendable usar una resolución menor, en todo caso, Resolución de 800x600 o superior aumentar hasta los 1024x768 si pantalla nos resulta cómodo. Sólo tiene importancia si vamos a instalar el programa desde la Unidad de CD6 velocidades o superior misma máquina. Luego ya no es Rom necesaria. Es necesaria para imprimir Impresora Chorro de tinta o láser tejuelos, carnets o informes. La instalación de los que van conectados directamente al teclado Lector de es muy sencilla y facilitan Por infrarrojos o láser códigos de barras enormemente el proceso de préstamos.

2.3.2.- Software La aplicación Abies se ha desarrollado para trabajar en ordenadores PC con sistema operativo de Microsoft. Soporta los siguientes versiones del sistema operativo Windows: Windows 95 Windows 98 Windows ME Windows NT 4.0 Windows 2000 Windows XP Abies no puede ejecutarse en equipos con otros sistemas operativos como Linux o Mac. Tampoco es compatible con Windows 3.X, Windows para OS/2 o emuladores de Windows. Si el sistema operativo es anterior a Windows 98 SE (es decir, Windows 95 o Windows 98 primera edición), debe actualizarse instalando concretamente las siguientes librerías que se encuentran en el CD-ROM de instalación de ABIES: ADO DCOM Éste es un paso que debemos realizar siempre antes de instalar ABIES en los sistemas operativos indicados. Aquellos ordenadores con versiones recientes de Windows no necesitan realizar esta actualización.

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2.4.- La ayuda de Abies Dedicamos un sitio especial a la ayuda en esta introducción pues los sistemas de ayuda deberían ser ya conocidos por todos los usuarios de ordenadores. Es siempre un tiempo invertido, no perdido, la lectura de los sistemas de ayuda o utilizarlos cuando tenemos dificultades para realizar determinadas acciones. Abies utilizar el estándar de Windows a la hora de presentarnos su ayuda: tiene un menú Ayuda cargado de entradas que cubren todos los apartados del programa:

Disponemos de tres grupos de comandos (separados por una raya horizontal): La ayuda general del programa Complementos a la ayuda Acerca de Abies

Figura 2 La ayuda general del programa está pensada para ser invocada en el uso diario del programa, es decir, tenemos que hacer un uso intensivo, al menos durante nuestros primeros pasos con Abies, de la tecla F1. Estando en cualquier pantalla de Abies o cualquier casilla, si pulsamos F1 la ayuda se mostrará abierta por el epígrafe correspondiente a esa ventana o control. Es una función muy útil sobre todo a la hora de catalogar. De esta forma no tenemos que ir recorriendo todos los capítulos de la ayuda hasta encontrar aquello que nos ofrezca una solución. Como lectura complementaria tenemos que utilizar el manual que viene en el CD-ROM de instalación de Abies. Sería conveniente imprimir el archivo para tenerlo a mano y dedicarle tiempo. Para leer este archivo necesitas el programa Acrobar Reader de la casa Adobe, si ves que no puedes abrir el archivo, bájate el lector desde aquí:

El manual está muy bien estructurado y ofrece muchas capturas de pantalla y notas acerca de las distintos procedimientos del programa. Puedes ejecutarlo desde el mismo CD-ROM. Al introducirlo en la unidad lectora, se abrirá la ventana desde la cual puedes verlo:

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Figura 3: Ver el manual de Abies desde el CD-ROM de instalación Figura 4: El manual abierto en el programa Acrobat Reader. Para finalizar, el menú Acerca de Abies... nos servirá para saber qué versión de Abies estamos manejando y contrastar esa información con la versión que esté disponible en la página web de Abies. Así sabremos si tenemos que actualizar el programa o no.

En la imagen observamos dónde tenemos que mirar para ver la versión de Abies que tenemos instalada. Vemos que para el archivo abies.exe es la 2.0.4.0 (en este caso concreto está actualizado a la versión más reciente y no tiene porqué coincidir con la que estés viendo en tu propio ordenador). Más adelante, en el tema 8, veremos cómo utilizar esta información.

Figura 5

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Click para agradar imagen Figura 1 Recomendado por el MEC Procesador

Pentium III a 500 MHZ o AMD K7 500 MHZ.

Rendimiento óptimo, notas Es posible instalarlo en equipos de menor potencia de procesador, pero no se asegura un rendimiento aceptable. Se recomiendan 128 Mb. o más

Memoria RAM 64 MegaBytes 10 megabytes de espacio en disco Dependiendo del volumen de duro, más los 635 Mb que ocupa la información que vayamos a descompresión del depósito con las Capacidad de almacenar (fondos: catálogo, 388.063 referencias bibliográficas. Disco Duro depósito; usuarios) el espacio En total, alrededor de 650 Mb necesario se irá incrementando. iniciales. Tarjeta de sonido Sound Blaster o compatible. No es realmente necesaria. No es recomendable usar una resolución menor, en todo caso, Resolución de 800x600 o superior aumentar hasta los 1024x768 si pantalla nos resulta cómodo. Sólo tiene importancia si vamos a instalar el programa desde la Unidad de CD6 velocidades o superior misma máquina. Luego ya no es Rom necesaria. Es necesaria para imprimir Impresora Chorro de tinta o láser tejuelos, carnets o informes. La instalación de los que van conectados directamente al teclado Lector de es muy sencilla y facilitan Por infrarrojos o láser códigos de barras enormemente el proceso de préstamos. Teleformación proyecto Medusa.

Disponemos de tres grupos de comandos (separados por una raya horizontal): La ayuda general del programa Complementos a la ayuda Acerca de Abies

Figura 2

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La ayuda general del programa está pensada para ser invocada en el uso diario del programa, es decir, tenemos que hacer un uso intensivo, al menos durante nuestros primeros pasos con Abies, de la tecla F1. Estando en cualquier pantalla de Abies o cualquier casilla, si pulsamos F1 la ayuda se mostrará abierta por el epígrafe correspondiente a esa ventana o control. Es una función muy útil sobre todo a la hora de catalogar. De esta forma no tenemos que ir recorriendo todos los capítulos de la ayuda hasta encontrar aquello que nos ofrezca una solución. Como lectura complementaria tenemos que utilizar el manual que viene en el CD-ROM de instalación de Abies. Sería conveniente imprimir el archivo para tenerlo a mano y dedicarle tiempo. Para leer este archivo necesitas el programa Acrobar Reader de la casa Adobe, si ves que no puedes abrir el archivo, bájate el lector desde aquí:

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Figura 5

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Estás en :: 3.- Configuración Inicial

3.- Configuración Inicial Para que el programa Abies funcione correctamente es preciso configurar algunos parámetros inicialmente. Algunas de estas opciones requieren, a su vez, que el grupo de profesores encargados de la biblioteca se reúnan previamente y aclaren cuáles van a ser las directrices que les van a permitir evaluar el correcto funcionamiento de la misma. Aspectos como el periodo de validez del carné de los lectores, días de préstamo para cada tipo de ejemplar, cantidad de ejemplares que podrá sacar el alumnado, qué otros tipos de lectores será necesario crear en función del entorno y función del centro, deben ser discutidos de forma conjunta y detallados en la declaración de objetivos de la biblioteca. Por tanto, no se trata solamente de ver Abies como un programa informático que solucionará todo el tratamiento técnico de la biblioteca, sino que se trata de un accesorio más que nos ayudará a dar vida a la misma si hemos planificado bien el trabajo.

3.1.- Planificación del trabajo 1. Lo primero que tenemos que observar es el centro educativo en que se encuentra ubicada la biblioteca y la población que la rodea si fuera necesario (el centro tiene sus puertas abiertas por la tarde, por ejemplo). Esto determinará los tipos de usuarios a crear dentro del programa. 2. Si dispusiéramos de datos estadísticos acerca del uso de la biblioteca, podríamos usarlos para determinar qué materiales deben ser considerados especiales por su alta demanda, por su fragilidad, o por su uso irrelevante dentro de la misma (proceder al descarte de esos documentos, bien donándolos a otras instituciones o intercambiarlos por otros más pertinentes). 3. Si la biblioteca no dispone de identidad propia sería interesante convocar un concurso para el logotipo de la misma, que el alumnado se involucre en su elaboración, o designar un nombre adecuado en relación a la población o alguna personalidad destacada cercana al centro. 4. Designar la persona de contacto pertinente relacionada con todo el tema administrativo dentro de la biblioteca. 5. Crear una división del trabajo (funciones) dentro del grupo de biblioteca: catalogadores, encargados de préstamo, administradores en función de los conocimientos de informática, pero sobre todo de biblioteconomía. 6. Detallar en papel todas estas decisiones e incluir los resultados dentro de la memoria de la biblioteca, favoreciendo la incorporación y puesta al día de nuevos compañeros al proyecto de biblioteca. Todavía se podrían proponer más apartados, relacionados con el aspecto económico, previsión de adquisición de fondos, participación del alumnado en el proceso auxiliar de mantenimiento de la biblioteca, etc. Aquí sólo damos algunas posibilidades de los temas a tratar.

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3.2.-Opciones Generales En el menú Herramientas Opciones tenemos la materialización de algunas de estas decisiones. Vamos a ir definiendo todas estas opciones sin pulsar Aceptar hasta el final del proceso. Sólo tienes que ir moviéndote pulsando sobre el árbol de la izquierda.

Opciones Generales: el primer elemento de la derecha pregunta cuál será el módulo que aparecerá activo al abrir el programa (Página de inicio). Si estamos dedicados a la labor de catalogación, podríamos seleccionar Catálogo de la lista desplegable, pero se recomienda siempre dejar Página principal (la que contiene el menú de acceso a los módulos), pues es una opción que afecta también a los invitados y queremos que el programa sea fácil de usar y permita cierta libertad.

Figura 1

Desactivamos Mostrar sugerencias al inicio (al principio quizás sea útil pero después no es más que una ventana que impide el acceso directo), Activar efectos sonoros (si el ordenador está en la misma biblioteca parece que deberíamos guardar silencio) y Pedir confirmación antes de abandonar el programa (El programa guarda automáticamente los datos así que no debemos preocuparnos).

Opciones relativas al Centro: Completar los datos del Centro y persona de contacto. Son datos que aparecerán en algunos de los informes impresos de Abies.

Figura 2

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Opciones relativas a la biblioteca: A veces, el nombre de la biblioteca no coincide con el del Centro, por lo que podemos poner aquí ese dato, en caso contrario ponemos el nombre del centro precedido de Biblioteca. Agregamos el logotipo de la bibliotecas si lo hemos diseñado y asignamos como código de centro ZZZ. Aquí debemos poner los años de validez del carné de lector. Dependiendo del tipo de centro y servicios que ofrezcamos (al barrio, por ejemplo) pondremos una cantidad u otra. En centros de primaria esta cantidad se puede hacer coincidir con los ciclos y en secundaria con la duración de la ESO y el Bachillerato respectivamente. Así nos ahorramos la elaboración de un carné anual.

Figura 3

Opciones de Edición: A través de estas opciones vamos a modificar la conducta del programa respecto a determinados procedimientos: Figura 4 Habilitar la tecla Intro para moverse entre campos: Permite trasladar el cursor al campo siguiente pulsando la tecla Intro. Al tratarse de una acción que se repite constantemente, emplear la tecla Intro puede resultar más cómodo que usar la tecla de tabulación o el ratón, sin embargo puede dar lugar a confusión cuando el foco está en el botón Aceptar, pues cierra la ventana y no nos deja editar. Pedir confirmación antes de guardar modificaciones. Por defecto las modificaciones efectuadas al contenido de los campo se convierten en permanentes cuando se abandona el registro. Es posible que accidentalmente se altere un campo, introduciendo información errónea en el catálogo. Para evitar esta circunstancia se activa esta opción, por la que se solicitará confirmación ante cualquier modificación de la información de los registros. Tener esta opción activada puede resultar molesto por el elevado número de veces que aparecerá la ventana de confirmación, por lo que por defecto está desactivada. Pedir confirmación antes de borrar registros. Al activar esta opción se solicita la confirmación antes de eliminar un registro del catálogo. Por la "gravedad" de la operación, conviene dejar esta opción activada. Consultar fondos existentes antes de hacer altas. Al incorporar nuevos documentos al catálogo se realiza un consulta a los documentos ya catalogados y los depósitos para determinar si se trata de añadir un ejemplar a un documento ya existente o bien de crear un nuevo asiento bibliográfico desde el depósito. Si somos conscientes de que los documentos que se van a catalogar no están en el

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depósito, podemos evitar la consulta para agilizar el proceso deshabilitando esta casilla (esta opción tiene sentido en centros especializados: Escuelas de arte, idiomas, centros del profesorado actualizados, etc... cuyos fondos con toda probabilidad no estarán en el depósito de Abies -más adelante, tema 5, se dan detalles de esta situación-). Pedir confirmación en actualizaciones de signatura. Al modificar uno de los valores que afectan a la signatura (autor, título y CDU) se lanza la generación automática de la signatura en todos los ejemplares del mismo fondo. Si esta opción se encuentra marcada se nos pide confirmación para poder realizar esta actualización. Conviene dejarla desactivada teniendo en cuenta lo que acabamos de mencionar.

El resto de opciones las veremos cuando hablemos de los préstamos, las estadísticas y las copias de seguridad.

3.3.- Copias de seguridad No se trata exactamente de una opción dentro de la configuración inicial pero, por tratarse de uno de los procedimientos más importantes, vamos a dedicarle un lugar especial dentro del comienzo del curso. Si alguna vez has perdido documentos informáticos importantes no será necesario recordarte que hacer periódicamente copias de seguridad es la única forma de garantizar la seguridad de los datos ante cualquier incidencia. No sólo basta con realizar las copias, hay que ir alternando entre distintos soportes (discos flexibles, a través de la red, etc.), hay que comprobar además si efectivamente las copias se han guardado correctamente en el soporte elegido. Toda precaución, por engorrosa que pueda resultar puede salvar el trabajo de todos los implicados en el proyecto de biblioteca. Recomendación: No utilices discos flexibles para tus copias de seguridad, no son nada fiables como soporte físico en sí y, además, el sistema de copia de seguridad de Abies, da ciertos problemas con estos soportes pues tiene que partir los archivos para que quepan en varios discos y luego no sabe cómo unirlos. Se recomienda hacerlas en el disco duro y luego pasarlas a CD-ROM o discos a través de la red o discos tipo Flash Memory (los nuevos discos que parecen llaveros y van conectados al puerto USB). El sistema de copias de seguridad que incluye el programa genera ficheros con la extensión ".zip" que pueden guardarse en cualquier soporte: diskettes, disco duro local o de red, unidades de cinta (DAT), discos tipo Iomega Zip, discos de memoria flash, etc.). Por lo tanto, si estás familiarizado con el programa Winzip, entenderás mejor el funcionamiento de las copias de seguridad. El proceso consiste en comprimir la base de datos para disminuir su tamaño y copiarla al soporte seleccionado.

3.3.1 Realizar Copia de Seguridad Pulsando en Archivo Copia de Seguridad... podemos realizar una copia deliberada de los datos. Decimos deliberada pues Abies se puede configurar para realizar el proceso de forma casi automática si así lo deseamos (y es lo recomendable).

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Para que Abies nos pregunte al cerrar el programa si deseamos realizar una copia de seguridad, vamos a Herramientas Opciones Copia de Seguridad:

Figura 5 Si está activada la casilla Recordar hacer copia y según el número de días que configuremos en la caja siguiente, al cerrar Abies, éste nos preguntará si deseamos hacer la copia de seguridad. Hay que tener en cuenta que si hacemos la copia de seguridad a mediodía, por ejemplo, y por la tarde volvemos a usar el programa, Abies no nos volverá a ofrecer de forma automática la posibilidad de realizar otra copia pues considera, acertadamente, que ya fue realizada la del día. Debemos dejar activada la opción Compactar datos antes de realizar la copia, ya que así ganamos todavía un poco más de espacio en la copia. Y la última opción, Guardar copia anterior antes de sobreescribirla, está pensada para tener doble seguridad. Si estamos tratando de realizar una copia en una ubicación donde ya existía una anterior, Abies renombrará la copia anterior como Abies20.bak y procederá a la copia de la nueva como Abies20.zip (esto sólo es válido si estamos realizando la copia en el disco duro, no en discos flexibles). De esta forma, si no nos funcionase la última podríamos renombrar la anterior a Abies20.zip y ver si podemos usarla. Pulsamos, entonces, en deliberada de los datos.

Archivo

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Copia de Seguridad... para realizar una copia

Primero seleccionamos dónde queremos guardar la copia en el árbol que ocupa la mayor parte de la ventana. Seleccionamos, por ejemplo, Mis Documentos. Si ya hemos realizado copias anteriormente, puedes seleccionar dónde la quieres a través de la lista Últimas ubicaciones (es para ahorrar tiempo). Las dos casillas inferiores estarán activadas o desactivadas en función de lo que hayamos elegido en las opciones. Pulsa sobre Copiar. Se mostrará el progreso de la operación en la barra central. Abies no nos avisa mediante un mensaje cuándo termina la operación, así que tenemos que estar atentos a esa barra para ver el final del proceso. Cerramos la ventana con el botón correspondiente.

Figura 6

3.3.2 Restaurar Copia de Seguridad Si alguna vez tenemos que restaurar una copia (reinstalación del programa, datos corruptos, etc.), bastará con ir al menú Archivo Recuperar Copia de Seguridad...

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La ventana es casi idéntica a la anterior, pero ofrece datos sobre las copias realizadas anteriormente. Primero hay que seleccionar dónde se encuentra el archivo de copia de seguridad que hemos generado previamente. En este caso, seleccionamos Mis Documentos manualmente, en el árbol de directorios o en la lista desplegable. Confirmamos que efectivamente es la última que hemos realizado contrastando los valores de fecha de las etiquetas Última copia realizada y Copia encontrada (deberían ser iguales). Pulsamos sobre recuperar. Si la barra de progreso llega al final todo ha ido perfectamente y dispondremos así del último respaldo de datos.

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Figura 7

Estás en :: 4.- Descripción de las Pantallas de Abies

4.- Descripción de las Pantallas de Abies Abies comparte más o menos la misma apariencia (interfaz) para todos los módulos. Catalogación, Depósito y Lectores, comparten además la disposición y funcionamiento de los distintos controles en pantalla, es decir, poseen áreas de búsqueda, un listado en forma de tabla con los registros del módulo en cuestión, área de botones relativos a la búsqueda o impresión... Esto facilita enormemente el uso del programa de forma que tendrás que invertir muy poco tiempo en aprender el funcionamiento básico. En la imagen inferior tienes una imagen sensible al ratón. Pasa por las distintas áreas y lee la información que describe su función.

Figura 1

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4.1.- Módulos principales

Todas estas pantallas funcionan casi de la misma manera, siendo el área principal el listado o tabla central. Podemos ordenar la disposición de las columnas de esta tabla para dejar a la vista aquellas columnas que nos interesen. Por ejemplo, sería recomendable colocar la columna Ejemplares al final de la tabla y situar en primer lugar la columna Registro para que no existan confusiones a la hora de observar los listados.

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Figura 2

Video 1: Ordenar las columnas De igual manera, podemos ordenar los registros, las filas de la tabla, para verlos tanto en sentido ascendente como descendente (de la A a la Z o viceversa). De esta forma podemos tener una vista clara de lo que tenemos en la tabla y acceder rápidamente a la información que estamos buscando. Lamentablemente, el orden que elijamos no se guardará y la próxima vez que abramos el programa, aparecerá ordenado por número de ejemplar (o por orden de alta en la base de datos que es lo mismo) .

Figura 3

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El área de búsqueda es muy útil para localizar un registro concreto dentro de la lista. Es una casilla que funciona mientras escribimos en ella, de forma que la tabla se va moviendo hasta mostrar aquel registro que cumpla con la condición escrita (Búsqueda incremental). Si al escribir en la casilla ésta cambia a color rojo, quiere decir que no existen coincidencias. Pulsaremos entonces sobre la goma que está a su derecha para comenzar una nueva búsqueda.

Figura 4

Ten en cuenta que la búsqueda tiene efecto sobre el campo que se indica a la derecha de la casilla. Para cambiar el campo, basta con pulsar sobre el campo correspondiente dentro de la tabla. Combinando el orden de las filas y la búsqueda incremental, te será muy sencillo localizar cualquier registro.

4.2.- Impresión: Vista preliminar Otra de las pantallas que se repite en el uso del programa es la Vista Preliminar de impresión. Esta pantalla aparece siempre antes de mandar a la impresora cualquier informe o listado de los que nos ofrece Abies. Es una forma de apreciar si lo enviado a la impresora coincide con lo que deseábamos o no. Si es correcto, entonces sólo tenemos que pulsar el icono de la impresora que está situado en la parte superior izquierda.

Botón impresora: se usa para mandar a la impresora lo que muestra la Vista Preliminar.

Barra de navegación: Si el documento a imprimir tiene más de una página sirve para moverse por ellas.

Barra de Zoom: Aumenta o disminuye el tamaño de la vista

Cierra la vista preliminar

Figura 5

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Estás en :: 5.- Catalogación :: 5.1.- Conceptos iniciales

5.1.- Conceptos iniciales Abies, como comentamos al principio de este curso, fue concebido pensando en el profesorado que no dispone de tiempo exclusivo para la dedicación a las labores técnicas de la biblioteca. De esta forma, el módulo dedicado a Catalogación al ser el que más recursos consume por parte del usuario, se ha automatizado al máximo para que el proceso no "robe" horas que podrían ser dedicadas a otras labores, como por ejemplo la dinamización. Catalogar un documento conlleva una serie de operaciones que exigen, entre otras: Detallar las características físicas de un documento (tras examinar la portada o la fuente principal de información del mismo) Asignar el Encabezamiento principal y los encabezamientos secundarios, mediante los cuales podrá el usuario de la biblioteca saber quién es el responsable o autor de ese material Clasificar el contenido, es decir, fijar la temática del documento a través del lenguaje natural, asignando descriptores y a través de la notación decimal conocida como CDU para saber en qué lugar de la biblioteca vamos a colocar el mismo. Asignar los datos administrativos necesarios para saber cuándo fue dado de alta en nuestra biblioteca, cuál es su número de registro, cuál es su signatura, etc... De todas estas operaciones, normalmente, sólo tendremos que realizar la última (personalizar los datos del documento dentro de nuestra biblioteca -datos administrativos y de localización-), pues Abies toma los datos anteriores de un fondo bibliográfico conocido como Depósito. El procedimiento consiste en aprovechar el trabajo ya realizado por otras bibliotecas, en este caso, las Bibliotecas Públicas del Estado y otras instituciones (como la Fundación Germán Sánchez Ruipérez o la Biblioteca Nacional), para que nos ahorremos el trabajo de examinar minuciosamente cada ejemplar al darles de alta. Así, basta con realizar una consulta en la base de datos del depósito para saber si el documento en cuestión ya ha sido catalogado por alguien anteriormente y, en caso afirmativo, usar esa descripción como base para nuestra catalogación. Ya comprobarás las ventajas en cuanto a rapidez que supone esta forma de trabajo. Es muy importante diferenciar, entonces, estos términos: Depósito: Base de datos de consulta que contiene fondos bibliográficos o descripciones bibliográficas. Estos datos no se pueden modificar, sólo sirven para ser rescatados e insertados en nuestro catálogo, ahorrándonos trabajo extra. Catálogo: Base de datos de los documentos existentes en nuestra biblioteca, a los cuales llamaremos Ejemplares.

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5.2.- El Depósito Usualmente, cuando introducimos nuestros documentos en la base de datos de Abies no tendremos que teclear todos los datos relativos a su descripción, pues el programa utiliza un depósito de documentos desde el que rescatamos los datos que nos interesen. Este depósito recibe el nombre de Depósito de referencias o Depósito de Abies. El procedimiento consiste en aprovechar el trabajo ya realizado por otras bibliotecas.

Figura 1 El depósito contiene exactamente 388.063 descripciones bibliográficas, tal y como podemos observar en la siguiente imagen. Este número es invariable ya que no podemos agregar o borrar descripciones. Por definición, es un fondo de sólo lectura que ni siquiera podemos editar y que terminó de recopilarse el 15 de noviembre de 2001 (cualquier obra con edición posterior, obviamente, no va a aparecer en el depósito).

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Figura 2 Una puntualización importante es que todos estos datos han sido seleccionados de diversas fuentes pero usando un criterio común: obras que normalmente van a encontrarse en centros educativos de primaria y secundaria. Por tanto es un fondo generalista, no especializado, por lo que si la biblioteca de nuestro centro contiene documentos muy particulares, como ocurre en las escuelas de idiomas o artes, no nos va a servir de mucha ayuda, por lo que mejor sería desactivar la búsqueda en el depósito para ahorrar tiempo y proceder a la catalogación manual o desde internet como veremos más adelante.

5.2.1.- Instalación y configuración del depósito de Abies El depósito está incluido en el CD-ROM de Abies y tiene que ser instalado después de instalar el programa principal seleccionando la opción adecuada del menú del CD (marcada en la imagen). Hay que disponer de suficiente espacio en disco para la instalación, pues requiere alrededor de 635 MB (666.390.528 bytes, el tamaño aproximado de un CD-ROM).

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Figura 3 El proceso de instalación sigue los siguientes pasos:

1. Inicio del proceso 2. Selección del directorio de destino (dejar como está pues toma los valores adecuados) 3. Resumen de las opciones seleccionadas 4. Información sobre el proceso de la instalación 5. Fin de la instalación.

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Una vez finalizado el proceso, Abies reconocerá la ruta de instalación del depósito y lo activará de forma automática. Si por cualquier motivo no fuera así, será necesario indicar manualmente a Abies dónde se encuentran las descripciones bibliográficas. Para hacerlo basta con ir al menú Herramientas Enlace a Datos:

Figura 4 En esta ventana tenemos que comprobar que la casilla Utilizar depósito de Abies está activada y que la ruta que indica la Ubicación del depósito de Abies es la correcta (la ruta que seleccionamos en el paso 2 del proceso de instalación). En determinados casos, es probable que Abies pierda esta configuración (por ejemplo cuando distintos usuarios usan el programa desde distintas cuentas de windows) y tengamos que volver a configurar esta opción. Si vemos que al realizar búsquedas cuando estamos catalogando Abies no devuelve resultados desde el depósito es conveniente revisar esta configuración. Más adelante, cuando tratemos el tema de Abies e Internet, hablaremos sobre la posibilidad de agregar nuestras propias descripciones a un tipo especial de depósito denominado Depósito Auxiliar. Sigue :: 5.3. El catálogo

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Estás en :: 5.- Catalogación :: 5.3.- El Catálogo

5.3.- El catálogo Por catálogo se entiende el conjunto de ejemplares que tenemos en nuestra biblioteca. El catálogo tendrá, por tanto, un número variable de registros que irá creciendo conforme vayamos catalogando documentos (a diferencia del depósito). Una vez instalado y configurado (si fuera necesario) el depósito, ya estamos en disposición de usar el método más sencillo para catalogar los fondos de nuestra biblioteca. Decimos el más sencillo puesto que existen otras formas de catalogar con Abies pero requieren que nuestro papel sea más activo a la hora de describir los documentos (describirlos completamente, desde cero). El programa Abies, como decíamos al principio, trata de ser fiel a las normas más comunes dentro del ámbito bibliotecario con el fin de evitar que los criterios o métodos individuales se impongan a la hora de organizar la biblioteca. Básicamente, para describir la información bibliográfica de un documento se sigue la norma ISBD (International Standard Book Description, Estándar Internacional para la Descripción de Libros), que establece de dónde se tienen que sacar los datos para la descripción, cómo y en qué orden se transcriben al catálogo. Pero a nosotros no nos interesa conocer a fondo la normativa, sólo saber que Abies maneja internamente estas reglas para estructurar la información.

5.3.1.- Configurar valores predeterminados

Figura 1 Al utilizar el programa por primera vez, las opciones relativas al uso del catálogo deben ser fijadas mediante el menú Herramientas Opciones (Ver imagen superior) o también pulsando la tecla F8. Para facilitar la introducción de los datos en los asientos bibliográficos se puede predeterminar el valor que tomarán ciertos

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campos. Podemos especificar valores por defecto para los fondos, los ejemplares y los lectores.

1.- Una vez hemos seleccionado Herramientas Opciones, tenemos que seleccionar del árbol de la izquierda Valores por defecto, que quiere decir lo mismo que Valores predeterminados. Activamos las tres casillas de la derecha: Fondos, Ejemplares y Lectores. Si configuramos los valores, pero no activamos estas casillas, Abies no los tendrá en cuenta. Figura 2 2.- Normalmente, el tipo de fondo predeterminado debería ser Libro, pues en las bibliotecas escolares éste es el material bibliográfico más común. Igualmente, suelen ser libros escritos en España y en Lengua española.

Figura 3 3.- En los valores para Ejemplares, seleccionamos Normal como tipo de ejemplar. La mayoría de los libros serán destinados al préstamo normal, los ejemplares especiales de cara al préstamo (alta demanda o estado físico delicado, por ejemplo) los cambiaremos justo en el momento de darles de alta en el catálogo. Los campos Ubicación, Procedencia y Moneda no requieren valores predeterminados, salvo que nuestra biblioteca tenga ciertas particularidades (no es un recinto único claramente delimitado, puede que haya libros en otras dependencias del centro, por ejemplo) 4.- La mayoría de los usuarios de nuestra biblioteca debería ser el alumnado. En los campos Localidad y Provincia indicamos los datos relativos al centro pues se supone que los lectores procederán de la zona.

Figura 6

Figura 7 Teleformación proyecto Medusa.

5.3.2.- Catalogar documentos En nuestro primer acercamiento vamos a catalogar un ejemplar nuevo utilizando el método sencillo, es decir, buscando primero en el depósito para saber si está incluido en él y utilizarlo como plantilla para ahorrarnos el trabajo de la descripción bibliográfica. La siguiente tabla muestra la secuencia típica a la hora de dar de alta un nuevo ejemplar (pulsa sobre las imágenes para verlas ampliadas) .

1.- El primer paso consiste en ir a la pantalla de Catálogo y pulsar el botón Nuevo.

Figura 8 2.- Aparece la ventana Consulta, la cual describimos con detalle más abajo. Tecleamos el criterio en el campo adecuado y pulsamos Aceptar (en este caso el término es Lezcano en el campo Autor).

Figura 9 3.- Abies busca en el Depósito, el Depósito Auxiliar si estuviera activado y en el mismo Catálogo coincidencias con el criterio de búsqueda. Figura 10 4.- Abies muestra el resultado de la consulta. En la parte superior (click sobre la imagen de la derecha para agrandar) vemos que ha localizado 43 registros en el Depoósito de Abies. Destacamos el registro que nos interesa y pulsamos sobre Seleccionar registro. Figura 11 5.- Una vez seleccionado, se muestra la ventana Modificar Documento, a través de la cual podremos personalizar los datos de la descripción bibliográfica. Normalmente sólo tendremos que añadir los datos relativos al número de registro, tipo de ejemplar y otros datos que se encuentran en la última pestaña de esta ventana ( Datos del ejemplar) Figura 12 6.- Pestaña Datos del ejemplar. En ella podremos guardar datos relativos al ejemplar que estamos catalogando. Para el campo Número de Registro, como pequeña ayuda, Abies nos muestra cuál ha sido el último número de registro asignado en nuestro catálogo, al cual tendremos que sumar 1. Volveremos sobre ello al detallar esta ventana. Aquí también es obligatorio Teleformación proyecto Medusa.

definir el Tipo de ejemplar, si nos olvidamos de hacerlo, Abies nos mostrará un aviso recordando que debe tener algún valor. Los campos obligatorios a la hora de rellenar los datos son:

Figura 13

Tipo de fondo Título País Lengua Tipo de ejemplar

7.- Cuando pulsamos Aceptar, como el proceso de catalogación es repetitivo (se supone que sobre la mesa tenemos varios ejemplares para catalogar) se reanuda de nuevo todo este proceso que acabamos de describir. Como esto es una prueba y sólo vamos a catalogar uno, pulsamos Cancelar en las dos ventanas que nos aparecen y veremos cómo ya tenemos en nuestro catálogo un registro.

Figura 14

5.3.3.- La ventana de búsqueda

Figura 15 La ventana de búsqueda sirve para especificar el criterio o criterios de búsqueda dentro de las bases de datos de Abies. Está dividida en dos áreas excluyentes, es decir, si escribimos en cualquiera de ellas, la otra se desactivará automáticamente y viceversa. Así, si tecleamos un ISBN en la casilla correspondiente, el área de autor, titulo, etc. se inhabilita pues no tiene sentido buscar por ambos campos a la vez ya que el ISBN identifica al libro de forma unívoca. Establecer unos criterios apropiados en la consulta es la clave para obtener el resultado correcto y evitar los dos problemas que presentan las consultas: SILENCIO: No se recuperan documentos. RUIDO: Se recupera un excesivo número de documentos, la mayoría de los cuales no se ajusta a lo que estamos buscando.

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Es decir, si se plantea una consulta y no se recuperan documentos podemos suponer que realmente no hay ningún documento con esta característica, o por el contrario intuir que los criterios de búsqueda son equivocados o demasiado restrictivos. Cuando con una consulta se obtiene ruido, hay que replantearse los criterios de búsqueda para que sean más restrictivos y se eliminen aquellas referencias que no nos interesan. Independientemente del ruido o el silencio, en muchas consultas siempre quedará la duda de si se están excluyendo documentos oportunos por no utilizar unos criterios de búsqueda adecuados. La forma más recomendable de realizar un búsqueda es empezar utilizando el mínimo número de términos y con búsqueda exacta, y sólo en caso de ruido incorporar nuevos términos para hacer la consulta más restrictiva. Esta forma además de ahorrar tiempo a la hora de teclear la consulta evita infinidad de errores inesperados provocados por errores tipográficos o por elementos no normalizados. Por ejemplo: “Tolsto” es preferible a “Leon Tolstoi”, pues en algunas ocasiones no se escribe el nombre y en otras se utiliza la forma “Tolstoy”. “Cabaña” es preferible a “Cabaña tio tom”, pues si tenemos el libro “La cabaña del tío Tomás” no se recuperaría. Además es necesario tener en cuenta que: El botón “Búsqueda Exacta” fuerza a que los términos que vamos a emplear coincidan totalmente con los que recupera. Es decir, si buscamos por el término “Martin” en el campo autor, únicamente recuperara los registros que coincidan. Si no está activado, recuperará aquellos que contienen el término de búsqueda. Siguiendo con el ejemplo anterior, recuperaría también los términos “Martinez”, “Martinelli”, etc. Esta última opción conlleva un retardo en las búsquedas, dependiendo del número de registros, no siendo aconsejable su utilización en el depósito de Abies. En ocasiones se conserva alguna de las condiciones establecidas para búsquedas anteriores. En estos casos conviene pulsar sobre “Limpiar todo”, que restablece todos los valores. La ventana de búsqueda no es sensible a los símbolos diacríticos, es decir, da igual que se escriban en mayúsculas o minúsculas, se omitan o no las tildes. Por ejemplo, los términos “Quijote” y “quijote”, “garcia” y “garcía”, “cigüeña” y “cigueña” son equivalentes. Las palabras no significativas no son términos válidos de búsqueda, así las preposiciones, artículos, etc. no se pueden utilizar para recuperar. Por ejemplo, “el”, ”la”, “en”, etc. no se pueden emplear. Para buscar la obra “La isla del tesoro” se utilizarán sólo los términos “isla” y “tesoro”. El orden de los términos es indiferente, se obtiene lo mismo poniendo “isla tesoro” que “tesoro isla”. Igualmente, para obtener los registros deseados puede ser necesario utilizar los operadores booleanos o lógicos Y, O, NO: Y: Fuerza a que el documento contenga los términos que aparecen en el campo

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O: Es optativo que el documento contengo los términos que aparecen en el campo NO: El documento no puede contener los términos que aparecen en el campo

Figura 16

Figura 17

Figura 18

Cada uno de los operadores se obtiene pulsando sobre el botón que contiene el operador:

Figura 19 Veamos ejemplos de cada uno ellos: Recuperar los documentos escritos por Cervantes y que no sean “El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha” En este caso colocaremos el término “Cervantes” en autor, el operador booleano asociado al campo título a NO, y en el campo título el término “quijote”.

Figura 20 Recuperar documentos escritos por Hobbes que NO sean antologías y que NO hayan sido editados en 1982

Figura 21

5.3.4.- El resultado de la búsqueda

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Figura 22 Si la consulta realizada (en este caso hemos buscado libros cuyo autor sea "Lezcano") devuelve resultados estos se muestran a través de la ventana que ves en esta imagen. En la parte superior nos indica bajo el título Encontrados en qué base de datos se encuentran esos registros: en el Catálogo (ya hemos catalogado previamente algún documento que responde al criterio de búsqueda), en el Depósito de Abies, (el lugar habitual de recuperación de registros) o en el Depósito Auxiliar (hemos descargado de internet alguna descripción bibliográfica que responde al criterio de búsqueda), como todavía no hemos usado este método, la opción aparece deshabilitada. Vemos que podemos seleccionar o Catálogo o Depósito de Abies. En Catálogo tenemos 1 resultado, mientras que en Depósito de Abies, 43 descripciones bibliográficas. Si seleccionamos la opción Catálogo, le estamos diciendo a Abies que vamos a agregar un nuevo ejemplar de un título que ya hemos catalogado previamente, es decir, incrementaremos el número de ejemplares de ese título concreto. Supongamos, por ejemplo, que tenemos varios libros sobre la mesa y ya hemos catalogado uno con el título Historia del Teatro insular de cámara de El Museo Canario. Seguimos catalogando y nos encontramos que tenemos otro ejemplar de esa misma obra sobre la mesa. Vamos a crear un nuevo registro, se realiza la búsqueda y, de los resultados, tenemos que seleccionar Catálogo, así nos evitamos tener que volver a introducir la información de nuevo, sólo tendremos que poner el número de registro y los datos particulares de ese ejemplar. Si seleccionamos la opcion Depósito de Abies o Depósito Auxiliar, le estamos diciendo a Abies que cree un nuevo registro desde el depósito seleccionado. Nota para usuarios de Windows XP: Si la consulta devuelve más de 9 resultados, que son los que caben en una pantalla, al desplazarnos por la lista veremos que no se actualiza el listado correctamente. La solución pasa por cambiar la configuración de Windows XP y cambiar al modo de vista clásica. Perderemos la vistosidad del entorno gráfico, pero todo funcionará entonces correctamente (ver cómo).

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También es posible usar la búsqueda para realizar informes o filtros sobre los datos del catálogo (para crear boletines por materias, por ejemplo). Sólo hay que seleccionar sobre Consulta Avanzada o Simple en la barra lateral izquierda (volveremos sobre ello cuando hablemos de la generación de informes):

Figura 23

5.3.5.- Modificar documentos Una vez hemos seleccionado dentro de la ventana de Catálogo botón Nuevo, se nos lanzará la pantalla de consulta para localizar el registro bibliográfico, tal y como ya hemos visto, en caso de que ya exista (ya sea en nuestro catálogo o en los fondos de referencia) para que ABIES introduzca la información por nosotros. En caso de no encontrarlo, debemos ser nosotros mismos quienes introduzcamos la información sobre el documento y el ejemplar o los ejemplares que deseemos dar de alta en nuestro catálogo. Después de la pantalla de búsqueda, pasaremos a rellenar en pantalla un formulario de captura de datos, que tiene tres partes bien diferenciadas:

1.- Datos Principales. Esta pestaña -y la de datos adicionalesreúne los datos comunes al ejemplar que estamos catalogando. Es decir, datos como título, autor o editorial siempre serán compartidos por todos los ejemplares.

Figura 24 2.- Datos Adicionales. Datos relativos a la descripción física, notas y materias del ejemplar en cuestión. Dependiendo del tipo de lectores de nuestra biblioteca, podemos decidir no profundizar mucho en este nivel. Suelen ser campos que complementan la información acerca del documento pero que no son indispensables para su identificación. Igualmente son datos comunes a todos los ejemplares con el mismo título e ISBN.

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Figura 25

3.- Datos del Ejemplar. Datos relativos al documento concreto que tenemos en las manos: número de registro, signatura topográfica, ubicación, tipo de ejemplar, etc. Son datos muy particulares y que pueden diferir de un ejemplar a otro aunque tengan el mismo título. Figura 26 En cada una de estas pestañas disponemos de una serie de campos que iremos rellenando en función de nuestras necesidades. Es muy útil, al principio, usar la ayuda del programa para estos campos: pulsa F1 estando en la casilla y se abrirá la ayuda correspondiente. Algunas de esas casillas son de sólo lectura (por ejemplo el campo Autor) y tienen que ser completadas usando ventanas complementarias que se activan pulsando los botones que se encuentran en la casilla. Los botones que aparecen y su significado son los siguientes:

Botón Nuevo: Sirve para crear nuevas entradas en las casillas que disponen del botón: Nuevo Tipo de Documento, Nueva Editorial.., Botón Agregar o Seleccionar: Se utiliza normalmente en casillas que no se pueden editar directamente, por ejemplo, el campo Autor. Se abrirá una nueva ventana en la que tenemos que seleccionar el valor o crearlo nuevo. Botón Borrar: Limpia el valor del campo. Botón Eliminar: En aquellos campos que contienen informacion repetible, por ejemplo las materias sobre las que trata un documento, podemos borrar las entradas que estuvieran seleccionadas respetando el resto. La razón por la cual algunos campos son de sólo lectura responde a la necesidad de dar cierta uniformidad a las entradas del catálogo. El autor de un documento siempre deberá tener la misma forma escrita, no podemos poner unas veces Tolstoi y otras Tolstoy. Para evitar esta discrepancia y que el usuario se pierda a la hora de hacer búsquedas, Abies incorpora una fórmula de control basada en la generación de Autoridades o términos aceptados frente a no aceptados. La forma mediante la cual incorporamos estas autoridades casi siempre responde al mismo procedimiento: 1. Buscar si ya existe un término aceptado 2. Si existe, recuperarlo de la lista y Aceptar 3. Si no existe, generarlo y considerarlo una autoridad para futuras selecciones.

En otras casillas basta con pulsar el botón Nuevo deseado si el valor ya existiera:

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o seleccionar de la lista el valor

Figura 27

5.3.6.- Recomendaciones 1. Utiliza siempre en primer lugar el campo ISBN para realizar la búsqueda. 2. Realiza las consultas de forma clara y sencilla, no escribas los nombres ni los títulos completos ("leon tolstoi", "el ingenioso hidalgo don quijote"), escoge palabras significativas:tolstoi, quijote. 3. No realices consultas combinadas a no ser que busques algo muy concreto. 4. Si no encuentras exactamente el ejemplar que tienes en las manos en el depósito, utiliza alguno muy parecido (publicado en otro año o de otra editorial...) así te ahorrarás introducir la mayoría de los datos, modificando sólo lo que sea necesario. 5. Ten claro siempre si vas a añadir un ejemplar de algún título ya catalogado o vas a crear uno nuevo. 6. Asigna siempre números de registro a tus fondos. 7. Mantén la coherencia del catálogo seleccionando los términos de las listas disponibles (autores ya introducidos, editoriales, etc.) si ya existieran. 8. Utiliza la ayuda de Abies. Si estás catalogando y no sabes qué o cómo debes introducir la información en un campo, sitúate en el campo y pulsa F1. Sigue :: 5.4.- Impresión e Informes

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Estás en :: 5.- Catalogación :: 5.4.- Impresión e Informes

5.4.- Impresión e informes Cualquier programa informático que no permita disponer de informes o resultados en papel no es más que un videojuego. Abies permite imprimir listados, algunos predefinidos en cuanto al formato, otros personalizados, incluso permite filtrar los datos para que consten únicamente aquellos que son de nuestro interés ocultando los que son irrelevantes.

5.4.1.- Imprimir el libro de registro y ejemplares Imprime aquellos ejemplares que pertenezcan al libro de registro. Para ello deberemos haber introducido (en la pantalla de catalogación) un número de registro que se corresponderá con el número asignado a dicho ejemplar en el libro de registro. Aquellos ejemplares a los que no les hayamos asignado un número de registro, no se imprimirán.

Figura 1 Dentro de esta pantalla se nos ofrecen cuatro opciones: Todo el libro. Imprime todos los ejemplares que cumplan con la condición de tener un número de registro asignado. A partir del número de registro. Se imprimirán todos aquellos ejemplares a partir de aquél que tenga el número de registro que le indiquemos en el recuadro. A partir de una fecha. Imprimirá todos aquellos ejemplares que se dieron de alta en el libro de registro en una fecha posterior a la que indiquemos (es decir, si queremos los documentos con alta el día 24 tendremos que poner el día 23). Un intervalo. Se imprimirán todos aquellos ejemplares cuyo número de registro esté comprendido entre los dos números que indiquemos. Es conveniente ir imprimiendo el libro de registro con cierta regularidad para llevar un control auxiliar, en papel, de las existencias.

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La impresión del listado de ejemplares consiste en el mismo procedimiento, salvo que aquí podemos ordenar el resultado de varias formas: Por número de registro Código de ejemplar Fecha de alta Título Autor Editorial Es una función más versátil que la anterior (Imprimir el libro de registro sólo por número de registro sin ordenación) ya que podríamos usarla, por ejemplo, para imprimir de forma cómoda boletines de novedades, aunque no podamos agrupar por materias.

5.4.2.- Códigos de barras y tejuelos Abies permite realizar los préstamos de forma automática mediante un lector de códigos de barras. Los documentos, obviamente, deben estar identificados por un código que imprimiremos a través de esta opción y pegaremos en el documento (en la contracubierta, preferiblemente, o páginas preliminares). La ventana de opciones que se nos presenta cuando pulsamos sobre Imprimir códigos de barras contiene más opciones que el resto de pantallas de impresión pues recoge parámetros relativos al tipo de etiqueta que deseemos.

Figura 2 . 1.- Intervalo de números Todos los ejemplares del fondo. Se imprimen sólo los códigos de barras de los ejemplares cuyo fondo coincida con el del ejemplar que esté seleccionado en la rejilla de datos (detrás de

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la ventana de Opciones de impresión). Todos. Con esta opción se imprimirán todos los códigos de barras correspondientes a todos los ejemplares que estén catalogados en nuestra biblioteca. Intervalo. En los dos recuadros tenemos que indicar el primer y último número de ejemplar que deseamos imprimir (sin incluir la letra de control -si el número es el 000001R, sólo tenemos que poner 1). Números sueltos. Indicar el número del ejemplar (sin la letra de control) en el recuadro de texto correspondiente. 2.- Tipo de etiqueta. Puedes seleccionar un tipo de impresión del formato de etiqueta predefinido o añadir/editar uno nuevo. Se pueden definir nuevos modelos, en los que podemos establecer las dimensiones y zona de impresión, pero no se puede alterar el contenido (es decir, siempre imprimirá los mismos datos). 3.- Posición de inicio. Puedes indicar la posición del primer código de barras en la página de impresión. Si tenemos hojas usadas con etiquetas disponibles sólo tenemos que decirle a Abies cuál es la primera etiqueta disponible, teniendo en cuenta que siempre imprime por columnas, es decir en forma vertical, cuando acaba con una columna sigue con la siguiente. En cuanto a los tejuelos, el procedimiento es el mismo que hemos descrito aunque resulta más complejo pues el tamaño de las etiquetas suele dar problemas. Figura 3: Etiquetas correctamente

Figura 4: Etiquetas mal configuradas

configuradas

Cada impresora permite más o menos área imprimible en función del modelo, lo cual puede modificar el aspecto final de las etiquetas. Los centros Medusa están siendo dotados en concreto del modelo EPSON C-60 para el cual se detallarán los parámetros correctos a continuación. Para evitar que exista un desplazamiento del texto correspondiente a cada tejuelo y el espacio que permite cada etiqueta adhesiva, es necesario configurar un modelo nuevo de etiqueta de la

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siguiente manera: 1. Seleccionamos Imprimir Tejuelos dentro del módulo de Catálogo. 2. Pulsamos sobre Nueva en la parte inferior de la ventana.

Figura 5

Asignamos los valores tal y como aparecen en la imagen y pulsamos

Aceptar.

Ya estamos en disposición de usar este nuevo modelo al cual hemos llamado APLI 01271 3*9 y se corresponde obviamente con el modelo de la marca Apli que debemos comprar. Si la impresora no fuera EPSON C-60 los milímetros del área no imprimible serían diferentes a los designados en la imagen. Y las etiquetas no quedarían correctamente. Puedes probar con diversos valores hasta conseguir el que imprima correctamente las etiquetas. El problema es que Abies realiza ciertas operaciones matemáticas para calcular el número de etiquetas que caben tanto en vertical como en horizontal y no nos permite entera libertad a la hora de definir los márgenes. Si quieres puedes usar este otro programa para configurar las etiquetas: http://www.educa.rcanaria.es/abies/aplicacion.htm Se trata de un programa anexo a Abies que sirve para configurar las etiquetas con mayor libertad que la que ofrece Abies. La ayuda la puedes descargar en: http://www.virtualcitytfe.com/abies/etiquetas.chm

5.4.3.- Consultas e informes

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El catálogo puede ser consultado para saber si existe o no un documento determinado. Se utiliza para filtrar el contenido del catálogo, es decir, para mostrar sólo aquellos registros que cumplen con la condición de búsqueda, ocultando aquellos que no nos interesan y poder realizar así informes personalizados (por materias por ejemplo y entregar a cada departamento un listado por áreas). La pantalla de consulta es la misma que utilizamos cuando creamos un nuevo ejemplar, pero distinta cuando muestra los resultados. Veamos la diferencia:

Si realizamos una Consulta Avanzada

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Figura 6 En la ventana de resultados vemos que sólo devuelve registros del catálogo (Encontrados, Catálogo: 1) pues es ahí donde estamos buscando y no sobre el depósito, y el botón inferior muestra Aplicar Filtro. Pulsaremos ese botón si queremos que sólo aparezca este registro en el listado de la ventana del catálogo (en la tabla central). Éste sería el resultado (2 ejemplares que tienen como autor a Lezcano), fíjate que aparece un nuevo botón Quitar Filtro, quiere decir que cuando acabemos de realizar el informe debemos pulsarlo para volver a ver todos los registros:

Figura 7 Veamos ahora cuál es la diferencia con la pantalla de búsqueda si tratamos de catalogar un nuevo documento:

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Figura 8 Ha devuelto resultados tanto del Catálogo (1 documento) como del Depósito (43 documentos), y el botón inferior pone ahora Seleccionar registro, que nos servirá para dar de alta el ejemplar que tengamos seleccionado en la lista.

5.4.3.1.- Filtrar los datos para impresión Vamos a filtrar el contenido del catálgo para proceder, en el siguiente apartado, a la impresión de los resultados. Observa el siguiente video con atención:

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Video 1: Filtrar los datos para impresión Recuerda cómo se utiliza la ventana de búsqueda en el apartado 5.2 (El catálogo) y las posibilidades que te ofrece.

5.4.3.2.- Asistente para informes Partiendo de los datos que hemos filtrado en el apartado anterior (libros de Filosofía), vamos a generar un informe personalizado, una página web, concretamente, para imprimir o editar si tenemos conocimientos en esta área.

Video 2: Asistente para informes De la misma manera que el informe tiene en cuenta los datos filtrados (sólo imprime los que aparecen en la rejilla de datos), también tiene en cuenta el orden de la rejilla. Así, si queremos que esté ordenado por Autores, tenemos que pulsar sobre el encabezado de esa columna en la rejilla, si lo queremos por CDU, tenemos que pulsar sobre SIG1 (que es el primer campo de la signatura, la que contiene la CDU). Desactiva siempre la casilla Generación automática del archivo de informe cuando aparezca en el asistente, de esta manera estás forzando a Abies a preguntar por un nombre de archivo y así evitarás que sobreescriba automáticamente los informes anteriores.

Figura 9 Si la casilla está desactivada, te pedirá un nombre de archivo para guardarlo:

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Figura 10 Los informes que genera Abies mediante esta opción tendrán el formato de una página web (HTML) por lo que podremos editarlo mediante el Word o cualquier programa preparado para ello con la finalidad de modificar la apariencia, añadir más datos, etc. Sigue :: 5.5.- El depósito auxiliar

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Estás en :: 5.- Catalogación :: 5.5.- Depósito Auxiliar

5.5.- Depósito Auxiliar Una de las pretensiones básicas de Abies es simplificar al máximo el proceso de catalogación aprovechando el trabajo realizado previamente por otras bibliotecas o centros de recursos bibliográficos. El depósito que se incluye en la distribución (El Depósito de Abies) por su amplitud y contenido es de una excepcional utilidad para este fin, pero no garantiza la inclusión de todos los documentos que se encuentran en el mercado (recuerda que su número de descripciones asciende a 388.063 registros). Las novedades editoriales y las obras muy específicas son candidatas a no localizarse en el depósito Abies. La herramienta alternativa y complementaria al depósito Abies es el depósito auxiliar. El depósito auxiliar es ampliable, y se pueden añadir registros bibliográficos obtenidos por medio de internet de grandes bibliotecas y centros de documentación. Cuando instalamos Abies, el Depósito Auxiliar está vacío y no activo por defecto. Abrimos el módulo del Depósito y veremos esta pantalla:

Figura 1 La opción que dice Cree un depósito de referencias auxiliar está a la vista. Si pulsamos sobre esta opción, Abies crea automáticamente el Depósito auxiliar y aparece el botón en el menú izquierdo Depósito auxiliar.

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Figura 2

Figura 3 Este procedimiento sólo hay que realizarlo una vez, pues el Depósito auxiliar estará activo a partir de ahora constantemente. Ya podemos empezar a usar esta opción.

5.5.1.- Catalogación a través de Internet En internet se pueden consultar infinidad de catálogos de bibliotecas, centros de documentación y unidades de información. Los registros obtenidos en estas consultas se pueden presentar en una amplísima variedad de formatos dependiendo de dónde los tomemos. Abies permite la incorporación de registros que se ajusten al formato IBERMARC (formato de intercambio de datos en soporte magnético) . Esta circunstancia que garantiza la correcta recuperación de los registros implica restringir sensiblemente el número de catálogos consultables (la mayoría, sobre todo si están en otros idiomas, utilizan variantes del formato MARC genérico, no el IBERMARC). Aún así las posibilidades que se presentan son muy superiores que con el uso del Catálogo o el Depósito de Abies en solitario. En cualquier caso, el procedimiento requiere una serie de pasos básicos que incluyen: 1.- INTERNET, Biblioteca Nacional

Navegar hasta la página de la biblioteca en cuestión Realizar una consulta en su catálogo para saber si ya está catalogado el documento que necesitamos Cambiar el formato de visualización para presentarlo en formato IBERMARC Copiar el registro al portapapeles de Windows

2.- Importar al Depósito

Ya en Abies, Importar al Depósito el registro copiado

3.- Crear un nuevo ejemplar en Catálogo

En Abies, ir a catálogo y crear un nuevo ejemplar desde el Depósito Auxiliar. Catalogar como siempre (asignar nº de registro, tipo de documento, etc.)

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5.5.2.- La Biblioteca Nacional Quizás, la fuente más fiable y actualizada de referencias bibliográficas sea la Biblioteca Nacional. Como cabecera del Sistema Español de Bibliotecas, y en virtud de la normativa del Depósito Legal, debe tener un ejemplar de todo lo publicado en el territorio español o de aquellos documentos que tengan como temática "España". Así, resultará muy difícil que no encontremos lo que estamos buscando (probablemente la consulta no esté bien formulada si ocurriera esto). Para conectar con la Biblioteca Nacional tenemos que teclear la siguiente dirección en el navegador de Internet: Ariadna: Catálogo en línea de la Biblioteca Nacional http://www.bne.es/esp/cat-fra.htm Si queremos ir directamente al catálogo, sin frames, teclear esta otra: http://www.bne.es/cgi-bin/wsirtex?FOR=WBNCONS4 Consulta del OPAC de la biblioteca Nacional: RECOMENDACIONES GENERALES para las búsquedas en la Biblioteca Nacional: No use signos de puntuación o diacríticos, apóstrofe, comillas, etc. No escriba artículos, preposiciones o conjunciones. Se buscan las palabras en mayúsculas o minúsculas, indistintamente. Puede usar el asterisco para buscar palabras que empiezan por una misma raíz (búsqueda truncada). Para precisar su consulta combine argumentos en dos o más campos con el operador Y . Para combinar los operadores lógicos, tenga en cuenta que el orden de prioridad de su ejecución es: o 1º NO, o 2º Y, o 3º O. Si realiza una Consulta Precisa, en el campo ISBN, debe introducir los guiones que separan los distintos números (a diferencia de Abies, que permite la búsqueda con y sin guiones). Limitaciones Si el resultado de su consulta supera los 999 registros, este Opac le pedirá que delimite su búsqueda. Si el resultado no supera los 300 registros, se los mostrará por orden alfabético. En caso contrario se mostrarán por orden de localización. El máximo número de ejemplares o reproducciones que se ofrece por documento bibliográfico es 16 .

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1. Bien, pues ya estamos en disposición de realizar una búsqueda y copiar los resultados para importarlos a Abies. Esta parte se refiere sólo a la página web de la Biblioteca Nacional: Nos vamos hasta la página de la biblioteca Nacional: http://www.bne.es/esp/cat-fra.htm y seleccionamos el enlace catálogo bibliográfico para abrir la ventana del tipo de consulta. Figura 4 En este caso vamos a seleccionar el botón que dice Consulta General.

Figura 5 Esta es el formulario de Consulta (OPAC). Escribimos el texto de consulta en el recuadro que está encima de los botones Buscar y Limpiar. En este caso hemos buscado Lezcano.

Figura 6 Pulsamos el botón Buscar y obtenemos los resultados. Nos indica que Para ver el registro completo debemos pulsar en el título. También nos indica que se han recuperado 136 registros (es un número elevado, quizás deberíamos reformular la consulta añadiendo más datos para reducir el número de resultados) de los cuales se están mostrando en esta pantalla del 1 al 10. Si pulsamos en el título el registro se muestra en detalle, pero en formato Ariadna (el sistema informático de la Biiblioteca Nacional) o etiquetado . Nosotros lo queremos en formato IBERMARC, que es el que entiende Abies. Desplegamos la lista que está a la izquierda (cambiar formato) y seleccionamos IBERMARC.

Figura 7

Figura 8

La página se actualiza y ahora aparece el formato que necesitamos: el IBERMARC. Fíjate en que a la izquierda se muestra una columna con números (siempre empieza por el número 001, pero no siempre acaba con el mismo número) Figura 9 En este momento se selecciona todo el texto correspondiente al registro. Hay que tener cuidado de no añadir textos de etiquetas o enlaces próximos, limitándonos estrictamente al registro (desde la primera etiqueta -001- hasta la última letra de la última etiqueta -en este caso, la palabra bibliografías, que pertenece a la etiqueta 650)

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Figura 10

Copiamos lo que hemos seleccionado (Menú Edición Copiar ).

Figura 11

2. El segundo paso consiste, ya en Abies, en Importar al Depósito Auxiliar lo que hemos copiado al portapapeles. El primer paso consiste en Seleccionar del menú Archivo Importar al Depósito.

Figura 12 Se inicia el asistente que nos guiará por el proceso de importación. Pulsamos Siguiente.

Figura 13 En el segundo paso del asistente se nos pregunta por el formato en que se encuentra el registro que queremos importar. Como lo hemos copiado al portapapeles, seleccionamos la segunda opción. Pulsamos Siguiente.

Figura 14 Comprobamos que lo que hay el portapapeles es un registro en formato IBERMARC. Es muy importante asegurarnos de que lo primero que aparece es el número 001. Si hay espacios en blanco antes del número tenemos que borrarlos como si fuera un editor de textos normal. En caso contrario, Abies mostrará un mensaje de error y no podremos importar el registro. Pulsamos Siguiente.

Figura 15

Seleccionamos el tipo de documento. Normalmente lo dejamos como está: en Libro. Pulsamos Siguiente.

Figura 16

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Tras el proceso de importación, aparece la última pantalla del Asistente. Pulsamos Finalizar.

Figura 17 Si no está abierto el módulo Depósito, ábrelo y comprueba que efectivamente se ha importado el registro. Esto sólo es conveniente hacerlo al principio, una vez que estés familiarizado con el proceso puedes ahorrarte este paso.

Figura 18

El tercer paso consiste en Incorporar al Catálogo el registro que se encuentra en el Depósito Auxiliar. El procedimiento es el mismo que para crear un registro desde el depósito de Abies pero seleccionando depósito Auxiliar desde la ventana de resultados:

Desde el módulo Catálogo,

Nuevo

Figura 19 Realizamos la consulta con el criterio adecuado, en este caso, por el campo Autor buscamos Lezcano.

Figura 20 En los resultados es donde vamos seleccionar Depósito Auxiliar para dar de alta al registro que descargamos desde Internet.

Figura 21 Recuperar registros de internet es una tarea sencilla pero implica un esfuerzo. En ciertas ocasiones está plenamente justificado este esfuerzo, en otras puede ser más efectivo realizar directamente el registro bibliográfico por la propia biblioteca. Esta circunstancia dependerá del tipo de documento o del nivel formal de descripción (si se necesita produndidad en la descripción) que se quiera para el registro. La biblioteca escogerá el que más le convenga. Teleformación proyecto Medusa.

Para concluir este apartado, aclarar que no es obligatorio trabajar simultáneamente con el navegador y Abies. Puede resultar más sencillo hacer todas las búsquedas de manera seguida, guardando los registros en un archivo de texto (por ejemplo en Word o en el Bloc de notas), y posteriormente ir importando uno a uno del archivo obtenido al catálogo. Es aconsejable encontrar la manera de trabajar que resulte más cómoda y eficiente a la biblioteca, y para ello lo mejor es hacer varias pruebas para determinarlo.

5.5.3.- REBECA El servicio OPAC de la Red de Bibliotecas Públicas del Estado es muy parecido al de la Biblioteca Nacional. La diferencia en cuanto al modo de funcionamiento estriba en que podemos descargar los registros en forma de archivo, de tal manera que podremos importar más de un registro al mismo tiempo. Es una opción útil si nuestra biblioteca es especializada y deseamos bajar, por ejemplo, descripciones bibliográficas de una temática determinada e importarlas al depósito auxiliar. En la actualidad, la Biblioteca Nacional ha incorporado este servicio de descarga de más de un registro en forma de archivo, pero por ser posterior a la salida de Abies, todavía no está bien integrado con nuestro programa (muestra errores aunque en realidad el proceso se lleva a cabo completa y correctamente). La web de REBECA está accesible en la dirección: Rebeca: Catálogo colectivo de la Red de Biblotecas Públicas del Estado http://www.mcu.es/REBECA/busqueda.html

1. El primer paso consiste en realizar una búsqueda y guardar los resultados para importarlos a Abies. Esta parte se refiere sólo a la página web de REBECA: Realizamos la consulta en el OPAC de REBECA. En este caso buscamos por el campo autor mediante el criterio Lezcano.

Figura 22

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La base de datos ha devuelto 80 registros, de los cuales estamos viendo los 50 primeros. Pulsamos sobre la imagen que dice Descargar Todos para descargar estos 50 que estamos viendo.

Figura 23 Se abre una ventana preguntando qué queremos hacer con el archivo generado. Le decimos Guardar.

Figura 24 Se nos preguntará a continuación dónde queremos guardar el archivo (por defecto, REBECA asigna un número al archivo de descarga, en este caso 000001521.reb, nosotros le vamos a cambiar el nombre a Lezcano1.reb para identificarlo mejor cuando lo busquemos más tarde), le decimos, por ejemplo, en Mis Documentos. Cambiamos el nombre por Lezcano1.reb y Aceptamos Finalizada la descarga, Cerramos la ventana.

Figura 25

Figura 26

2. El segundo paso consiste, ya en Abies, en Importar al Depósito Auxiliar lo que hemos descargado al directorio Mis Documentos (el archivo Lezcano1.reb).

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El primer paso consiste en Seleccionar del menú Archivo Importar al Depósito.

Figura 27 Se inicia el asistente que nos guiará por el proceso de importación. Pulsamos Siguiente.

Figura 28 En el segundo paso del asistente se nos pregunta por el formato en que se encuentra el registro que queremos importar. Como lo hemos descargado en forma de archivo, dejamos la primera opción seleccionada.

Figura 29 Localizamos en esta ventana la carpeta Mis Documentos y pulsamos dos veces sobre ella. Bajamos hasta localizar y seleccionar el archivo Lezcano1.reb. Pulsamos Siguiente.

Figura 30 Seleccionamos el tipo de documento. Normalmente lo dejamos como está: en Libro. Pulsamos Siguiente.

Figura 31 Tras el proceso de importación (se nos irá informando de la cantidad de registros importada), aparece la última pantalla del Asistente. Pulsamos Finalizar.

Figura 32 Si no está abierto el módulo Depósito, ábrelo y comprueba que efectivamente se ha importado el registro. Esto sólo es conveniente hacerlo al principio, una vez que estés familiarizado con el proceso puedes ahorrarte este paso.

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Figura 33

3. El tercer paso consiste en Incorporar al Catálogo el registro que se encuentra en el Depósito Auxiliar. El procedimiento es el mismo que para crear un registro desde el depósito de Abies pero seleccionando depósito Auxiliar desde la ventana de resultados. Ver apartado 3 de la Biblioteca Nacional. Sigue :: 5.6.- Auxiliares para catalogación

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Estás en :: 5.- Catalogación :: 5.6.- Auxiliares para catalogación

5.6.- Auxiliares para catalogación El módulo de Auxiliares recoge gran cantidad de información que tiene que ver mayormente con el módulo de catalogación. Está pensado para normalizar en cierta medida la introducción de datos y que no existan discrepancias entre los criterios de las distintas personas que introducen información en el Catálogo. Es decir, se trata de aprovechar los términos (autores, editoriales, descriptores, etc.) ya existentes para mantener la uniformidad del catálogo. Si el término a introducir no existe, entonces queda en manos del grupo de biblioteca verificar la oportunidad de la forma dada al término y aprobarla o modificarla. Por ejemplo, supongamos que tenemos que decidir entre varias formas de nombre de Autor, atendiendo a las Reglas de Catalogación tenemos que discriminar entre formas correctas y aquellas que no son aceptadas: Forma Aceptada José Luís L. Aranguren Rubén Darío El Greco Fernán Caballero Pablo Neruda Agatha Christie

Forma no Aceptada José Luís López Aranguren Félix Rubén García Sarmiento Domenico Theotocopulli Cecilia Boehl de Faber Neftalí Ricardo Reyes Basoalto Agatha Miller

Si por cualquier motivo, introducimos una forma aceptada y otra no aceptada para distintos registros, Abies, evidentemente los reconocerá como distintos valores y el usuario que esté realizando una consulta se perderá uno de los dos registros con la consiguiente pérdida de calidad de la base de datos. La solución sería Editar el registro desde el catálogo, no desde los auxiliares pues ha sido un error de catalogación, y borrar del segundo registro el autor y asignarle el que es correcto, si tratamos de corregirlo asignando un valor ya existente, Abies no nos lo permitirá. Además, es útil pues viene predefinida una gran cantidad de información en otras áreas que nos servirá para no tener que introducir manualmente todos estos datos cada vez que cataloguemos y que puede ser ampliada por el usuario si lo considera necesario. Así, Abies viene provisto de: 8671 descriptores de materia (que en número debería ser más que satisfactorio para un centro educativo) 172 Aplicaciones pedagógicas 111 Lenguas 147 referencias de Países 18 funciones de autor Algunos tipos de fondos básicos Como decíamos, toda esta información es ampliable o se puede borrar si no se necesita, salvo en el caso de que ya estuviera siendo utilizada en algún registro del catálogo o

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préstamos, ante lo cual Abies nos mostraría un mensaje diciendo que no es posible la operación.

5.6.1.- Modificar datos ya existentes Si, al introducir un nuevo ejemplar en el Catálogo, el error ha consistido en que hemos escrito mal el nombre del autor de un documento, entonces podemos solucionarlo desde el módulo de auxiliares. Supongamos que hemos introducido el valor José Martínez Ruiz (forma no aceptada) para todos los libros de Azorín (forma aceptada), entonces basta con ir a Auxiliares Autores Seleccionar el autor (usando la casilla de búsqueda si fuera necesario) Detalles e introducir el valor correcto. Desde el momento en que modificamos el valor del campo Autor, los auxiliares de Autor pasan a estar No Actualizados y estamos obligados a actualizar los índices de la base de datos a través del menú Archivo Generar Inversos o haciendo clic en la barra de tareas sobre Inversos no actualizados, tras lo cual se inicia un asistente que debemos seguir hasta finalizar. Una vez acabado, en la barra de estado se muestra de nuevo el icono en verde con la frase Inversos actualizados.

Los inversos son útiles pues son los que nos permiten buscar por palabras sueltas (un sólo apellido, una palabra del título...) dentro del catálogo y el depósito auxiliar, de ahí la importancia de mantenerlos actualizados en todo momento.

5.6.2.- La CDU La CDU (Clasificación Decimal Universal) representa un caso especial dentro de los Auxiliares, pues incluso su apariencia es distinta al resto de auxiliares. Se abre una ventana independiente sobre el programa principal:

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En la parte central tenemos un árbol con las principales notaciones de la CDU, desde el 0 hasta el 9 estando el 4 vacío. Cada uno de esos número principales representa una división del conocimiento humano. Si pulsamos sobre el símbolo + que precede a cada número, se despliega la rama mostrando las subdivsiones del número, mostrando disciplinas cada vez más especializadas dentro del número más general, y así sucesivamente:

La CDU sirve tanto para asignar de forma gráfica de qué materia versa un documento como para construir la signatura topográfica del mismo. Es decir, Abies toma el primer

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valor de la CDU (pues es un campo repetible) para generar el tejuelo junto a los datos relativos al autor y el título. Así un libro de psicología escrito por José Luís Pinillos y titulado Principios de psicología debería tener la siguiente signatura: 159.9 PIN pri Deberíamos relacionarnos un poco con la numeración que representa a cada materia, pues la función de búsqueda incorporada en esta ventana no funciona correctamente: sólo encuentra la primera ocurrencia del término de búsqueda dentro del árbol. Por ejemplo, si buscamos filosofía:

Abies sólo encontrará el valor 101 (Naturaleza, esencia y papel de la filosofía), pero nos perderíamos el valor 13 (Metafísica del espíritu.Filosofía...):

Podemos agregar o borrar valores al árbol de la CDU mediante los botones inferiores Nuevo valor y Borrar valor seleccionado. Por ejemplo, supongamos que deseamos añadir el número correspondiente a Feminismo, que es el 141.72, debemos seleccionar primero el número 141 Sistemas filosóficos, para que Abies sepa dónde debe insertarlo y luego pulsar el botón Nuevo valor. La pantalla debe ser completada como la que se muestra a continuación:

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Pulsamos

Añadir y debería aparecer el valor en el sitio correspondiente:

Si deseamos borrar el valor, basta con seleccionarlo y pulsar sobre el botón Borrar valor seleccionado, teniendo en cuenta que Abies no nos permite borrar valores de primer orden (aquellos valores de un sólo número que van del 0 al 9) y que tampoco permitirá borrar valores que hayan sido asignados a cualquier ejemplar del catálogo.

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Estás en :: 6.- Módulo de Lectores

6.1.- Alta y edición de Lectores El módulo de lectores permite efectuar todas las tareas relacionadas con los usuarios de nuestra biblioteca. La apariencia y modo de funcionamiento es similar al resto de módulos vistos hasta ahora, pero quizás sea el módulo más sencillo de todos.

Figura 1 A través del botón Nuevo introduciremos tanto al alumnado como a los profesores del centro, así como a cualquier tipo de lector que vaya a hacer uso de la biblioteca:

Figura 2 Los datos a introducir son los típicos datos de tratamiento administrativo: DNI: El programa calcula automáticamente la letra del NIF aunque introduzcamos una letra incorrecta. Apellidos, Nombre: Para identificación. Tipo: Debemos asignar el grupo al cual pertenece el Lector. De forma predeterminada sólo hay dos grupos: Alumno y Profesor, pero podemos crear los

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grupos que consideremos necesarios, por ejemplo, el grupo de Personal de Administración y Servicios del Centro (PAS), el grupo Externos, para los lectores del barrio que tengan acceso a la biblioteca, etc. Para hacerlo, no tenemos más que pulsar sobre el botón con el folio en blanco que está junto a la casilla Tipo. Si dejamos en blanco esta casilla, Abies entenderá que el lector tiene derecho a sacar el mínimo número de libros que hayamos definido en la política de préstamos (Ver tema siguiente) . Dirección, C.P., Localidad, Provincia, Teléfono, Correo electrónico: Datos de localización. Fecha de alta, Fecha de validez: Automáticamente toma la fecha actual cuando creamos el lector. Será a esta fecha a la que se le sumarán los años de vigencia del carné de lector definidos en las opciones generales del programa (Herramientas Opciones Biblioteca). De todas formas esa fecha es modificable manualmente en la siguiente casilla (Fecha de validez) . Año de nacimiento: campo válido para realizar posteriormente estadísticas (Préstamos por edades). Sexo: es un botón que cambia de valor pulsándolo: M=Mujer; H=Hombre. Curso: es un campo de selección. Si el valor que deseamos no está en la lista, lo creamos pulsando en el botón con el folio en blanco. Si nos equivocamos y asignamos un curso erróneo, basta con pulsar el botón con la goma para dejar el campo en blanco (aunque no estamos borrando el valor de la lista, sí lo borramos de la casilla.) Si utilizamos el programa Pincel Abies (ver más abajo) para importar los lectores desde Pincel, este campo se rellena automáticamente. Notas: Cualquier información relevante acerca del lector. Fotografía: Si el centro dispone de medios para escanear o tratar digitalmente fotografías de los usuarios (cámaras de fotografías), es posible introducir la que corresponde a cada lector a través de los botones correspondientes:

También podemos hacer doble clic sobre el área de la foto para insertar una nueva fotografía. La imagen se dimensiona automáticamente para tratar de ocupar todo el área disponible, por lo que debemos procurar cierta resolución a la hora de escanear la imagen.

Figura 3

6.2.- Importación de datos desde Pincel Introducir los datos de los lectores uno a uno es un esfuerzo que se puede evitar fácilmente. Todos los centros de educación disponen de una aplicación informática para la gestión administrativa y académica de los alumnos: Pincel. Como los datos ya están introducidos sólo hay que trasvasarlos a Abies. Esto se realiza mediante un programa externo ya que Abies no viene preparado para las particularidades del programa Pincel.

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El programa en cuestión se encuentra alojado en: http://www.educa.rcanaria.es/abies/aplicacion.htm y se llama Pincel Abies. Funciona como un asistente de Abies, es decir, tiene la misma apariencia y requiere recorrer una serie de pasos hasta realizar la función para la que fue diseñado. Para realizar el trasvase de datos es necesario: 1. Que Abies esté cerrado. No se puede estar ejecutando. 2. Tener instalado el programa Pincel en el mismo ordenador que Abies o, por lo menos, tener acceso a través de la red al ordenador en el cual están los datos de Pincel. Si no fuera posible acceder a los datos de Pincel de esta manera, basta con copiar el directorio de datos de Pincel, normalmente: C:\CEW\DATOS, al ordenador en que está instalado Abies. Una vez esté clara la ubicación de los datos de Pincel, procedemos a la instalación del programa Pincel Abies tras lo cual dispondremos de un nuevo icono en el escritorio:

Figura 4 Ejecutamos el programa haciendo doble clic sobre el icono o buscamos en: Botón Inicio Todos los programas Abies 2 Pincel-Abies:

En la primera pantalla, que es de carácter meramente informativo, veremos si todos los datos son correctos. Mediante las flechas que preceden a cada linea y su color, sabremos si todo se ha iniciado correctamente o tendremos que proporcionar manualmente la información necesaria:

Figura 5

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En este ejemplo, al estar ejecutando el programa en un ordenador que no tiene instalado Pincel, la ruta de los datos aparece precedida de una flecha roja. Vamos a tener que seleccionar manualmente, en la siguiente pantalla, dónde se encuentran los datos de Pincel.

Figura 6 En este paso hay que informar al programa dónde se encuentran los datos del programa PINCEL (normalmente en: "C:\CEW\DATOS"), y de la ubicación de los datos de ABIES (normalmente en "C:\Archivos de programa\Abies 2\Datos"). Si, hubiéramos realizado esta operación en un ordenador con Pincel instalado (con una copia de seguridad restaurada, por ejemplo) esta ventana no aparecería. El programa ya sabría dónde están los datos. Localizamos los datos pulsando sobre el botón que contiene el icono de la carpeta amarilla. Parámetros de la integración: de manera muy sencilla, el programa pregunta ahora sobre el año escolar que deseamos integrar. Por defecto indica el actual. Pregunta también si deseamos integrar los alumnos y los profesores. Para contestar, debemos marcar las casillas correspondientes y seleccionar el tipo de lector. La primera vez que usemos el programa se supone que lo vamos a hacer para integrar todos los alumnos y profesores del centro, por ello está marcada la selección Todos los registros.

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Figura 7

Figura 8

Si más adelante, con el curso empezado necesitamos integrar otro grupo de alumos o profesores, podemos seleccionar de la pantalla anterior Seleccionar registros, con lo que obtendremos esta ventana. De aquí seleccionamos aquellos que deseemos: Para seleccionar de forma consecutiva, con el ratón pulsamos sobre el primero que deseemos integrar y mantenemos apretada la tecla mayúsculas y con el ratón pulsamos sobre el último que queramos. Para seleccionar de forma no consecutiva, con la tecla Ctrl apretada, vamos seleccionado con el ratón aquellos que deseemos (ver imagen) . Ya hemos pulsado sobre Finalizar. Nos aparece esta ventana preguntando por un nombre de lote. Este nombre identificará el conjunto de registros que hemos travasado para, más tarde, si lo consideramos conveniente, borrar el grupo de forma completa y no uno a uno (ver más abajo).

Figura 9

Figura 10 Aceptamos la ventana anterior (OK), se inicia el proceso de importación y finaliza con este mensaje. Nos vamos ahora a Abies y comprobamos que efectivamente se han importado los lectores.

Figura 11

Video 1: Importar datos desde Pincel

6.3.- Borrar Lectores Al ser un tipo de información que varía anualmente, puede ser necesario actualizar su contenido editando o borrando registros. Supongamos que los alumnos de final de etapa han promocionado y ya no formarán parte del centro. Para borrar con facilidad ese grupo de lectores podemos filtrar los

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datos a través de una consulta por curso. Al ver solamente en pantalla ese grupo, podremos borrar cómodamente los registros sin temor a cometer un error con cualquier otro. También podemos borrar lotes integrados. Si hemos utilizado el programa Pincel-Abies para importar datos de lectores, a cada trasvase o lote se le ha asignado un nombre que podemos utilizar para saber qué vamos a borrar. Para borrar un lote tenemos que ir al menú Archivo Integrar... Borrar lotes integrados de Lectores. Tendremos que saber el nombre del lote a borrar, por eso se recomienda dejar al programa PincelAbies que asigne el nombre pues nos dice a qué curso escolar y hora de importación corresponde. Esta opción es irreversible, es decir si borramos no podremos recuperar los datos de nuevo salvo que los volvamos a importar. De todas formas, Abies realiza una comprobación para mantener la integridad de los datos antes de borrar: si en el lote existen lectores con documentos en préstamo no nos dejará borrar el lote.

6.4.- Impresión de Listados Si pulsamos el botón

Imprimir Listado, obtenemos una vista previa de todos los

lectores

de nuestra biblioteca.

Si deseamos imprimir una selección de lectores tendremos que hacer uso del botón Consulta. De esta forma filtramos los datos y aparecerán solamente aquellos que cumplan la condición especificada (Recuerda que si hay un filtro activo dispondrás de un nuevo botón bajo Consulta, el botón Quitar Filtro. Púlsalo para ver de nuevo todos los registros). La ventana de Consulta en esta ocasión nos permite cuatro parámetros: Tipo de Lector Curso Desde Apellido Hasta Apellido Si deseamos, por ejemplo, filtrar los lectores desde los apellidos que empiecen por "r" hasta los que empiecen por "z", bastaría con escribir estos parámetros en los campos correspondientes.

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Si los datos están filtrados de alguna forma (por alguno de estos criterios), entonces los listados sólo mostrarán esos datos. De la misma forma, el orden que tengamos establecido en la rejilla de datos tendrá efecto sobre los datos impresos:

Figura 12 Tal y como se observa en la imagen disponemos de dos opciones para ordenar los datos antes de imprimirlos: 1. Pulsando sobre los encabezados de las columnas 2. Seleccionando un orden compuesto de la lista desplegable Orden.

6.5.- Impresión de carnés La biblioteca debe emitir un carné que permita identificar de manera sencilla y clara a todos los usuarios de la biblioteca. Además este carné contendrá un código de barras con el código de lector que se utilizará para agilizar el proceso de préstamo mediante un lector de códigos de barras. El carné se puede imprimir en cualquier momento. Esta opción permite escoger los lectores a los que se imprimirán los carnés. Las opciones de orden y filtro afectan directamente a la impresión de carnés:

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Figura 13 Lectores seleccionados. Si ha realizado una consulta en el módulo de Lectores y existe por tanto un filtro activo, esta opción se encontrará habilitada con lo que los carnés impresos serán los lectores presentes en esa consulta. Todos. Escogiendo esta opción, se nos imprimirán los carnés de todos aquellos lectores que tengamos dados de alta. Intervalo. Indicando el primer y el último número de lector de los que queramos imprimir su carné. Números sueltos. Indicando aquellos números de lector que queramos imprimir (sin incluir la letra de control). Posición de inicio. Puede indicar la posición del primer carné en la página de impresión. Tipo de etiqueta. Puede seleccionar un tipo de impresión del formato de etiqueta predefinido o añadir/editar uno nuevo. Se pueden definir nuevos modelos, para establecer las dimensiones y zona de impresión, pero no se puede alterar el contenido del carné.

6.6.- Incrementar validez del carné Cuando definimos las opciones generales del programa, especificamos que los carnés de Opciones Biblioteca): lector tuvieran un año de validez (Herramientas

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Figura 14 Podemos modificar este valor de forma conjunta para todos los integrantes del módulo Lectores utilizando la opción Incrementar validez, dentro del módulo de lectores:

Figura 15 De esta forma conseguiremos que el carné ya impreso siga siendo válido por el tiempo incrementado. Si un carné no está vigente, no sirve para realizar préstamos. Este procedimiento es conveniente realizarlo a principio de curso antes de introducir nuevos lectores, pues así sólo tendrá efecto sobre los que les corresponde el incremento, no sobre los nuevos lectores (tendrían dos años de validez).

6.7.- Promocionar de curso Otro de los valores que deberían ser actualizados al comenzar el año académico es el curso al que se deben inscribir los alumnos. Lo normal es que no promocionen todos los alumnos, ni que todos juntos vayan a formar el mismo grupo en un nivel superior. Esto Teleformación proyecto Medusa.

hace inservible esta opción del programa siendo mejor una intervención manual a la hora de asignar los nuevos cursos. La recomendación es que, cada vez que un alumno interactúe con la biblioteca a principio de curso comprobemos si su asignación de curso es la correcta y, en caso negativo, modificarla manualmente.

6.8.- Consultas e informes El comando Informe está en relación con el comando Consulta. Es decir, para sacar el máximo rendimiento de esta opción, podemos realizar una consulta previa y luego generar el informe con esos datos filtrados. Recuerda que si realizas una consulta los datos deben ser restaurados pulsando el botón Quitar Filtro. Se trata de un asistente que nos permitirá obtener un archivo en formato HTML con los campos de nuestro interés. Sigue la misma estructura que los informes del Catálogo pero ahora en relación a los lectores de la biblioteca.

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Estás en :: 7.- Módulo de Circulación de fondos

7.1.- Política de préstamos Una vez hemos introducido los documentos en el Catálogo y los lectores en el módulo correspondiente, sólo falta poner en marcha la biblioteca, darle plena funcionalidad al programa Abies para llevar un control del movimiento de los fondos (préstamos, devoluciones, estadísticas...). El paso previo consiste en configurar la Política de préstamos para que Abies se adecúe a las particularidades de nuestra biblioteca y su modo de funcionamiento. Vamos a decidir, previa reunión de los integrantes del grupo de biblioteca, cuáles son los parámetros que van a regir los préstamos bibliotecarios: cuántos documentos pueden sacar los lectores y durante cuanto tiempo. La política de préstamos se define en Herramientas

Política de Préstamos...

Figura 1 En la ventana se aprecian tres grupos de datos: Tipos de Lector: Aquí podemos definir tanto los tipos de lector como el número máximo de ejemplares que puede sacar de la biblioteca simultáneamente. Si el lector trata de sobrepasar ese número, Abies nos informará automáticamente y no podremos realizar la operación hasta que devuelva alguno de los documentos en préstamo. Podemos utilizar los botones que están justo a la derecha de la lista o pulsar dos veces con el ratón sobre la rejilla para editar los valores. Para definir los tipos de lectores, podemos tener en cuenta lo siguiente:

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- Edades de los estudiantes, pues puede ser oportuno diferenciarlos por tramos de edad. - Si el personal del centro, docente o de administración van a estar en la misma categoría o se hará una para cada grupo. - Analizar otros grupos de personas vinculadas temporal o permanentemente con el centro: estudiantes en prácticas, objetores, padres, animadores socioculturales, etc. Tipos de ejemplar: Los ejemplares se categorizan para determinar cuántos días podrán estar en préstamo. Para definir las categorías, hay que tener en cuenta lo siguiente: - Si tenemos fondo antiguo que además de no prestarse tendrá unas condiciones de acceso especiales. - Ejemplares de uso frecuente que tendrán un préstamo con una duración breve. - Ejemplares que no se van a prestar como son los diccionarios, obras de referencia, etc. - Ejemplares que sólo se prestarán en determinadas circunstancias (vacaciones, fin de semana, etc.). - Ejemplares que se prestarán en función del tipo de usuario, por ejemplo obras únicamente prestables a profesores o personal del centro. Política de préstamos: A partir de la información anterior determinaremos, en función del tipo de lector y el tipo de ejemplar, cuántos días puede estar un documento en préstamo. Un ejemplar No prestable, tendrá asignados 0 días de préstamo, por lo cual Abies mostrará un mensaje y no permitirá la operación de préstamo. Tal y como advierte el manual de Abies: "Abies incorpora por defecto una política de préstamos orientativa pero debemos configurar la que corresponde a nuestra biblioteca. Aunque se puede modificar en cualquier momento la política de préstamo no es recomendable porque implica bastante trabajo. Por eso el grupo responsable debe estudiar cuidadosamente cuál será la política de la biblioteca y evitar hacer modificaciones en el futuro." Es conveniente recordar que la política de préstamos también afecta al proceso de catalogación. Cuando se da de alta un nuevo ejemplar hay que asignarle obligatoriamente un tipo y esta acción debe hacerse en base a criterios previamente establecidos.

7.2.- Movimientos Cuatro son los tipos de movimientos que se producen en el módulo de Préstamos. Ya hemos definido la política de préstamos adecuada a nuestras necesidades y tenemos lectores y ejemplares que prestar.

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7.2.1.- Prestar El proceso de préstamo consta de varios pasos: Introducir en la base de datos el código del ejemplar que se presta y el código del lector que se lo lleva en préstamo. Esta introducción de datos se puede hacer manualmente, a través de consultas o mediante el lector de códigos de barras, ya que se supone que hemos impreso el código del ejemplar en etiquetas que hemos pegado al documento y también hemos impreso los carnés de los lectores. Si disponemos del lector de códigos de barras, no tendremos que usar el teclado para nada si hemos configurado correctamente las opciones generales del programa en Herramientas Opciones Edición dejando deshabilitadas las dos opciones referentes al préstamo:

Si lo tuviéramos activo nos obligaría a pulsar la tecla Enter cada vez que se realice un préstamo, ralentizando la operación, lo cual no es muy recomendable si disponemos de poco tiempo para la transacción (horario de recreo por ejemplo) . Comprobar que el préstamo se ajusta a la política establecida, o que no hay circunstancia que lo impida, como por ejemplo que el usuario no tenga su carné vigente o ya haya cubierto su cupo de materiales en préstamo. Abies mostrará diversos mensajes si se trata de transgredir alguno de los requisitos para los préstamos en regla, no permitiendo la operación:

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Mensaje que aparece cuando tratamos de prestar un ejemplar NO PRESTABLE (0 días)

Mensaje que aparece cuando el lector ya tiene cubierto su cupo de ejemplares Determinación de la fecha tope de devolución del documento. Esta fecha la calcula el sistema en función de la política de préstamo. Si se da la circunstancia de que el día de devolución es un sábado o un domingo, Abies pasará automáticamente la fecha al lunes, mostrando un mensaje en gris sobre la fecha de devolución:

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Podemos cambiar la fecha de devolución manualmente mediante la casilla Fecha efectiva, que es la que realmente se guardará en la base de datos:

El manejo del calendario es muy sencillo. Cambiamos de mes pulsando sobre las flechas izquierda y derecha de la parte superior. Para cambiar de año, podemos pulsar sobre el año de la zona verde. Para seleccionar un día basta con hacer clic sobre el mismo.

7.2.2.- Devolver Para devolver un ejemplar prestado sólo hay que conocer cuál es el código del ejemplar, normalmente pegado al mismo mediante una etiqueta. Abies sabe qué lector tiene el documento. Podemos seleccionar el documento en la rejilla de préstamos y luego pulsar Devolver ejemplar, así Abies tomará por defecto el código de ejemplar seleccionado y no tendremos que teclearlo (si no ves la imagen inferior, pulsa sobre Rewind y luego Play):

7.2.3.- Prorrogar

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Desde el punto de vista estadístico, no es lo mismo prestar dos veces un mismo ejemplar al mismo lector que prorrogar un préstamo activo. Esta es la razón de ser de este procedimiento. Lo que conseguimos es volver a sumar, a partir de la fecha actual, el número de días de préstamo asignados para este ejemplar y tipo de lector.

7.2.4.- Anular Al igual que en el caso anterior, para que no contabilicen en las estadísticas los erróres cometidos en los préstamos, podemos anular el préstamo en vez de devolverlo.

7.2.5.- Consultas y filtros El apartado verdaderamente útil de los préstamos está en los filtros predeterminados que trae el programa y el control sobre las fechas de devolución, de forma que consigue que nos olvidemos por completo de estar al tanto de las fechas. Si un ejemplar no ha sido devuelto dentro del plazo reglamentario, veremos un icono (simula un calendario con un 7 en su interior -días de la semana-) en la primera columna del listado de préstamos:

Cuando tenemos pocos préstamos es posible verlo rápidamente, pero cuando la biblioteca cobra vida y tiene mucho moviento es posible que muchos de esos retrasos estén fuera del campo visible. Utilizaremos entonces el botón inferior Retrasos.

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De esta forma sólo veremos en pantalla aquellos préstamos fuera de plazo y aparecerá en el menú de la izquierda un nuevo botón Imprimir carta de reclamación, mediante la cual vamos a generar cartas para todos los retrasos o sólo para el lector que tengamos seleccionado en la rejilla de préstamos (independientemente de si tiene sólo un ejemplar retrasado o más de uno). La carta de reclamación tiene un formato preestablecido y no es modificable. Sólo tomará los valores del lector y ejemplares de la base de datos. Cuando desactivamos el filtro, pulsando nuevamente sobre el botón Filtro de Retrasos, desaparece Imprimir carta de reclamación. Es quizás la opción más útil en cuanto a los filtros, aunque disponemos de tres más: Filtro por lector: seleccionado el lector de la lista emergente sabremos qué tiene actualmente en préstamo. Filtro por curso: igual para los cursos. Filtro por ejemplar: para saber si un ejemplar está prestado, aunque esta opción es un tanto redundante, pues en el mismo módulo del catálogo lo podemos averiguar. Si nos fijamos en la rejilla del catálogo veremos los iconos rojos (ejemplar prestado) y verdes (ejemplar disponible) de la primera columna. Podemos ordenar incluso por esa columna haciendo clic en el encabezado y dar facilmente con el que estamos buscando.

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7.3.- Estadísticas Es importante llevar un control de los movimientos de los ejemplares de la bilbioteca, el tipo de usuarios que más "consume" y de qué tipo es. El módulo de estadísticas viene configurado de fábrica y recoge aquellos valores habituales en bibliotecas de tipo generalista. Al finalizar el curso escolar debemos realizar una memoria del uso de la biblioteca, un documento de Word por ejemplo. El módulo de estadísticas es nuestro aliado en este caso.

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Estás en :: 8.- Utilidades y procedimientos varios

8.- Utilidades varias Para terminar el curso, hemos agrupado bajo el epígrafe Utilidades y procedimientos varios, aquellas funciones del programa que lo complementan de alguna forma.

8.1.- Control de acceso Abies puede ser utilizado por distintos tipos de usuarios, desde el lector que desea consultar la base de datos para buscar información hasta el administrador del programa que tiene un control total sobre el mismo. No cabe duda de que es necesario algún mecanismo de identificación de tipos de usuario para restringir o abrir el acceso a los distintos módulos. Ese mecanismo es el control de acceso. Seleccione

Herramientas

Control de acceso...

Abies reconoce cuatro tipos de usuario, cada uno con unos permisos o privilegios determinados. Observa que cada vez que seleccionas un tipo de usuario, los permisos se activan o desactivan automáticamente, desde el Administrador, que tiene Control total hasta el Invitado que sólo tiene permiso para Consultas en catálogo y depósito. Para cada uno de esos tipos de usuario tenemos que definir una contaseña menos para el Invitado. Es muy importante recordar las contraseñas asignadas pues no hay una forma sencilla de entrar al programa si las olvidamos y el control está activado. Introduce las

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contraseñas en las dos casillas (Contraseña y Confirmación) para cada uno de los tipos de usuario. Tienes que asegurarte de que introduces la misma contraseña en las dos casillas. Comprueba el estado de las mayúsculas, a veces escribimos la contraseña en mayúsculas y no somos conscientes. Una vez hayamos definido las contraseñas para Administrador, Bibliotecario y Encargado, debemos activar la casilla Activar control de acceso. Verás que si no has definido todas las contraseñas no podrás activarla. Lo que hemos conseguido es que al entrar en Abies, éste nos preguntará por una contraseña de acceso. Si somos los administradores, introduciremos la clave correspondiente, si somos bibliotecarios, la suya. Si dejamos la contraseña en blanco accederemos como invitados y sólo podremos hacer consultas al catálogo. Para saber cuál es el perfil que está activo fíjate en la barra de estado, verás el tipo de usuario activo (aquí se muestran todas las posibilidades):

También podemos cambiar el perfil sin necesidad de salir y volver a entrar en Abies, basta con hacer clic sobre la barra de estado, justo encima del perfil activo (ver imágenes anteriores) e introducir la contraseña o pulsando la combinación de teclas CTRL+N. Mediante el siguiente video puedes comprobar cómo cambia la funcionalidad de Abies cuando entramos como Invitados (sin contraseña) La utilidad de esta opción queda clara: Abies puede ser instalado en un ordenador público de cara al usuario. Éste podrá realizar sus consultas de forma independiente con el perfil de invitado, elaborar sus bibliografías y tomar notas. Para conseguir que este ordenador público abra siempre el programa Abies en modo invitado, debemos desactivar el control de acceso y seleccionar invitado como perfil predefinido. Estando el perfil de administrador activo, nos vamos a Herramientas Control de acceso... y dejamos el acceso configurado como ves en la imagen:

De esta forma Abies no preguntará contraseña, pero abrirá siempre con el perfil de invitado.

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8.2.- Abies en Internet Cambiamos de plano y nos vamos directamente al ciberespacio... Dado que Abies está continuamente en revisión, debemos tener una forma rápida de acceder a las últimas correcciones y mejoras del programa. Internet juega un papel fundamental para beneficiarnos de estas modificaciones del programa. Para poder acceder a la página privada de Abies, debemos examinar la licencia que nos entregaron junto al CD-ROM del programa. En ella se hace referencia a un número de Usuario y un Código. Estos datos serán necesario para poder descargar las actualizaciones del programa. Para navegar hasta la página de Abies, nos vamos al menú Ayuda Página de Abies... automáticamente se abrirá el navegador y la página de Abies dentro del Centro Nacional de Información y Comunicación Educativa. Abajo tenemos un enlace que dice Usuario registrado, lo pulsamos:

Este enlace nos llevará a la ventana de registro, en la cual debemos introducir los datos mencionados más arriba y pulsar Entrar:

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Así accedemos al área privada, desde la cual tenemos enlaces a las actualizaciones, utilidades, preguntas frecuentes, etc...

También es muy útil el Foro de Abies. Para navegar hasta el foro de Abies, nos vamos al menú Ayuda Foro de Abies... El foro es un lugar de reunión en el que los usuarios de Abies solicitan ayuda y aportan soluciones a los problemas más comunes que genera Abies. Es muy interesante para saber cuáles son las experiencias de otros compañeros/as.

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8.3.- Actualizar el programa El apartado que nos interesa está al final de la lista de enlaces del área privada, se llama Actualizaciones y mejoras. Abies se puede actualizar de dos maneras (realizar siempre una copia de seguridad antes de actualizar el programa): realizar siempre una copia de seguridad antes de actualizar el programa Usando parches: Los parches son pequeños archivos que modifican el programa agregando, modificando o borrando partes del mismo. Su ventaja es que ocupan poco espacio y tardan poco en descargarse desde internet. La desventaja es que nos obliga a ir parcheando la aplicación recorriendo todas las versiones. Es decir, si tengo instalada la 2.0.0.9 y quiero actulizarme a la 2.0.4.0, tendré que instalar todos los parches disponibles desde la versión 2.0.0.9 por el orden de aparición (2.0.1.0 2.0.1.0a 2.0.2.0 2.0.3.0 2.0.4.0a) sin que nos podamos saltar ninguna. Por esto, si hay mucha diferencia entre nuestra versión y la que deseamos instalar, es mejor la opción que vemos a continuación. Usando el archivo de instalación completo: con esta opción nos ahorramos todos los pasos anteriores. En un solo archivo tenemos todas las actualizaciones integradas. El procedimiento sólo nos obliga a recorrer un asistente hasta finalizar. Hay que estar atentos y responder NO cuando el programa nos pregunte si queremos sobrescribir la base de datos existente (si le decimos que sí, perderemos todos los datos).

Responde NO a esta ventana cuando instales una versión completa. Al pulsar sobre Actualizaciones y mejoras, veremos una nueva página en la que aparecen los parches o versiones completas del programa:

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En la imagen podemos observar que la versión completa es la 2.0.3.0, mientras que el último parche disponible es el 2.0.4.0a. Tendremos que realizar varias operaciones dependiendo de cuál sea nuestra versión. Si es la 2.0.3.0, entonces basta con aplicar el parche. Si es anterior a la 2.0.3.0, entonces tendremos que aplicar los parches hasta esa versión o la última versión completa y luego el último parche (2.0.4.0a). Para saber cómo aplicar los parches puedes utilizar el enlace que está al comienzo de la página: Cómo actualizar Abies. También hemos realizado un video explicativo:

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