Referat fra ekstraordinær generalforsamling i Dansk - Filippinsk Forening (Næstved og omegn), tirsdag den 7. maj 2013 kl. 19:00, Frejasvej 8, 4700 Næstved Dagsorden: 1) Åbning af generalforsamlingen. Morten Bandholtz bød velkommen. 2) Valg af dirigent. Morten Bandholtz forestod valg af dirigent. Som dirigent blev valgt Flemming Lindegaard (ikke medlem af bestyrelsen), der konstaterede, at indkaldelse inkl. dagsorden var udsendt den 22. april 2013 til samtlige medlemmer med opfølgende mail d. 27. april samt på foreningens hjemmeside d. 29. april, dvs. mere end 7 dage før. Begrundelse for den ekstraordinære generalforsamling fremgår af den udsendte indkaldelse. Desuden har Morten til alle medlemmer sendt en uddybende redegørelse. Da Formanden har meldt sig ud af bestyrelsen og der ikke er valgt ny formand, har Morten stået for indkaldelsen på vegne af 2 bestyrelsesmedlemmer. Desuden har mere end 10% af medlemmerne støttet indkaldelsen (9 af 30 medlemmer). Tilstede var 14 personer, som repræsenterede 7 registrerede medlemmer (stemmer). Der var 2 godkendte fuldmagter, dvs. i alt 9 stemmer. Generalforsamlingen var således både lovligt indkaldt og beslutningsdygtig jævnfør Vedtægterne. Som referent blev valgt Jørgen Hauge. Den udsendte dagsorden blev godkendt, bortset fra at der kun skal vælges 1 bestyrelsesmedlem (ikke 3) i punkt 4. 3) Valg af 2 stemmetællere. Christian og Damian blev valgt som stemmetællere. Alle afstemninger ved ekstraordinære generalforsamlinger er skriftlige iflg. vedtægterne. 4) Valg af 1 bestyrelsesmedlem. Dirigenten beskrev baggrunden således: Efter uheldig kommunikation med et bestyrelsesmedlem om en opgave valgte formand Imelda skriftligt at træde ud af bestyrelsen den 3. april 2013. Efter opfordringer om at vende tilbage fortrød Imelda sin udtræden. Der blev indkaldt til et uformeldt forsoningsmøde (ikke et bestyrelsesmøde) og senere til et bestyrelsesmøde for at drøfte situationen, men det har ikke været muligt at samle mere end 2 af de 4 resterende bestyrelsesmedlemmer samtidigt, og der skal være mindst 3 bestyrelsesmedlemmer til stede ved et indvarslet bestyrelsesmøde for at være beslutningsdygtig. Og skulle det lykkedes at alle 4 mødte frem, ville afstemninger formentlig stå 2 for og 2 imod (konstituering med valg af formand m.v.). I den fastlåste situation valgte de 2 bestyrelsesmedlemmer Morten Bandholtz og Jørgen Hauge at indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
Situationen i dag er, at også Mel-Vhi skriftligt d. 3. maj har meldt sig ud af bestyrelsen/foreningen. Damian (1. suppleant) har ikke ønsket at indtræde på nuværende tidspunkt. Alice (2. suppleant) er syg idag, men har ikke afvist at træde ind i bestyrelsen i stedet for Mel-Vhi (valgt for 2. år). Anita, Jørgen og Morten fortsætter i bestyrelsen, som i dag består af Anita, Jørgen, Morten og Alice. Der skal således vælges et bestyrelsesmedlem i stedet for Imelda (valgt for 1 år). Der er mulighed for nyvalg eller genvalg af medlemmer, som er til stede eller som skriftligt til generalforsamlingen har tilkendegivet, at de stiller op. Efter skriftlig afstemning blev Lorilyn valgt til bestyrelsen, som nu består af Anita, Morten, Jørgen, Alice og Lorilyn. 5) Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. En suppleant skal på valgtidspunktet have intention om at ville træde ind i bestyrelsen i tilfælde af frafald. Som suppleanter blev ved skriftlig afstemning mellem 3 kandidater valgt Jens Kirkebjerg (1. suppleant) og John Nielsen (2. suppleant). 6) Valg Revisor & revisor suppleant Genvalg fra den ordinære generalforsamling d. 17. januar 2013 af Mogens Sørensen som revisor og Poul Erik Toft som revisorsuppleant. Tove Nielsen blev valgt som 2. revisorsuppleant og Damian som 3. revisorsuppleant. 7) Eventuelt. Andre emner behandles under dette punkt, men der kan ikke træffes beslutninger. a) Generalforsamlingen opfordrer bestyrelsen til at få vedtaget en ”Forretningsorden for bestyrelsen” som et godt værktøj i det daglige arbejde med god kommunikation. b) Generalforsamlingen opfordrer bestyrelsen til at formidle samarbejde med andre dansk-filippinske foreninger og foreninger som f.eks. Næst Ved Afrika.
Næstved den 7. maj 2013:
Dirigent: ______________________ …………………………
Referent: ___________________ ………………………….
(Bestyrelsen har på et efterfølgende møde d. ………….konstitueret sig med ………………………. som formand, …………………………….... som næstformand, ………………………. som kasserer, ……………………………... som sekretær og ……………..…………som koordinator.)