Manual de Referencia Aspectos Generales FACTUSNET RH es un software dise帽ado para manejar la gesti贸n de Recursos Humanos de cualquier organizaci贸n.
Aspectos Generales
OBJETIVO El propósito de esta inducción es proveer al participante de los elementos básicos para la utilización de FACTUS. No se pretende entrenar profundamente al usuario en el uso de los módulos específicos del producto. Solamente se navegarán dentro de los diferentes módulos con la idea de ambientar a los participantes y que inicien a ambientarse en las características generales del sistema, así como del ambiente de trabajo de una aplicación intranet o Internet según sea el caso. NOTA: Para unificar la terminología de aquí en adelante, en esta guía nos referiremos indistintamente a un ambiente Intranet y a Internet; ya que para los propósitos de ese manual la diferencia simplemente es el medio.
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Aspectos Generales CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL SISTEMA ►
Ambiente Intranet
Es importante mencionar que cuando se trabaja en un ambiente Intranet, el usuario no tiene comunicación directamente con una pantalla que pertenezca propiamente a la aplicación, esto sucede en aplicaciones conocidas como Cliente/Servidor, donde la misma aplicación provee de una pantalla con la información que se trabaja. En el caso de un ambiente Intranet la comunicación se da por medio de un ambiente externo, este ambiente es conocido ampliamente como el explorador, en el caso de FACTUS-RH el explorador certificado para su utilización es Internet Explorer, otro explorador mundialmente conocido es Netscape. Las ventajas de un ambiente como este residen en que no debe realizarse instalación de la aplicación a nivel de los clientes o PCs de los usuarios ya que en el caso de Internet Explorer es un programa que viene predefinido en todo ambiente de Windows. Otra ventaja es que el sistema operativo puede utilizarse desde Windows 95 hasta Windows 2003 sin detrimento de sus funcionalidades en la aplicación, contrario a las aplicaciones Cliente/Servidor que al cambiar sistema operativo se dan cambios a nivel de su funcionalidad y en ocasiones resulta que el programa no funciona adecuadamente. ►
Estandarización en el manejo de sus pantallas
Pensando en la facilidad de uso del sistema, se tomo mucha precaución de mantener un estándar en la funcionalidad y pantallas del sistema, de tal forma que una vez se comprenda la forma básica de funcionar del sistema, se podrá utilizar cualquiera de los módulos del mismo. Obviamente cada módulo tiene sus particulares formas de uso de acuerdo a sus necesidades pero operativamente hablando todos los módulos funcionan relativamente iguales.
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Manejo de la información
Como parte de la filosofía de FACTUS-RH, se trabajó en la integración con herramientas comúnmente conocidas como Word, Excel y Visio del paquete de aplicaciones Office de Microsoft, así mismo se tiene contemplado realizar integraciones con Outlook y Project. La idea es hacer uso de herramientas que ya están comúnmente reconocidas para aprovechar las virtudes de cada una de estas. Por esta razón, se cuenta con las opciones de realizar extracciones de información hacia Excel y Word, de tal forma que tengamos ventajas de tabulación de información, presentación, análisis y demás ventajas que nos permiten estas herramientas. Los criterios para la extracción de la información residen en la forma que se realizan las exportaciones de la información. Si hablamos de información que será tabulada o grandes cantidades de información en formato matricial, entonces la información será trasladada hacia Excel. Si hablamos de información de una misma naturaleza y que deba llevar un formato predefinido o en forma de plantilla, entonces la información será exportada hacia Word y en la mayoría de los casos se hace uso de una plantilla para extraer dicha información y que de esta forma quede con una presentación profesional y visualmente agradable. Por esta razón también es recomendable contar con impresoras láser para realizar impresiones ya que así se hace un mejor uso de las características de presentación. Adicionalmente se tienen opciones que el sistema provee para realizar búsquedas o selección de información que son personalizables, así como opciones de emisión de reportes de forma tabular para extracción de datos para su posterior análisis.
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Aspectos Generales Navegación Las páginas están divididas en 3 grandes áreas conocidas como marcos o frames.
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Frame superior
Frame izquierdo
La parte izquierda donde se encuentran los botones de los diferentes módulos u opciones específicas del sistema, a estos botones los conoceremos como botones izquierdos.
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La parte superior donde se encuentran: El logotipo de la empresa en que se encuentra actualmente trabajando, el título del área o página en que se encuentra y los botones del menú principal y posteriormente los botones de navegación, del lado derecho siempre estará el logotipo de FACTUS.
La parte derecha que es la parte principal y porcentualmente más grande que es el área de trabajo, esta será utilizada cuando se llegue a las secciones funcionales.
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La aplicación está compuesta por un menú principal donde se cuenta con 3 opciones iniciales: a
En Parámetros Generales se encuentran muchos catálogos u opciones de configuración que aplican para todos los módulos del sistema, por lo regular son aspectos de información muy básica como por ejemplo catálogo de Estados Civiles, Países, Monedas, etc.
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En Recursos Humanos se encuentran los módulos propiamente de FACTUS-RH, es aquí donde comúnmente los usuarios estarán visitando con regularidad.
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En Áreas Administrativas se encuentran las opciones necesarias para realizar mantenimiento a opciones del sistema, así como el control de módulos como Centro de Información que requiere de un constante monitoreo y atención para proveer y configurar sus diferentes opciones.
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Aspectos Generales Navegación Una vez ubicados en una página de proceso y no una página de navegación, se podrá trabajar información, realizando tareas de consulta, proceso, modificación, impresión, etc.
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Botones de navegación
Se cuenta con un juego de botones de navegación que permiten que se desplace de página en página dentro de una estructura de forma de árbol invertido donde la raíz está al inicio de la aplicación y las ramas serían las áreas donde efectivamente se efectuarán los procesos deseados.
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Marco o Frame de proceso.
En este se presentan los botones de proceso y los campos de la información a procesar. En algunos casos se presentan otros dos tipos de botones, el botón de calendario y el botón auxiliar, este último sirve para consultar información específica del campo que se encuentra adyacente al botón. Tanto el botón de calendario como el botón auxiliar presentan una ventana nueva o página nueva en donde se deberá trabajar adicionalmente.
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Marco o Frame de Consulta Automática
En algunos casos el marco de proceso se divide en dos marcos más, el de proceso propiamente y el de consulta automática, este marco de consulta automática presenta un breve listado de información respectiva a los campos de proceso, vea en la imagen siguiente un ejemplo de este caso.
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Aspectos Generales Navegación En estas páginas se encuentran unos botones adicionales, estos son los botones de proceso, estos siempre estarán en una página de proceso, los botones son: Consultar, Guardar, Eliminar, Reporte y Limpiar.
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Botón Consultar
Presenta una página adicional que nos permitirá realizar una búsqueda de información donde se pueden utilizar criterios sobre la información que se busca. En esta pantalla es posible obtener información que se requiera para tenerla en la pantalla de proceso desde donde se llamó con el botón Consultar.
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Como podrá observarse en la imagen, esta página se divide en dos marcos: El marco superior presenta dos botones y varios campos llamados criterios de búsqueda.
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El marco inferior presenta la información que se busca por medio de los criterios, una vez se encuentre la información deseada podrá seleccionarse y llevarse hasta la ventana de proceso por medio del botón Enviar.
► Uso de los criterios: Los criterios se componen de tres partes: 1. El nombre del criterio, que es la etiqueta que lo identifica. 2. Un selector que acostumbraremos reconocer como combo y que contiene 2 posibles valores de selección: “Like” y “=”. La opción Like deberá ser utilizada cuando se esté tratando de consultar información alfanumérica. La opción = deberá ser utilizada cuando se busque información de naturaleza numérica. 3. La palabra o palabras que el usuario ingresa como criterio final de búsqueda.
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Cuando se ingresa por primera vez a esta pantalla presenta por defecto un máximo de 50 filas de información, esto porque no se ha realizado ninguna búsqueda, luego de realizar alguna búsqueda con criterios, presentará hasta un máximo de 50 filas que concuerden con el criterio solicitado.
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Aspectos Generales Navegación En estas páginas se encuentran unos botones adicionales, estos son los botones de proceso, estos siempre estarán en una página de proceso, los botones son: Consultar, Guardar, Eliminar, Reporte y Limpiar.
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Botón Guardar
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Botón Eliminar
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Botón Reporte
Una vez teniendo información es posible guardarse, podría ser información reciente o modificación de información existente previamente.
Cuando se obtiene alguna información por medio del botón consultar, es posible eliminar esta información, en algunos casos no es posible debido a información que depende de la información que se desea eliminar, por tanto la única forma sería eliminando previamente la información relacionada.
Es la opción que permite emitir un reporte en Excel de la información que se está trabajando, este reporte es un listado básico con toda la información que se visualiza en la pantalla de proceso, pero que incluye el universo de dicha información.
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Botón Limpiar
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Este botón permite limpiar los campos de la pantalla de proceso, esto en caso de que se haya consultado algo y luego se desee ingresar información totalmente nueva.
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Aspectos Generales Salir del Sistema 1
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En la barra de navegaciรณn a la altura de las pantallas de proceso encontrarรก el botรณn de Salir, este botรณn sirve para dos propรณsitos, para cambiar de empresa o para salirse del sistema. Es importante que cuando desee dejar de trabajar en el sistema, utilice la opciรณn de salir ya que el sistema lleva registro de los usuarios que se encuentran activos y por tanto si no utiliza la opciรณn de salida, seguirรก registrado para el sistema hasta que llegue el tiempo mรกximo de conexiรณn sin actividad. La otra opciรณn es para modificar la empresa actual en que este trabajando. Simplemente al momento de presentarle la pรกgina de salida, en lugar de seleccionar por segunda vez el botรณn salir, seleccione la empresa que desee y presione continuar, con esto modificarรก la empresa actual y el sistema lo regresarรก al punto en que se encontraba trabajando cuando presionรณ Salir por primera vez.
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Manejo de errores: Debido al ambiente de intranet, en ocasiones se suscitan fallas en la comunicaciรณn, normalmente se suceden por bajas en el rendimiento de la red, esto usualmente son fallas de comunicaciรณn, o bajas en el fluido elรฉctrico del lado del servidor. En ocasiones el problema puede resolverse solamente presionando el botรณn de refrescado de la pรกgina. Si luego de varios reintentos no es posible obtener el resultado deseado es recomendable imprimir la pรกgina o copiarla para presentรกrsela al tรฉcnico encargado del sistema.
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Pรกgina 7