ACTIVIDAD 1
LUZ AYDEE OYOLA SALDARRIAGA MARTHA LUCIA ZAPATA CALLE
TUTOR YILBERTH ANDRÉS MARTÍNEZ CASTILLO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
ARCHIVOS DIGITALES
TULUA ENERO 2014
INTRODUCCION
La Ley General de Archivos expresada en la Ley 594 de 2000, establece que un archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Una de las formas de conservación de los archivos son los archivos digitales que son señales que codifican los textos, sonidos o imágenes son reducidas a
combinaciones de ceros y unos; a combinaciones de dígitos, la información así registrada se denomina “información digital”. Y los conjuntos independientemente significativos de la misma, “documentos digitales o electrónicos. Asi mismo el desarrollo tecnológico ha traído consigo una revolución en el trabajo de las bibliotecas, desarrollándose las bibliotecas electrónicas, digitales y virtuales. Este documento presenta una mirada a los archivos, los archivos digitales y las bibliotecas y su importancia en el quehacer profesional y laboral.
OBJETIVO GENERAL: •
Reconocer las diferencias y relaciones entre los archivos, las bibliotecas y los documentos e información digitales
OBJETIVO ESPECIFICOS: •
Identificar la importancia de los archivos y su normatividad.
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Reconocer el papel de las bibliotecas como sitios de consulta y memoria histórica de la humanidad
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Identificar las diferencias entre archivo y biblioteca
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Establecer la importancia de los documentos digitales como medio de conservacion de la información.
DESARROLLO DE TEMAS
DEFINICION DE ARCHIVOS: La Ley 594 DE 2000, por medio de la cual se reglamenta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones, establece el objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales de los archivos, a la vez que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. En el Artículo 3. La ley define los archivos como un onjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. La misma ley los clasifica en Archivo Publico, archivo privado de interés público, archivo total y documento de archivo.
BIBLIOTECAS: De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española, la biblioteca es el local donde se conserva una colección de libros debidamente ordenados y dispuestos para su lectura. La UNESCO define la biblioteca como la colección organizada de libros impresos, revistas y otros materiales gráficos (audiovisuales, etc) con un personal correspondiente para facilitar servicios a los usuarios según sus necesidades de información, investigación, educación y esparcimiento. El desarrollo tecnológico ha traído consigo una revolución en el trabajo de las bibliotecas, desarrollándose las bibliotecas electrónicas, digitales y virtuales. En la actualidad hay diferentes consideraciones al respecto. Es en el contexto de la sociedad de la información que surgen diversas conceptualizaciones, para las bibliotecas modernas como las denominadas bibliotecas automatizadas, virtuales y digitales. Diversos autores coinciden en que una biblioteca digital es aquella que cuenta con sus colecciones principalmente digitalizadas, a las que los usuarios pueden acceder automatizadamente. Esta modalidad representa para las bibliotecas un cambio significativo, tanto en la parte material, como en lo concerniente al recurso humano.
DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA: Los archivos y las bibliotecas tuvieron a lo largo de la historia puntos de encuentro, e incluso, estuvieron estrechamente enlazados en determinados períodos de su existencia. Aunque su nacimiento ocurre casi al unísono, el desarrollo de las bibliotecas ha sido más coherente frente a los avatares que le ha tocado enfrentar a los archivos en el transcurso del tiempo. Estos tipos de instituciones atesoran documentos de diversa índole con formas de adquisición y procesamientos diferentes. Las bibliotecas generalmente guardan documentos individualizados con ejemplares múltiples (libros, publicaciones seriadas, etc. fundamentalmente impresos) adquiridos por compra, canje o donación y procesados mediante la catalogación, la clasificación y la indización mientras que los archivos como instituciones custodian conjuntos orgánicos e interrelacionados de documentos acumulados de manera natural que constituyen ejemplares únicos y originales, cuya función consiste en servir de testimonio y prueba para los organismos o personas que los generaron y para propósitos investigativos
DIFERENCIAS : Archivo • • • • •
Reunión. Documentos espontáneos, únicos y orgánicos. Valor administrativo, legal, informativo y cultural. Conservación permanente. Organización según la procedencia y el modo de producción
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Biblioteca Colección por selección. Documentos voluntarios, de pleno significado y repetibles. Valor informativo y cultural. Conservación provisional. Organización mediante el control del vocabulario que representa su forma y contenido
DOCUMENTOS DIGITALES: En términos generales, en el ámbito de la bibliotecología tradicional, se habla de documento, para referirse a cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación. Cualquier soporte que permita, simultáneamente, multiplicar ilimitadamente la consulta de la información en él registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo. De acuerdo a la definición anterior, son documentos, por ejemplo, los libros, las revistas y los artículos que en ellas se publican; las cartas, las facturas, y los informes escritos de diverso tipo. Pero son documentos también los dibujos, los gráficos, las fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de sonido grabado como discos, cintas, cartuchos o “cassetes”. Son documentos -unidades significativas de información registrada- sin importar su forma mediática: texto, imagen fija, imagen en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros. Pues bien, de acuerdo a lo anterior, cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD ROM, o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra Como en definitiva, las señales que codifican los textos, sonidos o imágenes son reducidas a combinaciones de ceros y unos; a combinaciones de dígitos, la información así registrada se denomina “información digital”. Y los conjuntos independientemente significativos de la misma, “documentos digitales o electrónicos”. Son, entonces, documentos electrónicos, los archivos producidos con “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”, “administradores de bases de
datos”, o programas para elaborar gráficos. Son documentos digitales, los conjuntos sistemáticamente integrados de texto, gráficos e imágenes con los que se construyen “presentaciones” en las computadoras. Son documentos electrónicos las llamadas “Páginas Web” y los mensajes que se transmiten por “email”... Y lo son también las fotografías, el sonido y los videos producidos con instrumentos –cámaras y grabadoras- llamados digitales; instrumentos que registran directamente la información audiovisual, en forma de señales eléctricas positivas y negativas en un medio electrónico.
POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL •
Por su valor administrativo.
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Por su valor informativo.
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Por su valor Legal.
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Por su valor Cultural (patrimonio histórico artístico).
Por su facilidad de difusión.
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Redes de comunicación Internet.
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Planes de digitalización de documentos no electrónicos
CONCLUSIONES:
Las organizaciones deben ser consientes de la importancia de la conservaciรณn de los documentos, por lo cual deben participar activamente en el desarrollo de sistemas de gestiรณn y conservaciรณn del patrimonio digital que producen. Preservar el contenido intelectual de un documento, ya que este hace parte del acervo histรณrico de una entidad. Mantener organizada y segura la informaciรณn digital conservada, asegurando la legibilidad e integridad de cada documento.
BIBLIOGRAFÍA:
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